ODBIORCA: DOFINANSOWANIE:

Transkrypt

1 1 KROK PO KROKU UDZIAŁ W BRANŻOWYM PROGRAMIE PROMOCJI TURYSTYKI MEDYCZNEJ PROJEKT: Projekt pn. Przygotowanie oraz realizacja koncepcji branżowego programu promocji branży turystyki medycznej realizowany jest w ramach projektu systemowego Ministerstwa Gospodarki pn. Promocja polskiej gospodarki na rynkach międzynarodowych finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. W ramach projektu wydzielono dwa Poddziałania i Przedsiębiorca (Uczestnik) biorący udział w imprezach realizowanych w Poddziałaniu komponent A (patrz schemat poniżej) może otrzymać zwrot poniesionych kosztów z Ministerstwa Gospodarki w ramach Poddziałania Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka PODDZIAŁANIE PODDZIAŁANIE realizowane przez KONSORCJUM (Organizator) polegające na przygotowaniu oraz realizacji promocji polskiej gospodarki na rynkach międzynarodowych - branża turystyki medycznej Skierowane do polskich Przedsiębiorców, którzy są zainteresowani udziałem w programach promocji KOMPONENT A Działania realizowane przez konsorcjum, np.: organizacja imprez zagranicznych, w których wezmą udział Przedsiębiorcy oraz przygotowanie dla nich materiałów promocyjnych na te imprezy. KOMPONENT B Działania promocyjne realizowane przez konsorcjum w Polsce i za granicą, które wpłyną pozytywnie na wizerunek całej branży. Jest to poddziałanie przygotowane dla Przedsiębiorstw, które chcą skorzystać z programu realizowanego przez KONSORCJUM. W ramach tego poddziałania Przedsiębiorcy korzystający z imprez realizowanych w KOMPONENCIE A mogą otrzymać dofinansowanie z Ministerstwa Gospodarki.

2 2 ODBIORCA: W projekcie mogą wziąć udział polscy Przedsiębiorcy zainteresowani oferowaniem swoich usług w następujących krajach: Wielka Brytania, USA, Dania, Norwegia, Szwecja, Rosja, Niemcy. Muszą to być firmy prowadzące działalność gospodarczą zgodną z kodem Polskiej Klasyfikacji Działalności 2007: Kod Z Działalność szpitali, Kod Z Praktyka lekarska ogólna, Kod Z Praktyka lekarska specjalistyczna, Kod Z Praktyka lekarska dentystyczna, Kod A Działalność fizjoterapeutyczna, Kod D Działalność paramedyczna, Kod E Pozostała działalność w zakresie opieki zdrowotnej, gdzie indziej niesklasyfikowanej, Kod Z Działalność usługowa związana z poprawą kondycji fizycznej. DOFINANSOWANIE: Pomoc dla Przedsiębiorstw, które uczestniczą w branżowym programie promocji w ramach działania PO IG będzie udzielana w formie bezzwrotnego dofinansowania. Dofinansowanie przeznaczone będzie na pokrycie części poniesionych przez Przedsiębiorcę wydatków kwalifikujących się do objęcia pomocą. Dofinansowanie będzie przekazane na podstawie umowy o dofinansowanie, zawartej pomiędzy ministrem właściwym do spraw gospodarki a Przedsiębiorcą. Wielkość pomocy na udział w branżowym programie promocji nie może przekroczyć 75% poniesionych wydatków kwalifikujących się do objęcia pomocą. Kluczowym warunkiem otrzymania dofinansowania jest zobligowanie się do udziału, w co najmniej 50% liczby wymienionych działań promocyjnych, tj.: misje gospodarcze, targi, kongresy, szkolenia. Katalog kosztów, o których refundację będzie mógł zabiegać Przedsiębiorca, znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dn w sprawie szczegółowego przeznaczenia, warunków i trybu udzielania pomocy finansowej na udział Przedsiębiorców w programach promocji w ramach poddziałania PO IG oraz Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dn zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego przeznaczania, warunków i trybu udzielania pomocy finansowej na udział Przedsiębiorców w programach promocji w ramach poddziałania PO IG Załącznik nr 1: Treść Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dn w sprawie szczegółowego przeznaczenia, warunków i trybu udzielania pomocy finansowej na udział Przedsiębiorców w programach promocji w ramach poddziałania PO IG Załącznik nr 2: Treść Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dn zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego przeznaczenia, warunków i trybu udzielania pomocy finansowej na udział Przedsiębiorców w programach promocji w ramach poddziałania PO IG

