REGULAMIN ORGANIZACYJNY DZIELNICOWEGO BIURA FINANSÓW OŚWIATY ŚRÓDMIEŚCIE

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 6/2009 Dyrektora Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Śródmieście m.st. Warszawy z dnia 22 czerwca 2009 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY DZIELNICOWEGO BIURA FINANSÓW OŚWIATY ŚRÓDMIEŚCIE m.st. WARSZAWY

2 Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty - Śródmieście zwane dalej Biurem działa na podstawie Uchwały Nr LXII/1799/2005 Rady Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 24 listopada 2005 r., zmieniającej uchwałę w sprawie utworzenia Miejskiego Biura Finansów Oświaty m. st. Warszawy oraz niektórych dzielnicowych biur finansów oświaty m. st. Warszawy, a także zmiany nazw i statutów niektórych jednostek obsługi ekonomiczno - administracyjnej szkół i placówek oświatowych (Dz. Urz. Woj. Mazowieckiego z dnia 8 grudnia 2005 r. Nr 268, poz. 8761) oraz na podstawie niniejszego Regulaminu. 2 Regulamin Organizacyjny Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Śródmieście m. st. Warszawy, zwany dalej Regulaminem określa: 1) zasady kierowania Biurem, 2) organizację wewnętrzną Biura, 3) zakresy działania wydziałów i samodzielnych stanowisk, 4) zasady zastępowania na stanowiskach kierowniczych, 5) zasady podpisywania pism Biuro jest jednostką budżetową miasta stołecznego Warszawy, utworzoną do obsługi finansowo - księgowej i administracyjnej szkół i placówek oświatowych funkcjonujących na obszarze Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, z wyłączeniem szkół i placówek oświatowych obsługiwanych w tym zakresie przez Miejskie Biuro Finansów Oświaty m.st. Warszawy. 2. Biuro może wykonywać inne zadania zlecone z zakresu obsługi finansowo - księgowej. 3. Wykaz obsługiwanych przez Biuro szkół i placówek oświatowych, zwanych dalej obsługiwanymi jednostkami, stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4. Siedzibą Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty - Śródmieście m. st. Warszawy jest Warszawa, ul. Żurawia 43. Rozdział II ZASADY KIEROWANIA BIUREM Biurem kieruje Dyrektor. 4 5 Dyrektor działa na podstawie pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta m. st. Warszawy. 2

3 6 Dyrektor wykonuje swoje zadania przy pomocy Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego, Zastępcy Głównego Księgowego i kierowników wydziałów Biuro jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (tj. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). 2. Obowiązki Biura jako pracodawcy oraz prawa i obowiązki pracowników Biura związane ze stosunkiem pracy określa Regulamin Pracy. 3. Szczegółowy zakres obowiązków pracowników Biura określa indywidualny opis stanowiska. 8 Do kompetencji Dyrektora należy w szczególności: 1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania Biura, 2) reprezentowanie Biura na zewnątrz, 3) współpraca z: a) Biurem Edukacji Urzędu m. st. Warszawy, b) Zarządem i Radą Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, w szczególności z Komisją Oświaty, c) komórkami organizacyjnymi Urzędu m. st. Warszawy - Dzielnicy Śródmieście, w szczególności z Wydziałem Oświaty i Wychowania oraz Wydziałem Budżetowo - Księgowym, d) innymi instytucjami i organizacjami, w celu zapewnienia prawidłowości i sprawności realizacji statutowych zadań Biura, 4) współdziałanie z dyrektorami obsługiwanych jednostek oraz sprawowanie kontroli w zakresie zasadności wydatkowania środków z ich planów finansowych, 5) składanie oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem m. st. Warszawy przekazanym Biuru do korzystania, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta m.st. Warszawy, 6) planowanie, wytyczanie kierunków działania i organizacji pracy Biura, 7) koordynowanie i nadzorowanie zadań realizowanych przez Biuro, 8) planowanie i dysponowanie środkami określonymi w dzielnicowym załączniku do budżetu miasta stołecznego Warszawy w dziale 801 i 854, w tym przygotowanie corocznego planu finansowego Biura, 9) nadzorowanie i koordynowanie pracy wydziałów i samodzielnych stanowisk Biura, 10) wydawanie zarządzeń, decyzji, poleceń służbowych i innych wewnętrznych aktów normatywnych, 11) zatrudnianie, zwalnianie i ocena pracowników, 12) przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków. 3

