SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA PRZETARGU NIOGRANICZONEGO NA ZAKUP I WDROŻENIE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA PRZETARGU NIOGRANICZONEGO NA ZAKUP I WDROŻENIE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO I. NAZWA, ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Zamawiający: Spółdzielnia Mieszkaniowa w Lubartowie ul. Cicha 6 Siedziba i adres korespondencyjny: ul. Cicha Lubartów II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA Przetarg nieograniczony: Przetarg dotyczy zakupu oraz wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego (oprogramowania) dla Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie. Przetarg przeprowadzony jest w oparciu o wewnętrzne przepisy regulaminowe obowiązujące w Spółdzielni. III. INFORMACJE OGÓLNE 1. Każdy oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści dokumentów przetargowych w terminie przed upływem składania ofert. 2. Każdy oferent ma prawo wglądu do dokumentacji technicznej będącej w posiadaniu Sp-ni niezbędnej przy opracowaniu przedmiotu zamówienia. 3. Wszystkie koszty sporządzania oferty ponosi oferent, niezależnie od wyniku postępowania przetargowego. IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Oprogramowanie powinno obejmować zakres działalności Spółdzielni Mieszkaniowej w tym: - CZYNSZE - DZIAŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY - KREDYTY - MEDIA - LICZNIKI - KOSZTY - MAGAZYN - ŚRODKI TRWAŁE - DZIAŁ CZŁONKOWSKO MIESZKANKOWY - GZM (GOSPODARKA ZASOBAMI MIESZKANIOWYMI) - WKŁADY - ZGŁOSZENIA - MELDUNKI - FAKTURY - PRZELEWY - OBSŁUGA KONT BANKOWYCH - PRZEDMIOTY NIETRWAŁE - KADRY I PŁACE - WINDYKACJA - TELEWIZJA KABLOWA - WIELOWYMIAROWE ANALIZY DANYCH 2. Preferowane będzie oprogramowanie oparte o bazę danych pracujące w charakterze klient-serwer i terminalowej. System powinien posiadać możliwość adaptacji do specyfiki działalności Spółdzielni Mieszkaniowej jak również możliwości rozbudowy o ewentualne nowe sfery

2 działalności Spółdzielni. 3. System winien zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych poprzez tworzenie kopii bezpieczeństwa oraz mieć możliwość przypisywania stosownych uprawnień użytkownikom. Wymagane jest aby uprawnienia do poszczególnych zasobów oprogramowania były przypisane wyłącznie do użytkownika a nie stacji roboczej. 4. Spółdzielnia posiada sieć komputerową Ethernet 100Mbit/1Gbit łączącą wszystkie stacje robocze. Obecnie 22 stanowisk roboczych, docelowo 30. Przewidziana jest także wymiana (ew. rozbudowa) stacji roboczych lub systemów operacyjnych. Serwer zostanie zakupiony stosownie do wymagań Systemu będącego przedmiotem przetargu. Specyfikacja oprogramowania i sprzętu: Nazwa programu Autor programu System operacyjny Kredyty Biuro zastosowań informatyki we Wrocławiu Bronisław Borzęcki DOS UNIKAP system finansowo księgowy PC BEST DOS UNIKAP środki trwałe PC BEST DOS UNIKAP system kadrowy PC BEST DOS FAKT Z.U.I FAKT Gdynia DOS Płatnik Prokom s.a WIN PFRON Rozliczenie wody Biuro zastosowań informatyki we Wrocławiu Bronisław Borzęcki DOS Magazyn Sbit, program S-MAT (baza zaszyfrowana) DOS TVK Navo Mini firma oraz Sokaris faktura NT WIN Pliki baz danych to głównie DBF, w przypadku programu magazynowego baza jest zaszyfrowana. Stacje robocze i systemy operacyjne. Nr pokoju Komputer System operacyjny 1 P III 1GHz 96 RAM WIN 98 SE KSIĘGOWOŚĆ 4 DELL PIII MB LINUX 5 DELL PIII MB LINUX 5 P I DOS 5 CELERON 2GHz 254 RAM WIN 2k 5 P II 64 RAM WIN 95 6 CELERON 1,2 Ghz 128 RAM WIN 98 SE 6 CELERON 1,2 Ghz, 128 RAM WIN 98 SE