3 3 KROK PO KROKU: 1. Pozyskanie informacji o projekcie Informacje na temat projektu można pozyskać: a. Osobiście kontaktując się z przedstawicielami Organizatora. Poszczególni członkowie Organizatora odpowiadają za inny zakres działań: Sprawy związane ze zgłoszeniem do udziału w projekcie, podpisaniem umowy z organizatorem, pomoc w przygotowaniu wniosku o dofinansowanie: Marta Mierzwińska, EuCP, mmierzwinska@eucp.pl, tel Sprawy organizacyjne związane z imprezami oraz wyjazdami: Iwona Lipska, PAIiIZ S.A., iwona.lipska@paiz.gov.pl, tel.: Wstępna rekrutacja Przedsiębiorstw, produkcja materiałów promocyjnych: Magdalena Rutkowska, AMEDS, m.rutkowska@ameds.pl, tel.: Ogólne informacje o projekcie: dr Ada Kostrz-Kostecka, EuCP, akostrz-kostecka@eucp.pl, tel b. Na stronie internetowej projektu: 2. Przygotowania do ekspansji na rynki zagraniczne Zanim Przedsiębiorca rozpocznie działania, mające na celu przyciągnięcie zagranicznych pacjentów do danej placówki, powinien zastanowić się, czy ekspansja na rynki zagraniczne wpisuje się w strategię firmy oraz - czy jest do tego odpowiednio przygotowany. Korzystnym rozwiązaniem byłoby przeanalizowanie mocnych i słabych stron firmy, szans i zagrożeń wynikających z wejścia na nowe rynki, czyli zrobienie analizy SWOT. Jeśli okaże się, że dana placówka nie jest przygotowana do zaproszenia pacjentów z zagranicy, ale uzna, że warto podjąć takie wyzwanie, to równocześnie z przyłączeniem się do projektu musi podjąć działania mające na celu przygotowanie się do promocji za granicą. Można skorzystać z naszych wskazówek oraz szkoleń organizowanych w ramach projektu! Załącznik nr 3: Przygotowania do obsługi pacjenta z zagranicy 3. Zgłoszenie udziału do projektu Zgłoszenia do projektu zbiera: Marta Mierzwińska, EuCP, mmierzwinska@eucp.pl, tel Swoje zainteresowanie udziałem w projekcie można zgłosić mailowo lub faksem wypełniając krótki formularz kontaktowy.

4 4 W formularzu należy wskazać, jakie rynki i działania są dla Przedsiębiorcy interesujące. Aby skorzystać z dofinansowania Przedsiębiorca powinien zobowiązać się do wzięcia udziału minimum w 50% liczby działań, planowanych w ramach projektu promocji wskazany procent liczymy od wszystkich 22 zaplanowanych w ramach projektu działań. Przedsiębiorca może również wziąć udział w pojedynczych wydarzeniach, jednak bez możliwości refinansowania poniesionych kosztów. Załącznik nr 4: Formularz wstępnego zgłoszenia do projektu 4. Podpisanie umowy z Organizatorem Następnym etapem jest podpisanie umowy pomiędzy Przedsiębiorcą a Organizatorem. W umowie zostaną przedstawione następujące kwestie: kto będzie reprezentował firmę, w jakich działaniach weźmie udział, szacunkowy koszt tych działań, wysokość i terminy płatności zaliczek dotyczące konkretnego działania oraz obowiązki stron. Umowa będzie również wskazywać poszczególne kategorie kosztów tj.: stoisko, przelot, transport, itp. z informacją, które koszty podlegają refundacji na podstawie ww. rozporządzenia. Załącznik nr 5: Wzór Umowy Uczestnictwa pomiędzy Przedsiębiorcą, a Organizatorem 5. Złożenie wniosku o dofinansowanie do Ministerstwa Gospodarki i podpisanie umowy na dofinansowanie Przedsiębiorca składa jeden Wniosek o dofinansowanie udziału we wszystkich wybranych imprezach w całym branżowym programie promocji. We wniosku o dofinansowanie wskazuje wybrane działania promocyjne. Wniosek jest spójny z podpisaną przez Przedsiębiorcę umową, tzn. zawiera koszty usług, których organizację zapewnia Organizator, a także inne możliwe do refundacji wydatki, które uczestnik może ponieść we własnym zakresie. Koszty wskazane we wniosku są szacunkowe, ponieważ ostatecznie rozliczenie odbywa się po zakończeniu konkretnego działania. Wówczas we wniosku o płatność uczestnik występuje do ministerstwa o zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów (do 30 dni od zakończenia działania). a. Pobranie wniosku ze strony Ministerstwa Gospodarki Nabór wniosków o dofinansowanie prowadzony jest w trybie konkursu otwartego przez Ministerstwo Gospodarki na stronie: Wnioski o dofinansowanie w formie papierowej będą przyjmowane w sposób nieprzerwany aż do osiągnięcia poziomu 130% alokacji przewidzianej na dany konkurs. Załącznik nr 6: Wniosek o dofinansowanie udziału w branżowym programie promocji b. Wypełnianie wniosku wraz z załącznikami We wniosku należy podać min.: konkretne działania promujące, do których Przedsiębiorca zgłosił swój udział w ramach branżowego programu promocji (terminy i miejsca) oraz jakiego rodzaju wydatki są związane z realizacją tych działań, opis zasobów wnioskodawcy umożliwiających rozwój eksportu, udział eksportu w całkowitej sprzedaży.

