Wytyczne do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej

Transkrypt

1 Wytyczne do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka maj 2016

2 Wytyczne do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej I. Czynności organizacyjne 1. Instruktor planujący organizację formy wypoczynku HALiZ zobowiązany jest zgłosić odpowiednio wcześniej chęć organizacji wypoczynku do Komendy Chorągwi. 2. Zgłoszenie planowania organizacji wypoczynku HALiZ dokonuje się za pośrednictwem elektronicznego formularza zgłoszeniowego udostępnionego na stronie internetowej Komendy Chorągwi: 3. Zgłoszenie do Komendy Chorągwi powinno zawierać dane o osobach odpowiedzialnych za organizację wypoczynku HALiZ: stopień, imię i nazwisko oraz PESEL komendanta i kwatermistrza lub innej osoby odpowiedzialnej za finanse podczas wypoczynku HALiZ, dane kontaktowe, w tym numery telefonów oraz adresy , a także informacje o organizowanym wypoczynku: odpłatność uczestnika za obóz oraz termin i miejsce wypoczynku (miejscowość, powiat, województwo). 4. Na podstawie zgłoszonych danych komendant wraz z kwatermistrzem otrzymują pełnomocnictwo do prowadzenia wypoczynku w formie obozu 1 harcerskiego. 5. Komendanci wypoczynku są zobowiązani do wzięcia udziału w obowiązkowym szkoleniu organizowanym przez Komendę Chorągwi. Termin szkolenia ogłasza się odpowiednio wcześniej na stronie internetowej Komedy Chorągwi. 6. Zobowiązuje się komendantów form wypoczynku do sprawdzenia warunków bytowych w wybranej bazie, w szczególności w sytuacji, gdy jest ona wybierana po raz pierwszy, oraz wyodrębnienia odpowiednich środków finansowych na ten cel w planie finansowym. 7. Polisa ubezpieczeniowa NNW obejmująca uczestników i kadrę obozu powinna być zawarta na cały czas trwania formy wypoczynku HALiZ, łącznie z czasem działania grupy kwatermistrzowskiej, dojazdem i powrotem. Suma ubezpieczenia 1 osoby nie może być niższa niż zł. II. Kadra formy wypoczynku HALiZ 8. Dokumentacja dotycząca kadry obozowej musi zawierać kompletne dane i uprawnienia kandydatów. 9. W przypadku obozów specjalnościowych należy do dokumentów dołączyć potwierdzenie aktualnych kwalifikacji kadry wymaganych przepisami prawnymi prawa powszechnego i zapewniających bezpieczne prowadzenie zajęć specjalnościowych. 10. W skład kadry pomocniczej wspierającej kadrę wychowawczą mogą wchodzić wolontariusze, jednak nie więcej niż 1 na 15 uczestników do 10 roku życia i 1 na 20 uczestników powyżej 10 roku życia. 11. Liczbę opiekunów na obozach specjalnościowych ustala się każdorazowo z komendantem uwzględniając specyfikę zajęć obozowych. 1 Jeżeli w niniejszych wytycznych mowa jest o obozie, to zapisy te odnoszą się odpowiednio do zimowiska i kolonii 2

3 Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka 12. Kadrę formy wypoczynku HALiZ należy rekrutować spośród instruktorów macierzystego hufca, a jeśli to niemożliwe, pozyskiwać instruktorów innych hufców naszej Chorągwi. Zatrudnienie instruktora mającego przydział służbowy do innej chorągwi wymaga pisemnej zgody komendanta chorągwi lub pełnomocnika ds. HALiZ. 13. W przypadku kadry nieharcerskiej kandydat może być proszony o załączenie CV, uwzględniającego umiejętności, uprawnienia i dotychczasowe doświadczenie. 14. Standardowe wzory zakresów obowiązków kadry obozowej są dostępne w Komendzie Chorągwi. Dopuszcza się modyfikacje obowiązków członka kadry na prośbę komendanta wypoczynku. 15. Nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem wypoczynku HALiZ komendant obozu podaje do Komedy Chorągwi kompletne dane członków kadry, w zależności od rodzaju sporządzanych umów: dane wymagane do umów wolontariackich: imię i nazwisko adres zamieszkania seria i numer dowodu osobistego funkcja pełniona podczas wypoczynku zakres obowiązków dane wymagane do umów cywilnoprawnych: imię i nazwisko adres zamieszkania seria i numer dowodu osobistego PESEL funkcja pełniona podczas wypoczynku zakres obowiązków status (bezrobotny, uczeń/student, zatrudniony na umowę o pracę, własna działalność gospodarcza, emeryt/rencista) kwota wynagrodzenia netto stawka żywieniowa na obozie Urząd Skarbowy 16. Opłaty związane z uzyskaniem wymaganych przepisami badań lub uprawnień należy ponosić z własnych funduszy (dotyczy osób zatrudnianych na obozach na podstawie umowy cywilnoprawnej). Informacja o możliwości zwrotu kosztów podróży członka kadry musi być zawarta w umowie wolontariackiej lub cywilnoprawnej. III. Zgłaszanie formy wypoczynku HALiZ 17. Na 30 dni przed rozpoczęciem wypoczynku HALiZ komendanci są zobowiązani do przekazania do Komendy Chorągwi: a) danych do umów cywilnoprawnych i wolontariackich z kadrą obozu b) planu finansowego obozu (załącznik nr 3 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) c) wypełnionego Arkusza rejestracji wypoczynku HALiZ w Kuratorium Oświaty, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszych wytycznych, wraz z wymaganymi załącznikami. Na podstawie danych z Arkusza Komenda Chorągwi zgłasza elektronicznie wypoczynek w Kuratorium Oświaty. 18. Zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi, kandydaci na kierownika lub wychowawcę formy wypoczynku dzieci i młodzieży są zobowiązani do przedstawienia organizatorowi wypoczynku informacji z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności. 3

