Zarządzenie Nr 50/2014 Burmistrza Miasta Wągrowca z dnia 14 maja 2014 roku w sprawie ustalenia zasad prowadzenia ewidencji l<sięgowej dla realizacji projektu E-integracja mieszkańców Wągrowca" o numerze POIG.08.03.00-30-125/13-00 w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, poz. 613) oraz na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z dnia 4 marca 2013 r. poz. 289) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z dnia 23 stycznia 2014 r. poz. 119) ustalam co następuje: 1. Ustala się zasady prowadzenia ewidencji księgowej dla realizacji projektu pod nazwą: E-integracja mieszkańców Wągrowca" w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miejskiemu. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik do Zarządzenia Nr 50/2014 Burmistrza Miasta Wągrowca z dnia 14 maja 2014 roku Zasady prowadzenia ewidencji księgowej dla realizacji projektu pod nazwą: E-integracja mieszkańców Wągrowca" w ramacłi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 1. Jednostką realizującą projekt jest urząd jednostki samorządu terytorialnego ( Urząd Miejski w Wągrowcu). Urząd Miejski w Wągrowcu nie posiada wyodrębnionego racłiunku bankowego, a swoje zadania finansuje ze wspólnego rachunku budżetu. 2. Projekt finansowany jest ze środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu krajowego. 3. Zgodnie z postanowieniem 4 ust. 9 umowy finansowej Nr POIG.08.03.00-30-125/13-00 zawartej w dniu 25 marca 2014r. pomiędzy Władzą Wdrażającą Programy Europejskie, a Gminą Miejską beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionego dla Projektu rachunku bankowego. 4. Zgodnie z postanowieniem 6 ust. 16 umowy finansowej beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji kosztów, wydatków i przychodów projektu. Przyjętą formą wyodrębnienia ewidencji jest dodanie do konta analitycznego ostatnich cyfr 05 ". 5. Odsetki bankowe od przekazywanych transz dofinansowania w formie: - zaliczki umniejszają kolejne płatności na rzecz beneficjenta, - refundacji stanowią dochód własny beneficjenta. 6. Zakupiony sprzęt komputerowy przekazany do używania na podstawie umowy użyczenia podlega corocznej inwentaryzacji w drodze potwierdzenia salda. W przypadku nieotrzymania zwrotnego potwierdzenia salda inwentaryzacji dokonuje się w drodze weryfikacji zapisów księgowych z posiadaną dokumentacją. 7. Ustala się plan kont dla budżetu gminy /organu / dla realizacji projektu: 2
1) Wykaz bilansowych kont syntetycznych - organu 133 - Rachunek budżetu 140 - Środki pieniężne w drodze 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych 224 - Rozrachunki budżetu 240 - Pozostałe rozrachunki 901 - Dochody budżetu 902 - Wydatki budżetu 961 -Wynik wykonania budżetu 2) Wykaz bilansowych kont analitycznych - organu 133/101 Rachunek podstawowy budżetu 133/112 Rachunek projektu 140/001 Środki pieniężne w drodze 222/101 Rozliczenie dochodów budżetowych 223/107 Rozliczenie wydatków projektu 224/503/85395/2007 Rozlicz, dochodów projektu / 2007/ 224/503/85395/2009 Rozlicz, dochodów projektu / 2009/ 224/503/85395/0977 Rozlicz, dochodów projektu / 0977/ 224/503/85395/0979 Rozlicz, dochodów projektu / 0979/ 240/501 Rozrachunki z budżetem /należności/ 240/502 Rozrachunki z budżetem /zobowiązania/ 901/853/85395/.../OO Dochody /zgodnie z klasyfikacją/ 902/853/85395/.../OO Wydatki /zgodnie z klasyfikacją/ 961 Wynik wykonania budżetu
3) Zasady funkcjonowania kont bilansowych Konto 133/112 Rachunek bankowy - E-integracja mieszkańców Wągrowca" Konto służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowym rachunku projektu. Zapisy na koncie dokonywane są wyłącznie na podstawie dowodów bankowych i muszą być zgodne z zapisami księgowości banku. W części dotyczącej refundacji wydatków na stronie Wn konta ujmuje się wpływ środków pieniężnych w korespondencji ze stroną Ma konta 224 - Rozrachunki budżetu" oraz odsetki naliczone przez Bank od przekazanych środków w korespondencji ze stroną Ma konta 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych". Na stronie Wn konta ujmuje się również środki pieniężne przekazane z rachunku podstawowego budżetu na realizację projektu, które