REGULAMIN ORGANIZACYJNY POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W TORUNIU

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały nr 117/2012 Zarządu Powiatu Toruńskiego z dnia 25 kwietnia 2012 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W TORUNIU ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin organizacyjny określa zakres zadań, organizację i strukturę oraz zasady funkcjonowania i kierowania Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Toruniu zwanego dalej Centrum. 2 Siedzibę Centrum oraz teren działania określa Statut. 1. Do zakresu działania Centrum należy wykonywanie zadań wymienionych w Statucie, niniejszym Regulaminie oraz innych obowiązujących aktach prawnych. 2. Centrum prowadzi obsługę administracyjno finansową powołanego przez Starostę Toruńskiego, na podstawie odrębnych przepisów, Powiatowego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności Przy realizacji swych zadań Centrum współpracuje z organami administracji rządowej i samorządowej, organizacjami społecznymi, kościołami i związkami wyznaniowymi, fundacjami, stowarzyszeniami, pracodawcami oraz osobami prawnymi i fizycznymi. 2. Centrum może zlecić podmiotom, o których mowa w ust. 1, realizację swych zadań w trybie i na zasadach ustalonych przez Radę Powiatu Toruńskiego. ROZDZIAŁ II ZASADY WYKONYWANIA FUNKCJI KIEROWNICZYCH, KOORDYNATORÓW ZESPOŁÓW ORAZ OSÓB KIERUJĄCYCH ZESPOŁAMI 4 1. Centrum kieruje Dyrektor zatrudniany przez Zarząd Powiatu Toruńskiego, przy pomocy Zastępcy Dyrektora i Głównego Księgowego.

2 2. Dyrektor Centrum wydaje z upoważnienia Starosty Toruńskiego decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości powiatu toruńskiego. 3. Dyrektor Centrum jest służbowym przełożonym wszystkich pracowników Centrum. 4. Dyrektor Centrum odpowiedzialny jest za zapewnienie pracownikom należytych warunków pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania przepisów przeciwpożarowych. 5. Dyrektor kieruje Centrum i jest odpowiedzialny za realizację zadań Centrum określonych w Statucie oraz niniejszym Regulaminem, a zwłaszcza za: 1) określenie i wdrożenie odpowiedniej struktury organizacyjnej Centrum oraz ustalenie form i metod jego pracy, 2) określenie zadań, kompetencji i odpowiedzialności ich pracowników, 3) tworzenie warunków do realizacji zadań Centrum, 4) zapewnienie skutecznej kontroli realizowanych zadań oraz przestrzegania przepisów prawa, 5) realizację polityki kadrowej i podział zadań, 7) współpracę z podmiotami, o których mowa w 3, 8) prawidłowe funkcjonowanie komórek organizacyjnych działających w Centrum oraz innych jednostek nad którymi Centrum sprawuje nadzór i kontrolę, 9) nadzór nad prawidłowym, zgodnym z prawem i terminowym wykonywaniem zadań przez poszczególnych pracowników. 6. Ponadto Dyrektor : a) planuje i dysponuje środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację zadań Centrum, b) składa właściwym organom powiatu sprawozdania z działalności Centrum, c) przedstawia coroczne sprawozdania z efektów pracy organizatora rodzinnej pieczy zastępczej. 7. Do zakresu kompetencji zastrzeżonych wyłącznie dla Dyrektora należy: 1) reprezentowanie Centrum na zewnątrz, 2) wydawanie zarządzeń wewnętrznych, 3) nawiązywanie i rozwiązywanie stosunków pracy z pracownikami Centrum, 4) zawieranie przez Centrum umów cywilnoprawnych i ich podpisywanie. 8. W czasie nieobecności Dyrektora Centrum jego obowiązki i kompetencje przejmuje Zastępca Dyrektora, a w przypadku jego nieobecności inny wyznaczony przez Dyrektora, w formie pisemnej, pracownik. Zastępstwo w sprawach kadrowych ogranicza się do dokonywania czynności z zakresu organizacji pracy w stosunku do pracowników zatrudnionych w Centrum. 9. Do obowiązków Zastępcy Dyrektora należy: 1) współudział w organizowaniu funkcjonowania Centrum, 2) koordynowanie pracy Zespołu ds. Działań na Rzecz Osób Niepełnosprawnych oraz Uchodźców i Zespołu ds. Programów Celowych i Projektów, 3) organizowanie współpracy z organizacjami pozarządowymi, 4) realizacja innych zadań zleconych przez Dyrektora, 5) zastępowanie Dyrektora w realizacji obowiązków w okresie jego nieobecności. 10. Do zadań Głównego Księgowego należy: 1) opracowywanie rocznych planów finansowych Centrum, 2) opracowywanie zmian budżetu Centrum,