4 Wytyczne do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej Zaświadczenie o niekaralności można uzyskać udając się do dowolnego Punktu Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego działających przy sądach okręgowych na terenie całego kraju. W punkcie informacyjnych należy pobrać formularz - "Zapytanie o udzielenie informacji o osobie". 19. Za udzielenie informacji sąd pobiera opłatę w wysokości 30 zł, którą uiszcza się w znakach opłaty sądowej, poprzez naklejenie tych znaków na formularzu lub 20 zł za informacje wydane w formie elektronicznej. Okres ważności zaświadczenia o niekaralności regulują odrębne przepisy prawa. 20. Od uiszczenia opłaty za wydanie zaświadczenia o niekaralności zwolnieni są kandydaci na wychowawców lub kierowników formy wypoczynku dzieci i młodzieży pełniący funkcję wolontarystycznie. 21. Zwolnienia z opłaty dokonuje się na podstawie przedłożenia Potwierdzenia przynależności do ZHP w przypadku członków ZHP lub Potwierdzenia świadczenia usług wolontariackich na rzecz ZHP w przypadku osób niezrzeszonych w ZHP, stanowiących odpowiednio załącznik nr 2 i 3 do niniejszych wytycznych. 22. Potwierdzenia wydawane są przez Komendę Chorągwi lub właściwą komendę hufca na podstawie danych członków kadry przekazanych przez komendanta obozu. 23. Skany zaświadczeń o niekaralności kadry należy dołączyć do Arkusza rejestracji wypoczynku HALiZ w Kuratorium Oświaty lub dostarczyć do Komendy Chorągwi kserokopie zaświadczeń, jednak nie później niż w dniu przesłania Arkusza, czyli nie później niż w terminie podanym w punkcie Należy bezwzględnie przestrzegać terminów zgłaszania form wypoczynku do Kuratorium Oświaty! 25. Komendanci są zobowiązani niezwłocznie informować Komendę Chorągwi o wszelkich zmianach w zgłoszeniu wypoczynku oraz o zdarzeniach losowych w czasie jego trwania. IV. Zatwierdzanie wypoczynku HALiZ w Komendzie Chorągwi 26. Przed zatwierdzeniem wypoczynku komendant wypoczynku HALiZ ustala termin i godzinę zatwierdzenia wypoczynku w Komendzie Chorągwi. 27. Komendant zatwierdza wypoczynek HALiZ składając w Komendzie Chorągwi kompletną dokumentację, wymienioną w Zestawieniu dokumentów do zatwierdzenia formy wypoczynku HALiZ, stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszych wytycznych. Wypełnione Zestawienie wydaje się komendantowi wypoczynku jako potwierdzenie złożenia kompletnej dokumentacji wypoczynku. 28. Dokumenty niekompletne nie będą przyjmowane! 4