5 5 Wymogi dotyczące wniosku to m.in.: złożenie wniosku we właściwej instytucji i w terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie oraz w ramach właściwego poddziałania, kompletność dokumentacji (załączniki), przygotowanie wniosku zgodnie z właściwą instrukcją, Wymogi dotyczące Przedsiębiorcy to m.in.: Przedsiębiorca w rozumieniu art. 4 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095, z późn. zm.). o swobodzie działalności gospodarczej prowadzi działalność gospodarczą i ma siedzibę na terytorium RP, Przedsiębiorca nie posiada zaległości podatkowych i zaległości z tytułu składek ZUS, Przedsiębiorca nie przekroczył maksymalnego progu pomocy de minimis (równowartość 200 tys. euro w ciągu 3 lat), PKD Przedsiębiorcy mieści się w katalogu rodzajów działalności gospodarczej określonym w branżowym programie promocji, Projekt opisany we wniosku o udzielenie pomocy jest spójny z działaniami promującymi, określonymi w branżowym programie promocji, Towary lub usługi danego rodzaju produkowane lub sprzedawane przez Przedsiębiorcę mieszczą się w katalogu określonym w branżowym programie promocji. Załącznik nr 7: Instrukcja wypełnienia wniosku o dofinansowanie Załącznik nr 8: Przewodnik po kryteriach wyboru finansowanych operacji w ramach POIG Załącznik nr 9: Informacja dot. pomocy de minimis UWAGA: ZAPEWNIAMY POMOC W PRZYGOTOWANIU DOKUMENTÓW!!! c. Odpowiedź od Ministerstwa Gospodarki odnośnie przyznania dofinansowania Proces od przesłania przez Przedsiębiorcę do Ministerstwa Gospodarki kompletnego wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami do chwili poinformowania Przedsiębiorcy o przyznaniu wsparcia trwa ok. 2-3 miesięcy.

6 6 d. Podpisanie umowy z Ministerstwem Gospodarki Podpisanie umowy z ministerstwem o dofinansowanie następuje po otrzymaniu informacji o przyznaniu wsparcia (do ok. 30 dni od momentu otrzymania informacji o dofinansowanie). Po każdym działaniu, w którym bierze udział Przedsiębiorca, następnym krokiem jest złożenie wniosku o płatność w celu rozliczenia kosztów. Po zaakceptowaniu przez ministerstwo wniosku następuje wypłata dofinansowania (zwykle jest to okres nie dłuższy niż 1 miesiąc). Załącznik nr 10: Wzór Umowy o Dofinansowanie pomiędzy Przedsiębiorcą a MG 6. Kontakty bieżące Projekt jest ograniczony czasowo trwa 36 miesięcy, ma także charakter zamknięty w sensie liczby i rodzaju imprez, pewne zmiany w trakcie jego realizacji będą jednak następowały. Może to wynikać między innymi z braku informacji nt. terminów niektórych imprez w latach Dlatego będziemy w stałym kontakcie z Przedsiębiorcami. Na bieżąco będziemy ustalać, jakie są Państwa oczekiwania odnośnie danej imprezy, materiałów reklamowych, itp. Będziemy informować Przedsiębiorców na bieżąco o postępie prac, o nowych szansach i kontaktach pozyskanych podczas rozmów z naszymi partnerami. 7. Wpłata zaliczki Przedsiębiorca wpłaca I ratę zaliczki w wysokości 25 % kosztów konkretnego działania na 6 miesięcy przed jego rozpoczęciem (chyba, że termin do rozpoczęcia działania jest krótszy to wpłata następuje wcześniej). Płatność jest dokonywana na podstawie kosztorysu ogólnego, będącego złącznikiem do umowy z Organizatorem. Płatność jest niezbędna do rozpoczęcia działań organizacyjnych. Następnie po podpisaniu umowy Organizator ustala z Przedsiębiorcą ostateczny budżet konkretnego działania i przedstawia mu kosztorys szczegółowy. Na podstawie tego kosztorysu Przedsiębiorca wpłaca pozostałą część należności, najpóźniej na 3 miesiące przed danym działaniem.