3 3) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, 4) wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi, 5) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 6) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, 7) systematyczne informowanie Dyrektora Centrum o sytuacji finansowej jednostki oraz o przypadkach ujawnienia w trakcie kontroli nieprawidłowości w dokumentacji lub jej obiegu, 8) bieżąca kontrola aktualności uregulowań wewnętrznych dotyczących spraw finansowych i prowadzenia rachunkowości w Centrum oraz aktualizowanie ich i przygotowywanie projektów stosownych zarządzeń. 11. Do obowiązków osób kierujących zespołem oraz koordynatorów zespołów należy: 1) koordynowanie działań należących do kompetencji zespołu, 2) zapewnienie sprawnego i prawidłowego funkcjonowania zespołu, 3) uzgadnianie z Dyrektorem zadań wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy i nadzór nad prawidłowym, terminowym i zgodnym z prawem ich wykonywaniem, 4) dbanie o właściwy podział pracy pomiędzy stanowiskami pracy i przedkładanie Dyrektorowi propozycji zmian w tym zakresie, 5) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy oraz przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych i informacji niejawnych, 6) podpisywanie lub parafowanie korespondencji wychodzącej, zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami, 7) inicjowanie działań skutkujących usprawnieniem lub konieczną zmianą pracy koordynowanego zespołu. ROZDZIAŁ III ZADANIA WSPÓLNE KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH 5 1. W Centrum istnieją następujące Zespoły, które przy znakowaniu spraw używają poniższych symboli: 1) Zespół ds. Administracji, Kadr i Archiwizacji (AD) 2) Zespół Ekonomiczno - Finansowy (EF) 3) Zespół ds. Działań na Rzecz Osób Niepełnosprawnych, oraz Uchodźców (ND) 4) Zespół ds. Pieczy Zastępczej, Świadczeń i Pomocy Specjalistycznej (DS.) 5) Zespół ds. Programów Celowych i Projektów (PC) 2. W ramach Zespołu ds. Administracji, Kadr i Archiwizacji funkcjonują samodzielne stanowiska pracy, nadzorowane bezpośrednio przez Dyrektora. 3. W ramach Zespołu ds. Działań na Rzecz Osób Niepełnosprawnych oraz Uchodźców i Zespołu ds. Programów Celowych i Projektów funkcjonują

4 samodzielne stanowiska pracy, nadzorowane bezpośrednio przez zastępcę dyrektora. 4. Pracą Zespołu Ekonomiczno- Finansowego kieruje Główny Księgowy, który jest bezpośrednim przełożonym pozostałych pracowników Zespołu. 5. Pracą Zespołu ds. Pieczy Zastępczej, Świadczeń i Pomocy Specjalistycznej koordynuje wyznaczony przez Dyrektora koordynator, który ponosi odpowiedzialność w tym zakresie przed Dyrektorem. Koordynator nie jest przełożonym służbowym pozostałych pracowników Zespołu. Do wspólnych zadań Zespołów i samodzielnych stanowisk pracy należy: 6 1) wykonywanie zadań przypisanych przepisami prawa do Centrum, 2) realizacja zadań wynikających z zarządzeń i poleceń Dyrektora, 3) współdziałanie z Głównym Księgowym przy planowaniu wydatków Centrum, 4) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie decyzji w indywidualnych sprawach oraz wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, 5) usprawnianie organizacji, metod i form pracy w Centrum, 6) wykonywanie zadań wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych, 7) współpraca między zespołami i stanowiskami pracy, 