Poradnik praktyczny 8: Jak przekazywać informacje o zmianach danych identyfikacyjnych podmiotów prawnych

Poradnik praktyczny 8: Jak przekazywać informacje o zmianach danych identyfikacyjnych podmiotów prawnych

INFORMACJA PRAWNA Niniejszy dokument zawiera wytyczne dotyczące REACH objaśniające obowiązki w ramach systemu REACH i wskazówki dotyczące sposobu ich wypełniania. Przypomina się jednak użytkownikom, że treść rozporządzenia REACH pozostaje wyłączną autentyczną podstawą prawną oraz że informacje zawarte w niniejszym dokumencie nie stanowią opinii prawnej. Europejska Agencja Chemikaliów nie ponosi żadnej odpowiedzialności w odniesieniu do treści niniejszego dokumentu. KLAUZULA O WYŁĄCZENIU ODPOWIEDZIALNOŚC Iest to tłumaczenie robocze dokumentu oryginalnie opublikowanego w języku angielskim. Oryginał dokumentu jest dostępny na stronie internetowej ECHA. Poradnik praktyczny 8: Jak przekazywać informacje o zmianach danych identyfikacyjnych podmiotów prawnych Nr. referencyjny: ECHA-10-B-18-PL ISBN-13: 978-92-9217-367-8 ISSN: 1831-6646 Data publikacji: 15/04/2010 Język: PL Europejska Agencja Chemikaliów, 2010. Strona tytułowa Europejska Agencja Chemikaliów Kopiowanie jest dozwolone pod warunkiem pełnego wskazania źródła w następujący sposób Źródło: Europejska Agencja Chemikaliów, http://echa.europa.eu oraz wysłania zawiadomienia w formie pisemnej do Działu Komunikacji ECHA (info@echa.europa.eu). Dokument ten będzie dostępny w następujących 22 językach: angielskim, bułgarskim, czeskim, duńskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim i włoskim. Ewentualne pytania i uwagi dotyczące niniejszego dokumentu należy przesyłać za pomocą formularza wniosku o udzielenie informacji (powołując się na numer referencyjny i datę wydania). Formularz wniosku o udzielenie informacji jest dostępny na stronie Skontaktuj się z ECHA pod adresem: http://echa.europa.eu/about/contact_en.asp Europejska Agencja Chemikaliów Adres do korespondencji: P.O. Box 400, FI-00121 Helsinki, Finlandia Adres dla gości: Annankatu 18, Helsinki, Finlandia.

SPIS TREŚCI 1. WSTĘP...1 2. ZMIANA NAZWY PRZEDSIĘBIORSTWA...2 2.1. Zmiana nazwy przedsiębiorstwa... 2 3. ZMIANA CHARAKTERU WŁASNOŚCI REJESTRUJĄCEGO...3 3.1. Zmiana struktury udziałów rejestrującego... 3 3.2. Zmiana wyłącznej własności na współwłasność łączną rejestrującego... 4 4. POŁĄCZENIA I PRZEJĘCIA...5 4.1. Absorpcja... 5 4.2. Połączenie... 6 5. SPRZEDAŻ AKTYWÓW I PODZIAŁY PRZEDSIĘBIORSTW...8 5.1. Całkowita sprzedaż aktywów związanych z rejestracją... 8 5.2. Częściowa sprzedaż aktywów związanych z rejestracją... 9 5.3. Całkowita sprzedaż aktywów związanych z rejestracją kilku kupującym... 10 5.4. Firma typu spin-off... 11 5.5 Podział przedsiębiorstwa... 13 6. WYŁĄCZNI PRZEDSTAWICIELE...14 6.1. ZMIANA WYŁĄCZNEGO PRZEDSTAWICIELA... 14

