OGŁOSZENIE O NABORZE W CELU USTANOWIENIA LISTY REZERWOWEJ Nazwa stanowiska Grupa funkcyjna/grupa zaszeregowania Rodzaj umowy Nr referencyjny Termin składania zgłoszeń Miejsce zatrudnienia Lista rezerwowa obowiązuje do Liczba kandydatów na liście rezerwowej Asystent ds. administracji (K/M) AST 3 Pracownik zatrudniony na czas określony VEXT/18/316/AST 3/Administrative Assistant 24.04.2018 godz. 24:00 czasu Alicante (CET) Alicante, HISZPANIA 31.12.2019 r. 30 Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) organizuje procedurę doboru kadr w celu ustanowienia listy rezerwowej kandydatów, którzy pomyślnie przeszli proces naboru. Liczba poszukiwanych pomyślnie wyłonionych kandydatów: Ogólne wsparcie administracyjne: 14 Zasoby ludzkie: 10 komunikacja: 6 Ogłoszenie to obejmuje trzy dziedziny. Można aplikować tylko do jednej dziedziny. Konieczne jest podanie dokonanego wyboru przy aplikowaniu online. Uwaga: Należy jasno wskazać w swoim CV dziedzinę, w której kandydat posiada doświadczenie zawodowe. 1. OBOWIĄZKI Asystenci ds. administracji odgrywają istotną rolę w wewnętrznym zarządzaniu EUIPO, w szczególności w zarządzaniu personelem, sprawami budżetowymi i finansowymi oraz komunikacją. Od pomyślnie wyłonionych kandydatów oczekuje się realizacji zadań administracyjnych wymagających pewnego poziomu autonomii, tam gdzie to właściwe, w obrębie jednej z poniższych dziedzin w dowolnym z departamentów Urzędu: Ogólne wsparcie administracyjne, takie jak: zapewnianie ogólnego wsparcia administracyjnego dyrektorowi i/lub personelowi odnośnego departamentu/działu, w tym zarządzania programami działań i
harmonogramami, jeżeli jest to wymagane, przy jednoczesnym zagwarantowaniu, że wszyscy członkowie mają pełną wiedzę o działaniach, zebraniach i mianowaniach; zapewnianie wsparcia i wytycznych dla zespołu i koordynowanie działań, jeśli jest to konieczne; wsparcie administracyjne i logistyczne przy organizacji konferencji, wydarzeń/projektów, a także spotkań, w tym, we właściwych przypadkach, spotkań o charakterze sensytywnym i poufnym; wsparcie organizacji kursów szkoleniowych, zarówno dotyczących własności intelektualnej, jak i innych, oraz zarządzania wiedzą; sporządzanie protokołów z posiedzeń i prezentacji; sporządzanie notatek, edytowanie i formatowanie dokumentów elektronicznych, w tym weryfikacja tekstów i narzędzi online; wsparcie przy organizacji podróży służbowych i obsługa wniosków o zwrot kosztów; organizowanie i utrzymywanie aktualnego, sprawnego systemu rejestracji danych (w formie elektronicznej i papierowej); obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obsługa połączeń telefonicznych; wsparcie przy zapewnianiu spełniania wszystkich wymogów jakości i ochrony danych. Identyfikowanie w bieżących procesach administracyjnych dziedzin wymagających ulepszeń, uczestnictwo w sieciach wewnętrznych i programach kontroli jakości w celu optymalizacji ogólnego świadczenia usług Zasoby ludzkie, takie jak: obsługa kwestii administracyjnych dotyczących kontaktów zawodowych pomiędzy EUIPO a jego personelem; obsługa kwestii administracyjnych dotyczących indywidualnych praw i świadczeń oraz warunków pracy; obsługa i zatwierdzanie płatności i zwrotów; wsparcie w zakresie zarządzania wynikami i rozwojem personelu; organizacja zewnętrznych procedur selekcji, wewnętrznych wakatów, rozmów kwalifikacyjnych i naboru; pomoc w zarządzaniu polityką zasobów ludzkich (przygotowanie briefingów, realizacja procesów/usług w dziedzinie zasobów ludzkich, sporządzanie dokumentów); sporządzanie statystyk/sprawozdań w dziedzinie zasobów ludzkich. Komunikacja: wsparcie działań w ramach strategii komunikacji Urzędu, w szczególności w takich dziedzinach jak: kontakty z prasą i agencjami komunikacji; zapewnianie opracowywania treści (pod względem merytorycznym i wyglądu) do materiałów informacyjnych drukowanych i online; sporządzanie artykułów, notatek/sprawozdań dotyczących kwestii komunikacji; organizowanie wydarzeń/spotkań firmowych; wkład w kwestie treści i designu związane z oficjalną stroną i wewnętrzną stroną internetową; dostarczanie treści dla kanałów mediów społecznościowych i zarządzanie mediami społecznościowymi i platformami komunikacji online; pomoc przy zadaniach audiowizualnych, w tym rejestrowaniu wideo, nagrywaniu audio, fotografowaniu i webcastingu.