4 9 Do zadań Zastępcy Dyrektora należy w szczególności: 1) koordynowanie i nadzorowanie pracy Wydziału Planowania i Analiz, samodzielnego wieloosobowego stanowiska do spraw administracyjnych oraz samodzielnego stanowiska do spraw organizacyjnych, 2) nadzorowanie sporządzania budżetu dla obsługiwanych jednostek i Biura w ramach dzielnicowego załącznika do uchwały budżetowej m.st. Warszawy w zakresie zadań oświatowych, 3) nadzór nad opracowywaniem planu jednostkowego dochodów i wydatków Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty - Śródmieście m.st. Warszawy oraz dokonywaniem zmian, 4) nadzór nad przygotowywaniem wniosków o dofinansowanie projektów dotyczących zmian w planach zbiorczych i jednostkowych oraz wprowadzanie zmian budżetowych na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy oraz zarządzeń Prezydenta m.st. Warszawy, 5) nadzór nad zapewnieniem sprawnej organizacji pracy i skuteczności działania Biura, 6) nadzorowanie działań w zakresie prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych, 7) akceptowanie dokumentów finansowych do realizacji, 8) określanie zakresu obowiązków i odpowiedzialności Kierownika Wydziału Planowania i Analiz, samodzielnego wieloosobowego stanowiska do spraw administracyjnych oraz samodzielnego stanowiska do spraw organizacyjnych. 9) wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora, 10) udział w szkoleniach wewnętrznych (m.in. w zakresie bhp i ppoż.) oraz doskonalenie własnych kwalifikacji, 11) zastępowanie Dyrektora podczas nieobecności w ramach jego uprawnień, Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Głównego Księgowego określa art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 104 ze zm.). 2. Główny Księgowy jest odpowiedzialny za prowadzenie gospodarki finansowej Biura oraz obsługiwanych jednostek. 3. Główny Księgowy swoje zadania wykonuje przy pomocy Zastępcy Głównego Księgowego oraz kierowników podległych wydziałów. 4. Główny Księgowy koordynuje i nadzoruje pracę Wydziału Rozliczeń, Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych, Wydziału Księgowości. 5. Główny Księgowy określa zakres obowiązków i odpowiedzialności Zastępcy Głównego Księgowego oraz kierowników podległych wydziałów. 11 Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności: 1) wykonywanie zadań z zakresu gospodarki finansowej Biura zgodnie z rocznym planem finansowym i obowiązującymi przepisami w tym; ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), 4

5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz ze zm.), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2007 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 234, poz. 1721), 2) nadzorowanie i kontrola całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanej przez wydziały, 3) przygotowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych w zakresie prowadzenia rachunkowości w tym zakładowego planu kont, instrukcji kasowej, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, 4) występowanie do Dyrektora z wnioskiem o przeprowadzanie kontroli określonych zagadnień, które nie należą do kompetencji Głównego Księgowego, 5) sporządzanie bilansu zbiorczego w oparciu o bilanse jednostkowe, 6) wykonywanie dyspozycji środkami budżetowymi i pozabudżetowymi Biura oraz obsługiwanych jednostek, 7) ocena prawidłowości umów pod względem finansowym, kontrasygnata umów, 8) kontrola wszystkich dokumentów finansowych pod względem formalnym i rachunkowym w ramach kontroli wewnętrznej, 9) wykonywanie innych zadań w zakresie księgowości i finansów zleconych przez Dyrektora. 10) udział w szkoleniach wewnętrznych (m.in. w zakresie bhp i ppoż.) oraz doskonalenie własnych kwalifikacji. 12 Dyrektor określa zakres obowiązków i odpowiedzialności Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego oraz pracowników na stanowiskach samodzielnych. Rozdział III ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA BIURA Komórkami organizacyjnymi Biura są wydziały i samodzielne stanowiska pracy. 2. W skład Biura wchodzą następujące wydziały: - Wydział Planowania i Analiz, - Wydział Rozliczeń, - Wydział Płac i Ubezpieczeń Społecznych, - Wydział Księgowości. 3. W skład Biura wchodzą samodzielne stanowiska pracy: 1) podlegające bezpośrednio Dyrektorowi: - wieloosobowe stanowisko do spraw informatyki, - zespół radców prawnych, - wieloosobowe stanowisko do spraw kadr i spraw socjalnych, 5

