Krapkowice, dnia 20 kwietnia 2016 r. IM.272.2.2016 Do wszystkich Wykonawców, którzy pobrali siwz do postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Zakup energii elektrycznej. ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIA WYKONAWCÓW Zarząd Powiatu Krapkowickiego informuje, iż na mocy art. 38 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) w odpowiedzi na zapytania wykonawców udziela wyjaśnień oraz dokonuje modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia: 1. Czy Zamawiający przekaże Wykonawcy do dnia podpisania umowy, niezbędne do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy, dane i dokumenty z jednostek objętych postępowaniem przetargowym w wersji elektronicznej (Word, Excel)?. Wykonawca będzie potrzebował: a) danych: - adres siedziby i adres korespondencyjny danej jednostki - numer NIP - numer REGON - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, kod pocztowy) - przeznaczenie punktu poboru - grupa taryfowa - kod PPE - roczny wolumen energii elektrycznej - numer licznika - numer aktualnie obowiązującej umowy - numer ewidencyjny w systemie bilingowym dotychczasowego Sprzedawcy b) dokumentów: - pełnomocnictwo - dokument nadania numeru NIP - dokument nadania numeru REGON - KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka - dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa - numer rachunku bankowego Odpowiedź: Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne dane będące w posiadaniu Zamawiającego najpóźniej w dniu podpisania umowy. 2. W nawiązaniu do 11 ust 8 umowy, czy Zamawiający zdaje sobie sprawę, że dokonanie zmiany grup taryfowych na etapie zgłoszenia zmiany sprzedawcy jest niemożliwe? Informujemy, że to Zamawiający musi wnioskować i uzyskać zgodę od OSD na zmianę grup taryfowych i jest to możliwe dopiero po pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy.
Odpowiedź: Zamawiający zdaje sobie sprawę, że dokonanie zmiany grup taryfowych na etapie zgłoszenia zmiany sprzedawcy jest niemożliwe i w związku z tym przewidział taką możliwość w zmianach umowy. 3. Czy Zamawiający usunie lub zmieni 13 ust 3 z umowy? Zmiana grup taryfowych nie jest możliwa na etapie procedury zmiany sprzedawcy. Odpowiedź: Zamawiający pozostawia 13 ust. 3 w umowie. Zamawiający nie będzie dokonywał zmiany grup taryfowych na etapie zmiany sprzedawcy. 4. W związku z 6 ust 9 umowy informujemy, iż Wykonawca nie jest w stanie wpłynąć na terminowe przekazanie danych pomiarowo rozliczeniowych od Operatora Systemu Dystrybucyjnego. Ponadto obowiązujące przepisy nie przewidują żadnych sankcji za nieterminowe przekazanie tych danych. W związku z tym Wykonawca nie może odpowiadać za coś na co nie ma wpływu. Mając na uwadze powyższe czy Zamawiający usunie w/w zapis w części dotyczącej naliczania kar za opóźnienia w wystawieniu faktur? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na zmianę zapisu, o którym mowa w 6 ust. 9 umowy. 5. Dotyczy 6 ust 9 i 12 ust 4 umowy. Czy Zamawiający określi w umowie, iż w razie naliczenia kar umownych, Zamawiający każdorazowo wystawi Wykonawcy notę obciążeniową? Pragniemy poinformować, że kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT, a w związku z tym, w celu ich udokumentowania nie wystawia się faktur VAT. Dla celów rachunkowych zarówno otrzymanie kary umownej, jak i jej zapłata kwalifikowane są do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami. Kary te należy ująć w księgach rachunkowych, a odpowiednią formą ich dokumentowania jest nota obciążeniowa. Ponadto informujemy, że ze względu na sposób działania systemu bilingowego, Wykonawca niema możliwości rozliczenia naliczonej kary umownej po jej automatycznym potrąceniu. Ponadto Wykonawca powinien otrzymać informację z jakiego tytułu zobowiązany jest do zapłacenia kar umownych, tak aby mógł się do tego ustosunkować. Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na zmianę zapisu dotyczącego naliczania kar umownych. Zamawiający reguluje zapisy w tym zakresie w 12 ust 6 umowy. 6. Czy Zamawiający doprecyzuje 9 umowy? Informujemy, że umowa może wejść w życie jedynie po pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy. W związku z tym proponujemy aby doprecyzować treść: lecz nie wcześniej niż po pozytywnym przeprowadzeniu procedury zmiany sprzedawcy i obowiązywać będzie do dnia 31 maja 2018r. Odpowiedź: Zamawiający doprecyzowuje treść o słowo pozytywnym. 9 otrzymuje brzmienie: Umowa wejdzie w życie w zakresie każdego punktu poboru energii z dniem 1 czerwca 2016 r. lecz nie wcześniej niż po pozytywnym przeprowadzeniu procedury zmiany sprzedawcy i obowiązywać będzie do dnia 31 maja 2018 r. Dostawca ma obowiązek podjęcia
