ZP/PN/46/2015 Załącznik nr 8 PROJEKT UMOWY Umowa zawarta w dniu... 2015 roku w Warszawie pomiędzy: Instytutem Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk, ul. Pawińskiego 5B, 02-106 Warszawa, wpisanym do rejestru Instytutów Naukowych Polskiej Akademii Nauk pod numerem RIN-IV-48/98, posługującym się numerem NIP 525-000-89-79, REGON 000326026, reprezentowanym przez: Pana Prof. Tadeusza Burczyńskiego - Dyrektora Instytutu zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, a firmą:...... wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem..., posługującą się numerem NIP..., REGON... reprezentowaną przez:. zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą, zwanymi dalej łącznie Stronami niniejszej umowy o następującej treści 1 Przedmiot umowy 1. Umowa dotyczy realizacji zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego nr ZP/PN/46/2015 na przygotowanie filmów na potrzeby europejskiego projektu RICH. 2. Przedmiotem umowy jest przygotowanie w języku angielskim dwóch 3-minutowych filmów dokumentalnych oraz 2 animacji 2D dotyczących europejskiej infrastruktury badawczej, które mają przedstawiać w interesujący sposób infrastrukturę badawczą, promować wykorzystywanie jej przez naukowców z różnych ośrodków do prowadzenia projektów naukowych oraz prezentować korzyści wynikające z międzynarodowej współpracy. 3. Filmy będą wykorzystane w działaniach promocyjnych prowadzonych w ramach europejskiego projektu RICH, na stronie internetowej projektu RICH, na profilu zamawiającego na Facebooku, na kanale YouTube Komisji Europejskiej oraz stronie Komisji Europejskiej.
2 Zakres prac 1. Realizacja filmów obejmuje: 1) przygotowanie scenariuszy (we współpracy z Zamawiającym), 2) zatrudnienia lektora anglojęzycznego, 3) opracowania graficznego, 4) opracowania muzycznego z wykupieniem praw autorskich do utworów wykorzystanych w filmach, 5) realizacji zdjęć w 2 instytutach badawczych w następujących miastach: Kraków (Polska), Leuven (Belgia), 6) wyboru nagranego materiału do wersji finalnej we współpracy z Zamawiającym, 7) uwzględnienia znaków unijnych i logotypów dostarczonych przez Zamawiającego, 8) dostarczenia filmów nagranych na nośnikach w formacie plików.mp4 lub.mov (FHD 1920 x 1080) 2. Filmy powinny być dynamiczne i innowacyjne, przygotowane z wykorzystaniem nowoczesnych technologii w produkcji filmowej. 3 Termin realizacji umowy Termin realizacji umowy: do 31 grudnia 2015 r. 4 Zobowiązania i oświadczenia Wykonawcy 1. Wykonawca oświadcza, że: 1) profesjonalnie zajmuje się działalnością, której dotyczy niniejsza umowa i zobowiązuje się zrealizować zamówienie zgodnie z obowiązującymi normami, przepisami oraz na ustalonych Umową warunkach; 2) posiada odpowiednie kwalifikacje i wymagane prawem uprawnienia do wykonania przedmiotu umowy; 3) nie będzie wnosił żadnych roszczeń finansowych wynikających z błędnego lub niedostatecznego zapoznania się z przedmiotem umowy; 2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do : 1) przedstawienia, w terminie 10 dni od dnia podpisania umowy, harmonogramu prac uwzględniającego termin końcowy realizacji umowy, tj. 31 grudnia 2015 r.; 2) przedstawienia Zamawiającemu koncepcji projektu (scenariusza) w nieprzekraczalnym terminie 3 tygodni od daty podpisania umowy; 3) przedstawienia ostatecznej wersji filmów do kolaudacji. Na prośbę Zamawiającego Wykonawca będzie zobowiązany do dokonania zmian w terminie 14 dni roboczych. 5 Wynagrodzenie 1. Całkowity koszt realizacji przedmiotu Umowy ustala się na kwotę brutto... zł, (słownie:..., 00/100 zł), w tym kwota podatku VAT wynosi... zł, (słownie:......, 00/100 zł) oraz kwota netto... zł (słownie:..., 00/100 zł). 2
2. W kwocie określonej w ust. 1 niniejszego paragrafu zawarte są wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty przeniesienia praw autorskich majątkowych i zależnych praw autorskich. 3. Wszystkie koszty związane z produkcją filmu, w tym koszty przelotu (dojazdu) i pobytu we wskazanych krajach europejskich, wykupienia praw autorskich do utworu muzycznego stanowiącego podkład muzyczny do filmu, zgromadzenia materiałów niezbędnych do wykonania usługi, udźwiękowienie i montaż pokrywa Wykonawca. 4. Kwota wskazana w ust.1 jest kwotą ryczałtową niepodlegającą zmianie. 6 Warunki płatności 1. Strony uzgadniają, iż wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy będzie płatne w oparciu o prawidłowo wystawioną fakturę VAT w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia przelewem na konto Wykonawcy. 2. Podstawą wystawienia faktury i zapłaty wynagrodzenia będzie protokół odbioru przedmiotu umowy. 3. Za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego płatnika. 4. W przypadku opóźnienia terminu płatności, Wykonawca ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki w zapłacie. 