8) współpraca z właściwymi jednostkami powiatu w zakresie realizowanych zadań, 9) współpraca z instytucjami i urzędami zajmującymi się opieką nad dzieckiem i rodziną, 10) współpraca z organizacjami pozarządowymi zajmującymi się zadaniami z zakresu pomocy społecznej, 11) przygotowywanie informacji i dokumentacji dla Dyrektora Centrum wynikających z wykonywania zadań publicznych w celu udostępnienia ich obywatelom, 12) przygotowywanie, aktualizowanie i przekazywanie informacji pracownikowi zajmującemu się prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z wymogami ustawy o dostępie informacji publicznej. 1. W celu zapewnienia jednolitego tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony ich przed zniszczeniem lub utratą, wszystkie komórki organizacyjne stosują instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję archiwalną obowiązującą w Centrum. 2. W korespondencji obowiązują oznaczenia podane w 5 ust ROZDZIAŁ IV PODSTAWOWE ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH 8 Zespół ds. Administracji, Kadr i Archiwizacji Do zadań Zespołu ds. Administracji, Kadr i Archiwizacji (AD) należy w szczególności:

5 1) prowadzenie spraw dot. zamówień publicznych, 2) ubezpieczenie mienia znajdującego się w Centrum, 3) organizowanie zaopatrzenia w sprzęt komputerowy, urządzenia i sprzęty techniczne oraz biurowe, 4) organizowanie doskonalenia zawodowego pracowników Centrum oraz szkoleń i doskonalenia kadry pomocy społecznej z terenu powiatu, 5) koordynowanie działań związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w Centrum, opracowywanie niezbędnej dokumentacji i sprawozdawczości w tym zakresie, 6) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej, 7) prowadzenie spraw dot. dostępu do informacji publicznej, ochrony danych osobowych, administrowanie pocztą elektroniczną Centrum i systemem informatycznym, 8) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Centrum, 9) prowadzenie spraw dot. bezpieczeństwa i higieny pracy, 10) prowadzenie spraw dot. badań wstępnych i okresowych pracowników, 11) prowadzenie archiwum Centrum, 12) zakup literatury fachowej, czasopism, programów komputerowych, wyposażenia Centrum, 13) prowadzenie spraw dot. zakupu materiałów biurowych, pieczęci urzędowych, pieczątek pracowniczych, 14) prowadzenie ewidencji wartościowo ilościowej środków trwałych i przedmiotów nietrwałych, 15) prowadzenie sekretariatu Centrum, 16) przyjmowanie skarg i wniosków, umawianie interesantów z Dyrektorem, 17) konserwacja sprzętu i wyposażenia Centrum, 18) utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach Centrum, 19) obsługa administracyjna Powiatowego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności. 9 Zespół Ekonomiczno - Finansowy Do zadań Zespołu Ekonomiczno Finansowego (EF) należy w szczególności: 1) planowanie środków finansowych na realizację zadań Centrum, w tym przygotowywanie projektu planu finansowego na dany rok budżetowy, 2) wypłata świadczeń realizowanych przez Centrum, 3) naliczanie i wypłata wynagrodzeń pracownikom Centrum oraz prowadzenie dokumentacji świadczeń z ubezpieczenia społecznego, 4) ewidencjonowanie, rozliczanie i kontrolowanie operacji finansowych Centrum, 5) windykacja należności, w tym przygotowywanie dokumentacji do egzekucji administracyjnej, 6) sporządzanie sprawozdań z wykonania planu finansowego, 7) prowadzenie obsługi finansowo księgowej Centrum zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, 8) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości i obsługi księgowo finansowej Centrum, 9) przygotowywanie zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji w Centrum, a także nadzorowanie prawidłowości jej przeprowadzania,