zostaną zrefundowane w korespondencji ze stroną Ma konta 140 - Środki pieniężne w drodze". W części dotyczącej wydatków na stronie Ma konta ujmuje się wypłaty z rachunku w korespondencji ze stroną Wn konta 223 - Wydatki - Projekt "E-integracja mieszkańców Wągrowca" z tytułu przelewu środków na pokrycie wydatków projektu. Na stronie Ma księguje się również przelew na rachunek beneficjenta zrefundowanych wydatków. Konto 140 - Środki pieniężne w drodze" Konto służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze: w tym przekazywanych na rachunek podstawowy budżetu naliczanych przez Bank odsetek od środków na rachunku projektu. Odsetki stanowią dochód gminy i przekazywane są na rachunek podstawowy budżetu. Konto 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych" Konto służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. Na stronie Ma konta ujmuje się naliczone przez Bank odsetki od środków znajdujących się na rachunku bankowym projektu w korespondencji ze stroną Wn konta 133 Rachunek bankowy - E-integracja mieszkańców Wągrowca". 4
Konto 223 - Wydatki - Projekt "E-integracja mieszkańców Wągrowca" Konto 223 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków. Na stronie Wn konta ujmuje się środki przelane z rachunku projektu na pokrycie wydatków związanych z realizacją projektu, w korespondencji ze stroną Ma konta 133 - Rachunek bankowy - E- integracja mieszkańców Wągrowca." Na stronie Ma ujmuje się wydatki dokonane w ramach projektu w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań, w korespondencji ze stroną Wn konta 902 - Wydatki budżetu." Konto 224 - Rozrachunki budżetu" Konto służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami dotyczących budżetu gminy, w tym między innymi z tytułu dochodów pochodzących ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi oraz z budżetu Unii Europejskiej. Na stronie Ma konta ujmuje się środki otrzymane w formie zaliczki oraz refundacji poniesionych wydatków na realizację projektu. Na stronie Wn przeksięgowanie na podstawie okresowych sprawozdań otrzymanych dochodów na konto 901 - Dochody budżetowe. Konto 240 - Pozostałe rozrachunki" Konto służy do ewidencji rozrachunków związanych z realizacją projektu. Saldo Wn konta oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań. Konto 901 - Dochody budżetu" Konto 901 służy do ewidencji dochodów jednostki samorządu terytorialnego, w tym środków otrzymywanych na realizację projektu. Na stronie Wn konta ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy osiągniętych dochodów na konto 961- Wynik wykonania budżetu". Na stronie Ma konta 901 ujmuje się otrzymane środki na realizację projektu w korespondencji z kontem 224- Rozrachunki budżetu". Ewidencję szczegółową prowadzi się według podziałek klasyfikacji. 5
Konto 902 - Wydatki budżetu" Konto 902 służy do ewidencji wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w tym wydatków związanycłi z realizacją projektu. Na stronie Wn konta ujmuje się wydatki projektu na podstawie sprawozdania okresowego w korespondencji z kontem 223 - Wydatki - Projekt "E-integracja mieszkańców Wągrowca". Ewidencja szczegółowa do konta prowadzona jest według podziałek klasyfikacji. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961- Wynik wykonania budżetu". Konto 961 - Wynik wykonania budżetu" Konto 961 służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn ujmuje się przeniesienie poniesionych! w ciągu roku wydatków / w tym związanych z realizacją projektu / w korespondencji ze stroną Ma konta 902. Na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów /w tym związanych z realizacją projektu/ odpowiednio z kontem 901. 8. Ustala się plan kont dla Urzędu Miejskiego dla realizacji projektu: 1) Wykaz bilansowych kont syntetycznych 011 - Środki trwałe 013 - Pozostałe środki trwałe 020 - Wartości niematerialne i prawne 071 - Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych 072 - Umorzenie pozost. środków trwałych, wartości niemat. i prawn. 129 - Rachunek dochodów budżetowych /konto ewidencyjne/ 130 - Rachunek wydatków budżetowych /konto ewidencyjne/ 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 400 - Amortyzacja 401 - Zużycie materiałów i energii 402 - Usługi obce 6