7 7 Niektóre koszty np. materiałów promocyjnych zależą od indywidualnych potrzeb danego Przedsiębiorcy, wiec ich wysokość ustalana jest na podstawie indywidualnych uzgodnień z Przedsiębiorcą. Powyższe zaliczki będą płatne w terminach i wysokości wskazanej w załączniku umowy. Przedsiębiorca może skorzystać z części lub całości kosztów przedstawionych przez Organizatora. 8. Przygotowania do wyjazdu Przed wyjazdem na imprezę należy skonsultować i omówić z Organizatorem wszystkie sprawy związane z imprezą. Konsultowanie szczegółów dotyczących konkretnego wyjazdu: Iwona Lipska, PAIiIZ S.A., iwona.lipska@paiz.gov.pl, tel.: Konkurs dopuszcza możliwość udziału w imprezie maksymalnie 2 osób delegowanych ze strony Przedsiębiorcy. Są to osoby zatrudnione zgodnie z przepisami art. 25 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. (Dz. U. Nr 21, poz. 94, z późn. zm): na okres próbny, na czas nieokreślony, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy, na zastępstwo. 9. Pozyskiwanie klientów Działania zaplanowane w projekcie mają na celu pozyskanie zarówno klientów indywidualnych, jak i biznesowych (pośredników, którzy będą przesyłać pacjentów). Celem imprez jest pozyskiwanie klientów, umawianie się na spotkania, rozdawanie materiałów promocyjnych, udział w konferencjach i imprezach towarzyszących, dystrybucja materiałów w press roomach, itd. Po powrocie należy skontaktować się z osobami, z którymi odbywały się spotkania podczas imprez. 10. Rozliczenie wydatków pozyskanie dofinansowania Po powrocie z imprezy Przedsiębiorca, w celu otrzymania dofinansowania, jest zobowiązany do przedłożenia w ministerstwie wniosku o płatność w dwóch formach: prawidłowo wypełnionego w Generatorze wniosków, udostępnionego na stronie internetowej: oraz wniosku w formie papierowej - tożsamej z wersją elektroniczną, w obowiązującym formacie. We wniosku o płatność Przedsiębiorca zobowiązany jest załączyć zestawienie dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki dla kategorii wydatków określonych w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 26 lipca 2011 r. (Dz. U nr 160, poz. 955) oraz z 15 lipca 2010 r.(dz.u nr 133, poz.892). Spis wydatków, które się kwalifikują do refinansowania można znaleźć w Rozporządzeniu MG. Wydatki kwalifikowane to takie, które zostały poniesione przez Przedsiębiorcę od dnia zawarcia umowy o realizację branżowego programu promocji (umowa Organizatora z Ministerstwem), czyli od 29 marca 2012 roku do upływu 30 dnia od dnia zakończenia branżowego programu promocji.