5 Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka V. Finanse obozowe 29. Komendant obozu wraz z kwatermistrzem lub inną osobą odpowiedzialną za finanse ustalają wysokość odpłatności za obóz. 30. Zwolnienie z odpłatności może być zastosowane dopiero po uzyskaniu akceptacji komendanta chorągwi lub pełnomocnika ds. HALiZ i musi być odnotowane w Protokole zwolnienia z odpłatności przedkładanym przy zatwierdzaniu wypoczynku HALiZ w Komendzie Chorągwi. 31. Komendant i kwatermistrz formy wypoczynku są zobowiązani przedstawić plan finansowy uwzględniający realne, przewidywane wydatki, po wcześniejszym zasięgnięciu informacji w kwestii cen biletów, przejazdów, wstępu, itp. 32. Zgodnie z Decyzją Komendanta i Skarbnika ZHP Chorągwi Białostockiej nr 3 z dnia 18 maja 2007 roku oraz Uchwałą Zjazdu ZHP Chorągwi Białostockiej z dnia 11 grudnia 2010 roku w sprawie podziału 4%, Komenda Chorągwi pobiera 2% kosztów obsługi administracyjnej liczonych od całkowitych wpłat uczestników na obóz. 33. Plan finansowy po zatwierdzeniu do realizacji jest obowiązujący, a przesunięcia środków finansowych przekraczające 10% wydatków w danym zakresie wymagają zgody komendanta chorągwi lub pełnomocnika ds. HALiZ. 34. Środki finansowe zatwierdzone w planie finansowym należy wydać w całości. 35. Wszelkie wyjazdy służbowe wynikające z organizacji i prowadzenia obozu muszą być merytorycznie uzasadnione, a dokumenty rozliczenia kosztów podróży muszą zawierać szczegółowy opis kto i w jakim celu wyjeżdżał. 36. Należy korzystać z możliwości dowożenia żywności i materiałów na obóz przez sklepy i wytwórców, o ile takowa istnieje. 37. Komendant wypoczynku HALiZ może oddalić się z terenu obozu jedynie w ważnych i uzasadnionych sytuacjach, których wymagają czynności związane z prowadzeniem obozu. W sytuacjach nadzwyczajnych (zdarzenia losowe) wymuszających konieczność opuszczenia terenu obozu, komendant jest zobowiązany do uzyskania zgody komendanta chorągwi lub pełnomocnika ds. HALiZ. 38. Zabrania się nabywania ze środków obozowych przedmiotów do osobistego użytku kadry, niezwiązanych z realizacją programu oraz nagród dla kadry obozowej. Dopuszcza się drobne upominki. VI. Żywienie 39. Należy przestrzegać zatwierdzonej wysokości stawki żywieniowej. 40. Wprowadza się obowiązek prowadzenia Dziennych raportów żywnościowych, stanowiących załącznik nr 5 do niniejszych wytycznych, o ile obóz samodzielnie dokonuje zakupów produktów żywnościowych. 41. Żywienie uczestników powinno odbywać się w oparciu o wcześniej zaplanowane jadłospisy, uwzględniające zapotrzebowanie energetyczne organizmu dla wieku uczestników, ilość posiłków oraz zasady prawidłowego odżywiania. 5

6 Wytyczne do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej 42. Zabrania się nabywania artykułów spożywczych i towarów powszechnie uznawanych za szkodliwe, np.: napojów energetycznych. VII. Rozliczenie wypoczynku HALiZ w Komendzie Chorągwi 43. Rozliczenia wypoczynku HALiZ dokonuje się składając we właściwej komendzie kompletną dokumentację, wymienioną w Zestawieniu dokumentów do rozliczenia formy wypoczynku HALiZ, stanowiącym załącznik nr 6 do niniejszych wytycznych. Wypełnione Zestawienie wydaje się komendantowi właściwej komendy jako potwierdzenie przekazania kompletnej dokumentacji wypoczynku w Komendzie Chorągwi. 44. Dokumenty niekompletne nie będą przyjmowane! 45. Dokumentacja źródłowa poniesionych wydatków powinna zawierać szczegółowy opis, uwzględniający przeznaczenie zakupionego towaru lub usługi. 46. Komendant wypoczynku jest zobowiązany do rozliczenia wypoczynku w Komendzie Chorągwi w terminie 21 dni od jego zakończenia. 47. Rozliczenia wypoczynku HALiZ dofinansowanego ze środków publicznych, o które wnioskowano za pośrednictwem Komendy Chorągwi, komendanci i osoby odpowiedzialne za finanse obozowe składają bezpośrednio w Komendzie Chorągwi wraz z wymaganymi sprawozdaniami i załącznikami w terminie 14 dni od zakończenia wypoczynku. 48. Przy rozliczeniu komendant wypoczynku HALiZ jest zobowiązany do przedłożenia sprawozdania z realizacji programu wypoczynku w formie notatki służbowej, zawierającej informacje dotyczące realizacji zatwierdzonego programu wypoczynku. W przypadku niezrealizowania części programu wypoczynku, w notatce wskazuje się tego przyczyny i działania, jakie zostały przeprowadzone w miejsce niezrealizowanych zajęć programowych. 49. Komendant wypoczynku może być wezwany do przedstawienia w Komendzie Chorągwi na piśmie wyjaśnień dotyczących zastrzeżeń do przebiegu i rozliczenia formy wypoczynku HALiZ. 6

7 Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka VIII. Załączniki 1) Arkusz rejestracji wypoczynku HALiZ w Kuratorium Oświaty 2) Potwierdzenie przynależności do ZHP 3) Potwierdzenie świadczenia usług wolontariackich na rzecz ZHP 4) Zestawienie dokumentów do zatwierdzenia formy wypoczynku HALiZ 5) Dzienny raport żywnościowy 6) Zestawienie dokumentów do rozliczenia formy wypoczynku HALiZ 7