6 - samodzielne stanowisko do spraw kontroli, - wieloosobowe stanowisko do spraw kancelarii i sekretariatu, 2) podlegające Zastępcy Dyrektora: - wieloosobowe stanowisko do spraw administracyjnych, - samodzielne stanowisko do spraw organizacyjnych. 4. Do samodzielnych stanowisk pracy wymienionych w ust. 3 stosuje się odpowiednio postanowienia Regulaminu dotyczące kierowników wydziałów. 5. Schemat organizacyjny Biura stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu Wydziałami kierują kierownicy na zasadzie jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności za prawidłową i terminową realizację zadań należących do właściwości komórki organizacyjnej. 2. Kierownicy wydziałów odpowiadają przed Dyrektorem, a także przed bezpośrednio nadzorującym pracę danego wydziału Zastępcą Dyrektora lub Głównym Księgowym za realizację zadań wydziałów. 3. Kierownicy wydziałów: 1) organizują i nadzorują pracę podległych pracowników, 2) dokonują stałych i okresowych ocen pracowników, 3) przekazują odpowiednio Zastępcy Dyrektora lub Głównemu Księgowemu informacje na temat realizacji zadań należących do zakresu działania wydziału, 4) wykonują inne zlecone przez Dyrektora, Zastępcę Dyrektora, Głównego Księgowego lub Zastępcę Głównego Księgowego zadania. 4. Do samodzielnych stanowisk pracy wymienionych w 13 ust. 3 stosuje się odpowiednio postanowienia Regulaminu dotyczące kierowników wydziałów. 15 Określa się następujące symbole kancelaryjne komórek organizacyjnych Biura przy znakowaniu spraw i pism: Dyrektor - DNB Zastępca Dyrektora - DZB Główny Księgowy - GKB Zastępca Głównego Księgowego - ZGK Wydział Planowania i Analiz - WPA Wydział Rozliczeń - WRO Wydział Płac i Ubezpieczeń Społecznych - WPU Wydział Księgowości - WKG Zespół radców prawnych - ZRP Samodzielne wieloosobowe stanowisko do spraw informatyki - GSI Samodzielne wieloosobowe stanowisko do spraw kadr i spraw socjalnych - SKS Samodzielne wieloosobowe stanowisko do spraw administracyjnych - SSA Samodzielne stanowisko do spraw organizacyjnych - SSO Samodzielne stanowisko do spraw kontroli - SSK Samodzielne wieloosobowe stanowisko do spraw kancelarii i sekretariatu - SSS 6

7 Rozdział IV SZCZEGÓŁOWE ZAKRESY DZIAŁANIA WYDZIAŁÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK 16 Do zadań Zastępcy Głównego Księgowego należy w szczególności: 1) dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, w sposób zapewniający: a) wykonywanie wtórnej kontroli legalności dokumentów przedkładanych do księgowania przez obsługiwane jednostki i Biuro w powiązaniu z ich planami finansowymi, zasadami gospodarności i celowości, b) przeciwdziałanie przypadkom naruszenia przepisów o dyscyplinie finansów publicznych, c) właściwe zarządzanie mieniem obsługiwanych jednostek i Biura, 2) bieżący nadzór nad kontrolą dyscypliny budżetowej w obsługiwanych jednostkach i Biurze w zakresie realizowanego budżetu oraz środków pozabudżetowych, 3) bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi Biura w zakresie zadań wydziałów. 4) wspomaganie Głównego Księgowego w sprawowaniu nadzoru nad bieżącym rzetelnym prowadzeniem księgowości, 5) sporządzanie okresowych analiz, w sposób umożliwiający przygotowanie i przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych i finansowych, 6) nadzorowanie księgowania zasileń dla obsługiwanych jednostek i Biura, 7) kontrolowanie rozliczeń bezgotówkowych obsługiwanych jednostek i Biura, zatwierdzanie ich do wypłaty zgodnie z ustawą o rachunkowości i prawem budżetowym, 8) prowadzenie szkoleń wewnętrznych dla pracowników wydziałów, 9) wykonywanie innych prac zleconych przez Głównego Księgowego i Dyrektora, 10) udział w szkoleniach wewnętrznych (m.in. w zakresie bhp i ppoż.) oraz doskonalenie własnych kwalifikacji, 11) zastępowanie Głównego Księgowego podczas nieobecności w ramach jego uprawnień. 17 Do zakresu działania Wydziału Planowania i Analiz należy w szczególności: 1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzenia projektu dzielnicowego załącznika do uchwały budżetowej m.st. Warszawy w zakresie zadań oświatowych, 2) opracowywanie na wniosek dyrektorów obsługiwanych jednostek projektów planów finansowych oraz ich zmian, 3) opracowywanie planu jednostkowego dochodów i wydatków Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Dzielnicy Śródmieście oraz dokonywanie zmian, 4) przeprowadzanie bieżących i okresowych analiz wykonania planów finansowych dochodów i wydatków budżetowych oraz rachunku dochodów własnych, 5) przygotowywanie wniosków o dofinansowanie, projektów uchwał dotyczących zmian w planach zbiorczych i jednostkowych oraz wprowadzanie zmian budżetowych na podstawie uchwał Rady m. st. Warszawy oraz zarządzeń Prezydenta m.st. Warszawy, 6) sporządzanie sprawozdań finansowych, 7) bieżąca współpraca z komórkami wewnętrznymi Biura w zakresie zadań wydziału, 7