8 8 Koszty możliwe do refundacji (wyciąg z rozporządzenia) 1 Wynajem powierzchni wystawienniczej; 2 Wynajem zabudowy powierzchni wystawienniczej; 3 Wynajem sal konferencyjnych; Zakup usług w zakresie obsługi technicznej w tym nagłośnienia i oświetlenia powierzchni wystawienniczej (stoiska) lub sal konferencyjnych; Zakup usług w zakresie organizacji seminariów, konferencji, pokazów, prezentacji produktów lub usług oraz degustacji; Udział w polskich i zagranicznych konferencjach, kongresach, seminariach, pokazach, degustacjach, spotkaniach bilateralnych i wyjazdach studyjnych; 7 Szkolenia związane z udziałem w programach promocji (materiały szkoleniowe, trener); 8 Zakup usług tłumaczenia symultanicznego lub konsekutywnego; 9 10 Zakup usługi transportu osób, o ile jest to związane z organizacją seminariów, konferencji, pokazów oraz degustacji lub organizacją branżowej misji gospodarczej; Zakup usługi transportu i spedycji eksponatów, w związku z udziałem w targach, wystawach lub branżowych misjach gospodarczych wraz z ubezpieczeniem i odprawą celną; 11 Wpis do katalogu targowego, opłaty rejestracyjnej oraz reklamy w mediach targowych; 12 Zakup usługi przygotowania i druku materiałów promocyjnych i reklamowych oraz tłumaczenia tych materiałów; 13 Przygotowanie lub zakup materiałów reklamowych; 14 Przygotowanie i publikacji reklam i informacji prasowych; 15 Produkcja i emisja kampanii reklamowych; Przejazd i nocleg Przedsiębiorcy lub nie więcej niż dwóch pracowników Przedsiębiorcy uczestniczących 16 w targach lub wystawach w okresie nie dłuższym niż dwa dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po dniu zakończenia targów lub wystawy; Przejazd i noclegu Przedsiębiorcy lub nie więcej niż dwóch pracowników Przedsiębiorcy 17 uczestniczącego w branżowej misji gospodarczej, w okresie nie dłuższym niż jeden dzień przed rozpoczęciem i jeden dzień po dniu zakończenia tej misji; 18 Zakup biletu wstępu w celu zwiedzenia targów lub wystaw, związanych z branżową misją gospodarczą; Zakup usług doradczych i prawnych związanych z uzyskaniem dokumentu uprawniającego do 19 wprowadzenia towarów lub usług na rynki określone w branżowym programie promocji lub programie promocji o charakterze ogólnym; 20 Przygotowania i tłumaczenia dokumentacji technicznej; Transport i ubezpieczenia próbek wyrobu i dokumentacji technicznej, wysłanych do badań 21 certyfikacyjnych; 22 Przeprowadzenie audytu certyfikatu wyrobu; 23 Przeprowadzenie badań certyfikacyjnych wyrobu; 24 Wystawienia i wydania certyfikatu wyrobu; Promocji ponoszonych w związku z informowaniem o współfinansowaniu udziału Przedsiębiorcy w 25 branżowym programie promocji lub programie promocji o charakterze ogólnym ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej; Patrz Załącznik nr 1 i 2: ROZPORZĄDZENIE MINISTRA GOSPODARKI z dnia 26 lipca 2011 r.

9 9 11. Emblematy unijne Firma korzystająca z dofinansowania będzie zobowiązana do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację Projektu ze środków POIG, zarówno w trakcie realizacji Projektu, jak i po jego zakończeniu. Dotyczy to korespondencji związanej z Projektem, tablicy informacyjnej w siedzibie Przedsiębiorcy, stosowania znaków graficznych na wszelkich materiałach promocyjno-informacyjnych, których koszt zostanie zrefundowany. Uczestnik będzie zobowiązany do realizacji ww. działań informacyjnych i promocyjnych poprzez umieszczenie, co najmniej: emblematu Unii Europejskiej; odniesienie do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; hasła Marki Polski określonego przez Ministerstwo Gospodarki Zasady stosowania znaków granicznych w projektach współfinansowanych z UE zawarte są w Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach programu operacyjnego innowacyjna gospodarka, dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu ( Załącznik nr 11: Przewodnik w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach programu operacyjnego innowacyjna gospodarka, dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu ( 12. Ogólny schemat udziału Przedsiębiorcy w projekcie wraz z informacją o instytucjach, do których powinien się zwracać

10 10 WAŻNE LINKI ZWIĄZANE Z PROJEKTEM Strona projektu Główna strona MG na temat działania Ogłoszenie o naborze wraz ze wszystkimi dokumentami pojawi się na następującej stronie Regulamin konkursu: mach%20poig.pdf Wzór umowy o dofinansowanie: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka (str ) nnowacyjna_gospodarka_zatwierdzony_przez_ke_ pdf SPIS ZAŁĄCZNIKÓW: Załącznik nr 1: Treść Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dn w sprawie szczegółowego przeznaczenia, warunków i trybu udzielania pomocy finansowej na udział Przedsiębiorców w programach promocji w ramach poddziałania PO IG Załącznik nr 2: Treść Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dn zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego przeznaczenia, warunków i trybu udzielania pomocy finansowej na udział Przedsiębiorców w programach promocji w ramach poddziałania PO IG Załącznik nr 3: Przygotowania do obsługi pacjenta z zagranicy Załącznik nr 4: Formularz wstępnego zgłoszenia do projektu Załącznik nr 5: Wzór Umowy Uczestnictwa pomiędzy Przedsiębiorcą, a Organizatorem Załącznik nr 6: Wniosek o dofinansowanie udziału w branżowym programie promocji Załącznik nr 7: Instrukcja wypełnienia wniosku o dofinansowanie Załącznik nr 8: Przewodnik po kryteriach wyboru finansowanych operacji w ramach POIG Załącznik nr 9: Informacja dot. pomocy de minimis Załącznik nr 10: Wzór Umowy o Dofinansowanie pomiędzy Przedsiębiorcą a MG Załącznik nr 11: Przewodnik w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach programu operacyjnego innowacyjna gospodarka, dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu ( Załącznik nr 12: Lista przykładowych pytań i odpowiedzi od Przedsiębiorców