8

9 Załącznik nr 1 do Wytycznych do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej Arkusz rejestracji wypoczynku HALiZ w Kuratorium Oświaty Nazwa wypoczynku:... Hufiec:... Organizator:... Środowiska harcerskie:... Forma wypoczynku * : kolonia zimowisko obóz biwak półkolonia wypoczynek organizowany za granicą inna forma wypoczynku... Data rozpoczęcia wypoczynku: Data zakończenia wypoczynku: dd-mm-rrrr dd-mm-rrrr Rodzaj zakwaterowania wypoczynku 1 : w obiekcie hotelowym lub innym obiekcie, o którym mowa w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (np. hotel, pensjonat, schronisko całoroczne), w którym są świadczone usługi hotelarskie w obiekcie używanym okazjonalnie do wypoczynku (np. szkoła, remiza, dom parafialny) bez stałej infrastruktury komunalnej (np. obóz pod namiotami, biwak) wypoczynek o charakterze wędrownym. * Właściwe podkreślić

10 Arkusz rejestracji wypoczynku HALiZ w Kuratorium Oświaty Wypoczynek w obiekcie hotelarskim / okazjonalnie używanym do wypoczynku / bez stałej infrastruktury komunalnej / półkolonia Informacja o rodzaju zakwaterowania wypoczynku Nazwa obiektu Adres obiektu (ulica, kod pocztowy, miejscowość lub inne określenie lokalizacji dot. obozów pod namiotami) Gmina Powiat Województwo Nadleśnictwo Leśnictwo Jezioro Numer telefonu, fax Warunki sanitarno-higieniczne w obiekcie / miejscu bez stałej infrastruktury Woda: * NIE * Bieżąca Zimna Ciepła Inna Sanitariaty: * NIE * Liczba umywalek Liczba ustępów Liczba natrysków Oddzielne pomieszczenia dla chłopców i dziewcząt Wydzielone pomieszczenia / miejsca na: * NIE * Pranie / suszenie mokrej odzieży Sprzęt porządkowy i środki czystości Przechowywanie brudnej i czystej bielizny pościelowej Odpady komunalne Zaopatrzenie w środki czystości: * NIE * Papier toaletowy Mydło w płynie Ręczniki jednorazowego użytku lub suszarki do rąk Kosze na śmieci Opis sposobu żywienia: * NIE * Na miejscu Kuchnia Jadalnia Inne * Właściwe zaznaczyć znakiem X

11 Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka Informacja o sposobie zapewnienia uczestnikom wypoczynku dostępu do opieki medycznej Znajomość danych teleadresowych, godzin przyjęć oraz zakresu świadczeń opieki zdrowotnej właściwego świadczeniodawcy, udzielającego świadczeń opieki zdrowotnej na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 581, z późn. zm.) Umowa zawarta o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej Z lekarzem Z pielęgniarką Z ratownikiem medycznym Inne Wydzielony gabinet lekarski Wydzielony gabinet pielęgniarski Wydzielona izolatka Bezpieczne korzystanie z wyznaczonych obszarów wodnych Kąpielisko Miejsce wykorzystywane do kąpieli Pływalnia Inne Bezpieczne przebywanie w górach oraz na zorganizowanych terenach narciarskich Góry Parki narciarskie Półki ćwiczebne Narciarskie trasy biegowe Narciarskie trasy zjazdowe Nartostrady * NIE * * NIE * * NIE * * NIE * * Właściwe zaznaczyć znakiem X

12 Arkusz rejestracji wypoczynku HALiZ w Kuratorium Oświaty Wypoczynek wędrowny Trasa wypoczynku Środki transportu Rodzaje zakwaterowania na trasie Informacja o rodzaju zakwaterowania wypoczynku Woda pitna Toaleta osobista/woda Odpady komunalne Opis sposobu żywienia Warunki sanitarno-higieniczne na trasie Informacja o sposobie zapewnienia uczestnikom wypoczynku dostępu do opieki medycznej Znajomość danych teleadresowych, godzin przyjęć oraz zakresu świadczeń opieki zdrowotnej właściwego świadczeniodawcy, udzielającego świadczeń opieki zdrowotnej na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych Umowa zawarta o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej Z lekarzem Z pielęgniarką Z ratownikiem medycznym Inne Bezpieczne korzystanie z wyznaczonych obszarów wodnych Kąpielisko Miejsce wykorzystywane do kąpieli Pływalnia Inne Bezpieczne przebywanie w górach oraz na zorganizowanych terenach narciarskich Góry Parki narciarskie Półki ćwiczebne Narciarskie trasy biegowe Narciarskie trasy zjazdowe Nartostrady * NIE * * NIE * * NIE * * NIE * * Właściwe zaznaczyć znakiem X