niezwłocznych działań w celu sprawnego przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy, a Odbiorca zobowiązuje się współdziałać z nim w tym zakresie. 7. Czy Zamawiający przewiduje możliwość zmiany ceny w przypadku ustawowej zmiany wartości podatku akcyzowego? Informujemy, że wysokość podatku akcyzowego wpływa bezpośrednio na cenę energii elektrycznej natomiast Zamawiający i Wykonawca nie mają wpływu na jego ustawową zmianę. Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza zmian w powyższym zakresie. 8. Sekcja IV, ust. IV.3 pkt 5, Rozdział XIV ust. 4 pkt 5 oraz Załącznik nr 3 do SIWZ 11 ust. 2 pkt 5. Z uwagi na nadrzędny charakter przepisów podatkowych i przepisów prawa, Wykonawca zwraca się z prośbą o wprowadzenie zapisu umożliwiającego automatyczną zmianę cen, wynikającą ze zmiany ww. przepisów od dnia ich wejścia w życie. W związku z zapisami punktu 6 wyżej wskazanych dokumentów zwracamy się z prośbą o usunięcie z zapisu treści: Zmiana wynagrodzenia netto/brutto,o których mowa w niniejszym paragrafie następują po uzyskaniu akceptacji Zamawiającegow formie aneksu do umowy. Odpowiedź: Zamawiający pozostawia zapisy umowy bez zmian. 9. Sekcja IV, ust. IV.3 pkt 8, Rozdział XIV ust. 4 pkt 8 oraz Załącznik nr 3 do SIWZ 11 ust. 2 pkt 8. Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie przedmiotowego zapisu poprzez określenie, iż Zamawiający może zwiększyć ilość punktów poboru energii elektrycznej (PPE) lub zmienić taryfę danego punktu, jedynie w obrębie tych grup taryfowych, które zostały określone i wycenione w ofercie. Punkty z innych grup taryfowych nieujętych w ofercie będą oznaczały zmianę przedmiotu zamówienia. Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie nastepującego zapisu: Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy. Odpowiedź: Zamawiający będzie dokonywał zmian w obrębie grup taryfowych wymienionych w siwz i wycenionych w ofercie Wykonawcy. 10. Załącznik nr 3 do SIWZ 11 ust. 4. Z uwagi na brak informacji o mogącej wystąpić w trakcie realizacji umowy, ustawowej zmiany przepisów prawa wprowadzających nowe obowiązki związane z zakupem praw majątkowych lub certyfikatów dotyczących efektywności energetycznej wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu do treści: Cena określona w ust. 1 ulega zmianie wyłącznie w przypadku ustawowej zmiany stawki podatkuvat lub ustawowej zmianie opodatkowania energii elektrycznej podatkiem akcyzowym,lub zmiany ogólnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności zmiany Ustawy Prawo Energetyczne, Ustawy o efektywności energetycznej lub przepisów wykonawczych wprowadzających dodatkowe obowiązki związane z zakupem praw majątkowych lub certyfikaty dotyczące efektywności energetycznej, o wartość wynikającą z tych zmian, od dnia ich wejścia w życie, zmiana cen jednostkowych nie wymaga aneksu do umowy. Wykonawca wnosi o uwzględnienie powyższej modyfikacji odpowiednich zapisach SIWZ. Odpowiedź: Zgodnie z odpowiedzią do pytania Nr 8 z dnia 18.04.2016 r. Zamawiający pozostawia zapisy załącznika 4 do siwz 11 ust. 2 pkt 4 umowy bez zmian (nie ma w umowie
11 ust. 4, a załącznik nr 3 to formularz cenowy). Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy w formie pisemnego aneksu. 11. Załącznik nr 3 do SIWZ 6 ust. 9. Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą o usunięcie w przedmiotowym paragrafie zapisów dotyczących kar umownych. Ponadto z uwagi na fakt, że za terminowe przekazywanie danych odpowiada OSD, prosimy o dodanie do zapisu 6 ust. 9 treści: W przypadku braku danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazywanych przez OSD w terminie powyższa kara umowna nie będzie naliczana. Zwracamy uwagę, że określona przez Zamawiającego wysokość kar umownych w szczególności w odniesieniu do kary za każdy dzień opóźnienia w wystawieniu faktur, zdaniem Wykonawcy może zostać uznana jako kara rażąco wygórowana, co umożliwi jej podważenie na drodze sądowej, zgodnie z art. 484 2 Kodeksu Cywilnego. Taka możliwość podważania wysokości kary umownej nie tylko narazi strony umowy na koszty postępowania sądowego, ale wiąże się także z niepewnością co do praw i obowiązków stron. Jednocześnie tak wysoki poziom kary umownej zmusi Wykonawców do uwzględnienia tego elementu ryzyka przy wycenie usług dla Zamawiającego, co znajdzie wyraz w podwyższeniu ceny. Z tych względów zwracamy się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów. Odpowiedź: Zgodnie z odpowiedzią w pkt 4 Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na zmianę zapisu, o którym mowa w 6 ust. 9 umowy 12. Załącznik nr 3 do SIWZ 7 ust. 1. Zamawiający określił dzień zapłaty faktur VAT jako datę obciążenia rachunku Zamawiającego. Informujemy, że zgodnie z art. 454 1 Kodeksu Cywilnego, dotyczącego miejsca spełnienia świadczenia pieniężnego, a także zgodnie z zasadami obowiązującymi w obrocie gospodarczym za dzień zapłaty uznaje się dzień, w którym środki pieniężne wpłyną na rachunek bankowy podmiotu, któremu należna jest zapłata. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę zapisu na następujący: Za datę dokonania zapłaty uważany będzie dzieńuznania rachunku bankowego Wykonawcy. Odpowiedź: Zamawiający informuje, że zapis 7 ust. 1 pozostaje bez zmian. 13. Załącznik nr 3 do SIWZ 8 ust. 1. Informujemy, że zgodnie z art. 6b ust. 2 i 3 ustawy Prawo energetyczne obowiązek pisemnego powiadomienia odbiorcy o zamiarze wstrzymania dostaw oraz wyznaczenie dodatkowego 14-dniowego terminu na zapłatę należności dotyczy jedynie odbiorców w gospodarstwach domowych. Przepisy ustawy nie nakładają natomiast takiego obowiązku w przypadku pozostałej grupy odbiorców. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o dostosowanie przedmiotowego zapisu do treści zgodnej z ustawą Prawo energetyczne, poprzez usunięcie słów ( )pomimo uprzedniego powiadomienia na piśmie o zamiarze wypowiedzenia umowy i wyznaczenia dodatkowego, 14-dniowego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności Odpowiedź: Zamawiający informuje, że zapis 8 ust. 1 pozostaje bez zmian. 14. Załącznik nr 3 do SIWZ 12 ust. 4. Zwracamy się z prośbą o usunięcie zpisu. Informujemy, że ze względu na sposób działania systemu bilingowego, Wykonawca nie ma możliwości rozliczenia naliczonej kary umownej po jej automatycznym potrąceniu. Ponadto kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT, a w związku z tym, w celu ich udokumentowania nie wystawia się faktur VAT. Dla celów rachunkowych zarówno
otrzymanie kary umownej, jak i jej zapłata kwalifikowane są do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami. Kary te należy ująć w księgach rachunkowych, a odpowiednią formą ich udokumentowania jest nota obciążeniowa. Wykonawca zwraca uwagę, iż Zamawiajacy przewidział w ust. 6 przedmiotowego paragrafu sposób prawidłowego rozliczenia kar umownych między stronami. Odpowiedź: Zgodnie z odpowiedzią w pkt 5 Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na zmianę zapisu dotyczącego naliczania kar umownych. Zamawiający reguluje zapisy w tym zakresie w 12 ust 6 umowy. 15. Załącznik nr 3 do SIWZ 13 ust. 3. Wykonawca zwraca się z zapytaniem, dla których punktów poboru Zamawiający przewiduje zmianę grupy taryfowej i na jaką? Odpowiedź: Zamawiający pozostawia 13 ust. 3 w umowie. Zamawiający nie będzie dokonywał zmiany grup taryfowych na etapie zmiany sprzedawcy. Zamawiający na dzień dzisiejszy nie przewiduje zmiany grup taryfowych natomiast przewidział możliwość takiej zmiany w trakcie obowiązywania umowy. 16. Załącznik nr 3 do SIWZ 13 ust. 4. Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD? W przypadku braku zgody na powyższe prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD? Odpowiedź: Tak. Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD. 17. Czy Zamawiający dysponuje tytułem prawnym (akt notarialny, umowa najmu, umowa dzierżawy, itp.) który upoważnia go do swobodnego dysponowania obiektami opisanymi w przedmiocie zamówienia? Informujemy, że brak takiego tytułu może skutecznie uniemożliwić dalsze czynności związane ze zgłoszeniem umowy sprzedaży energii elektrycznej do lokalnego Operatora Systemu Dystrybucyjnego zgodnie z jego procedurami. Odpowiedź: Tak. Zamawiający dysponuje tytułem prawnym, który upoważnia go do swobodnego dysponowania obiektami opisanymi w przedmiocie zamówienia. 18. Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy. Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy: a) danych dla każdego punktu poboru: - nazwa i adres firmy;