8 8) prowadzenie okresowych instruktaży i szkoleń w stosunku do pracowników wydziału oraz pracowników obsługiwanych jednostek, w zakresie zadań wydziału. 18 Do zakresu działania Wydziału Rozliczeń należy w szczególności: 1) przyjmowanie dokumentów finansowych, ich rozliczanie na obsługiwane jednostki, do wysokości zatwierdzonych na dany rok planów wydatków budżetowych i rachunków dochodów własnych, 2) kontrola kompletności, rzetelności i prawidłowości dostarczanych dokumentów, 3) bieżąca kontrola dyscypliny budżetowej w obsługiwanych jednostkach w zakresie realizowanego budżetu oraz środków pozabudżetowych, 4) comiesięczne uzgadnianie realizacji wydatków z zapisami księgowymi, 5) sporządzanie zestawień z realizacji wydatków do celów analitycznych, 6) prowadzenie rejestrów VAT - sprzedaży oraz zakupu, 7) wystawianie faktur, rachunków, not księgowych, 8) prowadzenie kasy Biura zgodnie z przepisami o rachunkowości: a) podejmowanie i odprowadzanie gotówki do banku, b) dokonywanie wypłat dla wszystkich obsługiwanych jednostek i Biura, c) sporządzanie raportów kasowych oddzielnie dla każdej obsługiwanej jednostki w zakresie: wydatków budżetowych, dochodów własnych, funduszu socjalnego, funduszy strukturalnych, 9) zabezpieczenie środków finansowych na realizację wydatków - przygotowywanie comiesięcznych harmonogramów zasileń, 10) obsługa finansowa kasy zapomogowo - pożyczkowej w zakresie udzielanych pożyczek, 11) prowadzenie obsługi rachunków bankowych obsługiwanych jednostek oraz Biura, 12) bieżąca współpraca z komórkami wewnętrznymi Biura w zakresie zadań wydziału, 13) prowadzenie okresowych instruktaży i szkoleń w stosunku do pracowników wydziału oraz pracowników obsługiwanych jednostek, w zakresie zadań wydziału. 19 Do zakresu działania Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych należy w szczególności: 1) organizowanie wypłat wynagrodzeń i innych należności dla pracowników zatrudnionych w Biurze oraz obsługiwanych jednostkach, w szczególności umów zleceń, świadczeń socjalnych, potrąceń na rzecz urzędów skarbowych, ZUS, ubezpieczycieli, związków zawodowych, PKZP, komorników (zajęcia sądowe), 2) ewidencjonowanie danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniach, 3) rozliczanie zwolnień lekarskich oraz naliczanie zasiłków z ubezpieczenia społecznego w terminach przyjętych do wypłaty (zasiłek macierzyński, wychowawczy, rehabilitacyjny, inne), 4) przekazywanie do ZUS raportów miesięcznych dla wszystkich pracowników zatrudnionych w Biurze i obsługiwanych jednostkach, 5) sporządzanie informacji rocznej o uzyskanych dochodach (PIT-11) dla wszystkich pracowników i dla urzędów skarbowych, 6) sporządzanie rocznej informacji PIT-4R o przekazanych do urzędów skarbowych podatkach od osób fizycznych, 8

