przy czym Beneficjent i Przyjmujący na staż mogą być dalej łącznie określani jako Strony.

Transkrypt

1 UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Uczestników/-czek projektu ZAWODOWO NAJLEPSI! nr RPLU /15-00 [ Projekt ] współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego (Oś Priorytetowa 9: Rynek pracy, Działanie 9.1: Aktywizacja zawodowa), zawarta w dniu. w Lublinie, pomiędzy: 1. ProcessTeam Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-526) przy ul. Kruczej 16/22, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Sądu Rejonowego dla m. st. Warszawy, pod nr KRS , NIP: , reprezentowaną przez Panią Agnieszkę Pierścionek osobę upoważnioną przez Zarząd Spółki, a 2... z siedzibą w (kod pocztowy.), przy ulicy.., wpisaną/ym do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez., pod nr KRS:., NIP:., REGON:.., reprezentowaną/ym przez, 2. Panią/em.. zamieszkałą/ym w (kod pocztowy ), przy ul.., prowadzącą/ym działalność gospodarczą pod nazwą w (kod pocztowy ), przy ul., wpisaną/ym do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez, ; NIP, REGON, reprezentowaną/ym przez, zwaną/ym dalej Przyjmującym na staż, przy czym Beneficjent i Przyjmujący na staż mogą być dalej łącznie określani jako Strony Na podstawie 24 Umowy o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego nr RPLU /15-00 zawartej między Województwem Lubelskim Wojewódzkim Urzędem Pracy w Lublinie [ Instytucja Pośrednicząca ] a Beneficjentem oraz w związku z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych, Beneficjent powierza Przyjmującemu na staż przetwarzanie danych osobowych Uczestników/-czek Projektu w zbiorach: a) ZBIÓR NR 1: Uczestnicy projektów dofinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego , b) ZBIÓR NR 2: Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych, na warunkach opisanych w niniejszej umowie [ Umowa ]. 2. Administratorem danych osobowych, o których mowa w ust. 1 jest minister właściwy ds. rozwoju regionalnego, który powierzył Instytucji Pośredniczącej przetwarzanie danych osobowych dla zbiorów. 3. Zakres danych osobowych powierzonych Przyjmującemu na staż do przetwarzania określony został w załączniku nr 1 do Umowy. Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Przyjmującego na staż wyłącznie w celu realizacji zadań wynikających z umowy nr. 4. Beneficjent oświadcza, że przekazuje Instytucji Pośredniczącej informację o powierzeniu Przyjmującemu na staż przetwarzania danych osobowych w ramach zbioru danych, o którym mowa w ust. 1 powyżej Przy przetwarzaniu danych osobowych Przyjmujący na staż zobowiązany jest do przestrzegania zasad wskazanych w niniejszej umowie, w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.) [ ustawa o ochronie danych osobowych ] oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie 1

2 dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) [ rozporządzenie MSWiA], a także w innych przepisach prawa w tym zakresie. 2. Przyjmujący na staż nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych. 3. Przyjmujący na staż przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podejmie środki zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w art ustawy o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu MSWiA. 4. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby świadczące pracę na rzecz Przyjmującego na staż na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilno-prawnego, posiadające imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. 5. Beneficjent umocowuje Przyjmującego na staż do wydawania i odwoływania osobom, o których mowa w ust. 4 powyżej, imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w załączniku nr 3 i 4 do Umowy. Upoważnienia Przyjmujący na staż przechowuje w swojej siedzibie. 6. Imienne upoważnienia, o których mowa w ust. 5 są ważne do dnia odwołania, nie dłużej jednak niż do dnia zakończenia realizacji zadań wynikających z umowy nr. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania stosunku prawnego łączącego Przyjmującego na staż z osobą wskazaną w ust. 4 powyżej. 7. Przyjmujący na staż zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją umowy nr. 8. Przyjmujący na staż zobowiązany jest do nadzorowania osób, o których mowa w ust. 4 powyżej, w zakresie zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych. 9. Przyjmujący na staż zobowiązany jest do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 24 i art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych. 10. Przyjmujący na staż jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu poufności danych osobowych przetwarzanych przez mające do nich dostęp osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych. 11. Przyjmujący na staż niezwłocznie informuje Zamawiającego o: a) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu; b) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem; c) wynikach kontroli prowadzonych przez podmioty uprawnione w zakresie przetwarzania danych osobowych wraz z informacją na temat zastosowania się do wydanych zaleceń, o których mowa w ust. 15 poniżej. 12. Przyjmujący na staż umożliwi Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej, Administratorowi danych osobowych lub podmiotom przez nich upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, rozporządzeniem MSWiA oraz z Umową. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. 13. W przypadku powzięcia przez Beneficjenta lub Instytucję Pośredniczącą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Przyjmującego na staż obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, z rozporządzenia MSWiA lub z Umowy, Przyjmujący na staż umożliwi Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej lub podmiotom przez nich upoważnionym dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu określonym w ust. 12 powyżej. 14. Kontrolerzy Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej, Administrator danych osobowych lub podmiotów przez nich upoważnionych, mają w szczególności prawo: d) wstępu, w godzinach pracy Wykonawcy, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych 2

3 osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, rozporządzeniem MSWiA oraz Umową, e) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego, f) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii, g) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych. 15. Przyjmujący na staż zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzone w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Beneficjenta, Instytucję Pośredniczącą, Administratora danych osobowych lub podmioty przez nich upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów. 16. Przyjmujący na staż zobowiązuje się do usunięcia z elektronicznych nośników informacji wielokrotnego zapisu w sposób trwały i nieodwracalny oraz zniszczenia nośników papierowych i elektronicznych nośników informacji jednokrotnego zapisu, na których utrwalone zostały powierzone do przetwarzania dane osobowe, niezwłocznie po zakończeniu przetwarzania tych danych w związku z realizacją zadań wynikających z umowy nr. 17. Przyjmujący na staż ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wynikłe dla Beneficjenta z powodu naruszenia przez Przyjmującego na staż postanowień Umowy Zmiany i uzupełnienia postanowień Umowy wymają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia MSWiA. 3. Umowa została zawarta w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 4. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania i jest zawarta na czas obowiązywania umowy nr. data BENEFICJENT Pieczątka firmowa, pieczątka(i) i podpis(y) osoby/osób upoważnionych data PRZYJMUJĄCY NA STAŻ Pieczątka firmowa, pieczątka(i) i podpis(y) osoby/osób upoważnionych Załączniki: 1. Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania. 2. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. 3. Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. 4. Wzór ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. 3

4 Załącznik nr 1 Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania w ramach projektu Zawodowo najlepsi! 1. Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania w zbiorze pn. Uczestnicy projektów dofinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego Nazwiska i imiona 2. Data urodzenia 3. Adres zamieszkania lub pobytu 4. Nr ewidencyjny PESEL 5. Numer Identyfikacji Podatkowej 6. Miejsce pracy 7. Zawód 8. Wykształcenie 9. Numer telefonu 10. Płeć 11. Wiek w chwili przystąpienia do projektu 12. Adres do kontaktu 13. Adres 14. Obszar wg stopnia urbanizacji (DEGURBA) 15. Nr telefonu do kontaktu 16. Status osoby na rynku pracy w chwili przystąpienia do projektu 17. Miejsce zatrudnienia 18. Status uczestnika projektu tj.: przynależność do mniejszości narodowej, migrantów, obce pochodzenie, bezdomność i wykluczenie mieszkaniowe, niepełnosprawność, sytuacja gospodarstwa domowego uczestnika, niekorzystna sytuacja społeczna 19. Pochodzenie etniczne 20. Stan zdrowia 2. Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania w zbiorze pn. Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych. 1 Kraj 2 Rodzaj uczestnika 3 Nazwa instytucji 4 Imię 5 Nazwisko 6 PESEL 7 Płeć 8 Wiek w chwili przystępowania do projektu 6 Wykształcenie 9 Województwo 10 Powiat 11 Gmina 4