13 Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka Wypoczynek organizowany za granicą Informacja o rodzaju zakwaterowania wypoczynku Nazwa obiektu Adres obiektu (ulica, kod pocztowy, miejscowość lub inne określenie lokalizacji dot. obozów pod namiotami i biwaków) Kraj Numer telefonu, fax Środek transportu Warunki sanitarno-higieniczne w obiekcie / miejscu bez stałej infrastruktury / na wypoczynku wędrownym Woda: * NIE * Bieżąca Zimna Ciepła Inna Sanitariaty: * NIE * Liczba umywalek Liczba ustępów Liczba natrysków Oddzielne pomieszczenia dla chłopców i dziewcząt Wydzielone pomieszczenia / miejsca na: * NIE * Pranie / suszenie mokrej odzieży Sprzęt porządkowy i środki czystości Przechowywanie brudnej i czystej bielizny pościelowej Odpady komunalne Zaopatrzenie w środki czystości: * NIE * Papier toaletowy Mydło w płynie Ręczniki jednorazowego użytku lub suszarki do rąk Kosze na śmieci Opis sposobu żywienia: * NIE * Na miejscu Kuchnia Jadalnia Inne * Właściwe zaznaczyć znakiem X

14 Arkusz rejestracji wypoczynku HALiZ w Kuratorium Oświaty Uczestnicy i program wypoczynku Łączna liczba uczestników, w tym: - powyżej 10 roku życia - poniżej 10 roku życia Niepełnosprawnych lub przewlekle chorych: Dodatkowe informacje o uczestnikach wypoczynku (w szczególności o uczestnikach ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi): Informacja o liczbie uczestników wypoczynku Ramowy program wypoczynku określający rodzaj zajęć realizowanych podczas wypoczynku

15 Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka Informacja o kadrze wypoczynku Kierownik wypoczynku: Imię i nazwisko: Stopień instruktorski: Numer telefonu: Wiek: Wykształcenie: Zawód: Informacja o niekaralności: Ukończony kurs na kierownika wypoczynku (nie dotyczy instruktorów w stopniu co najmniej podharcmistrza) Co najmniej trzyletnie doświadczenie w wykonywaniu zadań dydaktycznowychowawczych lub opiekuńczowychowawczych, uzyskane w okresie ostatnich 15 lat wskazać lata doświadczenia oraz opisać rodzaj zadań realizowanych w tym czasie) (nie dotyczy instruktorów w stopniu co najmniej podharcmistrza) Ostatnio pełniona funkcja w czasie HALiZ (funkcja, miejsce i termin wypoczynku) zaświadczenie z dnia oświadczenie z dnia... NIE DOTYCZY (wskazać lata doświadczenia oraz opisać rodzaj zadań realizowanych w tym czasie) NIE DOTYCZY

16 Arkusz rejestracji wypoczynku HALiZ w Kuratorium Oświaty Kadra wychowawcza wypoczynku: Lp. Funkcja Stopień instruktorski Imię i nazwisko Informacja o niekaralności 1 Wychowawca zaświadczenie z dnia oświadczenie z dnia 2 Wychowawca zaświadczenie z dnia oświadczenie z dnia 3 Wychowawca zaświadczenie z dnia oświadczenie z dnia 4 Wychowawca zaświadczenie z dnia oświadczenie z dnia 5 Wychowawca zaświadczenie z dnia oświadczenie z dnia 6 Wychowawca zaświadczenie z dnia oświadczenie z dnia 7 Wychowawca zaświadczenie z dnia oświadczenie z dnia 8 Wychowawca zaświadczenie z dnia oświadczenie z dnia Ukończone 18 lat Co najmniej wykształcenie co najmniej wykształcenie nie dotyczy (co najmniej pwd.) co najmniej wykształcenie nie dotyczy (co najmniej pwd.) co najmniej wykształcenie nie dotyczy (co najmniej pwd.) co najmniej wykształcenie nie dotyczy (co najmniej pwd.) co najmniej wykształcenie nie dotyczy (co najmniej pwd.) co najmniej wykształcenie nie dotyczy (co najmniej pwd.) co najmniej wykształcenie nie dotyczy (co najmniej pwd.) co najmniej wykształcenie nie dotyczy (co najmniej pwd.) Ukończony kurs na wychowawcę wypoczynku NIE DOTYCZY (co najmniej pwd. lub nauczyciel) NIE DOTYCZY (co najmniej pwd. lub nauczyciel) NIE DOTYCZY (co najmniej pwd. lub nauczyciel) NIE DOTYCZY (co najmniej pwd. lub nauczyciel) NIE DOTYCZY (co najmniej pwd. lub nauczyciel) NIE DOTYCZY (co najmniej pwd. lub nauczyciel) NIE DOTYCZY (co najmniej pwd. lub nauczyciel) NIE DOTYCZY (co najmniej pwd. lub nauczyciel) Ostatnio pełniona funkcja w czasie HAL/HAZ (funkcja, miejsce, termin)