STRESZCZENIE Niniejszy poradnik praktyczny aktualizuje, uzupełnia, poprawia i zastępuje broszurę informacyjną REACH-IT z dnia 17 kwietnia 2009 r., w której pokrótce przedstawiono obowiązki przedsiębiorstw, które przedłożyły dokumenty rejestracji wstępnych, dokumenty rejestracyjne i zapytania na mocy rozporządzenia (WE) nr 1907/2006 w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH), utworzenia Europejskiej Agencji Chemikaliów i które zmieniają swoją nazwę lub osobowość prawną. Należy w szczególności odnotować, że Europejska Agencja Chemikaliów (ECHA) zmieniła swoją politykę w odniesieniu do sprzedaży aktywów. ECHA podjęła decyzję o zatwierdzaniu przenoszenia rejestracji pomiędzy podmiotami w konsekwencji przenoszenia aktywów. Przenoszenie takie będzie traktowane jak zmiana osobowości prawnej. 1. WSTĘP W art. 22 ust. 1 lit. a) rozporządzenia REACH wymaga się, by rejestrujący poinformował niezwłocznie Agencję o wszelkich zmianach swojego statusu, takich jak imię i nazwisko czy nazwa lub adres. Na mocy rozporządzenia Komisji (WE) nr 340/2008 (rozporządzenia w sprawie opłat i należności) opłatę należy pobierać z tytułu zmiany danych identyfikacyjnych rejestrującego pociągającej za sobą zmianę jego osobowości prawnej (zob. tabela 3 rozporządzenia w sprawie opłat i należności). Jednakże zgodnie z art. 5 ust. 3 lit. c) rozporządzenia w sprawie opłat i należności nie pobiera się opłaty z tytułu zmiany statusu rejestrującego lub jego danych identyfikacyjnych, jeśli nie jest ona związana ze zmianą osobowości prawnej. Celem niniejszego praktycznego poradnika jest przede wszystkim opisanie konsekwencji prawnych różnych podstawowych scenariuszy, w których podmiot prawny, który dokonał rejestracji w ramach REACH, zmienia dane identyfikacyjne. Scenariusze te nie stanowią zamkniętej listy sytuacji, w których podmiot prawny zmienia dane identyfikacyjne. Ponadto rzeczywiste sytuacje mogą być bardziej złożone oraz obejmować wiele podmiotów prawnych i większą liczbę następujących po sobie (lub powiązanych łańcuchowo ) zmian w osobowości prawnej. Dlatego też w niektórych przypadkach przydatne może okazać się zwrócenie się o dalsze wskazówki do krajowego centrum informacyjnego ECHA. Rozwiązania prawne wskazane w zbadanych przypadkach koncentrują się wokół obowiązków rejestrujących (w szczególności w kwestii ewentualnej konieczności dokonania opłaty). Jednakże przedstawione poniżej zasady dotyczą również wszystkich przedsiębiorstw wstępnie rejestrujących, zgłaszających PPORD oraz zgłaszających CLP lub składających zapytanie w ramach CLP, chociaż w tych przypadkach nie dokonuje się żadnych opłat za zmiany osobowości prawnej. Wskazówki w odniesieniu do tego, jakie działania przedsiębiorstwa powinny przeprowadzić w ramach REACH-IT po stwierdzeniu, które ze wskazanych powyżej przypadków mają odniesienie do ich konkretnej sytuacji, znaleźć można w poradniku dla użytkowników przemysłowych w zakresie REACH-IT, część 17 zmiana podmiotu prawnego. 1

2. ZMIANA NAZWY PRZEDSIĘBIORSTWA 2.1. Zmiana nazwy przedsiębiorstwa Podmiot prawny A (PPA) zmienia nazwę przedsiębiorstwa z X ltd na Y ltd PPA (X ltd) PPA (Y ltd) a) PPA musi poinformować ECHA o zmianie tych danych. b) W celu dokonania aktualizacji tych danych PPA musi wykorzystać funkcję zmiany nazwy w REACH-IT. c) Przedstawiany dowód: wyciąg z rejestru spółek wskazujący na zmianę nazwy. d) Na mocy art. 5 ust. 1 lit. c) rozporządzenia w sprawie opłat i należności nie pobiera się żadnej opłaty 2

3. ZMIANA CHARAKTERU WŁASNOŚCI REJESTRUJĄCEGO 3.1. Zmiana struktury udziałów rejestrującego PPA jest rejestrującym w ramach REACH. Podmiot prawny B (PPB) przejmuje kontrolę nad zarządzaniem PPA. PPA zachowuje osobowość prawną i nadal istnieje. Kontroluje a) PPA jest nadal właścicielem rejestracji. b) PPA ani PPB nie mają obowiązku informowania ECHA o tej zmianie struktury kontroli. Uwaga: jeśli zmienia się nazwa przedsiębiorstwa PPA, konieczne jest dokonanie aktualizacji danych przedsiębiorstwa w REACH-IT. Należy przedstawić wyciąg z rejestru spółek wskazujący na zmianę nazwy. Nie pobiera się żadnej opłaty. 3

3.2. Zmiana wyłącznej własności na współwłasność łączną rejestrującego PPA jest rejestrującym. PPB jest wyłącznym właścicielem PPA. Podmiot prawny C (PPC) i PPB stają się łącznymi współwłaścicielami PPA. a) PPA jest nadal właścicielem rejestracji. b) PPA, PPB ani PPC nie mają obowiązku informowania ECHA o tej zmianie struktury kontroli. Uwaga: jeśli zmienia się nazwa przedsiębiorstwa PPA, konieczne jest dokonanie aktualizacji danych przedsiębiorstwa w REACH-IT przez PPA. Należy przedstawić wyciąg z rejestru spółek wskazujący na zmianę nazwy. Nie pobiera się żadnej opłaty. 4

4. POŁĄCZENIA I PRZEJĘCIA 4.1. Absorpcja PPA jest rejestrującym PPA jest absorbowane (lub nabywane) przez PPB. PPA przestaje istnieć. a) PPB jest następcą prawnym PPA i przejmuje rejestrację lub rejestracje PPA. Stanowi to zmianę osobowości prawnej w rozumieniu rozporządzenia w sprawie opłat i należności. b) Zmianę osobowości prawnej PPA należy zaktualizować w REACH-IT przy wykorzystaniu funkcji zmiany podmiotu prawnego. c) Przedstawiany dowód: dowody potwierdzające taką zmianę, na przykład umowa nabycia udziałów. d) Bez względu na liczbę rejestracji przeniesionych z PPA na PPB od PPB pobrana zostanie pojedyncza opłata wskazana w tabeli 3 rozporządzenia w sprawie opłat i należności (np. jeśli PPA posiadał 5 rejestracji i wszystkie one zostaną przeniesione na PPB po nabyciu PPA przez PPB, PPB musi tylko wnieść zaktualizowaną opłatę, czyli 1500 EUR w przypadku, gdy nie jest MŚP). 5

4.2. Połączenie PPA i PPB łączą się, tworząc nowy PPC. PPA i PPB przestają istnieć. We wszystkich poniższych przypadkach PPC jest spadkobiercą prawnym PPA i PPB. Stanowi to zmianę osobowości prawnej w rozumieniu rozporządzenia w sprawie opłat i należności. Przypadek 1: tylko PPA jest przedsiębiorstwem zarejestrowanym w REACH a) Zmianę osobowości prawnej PPA na PPC należy zaktualizować w REACH-IT przy wykorzystaniu funkcji zmiany podmiotu prawnego. b) Przedstawiany dowód: dowody potwierdzające taką zmianę, na przykład umowa nabycia udziałów. c) PPC wnosi pojedynczą opłatę wskazaną w tabeli 3 rozporządzenia w sprawie opłat i należności. Przypadek 2: zarówno PPA, jak i PPB posiadają rejestracje różnych substancji a) Aby korzystać z rejestracji będących własnością PPA i PPB, PPA, PPB i PPC muszą zaktualizować w REACH-IT zmiany osobowości prawnej PPA i PPB przy wykorzystaniu funkcji zmiany podmiotu prawnego. b) Przedstawiany dowód: dowody potwierdzające taką zmianę, na przykład umowa nabycia udziałów. c) PPC wnosi dwie opłaty za zmianę podmiotu prawnego jedną za przejęcie rejestracji PPB i jedną za przejęcie rejestracji PPA. Przypadek 3: zarówno PPA jak i PPB posiadają kilka rejestracji tej samej substancji a) Jak w przypadku 2 opisanym powyżej. PPC wnosi dwie opłaty za zmianę podmiotu prawnego jedną za przejęcie rejestracji PPB i jedną za przejęcie rejestracji PPA. b) Jednakże w przypadku rejestracji dokonanych przez PPA i PPB w odniesieniu do tej samej substancji PPC otrzyma wyłącznie jedną rejestrację (szczegółowe informacje znaleźć można w Podręczniku użytkownika REACH-IT dla przemysłu, część 18). 6

c) Może zaistnieć konieczność aktualizacji rejestracji przez PPC, jeśli nabycie PPA i PPB przyniosło skutek w postaci zmiany zakresu wielkości obrotu. Pobrana zostanie opłata aktualizacyjna, chyba że pierwotna rejestracja PPA lub PPB pokrywa już odpowiedni zakres wielkości obrotu. 7

5. SPRZEDAŻ AKTYWÓW I PODZIAŁY PRZEDSIĘBIORSTW 5.1. Całkowita sprzedaż aktywów związanych z rejestracją PPA jest rejestrującym w odniesieniu do przywozu/ produkcji substancji. PPA sprzedaje PPB zakład odpowiedzialny za przywóz/ produkcję zarejestrowanej substancji. Zakład nie ma osobowości prawnej. a) PPA może przekazać PPB własność swojej rejestracji dotyczącej substancji. Będzie to traktowane przez ECHA jak zmiana osobowości prawnej. b) PPA i PPB będą musiały zaktualizować informacje na temat własności rejestracji przy wykorzystaniu funkcji zmiany podmiotu prawnego c) Przedstawiany dowód: dowody potwierdzające taką zmianę, na przykład umowa sprzedaży aktywów. d) Na PPB nałożona zostanie opłata za zmianę osobowości prawnej wskazana w tabeli 3 rozporządzenia w sprawie opłat i należności. Uwaga: jeśli PPA przeniósł na PPB rejestrację co najmniej dwóch substancji w konsekwencji sprzedaży aktywów, wówczas na PPB nałożona zostanie i tak tylko jednak opłata za zmianę podmiotu prawnego, jeśli przeniesienie to jest częścią tej samej transakcji. 8

5.2. Częściowa sprzedaż aktywów związanych z rejestracją PPA jest rejestrującym w odniesieniu do produkcji substancji zarejestrowanej w REACH przez PPA. PPA posiada dwa zakłady produkujące zarejestrowaną substancję. PPA sprzedaje PPB jeden z zakładów, zaś drugi zatrzymuje i kontynuuje w nim produkcję substancji. Zakłady nie mają osobowości prawnej. PPA i PPB muszą dojść do porozumienia w kwestii tego, kto będzie korzystał z rejestracji. Przypadek 1: PPA nie potrzebuje już rejestracji PPA może przekazać własność rejestracji na rzecz PPB zgodnie z przedstawionym wyżej scenariuszem Przypadek 2: PPA potrzebuje rejestracji a) Z rejestracji może korzystać tylko jeden podmiot. W takiej sytuacji PPB nie może korzystać z rejestracji PPA. b) PPB będzie nowym producentem na rynku unijnym i musi postąpić w następujący sposób: (i) przedłożyć spóźnione dokumenty rejestracji wstępnej w odniesieniu do substancji w ciągu 6 miesięcy od pierwszej daty produkcji/ przywozu substancji i najpóźniej na 12 miesięcy przed właściwą datą rejestracji (jeśli substancja jest substancją wprowadzoną) (ii) przedłożyć zapytanie, a następnie dokumenty rejestracyjne w przypadku substancji wprowadzonej, która nie może być już substancją zarejestrowaną wstępnie ani substancją niewprowadzoną c) może zaistnieć konieczność zaktualizowania przez PPA jego rejestracji w celu wskazania zmiany w rocznych/ całkowitych produkowanych ilościach. 9

5.3. Całkowita sprzedaż aktywów związanych z rejestracją kilku kupującym PPA posiada rejestrację w odniesieniu do produkcji substancji (a) i (b). PPA posiada dwa zakłady produkujące zarejestrowane substancje. PPA sprzedaje PPB zakład produkujący substancję (a) [aktyw 1], zaś PPC zakład produkujący substancję (b) [aktyw 2]. Zakłady nie mają osobowości prawnej. a) PPA może przenieść własność rejestracji substancji (a) na PPB, a własność substancji (b) na PPC. b) PPA, PPB i PPC będą musiały zaktualizować informacje na temat własności rejestracji przy wykorzystaniu funkcji zmiany podmiotu prawnego c) Przedstawiany dowód: dowody potwierdzające taką zmianę, na przykład umowa sprzedaży aktywów d) Na PPB i PPC nałożone zostaną odpowiednio opłaty za zmianę osobowości prawnej wskazane w tabeli 3 rozporządzenia w sprawie opłat i należności. Uwaga: jeśli PPA sprzedaje PPB i PPC aktywa związane z tą samą rejestracją, wszystkie trzy podmioty (PPA, PPB i PPC) będą musiały podjąć decyzję, kto będzie korzystał z rejestracji. Podmioty prawne niekorzystające z rejestracji będą musiały przedłożyć nowe dokumenty rejestracyjne. 10