6 10) obsługa finansowa zadań z zakresu ustawy o rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych, 11) prowadzenie kontroli wewnętrznej w Centrum w zakresie prawidłowości wydatkowania środków, 12) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, 13) współpraca z Wydziałem Finansowym Starostwa Powiatowego w Toruniu, 14) prowadzenie obsługi finansowej Powiatowego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności. 10 Zespół ds. Działań na Rzecz Osób Niepełnosprawnych oraz Uchodźców Do zadań Zespołu ds. Działań na Rzecz Osób Niepełnosprawnych, oraz Uchodźców, (ND) należy w szczególności: 1) opracowywanie i realizacja powiatowego programu działań na rzecz osób niepełnosprawnych, po uprzednich konsultacjach z właściwymi podmiotami i jednostkami, 2) podejmowanie działań zmierzających do ograniczenia skutków niepełnosprawności, 3) opracowywanie i prezentowanie planów i informacji z prowadzonej działalności, 4) współpraca z organizacjami pozarządowymi działającymi na rzecz osób niepełnosprawnych, 5) obsługa organizacyjna Powiatowej Społecznej Rady do Spraw Osób Niepełnosprawnych, 6) prowadzenie zgodnie z ustalonymi procedurami spraw związanych z dofinansowaniem do: a) uczestnictwa osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych, b) imprez sportowych, kulturalnych, turystycznych i rekreacyjnych osób niepełnosprawnych, c) zaopatrzenia w sprzęt rehabilitacyjny, przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze, d) likwidacji barier architektonicznych, technicznych i w komunikowanie się, e) rehabilitacji dzieci i młodzieży, 7) realizacja zadań z zakresu rehabilitacji osób niepełnosprawnych zleconych przez PFRON, 8) sporządzanie okresowych sprawozdań z zakresu wykonywanych zadań, 9) prowadzenie kontroli wydatkowania udzielonego dofinansowania oraz sposobu realizacji zawieranych umów, 10) przygotowywanie wniosków o uruchomienie środków na dofinansowanie z PFRON określonego zadania, 11) przygotowywanie projektów uchwał organów powiatu dot. środków PFRON, 12) prowadzenie poradnictwa dla osób niepełnosprawnych na temat ulg, uprawnień, przepisów prawnych z zakresu rehabilitacji społecznej oraz możliwości dofinansowań potrzeb osób niepełnosprawnych z programów celowych, 13) inicjowanie i prowadzenie akcji informacyjnych na rzecz promowania działań aktywizujących osoby niepełnosprawne, 14) wspierania organizowania na terenie powiatu grup samopomocowych dla rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych,

7 15) przyjmowanie wniosków z ośrodków pomocy społecznej dotyczących umieszczenia osoby w domu pomocy społecznej, 16) udzielanie pomocy cudzoziemcom ze statusem uchodźcy, 17) sporządzanie decyzji administracyjnych o umieszczeniu osoby w domu pomocy społecznej, 18) prowadzenie rejestru osób oczekujących na umieszczenie w domu pomocy społecznej, 19) sporządzanie decyzji administracyjnych o odpłatności za pobyt w domu pomocy społecznej dla osób przyjętych przed 1 stycznia 2004 r., 20) sporządzanie comiesięcznej informacji o mieszkańcach powiatowych domów pomocy społecznej, 21) sporządzanie decyzji administracyjnych w przypadku zgonu mieszkańca domu pomocy społecznej, 22) współpraca z domami pomocy społecznej usytuowanych na terenie powiatu i poza powiatem, 23) realizacja zadań w ramach programów dotyczących osób niepełnosprawnych, do których przystąpił powiat toruński. 