17 Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka Kadra gospodarcza wypoczynku: Lp. Funkcja Stopień instruktorski Imię i nazwisko Ukończone 18 lat 1 Kwatermistrz Wiedza, doświadczenie i umiejętności niezbędne do realizowanych zadań (wraz z podaniem potwierdzających je dokumentów) Ostatnio pełniona funkcja w czasie HAL/HAZ (funkcja, miejsce, termin) 2 Oboźny 3 Pielęgniarka

18 Arkusz rejestracji wypoczynku HALiZ w Kuratorium Oświaty Kadra programowa wypoczynku: Lp. Funkcja Imię i nazwisko Ukończone 18 lat Co najmniej wykształcenie 1 Trener sportu co najmniej wykształcenie 2 Instruktor sportu co najmniej wykształcenie 3 Instruktor rekreacji co najmniej wykształcenie 4 Instruktor animacji kulturalnooświatowej co najmniej wykształcenie 5 Lektor języka co najmniej wykształcenie 6 * co najmniej wykształcenie Wiedza, doświadczenie i umiejętności niezbędne do realizowanych zajęć dokumenty potwierdzające uzyskanie tytułu trenera i instruktora sportu na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2016 r. poz. 176) w brzmieniu obowiązującym przed dniem 23 sierpnia 2013 r. dokumenty potwierdzające posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności (ponadto należy określić posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności) dokumenty potwierdzające uzyskanie tytułu trenera i instruktora sportu na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie w brzmieniu obowiązującym przed dniem 23 sierpnia 2013 r. dokumenty potwierdzające posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności (ponadto należy określić posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności) dokumenty potwierdzające posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności (ponadto należy określić posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności) dokumenty potwierdzające posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności (ponadto należy określić posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności) dokumenty potwierdzające posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności (ponadto należy określić posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności) dokumenty potwierdzające posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności (ponadto należy określić posiadane wiedzę, doświadczenie i umiejętności) Ostatnio pełniona funkcja w czasie HAL/HAZ (funkcja, miejsce, termin) KARDA ŁĄCZNIE (komendant + kadra wychowawcza, gospodarcza i programowa): * Inna osoba prowadząca zajęcia podczas wypoczynku

19 Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka Załączniki, które należy dołączyć do zgłoszenia: 1. dokumenty poświadczające kwalifikacje kierownika i kadry wypoczynku (kserokopie lub skany 8 w formacie *.jpg lub *.pdf) w przypadku jeżeli dokument potwierdzający uprawnienia do pełnienia funkcji kierowniczej lub wychowawczej nie był dostarczony w latach ubiegłych, 2. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego lub oświadczenia o niekaralności (w przypadku bycia zatrudnionym na podstawie przepisów, które przewidują warunek niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie) osób pełniących funkcje kierownicze i wychowawcze w czasie wypoczynku HALiZ (kserokopie lub skany w formacie *.jpg lub *.pdf) zaświadczenia są wydawane wolontariuszom bezpłatnie na podstawie oświadczenia wydanego przez hufiec lub chorągiew, 3. w przypadku organizowania wypoczynku w obiekcie hotelarskim lub innym obiekcie, w którym są świadczone usługi hotelarskie: kopię opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej; kopia opinii 9 właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej (skan dokumentu w formacie *.jpg lub *.pdf), 4. w przypadku organizowania wypoczynku w obiekcie używanym okazjonalnie do wypoczynku z wyłączeniem wypoczynku organizowanego w szkołach i placówkach: szkic poszczególnych pomieszczeń obiektu, z określeniem ich funkcji, w szczególności pomieszczenia do spania, stołówki, pomieszczeń do zajęć wychowawczorekreacyjnych i sanitariatów (grafiki lub skan dokumentu w formacie *.jpg lub *.pdf), kopia opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej (skan dokumentu w formacie *.jpg lub *.pdf), 5. w przypadku organizowania wypoczynku bez stałej infrastruktury komunalnej, w szczególności wypoczynku organizowanego w formie biwaku: szkic sposobu zagospodarowania terenu przeznaczonego na wypoczynek, w szczególności rozmieszczenia poszczególnych części: mieszkalnej, żywieniowej, zespołu służby zdrowia, i sanitariatów (grafiki lub skan dokumentu w formacie *.jpg lub *.pdf), kopia opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez teren wymagań ochrony przeciwpożarowej (skan dokumentu w formacie *.jpg lub *.pdf), 6. w przypadku organizowania wypoczynku o charakterze wędrownym: mapę trasy ze wskazaniem terminu i miejsca noclegu (grafika lub skan dokumentu w formacie *.jpg lub *.pdf), 7. w przypadku wypoczynku organizowanego za granicą należy dodatkowo dołączyć: oświadczenie o zawarciu umowy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia za granicą na rzecz uczestników wypoczynku Wypełniony arkusz wraz z załącznikami należy przesłać na adres: biuro@bialostocka.zhp.pl 8 Jako skan dokumentu należy rozumieć elektroniczną wersję dokumentu uzyskaną przy użyciu skanera. Zdjęcie dokumentu NIE JEST skanem dokumentu! Jeżeli kierownik wypoczynku nie ma dostępu do skanera, skany oryginałów dokumentów można wykonać w biurze Komendy Chorągwi. 9 Opinia Państwowej Straży Pożarnej jest ważna przez okres 3 lat od dnia jej wydania, o ile nie określono terminu jej ważności lub nie zmieniły się warunki ochrony przeciwpożarowej obiektu lub terenu, którego dotyczy.

