Nr postępowania: 12/2012 UMOWA Nr... Załącznik nr 1 Projekt umowy Zawarta w Warszawie w dniu.. pomiędzy: Filmoteką Narodową z siedzibą przy ul. Puławskiej 61, 00-975 Warszawa, NIP:, REGON:.. reprezentowaną przez:.. zwanym dalej Zamawiającym a..., NIP:, REGON:.. reprezentowanym przez:. zwanym dalej Wykonawcą została zawarta umowa następującej treści: Niniejsza umowa jest zawierana w wyniku udzielenia zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz dokonanego przez Zamawiającego w dniu...2012 r. wyboru oferty najkorzystniejszej w przetargu nieograniczonym. 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy, zwanej dalej Umową" jest zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie serwisu internetowego Kina Iluzjon Filmoteki Narodowej wraz z opracowaniem projektu identyfikacji wizualnej, projektu, kodowaniem programistycznym serwisu oraz panelem administracyjnym CMS (Content Management 1
System - System zarządzania treścią), zwanych w dalszej części Umowy dziełem" lub stroną. 2. Wykonawca zobowiązuje się do zrealizowania przedmiotu umowy określonego w ust.1 w 2 etapach: 1) etap 1 obejmujący stworzenie projektu oraz uruchomienie wersji podstawowej strony internetowej kina Iluzjon z dostępem do panelu CMS 2) etap 2 obejmujący stworzenie i optymalizację strony internetowej kina Iluzjon Filmoteki Narodowej. 3. Wykonawca wykona i opublikuje w pełni funkcjonalną i uzupełnioną stronę zaakceptowaną przez Zamawiającego w sieci Internet pod adresem www.iluzjon.fn.org.pl na serwerze Zamawiającego, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 listopada 2012 roku, a Zamawiający przekaże (dopuszczalna droga korespondencyjna: mail) Wykonawcy niezbędne dane dostępowe do serwera hostingowego. 4. Szczegółowe warunki i sposób wykonania przedmiotu umowy określa Specyfikacja, stanowiąca załącznik nr 1 do umowy, 5. Przedmiot umowy nie obejmuje wprowadzania i nadzorowania treści umieszczanych w serwisie internetowym za pomocą panelu administracyjnego CMS przez Wykonawcę. W związku z tym Wykonawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za treści oraz elementy graficzne umieszczane w serwisie. 6. Wykonawca oświadcza, że przekazany Zamawiającemu przedmiot umowy będzie wolny od wad prawnych, a Wykonawca będzie uprawniony do przeniesienia na Zamawiającego praw i udzielenia zezwoleń określonych w umowie. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady prawne dzieła, a w przypadku wystąpienia przeciwko Zamawiającemu z roszczeniami z tego tytułu zobowiązuje się do ich przejęcia i zaspokojenia. 2 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać i przekazać Zamawiającemu przedmiot umowy do odbioru w terminie do 30 listopada 2012, w tym :z podziałem na dwa etapy realizacji: 1) etap 1 określony w 1 ust.2 pkt 1 w terminie do dnia 22.10.2012 r. 2) etap 2 określony w 1 ust.2 pkt 2 w terminie do dnia 30.11.2012 r. 2. Strony wyznaczają koordynatorów odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg wykonania przedmiotu Umowy i właściwy przepływ informacji między stronami przy tworzeniu 2
dzieła (dalej odpowiednio jako "Koordynatorzy") w szczególności do podejmowania decyzji, udzielania stosownych informacji, wysyłania i odbierania zgłoszeń, poprawek, podpisywania protokołów zdawczo-odbiorczych: a) ze strony Zamawiającego: tel. fax: e-mail:. b) ze strony Wykonawcy: tel. fax: e-mail:. lub inne osoby wskazane pisemnie lub drogą korespondencyjną: mail 3 1. Wykonawca zobowiązany jest do dołożenia należytej staranności przy realizacji niniejszej umowy, a Zamawiający - do niezbędnego współdziałania przy jej wykonywaniu. 2. Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy na nośniku CD bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany w niniejszej Umowie adres mailowy tj..., niezbędne do wykonania dzieła: a) materiały do serwisu WWW (przykładowe zdjęcia, teksty itp.), dostęp do bazy ZEUS, systemu kasowego oraz dostęp do katalogu plików cyfrowych w dniu podpisania umowy, b) dane dostępowe do serwera hostingowego w terminie do dnia 30.11. 2012. 3. Wykonawca w trakcie realizacji przedmiotu umowy może poprosić pisemnie (dopuszczalna forma zgłoszenia: mail) Zamawiającego o przesłanie innych niż wymienione w ust. 1 materiałów do wykonania przedmiotu umowy, jeżeli okażą się niezbędne. Zamawiający zobowiązuje się do przesłania (dopuszczalna forma zgłoszenia: mail) tych materiałów w terminie 3 dni roboczych od powiadomienia. 4 1. Na etap 1, który obejmuje: Stworzenie projektu oraz uruchomienie wersji podstawowej strony internetowej kina Iluzjon składają się następujące zadania: a) przedstawienie przez Wykonawcę koncepcji architektury i mapy strony oraz jej projektu graficznego wraz z koncepcją rozwiązań technicznych, b) uwzględnienie i zaadaptowanie w projekcje wszystkich dodatkowych elementów graficznych dostarczonych przez Zamawiającego; nadanie funkcjonalności dodatkowym elementom graficznym zgodnie ze wskazówkami i oczekiwaniami 3