5 12 Miejscowość 14 Ulica 15 Nr budynku 16 Nr lokalu 17 Kod pocztowy 18 Obszar wg stopnia urbanizacji (DEGURBA) 19 Telefon kontaktowy 20 Adres 21 Data rozpoczęcia udziału w projekcie 22 Data zakończenia udziału w projekcie 23 Status osoby na rynku pracy w chwili przystąpienia do projektu 24 Wykonywany zawód 25 Zatrudniony w (miejsce zatrudnienia) 26 Sytuacja osoby w momencie zakończenia udziału w projekcie 27 Inne rezultaty dotyczące osób młodych (dotyczy IZM - Inicjatywy na rzecz Zatrudnienia Młodych) 28 Zakończenie udziału osoby w projekcie zgodnie z zaplanowaną dla niej ścieżką uczestnictwa 29 Rodzaj przyznanego wsparcia 30 Data rozpoczęcia udziału we wsparciu 31 Data zakończenia udziału we wsparciu 32 Data założenia działalności gospodarczej 33 Kwota przyznanych środków na założenie działalności gospodarczej 34 PKD założonej działalności gospodarczej 35 Osoba należąca do mniejszości narodowej lub etnicznej, migrant, osoba obcego pochodzenia 36 Osoba bezdomna lub dotknięta wykluczeniem z dostępu do mieszkań 37 Osoba z niepełnosprawnościami 38 Osoba przebywająca w gospodarstwie domowym bez osób pracujących 39 W tym: w gospodarstwie domowym z dziećmi pozostającymi na utrzymaniu 40 Osoba żyjąca w gospodarstwie składającym się z jednej osoby dorosłej i dzieci pozostających na utrzymaniu 41 Osoba w innej niekorzystnej sytuacji społecznej (innej niż wymienione powyżej) 5

6 Załącznik nr 2 Upoważnienie nr do przetwarzania danych osobowych Z dniem r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.), upoważniam do przetwarzania danych osobowych w ramach projektu Zawodowo najlepsi! w zbiorach: 1. Uczestnicy projektów dofinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* stosunku prawnego z lub z chwilą jego odwołania. Czytelny podpis, osoby upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień. Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.), a także z obowiązującymi w : Polityką bezpieczeństwa ochrony danych osobowych oraz Instrukcją zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych i zobowiązuję się do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych określonych w tych dokumentach. Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi zapoznałem/am się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie zatrudnienia w / wykonywania zadań na podstawie stosunku cywilnoprawnego*, jak też po jego ustaniu/po zrealizowaniu zadań wykonywanych na podstawie stosunku cywilnoprawnego*.. Czytelny podpis osoby składającej oświadczenie Upoważnienie otrzymałem/am (miejscowość, data, podpis) *niepotrzebne skreślić 6

7 Załącznik nr 3 Odwołanie upoważnienie nr do przetwarzania danych osobowych Z dniem r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.), odwołuję upoważnienie Pana/Pani* do przetwarzania danych osobowych wydane w dniu w ramach projektu Zawodowo najlepsi! w zbiorach: 1. Uczestnicy projektów dofinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych. Czytelny podpis, osoby upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień. (miejscowość, data) 7

8 Załącznik nr 4 Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w ramach projektu Zawodowo najlepsi! Imię i nazwisko Zakres przydzielonych uprawnień Data przyznania uprawnień Data odebrania uprawień zbieranie, utrwalanie, opracowywanie, zmienianie, przechowywanie, analizowanie, raportowanie, aktualizowanie, udostępnianie lub usuwanie danych związanych z udzielaniem wsparcia dla uczestników/uczestniczek projektu Zawodowo najlepsi zbieranie, utrwalanie, opracowywanie, zmienianie, przechowywanie, analizowanie, raportowanie, aktualizowanie, udostępnianie lub usuwanie danych związanych z udzielaniem wsparcia dla uczestników/uczestniczek projektu Zawodowo najlepsi zbieranie, utrwalanie, opracowywanie, zmienianie, przechowywanie, analizowanie, raportowanie, aktualizowanie, udostępnianie lub usuwanie danych związanych z udzielaniem wsparcia dla uczestników/uczestniczek projektu Zawodowo najlepsi zbieranie, utrwalanie, opracowywanie, zmienianie, przechowywanie, analizowanie, raportowanie, aktualizowanie, udostępnianie lub usuwanie danych związanych z udzielaniem wsparcia dla uczestników/uczestniczek projektu Zawodowo najlepsi Czytelny podpis, osoby upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień 8