Departament Zamówień Publicznych Warszawa 14.12.2010 r. 993200/UE/2/2009/328/Z14/370/IN-1547/2010 Informacja dla Wykonawców, którzy pobrali Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia na zakup szkoleń w zakresie prowadzenia szkoleń przystanowiskowych z elementami coachingu i mentoringu, znak sprawy TZ/370/50/10 Na podstawie art. 38 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) informuję, że do Zamawiającego wpłynęły pytania dotyczące Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, na które udziela się następujących odpowiedzi: Pytanie nr 1: Zamawiający w rozdziale IV I.2.1. SIWZ stwierdza, że o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy wykonali lub wykonują w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej 3 usługi szkoleniowe z zakresu coachingu lub mentoringu dla min. 10 osób. Czy usługi szkoleniowe wskazane jako potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu będą wliczane do kryterium najkorzystniejszej oferty Doświadczenie i czy Wykonawca otrzyma za nie punkty? Odpowiedź nr 1: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż zgodnie z SIWZ Rozdział VII Kryteria i zasady oceny ofert podrozdział III Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów pkt 1 lit. b) Doświadczenie Wykonawcy będzie mierzone liczbą przeprowadzonych szkoleń wskazanych w wykazie wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie usług szkoleniowych z zakresu coachingu lub mentoringu (jedna usługa jedna umowa), z tym że każda usługa dla minimum 10 uczestników, z podaniem dat wykonania (dzień, miesiąc, rok), odbiorców i liczby uczestników oraz dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Maksymalna liczba punktów, którą Wykonawca może otrzymać w kryterium Doświadczenie to 40 pkt. Pytanie nr 2: Zamawiający w załączniku nr 5 do SIWZ przedstawił wzór wykazu wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert 3 usług szkoleniowych z zakresu coachingu lub mentoringu dla min. 10 osób. W jaki sposób Zamawiający będzie liczył liczbę wykonanych usług szkoleniowych jeżeli Wykonawca w ramach jednej umowy wykonał tych usług kilkanaście? Ile punktów przyzna Zamawiający w takiej sytuacji zakładając, że usługi te spełniają wymogi stawiane przez Zamawiającego? Odpowiedź nr 2: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż zgodnie z SIWZ Rozdział IV Warunki udziału w postępowaniu, oferta oraz dokumenty wymagane od Wykonawcy podrozdział I Warunki udziału w
postępowaniu pkt 2 ppkt 1, jak również Rozdział VII Kryteria i zasady oceny ofert podrozdział III Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów pkt 1 lit. b) oraz załącznikiem nr 5 do SIWZ Wzór wykazu szkoleń jedna umowa będzie traktowana jako jedna usługa. Punkty za realizację usług (umów) spełniających wymogi stawiane przez Zamawiającego będą przyznawane wg wzoru wskazanego w Rozdziale VII Kryteria i zasady oceny ofert podrozdział III Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów pkt 1 lit. b) SIWZ. Pytanie nr 3: Czy można otrzymać ogólne informacje na temat pracowników, którzy wezmą udział w szkoleniach (stanowiska, departamenty, staż pracy w ZUS)? Odpowiedź nr 3: Grupy szkoleniowe są w trakcie tworzenia dlatego przekazanie przedmiotowych informacji na obecnym etapie nie jest możliwe. Pytanie nr 4: Czy oferta powinna zawierać propozycję programową, czy wystarczą informacje i dokumenty przesłane zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ? Odpowiedź nr 4: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż wymagane przez Zamawiającego dokumenty zostały wskazane w Rozdziale IV Warunki udziału w postępowaniu, oferta oraz dokumenty wymagane od Wykonawcy podrozdział III Wymagane dokumenty. Propozycja programowa nie jest wymagana przez Zamawiającego i nie będzie brana przez Zamawiającego pod uwagę przy ocenie oferty. Pytanie nr 5: Czy trzydniowy cykl szkoleń może być zrealizowany z odstępami czasowymi między poszczególnymi dniami cyklu, czy raczej cykl szkoleń powinien być zrealizowany dzień po dniu? Odpowiedź nr 5: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż trzydniowy cykl szkoleń powinien być zrealizowany dzień po dniu. Pytanie nr 6: Czy cena jednostkowa brutto w zł za przeszkolenie 1 osoby powinna uwzględniać cykl szkoleń (3 dni), czy 1 dzień szkolenia? Odpowiedź nr 6: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż cena jednostkowa brutto w zł za przeszkolenie 1 osoby powinna uwzględniać cykl szkoleń (3 dni). Pytanie nr 7: Czy można uzyskać więcej informacji dotyczących zakresu tematycznego szkoleń?