409 - Pozostałe koszty rodzajowe 720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych 750 - Przychody finansowe 800 - Fundusz jednostki 810 - Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje 860 - Wynik finansowy 2) Wykaz bilansowych kont analitycznych 011/005 013/005 020/005 071/105 072/105 072/205 129/853/85395/0000/05 130/853/85395/0000/05 201/000/00000/00 400/000/00000/05 401/853/85395/0000/05 402/853/85395/0000/05 409/853/85395/0000/05 720/853/85395/0000/05 750/853/85395/0000/05 800/105 800/2 810/853/85395/0000/05 860 Środki trwałe Pozostałe środki trwałe Wartości niematerialne i prawne Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Umorzenie pozostałych środków trwałych Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych Rachunek dochody projektu /konto ewidencyjne/ Rachunek wydatki projektu /konto ewidencyjne/ Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych projektu Zużycie materiałów i energii Usługi obce Pozostałe koszty rodzajowe Przychody /otrzymane środki na realizację projektu/ Przychody finansowe dotyczące projektu Fundusz środków trwałych Fundusz jednostki Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje Wynik finansowy 7
3) Zasady funkcjonowania kont bilansowych 011 - Środki trwałe" Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałycłi zakupionychi w ramacłi realizowanego projektu. Na stronie Wn ujmuje się przychiód zakupionych środków trwałych, a na stronie Ma rozchód /zmniejszenie/ stanu środków trwałych. 013 - Pozostałe środki trwałe" Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych zakupionych ze środków na realizację projektu. 020 - Wartości niematerialne i prawne" Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych zakupionych ze środków na realizację projektu. 071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" Konto służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 400- Amortyzacja" Ewidencja szczegółowa umożliwia ustalenie wartości umorzenia zarówno środków trwałych jak i wartości niematerialnych i prawnych. 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych" Konto służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. 8
Na stronie Wn ujmuje się zmniejszenia umorzenia z powodu zużycia lub zniszczenia, sprzedania, przekazania nieodpłatnie, a także zmniejszenia stanowiące niedobór lub szkodę. Na stronie Ma ujmuje się zwiększenia umorzenia z powodu odpisów umorzenia nowych, wydanych do używania pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych obciążających odpowiednie koszty; dotyczące nadwyżek czy też nieodpłatnie otrzymanych pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja szczegółowa pozwala ustalić zarówno wartość umorzenia pozostałych środków trwałych /konto 013/ jak i wartości niematerialnych i prawnych umarzanych jednorazowo Iz konta 020/. Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401- Zużycie materiałów i energii". 129 - Rachunek dochodów budżetowych" /konto ewidencyjne/ Konto służy do ewidencji zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych, w tym związanych z realizacją projektu. Na stronie Wn konta ujmuje się wpływ środków na realizację projektu w korespondencji z kontem 720 -, Przychody z tytułu dochodów budżetowych". Na koncie tym ewidencjonuje się również zwrot niewykorzystanych środków związanych z realizacją projektu. Saldo konta na koniec roku przenosi się na konto 800 - Fundusz jednostki. 130 - Rachunek wydatków budżetowych " ( konto ewidencyjne) Konto 130 służy do ewidencji zrealizowanych przez jednostkę wydatków, w tym wydatków związanych z realizacją projektu. Na stronie Ma konta ujmuje się zrealizowane wydatki projektu w korespondencji ze stroną Wn konta 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" lub 4.. - konto kosztów rodzajowych. Saldo konta na koniec roku przenosi się na konto 800 - Fundusz jednostki. Ewidencja szczegółowa do konta jest prowadzona według podziałek klasyfikacji. Stosuje się przy księgowaniu wydatku inwestycyjnego zapis równoległy na kontach: Wn 810 i Ma 800. 9