9 7) sporządzanie i przekazywanie miesięcznych informacji o potrąceniach składek na ubezpieczenia społeczne zgodnie z obowiązującymi przepisami, 8) wyliczenie wynagrodzenia do rent i emerytur oraz sporządzenie zaświadczeń ZUS Rp - 7 dla zatrudnionych lub zwolnionych pracowników z obsługiwanych jednostek i Biura, 9) obsługa PFRON, 10) przygotowywanie danych do sprawozdań i analiz w zakresie realizacji budżetu, 11) opracowywanie harmonogramów zapotrzebowań na środki finansowe, 12) bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi Biura w zakresie zadań wydziału, 13) prowadzenie okresowych instruktaży i szkoleń w stosunku do pracowników wydziału oraz pracowników obsługiwanych jednostek, w zakresie zadań wydziału. 20 Do zakresu działania Wydziału Księgowości należy w szczególności: 1) prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym, zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości dla Biura oraz obsługiwanych jednostek, w tym: dekretacja i księgowanie dowodów księgowych dotyczących budżetu, rachunku dochodów własnych, zgodnie z obowiązującymi zasadami obiegu dokumentów księgowych, zakładowym planem kont, zasadami prowadzenia gospodarki majątkowej, 2) analizowanie kont rozrachunkowych, zgodności naliczeń i innych obciążeń z wpłatami na poszczególne konta bankowe, 3) kontrola wykonania budżetu każdej obsługiwanej jednostki i Biura, 4) prowadzenie ewidencji księgowej środków trwałych (wraz z naliczeniami umorzeń) oraz przedmiotów nietrwałych i wyposażenia, 5) koordynacja czynności inwentaryzacyjnych składników majątkowych w obsługiwanych jednostkach i Biurze w zakresie uzgodnień księgowych, 6) przygotowywanie danych do sprawozdawczości miesięcznej i rocznej zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym bilansów jednostkowych i zbiorczego, 7) prowadzenie obsługi finansowo - księgowej funduszu socjalnego, 8) prowadzenie obsługi finansowo - księgowej rachunku dochodów własnych, 9) obsługa finansowo - księgowa kasy zapomogowo pożyczkowej, 10) bieżąca współpraca z komórkami wewnętrznymi Biura w zakresie zadań wydziału, 11) prowadzenie okresowych instruktaży i szkoleń w stosunku do pracowników wydziału oraz pracowników obsługiwanych placówek w zakresie zadań wydziału. 21 Do zakresu działania samodzielnego wieloosobowego stanowiska do spraw informatyki należy w szczególności: 1) obsługa informatyczna i teleinformatyczna Biura, 2) wdrażanie, instalacja, administrowanie oraz zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych, 3) administrowanie wewnętrzną siecią komputerową oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania łączy teleinformatycznych, 4) zarządzanie systemem informatycznym, w którym są przetwarzane dane osobowe, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa określonych w ustawie 9

10 o ochronie danych osobowych, współpraca w tym zakresie z Lokalnym Administratorem Systemów Informatycznych, 5) zapewnienie sprawnego funkcjonowania sprzętu komputerowego w Biurze oraz bieżące wsparcie techniczne dla jego użytkowników, 6) realizacja polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych ze szczególnym uwzględnieniem archiwizacji zgromadzonych danych, bezpiecznego styku z Internetem, ochrony antywirusowej danych, 7) aktualizacja informacji zawartych na stronie internetowej Biura po uzyskaniu akceptacji wprowadzonych zmian przez Dyrektora, 8) bieżąca współpraca z komórkami wewnętrznymi Biura w zakresie prowadzonych zadań. 22 Do zakresu działania zespołu radców prawnych należy w szczególności: 1) obsługa prawna Biura oraz nadzór nad stosowaniem prawa, w tym: a) opiniowanie pod względem formalno - prawnym i redakcyjnym projektów wewnętrznych aktów normatywnych, projektów uchwał dotyczących zadań realizowanych przez Biuro kierowanych do podjęcia przez Radę lub Zarząd Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy, b) opiniowanie pod względem formalno prawnym i redakcyjnym projektów umów i porozumień oraz innych oświadczeń woli Biura, c) udzielanie pracownikom Biura porad prawnych w zakresie objętym działalnością Biura, a także udzielania wyjaśnień w zakresie stosowania prawa, d) wydawanie opinii prawnych w sprawach budzących wątpliwości prawne, e) wykonywanie zastępstwa procesowego Biura przed sądami powszechnymi i Sądem Najwyższym, f) informowanie komórek organizacyjnych Biura oraz obsługiwanych jednostek o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym działalnością Biura, 2) obsługa prawna obsługiwanych jednostek przede wszystkim w zakresie: a) zawierania, zmiany i rozwiązywania umów i porozumień, b) stosowania prawa pracy i Karty Nauczyciela, c) udzielania porad prawnych dyrektorom obsługiwanych jednostek w sprawach należących do ich zakresu działania, 3) obsługa prawna pracowniczej kasy zapomogowo pożyczkowej. 23 Do zakresu działania samodzielnego stanowiska do spraw kontroli należy w szczególności: 1) prowadzenie wewnętrznej kontroli dokumentów finansowo - księgowych, 2) przygotowanie rocznego planu kontroli wewnętrznej oraz sporządzanie sprawozdań lub protokołów z przeprowadzonych kontroli, 3) przygotowywanie, w uzgodnieniu z Dyrektorem, Zastępcą Dyrektora i Głównym Księgowym, wewnętrznych zaleceń pokontrolnych, 4) przeprowadzanie kontroli sprawdzających realizację zaleceń pokontrolnych, 5) prowadzenie ewidencji przeprowadzonych kontroli, 6) udział w realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych przez zewnętrzne jednostki kontrolujące, 10