11 Zespół ds. Pieczy Zastępczej, Świadczeń i Pomocy Specjalistycznej Do zadań Zespołu ds. Pieczy Zastępczej, Świadczeń i Pomocy Specjalistycznej (DS) należy w szczególności: 1) opracowywanie powiatowych programów dotyczących rozwoju pieczy zastępczej, zawierających między innymi coroczny limit rodzin zastępczych zawodowych, 2) organizowanie wsparcia osobom usamodzielnianym wychowankom rodzinnej pieczy zastępczej, przez wspieranie procesu usamodzielniania, 3) tworzenie warunków do powstawania i działania rodzin zastępczych, rodzinnych domów dziecka i rodzin pomocowych, prowadzenie naboru kandydatów do pełnienia tych funkcji, 4) kwalifikowanie osób kandydujących do pełnienia funkcji rodziny zastępczej lub prowadzenia rodzinnego domu dziecka oraz wystawianie zaświadczeń kwalifikacyjnych zawierających potwierdzenie ukończenia szkolenia, opinii o spełnieniu warunków i ocenę predyspozycji do sprawowania pieczy zastępczej, 5) organizowanie szkoleń dla rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka, rodzin pomocowych, dyrektorów placówek opiekuńczo wychowawczych typu rodzinnego oraz kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej lub pełnienia funkcji dyrektora placówki opiekuńczo wychowawczej typu rodzinnego, 6) organizowanie wsparcia dla rodzinnej pieczy zastępczej, w szczególności przez tworzenie warunków do powstawania: a) grup wsparcia, b) specjalistycznego poradnictwa, 7) prowadzenie rejestru osób zakwalifikowanych do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, rodziny zastępczej niezawodowej lub do prowadzenia rodzinnego domu dziecka,

8 8) prowadzenie rejestru osób pełniących funkcję rodziny zastępczej zawodowej lub rodziny zastępczej niezawodowej oraz prowadzących rodzinny dom dziecka, 9) prowadzenie rejestru dzieci umieszczonych w rodzinach zastępczych zawodowych, niezawodowych, rodzinnych domach dziecka oraz innej instytucjonalnej formie pieczy zastępczej, 10) kompletowanie we współpracy z właściwym ośrodkiem pomocy społecznej dokumentacji związanej z przygotowaniem dziecka do umieszczenia w pieczy zastępczej, 11) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do wytoczenia powództwa o zasądzenie świadczeń alimentacyjnych na rzecz dziecka umieszczonego w rodzinnej pieczy zastępczej, 12) współpraca z Sądem i informowanie Sądu o całokształcie sytuacji osobistej dziecka umieszczonego w pieczy zastępczej, 13) współpraca z ośrodkiem pomocy społecznej, a w szczególności z asystentem rodziny pracującym z rodziną, której dziecko umieszczone zostało w rodzinnej pieczy zastępczej, 14) organizowanie dla rodzin zastępczych oraz prowadzących rodzinne domy dziecka pomocy wolontariuszy, 15) dokonywanie okresowej oceny sytuacji dzieci przebywających w rodzinnej pieczy zastępczej, 16) przygotowywanie corocznego sprawozdania z efektów pracy zespołu i poszczególnych stanowisk przedkładanych organom powiaty, 17) zgłaszanie do ośrodków adopcyjnych informacji o dzieciach z uregulowaną sytuacją prawną, w celu poszukiwania dla nich rodzin przysposabiających, 18) organizowanie opieki nad dzieckiem, w przypadku gdy rodzina zastępcza lub prowadzący rodzinny dom dziecka okresowo nie może sprawować opieki, w szczególności z powodów zdrowotnych lub losowych albo zaplanowanego wypoczynku, 19) udzielanie pomocy rodzinom zastępczym i prowadzącym rodzinny dom dziecka w realizacji zadań wynikających z pieczy zastępczej, 20) przygotowywanie, we współpracy z asystentem rodziny i odpowiednio z rodziną zastępczą lub prowadzącym rodzinny dom dziecka, planu pomocy dziecku, 21) pomoc rodzinom zastępczym oraz prowadzącym rodzinny dom dziecka w nawiązaniu wzajemnego kontaktu, 22) przygotowanie rodziny zastępczej lub prowadzącego rodzinny dom dziecka na przyjęcie dziecka do pieczy zastępczej, 23) opiniowanie przedłużenia okresu pobytu dziecka w rodzinie zastępczej zawodowej pełniącej funkcję pogotowia rodzinnego, 24) opiniowanie na wniosek Starosty czasowego sprawowania pieczy zastępczej przez rodzinę zastępczą oraz prowadzącego rodzinny dom dziecka nad dzieckiem poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, 25) dokonywanie oceny rodzin zastępczych i prowadzących rodzinny dom dziecka, 26) sporządzanie oceny sytuacji dziecka oraz opinii dotyczącej zasadności dalszego pobytu dziecka w pieczy zastępczej, 27) sporządzanie sprawozdawczości z zakresu prowadzonych spraw, 28) współdziałanie z organizacjami pozarządowymi działającymi w obszarze pieczy zastępczej, 29) przygotowywanie projektów uchwał organów powiatu dotyczących rodzinnej pieczy zastępczej,