Zamawiającego, c) uruchomienie wersji beta strony, która zawierać będzie w wersji minimum: zaakceptowany layout, aktywną stronę główną, dane repertuarowe, podstawowe działy tekstowe, menu informacyjne, d) Wykonawca stworzy i umieści na zapewnionym przez siebie serwerze oraz przekaże Zamawiającemu do akceptacji testową wersję strony internetowej, przy czym testowa wersja strony musi uwzględniać zaakceptowane uprzednio projekty graficzne oraz wymagania i funkcjonalności wymagane i zaakceptowane przez Zamawiającego niezbędne do pracy nad rozbudową strony o kolejne elementy: integrację z systemem kasowym oraz systemem archiwizacji zbiorów ikonograficznych ZEUS. e) Wykonawca dostarczy i wdroży system zarządzania treścią do wersji uproszczonej strony dla Administratora/redaktora strony, wraz z instrukcją oraz systemem/polami uprawnień dla kolejnych redaktorów kolejno powstałych działów f) Wykonawca stworzy, umieści na zapewnionym przez siebie serwerze i udostępni Zamawiającemu do akceptacji testową wersję strony internetowej, przy czym testowa wersja strony musi uwzględniać zaakceptowane projekty graficzne oraz wymagania i funkcjonalności zaakceptowane przez Zamawiającego; 2. Zamawiający zaakceptuje bądź zgłosi ewentualne uwagi do testowej wersji strony internetowej lub jej poszczególnych elementów, przy czym Wykonawca w ciągu 2 dni uwzględni uwagi Zamawiającego. 3. Na etap 2, który obejmuje: Stworzenie i optymalizacja strony kina Iluzjon Filmoteki Narodowej,.składają się następujące zadania: a) zapewnienie w okresie optymalizacji tj. do 30 listopada 2012 roku testowej wersji strony w celu przeprowadzania koniecznych modyfikacji i poprawek w funkcjonowaniu i prezentacji strony. b) stworzenie filmowej bazy danych wraz z zasobami ikonograficznymi pobieranymi z systemu ZEUS w sposób bezawaryjny c) rozbudowa strony o kolejne elementy strony: system kasowy; bazę filmów wraz cyfrowymi zasobami ikonograficznymi, multimediami; dopracowanie i uruchomienie wszystkich modułów: galerie, albumu, foto-story, quizy, konkursy, mailingi, newslettery, integracje z portalami społecznościowymi, sklep on-line, itp. oraz integracja strony z innymi stronami Filmoteki Narodowej 4
d) sporządzenie oraz udostępnienie ukończonej wersji systemu zarządzania treścią CMS, który w sposób niezawodny i sprofilowany dla potrzeby użytkowników umożliwi elastyczną i wszechstronną pracę edytorską; zapewnienie możliwości zarządzania kontami użytkowników obsługujących CMS 5 1. W okresie wykonywania umowy Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, zobowiązuje się do uczestniczenia w spotkaniach organizowanych w siedzibie Zamawiającego co tydzień w celu zweryfikowania i udoskonalania strony. 2. Zamawiający przekaże Wykonawcy ewentualne uwagi dotyczące funkcjonowania strony, a Wykonawca, w ciągu 7 dni będzie zobowiązany do dokonania poprawek lub zmian. 6 1. Wykonawca zobowiązuje się do opracowania i przekazania Zamawiającemu podręcznika użytkownika witryny zawierającego opis funkcji panelu administracyjnego 2. Zamawiający przekaże wykonawcy wszystkie teksty merytoryczne najpóźniej w terminie do 15 października 2012 roku w celu ich wprowadzenia na stronę Zamawiającego. 7 1. Wykonawca przeprowadzi szkolenie 6 pracowników Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego, w wymiarze 3-5 godzin w terminie do dnia 30 listopada 2012 r. 8 1. Wykonawca w terminie 7 dni roboczych od daty przekazania dzieła zgodnie z 1 ust. 3 niniejszej umowy, sporządzi i przekaże także Zamawiającemu dokumentację techniczną strony w wersjach: papierowej i elektronicznej wykonanego dzieła obejmującą diagram bazy (tabele, połączenia), dokumentację użytkownika, dokumentację administratora (w szczególności użyte rozwiązania dot. synchronizacji i inne niezbędne instrukcje i dokumenty). 5
