Uchwała Nr '/.I. / II / 2009 Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej z dnia r.

Transkrypt

1 Uchwała Nr '/.I. / II / 2009 Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej z dnia r. w sprawie nadania Statutu Ośrodka Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczpospolitej Polskiej Zgodnie z 1 ust. 6 Uchwały Nr /II/2009 Zarządu Głównego SNRP z dnia 23 lutego 2009 roku w sprawie powołania Ośrodka Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczpospolitej Polskiej, uchwala się co następuje: 1- Ośrodkowi Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej nadaje się statut stanowiący załącznik do uchwały. Uchwała wchodzi w życie z chwila podjęcia. 2. Uchwała została podjęta gdyż głosowało: ZA PRZECIW Głosów WSTRZYMUJĄCYCH SIĘ było głosów łącznie głosów łącznie łącznie. Imię i Nazwisko Członka Zarządu Podpis 1. Anna Dańko-Roesler 2. Aleksandra Chmiel 3. Jacek Przetocki 4. Barbara Bąbka

2 5. Jarosław Czarnecki 6. Grzegorz Błaszczyk 7. Zofia Daleszyńska 8. Jolanta Demczyszyn 9. Małgorzata Kaczmarek 10. Zbigniew Szaniawski 11. Maciej Woźniak

3 ZAŁĄCZNIK DO UCHWAŁY NR.../II/2009: STATUT Ośrodka Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczpospolitej Polskiej Rozdział I Postanowienia ogólne 1-1. Ośrodek Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej został powołany Uchwałą Nr /II/2009 Zarządu Głównego SNRP z dnia 23 lutego 2009 roku, zwaną w dalszej treści Statutu Uchwalą powołaniową", i może używać nazwy skróconej ODiS a jego siedzibą jest m.st. Warszawa. 2. ODiS finansowany jest ze środków Stowarzyszenia, a obsługę kancelaryjną prowadzi Biuro Zarządu Głównego SNRP Do zadań ODiS należy: 1) organizowanie udziału Stowarzyszenia Notariusz RP w postępowaniach karnych i cywilnych, w których notariusze występują jako oskarżeni lub odpowiedzialni za szkody, zgodnie z przepisami proceduralnymi tych postępowań a także typowanie i ustanawianie pełnomocników do udziału w imieniu Stowarzyszenia Notariuszy RP w takich postępowaniach, 2) ewidencjonowanie, gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczenie, udostępnianie informacji i dokumentów z toczących się postępowań karnych i cywilnych, w których notariusze występują jako oskarżeni lub odpowiedzialni za szkody, a w których Stowarzyszenie uczestnicząc zgodnie z przepisami proceduralnymi tych postępowań ustanowiło pełnomocników, z poszanowaniem ochrony danych osobowych osób, których dotyczą zgromadzone informacje i dokumenty, zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn.zm.) - zgodnie z zasadami określonymi niżej w Rozdziale II, 3) udostępnianie zgromadzonych informacji i dokumentów do zapoznania się, do badań, analiz i studiów - zgodnie z zasadami określonymi niżej w Rozdziale III. 2. Zadania swe ODiS realizuje poprzez prowadzenie archiwum - zgodnie z zasadami określonymi niżej w Rozdziale II i III. 3. Zasady kierowania, reprezentacji, sposób powoływania i odwoływania Dyrektora ODiS oraz kompetencje, powinności i odpowiedzialność Dyrektora ODiS określone są w Uchwale powołaniowej. Rozdział II Prowadzenie archiwum

4 4. 1. ODiS prowadzi archiwum gromadzące informacje i dokumenty, zwane w preambule i w 5 powołanej wyżej Uchwały powołaniowej materiałami". 2. Materiały gromadzi się w teczkach, zgodnie z zasadami określonymi niżej w Dla każdej sprawy zakłada się oddzielną teczkę oznaczoną właściwą sygnaturą; sygnatura sprawy toczącej się w postępowaniu karnym składa się z sekwencji literowocyfrowej K/numer kolejny/rok" a sygnatura sprawy toczącej się w postępowaniu cywilnym składa się z sekwencji literowo-cyfrowej C/numer kolejny/rok". 2. Każda teczka, na zewnątrz opatrzona jest odpowiednią sygnaturą a w swym wnętrzu zawiera kartę tytułową i 3 działy. 3. Karta tytułowa zawiera następujące informacje: a) sygnaturę ODiS, b) datę założenia teczki, c) imię i nazwisko notariusza i jego siedzibę z podaniem przynależności do izby, d) zarzut aktu oskarżenia lub żądanie pozwu, e) sąd przed którym toczy się postępowanie z zaznaczeniem instancji, 0 sygnaturę, pod którą toczy się postępowanie sądowe, g) numer Uchwały Zarządu Głównego SNRP w sprawie uczestnictwa w danym postępowaniu, h) numer Uchwały Zarządu Głównego SNRP w sprawie udzielenia pełnomocnictwa do udziału w danym postępowaniu, i) nazwiska ustanowionych pełnomocników, j) data zakończenia postępowania, k) istota sentencji wyroku, 1) data zamknięcia teczki. Wzór karty tytułowej stanowi załącznik Nr W teczce gromadzi się w kolejności chronologicznej wszelkie dokumenty, ich kopie lub odpisy numerując kolejne karty w danym dziale w górnym prawym rogu. 5. W dziale I gromadzi się karty informacji syntetycznej" składane przez pełnomocnika po każdym jego bezpośrednim udziale w postępowaniu, czy to przez obecność na rozprawie, przy innych czynnościach procesowych, czy też przy badaniu akt. Wzór karty informacji syntetycznej" stanowi załącznik Nr W dziale II gromadzi się wszelkie informacje opisowe złożone przez pełnomocnika a będące rozwinięciem odpowiednich pól karty informacji syntetycznej". 7. W dziale III gromadzi się wszelkie dokumenty, ich kopie i odpisy zgromadzone w danej sprawie, poczynając od kopii uchwały Zarządu Głównego SNRP w sprawie uczestnictwa w