20 Załącznik nr 2 do Wytycznych do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej Białystok, 18 maja 2016 r. /Miejscowość, data/ ZHP Chorągiew Białostocka ul. Pałacowa 3/ Białystok /nazwa organizatora wypoczynku/ POTWIERDZENIE PRZYNALEŻNOŚCI DO ZHP I. Dane kandydata na wychowawcę/kierownika formy wypoczynku 110 Imię i nazwisko Jan Kowalski PESEL Adres zameldowania Białystok (00-000), ul. Klonowa 3 Nr ewidencyjny (numer karty członkowskiej ZHP) Miejsce i termin wypoczynku AA Białystok, II. Oświadczenie organizatora wypoczynku Potwierdzam, że Jan Kowalski jest wolontariuszem w ZHP. Zaświadczenie wydaje się w celu przedłożenia w Krajowym Rejestrze Karnym na podstawie art. 24 ust. 1a Ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. 2000, Nr 50, poz. 580 z późn. zm.) w związku z art. 92p ust. 8 pkt 1 Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. 1991, Nr 95, poz. 425 z późn. zm.). /Podpis i pieczęć organizatora wypoczynku/ KOLOREM WPISANO DANE, JAKO WZÓR WYPEŁNIENIA. DANE NALEŻY USUNĄĆ. 1 Niepotrzebne skreślić

21 Załącznik nr 3 do Wytycznych do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej Białystok, 18 maja 2016 r. /Miejscowość, data/ ZHP Chorągiew Białostocka ul. Pałacowa 3/ Białystok /nazwa organizatora wypoczynku/ POTWIERDZENIE ŚWIADCZENIA USŁUG WOLONTARIACKICH NA RZECZ ZHP I. Dane kandydata na wychowawcę/kierownika formy wypoczynku 111 Imię i nazwisko Jan Kowalski PESEL Adres zameldowania Białystok (00-000), ul. Klonowa 3 Miejsce i termin wypoczynku Białystok, II. Oświadczenie organizatora wypoczynku Potwierdzam, że Jan Kowalski świadczy usługi wolontariackie na rzecz ZHP w ramach wypoczynku dzieci i młodzieży. Zaświadczenie wydaje się w celu przedłożenia w Krajowym Rejestrze Karnym na podstawie art. 24 ust. 1a Ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. 2000, Nr 50, poz. 580 z późn. zm.) w związku z art. 92p ust. 8 pkt 1 Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. 1991, Nr 95, poz. 425 z późn. zm.). /Podpis i pieczęć organizatora wypoczynku/ KOLOREM WPISANO DANE, JAKO WZÓR WYPEŁNIENIA. DANE NALEŻY USUNĄĆ. 1 Niepotrzebne skreślić