Odpowiedź nr 7: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż wszystkie informacje dotyczące zakresu tematycznego szkoleń niezbędne do przygotowania oferty przez Wykonawcę zostały wskazane w SIWZ Rozdział II Opis przedmiotu zamówienia i termin wykonania podrozdział I pkt 5. Pytanie nr 8: Która z firm, w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, powinna przedstawić i udokumentować wykaz wykonanych lub wykonywanych usług szkoleniowych zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ? Czy wystarczy, że jedna z firm (np. ustanowiona pełnomocnikiem do reprezentowania w postępowaniu i podpisania umowy) przedstawi referencje? Odpowiedź nr 8: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż zgodnie z SIWZ Rozdział IV Warunki udziału w postępowaniu, oferta oraz dokumenty wymagane od Wykonawcy podrozdział IV Zasady udziału w postępowaniu Wykonawców występujących wspólnie pkt 2 lit. c) wykaz wykonanych lub wykonywanych usług szkoleniowych zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ Wykonawcy przedstawiają wspólnie tzn. może je przedstawić tylko jeden Wykonawca lub wszyscy Wykonawcy wspólnie. Pytanie nr 9: Jakie szkolenia wchodzą w zakres coachingu lub mentoringu? Odpowiedź nr 9: W zakres coachingu lub mentoringu wchodzą wyłącznie szkolenia, z których nazwy wynika, iż obejmują coaching lub mentoring. Pytanie nr 10: Czy szkolenia dotyczące rozwoju umiejętności menedżerskich (zarządzania, przywództwa, train the trainers), zawierające elementy coachingu, będą przez Państwa rozpatrywane? Odpowiedź nr 10: W zakres coachingu lub mentoringu wchodzą wyłącznie szkolenia, z których nazwy wynika, iż obejmują coaching lub mentoring. Pytanie nr 11: Jak należy udokumentować należyte wykonanie usługi szkoleniowej? Odpowiedź nr 11: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż zgodnie z SIWZ Rozdział IV Warunki udziału w postępowaniu, oferta oraz dokumenty wymagane od Wykonawcy podrozdział III Wymagane dokumenty pkt 1.1. ppkt 3 Wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą wykaz wykonanych lub wykonywanych usług szkoleniowych z podaniem dat wykonania (dzień, miesiąc, rok), odbiorców i liczby przeszkolonych osób, na potwierdzenie warunku określonego w Rozdziale IV podrozdział I ustęp 2 punkt 1 SIWZ sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ oraz dokumenty potwierdzające, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (np. referencje).
Pytanie nr 12: Czy w ofercie można przedstawić zestawienie klientów (kontakty do konkretnych osób odpowiedzialnych za szkolenia), które mogą rekomendować należyte wykonanie usługi szkoleniowej? Odpowiedź nr 12: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż dokumenty potwierdzające należyte wykonanie lub wykonywanie usług szkoleniowych (np. referencje) powinny być wystawione na piśmie przez podmiot, na rzecz którego przedmiotowe usługi były lub są wykonywane. Pytanie nr 13: Czy można uzupełnić ofertę o dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usługi szkoleniowej (np. listy referencyjne) po terminie 21.12.2010? Odpowiedź nr 13: Pytanie nr 14: 3 dni szkolenia dla grupy (20 godzin) czy ten czas obejmuje przerwy obiadowe i kawowe? Odpowiedź nr 14: Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, iż podając w SIWZ 20 godzin miał na myśli 20 godz. Szkoleniowych (45 min.). W ciągu jednego dnia może odbyć się nie więcej niż 8 godzin szkoleniowych (45 minut). Pytanie nr 15: Jakie stanowiska zajmują uczestnicy szkoleń, czy są to managerowie? Odpowiedź nr 15: Grupy szkoleniowe są w trakcie tworzenia dlatego dookreślenie stanowisk zajmowanych przez uczestników szkoleń na obecnym etapie nie jest możliwe. Pytanie nr 16: Jakie jest doświadczenie uczestników szkoleń w coachingu i mentoringu? Odpowiedź nr 16: Uczestnicy szkoleń nie posiadają doświadczenia w coachingu i mentoringu. Pytanie nr 17: Czy uczestnicy szkoleń przechodzili wcześniej jakieś szkolenia z coachingu lub mentoringu?