5.4. Firma typu spin-off PPA jest właścicielem rejestracji substancji (a) i (b). PPA tworzy nową firmę typu spin-off (dzieli się), wskutek czego powstaje PPB. PPA nadal jednak istnieje. PPA i PPB muszą dojść do porozumienia w kwestii tego, kto zachowa numery rejestracyjne Przypadek 1: PPA zachowuje wszystkie rejestracje a) PPA nie ma obowiązków w ramach REACH b) PPB nie może korzystać z rejestracji PPA. c) Jeśli PPB chce wprowadzać na rynek substancje (a) i (b), będzie musiał przedłożyć (i) dokumenty spóźnionej rejestracji wstępnej najpóźniej na 12 miesięcy przed właściwą datą rejestracji (jeśli substancja jest substancją wprowadzoną) (ii) zapytanie, a następnie dokumenty rejestracyjne w przypadku substancji wprowadzonej, która nie może być już substancją zarejestrowaną wstępnie ani substancją niewprowadzoną Przypadek 2: PPA przekazuje wszystkie rejestracje na rzecz PPB a) PPB jest następcą prawnym PPA. a) Aby PPB mógł korzystać z rejestracji będących własnością PPA, PPA i PPB muszą zaktualizować w REACH-IT zmiany osobowości prawnej PPA przy wykorzystaniu funkcji zmiany podmiotu prawnego. c) Przedstawiany dowód: dowody potwierdzające te zmiany. d) Na PPB nałożona zostanie tylko jedna opłata związana z jednym podmiotem prawnym. Przypadek 3: PPA przekazuje rejestracje substancji (a) na rzecz PPB, ale zachowuje rejestrację substancji (b) a) Rejestracja substancji (a) może zostać przeniesiona na PPB. b) PPA i PPB będą musiały zaktualizować informacje na temat własności rejestracji substancji (a) przy wykorzystaniu funkcji zmiany podmiotu prawnego w REACH-IT. 11

c) Przedstawiany dowód: dowody potwierdzające taką zmianę, na przykład umowa nabycia udziałów. d) Na PPB nałożona zostanie tylko jedna opłata związana z jednym podmiotem prawnym. 12

5.5 Podział przedsiębiorstwa PPA jest właścicielem rejestracji substancji (a) i (b). PPA dzieli się na dwa nowe podmioty prawne: PPB i PPC. PPA przestaje istnieć. Przypadek 1: Wszystkie rejestracje przenoszone są na PPB a) PPB będzie następcą prawnym PPA. b) PPB będzie musiał zaktualizować informacje na temat własności rejestracji substancji (a) i (b) przy wykorzystaniu funkcji zmiany podmiotu prawnego w REACH-IT. c) Przedstawiany dowód: dowody potwierdzające te zmiany. d) Na PPB nałożona zostanie tylko jedna opłata związana z jednym podmiotem prawnym. e) Jeśli PPC chce wprowadzać substancje na rynek, będzie musiał przedłożyć (i) dokumenty spóźnionej rejestracji wstępnej najpóźniej na 12 miesięcy przed właściwą datą rejestracji (jeśli substancja jest substancją wprowadzoną) (ii) zapytanie, a następnie dokumenty rejestracyjne w przypadku substancji wprowadzonej, która nie może być już substancją zarejestrowaną wstępnie ani substancją niewprowadzoną Przypadek 2: Rejestracje są dzielone pomiędzy PPB i PPC a) PPB i PPC są następcami prawnym PPA. b) PPA, PPB i PPC będą musiały zaktualizować informacje na temat własności rejestracji przy wykorzystaniu funkcji zmiany podmiotu prawnego. c) Przedstawiany dowód: dowody potwierdzające te zmiany. d) Na PPB i PPC nałożone zostaną odpowiednio opłaty za zmianę osobowości prawnej wskazana w tabeli 3 rozporządzenia w sprawie opłat i należności. 13

6. WYŁĄCZNI PRZEDSTAWICIELE 6.1. ZMIANA WYŁĄCZNEGO PRZEDSTAWICIELA WPB jest wyłącznym przedstawicielem producenta spoza obszaru UE PPA. WPB zarejestrował substancję x dla PPA. PPA chce zastąpić WPB w funkcji swojego wyłącznego przedstawiciela przez WPC. a) Zachodzi zmiana osobowości prawnej, ponieważ zmieniły się dane identyfikacyjne rejestrującego. b) WPC musi zaktualizować te dane w ramach REACH-IT. c) WPC będzie musiał przedstawić dowody (i) zawarcia umowy z PPA, w której WPC został mianowany wyłącznym przedstawicielem PPA oraz (ii) zawarcia umowy z WPB w sprawie przeniesienia rejestracji na WPC. d) Na WPC nałożona zostanie opłata za zmianę osobowości prawnej wskazana w tabeli 3 rozporządzenia w sprawie opłat i należności. Opłata uzależniona jest od wielkości PPA. 14