22 Załącznik nr 4 do Wytycznych do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej Zestawienie dokumentów do zatwierdzenia formy wypoczynku HALiZ Placówka:... Komendant:... LP. DOKUMENT UWAGI Zgłoszenie wypoczynku do Kuratorium Oświaty (wydruk z systemu MEN) Raport przedobozowy (2 egzemplarze) (załącznik nr 2 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) Książka komendanta obozu (do wglądu) (załącznik nr 4 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) Program formy wypoczynku HALiZ (w przypadku form wędrownych zawierający planowany przebieg trasy) Wzór Warunków uczestnictwa (załącznik nr 1 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 6 Regulaminy obowiązujące podczas trwania formy wypoczynku HALiZ Polisa NNW obejmująca uczestników i kadrę (kserokopia) 7 (zawarta na cały czas trwania formy wypoczynku HALiZ łącznie z czasem działania grupy kwatermistrzowskiej, dojazdem i powrotem) Dokumenty potwierdzające kwalifikacje kadry (skany w formacie *.jpg lub *.pdf) 8 (zaświadczenia ukończenia kursów, dyplom ukończenia szkoły, książeczka instruktorska) Potwierdzenia aktualnych kwalifikacji kadry wymaganych przepisami prawa powszechnego 9 i zapewniających bezpieczne przeprowadzenie formy wypoczynku HALiZ (skany w formacie *.jpg lub *.pdf) (w przypadku obozów/zimowisk specjalnościowych lub z zakresu turystyki kwalifikowanej) Zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności osób pełniących funkcje wychowawcze w czasie wypoczynku HALiZ (skany w formacie *.jpg lub *.pdf lub kserokopie) 10 (zaświadczenia z KRK wydawane wolontariuszom bezpłatnie na podstawie oświadczenia wydanego przez hufiec/chorągiew) Dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania z bazy/stanicy lub terenu 11 (kserokopia) (załącznik nr 11 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) Potwierdzenia noclegu (kserokopie) 12 (dotyczy obozów wędrownych) Umowa z ośrodkiem podstawowej opieki zdrowotnej / gabinetem lekarskim (kserokopia) (w przypadku zapewnienia opieki medycznej przez ww. jednostkę) Plan finansowy obozu (2 egzemplarze) (pierwsza strona załącznika nr 7/7a do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) Lista uczestników (wydruk z książki komendanta obozu) Lista wpłat uczestników potwierdzona we właściwej komendzie (załącznik nr 8 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 17 Protokół zwolnienia z odpłatności Wykaz kadry (ze wskazaniem rodzaju zatrudnienia) (wydruk z raportu przedobozowego ze wskazaniem formy zatrudnienia) Oryginały porozumień wolontariackich, umów cywilnoprawnych z kadrą HALiZ (do wglądu) (podpisanych wcześniej przez zainteresowaną osobę oraz komendanta i skarbnika chorągwi) Oświadczenia do umów cywilnoprawnych (do wglądu) (wzór dostępny w chorągwi) data przedłożenia dokumentacji podpis osoby przedkładającej dokumentację podpis osoby przyjmującej dokumentację

23 Załącznik nr 5 do Wytycznych do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka Obóz w... Organizator:... Data:... Dzienny raport żywnościowy Zatwierdzona w planie finansowym dzienna stawka żywieniowa... zł. ŚNIADANIE wyszczególnienie OBIAD wyszczególnienie PODWIECZOREK wyszczególnienie KOLACJA wyszczególnienie Posiłki dodatkowe wyszczególnienie: Dane o stanie żywionych 1. Liczba uczestników obozu: Liczba kadry obozowej: Inne osoby:... Stan żywionych razem:... Sporządził: Sprawdził: Zatwierdził: Osoba odpowiedzialna Przedstawiciel rady obozu Komendant obozu (czytelne podpisy)

24 Załącznik nr 6 do Wytycznych do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej Zestawienie dokumentów do rozliczenia formy wypoczynku HALiZ Placówka:... Komendant:... LP. DOKUMENT UWAGI 1 Potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty Raport poobozowy 2 (załącznik nr 5 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) Książka komendanta obozu 3 (załącznik nr 4 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 4 Sprawozdanie z realizacji programu wypoczynku w formie notatki służbowej 5 Protokoły kontroli 6 7 Protokoły wypadków i kradzieży podczas wypoczynku HALiZ (jeżeli wystąpiły) Protokoły przekazania sprzętu (załącznik nr 6 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 8 Lista obecności uczestników i kadry obozu (podpisana) 9 Listy zapoznania się z regulaminami przez uczestników i kadrę obozu (podpisane) 10 Dzienniczki zajęć Karty kwalifikacyjne uczestników wypoczynku HALiZ zgodne z wzorem MEN wraz z dodatkiem 11 do karty kwalifikacyjnej uczestnika wypoczynku (załącznik nr 9 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) Dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania 12 z bazy/stanicy lub terenu (oryginał) (załącznik nr 11 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) Umowa z ośrodkiem podstawowej opieki zdrowotnej (oryginał) lub dokumentacja medyczna 13 placówki wypoczynku HALiZ Książka finansowa formy wypoczynku HALiZ 14 (załącznik nr 7/7a do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) 15 Dokumenty źródłowe wpływów i wydatków, tzw. dowody księgowe 16 Lista wpłat uczestników i kadry (załącznik nr 8 do Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej) Dzienne raporty żywnościowe 17 (załącznik nr 5 do Wytycznych do organizacji i rozliczania Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP Chorągwi Białostockiej) 18 Protokoły przyjęcia na stan jednostki sprzętu zakupionego podczas formy wypoczynku HALiZ 19 Umowy cywilnoprawne wraz z potwierdzeniem zabezpieczenia środków na zapłacenie przez komendę chorągwi podatku i składek 20 Oświadczenie komendanta i kwatermistrza o uregulowaniu zobowiązań (wynikających z dowodów księgowych opłacanych gotówką oraz przelewem) 21 Dowód wpłaty salda do odpowiedniej komendy data przedłożenia dokumentacji podpis osoby przedkładającej dokumentację podpis osoby przyjmującej dokumentację