11 7) udział w kontrolach wspólnych przeprowadzanych w obsługiwanych jednostkach, 8) archiwizacja dokumentacji z zakresu wykonywanych zadań, 9) wykonywanie zadań doradczych, w szczególności prowadzenie szkoleń, udzielanie porad oraz opracowywanie wewnętrznych procedur finansowych. 24 Do zakresu działania samodzielnego wieloosobowego stanowiska do spraw kadr i spraw socjalnych należy w szczególności: 1) przygotowywanie dokumentów dotyczących nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy z pracownikami Biura, zmian w zakresie umów o pracę oraz nagradzania i karania, 2) nadzór nad przestrzeganiem porządku i dyscypliny pracy w Biurze, 3) opracowywanie informacji kadrowych - danych o charakterze ewidencyjnym i sprawozdawczym, odzwierciedlających stan zatrudnienia, 4) prowadzenie spraw związanych z badaniami profilaktycznymi w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami Biura (wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie), 5) wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych dla pracowników Biura i prowadzenie ich rejestru, 6) prowadzenie wykazu szkoleń bhp, badań lekarskich i kart obiegowych, 7) sporządzanie planu urlopów wypoczynkowych pracowników Biura oraz nadzór nad ich realizacją, 8) przygotowywanie danych do projektu planu wynagrodzeń dla pracowników Biura oraz współpraca w tym zakresie z Wydziałem Planowania i Analiz, 9) bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi Biura w zakresie prowadzonych zadań, 10) realizacja zadań związanych z rekrutacją, doskonaleniem zawodowym i służbą przygotowawczą w Biurze, 11) obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Biura i scentralizowanego, w tym: a) przyjmowanie składanych wniosków do rozpatrzenia, b) sprawdzanie wniosków pod względem formalnym, c) przygotowanie dokumentacji wraz z rozliczaniem świadczeń scentralizowanego funduszu na posiedzenia Komisji Socjalnej d) udział w posiedzeniach Komisji (protokołowanie posiedzeń), 12) prowadzenie rejestrów świadczeń socjalnych, 13) przygotowywanie projektów zmian do regulaminów funduszu świadczeń socjalnych, 14) przygotowywanie umów pożyczkowych, 15) prowadzenie ewidencji analitycznej pożyczek mieszkaniowych, 16) przygotowywanie danych do opracowania rocznego projektu wydatków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz rozliczanie świadczeń, przyznanych w ramach Funduszu. 25 Do zakresu działania samodzielnego wieloosobowego stanowiska do spraw kancelarii i sekretariatu należy w szczególności: 1) prowadzenie Kancelarii Biura oraz Sekretariatu Dyrektora, w tym: a) prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w Biurze, 11