Obowiązki spoczywające na wszystkich pracownikach: aktywne działanie na rzecz osiągnięcia celów EUIPO zgodnie z planem strategicznym; wypełnianie wszelkich innych obowiązków i zobowiązań związanych z pracą, które może przydzielić bezpośredni przełożony. 2. KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI Aby kandydat mógł zostać dopuszczony do procedury naboru, musi spełniać wszystkie wymienione poniżej warunki przed upływem terminu na wniesienie zgłoszenia: Warunki ogólne 1 mieć obywatelstwo jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej; korzystanie z pełni praw obywatelskich; uregulowany stosunek do służby wojskowej zgodnie z przepisami prawa; spełnienie wymogów dotyczących predyspozycji do wykonywania obowiązków wiążących się z danym stanowiskiem; zdolność fizyczna do wykonywania przedmiotowych obowiązków. edukacja Posiadanie wykształcenia na poziomie pomaturalnym potwierdzonego dyplomem LUB Wykształcenie średnie potwierdzone dyplomem uprawniającym do rozpoczęcia nauki na poziomie pomaturalnym oraz odpowiednie co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe. Doświadczenie zawodowe 2 Co najmniej 3 lata odpowiedniego pełnoetatowego doświadczenia zawodowego dotyczącego i będącego na poziomie zadań w jednej z dziedzin opisanych w Obowiązkach ; Znajomość języków obcych Biegła znajomość języka angielskiego (co najmniej na poziomie C1) język 1; Dobra znajomość jednego z języków urzędowych Unii Europejskiej (poziom min. B2) język 2 3. Wskazane poziomy odpowiadają wspólnemu europejskiemu systemowi opisu kształcenia językowego. 1 Zob. art. 12 Warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. 2 Doświadczenie zawodowe oblicza się od daty uzyskania odpowiedniego dyplomu zapewniającego dostęp do grupy funkcyjnej. W przypadku posiadania średniego wykształcenia minimalna liczba wymaganych lat doświadczenia zawodowego wynosi 6 lat. 3 Ten język musi być językiem innym niż język 1.
Znajomość obsługi komputera Umiejętność obsługi komputera na poziomie zaawansowanym jest obowiązkowa. Kandydaci muszą wykazać rozległe doświadczenie zawodowe w zakresie aplikacji komputerowych, takich jak pakiet MS Office lub podobny (głównie Excel, Word, PowerPoint, Outlook), bazy danych i przeszukiwanie internetu. 3. KRYTERIA WYBORU Przy wyborze najlepiej wykwalifikowanych kandydatów, którzy zostaną zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną i którzy będą mogli przystąpić do testu, a także przy wyborze tych spośród pomyślnie wyłonionych kandydatów, którzy zostaną umieszczeni na liście rezerwowej na podstawie wyników rozmowy kwalifikacyjnej i testu pisemnego, Urząd będzie brał pod uwagę następujące kryteria: Doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym, najlepiej w instytucjach UE lub agencji europejskiej. Konkretne doświadczenie zawodowe w jednej z poniższych dziedzin: wsparcie administracyjne, zasoby ludzkie, komunikacja. Podstawowa wiedza o ramach prawnych Urzędu: Regulamin pracowniczy urzędników Unii Europejskiej i warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej i/lub rozporządzenie finansowe. W przypadku dziedziny zasobów ludzkich za atut uznaje się: o dodatkowe studia, dyplomy, kwalifikacje zawodowe lub szkolenia związane z zasobami ludzkimi (np. uprawnienia). o Dyplom w dziedzinie pracy socjalnej. W przypadku dziedziny komunikacji, wiedza i/lub praktyczne doświadczenie z aplikacjami komputerowymi związanymi z dziedziną specjalizacji, na przykład Adobe CC 2017 (InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal i Liferay będzie uznawane za atut. dobra znajomość dodatkowego języka urzędowego Urzędu (niemieckiego, francuskiego, hiszpańskiego lub włoskiego) innego niż język 1 i 2 (co najmniej na poziomie B2). Oprócz spełnienia kryteriów wymienionych powyżej kandydaci zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną i fazę