201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" Konto 201 służy do ewidencji rozracłiunków z tytułu dostaw, robót i usług. Na stronie Wn konta ujmuje się zapłatę faktury (racłiunku), w korespondencji z kontem 130. Na stronie Ma konta ujmuje się zobowiązania ( faktury, racłiunki) w korespondencji ze stroną Wn konta zespołu 4 - Koszty według rodzajów i ichi rozliczenie. 400 - Amortyzacja" Konto służy do ewidencji naliczonycłi odpisów amortyzacji od środków trwałych I wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe dokonywane są stopniowo według stawek amortyzacyjnych. Na stronie Wn konta 400 ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma konta 400 przeniesienie rocznej sumy kosztów amortyzacji na wynik finansowy. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się jednorazowo na koniec roku. Saldo konta przenosi się w końcu roku budżetowego na konto 860 Wynik finansowy". 401 - Zużycie materiałów i energii" Konto służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii, w tym związanych z realizacją projektu. Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii, a na stronie Ma konta przeniesienie na dzień bilansowy poniesionych w trakcie roku kosztów na konto 860- Wynik finansowy". Na koncie tym ewidencjonuje się koszty klasyfikowane do następujących : - 421 zakup materiałów i wyposażenia" 402- Usługi obce" Konto służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki. Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma konta przeniesienie na dzień bilansowy kosztów usług obcych na konto 860. 10
Na koncie tym ewidencjonuje się koszty klasyfikowane do następujących : - 430 zakup usług pozostałych" - 435 zakup usług dostępu do sieci Internet" 409 - Pozostałe koszty rodzajowe" Konto służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych. Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma przeniesienie na dzień bilansowy poniesionych kosztów na konto 860. Na koncie tym ewidencjonuje się koszty klasyfikowane do następujących : - 443 różne opłaty i składki" 720 - Przycłłody z tytułu dochodów budżetowych" Konto służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych, w tym związanych z realizacją projektu. Przychody ujmuje się na stronie Ma konta w korespondencji ze stroną Wn konta 129. W końcu roku obrotowego saldo konta przenosi się na konto 860. Do konta prowadzi się ewidencję analityczną według podziałek klasyfikacji. 750 - Przychody finansowe" Konto służy do ewidencji przychodów finansowych. Na stronie Ma konta ujmuje się w szczególności: odsetki od środków na rachunku bankowym stanowiący przychody projektu np.: 092. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody finansowe na stronę Ma konta 860 Wynik finansowy". 800 - Fundusz jednostki" Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian. Na stronie Wn ujmuje się w szczególności: przeksięgowanie na koniec roku dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje w korespondencji 11
z kontem 810, przeksięgowanie zrealizowanych dochodów w korespondencji z kontem 129. Na stronie Ma ujmuje się przeksięgowanie zrealizowanych wydatków dotyczących projektu w korespondencji ze stroną Wn konta 130. 810 - Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje" Konto służy do ewidencji dotacji budżetowych oraz środków z budżetu na inwestycje. Na stronie Wn konta ujmuje się równowartość wydatków dokonanych ze środków budżetu na finansowanie środków trwałych w budowie, zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji ze stroną Ma konta 800 - Fundusz jednostki". Na koniec roku saldo konta 810 przenosi się na konto 800 Fundusz jednostki". 860 - Wynik finansowy" Konto służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki. Na koniec roku obrotowego na stronie Wn konta ujmuje się sumę poniesionych kosztów projektu w korespondencji z kontami zespołu 4, a na stronie Ma konta sumę osiągniętych przychodów projektu w korespondencji z kontami zespołu 7. 4) Konta pozabilansowe 996 - Umowy użyczenia Projekt "E-integracja mieszkańców Wągrowca" Konto służy do ujęcia w ewidencji nazwisk osób, nazw instytucji, którym przekazano zakupiony w ramach projektu sprzęt w użyczenie. 12