Odpowiedź nr 17: Uczestnicy szkoleń nie przechodzili wcześniej szkoleń w zakresie coachingu i mentoringu. Pytanie nr 18: Czy uczestnicy szkoleń mają ten sam lub zbliżony zakres obowiązków? Odpowiedź nr 18: Grupy szkoleniowe są w trakcie tworzenia dlatego dookreślenie zakresu obowiązków uczestników szkoleń na obecnym etapie nie jest możliwe. Pytanie nr 19: Jak zatem będą dobierane grupy do szkoleń? Odpowiedź nr 19: Grupy będą dobierane regionalnie, w zależności od miejsca pracy. Pytanie nr 20: Jak często uczestnicy szkoleń wprowadzają nowych pracowników i uczą przystanowiskowo? Odpowiedź nr 20: Uczestnicy szkoleń w żadnym zakresie nie wprowadzają nowych pracowników i nie uczą przystanowiskowo. Pytanie nr 21: Jaki jest zakres szkoleń przystanowiskowych? Odpowiedź nr 21: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż wszystkie informacje dotyczące zakresu tematycznego szkoleń niezbędne do przygotowania oferty przez Wykonawcę zostały wskazane w SIWZ Rozdział II Opis przedmiotu zamówienia i termin wykonania podrozdział I pkt 5. Pytanie nr 22: Czy w organizacji obowiązuje procedura wzór procesu wprowadzania pracownika do organizacji? Odpowiedź nr 22: Procedura wzór procesu wprowadzania pracownika do organizacji jest obecnie w trakcie opracowywania przez Zamawiającego. Pytanie nr 23: Jeżeli w organizacji obowiązuje procedura wzór procesu wprowadzania pracownika do organizacji to czy zostaną udostępnione materiały na których będziemy pracować na szkoleniach?
Odpowiedź nr 23: Procedura wzór procesu wprowadzania pracownika do organizacji będzie mogła zostać udostępniona Wykonawcy, z którym zostanie podpisana umowa. Pytanie nr 24: Jeżeli w organizacji nie obowiązuje procedura wzór procesu wprowadzania pracownika do organizacji to czy zakres zamówienia obejmuje stworzenie i wypracowanie takich procedur i jak to miałoby się odbywać? Odpowiedź nr 24: Procedura wzór procesu wprowadzania pracownika do organizacji jest obecnie w trakcie opracowywania przez Zamawiającego. Pytanie nr 25: Czy w organizacji obowiązuje wzór programów szkoleń przystanowiskowych? Odpowiedź nr 25: Wzór programów szkoleń przystanowiskowych jest obecnie w trakcie tworzenia przez Zamawiającego. Pytanie nr 26: Jeżeli w organizacji obowiązuje wzór programów szkoleń przystanowiskowych to czy zostaną udostępnione materiały na których będziemy pracować na szkoleniach? Odpowiedź nr 26: Wzór programów szkoleń przystanowiskowych będzie mógł zostać udostępniony Wykonawcy, z którym zostanie podpisana umowa. Pytanie nr 27: Jeżeli w organizacji nie obowiązuje wzór programów szkoleń przystanowiskowych to czy zakres zamówienia obejmuje stworzenie i wypracowanie takich procedur i jak to miałoby się odbywać? Odpowiedź nr 27: Wzór programów szkoleń przystanowiskowych będzie mógł zostać udostępniony Wykonawcy, z którym zostanie podpisana umowa. Pytanie nr 28: Jeżeli w organizacji obowiązują procedury wprowadzania pracownika do organizacji oraz wzory programów szkoleń przystanowiskowych, to ile stron liczą te materiały i kto ponosi koszty ich drukowania, w jakim terminie przed szkoleniem zostaną udostępnione trenerom do zapoznania się? Odpowiedź nr 28: W chwili obecnej zarówno procedura wzór procesu wprowadzania pracownika do organizacji oraz wzory programów szkoleń przystanowiskowych są w trakcie opracowywania przez Zamawiającego, natomiast koszty ich drukowania poniesie Zamawiający. Przygotowane wzory procesu wprowadzania pracownika do organizacji oraz wzory programów szkoleń przystanowiskowych zostaną udostępnione Wykonawcy w terminie odpowiednim do zapoznania się.