3 Nr pokoju Komputer System operacyjny GZM 7 DELL PIII MB LINUX 7 P I WIN 95 7 CELERON 1,2 Ghz 128 RAM WIN 98 SE 9 DELL PIII MB WIN XP KADRY 18 CELERON 1,2 Ghz 128 RAM WIN 98 SE WODA 19 CELERON 2,6 Ghz 254 RAM WIN XP 19 P III 550 Mhz, 128 RAM WIN 98 SE ZARZĄD PREZES DELL PIII 128MB LINUX ZASTEPCA PREZESA DELL PIII 128MB LINUX SEKRETARIAT DELL PIII 128MB LINUX Magazyn inny budynek PIII WIN98 TVK 12 PIV 256/512MB RAM WINXP 5. Wygrywający przetarg winien przeprowadzić wdrożenie oprogramowania, przeszkolić pracowników Spółdzielni w zakresie obsługi oprogramowania oraz przenieść na nowy system bazy danych oprogramowania aktualnie wykorzystywanego przez Spółdzielnię a także mieć możliwość zapewnienia obsługi powdrożeniowej. V. WYCENA PRZEMIOTU ZAMÓWIENIA I WARUNKI PŁATNOŚCI Wycena przedmiotu zamówienia winna uwzględniać, oprogramowanie, wdrożenie, obsługę powdrożeniową, zakup ewentualnych dodatkowych licencji. przeniesienie baz danych oprogramowania aktualnie wykorzystywanego w Spółdzielni Mieszkaniowej na nowe oprogramowanie, przeszkolenie pracowników w zakresie przedmiotu zamówienia. Preferowane będą warunki płatności wykonania zamówienia po całkowitym wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego. VI. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU PRZETARGOWYM ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW. 1 Warunkiem udziału w przetargu jest posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności zgodnie z przedmiotem zamówienia oraz spełnienia następujących wymagań i złożenie niżej wymienionych dokumentów i oświadczeń.

4 1.1 Oświadczenie o akceptacji warunków przetargu 1.2 Aktualny dokument (do trzech miesięcy od daty wystawienia przez organ wydający) dopuszczający Oferenta do obrotu prawnego w zakresie objętym zamówieniem (odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej). 1.3 Aktualne zaświadczenie (do trzech miesięcy od daty wystawienia) z organu podatkowego o braku zaległości podatkowych z wyjątkiem, kiedy uzyskali oni przewidziane prawem zgody na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległości płatności. 1.4 Aktualne zaświadczenie (do trzech miesięcy od daty wystawienia) z ZUS-u o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenie społeczne z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskali oni przewidziana prawem zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległości płatności. 1.5 Informacji z Krajowego Rejestru Karnego na temat karalności (do sześciu miesięcy od daty wystawienia). W przypadku gdy wykonawca jest osobą prawną - informacja powinna dotyczyć aktualnych członków władz. 1.6 Oryginał referencji wystawionych w 2005 i 2006r., lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem wykonanych prac związanych z oprogramowaniem. 1.7 Oświadczenie o dysponowaniu pracownikami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje w zakresie przedmiotowych robót. 1.8 Oświadczenie, że montowane oprogramowanie jest zgodnie z aktualnymi przepisami. 1.9 Oferowana cena przedmiotu zamówienia. Podana cena winna uwzględniać podatek VAT. 2 Ocena spełnienia warunków udziału w przetargu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Oferenta dokumenty i oświadczenia. 2.1 Oferenci, którzy przedłożą dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnienie wymaganych warunków zostaną dopuszczeni do badania i oceny. 2.2 Oferenci, którzy nie przedłożą dokumentów i oświadczeń spełnienia wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania przetargowego. VII. WADIUM I ZABEZPIECZENIE UMOWY Wadium w podanej wysokości zł winno być wpłacone na dwa dni przed rozpoczęciem przetargu, przelewem na rachunek Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie Nr P. B. S. z siedzibą w Lubartowie. Za datę wniesienia wadium uważa się datę wpływu środków pieniężnych na rachunek Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie. Wadium wniesione przez uczestników, którzy przetargu nie wygrają zostanie zwrócone niezwłocznie, nie później niż 5 dni po zamknięciu przetargu na podane przez uczestnika konto. Uchylenie się uczestnika, który przetarg wygrał od zawarcia umowy spowoduje przepadek wadium na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie. Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest na dzień zawarcia umowy wpłacić na konto Spółdzielni kwotę w wysokości 5% wartości umowy celem należytego zabezpieczenia wykonania umowy. Wpłacona suma winna uwzględniać