9 30) sporządzanie umów o pełnienie funkcji rodziny zastępczej zawodowej i rodzinnego domu dziecka, 31) sporządzanie umów w sprawie zatrudniania osób do pomocy przy sprawowaniu opieki nad dziećmi i przy pracach gospodarskich, 32) sporządzanie umów dla rodzin pomocowych, 33) prowadzenie dokumentacji rodzin zastępczych i osób prowadzących rodzinne domy dziecka oraz pełnoletnich wychowanków rodzin zastępczych i placówek opiekuńczo wychowawczych, 34) przyjmowanie wniosków, prowadzenie postępowania i sporządzanie decyzji administracyjnych w sprawie świadczeń: a) na pokrycie kosztów utrzymania dziecka, b) dotyczących zwiększenia kosztów utrzymania dziecka niepełnosprawnego, c) dotyczących wypoczynku letniego poza miejscem zamieszkania dziecka w wieku 6 18 lat, d) na pokrycie niezbędnych wydatków związanych z potrzebami przyjmowanego dziecka do rodziny, e) na pokrycie wydatków związanych z wystąpieniem zdarzeń losowych, f) na utrzymanie lokalu mieszkalnego dla rodzin zawodowych i rodzinnych domów dziecka, g) na pokrycie kosztów związanych z przeprowadzeniem niezbędnego remontu lokalu mieszkalnego dla rodzin zastępczych i rodzinnych domów dziecka, h) dla pełnoletnich wychowanków pieczy zastępczej zgodnie z przepisami, 35) przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawie odpłatności lub osób dysponujących dochodem dziecka za pobyt dzieci w pieczy zastępczej, umarzania z całości lub w części łącznie z odsetkami, odraczania terminu płatności, rozłożenia na raty lub odstępowania od opłaty, 36) sporządzanie decyzji administracyjnych zmieniających oraz zobowiązujących do zwrotu należności pobranych świadczeń, 37) ustalanie sytuacji osobistej, dochodowej i majątkowej pełnoletnich wychowanków, niezbędnej do przyznania świadczenia, 38) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych celem ustalenia uprawnień do świadczeń dla osób usamodzielnianych, którym pomoc przyznana była na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, 39) sporządzanie list wypłat świadczeń pieniężnych dla osób uprawnionych, 40) prowadzenie postępowań w sprawie ustalenia sytuacji bytowo finansowej osób zobowiązanych do odpłatności za pobyt dziecka w pieczy zastępczej, 41) prowadzenie dokumentacji dotyczącej kosztów pobytu dzieci umieszczonych w pieczy zastępczej na terenie innego powiatu, 42) bieżąca analiza dochodów i wydatków dotycząca dzieci pochodzących spoza terenu powiatu toruńskiego oraz dzieci z terenu powiatu toruńskiego przebywających na terenie innych powiatów, 43) angażowanie środków do zespołu Ekonomiczno Finansowego, 44) sporządzanie sprawozdawczości z zakresu zadań Zespołu, 45) współpraca z Zespołem Ekonomiczno Finansowym w zakresie realizacji wypłat, odpłatności oraz nienależnie pobranych świadczeń, 46) prowadzenie dokumentacji związanej ze współfinansowaniem pobytu dzieci w pieczy zastępczej przez gminy, 47) opracowanie dokumentacji konkursowej i projektów umów dotyczących zlecenia zadania z zakresu pieczy zastępczej i pomocy społecznej, w tym kierowanie konkursu do ogłoszenia zgodnie z obowiązującymi przepisami,

