Znak pisma: 271.16.2017 Bartoszyce, 21.06.2018 KOMUNIKAT 3 Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie dostawy pt.: sukcesywna dostawa energii elektrycznej. Zgodnie z art. 38 ustawy Prawo Zamówień Publicznych Zamawiający informuje o zmianach w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zapytania: Zapytanie 1: Dotyczy: obowiązujących umów. Jakie obecnie umowy posiada Zamawiający, czy ma zawarte umowy na sprzedaż energii i oddzielną umowę na usługę dystrybucji z lokalnym operatorem czy może jedną umowę kompleksową? Czy umowy zawarte są na czas oznaczony, jaki jest termin zakończenia lub wypowiedzenia dotychczasowych umów? Zapytanie 2: Dotyczy: procedury zmiany sprzedawcy oraz terminu rozpoczęcia dostawy energii. Czy Zamawiający przekaże do dnia podpisania umowy stosowne pełnomocnictwo/a do złożenia w imieniu Zamawiającego zgłoszeń umowy sprzedaży oraz niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy ( wymaganych przez dane OSD w procesie ZS) w wersji elektronicznej (Excel) oraz dokumenty potrzebne do zgłoszenia umowy sprzedaży. Zapytanie 3: Czy Zamawiający dopuszcza podpisanie umowy drogą korespondencyjną? Pytanie 4. Dotyczy Załącznika nr 2 10 pkt. 3 Umowa Sprzedaży Wykonawca informuje, że bonifikaty udzielane są na wniosek Zamawiającego, po uznaniu jego zasadności przez Sprzedawcę. Z uwagi na fakt, że Wykonawca nie ma wpływu na termin złożenia wniosku przez Zamawiającego oraz ze względu na trzydziestodniowy termin przeznaczony na rozpatrzenie takiego wniosku przez Sprzedawcę, uwzględnienie bonifikaty na fakturze za ten sam okres, którego bonifikata dotyczy, lub też za okres bezpośrednio następujący po tym okresie, może nie być możliwe do realizacji. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o zmodyfikowanie przedmiotowych zapisów do treści: Wykonawca zobowiązany jest do udzielania, na wniosek Odbiorcy, po rozpatrzeniu i uznaniu jego 1
zasadności, bonifikat za niedotrzymanie przez Sprzedawcę standardów jakościowych obsługi Odbiorców. Pytanie 5. Dotyczy Załącznika nr 2 11 pkt. 2 Umowa Sprzedaży Z uwagi na brak informacji o mogącej wystąpić, w trakcie realizacji umowy, ustawowej zmianie przepisów prawa wprowadzających nowe obowiązki związane z zakupem praw majątkowych lub certyfikatów dotyczących efektywności energetycznej wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu do treści: "W przypadku zmiany przepisów skutkujących zmianą stawki podatku VAT lub akcyzy lub zmiany ogólnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności zmiany Ustawy Prawo Energetyczne, Ustawy o efektywności energetycznej lub przepisów wykonawczych wprowadzających dodatkowe obowiązki związane z zakupem praw majątkowych lub certyfikaty dotyczące efektywności energetycznej, ceny energii elektrycznej zostaną zmienione o kwotę wynikającą z obowiązków nałożonych właściwymi przepisami, od dnia ich wejścia w życie, bez konieczności sporządzenia aneksu do umowy." Pytanie 6. Dotyczy Załącznika nr 2 12 pkt. 2 Umowa Sprzedaży Wykonawca informuje, że zgodnie z przepisami prawa energetycznego i aktów wykonawczych, jak również generalnych umów dystrybucyjnych, podmiotem odpowiedzialnym za terminowe przekazywanie danych pomiarowo-rozliczeniowych jest OSD. Ponadto, systemy informatyczne wykonawców mogą nie posiadać możliwości automatycznej weryfikacji otrzymania danych od OSD, w związku z czym powiadomienie Zamawiającego o braku danych pomiarowych może być niemożliwe do realizacji. Z uwagi na powyższe zwracamy się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów, a pozostawienie jedynie zapisu, iż Wykonawca otrzymywać będzie wynagrodzenie z tytułu realizacji niniejszej umowy na podstawie danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazanych przez OSD za dany okres rozliczeniowy. Pytanie7. Dotyczy Załącznika nr 2 12 pkt. 6 Umowa Sprzedaży Z uwagi na fakt, że faktury VAT są wysyłane listem zwykłym, Wykonawca nie jest w stanie określić w jakim terminie Zamawiający otrzyma fakturę, co może powodować komplikacje przy ustalaniu prawidłowego