9 1. Wykonawca uruchomi w pełni funkcjonalną i kompletną stronę zaakceptowaną przez Zamawiającego w sieci Internet pod adresem www.iluzjon.fn.org.pl (oraz ewentualnymi subdomenami) na serwerze Zamawiającego, najpóźniej w terminie do 30 listopada 2012 roku. 2. Wykonawca zapewni prawidłową współpracę Strony z systemem kasowym kina oraz systemem archiwizacji materiałów ikonograficznych ZEUS 10 1. Po wykonaniu każdego z dwóch etapów zamówienia w terminach określonych w 2 ust.1 Wykonawca zobowiązany jest do zawiadomienia pisemnie lub mailowo Zamawiającego o gotowości do odbioru I etapu lub całości dzieła. 2. Zamawiający jest uprawniony do zgłoszenia Wykonawcy ewentualnych pisemnych poprawek, a Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić wszelkie poprawki lub niezbędne zmiany do części dzieła w ciągu 2 dni roboczych od daty ich zgłoszenia przez Zamawiającego. 3.. Odbiór etapu i całości dzieła nastąpi w formie protokołu zdawczo-odbiorczego. 11 1. Podpisanie przez Wykonawcę protokołu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 2 i 3 jest jednoznaczne z udzieleniem gwarancji na wykonane dzieło. 2. Okres udzielonej gwarancji wynosi.. miesięcy licząc od dnia ostatecznego obioru całości dzieła. 3. Udzielana gwarancja obejmuje: a) zgodność ze standardami (w3c oraz xhtml - np. poprawne wyświetlanie w najnowszych (zaktualizowanych) wersjach przeglądarek, a w szczególności Internet Explorer, FireFOX, Opera, Safari i innych), b) funkcjonalność zgodną ze specyfikacją stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, c) funkcjonalność panelu administracyjnego CMS zgodną ze specyfikacją stanowiącą 6
załącznik nr 1 do niniejszej Umowy. 4. W ramach wykonywania obowiązków gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego przystąpienia do usuwania wad lub usterek w działaniu serwisu kina Iluzjon w ciągu 8 godzin od powiadomienia zgłoszonego telefonicznie, e-mailem lub faxem., a w przypadku niewykonania obowiązków gwarancyjnych zastosowanie mają przepisy 14. 12 1. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 umowy, strony ustalają zgodnie z ofertą Wykonawcy na kwotę... zł netto powiększone o obowiązujący podatek VAT. 2. Wynagrodzenie obejmuje wszelkie koszty związane z wykonaniem zamówienia, a Wykonawca zapewnia, iż wykonanie przedmiotu Umowy nie będzie wiązało się z koniecznością poniesienia przez Zamawiającego dodatkowych kosztów nie ujętych w ofercie Wykonawcy, umożliwiających prawidłowe wykonanie dzieła. 3. Strony dopuszczają jedną płatność częściową po wykonaniu i odbiorze bez zastrzeżeń I etapu w wysokości 30 % wartości umowy. Potwierdzenie zaawansowania prac uprawniającego do wypłaty dokona Zamawiający. 4. Podstawą wystawienia faktury będzie podpisanie bez zastrzeżeń protokołu odbioru części lub całości dzieła. 5. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie prawidłowo wystawionych faktur VAT w terminie 30 dni od daty ich otrzymania przez Zamawiającego. 6. Cena ofertowa nie ulegnie zmianie w czasie obowiązywania umowy. 7. Jeżeli po zawarciu umowy ulegnie zmianie obowiązująca stawka podatku VAT, to wynagrodzenie umowne zostanie odpowiednio skorygowane przez strony umowy. Stawka podatku VAT, zostanie naliczona i zapłacona w kwotach należnych według przepisów prawa polskiego w sprawie VAT, obowiązujących na dzień wystawienia faktury przez Wykonawcę. 8. Wynagrodzenie za dzieło ustalone w 5 ust. 1 obejmuje zapłatę za: a) stworzenie i dostarczenie dzieła w uzgodnionej formie, zgodnie z 1 i 4, b) przeniesienie praw autorskich majątkowych oraz zezwolenie na używanie dzieła w zakresie określonym specyfikacją, c) przeniesienie wyłącznego prawa zezwalania na wykonywanie zależnych praw 7
autorskich majątkowych, d) udzielenie licencji na korzystanie z panelu administracyjnego CMS zgodnie z ust. 3 d) przeniesienie własności nośnika, na którym utrwalone jest dzieło, e) przekazanie kopii witryny na nośniku DVD wraz ze wszystkimi kodami 13 1. Z chwilą odbiory całości dzieła Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe oraz prawa zależne do dzieła (Projekt graficzny oraz serwis internetowy); stworzonego w ramach realizacji niniejszej Umowy a przeniesienie autorskich praw obejmuje korzystanie i rozporządzanie dziełem (projektem graficznym oraz serwisem internetowym, z wyłączeniem panelu CMS, do którego pozyskanie praw określa ust.3 ), w tym eksploatacji zasobów Zamawiającego z wykorzystaniem wykonanego dzieła na polach