10 48) kontrola merytoryczna zadań zleconych z zakresu pieczy zastępczej realizowanych na podstawie umowy, 49) sporządzanie projektów porozumień z lokalnymi samorządami właściwymi ze względu na zamieszkanie dziecka przed umieszczeniem w pieczy zastępczej, w sprawie rozliczenia wydatków za pobyt dziecka w pieczy, 50) analiza skutków finansowych zawartych porozumień, 51) sporządzanie rocznych sprawozdań z realizacji umów i porozumień, przedstawienie Dyrektorowi Centrum propozycji i wniosków w tym zakresie, 52) współpraca z Wydziałem Finansowym Starostwa Powiatowego w zakresie rozliczania dotacji dotyczących umów i porozumień, 53) udzielanie pomocy psychologicznej, pedagogicznej i prawnej osobom i rodzinom doznającym przemocy oraz wszystkim poszkodowanym w wyniku zdarzeń traumatycznych, a także będących w kryzysie psychospołecznym oraz organizowanie grup wsparcia i samopomocy dla tych osób, 54) upowszechnianie i popularyzowanie wiedzy na temat kryzysów i sposobów radzenia sobie z nimi, 55) gromadzenie i aktualizowanie informacji o instytucjach i placówkach, organizacjach, programach i innych inicjatywach, która umożliwiają przezwyciężenie trudnych sytuacji życiowych, 56) pomoc w organizowaniu tymczasowego schronienia osobom zagrożonym, które zmuszone są do opuszczenia własnych domów, 57) podejmowanie działań interwencyjnych polegających na zaangażowaniu odpowiednich służb i instytucji tj. np. ośrodków pomocy społecznej, policji, sądu, prokuratury, 58) sporządzanie sprawozdań z realizowanych zadań, 59) stała współpraca z podmiotami i instytucjami zajmującymi się ustawowo lub statutowo interwencją kryzysową, 60) kontrola realizacji zadania zleconego z zakresu chronienia i wsparcia specjalistycznego dla ofiar przemocy, 61) opracowanie i realizacja powiatowego programu przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz ochrony ofiar przemocy w rodzinie. 12 Zespół ds. Programów Celowych i Projektów Do zadań Zespołu ds. Programów Celowych i Projektów (PC) należy w szczególności: 1) pozyskiwanie informacji na temat programów i funduszy europejskich i przekazywanie pozostałym zespołom informacji o możliwościach udziału w programach, projektach i dofinansowania poszczególnych działań, 2) przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektów oraz dokumentacji niezbędnej do podpisania umów o ich dofinansowanie, 3) przygotowywanie projektów aktów normatywnych organów powiatu niezbędnych dla zatwierdzenia i realizacji projektów, 4) realizacja projektów zgodnie z zapisami wniosków o dofinansowanie oraz prowadzenie pełnej dokumentacji realizowanych działań, 5) organizowanie stałych spotkań Zespołów Projektowych, 6) monitoring i ewaluacja realizowanych projektów, 7) koordynacja działań beneficjentów projektów,

11 8) prowadzenie dokumentacji dotyczącej udziału w programach celowych i projektach europejskich, w tym ewidencji składanych wniosków o ich dofinansowanie, 9) sporządzanie sprawozdań dotyczących realizowanych zadań Rozdział V DZIAŁALNOŚĆ KONTROLNA Celem kontroli zarządczej w Centrum jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. Rozdział VI TRYB ZAŁATWIANIA SPRAW, PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW 14 Pracownicy Centrum zobowiązani są do załatwiania spraw zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie postępowania administracyjnego, w innych przepisach i zgodnie z procedurami wewnętrznymi przyjętymi przez Centrum Dyrektor Centrum przyjmuje w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach urzędowania. Jeżeli wtorek jest dniem wolnym od pracy interesanci przyjmowani będą w kolejny dzień roboczy. 2. W przypadku nieobecności Dyrektora w pracy w czasie określonym w pkt. 1 interesanci przyjmowani są przez Zastępcę Dyrektora. 3. Osoby kierujące zespołem i koordynatorzy zespołów przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach urzędowania Centrum. 4. Informacja o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków umieszczona jest w widocznym miejscu w siedzibie Centrum oraz na stronie BIP Centrum. 16 W przypadku, gdy skarga lub wniosek wnoszone są ustnie, z przyjęcia obywatela w ramach skarg i wniosków sporządza się protokół zawierający: 1) datę przyjęcia, 2) imię, nazwisko, adres składającego, 3) zwięzłe określenie sprawy, 4) imię, nazwisko i stanowisko przyjmującego, 5) podpis składającego.