12 b) przekazywanie korespondencji zgodnie z dekretacją, c) rozprowadzanie prasy, d) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy, e) prowadzenie zbiorów dzienników ustaw, monitorów polskich, f) obsługa narad, konferencji i spotkań organizowanych przez Dyrektora, 2) prowadzenie książki kontroli oraz rejestru skarg i wniosków, 3) prowadzenie rejestru zarządzeń oraz decyzji Dyrektora, 4) bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi Biura w zakresie zadań samodzielnego wieloosobowego stanowiska do spraw kancelarii i sekretariatu. 26 Do zakresu działania samodzielnego wieloosobowego stanowiska do spraw administracyjnych należy w szczególności: 1) zapewnienie materialno technicznych warunków pracy Biura, w tym: a) konserwacja urządzeń biurowych, prowadzenie drobnych czynności z zakresu obsługi technicznej Biura, b) zaopatrywanie Biura w artykuły i materiały biurowe, eksploatacyjne i inne oraz ich wydawanie, c) zamawianie, ewidencjonowanie i rozprowadzanie pieczęci służbowych, d) powielanie materiałów na potrzeby Biura, e) nadzór nad zapewnieniem właściwej ochrony pomieszczeń przekazanych Biuru do korzystania, f) zapewnienie właściwej informacji wizualnej Biura, w szczególności oznakowania siedziby i pomieszczeń, 2) realizacja wyjazdów samochodami służbowymi na potrzeby Biura i obsługiwanych jednostek oraz prowadzenie ich ewidencji, 3) terminowe dokonywanie przeglądów technicznych samochodów służbowych oraz ich ubezpieczanie, 4) codzienny odbiór i dostarczanie do sekretariatu Biura korespondencji z kancelarii Urzędu Dzielnicy Śródmieście, wysyłanie korespondencji i innych przesyłek drogą pocztową, 5) prowadzenie ewidencji majątku Biura: ilościowej, ilościowo wartościowej, cechowanie sprzętu, 6) prowadzenie ewidencji imiennej pobranego wyposażenia do użytkowania przez pracowników, 7) bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi Biura w zakresie zadań samodzielnego wieloosobowego stanowiska do spraw organizacyjnych. 27 Do zakresu działania samodzielnego stanowiska do spraw organizacyjnych należy w szczególności: 1) prowadzenie spraw z zakresu organizacji i funkcjonowania Biura, w tym: 12

13 a) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących organizacji i funkcjonowania Biura oraz nadzór nad ich przestrzeganiem, b) przygotowywanie porozumień i umów zawieranych przez Biuro, prowadzenie ich ewidencji, uzyskiwanie kontrasygnaty Głównego Księgowego, c) wykonywanie zadań i czynności administratora bezpieczeństwa informacji, d) prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień dla pracowników Biura. 2) prowadzenie czynności organizacyjno - technicznych, związanych z udzielaniem zamówień publicznych na rzecz Biura, 3) koordynowanie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej Biura, 4) bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi Biura w zakresie zadań samodzielnego stanowiska do spraw organizacyjnych. 28 Do zadań wspólnych wydziałów i samodzielnych stanowisk należą: 1) planowanie i organizowanie pracy, 2) przygotowywanie materiałów, sprawozdań, projektów zarządzeń, decyzji, umów, porozumień i innych dokumentów z zakresu działania danej komórki organizacyjnej, 3) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Biura i obsługiwanymi jednostkami w zakresie spraw należących do właściwości danej komórki organizacyjnej, 4) prowadzenie instruktażu w stosunku do pracowników obsługiwanych jednostek, 5) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej, organizowanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej, 6) przestrzeganie zasad wynikających z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych, 7) terminowe i zgodne z przepisami prawa oraz interesem klientów załatwianie spraw w zakresie właściwości komórki organizacyjnej Biura, 8) przestrzeganie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, 9) przygotowywanie i przekazywanie prowadzonej w komórkach organizacyjnych dokumentacji do archiwum, 10) przestrzeganie obowiązujących w Biurze procedur oraz zarządzeń, decyzji Dyrektora, instrukcji oraz regulaminów, 11) realizacja porozumień i umów zawartych z obsługiwanymi jednostkami w zakresie obsługi finansowej i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Rozdział V ZASADY ZASTĘPOWANIA NA STANOWISKACH KIEROWNICZYCH W czasie nieobecności osoby pełniącej kierownicze stanowisko zastępuje ją pracownik wyznaczony w sposób określony w Zastępca jest upoważniony do wszelkich czynności leżących w kompetencji zastępowanego z wyjątkiem czynności, do wykonywania których osobie zastępowanej udzielone zostało imienne upoważnienie lub pełnomocnictwo. 13