- opis punktu poboru; - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina); - grupa taryfowa (obecna i nowa); - planowane roczne zużycie energii; - numer licznika; - Operator Systemu Dystrybucyjnego; - nazwa dotychczasowego Sprzedawcy; - numer aktualnie obowiązującej umowy; - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy; - numer ewidencyjny PPE; - czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy; b) dokumentów dla każdej jednostki objętej postępowaniem: - pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy; - dokument nadania numeru NIP; - dokument nadania numeru REGON; - KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka; - dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa. Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne. Odpowiedź: Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne dane będące w posiadaniu Zamawiającego najpóźniej w dniu podpisania umowy. 19. Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie następujących informacji: a) dla których punktów poboru wskazanych w załączniku nr 1 do SIWZ Zamawiający posiada aktualnie umowy kompleksowe,a dla których rozdzielone umowy na sprzedaż energii i na świadczenie usług dystrybucji oraz dla któych punktów poboru procedura zmiany sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz pierwszy? b) Czy umowy dystrybucyjne (jeśli zamawiający posiada rozdzielone umowy) zawarte są na czas określony czy nieokreślony? c) Kto jest dotychczasowym sprzedawcą energii elektrycznej? Jaki jest okres wypowiedzenia obowiązujących umów kompleksowych/ umów sprzedaży energii elektrycznej? d) Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe? e) Czy Zamawiający ma zawarte umowy/ aneksy w ramach akcji promocyjnych lojalnościowych, które uniemożliwiają zawarcie nowej umowy sprzedażowej w terminach przewidzianych w SIWZ? Jeśli tak - jakie są terminy wypowiedzeń umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych?
Odpowiedź: Ad a) - dla wszystkich punktów poboru Zamawiający posiada rozdzielone umowy na sprzedaż energii i na świadczenie usług dystrybucji. Zmiana sprzedawcy będzie przeprowadzona po raz kolejny dla wszystkich punktów poboru. Ad b) - wszystkie obowiązujące umowy o świadczenie usług dystrybucji zawarte są na czas nieokreślony. Ad c) - Aktualnym Sprzedawcą energii elektrycznej dla każdego punktu poboru jest Corrente Sp. z o.o. z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim, ul. Konotopska 4. Umowy sprzedaży do każdego punktu poboru wymienionego w siwz nie wymagają wypowiedzenia i obowiązują do dnia 31 maja 2016 r. Ad d) - W związku z tym, że Zamawiający nie ma zawartych umów kompleksowych pytanie pozostaje bez odpowiedzi. 20. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na podpisanie umowy drogą korespondencyjną? Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza podpisanie umowy droga korespondencyjną. 21. Jaki jest okres rozliczeniowy dla poszczególnych PPE (miesięczny, dwumiesięczny)? Odpowiedź: zgodnie z okresem rozliczeniowym stosowanym przez OSD działającym na danym terenie. Okres rozliczeniowy dla poszczególnych PPE - miesięczny. 22. Czy Zamawiający dopuszcza wystawianie faktur szacunkowych dla taryf C11, C12a i korygowaniu ich po otrzymaniu odczytów rzeczywistych od OSD? Odpowiedź: Nie. Zgodnie z 6 ust 2 umowy Faktury będą obejmować wynagrodzenie jedynie za rzeczywiście pobraną energię w danym okresie rozliczeniowym, ustaloną na podstawie wskazań układu pomiarowo-rozliczeniowego lub danych pomiarowo - rozliczeniowych, udostępnianych Dostawcy przez OSD. Zmiany treści siwz wprowadzone niniejszym pismem stanowią integralna część siwz i są wiążące dla wszystkich wykonawców ubiegających się o przedmiotowe zamówienie. Powyższa modyfikacja treści SIWZ nie wymaga dodatkowego czasu na wprowadzenie zmian w ofertach wobec powyższego Zamawiający nie przedłuża terminu do składania ofert w przedmiotowym postępowaniu Z up. Zarządu Powiatu Krapkowickiego /-/Sabina Gorzkulla Kotzot Wicestarosta Krapkowicki