12 17 Przyjmowanie, rozpatrywanie i rejestrowanie skarg i wniosków koordynuje Zespół ds. Administracji, Kadr i Archiwizacji, który: 1) czuwa nad terminowym rozpatrzeniem skarg i wniosków oraz udzieleniem odpowiedzi, 2) udziela obywatelom zgłaszającym się w sprawach skarg i wniosków niezbędnych informacji o toku załatwienia sprawy, kieruje obywatela do właściwej komórki organizacyjnej lub organizuje przyjęcie zgłaszającego przez Dyrektora, 3) prowadzi kontrolę przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg i wniosków w komórkach organizacyjnych Centrum, 4) opracowuje okresowe analizy rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, 5) prowadzi rejestr skarg i wniosków Odpowiedzi merytoryczne na skargi i wnioski składane lub adresowane do Dyrektora Centrum przygotowuje Zespół ds. Administracji, kadr i archiwizacji, po uzyskaniu odpowiedzi właściwej komórki. 2. Pozostałe skargi i wnioski rozpatrują właściwe komórki organizacyjne Centrum w ramach swej właściwości rzeczowej. 3. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Dyrektor Centrum lub upoważniona przez Dyrektora osoba. Rozdział VII ZASADY PODPISYWANIA PISM Do podpisu Dyrektora Centrum zastrzeżone są: 1) pisma w sprawach należących do jego właściwości nie powierzone innym pracownikom, 2) decyzje kadrowe dotyczące pracowników Centrum, 3) decyzje administracyjne wydawane w imieniu Starosty, 4) umowy cywilnoprawne i porozumienia, podejmowanie innych czynności i decyzji podpisywanych na podstawie stosownego upoważnienia Zarządu Powiatu lub Starosty, 5) pisma kierowane do: a) organów władzy rządowych i samorządowych, b) odpowiedzi na wystąpienie NIK i Prokuratury, c) wojewodów, d) sejmików samorządowych, marszałków województwa, zarządów województw, e) starostów, zarządów powiatów, prezydentów miast, wójtów. 2. W czasie nieobecności Dyrektora dokumenty określone w ust. 1 pkt 5 podpisuje osoba zastępująca Dyrektora. 3. Dyrektor Centrum może upoważnić inne osoby do podpisywania pism w sprawach określonych w ust. 1 pkt 5 4. Pisma przedstawione do podpisu Dyrektorowi powinny być uprzednio parafowane na kopii przez pracownika opracowującego.

13 5. Projekty aktów prawnych, umów, porozumień, decyzji oraz inne istotne dokumenty, w szczególności pociągające za sobą skutki finansowe powinny być parafowane przez radcę prawnego. 6. Potwierdzenie za zgodność z oryginałem kopii dokumentów wytworzonych w Centrum lub kopii dokumentów złożonych w Centrum w oryginale wykonywane jest przez pracowników Centrum upoważnionych przez Dyrektora do dokonania takich czynności. Rozdział VIII ZASADY UDZIELANIA INFORMACJI PRZEDSTAWICIELOM PRASY, RADIA I TELEWIZJI Informacji o działalności Centrum udziela Dyrektor lub upoważniony przez niego pracownik. 2. Obsługa informacyjna środków społecznego przekazu odbywa się zgodnie z ustawą Prawo prasowe. 3. Wszelkie materiały prasowe i inne dokumenty opracowane w związku z kontaktami z mediami są gromadzone i przechowywane przez wyznaczonego pracownika. Rozdział IX POSTANOWIENIA KOŃCOWE Strukturę organizacyjną Centrum określa schemat stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu. 2. Do spraw nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają obowiązujące przepisy. 22 W razie konieczności załatwienia sprawy nie przypisanej w Regulaminie do kompetencji żadnej komórki organizacyjnej, Dyrektor w drodze zarządzenia decyduje, która komórka będzie załatwiać dany rodzaj sprawy do czasu odpowiedniej zmiany Regulaminu. 23 Zmiany Regulaminu następują w sposób przyjęty dla jego uchwalenia.