eksploatacji publicznego udostępniania w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, utrwalania i zwielokrotniania utworu każdą techniką, wytwarzanie w każdej technice egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową; publiczne, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, trwałego lub czasowego zwielokrotnienia programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; w zakresie, w którym dla wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania programu komputerowego niezbędne jest jego zwielokrotnienie, tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w programie komputerowym, oraz udziela zezwolenia na wykonywanie autorskich praw zależnych w zakresie modyfikacji lub opracowania przedmiotu umowy. 2. Przeniesione prawa autorskie zgodnie z ust. 1 nie są ograniczone czasowo ani terytorialnie. 3. Wykonawca udziela Zmawiającemu nieograniczonej w czasie licencji na korzystanie z panelu CMS na polach eksploatacji, na których wykorzystany będzie projekt graficzny i serwis internetowy zgodnie z ust. 1 oraz zobowiązuje się do nie wypowiadania udzielonej licencji w okresie eksploatacji przez Zamawiającego serwisu internetowego, będącego przedmiotem umowy nie krótszego niż 25 lat. 4. Przenosząc prawa autorskie do dzieła Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawo własności do nośnika, na którym dzieło zostało utrwalone. 8
14 1. W przypadku przekroczenia przez Wykonawcę terminu wykonania zamówienia, o którym mowa w 1 ust. 2, Zamawiający ma prawo żądania od Wykonawcy kary umownej w wysokości 0,25 % wartości umowy netto za każdy dzień przekroczenia tego terminu. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w całości lub w części w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy lub jej części z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca będzie zobowiązany do: a) zapłacenia Zamawiającemu kary umownej w wysokości 10% wartości umowy netto, a także b) do zwrotu pobranej części wynagrodzenia wraz z odsetkami ustawowymi od dnia zapłaty, chyba, że w przypadku wypowiedzenia umowy po jej częściowym wykonaniu Zamawiający odebrał bez zastrzeżeń zamkniętą część zamówienia, to Wykonawca może zatrzymać kwotę wynagrodzenia za tę część zamówienia. 4. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego kary umowne oraz potrącenia kar z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku opóźnienia w płatności przez Zamawiającego, Wykonawca jest uprawniony do dochodzenia odsetek ustawowych za każdy dzień opóźnienia powyżej terminu płatności określonego zgodnie z 12 ust. 5 od rzeczywiście zaległej płatności na rzecz Wykonawcy. 15 Wykonawca dzieła oświadcza, że uzyskane w związku z wykonaniem dzieła dane osobowe Zamawiającego będą przechowywane i przetwarzane w sposób zgodny z wymogami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych r. ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 ze zm). 9
16 1. Zamawiający przewiduje w ramach zawartej umowy zmiany dotyczące: - zmiany wynagrodzenia wykonawcy określonego w umowie w sprawie zamówienia publicznego z powodu zmiany ustawowej stawki podatku VAT. 2. Wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 17 1. W wymianie prowadzonej przez Strony korespondencji priorytetem jest forma elektroniczna, z zastrzeżeniem posługiwania się adresami mailowymi podanymi dla koordynatorów w 2 ust. 1 umowy. 2. Jeśli Strony zmienią adres i nie poinformują o tym siebie nawzajem w formie pisemnej, to wszelkie pisemne oświadczenia jednej Strony kierowane na ostatni pisemnie podany przez drugą Stronę adres traktuje się jako doręczone z datą złożenia pisma na poczcie (data stempla pocztowego). 3. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia umowy wymagają sporządzenia pisemnego aneksu do umowy pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Wszelkie kwestie nie objęte treścią niniejszej umowy, podlegają przepisom Kodeksu Cywilnego i ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 5. W przypadku zaistnienia sporu na tle wykonywania postanowień Umowy strony zobowiązują się do podjęcia negocjacji w celu rozwiązania sporu na drodze polubownej, a w przypadku braku rozwiązania spornych kwestii Strony podają niniejszą Umowę jurysdykcji sądu właściwego ze względu na miejsce siedziby Zamawiającego. 6. Oferta Wykonawcy stanowi załącznik nr. do umowy. 7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 10