testową zostaną ocenieni pod względem następujących wymogów: Kompetencje W szczególności: komunikacja: komunikowanie się w sposób jasny i precyzyjny, zarówno ustnie, jak i na piśmie; analiza i rozwiązywanie problemów: umiejętność wskazywania faktów o znaczeniu krytycznym dla złożonych kwestii oraz opracowywania kreatywnych i praktycznych rozwiązań; Praca z innymi: współpraca z innymi w zespołach i ponad granicami organizacyjnymi i z poszanowaniem różnic między poszczególnymi osobami; Uczenie się i rozwój: rozwój i doskonalenie indywidualnych umiejętności i wiedzy o organizacji i jej otoczeniu; wyznaczanie priorytetów i organizacja: zdolność wyznaczania priorytetów w realizacji najważniejszych zadań, elastyczność w pracy i efektywna organizacja własnej i cudzej pracy;
Jakość i rezultaty: branie na siebie osobistej odpowiedzialności za osiąganie wysokiej jakości wyników pracy w ramach ustalonych procedur i podejmowanie inicjatywy w tym zakresie; wykazywanie wyraźnej orientacji na klienta (wewnętrznego i zewnętrznego); Odporność: utrzymanie skuteczności w czasie pracy pod presją, wykazywanie elastyczności i dostosowywanie się do zmieniającego otoczenia pracy. 4. ROZMOWY KWALIFIKACYJNE I TESTY Selekcja wstępna Istnieje możliwość zwrócenia się do kandydatów, których zgłoszenia klasyfikują się wśród najlepiej wykwalifikowanych osób zgodnie z kryteriami wyboru wymienionymi szczegółowo w pkt 4, o zweryfikowanie swoich umiejętności językowych (w szczególności wypowiadania się w języku angielskim), jak również o udowodnienie swojego doświadczenia zawodowego lub innych umiejętności, wiedzy i kompetencji. Takie zwrócenie się w ramach selekcji wstępnej nie uprawnia kandydata do zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną: jest to jedynie pewien krok do wyboru najodpowiedniejszych kandydatów celem zaproszenia ich na rozmowę kwalifikacyjną. Rozmowa kwalifikacyjna Rozmowy kwalifikacyjne będą organizowane w Alicante i z uwagi na charakter przedmiotowego stanowiska będą prowadzone w języku angielskim. Ocenie mogą podlegać inne odpowiednie języki zadeklarowane w zgłoszeniu/cv kandydata zgodnie z poziomami wskazanymi w ogłoszeniu o naborze. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej ocenie będzie podlegać wiedza kandydata na temat kwestii dotyczących obowiązków wiążących się z danym stanowiskiem (wiedza techniczna i kompetencje behawioralne), działalności Urzędu i UE oraz nadawanie się kandydata do wykonywania wyznaczonych zadań i pracy w otoczeniu międzynarodowym. Test(y) Ocenę jednego lub kilku z powyższych aspektów dopełni przeprowadzenie jednego bądź kilku testów. Kandydaci zaproszeni do wzięcia udziału w rozmowie kwalifikacyjnej i do przystąpienia do testu otrzymają szczegółowe informacje w tym zakresie w zaproszeniu. 5. INFORMACJE OGÓLNE W celu uzyskania ogólnych informacji na temat procedury kwalifikacji i naboru w EUIPO należy kliknąć następujący link. 6. SKŁADANIE ZGŁOSZEŃ Aby wysłać zgłoszenie, należy kliknąć następujący link. Wszelkie dokumenty załączone za pośrednictwem linków lub wszelkie dokumenty, do których odniesiono się w kontekście niniejszego ogłoszenia, uznaje się za część ogłoszenia o naborze. Uwaga: Kandydaci powinni pamiętać, iż informacje zawarte w przedłożonych przez nich zgłoszeniach/cv/profilach stanowią podstawę oceny kryteriów kwalifikacji i wyboru. W związku z tym zaleca się, aby kandydaci przeczytali uważnie wymogi i podali istotne informacje w takim stopniu szczegółowości, jaki pozwala na przeprowadzenie tej oceny. W szczególności należy zwrócić uwagę na informacje dotyczące wykształcenia i doświadczenia
zawodowego kandydatów, a zwłaszcza na dokładne daty, opis zobowiązań, pełnionych obowiązków i wykorzystywanych narzędzi. * W przypadku rozbieżności pomiędzy różnymi wersjami językowymi ogłoszenia właściwą wersją jest wersja angielska.