terminu płatności. Ponadto, w świetle przepisów podatkowych określenie terminu płatności na liczbę dni liczoną od dnia otrzymania faktury nie pozwala ustalić prawidłowej daty powstania obowiązku podatkowego, a to w konsekwencji naraża wykonawcę na sankcje skarbowe z tytułu nieterminowego odprowadzenia podatku VAT. Art. 19a ust. 5 pkt. 4 ppkt. a) ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) stanowi, iż w przypadku dostaw energii elektrycznej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. W związku z powyższym zwracamy się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu w następujący sposób: z terminem płatności 30 dni od daty wystawienia faktury. Ponadto wracamy się z prośbą o modyfikację przedmiotowego zapisu do treści: Rozliczenia za energię elektryczną dokonywane będą zgodnie z okresem rozliczeniowym stosowanym przez OSD, w oparciu o fakturę wystawioną przez Wykonawcę w terminie 14 dni od otrzymania danych pomiarowo-rozliczeniowych od OSD. Pytanie 8. Dotyczy Załącznika nr 2 12 pkt. 10 Umowa Sprzedaży Informujemy, że zapisy dotyczące zwrotu nadpłaconej kwoty nie są możliwe do spełnienia przez Wykonawcę. Nadpłata jest bowiem zaliczana na kolejne zobowiązania Zamawiającego 2
lub zwracana na konto Klienta po uprzednim każdorazowym zgłoszeniu stosownego wniosku i wskazaniu rachunku bankowego. Wykonawca nie ma możliwości zwrócić nadpłaty automatycznie. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o modyfikację przedmiotowego zapisu do następującej treści: W przypadku uwzględnienia reklamacji, Wykonawca niezwłocznie wystawi fakturę korygującą, a powstałą nadpłatę zaliczy na poczet płatności ustalonych na najbliższy okres rozliczeniowy. W przypadku gdy Zamawiający zażąda jej zwrotu, nadpłata zostanie zwrócona na wskazany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego. Powyższy sposób rozliczania nadpłat jest zgodny 34 rozporządzenia z dnia 18 sierpnia 2011 r. w sprawie szczegółowych zasad kształtowania i kalkulacji taryf oraz rozliczeń w obrocie energią elektryczną. Pytanie 9. Dotyczy Załącznika nr 2 12 pkt. 11 Umowa Sprzedaży Informujemy, że w przypadkach określonych przepisami Prawa energetycznego i aktów wykonawczych, OSD ma prawo przekazać sprzedawcy dane szacowane, a Wykonawca w świetle ww. przepisów wystawia fakturę w oparciu o dane pomiarowo-rozliczeniowe otrzymane od OSD. Wykonawca nie może ponosić odpowiedzialności za sposób pozyskania danych przez OSD. Zwracamy się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów, gdyż w obecnym brzmieniu mogą one prowadzić do składania nieuzasadnionych reklamacji, stanowiąc ryzyko po stronie wykonawców. Pytanie 10. Dotyczy Załącznika nr 2 15 pkt. 1 Umowa Sprzedaży Mając na uwadze treść art. 142 oraz 143 ustawy Prawo zamówień publicznych, termin realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego musi być wskazany precyzyjnie już na etapie wszczęcia postępowania (w ogłoszeniu i w SIWZ), celem umożliwienia wykonawcom złożenia porównywalnych ofert. W związku z powyższym, uprzejmie prosimy o uszczegółowienie terminu obowiązywania umowy, poprzez wskazanie dziennych dat granicznych i modyfikację zapisu do treści: Umowa niniejsza zawarta zostaje na czas określony od 01.08.2018r. do 31.07.2019r. Pytanie 11. Dotyczy Załącznika nr 2 16 pkt. 3 ppkt. 2 i 3 Umowa Sprzedaży Wykonawca zwraca się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów. Odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy powinno dotyczyć sytuacji szczególnych, wyjątkowych przekładających się na brak możliwości prawidłowej realizacji umowy przez Zamawiającego. W opinii Wykonawcy hipotetyczne uchybienia wskazane w przedmiotowych zapisach nie przekładają się na ewentualną szkodę Zamawiającego. Pytanie 12. Dotyczy Załącznika nr 2 18 pkt. 2 Umowa Sprzedaży Informujemy, że zapisy dotyczące kar umownych są nieproporcjonalne i naruszają zasadę równości stron w stosunku cywilnoprawnym. Wykonawca zwraca się z prośbą o wprowadzenie adekwatnych kar umownych lub o usunięcie powyższych zapisów w całości. W przypadku wyrażenia zgody na rezygnację z kar umownych zwracamy się z prośbą o modyfikację zapisów do treści: Strony ponoszą wobec siebie odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej szkody (straty). Informujemy jednocześnie, że zapisy w obecnym kształcie wpływają na wzrost ryzyka związanego z realizacją umowy po stronie Wykonawcy, co z kolei może negatywnie wpłynąć na kalkulację ceny ofertowej dla Zamawiającego. Pytanie 13. Dotyczy Załącznika nr 2 18 pkt. 3 Umowa Sprzedaży 3