5. Faktury winny być oznaczone numerem niniejszej Umowy. 6. Zamawiający nie wyraża zgody na cesję wierzytelności wynikających z niniejszej umowy. 7 Osoby do kontaktu 1. Osobą upoważnioną przez Wykonawcę do kontaktów z Zamawiającym jest Pan / Pani..., tel...., e-mail:.... 2. Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą jest Pan / Pani..., tel...., e-mail:.... 8 Warunki realizacji zamówienia 1. Warunkiem rozpoczęcia realizacji jest akceptacja koncepcji projektu przez Zamawiającego. Etap konsultacji i przygotowań scenariusza nie powinien przekroczyć 3 tygodni. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do aktywnego udziału w projekcie i ingerencji na każdym etapie jego realizacji. 9 Prawa autorskie Wszystkie prawa autorskie, w tym majątkowe prawo autorskie i zależne prawo autorskie powstałe w wyniku realizacji zamówienia (muzyka, zdjęcia, grafika, scenariusz) nabywa Zamawiający. 10 Kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne za: 1) odstąpienia od umowy lub jej rozwiązanie z przyczyn dotyczących Wykonawcy w wysokości 10 % wartości wynagrodzenia umownego brutto określonego w 5 ust.1 3
2) zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy w terminie określonym w 3 w wysokości 5% wartości wynagrodzenia umownego brutto określonego w 5 ust.1 za każdy dzień zwłoki, 3) zwłokę w usunięciu wad w wysokości 0,8 % wartości wynagrodzenia umownego brutto określonego w 5 ust.1 za każdy dzień zwłoki, 2. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy karę umowną w razie odstąpienia Wykonawcy od Umowy z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Zamawiający w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 5 ust.1. 3. Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych określonych w kodeksie cywilnym, gdy wartość kar umownych jest niższa niż wartość powstałej szkody. Dochodzenie roszczeń jest możliwe jedynie do wartości powstałej szkody. 4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kwot kar umownych bezpośrednio przy zapłacie faktury VAT dotyczącej realizacji tego zamówienia lub kolejnych zamówień. 5. Strony mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne. 9 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy: 1) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach; 2) w trybie natychmiastowym: a) jeżeli Wykonawca nie rozpoczął realizacji umowy, pomimo wezwania zamawiającego złożonego na piśmie; b) jeżeli Wykonawca w terminie wskazanym w 4 ust 2 pkt.1 nie przedstawił harmonogramu prac; 3) jeżeli Wykonawca w terminie wskazanym w 4 ust 2 pkt.1 nie przedstawił koncepcji projektu; 4) jeżeli zostanie ogłoszona upadłość, rozwiązanie lub likwidacja Wykonawcy; 5) jeżeli Wykonawca został wykreślony z właściwego rejestru przedsiębiorstw; 2. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy w wypadkach, gdy Zamawiający bez uzasadnionej przyczyny odmawia odbioru przedmiotu umowy, po uprzednim pisemnym wezwaniu Zamawiającego. 10 Zmiana umowy 1. W oparciu o art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień niniejszej umowy, w następujących przypadkach: a) zmiana terminu umowy w przypadku niedotrzymania pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej (klęska żywiołowa, niepokoje społeczne, działania militarne itp.). 4
W przypadku wystąpienia powyższych okoliczności, w zakresie mającym wpływ na przebieg realizacji zamówienia, termin wykonania umowy może ulec odpowiedniemu przedłużeniu o czas niezbędny do zakończenia wykonania przedmiotu umowy w sposób należyty. b) zmiana terminu płatności - w przypadku ograniczenia finansowego po stronie Zamawiającego, z przyczyn od niego niezależnych. c) zmiana wynagrodzenia - w przypadku zmiany urzędowej stawki podatku VAT, 2. Zmiana zapisów umowy jest możliwa tylko za zgodą Zamawiającego. Zamawiający wymaga złożenia pisemnego uzasadnienia takiej zmiany. 3. Wystąpienie którejkolwiek z wymienionych w ust.1 okoliczności nie stanowi bezwzględnego zobowiązania Zamawiającego do dokonania takich zmian, ani nie może stanowić podstawy roszczeń Wykonawcy do ich dokonania. 4. Wszelkie zmiany w umowie, opisane przez Zamawiającego mogą być dokonywane na piśmie, w formie aneksu, pod rygorem nieważności. 11 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego z zastrzeżeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Wszelkie spory mogące wyniknąć na tle niniejszej umowy, których nie będzie można rozstrzygnąć polubownie w ciągu siedmiu dni od dostarczenia drugiej Stronie zaproszenia do rozmów, rozstrzygane będą przez właściwy sąd w Warszawie. 3. Wszelkie zmiany w umowie, opisane przez Zamawiającego w specyfikacji mogą być dokonywane na piśmie w formie aneksu pod rygorem nieważności. 4. Niniejsza umowa wchodzi w życie w dniu jej podpisania przez Strony. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 5