14 30 1. W przypadku jednoczesnej nieobecności Dyrektora i jego Zastępcy zastępuje ich Główny Księgowy. 2. Przepisy 32 stosuje się odpowiednio. Dyrektora Biura zastępuje Zastępca Dyrektora Głównego Księgowego zastępuje Zastępca Głównego Księgowego. 2. W przypadku jednoczesnej nieobecności Głównego Księgowego i jego zastępcy zastępuje ich wyznaczony przez Dyrektora kierownik wydziału. 33 Kierownika wydziału zastępuje zastępca kierownika, a w razie nieutworzenia stanowiska zastępcy kierownika wyznaczony przez kierownika pracownik wydziału, po uzgodnieniu z Zastępcą Dyrektora lub Głównym Księgowym. 1. Do podpisu przez Dyrektora zastrzeżone są: Rozdział VI ZASADY PODPISYWANIA PISM 34 1) zarządzenia, decyzje i inne wewnętrzne akty normatywne oraz umowy, porozumienia i inne oświadczenia woli, 2) pisma adresowane do Zarządu i Rady Dzielnicy, Prezydenta m.st. Warszawy, organów kontroli zewnętrznej, związków zawodowych, organizacji społecznych i pozarządowych, 3) odpowiedzi na wystąpienia, wnioski i interpelacje kierowane przez radnych i komisje Rady Dzielnicy Śródmieście oraz Rady Miasta Stołecznego Warszawy, 4) pisma dotyczące spraw kadrowych oraz budżetu Biura, 5) wnioski o nadanie odznaczeń państwowych, 6) pisma i dokumenty zastrzeżone do podpisu Dyrektora w odrębnym trybie. 2. Dyrektor może upoważnić innych pracowników do podpisywania pism w jego imieniu w ściśle określonych przypadkach, na podstawie udzielonego w formie pisemnej pełnomocnictwa. 3. Projekty pism i dokumenty przedstawiane do podpisu Dyrektora parafuje pracownik merytoryczny, który opracował projekt lub kierownik komórki organizacyjnej oraz akceptuje odpowiednio Zastępca Dyrektora lub Główny Księgowy. 14

15 35 1. W razie nieobecności Dyrektora pisma i dokumenty podpisuje Zastępca Dyrektora lub inna upoważniona osoba. 2. Zastępca Dyrektora: a) podpisuje wszystkie dokumenty nie zastrzeżone do wyłącznej właściwości Dyrektora, w tym korespondencję oraz dokumenty organizacyjne dotyczące prowadzonych spraw, b) akceptuje korespondencję. 36 Główny Księgowy podpisuje we własnym imieniu: 1) projekty planów finansowych Biura oraz obsługiwanych jednostek, 2) informacje i analizy z zakresu realizacji budżetu, środków pozabudżetowych i funduszy strukturalnych, 3) sprawozdania budżetowe w zakresie dochodów i wydatków budżetowych, pozabudżetowych Biura oraz obsługiwanych jednostek, 4) projekty wewnętrznych aktów normatywnych regulujących gospodarkę finansową Biura, 5) zapotrzebowania na środki finansowe. 37 Kierownicy wydziałów podpisują we własnym imieniu: 1) bieżącą korespondencję kierowaną do obsługiwanych jednostek oraz interesantów o charakterze informacyjnym lub wyjaśniającym, 2) pisma w przypadkach wymagających złożenia dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów w zakresie prowadzonych spraw, 3) materiały informacyjne, analityczne i oceniające z zakresu działania wydziału, 4) dokumenty regulujące wewnętrzną pracę wydziału. 38 Dokumenty powodujące skutki finansowe, po uprzednim potwierdzeniu przez komórkę merytoryczną parafowane są przez Głównego Księgowego Przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego i materiałowego, jak również inne dokumenty o charakterze rozliczeniowym, stanowiące podstawę do otrzymania i wydatkowania środków pieniężnych Biura i obsługiwanych jednostek podpisują: Dyrektor, Zastępca Dyrektora, Główny Księgowy lub osoby upoważnione przez Dyrektora. 2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych określa Regulamin Kontroli Wewnętrznej wraz z Instrukcją Obiegu i Kontroli Dowodów Finansowo - Księgowych. 15

16 40 Szczegółowy tryb postępowania z dokumentacją służbową jej obieg, rejestrację, przechowywanie oraz archiwizowanie określa Instrukcja Kancelaryjna. Rozdział VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE 41 Kierownicy wydziałów są obowiązani zapoznać pracowników z postanowieniami Regulaminu i dostosować organizację wewnętrzną wydziałów, podział zadań oraz zakresy czynności pracowników do ustaleń Regulaminu oraz przedstawić propozycje szczegółowych zadań wydziałów w terminie 30 dni od wejścia w życie niniejszego Regulaminu. Do zmiany niniejszego Regulaminu stosuje się tryb przewidziany dla jego wprowadzenia