5 danym postępowaniu; o zakwalifikowaniu danego materiału do gromadzenia w dziale III decyduje Dyrektor ODiS W skład archiwum wchodzi: a) zbiór teczek, o których mowa wyżej w 5, b) katalog założonych teczek, c) skorowidz alfabetyczny nazwisk osób objętych sprawami, dla których założono powyższe teczki, d) ewidencja udostępniania materiałów. 2. Katalog, o którym mowa wyżej w ust. 1 lit. a) zawiera informacje następujące: a) data założenia teczki, b) sygnatura ODiS, c) nazwisko oskarżonego lub pozwanego, d) data zamknięcia teczki. Wzór Katalogu" stanowi załącznik Nr Skorowidz, o którym mowa wyżej w ust. 1 lit. b) zawiera informacje następujące: a) nazwisko oskarżonego lub pozwanego, b) sygnatura ODiS, c) data zamknięcia teczki. 4. Ewidencja udostępniania materiałów, o której mowa wyżej w ust. 1 lit. d) składa się z trzech części, i zawiera informacje następujące: W części I: a) numer i datę uchwały Zarządu Głównego SNRP wyrażającej zgodę na udostępnienie, b) liczbę porządkową udostępnienia, c) datę udostępnienia, godzinę rozpoczęcia i godzinę zakończenia przeglądania materiałów, d) nazwisko osoby przeglądającej i ewentualnie nazwę osoby prawnej lub instytucji, której udostępniono materiały, a dla której wymieniona osoba przeglądu dokonuje, e) czy osoba przeglądająca otrzymała zażądane kopie, w tym kopie uwierzytelnione przez Dyrektora ODiS zgodnie z 6 lit. e) powołanej wyżej w 1 ust.l Uchwały Zarządu Głównego SNRP, jeśli tak - to których dokumentów, ze wskazaniem ich oznaczenia według powyższego 5 ust. 4, f) ewentualne uwagi dotyczące przebiegu udostępnienia, g) datę i podpis Dyrektora ODiS. W części II: a) liczbę porządkową udostępnienia (według części I), b) numer kolejny sesji przeglądowej, która nie może trwać dłużej niż jeden dzień, c) jeśli w ramach udostępnienia dana osoba przegląda materiały w sposób ciągły dłużej niż jednego dnia - to należy podać numer kolejny sesji przeglądowej, d) oświadczenie osoby przeglądającej: otrzymane materiały zwracam kompletne i bez uszczerbku " i podpis tej osoby, e) data i podpis Dyrektora ODiS, który tym samym stwierdza, że przeglądane materiały

6 zostały zwrócone bez uszczerbku. W części III - gromadzi się kopie uchwał Zarządu Głównego SNRP wyrażających zgodę na udostępnianie materiałów, o których mowa w 6 Uchwały powołaniowej oraz gromadzi się pisemne deklaracje złożone w trybie 6 lit. d) tiret drugi Uchwały powołaniowej. Wzór Ewidencji udostępniania materiałów" stanowi załącznik Nr Archiwum przechowuje się w metalowej szafie w siedzibie SNRP, a jeśli Dyrektor ODiS jest notariuszem, ma warunki i zgodzi się archiwum przechowywać w swej kancelarii - to Zarząd Główny SNRP może wyrazić swą zgodę w podjętej w tej sprawie uchwale. Rozdział III Udostępnianie materiałów Dyrektor ODiS może udostępniać zgromadzone materiały jedynie zgodnie z zasadami wyrażonymi w 6 Uchwały powołaniowej. 2. W szczególności zaś udostępnianie może mieć miejsce tylko i wyłącznie: a) na podstawie wyraźnej w tym względzie uchwały Zarządu Głównego SNRP, której odpis należy złożyć do akt, b) osobom lub instytucjom wyraźnie wskazanym w uchwale, c) na cele wyraźnie wskazane w uchwale. 3. W przypadku gdy Dyrektor ODiS uzna, że osoba, której materiały zostały udostępnione działa sprzecznie z uchwałą Zarządu Głównego SNRP lub wykracza poza granice wyznaczone daną uchwałą może udostępnianie udaremnić, przeglądanie materiałów przerwać i niezwłocznie powiadomić o tym Zarząd Główny SNRP podając jednocześnie przesłanki swej decyzji. Zarząd Główny uchwałą w danej sprawie rozstrzygnie w sposób ostateczny. Rozdział IV Przepisy końcowe Zmian Statutu dokonuje Zarząd Główny SNRP w trybie uchwały podjętej na wniosek Dyrektora ODiS lub z własnej inicjatywy. 2. We wszystkich sprawach nieuregulowanych w powołanej wyżej w 1 ust. 1 Uchwale powołaniowej, w niniejszym Statucie oraz w innych uchwałach Zarządu Głównego SNRP podjętych w sprawach dotyczących ODiS - decyduje Zarząd Główny w podejmując w tym celu uchwały. 3. W przypadku konieczności interpretacji przepisów zawartych w powołanej wyżej w 1 ust. 1 Uchwale powołaniowej, w niniejszym Statucie oraz w innych uchwałach Zarządu Głównego SNRP podjętych w sprawach dotyczących ODiS - decyduje Zarząd Główny podejmując w tym celu uchwały.