Strona1 Zarządzenie nr 50 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 1 kwietnia 2015 r. w sprawie realizacji Projektu pt.: (PROS). Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z zatwierdzoną umową finansową Projektu nr FSS/2014/HEI/W/0119/U/0015, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm. oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji Projektu pt.: Społeczeństwo prosumenckie prosumencka energetyka (PROS), zwanego w dalszej części zarządzenia Projektem. 2. Projekt realizowany jest wspólnie przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (Lider Projektu), zwany dalej Uniwersytetem oraz Politechnikę Śląską (Partner Projektu), na mocy umowy partnerskiej na rzecz realizacji Projektu zawartej w dniu 17 lutego 2015 r., zwanej w dalszej części zarządzenia umową partnerską. 3. Nadrzędnym dokumentem, na mocy którego realizowany jest Projekt, jest umowa finansowa Projektu nr: FSS/2014/HEI/W/0119/U/0015, zawarta pomiędzy Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji Operatorem Programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy Operatorem, a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia umową finansową.
Strona2 II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) umową finansową i wnioskiem aplikacyjnym Projektu; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach; 4) umową partnerską; 5) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 Nadzór nad prawidłową realizacją Projektu w Uniwersytecie w okresie od dnia 1 stycznia 2015 r. do dnia 31 maja 2016 r. sprawuje Zespół Nadzorujący. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektem, o którym mowa w 5 i 6 niniejszego zarządzenia, w zakresie realizacji Projektu;
Strona3 2) uczestniczenie, w miarę możliwości, lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostaje wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, odpowiednie przepisy prawa, w tym prawa pracy oraz przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu oraz Interdyscyplinarny Zespół Merytoryczny Projektu. 6 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator Merytoryczny Projektu; 2) Koordynator Merytoryczny Projektu u Partnera; 3) Koordynator Projektu; 4) Specjalista ds. rozliczeń i ewaluacji Projektu; 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator Merytoryczny Projektu do jego obowiązków należy w szczególności: a) nadzór merytoryczny nad prawidłową, całościową realizacją Projektu oraz jakością i terminowością zadań, zgodnie z harmonogramem, celami, wskaźnikami i wytycznymi Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, b) koordynacja i nadzór merytoryczny nad pracami Interdyscyplinarnego Zespołu Merytorycznego Projektu, c) organizacja i zlecanie poszczególnych zadań merytorycznych w Projekcie, w tym nadzór nad ich terminową realizacją, d) przygotowywanie, we współpracy z Koordynatorem Projektu, raportu merytorycznego składanego Operatorowi, e) bieżący kontakt i współpraca z Koordynatorem Projektu oraz pozostałymi członkami Zespołu Wykonawczego, w tym bieżący kontakt z przedstawicielami Partnera,
Strona4 f) przygotowywaniu we współpracy z pozostałymi członkami Zespołów Merytorycznego i Wykonawczego materiałów promocyjnych dla Projektu oraz organizacja działań informacyjno-promocyjnych w Projekcie, w tym przygotowywanie i weryfikacja materiałów na stronę www Projektu w zakresie merytorycznym, g) organizowanie spotkań Interdyscyplinarnego Zespołu Merytorycznego Projektu i Zespołu Wykonawczego Projektu, h) bezpośredni nadzór merytoryczny nad pracą Koordynatora Projektu i Specjalisty ds. rozliczeń i ewaluacji Projektu, i) wnioskowanie o zatrudnienie/dodatkowe wynagrodzenie osób w celu realizacji zadań Projektu, j) potwierdzanie kart czasu pracy oraz protokołów odbioru i rachunków dla umów cywilno-prawnych, k) niezwłoczne informowanie Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu, l) podejmowanie działań minimalizujących ryzyko w Projekcie; 2) Koordynator Merytoryczny Projektu u Partnera do jego obowiązków należy w szczególności: a) nadzór nad prawidłową realizacją Projektu po stronie Partnera, zgodnie z harmonogramem, celami, wskaźnikami i wytycznymi Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, b) zarządzanie finansami w ramach budżetu w części przynależnej Partnerowi zgodnie z umową partnerską i umową finansową, c) przygotowywanie raportów finansowych przekazywanych Liderowi i nadzór nad zachowaniem procedur zgodnych z Wytycznymi Operatora przy wydatkowaniu środków w ramach Projektu, d) opisywanie dokumentów finansowych potwierdzających wydatki Partnera, e) archiwizację dokumentów projektowych dotyczących działań realizowanych przez Partnera, f) zarządzanie, organizację i realizację działań projektowych wykonywanych po stronie Partnera, w tym działań merytorycznych, g) promocję i upowszechnianie Projektu, w tym: przygotowanie materiałów na stronę www z zakresów technologicznych, promocja w ramach organizowanego przez Partnera cyklicznie Konwersatorium Inteligentna Energetyka ;
Strona5 3) Koordynator Projektu do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji finansowo-administracyjnej Projektu, zgodnej z harmonogramem, budżetem, celami i wskaźnikami w tym prowadzenie i archiwizacja dokumentacji projektowej, b) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, c) kontakt z Operatorem w sprawach związanych z realizacją Projektu, w tym przygotowywanie i prowadzenie korespondencji, d) bieżący kontakt i współpraca z Koordynatorem Merytorycznym Projektu oraz pozostałymi członkami Zespołu Wykonawczego Projektu w tym przedstawicielami Partnera oraz kierownikami jednostek organizacyjnych/wydziałów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, zaangażowanymi w realizację Projektu, e) nadzór nad organizacją serwisu WWW Projektu, f) zatwierdzanie rachunków wystawionych przez wykonawców oraz dokonywanie odbioru dzieł/zadań zleconych, g) współpraca przy przygotowywaniu materiałów promocyjnych dla Projektu oraz organizacja działań informacyjno-promocyjnych w Projekcie, h) opracowywanie korespondencji Projektu i prowadzenie jej ewidencji, i) ścisła współpraca z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej w zakresie realizacji Projektu, j) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.; 4) Specjalista ds. rozliczeń i ewaluacji Projektu do obowiązków którego należeć będzie: a) prowadzenie dokumentacji finansowej Projektu w tym opisywanie dokumentów finansowych, b) składanie w systemie SAP wniosków na dostawy i usługi oraz nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, c) weryfikacja przepływu uczestników Projektu i monitorowanie założonych wskaźników działania informacyjno promocyjne, d) przygotowywanie raportu finansowego składanego Operatorowi, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, e) wykonywanie zestawień finansowych dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie,