Pytanie nr 29: Odnośnie załącznika nr 6 do SIWZ: jeżeli wykonawca dysponuje osobami do wykonania zamówienia trenerami na podstawie umowy o dzieło, czy wymagane jest ich pisemne zobowiązanie, czy wystarczy oświadczenie wykonawcy zgodnie z załącznikiem nr 3, bez załączania pisemnych zobowiązań tych podmiotów (trenerów)? Odpowiedź nr 29: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Wykonawca może polegać m.in. na osobach zdolnych do wykonania zamówienia, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami (w tym osobami) niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów (w tym osób) na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Pytanie nr 30: Odnośnie załącznika nr 5 do SIWZ, jaka forma potwierdzenia należytego wykonania usług jest wymagana, referencje, czy faktury? Odpowiedź nr 30: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż z dokumentów dołączonych przez Wykonawcę do oferty powinno wynikać, iż usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. Z dokumentu faktury nie wynika należyte wykonanie lub wykonywanie usługi. Pytanie nr 31: Rozumiem, że umowa wraz z załącznikami nie jest wymagana do złożenia w ofercie, a uzupełnienie umowy i jej załączników następuje dopiero po wyborze wykonawcy. Odpowiedź nr 31: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż wszystkie załączniki wymagane do złożenia w ofercie zostały wskazane w Rozdziale VI formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ. Zgodnie natomiast z Rozdziałem IV przedmiotowego formularza, na etapie składania ofert Wykonawca oświadcza wyłącznie, że zawarty w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia wzór umowy został przez Wykonawcę zaakceptowany i Wykonawca zobowiązuje się w przypadku wyboru jego oferty do zawarcia umowy na warunkach określonych we wzorze w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Pytanie nr 32: Odnośnie wartości zamówienia: podana kwota ponad 125 tys. euro dotyczy wynagrodzenia Wykonawcy czy też wartości realizacji całego projektu, łącznie z zakwaterowaniem i wyżywieniem uczestników?
Odpowiedź nr 32: Jednocześnie Zamawiający informuje, że wskazany w Rozdziale I podrozdział II SIWZ zapis: Wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 125.000 euro, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy określa wyłącznie, iż wartość przedmiotowego postępowania lub postępowań tożsamych, w zakres których wchodzi również przedmiotowe postępowanie, przekracza próg wyrażonej w złotych równowartości kwoty 125.000 euro, od którego konieczne jest np. przekazywanie ogłoszenia do publikacji Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, a nie zamieszczanie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Pytanie nr 33: Czy referencje osób, które świadczyły wcześniej usługi z zakresu coachingu lub mentoringu mogą zostać do Państwa przesłane w formie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez właściciela firmy, która staje do przetargu, czy też muszą być oryginały tychże pism? Odpowiedź nr 33: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż zgodnie z SIWZ Rozdział IV Warunki udziału w postępowaniu, oferta oraz dokumenty wymagane od Wykonawcy podrozdział V Forma dokumentów pkt 1 wymagane dokumenty (w tym np. referencje) powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. Pytanie nr 34: Czy inny pracodawca, który udostępnia Wykonawcy swojego pracownika do wykonania usług w ramach przetargu musi wyrazić na to zgodę? Jeśli tak to w jakiej formie? Odpowiedź nr 34: Jednocześnie Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Wykonawca może polegać m.in. na osobach zdolnych do wykonania zamówienia, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami (w tym osobami) niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów (w tym osób) na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Za Komisję Przetargową Przewodniczący