Zwracamy uwagę, że określona przez Zamawiającego wysokość kar umownych w szczególności w odniesieniu do kary za każdy dzień opóźnienia w wystawieniu faktur, zdaniem Wykonawcy może zostać uznana jako kara rażąco wygórowana, co umożliwi jej podważenie na drodze sądowej, zgodnie z art. 484 2 Kodeksu Cywilnego. Taka możliwość podważania wysokości kary umownej nie tylko narazi strony umowy na koszty postępowania sądowego, ale wiąże się także z niepewnością co do praw i obowiązków stron. Jednocześnie tak wysoki poziom kary umownej za odstąpienie od umowy zmusi Wykonawców do uwzględnienia tego elementu ryzyka przy wycenie usług dla Zamawiającego, co znajdzie wyraz w podwyższeniu ceny. Z tych względów zwracamy się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów. Pytanie 14. Informujemy, że Wykonawca w procesie fakturowania opiera się na danych pomiaroworozliczeniowych przekazywanych przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego, jednak w swoim bilingu parametryzuje długość trwania okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym prosimy o wskazanie okresu rozliczeniowego w odniesieniu do każdego PPE występującego w postępowaniu czy wynosi on 10 dni, 1 miesiąc, 2 miesiące czy 6 miesięcy. Pytanie 15. Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy. Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy: a) danych dla każdego punktu poboru: - nazwa i adres firmy; - opis punktu poboru; - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina); - grupa taryfowa ; - planowane roczne zużycie energii; - numer licznika; - Operator Systemu Dystrybucyjnego; - nazwa dotychczasowego Sprzedawcy; - numer aktualnie obowiązującej umowy; - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy; - numer ewidencyjny PPE; - czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy; b) dokumentów dla każdej jednostki objętej postępowaniem: - pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy; - dokument nadania numeru NIP; - dokument nadania numeru REGON; 4
- KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka; - dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa. Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne. Pytanie 16. Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający dopuści zawarcie umowy drogą korespondencyjną? Pytanie 17. Wykonawca informuje, że zgodnie z możliwościami działania systemu bilingowego, na fakturach wskazane będą dane Nabywcy (nazwa, adres, Nr NIP), natomiast dane Odbiorcy (nazwa i adres) zostaną wpisane pod pozycją "Adres korespondencyjny". Prosimy o potwierdzenie, że takie rozwiązanie dotyczące wystawianych faktur VAT jest akceptowane przez Zamawiającego. Pytanie 18. Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie następujących informacji: a) Czy Zamawiający posiada aktualnie umowy kompleksowe czy rozdzielone na umowę sprzedaży energii elektrycznej i umowę na świadczenie usług dystrybucji? b) Czy procedura zmiany sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz pierwszy? c) Czy umowy dystrybucyjne (jeśli zamawiający posiada rozdzielone umowy) zawarte są na czas określony, czy nieokreślony? d) Kto jest dotychczasowym sprzedawcą energii elektrycznej? e) Jaki jest okres wypowiedzenia obowiązujących umów kompleksowych/ umów sprzedaży energii elektrycznej? f) Czy Zamawiający samodzielnie wypowie obowiązujące umowy w terminach pozwalających na skuteczne przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy, czy też upoważni do tej czynności Wykonawcę? g) Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe oraz w przypadku punktów poboru, dla których umowa dystrybucyjna została zawarta na czas określony, w termie umożliwiającym skuteczne przeprowadzenie procedury zmiany sprzedawcy? h) Czy Zamawiający ma zawarte umowy/ aneksy w ramach akcji promocyjnych lojalnościowych, które uniemożliwiają zawarcie nowej umowy sprzedażowej w terminach przewidzianych w SIWZ? Jeśli tak - jakie są terminy wypowiedzeń umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych? Pytanie 19. Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę? W przypadku braku zgody na powyższe 5
prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD? Pytanie 20. Informujemy, że dla punktów poboru energii, dla których umowa dystrybucyjna nie została zawarta na czas nieokreślony oraz braku zgody na wzór pełnomocnictwa zaproponowany przez Wykonawcę, w przypadku braku zgody na zawarcie w udzielonym pełnomocnictwie oświadczenia woli uprawniającego Wykonawcę do zawarcia umowy z OSD lub braku możliwości zawarcia umowy dystrybucyjnej na podstawie oświadczenia woli, Zamawiający powinien wziąć pod uwagę, że Wykonawca będzie mógł zainicjować proces PZS tylko wtedy, gdy do OSD zostanie dostarczona podpisana przez klienta umowa dystrybucyjna. Zgodnie z IRiESD OSD na przygotowanie i przesłanie do klienta umowy dystrybucyjnej ma czas do 21 dni kalendarzowych. Po przesłaniu takiej umowy przez OSD klient powinien ją podpisać i odesłać zwrotnie do OSD. Informujemy, że w przypadku braku zwrotu do OSD umowy dystrybucyjnej i zgłoszenia przez Wykonawcę procesu zmiany sprzedawcy, taki proces zostanie zweryfikowany negatywnie. W związku z powyższym zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przewidział czas niezbędny na zawarcie umowy dystrybucyjnej dla punktów poboru energii, dla których umowa dystrybucyjna nie jest zawarta na czas nieokreślony? Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę z OSD w terminie umożliwiającym skuteczną realizację procedury zmiany sprzedawcy? Odpowiedzi: Ad 1 Patrz odpowiedzi poniżej. Ad 2 patrz odpowiedzi poniżej. Ad 3 Patrz odpowiedzi poniżej, Ad 4 Zamawiający ne wyraża zgody na zmodyfikowanie przedmiotowych zapisów. Ad 5 Zamawiający ne wyraża zgody na zmodyfikowanie przedmiotowych zapisów. Ad 6 Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie przedmiotowych zapisów. Ad 7 Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikowanie przedmiotowego zapisu. Ad 8 Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikowanie przedmiotowego zapisu, Ad 9 Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie przedmiotowych zapisów. Ad 10 Ad 11 Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie przedmiotowych zapisów. Ad 12 Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie powyższych zapisów w całości. Ad 13 Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie przedmiotowych zapisów. 6
Ad 14 Okres rozliczeniowy wynosi 2 miesiące. Ad 15 Tak. W wersji WORD w dniu zawarcia umowy, dane pokazane są w zalączniku wykaz punktów poboru. Ad 16 Zamawiający nie zezwala na zawarcie umowy drogą korespondencyjną. Ad 17 Takie rozwiązanie dotyczące wystawianych faktur VAT jest akceptowane przez Zamawiającego. Ad 18 a) Funkcjonują 3 umowy kompleksowe opisane w pkt 58, 162, 163 wykazu punktów poboru energii, b) procedura zmiany sprzedawcy po raz pierwszy będzie prowadzona dla umow wymienionych w ppkt a), c) umowy dystrybucyjne zawarte są na czas nieokreślony, d) sprzedawcą energii elektrycznej jest sp Energia i Gaz z Poznania e) okres wypowiedzenia obowiązujących umów kompleksowych jest standardowy zgodny z ogólnymi warunkami umow kompleksowych, f) Zamawiający samodzielnie wypowie obowiązujące umowy, g) Zamawiający samodzielnie zawrze umowę o świadczenie usług dystrybucji, h) Zamawiający nie zawierał umów/ aneksów w ramach akcji promocyjnych lojalnościowych. Ad 19 Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie. Ad 20 Umowy dystrybucji zawarte są na czas nieokreślony. Otrzymują: 1) Uczestnicy postępowania 2) Bip.redakcja Z poważaniem Kowalski Janusz 7