5 wcześniej wpłacone wadium. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie zwrócone zgodnie z regulaminem Spódzielni o udzielaniu zamówień na roboty i dostawy, co zostanie określone w zawartej umowie. VIII TERMINY WYKONANIA ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie od 1 lipca 2007r. do 30 czerwca 2008r. IX. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIENIA ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTEM ORAZ PRZEKAZANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazać pisemnie na adres Sp-ni Mieszkaniowej w Lubartowie Lubartów ul. Cicha Oferty należy sporządzić zgodnie z wymogami umieszczonymi w specyfikacji oraz dołączyć wszystkie wymagane dokumenty. 3. Wszystkie dokumenty składające się na ofertę powinny być podpisane przez osoby upoważnione do występowania w imieniu Oferenta ( uprawniona zgodnie z odpisem z z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo przez osoby umocowaną przez osobę uprawnioną ). 4. W przypadku, gdy Oferent jako załącznik do oferty dołączył kopię jakiegoś dokumentu, powyższa kopia powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez uprawnione osoby jak pkt Poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby upoważnionej. 6. Każdy Oferent może złożyć w niniejszym przetargu tyko jedną ofertę. 7. Oferty należy złożyć w trwale zamkniętej kopercie. Należy stosować koperty zewnętrzne i wewnętrzne. Koperty zewnętrzna powinna być za adresowana na adres: Spółdzielnia Mieszkaniowa w Lubartowie ul. Cicha 6 oraz oznakowana: ''Oferta na Zintegrowany System Informatyczny''. Koperta wewnętrzna powinna być zaadresowana tak jak wyżej a ponadto opatrzona nazwą i dokładnym adresem Oferenta. X. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTAMI. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z oferentami jest Mariusz Dejko XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTY Każdy oferent będzie związany swoja oferta 30 dni od upływu terminu składania ofert.

6 XII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIU OFERTY 1. Oferty należy napisać pismem czytelnym w języku polskim XIII. MIEJSCE SKŁADANIA ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać w sekretariacie Spółdzielni mieszkaniowej w Lubartowie ul. Cicha W przetargu wezmą udział tylko te oferty, które wpłyną do dnia r. do godz. 10:00 na adres wskazany w pkt Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godz. 12:00 w biurze Sp-ni Mieszkaniowej ul. Cicha 6. Po otwarciu ofert członkowie komisji składają oświadczenie o braku zależności lub dominacji z Oferentem. XIV. KRYTERIA OCENY OFERT Jako podstawę wyboru oferty w niniejszym przetargu przyjmuje się poniższe kryteria i ich procentowe wagi: - cena przedmiotu zamówienia brutto 60% - wiarygodność i solidność wykonawcy (referencje) 30% - warunki płatności 10% XV. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJACEGO PO WYBORZE OFERT O wyborze oferty Zamawiający powiadomi uczestników procesu przetargowego na piśmie, wskazując firmę, której ofertę wybrano oraz cenę przedmiotu zamówienia. XVI. OBOWIĄZKI OFERENTA PO WYBORZE OFERT 1. Oferent, którego oferta została wybrana zobowiązany jest w ciągu 14 dni od dnia ogłoszenia wyboru oferty zawrzeć umowę na Zintegrowany System Informatyczny, którego oferta dotyczyła. 2. Przy zawieraniu umowy mają zastosowanie postanowienia niniejszej specyfikacji regulaminu Sp-ni o udzielaniu zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi oraz obowiązujące przepisy w szczególności przepisy kodeksu cywilnego. XVII. PROTESTY I ODWOŁANIA 1. Uczestnicy przetargu mogą składać protesty i odwołania do Rady Nadzorczej w terminie 7 dni od daty ogłoszenia wyboru oferty. 2. Protesty i odwołania winny być wnoszone na pismie wraz z uzasadnieniem

7 XVIII. INFORMACJE KOŃCOWE 1. Niniejsza specyfikacja została opracowana w oparciu o regulamin zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi wykonywane na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie oraz decyzji Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej uchwała 52/ Sprawy wynikłe w procesie przetargowym a nie ujęte w niniejszej specyfikacji będą rozstrzygane w oparciu o regulamin zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie.