Zarządzenie Nr 78/2002 Retora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 30 grudnia 2002 r. wprowadzające zasady (politykę) rachunkowości w Uniwersytecie Wrocławskim Stosownie do postanowień art.10 znowelizowanej ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 121, poz.591 z późniejszymi zmianami) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 sierpnia 1991 w sprawie gospodarki finansowej uczelni (Dz. U. Nr 84, poz. 380 z późniejszymi zmianami) ustala się: 1 Za rok obrotowy przyjmuje się okres od 01.01. do 31.12. w kaŝdym roku kalendarzowym natomiast okresami sprawozdawczymi czyni się poszczególne miesiące w roku obrotowym. 2 Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego przy załoŝeniu kontynuacji działalności uczelni określone w załączniku nr 1. 3 Zasady i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych zawierające: 1. Zakładowy Plan Kont obejmujący: Wykaz kont księgi głównej; Przyjęte zasady ewidencji księgowej na kontach księgi głównej; Zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej; 2. Wykaz ksiąg rachunkowych zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych; 3. Charakterystykę systemu przetwarzania danych przy uŝyciu komputerów; stanowiące załącznik nr 2 4 System ochrony danych i ich zbiorów stanowi załącznik nr 3 5 Zobowiązuje się Kwestora do bieŝącego proponowania aktualizacji ustaleń w dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i potrzeb uczelni. 6 Zasady powyŝsze wchodzą w Ŝycie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01 stycznia 2002 r.
Załącznik nr 1 Metody wyceny aktywów i pasywów oraz zasady ustalania wyniku finansowego stosowane w Uniwersytecie Wrocławskim. I. Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niŝ na dzień bilansowy w następujący sposób: Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne według cen nabycia lub kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej (po urzędowej aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe), a takŝe o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Środki trwałe amortyzuje się liniowo stosując zasady zgodnie z art. 16 a-m ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz stawki amortyzacyjne zgodnie z załącznikiem Nr 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. Nr 54/2000poz. 654 z późn. zm.) Amortyzacji podlegają środki trwałe z wyjątkiem budynków i budowli oraz środków trwałych przejętych przez uczelnię po zakończeniu prac naukowobadawczych, finansowanych ze środków Komitetu Badań Naukowych. Nie dokonuje się równieŝ odpisów amortyzacyjnych od gruntów stanowiących własność uczelni. Prawo wieczystego uŝytkowania gruntu otrzymane nieodpłatnie od Skarbu Państwa amortyzuje się a równowartość amortyzacji stanowi przychody operacyjne i podlega rozliczeniu z międzyokresowym rozliczeniem przychodów. Amortyzacja w wysokości 10% odprowadzana jest na rachunek scentralizowany MENiS, pozostałe 90% zwiększa fundusz zasadniczy uczelni. Środki trwałe o niskiej wartości amortyzuje się jednorazowo w momencie oddania do uŝytkowania. Wartości niematerialne i prawne amortyzowane są wg stawki 30% Środki trwałe w budowie w wysokości ogółu kosztów związanych z ich nabyciem lub wytworzeniem pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczone do aktywów trwałych według cen nabycia pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości lub według wartości godziwej. Inwestycje krótkoterminowe według ceny (wartości) rynkowej, a krótkoterminowe inwestycje, dla których nie istnieje aktywny rynek wycenia się według wartości godziwej. Rzeczowe składniki aktywów obrotowych według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyŝszych od cen ich sprzedaŝy netto na dzień bilansowy. NaleŜności w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostroŝności. Zobowiązania w kwocie wymaganej zapłaty. Rezerwy w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości. Kapitały (fundusze) własne oraz pozostałe aktywa i pasywa w wartości nominalnej. 1
Produkty gotowe, i produkcję nie zakończoną po koszcie wytworzenia, który obejmuje koszty bezpośrednie oraz uzasadnioną część kosztów pośrednich. Na dzień bilansowy: - Aktywa wyraŝone w walutach obcych po kursie kupna stosowanym przez bank, w którym transakcja jest realizowana, nie wyŝszym jednak od kursu średniego ustalonego na dany dzień dla danej waluty przez NBP, - Pasywa wyraŝone w walutach obcych po kursie sprzedaŝy stosowanym przez bank w którym transakcja jest realizowana, nie wyŝszym jednak od kursu średniego ustalonego na dzień wyceny dla danej waluty przez NBP, W trakcie roku obrotowego wyraŝone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości. RóŜnice kursowe powstałe na dzień wyceny oraz przy zapłacie naleŝności i zobowiązań w walutach obcych zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych, a w uzasadnionych przypadkach do kosztu wytworzenia lub ceny nabycia towarów, a takŝe ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie lub wartości niematerialnych i prawnych. II. Zasady ustalania wyniku finansowego w Uniwersytecie Wrocławskim. 1) Przy sporządzaniu sprawozdań finansowych ustala się stosowanie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym zgodnie z załącznikami do ustawy o rachunkowości (Dz.U. Nr 113/2000 poz. 1186). 2) Ewidencja kosztów działalności uczelni prowadzona jest w układzie rodzajowym w ramach kont zespołu 4 a następnie za pośrednictwem konta 490 Rozliczenie kosztów koszty odnoszone są do poszczególnych typów działalności i miejsc powstawania kosztów na odpowiednie konta zespołu 5. Na kontach zespołu 5 koszty w układzie kalkulacyjnym ujmuje się poniesione koszty: - działalności podstawowej: a) dydaktycznej - z podziałem na poszczególne jednostki organizacyjne wg prowadzonych zadań dydaktycznych, b) naukowo-badawczej z podziałem na poszczególne jednostki organizacyjne oraz wg tematów prac badawczych, z dalszym podziałem wg rodzajów badań. - działalności bytowej zbiorowe zakwaterowanie (hotele asystenta), - działalności pomocniczej wg zleceń (drukarnia), - koszty wydziałowe wg jednostek organizacyjnych, - koszty ogólnouczelniane wg jednostek organizacyjnych i zadań, - koszty remontów budynków i budowli z podziałem na poszczególne jednostki organizacyjne oraz zgodnie z zadaniami ujętymi w planie remontów uczelni. 3) Dla potrzeb rachunku kosztów ustala się następujące poziomy rozliczenia kosztów pośrednich: - koszty ogólnowydziałowe, - koszty ogólnouczelniane. 4) Rozliczenie kosztów wydziałowych i ogólnouczelnianych następuje proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich poszczególnych rodzajów działalności wskaźnikiem rzeczywistym. 5) Wysokość stawek narzutu kosztów pośrednich rozliczanych na działalność naukowobadawczą ustala Rektor. 2
6) Narzut kosztów pośrednich (ogólnouczelnianych) rozliczanych na Fundusz Pomocy Materialnej dla studentów ustala Rektor w porozumieniu z uczelnianym organem samorządu studenckiego. 7) Narzuty kosztów pośrednich pokrywają w równym stopniu (po 50%) koszty ogólnouczelniane i koszty jednostki rozliczeniowej. 8) Na podstawie art. 54 ust. 3 w związku z art. 4 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości ustala się poziom istotności błędu podstawowego w wysokości 2% sumy bilansowej. 9) Na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości uczelnia odstępuje w roku 2002 i następnych latach obrotowych od tworzenia rezerw na świadczenia pracownicze tj.: nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalno-rentowe, ekwiwalenty za urlopy wypoczynkowe.
1c. Zasady grupowania zdarzeń, czyli ujmowania ich na kontach księgowych określa Wzorcowy Wykaz Kont z wyjaśnieniami i wykazem księgowań typowych operacji gospodarczych wydany przez Rachunkowość (wydanie WWK/2000) przy uwzględnieniu uzupełnień i wyłączeń zawartych w niniejszym zarządzeniu. 2. Wykaz ksiąg rachunkowych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych. Księgi rachunkowe prowadzone z wykorzystaniem technik komputerowych obejmują zbiory zapisów księgowych i sumy ich obrotów oraz sald zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych. Księgi rachunkowe obejmują: - dziennik, - konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna), - konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna), - zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Dziennik Dziennik w systemie HMS/efka słuŝy wprowadzaniu zapisów dokonywanych na podstawie dowodów księgowych uprzednio zadekretowanych, (ręcznie i automatycznie) na konta księgi głównej. Wprowadzone do systemu dane o operacjach gospodarczych pochodzące ze wszystkich uŝytkowanych programów są zapisywane w dzienniku chronologicznie wg kolejności pozycji wpływających dokumentów. Zapisy w dzienniku są dokonywane w sposób umoŝliwiający ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Konta księgi głównej Zapisy księgowe, pochodzące zarówno z wprowadzanych dowodów księgowych jak i tworzone automatycznie przez uŝytkowane systemy dokonywane są w pełnym układzie analitycznym, tj. do najniŝszego poziomu określonego w zakładowym planie kont co oznacza, Ŝe nanoszone są tylko raz, od razu na odpowiednim koncie analitycznym. Saldo oraz obroty na kontach księgi głównej uzyskiwane są automatycznie, poprzez sumowanie obrotów kont analitycznych. Konta ksiąg pomocniczych Konta ksiąg pomocniczych tworzą zbiory kont będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Zbiory kont ksiąg pomocniczych tworzą równieŝ uŝytkowane podsystemy ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, naliczania i ewidencji wynagrodzeń, ewidencji materiałowej, z których są tworzone automatycznie dzienniki. 14
Zestawienie obrotów i sald Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec kaŝdego miesiąca okresu sprawozdawczego zestawienie obrotów i sald zawierające symbole i nazwy kont, salda i sumy sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego. Określa się comiesięczny wymóg uzgodnienia obrotów tego zestawienia z obrotami dziennika. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych. Na dzień inwentaryzacji sporządza się zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Zestawienia obrotów i sald sporządza się w formie wydruku lub na dyskach magnetycznych (płyta CD). Wykaz komputerowych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe znajduje się w jednym pliku bazy danych, o nazwie xdb.db, opartej na technologii Progress 4 GL/RDBMS i pracuje w środowisku AIX, jako system wielodostępny. 3. Dokumentacja systemu przetwarzania danych. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Wrocławskim stosuje się niŝej wymienione programy: L. p. 1. Nazwa programu Autor Data rozpoczęcia eksploatacji HMS/efka system finansowo-księgowy Ostatnia wersja programu Data ostatniej wersji Krzysztof Kurkowiak 01.01.1996 Ver.2.64 07.06.2002 2. 3. HMS/este ewidencja środków trwałych HMS/geem ewidencja magazynowa Krzysztof Kurkowiak 01.01.1998 Ver.1.68 07.06.2002 Krzysztof Kurkowiak 01.01.1999 Ver.1.24 12.03.2001 4. Płace ewidencja wynagrodzeń osobowych Mieczysław Maciejewski 15.03.1996 Ver.3.12 31.12.2002 5. BFP ewidencja bezosobowego funduszu płac Józef Ptok Zofia Ptok 01.01.1989 Ver.2002 31.12.2002 15
Szczegółowy opis funkcji oraz algorytmów i parametrów poszczególnych systemów komputerowych zawierają dokumentacje systemów i instrukcje dla uŝytkowników. Komplet dokumentacji znajduje się u zastępców Kwestora, kierowników działów: Księgowości Głównej, Kosztów i Środków Trwałych oraz w PKAU (Pracownia Komputeryzacji Administracji Uczelni). 16
Załącznik nr 3 System ochrony danych i ich zbiorów. Bezpieczeństwo zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe zapewnione jest poprzez: 1) Informatyczną opiekę administratora systemów komputerowych polegającą na udzielaniu uprawnień poszczególnym uŝytkownikom oraz stałym monitorowaniu bazy danych. W szczególności, raz w tygodniu wykonywana jest jej analiza pod względem integralności i poprawności zapisów na dyskach. Codziennie przeglądany jest plik, w którym są zapisywane komunikaty o przebiegu pracy systemu. 2) Systematyczne tworzenie kopii na taśmach magnetycznych. Kopie przyrostowe (pliki danych, które uległy zmianie) wykonuje się codziennie natomiast raz w tygodniu kopiuje się całość danych. 3) Zakup i uŝytkowanie programu antywirusowego SOPHOS wer. 3.62 monitorującego sieć administracji w której znajduje się serwer z bazą danych.