Strona6 f) monitoring, ewaluacja i kontrola Projektu, w tym: bieżąca analiza postępów realizacji Projektu, analiza zagrożeń oraz podejmowanie mechanizmów zaradczych w aspekcie ryzyka nieosiągnięcia założonych w Projekcie celów, g) bieżący kontakt z pozostałymi członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, h) ścisła współpraca z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej w zakresie realizacji Projektu. 1. W skład Interdyscyplinarnego Zespołu Merytorycznego Projektu wejdą: 1) przedstawiciele Wydziałów Uniwersytetu współtworzących Projekt, tj.: a) Wydziału Nauk Społecznych, b) Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska, c) Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii, d) Wydziału Nauk o Ziemi, e) Wydziału Prawa i Administracji; 2) po stronie Partnera: a) przedstawiciele Wydziału Elektrycznego Politechniki Śląskiej, b) Koordynator Merytoryczny u Partnera; 7 3) Nadzór merytoryczny nad działaniami Interdyscyplinarnego Zespołu Merytorycznego Projektu sprawuje Koordynator Merytoryczny Projektu. 2. Do zadań członków Interdyscyplinarnego Zespołu Merytorycznego Projektu należy w szczególności: 1) przygotowanie założeń merytorycznych dla studiów podyplomowych Społeczeństwo prosumenckie prosumencka energetyka tworzonych w ramach Projektu; 2) przygotowanie dokumentacji niezbędnej do uruchomienia studiów podyplomowych ; 3) utworzenie wykazu minimum kadrowego niezbędnego do realizacji programu studiów podyplomowych w ramach Projektu; 4) opracowanie sposobów weryfikacji zakładanych efektów kształcenia osiąganych przez studenta oraz kryteriów oceny;
Strona7 5) rozplanowanie zajęć na poszczególne semestry w ramach studiów podyplomowych ; 6) przypisanie zajęciom wymiaru godzinowego, kontrola zakresu merytorycznego i punktacji ECTS; 7) opracowanie wewnętrznego systemu jakości studiów oraz sposobu analizy zgodności zakładanych efektów kształcenia z potrzebami gospodarki. 8 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 9 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Dział Projektów. Władze wymienionej jednostki są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. Pozostałe jednostki zaangażowane w realizację Projektu to po stronie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach: Wydział Nauk Społecznych, Wydział Biologii i Ochrony Środowiska, Wydział Nauk o Ziemi, Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii, Wydział Prawa i Administracji, a po stronie Partnera: Wydział Elektryczny Politechniki Śląskiej. IV. Regulaminy 10 1. Regulaminy i formularze niezbędne do realizacji zadań w Projekcie, przygotowuje Koordynator Projektu, w uzgodnieniu z Koordynatorem Merytorycznym Projektu i właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 2. Regulaminy i formularze, o których mowa w ust. 1, ustala Rektor w drodze zarządzenia.
Strona8 V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 11 1. Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem aplikacyjnym Projektu. 2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2014 r., poz. 1502), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121, z późn. zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku aplikacyjnym Projektu i musi być zgodna z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego dotyczącym warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi regulacjami w zakresie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania; 2) zawarcia umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 3) nawiązanie stosunku pracy z osobą nie będącą pracownikiem Uniwersytetu na czas realizacji Projektu; 4) przyznanie dodatku specjalnego do wynagrodzenia. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy.
Strona9 VI. Zasady realizacji dostaw i usług 12 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać kategorię wydatków i opis zgodny z budżetem Projektu oraz musi być podpisany przez Koordynatora Projektu. 3. Weryfikacja wniosków na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 13 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową finansową Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z poźn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo Programu i Mechanizmu Finansowego, segregatorach i teczkach, a materiały informacyjno-promocyjne powinny zawierać informację Projekt współfinansowany ze środków funduszy norweskich i krajowych. (zgodne z aktualnie obowiązującymi Wymogami dotyczącymi Informacji i Promocji Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014).
Strona10 VIII. Zakaz zbycia aktywów trwałych 14 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. Aktywa mogą zostać przekazane beneficjentom Projektu lub podmiotom niedziałającym dla zysku, po zakończeniu Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie finansowane w ramach Projektu winny być oznaczone zgodnie z Wymogami Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późń. zm. IX. Ochrona danych osobowych 15 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz postanowieniami umowy finansowej Projektu. 2. Koordynator Projektu nadzoruje i odpowiada za ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. X. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada
Strona11 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w Projekcie. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również zdarzeń, które powstały od dnia 1 stycznia 2015 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś