REGULAMIN udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim z dnia 10 lutego 2003 r.

Transkrypt

1 REGULAMIN udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim z dnia 10 lutego 2003 r. Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 12 Rektora UŚ z dnia r. Niniejszy regulamin : I. PRZEPISY OGÓLNE 1. określa zasady: a. sporządzania planów zamówień publicznych, b. przygotowywania i przeprowadzania postępowań w celu udzielenia zamówień publicznych, c. realizacji umów w sprawie zamówień publicznych, d. prowadzenia ewidencji udzielanych zamówień publicznych, 2. ustala uczestników procesu udzielania zamówień publicznych, 3. stanowi regulamin pracy komisji przetargowych (Rozdział IV). Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o: ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: DzU z 2002r. nr 72 poz.664. ze zmianami), 2. regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy regulamin udzielania zamówień publicznych, 3. zamawiającym - należy przez to rozumieć Uniwersytet Śląski w Katowicach reprezentowany przez kierownika jednostki, 4. kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć rektora albo odpowiednio osoby upoważnione zgodnie z postanowieniami 4; 5. wnioskodawcy - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną zamawiającego dysponującą środkami finansowymi, upoważnioną do określania swoich potrzeb w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych, 6. realizatorze - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną zamawiającego upoważnioną i zobowiązaną do wykonywania czynności określonych regulaminem oraz właściwymi zarządzeniami. Jednostkami tymi są: a. Dział Aparatury i Zaopatrzenia (sekcja dostaw) - w zakresie dostaw z wyłączeniem dostaw właściwych dla innych realizatorów; b. Dział Aparatury i Zaopatrzenia (sekcja usług) - w zakresie usług (w tym napraw), z wyłączeniem usług właściwych dla innych realizatorów; c. Dział Techniczny - w zakresie: robót budowlanych, z wyłączeniem robót budowlanych właściwych dla innych realizatorów, dostaw i usług zawierających roboty budowlane, dostaw i usług, których zakup należy do obowiązków działu na podstawie odrębnych zarządzeń; d. Dział Rozliczeń i Eksploatacji Obiektów - w zakresie: dostaw i usług związanych z techniczną eksploatacją obiektów, w tym dostaw

2 mediów oraz usług konserwacji urządzeń technicznych obiektów, dostaw i usług, których zakup należy do obowiązków działu na podstawie odrębnych zarządzeń; e. Sekcja Inwestycji - w zakresie: robót budowlanych, dostaw i usług (w szczególności dotyczących pierwszego wyposażenia obiektu) związanych ze środkami trwałymi w budowie zamawiającego; f. Biblioteka Uniwersytetu Śląskiego - w zakresie dostaw książek, czasopism, materiałów bibliotecznych i baz na nośnikach elektronicznych wchodzących w skład zbiorów zamawiającego, a także dostępu on-line do baz danych (nie wchodzących w skład zbiorów) oraz usług z tym związanych, w tym usług introligatorskich; g. Wydawnictwo Uniwersytetu Śląskiego - w zakresie dostaw i usług związanych z wydawaniem książek, w szczególności: usług poligraficznych (i wynikających stąd dodatkowych czynności związanych z wydawaniem książek objętych planem wydawniczym zamawiającego), usług edytorskich i poligraficznych (i wynikających stąd dodatkowych czynności) związanych z publikacją wydawnictw nieobjętych planem wydawniczym zamawiającego, h. Dział Transportu - w zakresie: dostaw pojazdów drogowych, części zamiennych oraz paliw, dostaw i usług, których zakup należy do obowiązków działu na podstawie odrębnych zarządzeń, w szczególności napraw i przeglądów pojazdów drogowych; i. Inspektorat BHP i Ochrony Przeciwpożarowej - w zakresie usług i dostaw, których zakup należy do obowiązków Inspektoratu na podstawie odrębnych zarządzeń, w szczególności: konserwacji sprzętu ochrony przeciwpożarowej, systemów ochrony p. pożarowej, pomiarów czynników szkodliwych, badania środowiska pracy, kontroli (np. Sanepid), szkolenia BHP, p. pożarowego i specjalistycznego, badań lekarskich pracowników oraz studentów (we współdziałaniu z Działem Spraw Studenckich); j. Biuro Promocji i Karier - w zakresie dostaw i usług związanych z promocją zamawiającego, w tym usług związanych z publikacjami informacyjnymi, reklamowymi i promocyjnymi, wydawanymi w kraju; k. Dział Nauczania - w zakresie usług dydaktycznych; l. Dział Nauki i Współpracy z Gospodarką - w zakresie usług badawczych i rozwojowych; m. Dział Współpracy z Zagranicą - w zakresie usług i dostaw związanych z działalnością zagraniczną zamawiającego, w szczególności zakupy biletów, polis ubezpieczeniowych (NW), wiz oraz usług związanych z publikacjami informacyjnymi, reklamowymi i promocyjnymi, wydawanymi za granicą; n. kwestor - w zakresie usług finansowych, w szczególności w zakresie usługi badania bilansu i usług bankowych; o. Filia w Cieszynie - w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych realizowanych dla potrzeb filii; 7. członku komisji - należy przez to rozumieć każdego członka komisji przetargowej, w tym jej przewodniczącego i sekretarza, powoływanej w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 8. planie zamówień - należy przez to rozumieć sporządzony zgodnie z ustawą i regulaminem plan zamówień publicznych na dany rok kalendarzowy; 9. planie rzeczowo - finansowym zamawiającego - należy przez to rozumieć plan rzeczowo - finansowy uchwalany przez Senat zamawiającego, 10. druku PP - należy przez to rozumieć składane przez realizatora do Działu Zamówień Publicznych zgłoszenie potrzeby udzielenia zamówienia publicznego na dostawy, usługi lub roboty budowlane, w trybie przetargu nieograniczonego, ograniczonego, dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji albo zapytania o cenę, 11. druku ZT - należy przez to rozumieć składany przez komisję do kierownika jednostki wniosek o zatwierdzenie trybu zamówienia z wolnej ręki, 12. drukach: ZPUŚ-1; ZPUŚ-2; ZPUŚ-3; ZPUŚ-4; ZPUŚ-5 albo ZPUŚ-6 - należy przez to rozumieć protokoły (wraz z załącznikami) sporządzane w postępowaniach prowadzonych w

3 celu udzielenia zamówienia publicznego w trybach: przetargu nieograniczonego, ograniczonego, dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji, zapytania o cenę albo zamówienia z wolnej ręki, 13. druku PU - należy przez to rozumieć notatkę służbową sporządzaną w sprawie udzielenia zamówienia publicznego na podstawie art.6 ust.1 ustawy. II. UCZESTNICY PROCESU UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ 3 W procesie udzielania zamówień publicznych uczestniczą: 1. wnioskodawca - zobowiązany do: a. sporządzania zestawienia swoich potrzeb w zakresie dostaw i usług, b. określenia danych koniecznych dla przeprowadzenia postępowania, w szczególności określenia przedmiotu zamówienia i innych warunków mających wpływ na przebieg postępowania, c. uczestniczenia w pracach komisji przetargowej w zakresie wynikającym z regulaminu oraz decyzji o powołaniu komisji. 2. realizator - zobowiązany do: a. sporządzania propozycji planu zamówień we właściwym sobie zakresie, b. gromadzenia informacji na temat rynku dostaw, usług lub robót budowlanych (zgodnie ze swoją właściwością), c. wykonania czynności faktycznych związanych z przeprowadzeniem postępowania, poprzez określenie na podstawie informacji wskazanych przez wnioskodawcę, w sposób zgodny z postanowieniami ustawy, koniecznych danych, w szczególności: dookreślenia przedmiotu zamówienia, w tym poprzez określenie właściwego numeru PKWiU albo PKD (EKD), określenia wartości szacunkowej zamówienia, uzasadnienia trybu zamówienia, zaproponowania kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej, zaproponowania warunków, jakie winien spełnić oferent ze względu na dane zamówienie, d. wykonywania czynności faktycznych związanych z przeprowadzaniem postępowań w trybie zamówienia z wolnej ręki oraz na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy, w zakresie wskazanym w regulaminie, w szczególności przygotowywania materiałów koniecznych do sporządzenia dokumentów występujących w postępowaniu, e. uczestniczenia w pracach komisji przetargowej w zakresie wynikającym z regulaminu oraz decyzji o powołaniu komisji, f. reprezentowanie zamawiającego, obok innych osób upoważnionych przez kierownika jednostki, w postępowaniu odwoławczym przed zespołem arbitrów, g. prowadzenia właściwych rejestrów zamówień, h. właściwej realizacji zawartych umów, i. przechowywania dokumentacji postępowań prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki oraz na podstawie art. 6 ust.1 ustawy; 3. Dział Zamówień Publicznych - zobowiązany do: a. ogłoszenia planu zamówień publicznych, b. wykonywania czynności faktycznych związanych z przeprowadzaniem postępowań, w zakresie wskazanym w regulaminie, w szczególności przygotowywania materiałów koniecznych do sporządzenia dokumentów występujących w postępowaniu (zamówienia we wszystkich trybach, z wyłączeniem zamówień w trybie zamówienia z wolnej ręki oraz na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy), c. uczestniczenia w pracach komisji przetargowej w zakresie wynikającym z regulaminu oraz decyzji o powołaniu komisji, d. reprezentowanie zamawiającego, obok innych osób upoważnionych przez kierownika

4 jednostki, w postępowaniu odwoławczym przed zespołem arbitrów, e. prowadzenia właściwych rejestrów zamówień, f. na wniosek kierownika jednostki, sporządzania opinii w kwestiach związanych z udzielaniem zamówień; opinia Działu Zamówień Publicznych nie jest opinią biegłego (rzeczoznawcy), g. przy udzielaniu zamówień na roboty budowlane - sporządzania i przekazywania Ministrowi SWiA informacji cenowych oraz kopii oferty najkorzystniejszej, h. przechowywania dokumentacji postępowań prowadzonych w trybach: przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, przetargu dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji, zapytania o cenę, i. prowadzenia korespondencji z UZP, j. przechowywania kopii wniosków kierowanych do prezesa UZP i decyzji prezesa UZP dotyczących zatwierdzenia trybu zamówienia z wolnej ręki, k. składania sprawozdań z realizacji zakończonych i prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych; 4. komisja przetargowa - zobowiązana do przygotowywania i przeprowadzania postępowań w celu udzielenia zamówienia publicznego oraz przedstawiania kierownikowi jednostki propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej; 5. kierownik jednostki, w zakresie wynikającym z ustawy i regulaminu; 6. inne podmioty, w zakresie wynikającym z bieżących potrzeb oraz zapisów ustawy i regulaminu, w tym w szczególności biegli (rzeczoznawcy) Z zastrzeżeniem ust.2-5, rektor jako kierownik jednostki powołuje i odwołuje członków komisji przetargowych, dokonuje rozstrzygnięć oraz reprezentuje zamawiającego wobec osób trzecich. 2. Prorektorzy, zgodnie z podziałem kompetencji i na podstawie udzielonych pełnomocnictw, mogą powoływać i odwoływać członków komisji przetargowych, dokonywać rozstrzygnięć oraz reprezentować zamawiającego wobec osób trzecich. 3. Dyrektor administracyjny lub jego zastępcy, zgodnie z podziałem kompetencji i na podstawie udzielonych pełnomocnictw, mogą powoływać i odwoływać członków komisji przetargowych, dokonywać rozstrzygnięć oraz reprezentować zamawiającego wobec osób trzecich w zakresie postępowań prowadzonych w celu udzielania zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej EUR. 4. Komisja przetargowa poprzez przewodniczącego może reprezentować zamawiającego w czynnościach związanych z udzielaniem zamówień publicznych, w zakresie określonym w regulaminie. 5. Kierownicy realizatorów i Działu Zamówień Publicznych, zgodnie z podziałem kompetencji i na podstawie udzielonych pełnomocnictw, mogą reprezentować zamawiającego w czynnościach faktycznych związanych z udzielaniem zamówień publicznych, w zakresie określonym w regulaminie Odpowiedzialność za prawidłowość postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ponosi kierownik jednostki. 2. Nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych sprawuje kierownik jednostki. 3. Odpowiedzialność w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania ponoszą członkowie komisji przetargowej, zgodnie z podziałem obowiązków. 4. Pozostałe podmioty uczestniczące w procesie udzielania zamówień publicznych ponoszą odpowiedzialność w zakresie obowiązków nałożonych na nich regulaminem oraz ustawą. III. PLANOWANIE

5 A. Zamówienia na roboty budowlane oraz dostawy i usługi zawierające roboty budowlane Plan zamówień w zakresie robót budowlanych oraz dostaw i usług zawierających roboty budowlane zatwierdza rektor, a następnie przekazuje go dyrektorowi administracyjnemu. Plan zamówień wchodzi w życie z chwilą zatwierdzenia. 2. Dyrektor administracyjny przekazuje plan zamówień kierownikowi Działu Zamówień Publicznych oraz kierownikowi Działu Technicznego oraz w odpowiednim zakresie - Sekcji Inwestycji i Filii w Cieszynie. B. Zamówienia na dostawy i usługi z wyłączeniem dostaw i usług będących częścią robót budowlanych Z zastrzeżeniem postanowień ust.2 i 3, do dnia 30 października każdego roku wnioskodawcy składają do właściwych realizatorów zatwierdzone przez dziekana wydziału albo kierownika jednostki zestawienia swoich potrzeb w zakresie dostaw i usług na kolejny rok kalendarzowy. 2. Do dnia 30 października każdego roku wnioskodawcy składają do Działu Gospodarki Materiałowej zatwierdzone przez dziekana wydziału albo kierownika jednostki zestawienia swoich potrzeb w zakresie dostaw materiałów ciągłego użycia na kolejny rok kalendarzowy. 3. Do dnia 31 stycznia każdego roku wnioskodawcy składają do Wydawnictwa UŚ, zatwierdzone przez dziekana zestawienia swoich potrzeb (tj. wydziałowych planów wydawniczych w ramach uzgodnionych i zatwierdzonych limitów arkuszowych) w zakresie usług edytorskich i poligraficznych na bieżący rok kalendarzowy. 4. Zestawienia, o których mowa w ust.1 do 3 wnioskodawcy sporządzają w oparciu o rzeczywiste potrzeby oraz o spodziewane środki. 5. Dyrektor administracyjny określi w drodze zarządzenia: 1. wzór druku zestawienia, o którym mowa w ust.1 i 2, 2. wzór druku zestawienia, o którym mowa w ust.3, po uprzednim uzgodnieniu z Dyrektorem Wydawnictwa UŚ, 3. listę materiałów ciągłego użycia Na podstawie zestawień, o których mowa w 7, stanu realizacji zawartych umów oraz informacji dotyczących realizacji zamówień publicznych w roku bieżącym i latach poprzednich realizatorzy oraz Dział Gospodarki Materiałowej sporządzają we właściwym sobie zakresie propozycje planu zamówień i przekazują je w terminie 14 dni od daty otrzymania zestawień kierownikowi Działu Aparatury i Zaopatrzenia. 2. Kierownik Działu Aparatury i Zaopatrzenia w terminie 14 dni od daty otrzymania propozycji planu, o których mowa w ust.1 przekazuje dyrektorowi administracyjnemu zbiorczą propozycję planu zamówień. 3. Dyrektor administracyjny przedkłada do zatwierdzenia rektorowi plan zamówień, a po jego zatwierdzeniu niezwłocznie przekazuje kierownikowi Działu Zamówień Publicznych oraz w odpowiednim zakresie realizatorom i Filii w Cieszynie. 4. Plan zamówień wchodzi w życie z chwilą zatwierdzenia. C. Postanowienia wspólne Plan zamówień może być podzielony na segmenty. 2. Poszczególne segmenty planu mogą zostać zatwierdzone w różnych terminach, przy czym nie później niż do dnia sporządzenia planu rzeczowo - finansowego zamawiającego.

6 3. Na podstawie otrzymanego planu zamówień kierownik Działu Zamówień Publicznych sporządza ogłoszenie o planowanych zamówieniach publicznych i przesyła je do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych Z zastrzeżeniem postanowień ust.2, nie można wszcząć postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego nie ujęto w planie zamówień. 2. Udzielenie zamówienia nie ujętego w planie zamówień jest możliwe jedynie po wcześniejszym ujęciu go w planie rzeczowo - finansowym zamawiającego. 3. Zamówienia, których termin realizacji przekracza jeden rok, ujmowane są w planie zamówień na rok, w którym następuje rozpoczęcie postępowania Z zastrzeżeniem postanowień ust.2 i 3, podstawą wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest złożenie przez wnioskodawcę zapotrzebowania do realizatora. 2. Podstawą wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na roboty budowlane, a także dostawy i usługi realizowane na rzecz wszystkich jednostek zamawiającego jest plan zamówień lub, w przypadku, o którym mowa w 10 ust. 2 - plan rzeczowo - finansowy. 3. Na wniosek realizatora, rektor określi w drodze zarządzenia: 1. terminy składania zapotrzebowań, które ze względu na swój charakter stanowią jedno zamówienie, 2. usługi i dostawy, które ze względu na swój charakter stanowią odrębne zamówienie. 4. Na wniosek realizatora, dyrektor administracyjny określi w drodze zarządzenia wzór druku zapotrzebowania, o którym mowa w ust.1. IV. PRZYGOTOWYWANIE I PRZEPROWADZANIE POSTĘPOWAŃ (REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ) A. Postanowienia ogólne Z zastrzeżeniem postanowień ust.4 i 5, postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje i przeprowadza komisja przetargowa powoływana do każdego z postępowań, bez względu na wartość szacunkową zamówienia. Działalność komisji reguluje ustawa, właściwe rozporządzenia oraz regulamin. 2. Komisja przetargowa rozpoczyna prace z dniem jej powołania. 3. Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 4. W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia publicznego są twórcze prace projektowe, wybór najkorzystniejszej oferty może być poprzedzony konkursem, jeżeli jednak wartość szacunkowa zamówienia na twórcze prace projektowe przekracza równowartość EUR przeprowadzenie konkursu jest obligatoryjne. 5. Szczegółowy tryb i zasady postępowania konkursowego określa ustawa i wydane na jej podstawie przepisy wykonawcze Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje kierownik jednostki. 2. Kierownik jednostki wyznacza spośród członków komisji jej przewodniczącego oraz sekretarza. 3. Członkami komisji przetargowej mogą być wyłącznie pracownicy zamawiającego. Inne osoby

7 mogą uczestniczyć w pracach komisji jedynie w charakterze biegłych (rzeczoznawców). Członkiem komisji nie może być osoba powołująca daną komisję. 4. Z zastrzeżeniem postanowień ust.5, przygotowanie i przeprowadzenie kolejnego postępowania w tej samej sprawie powierza się komisji powołanej do poprzedniego postępowania. 5. Przygotowanie i przeprowadzenie kolejnego postępowania w tej samej sprawie powierza się komisji w zmienionym składzie, jeżeli zachodzi przynajmniej jedna z poniższych przesłanek: 1. kierownik jednostki odmówi zatwierdzenia propozycji komisji i unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 27b ust. 1 pkt. 4 ustawy. 2. dla kolejnego postępowania zachodzą przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, chyba że poprzednie postępowanie również było prowadzone w tym trybie. 6. Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w 12 ust.3, w sytuacjach, o których mowa w 25 ust.4 i 35 ust.4 oraz jeżeli z powodu innej przeszkody nie może on brać udziału w pracach komisji. 7. W przypadkach wyłączenia, o którym mowa w 25 ust.4 i 35 ust.4, kierownik jednostki może, a w przypadku gdyby po wyłączeniu komisja miała liczyć mniej osób niż określono w 14 ust.1 i 2 - musi powołać nowego członka komisji, w miejsce członka wyłączonego Z zastrzeżeniem postanowień ust.2, komisja przetargowa wraz z przewodniczącym i sekretarzem liczy od trzech do siedmiu członków. W skład komisji obligatoryjnie wchodzą dwaj przedstawiciele Działu Zamówień Publicznych jako przewodniczący i sekretarz oraz przedstawiciel realizatora. 2. W postępowaniach prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki komisja przetargowa wraz z przewodniczącym i sekretarzem liczy od dwóch do czterech członków. W skład komisji wchodzą obligatoryjnie przedstawiciele realizatora jako przewodniczący i sekretarz oraz przedstawiciele wnioskodawcy. 3. W uzasadnionych przypadkach przewodniczącym może być inna osoba niż określono w ust.1 i 2 lub komisja może liczyć więcej osób niż określono w ust.1 i Przewodniczący komisji przetargowej kieruje jej pracami i na bieżąco informuje kierownika jednostki o problemach związanych z pracami komisji, pojawiającymi się w toku postępowania. 2. Projekty dokumentów występujących w toku postępowania i podlegających zatwierdzeniu przez kierownika jednostki przygotowuje komisja przetargowa. Przygotowanie projektu może odbywać się poprzez akceptację dokumentu przygotowanego w trybie roboczym (dokumentu roboczego) przez niektórych członków komisji. 3. W terminie wyznaczonym przez przewodniczącego komisji, wszyscy członkowie zapoznają się z dokumentem roboczym i po ewentualnej weryfikacji akceptują jego treść w formie pisemnej, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. Niezajęcie stanowiska przez członka komisji w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego oznacza akceptację treści dokumentu. 4. Podziału pomiędzy członków komisji czynności podejmowanych w trybie roboczym, nie przypisanych poszczególnym członkom przez regulamin, dokonuje przewodniczący komisji. 5. Przewodniczący występuje w imieniu komisji, przy czym decyzją komisji jest zdanie większości jej członków. Każdy członek komisji może zgłosić zdanie odrębne w stosunku do decyzji komisji, które niezwłocznie zostaje odnotowane w protokole. O zgłoszeniu zdania odrębnego przewodniczący niezwłocznie zawiadamia kierownika jednostki. W przypadku zgłoszenia zdania odrębnego przez przewodniczącego, na jego wniosek, kierownik jednostki powołuje do pełnienia funkcji przewodniczącego komisji inną osobę spośród członków komisji. 6. Wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie należy do przewodniczącego. Z zastrzeżeniem postanowień 25 ust. 1 posiedzenia komisji są niejawne.

8 7. Przewodniczący ma prawo, w wyjątkowych sytuacjach i na wniosek członka komisji, zwolnić go z uczestnictwa w posiedzeniu komisji Na każdym etapie postępowania, jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, kierownik jednostki, na wniosek przewodniczącego komisji może zasięgnąć opinii biegłych (rzeczoznawców). 2. W charakterze biegłych (rzeczoznawców) mogą występować także pracownicy zamawiającego, nie będący członkami komisji, o ile ich opinia jest istotna dla postępowania. 3. Do biegłych (rzeczoznawców) stosuje się odpowiednio postanowienia 25 ust.2-7 i 35 ust Biegły (rzeczoznawca) przedstawia opinię na piśmie kierownikowi jednostki, który niezwłocznie przekazuje ją przewodniczącemu komisji. Na żądanie komisji biegły (rzeczoznawca) bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień Kierownik jednostki stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa. 2. Na polecenie kierownika jednostki, komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa. B. Postępowania prowadzone w trybach przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, przetargu dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji albo zapytanie o cenę W przypadku zamówienia, dla którego zachodzą przesłanki zastosowania trybu przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, przetargu dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji albo zapytanie o cenę, realizator informuje Dział Zamówień Publicznych o potrzebie udzielenia zamówienia publicznego, składając druk PP. 2. Przed rozpoczęciem postępowania realizator winien uzyskać od kwestora potwierdzenie posiadanych środków przeznaczonych dla realizacji zamówienia. 3. Na podstawie druku PP Dział Zamówień Publicznych rozpoczyna przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego składając wniosek o powołanie komisji przetargowej i wyznaczenie spośród jej członków przewodniczącego oraz sekretarza. We wniosku Dział Zamówień Publicznych proponuje z imienia i nazwiska skład komisji, w tym przewodniczącego i sekretarza. 4. Dyrektor administracyjny określi w drodze zarządzenia wzór druku PP, wraz z instrukcją jego wypełniania Z zastrzeżeniem postanowień ust.2 oraz 23 ust.2, w toku postępowania sporządza się dokumenty wymagane ustawą, w szczególności specyfikację istotnych warunków zamówienia, zaproszenie do udziału w postępowaniu, zaproszenie do składania ofert albo zapytanie o cenę. 2. W postępowaniach prowadzonych w trybach przetargu nieograniczonego, ograniczonego oraz dwustopniowego, bez względu na wartość szacunkową zamówienia, sporządza się specyfikację istotnych warunków zamówienia wraz z propozycją umowy, będącą jej załącznikiem. 3. Treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę winna należycie oddawać charakter danego zamówienia oraz odpowiadać wymogom określonym ustawą, przy czym:

9 1. waga procentowa kryteriów cenotwórczych powinna wynosić co najmniej 80%; 2. niedopuszczalne jest zobowiązanie do udzielenia zaliczki przez zamawiającego. 4. W postępowaniach prowadzonych w trybach przetargu nieograniczonego, ograniczonego oraz dwustopniowego, bez względu na wartość szacunkową zamówienia, wymagane jest złożenie przez wykonawców (dostawców) wadium w wysokości stanowiącej 0,5% do 3% wartości szacunkowej zamówienia. 5. W wyjątkowych sytuacjach kierownik jednostki może odstąpić od stosowania postanowień ust.3 pkt.1 i 2, dla konkretnego zamówienia 6. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej EUR, w wyjątkowych sytuacjach kierownik jednostki może odstąpić od stosowania postanowień ust.4 dla konkretnego zamówienia. 7. Dyrektor administracyjny może określić w drodze zarządzenia, stosowane przy udzielaniu zamówień przez zamawiającego: 1. ogólne warunki prowadzenia postępowania, 2. ogólne warunki umów w sprawie zamówień publicznych Na podstawie danych zawartych w druku PP przewodniczący komisji przygotowuje w trybie roboczym treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę. 2. Po zaakceptowaniu treści dokumentu roboczego, o którym mowa w ust.1 przez pozostałych członków komisji, przewodniczący przedstawia projekt specyfikacji, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę do zatwierdzenia kierownikowi jednostki. 3. Z zastrzeżeniem postanowień 21, kierownik jednostki zatwierdzając specyfikację, zaproszenie do udziału w postępowaniu, zaproszenie do składania ofert albo zapytanie o cenę zatwierdza tym samym tryb postępowania. 4. W przypadku niezatwierdzenia trybu przez kierownika jednostki, komisja proponuje wybór innego trybu przewidzianego ustawą, uwzględniając uwagi przedstawione przez kierownika jednostki. 5. W przypadku zamówienia, dla którego zachodzą przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, stosuje się postanowienia regulaminu właściwe dla tego trybu Jeżeli wybór trybu udzielenia zamówienia wymaga zatwierdzenia przez prezesa UZP, przewodniczący, w trybie roboczym, przygotowuje treść wniosku. Uzasadnienie wniosku przygotowuje w trybie roboczym członek komisji - przedstawiciel realizatora. 2. Po zaakceptowaniu treści dokumentów roboczych, o których mowa w ust.1 przez pozostałych członków komisji, przewodniczący przedstawia propozycję wniosku (wraz z uzasadnieniem) do zatwierdzenia kierownikowi jednostki. 3. Kierownik jednostki zatwierdza wybór trybu, zatwierdzając wniosek (wraz z uzasadnieniem), następnie sekretarz komisji przesyła go do UZP. 4. W przypadku niezatwierdzenia przez Prezesa UZP wyboru trybu, komisja w porozumieniu z kierownikiem jednostki podejmuje ewentualną decyzję o sporządzeniu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Postanowienia ust.1-3 stosuje się odpowiednio. 5. W przypadku niezłożenia wniosku, o którym mowa w ust.4 albo podtrzymania decyzji przez Prezesa UZP o niezatwierdzeniu trybu, kierownik jednostki, na podstawie opinii komisji przetargowej, podejmuje decyzję w kwestii dalszego prowadzenia postępowania w przedmiotowej sprawie. 22 Czynności faktyczne związane z postępowaniem prowadzi Dział Zamówień Publicznych, przy czym przez czynności faktyczne należy rozumieć w szczególności:

10 1. przygotowywanie materiałów koniecznych do sporządzenia dokumentów występujących w toku postępowania (na podstawie druku PP), 2. wydawanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 3. prowadzenie korespondencji z oferentami, 4. umieszczanie właściwych ogłoszeń na tablicy ogłoszeń w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego oraz na stronie internetowej, 5. prowadzenie korespondencji z Urzędem Zamówień Publicznych, w szczególności przesyłanie ogłoszeń podlegających opublikowaniu w Biuletynie Urzędu Zamówień Publicznych Treść ogłoszeń, zawiadomień, wezwań, itp. przygotowuje w trybie roboczym sekretarz komisji. Po zaakceptowaniu treści dokumentów roboczych przez pozostałych członków komisji, przewodniczący przekazuje je jako projekt ogłoszenia, zawiadomienia, wezwania, itp. kierownikowi jednostki do zatwierdzenia. 2. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, bez względu na jego wartość, prowadzi na bieżąco sekretarz komisji w formie protokołu: 1. w przetargu nieograniczonym - druk ZPUŚ-1, 2. w przetargu ograniczonym - druk ZPUŚ-2, 3. w przetargu dwustopniowy - druk ZPUŚ-3, 4. w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji - druk ZPUŚ-4, 5. w trybie zapytania o cenę - druk ZPUŚ-5, 3. Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji postępowania sprawuje przewodniczący. 4. Dyrektor administracyjny określi w drodze zarządzenia wzory druków ZPUŚ 1, ZPUŚ 2, ZPUŚ 3, ZPUŚ 4, ZPUŚ 5 wraz z instrukcją ich wypełniania Wyjaśnień dotyczących treści dokumentów pojawiających się w toku postępowania, a w szczególności treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, bądź zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę udziela komisja. 2. W przypadkach przewidzianych w ustawie, komisja prowadzi negocjacje z oferentami. Istotne postanowienia podjęte podczas negocjacji zamieszcza się w protokole W postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo przetargu dwustopniowego otwarcie ofert dokonywane jest przez komisję przetargową na posiedzeniu jawnym, zgodnie z postanowieniami art. 43 ustawy. 2. Niezwłocznie po zapoznaniu się komisji z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez oferentów w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków, członkowie komisji składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy. Jednakże członek komisji obowiązany jest w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy, o czym informuje przewodniczącego komisji. 3. Oświadczenia członków komisji odbiera jej przewodniczący. Oświadczenie przewodniczącego odbiera kierownik jednostki. 4. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 2, niezłożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację o wyłączeniu członka komisji, przewodniczący komisji przekazuje kierownikowi jednostki. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje kierownik jednostki. 5. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka komisji, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy, są nieważne.

11 Czynności komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem takiego członka, z zastrzeżeniem ust. 6, powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. 6. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. 7. Oświadczenia złożone w trybie art.20 ustawy przewodniczący włącza do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Komisja przetargowa ocenia spełnienie warunków stawianych oferentom, a następnie w oparciu o wyniki swej oceny: 1. wnioskuje do kierownika jednostki o wykluczenie poszczególnych oferentów w przypadkach określonych ustawą, 2. rozpatruje oferty złożone przez oferentów niepodlegających wykluczeniu, w tym: a. wnioskuje do kierownika jednostki o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą, b. ocenia oferty nie podlegające odrzuceniu, 3. przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania. 2. W celu uzyskania informacji na temat spełnienia warunków stawianych oferentom, przewodniczący może w trybie roboczym zlecić poszczególnym członkom komisji zbadanie ofert, w szczególności: 1. członkom komisji - przedstawicielom Działu Zamówień Publicznych, pod względem formalnym, 2. członkom komisji - przedstawicielom realizatora oraz wnioskodawcy, pod względem merytorycznym, 3. Z zastrzeżeniem postanowień ust.4, komisja przygotowuje propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji. Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert. Każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny. Jednakże przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami sporządza się zbiorcze zestawienie oceny ofert. W tym przypadku pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert zastępuje się pisemnym uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oferty. 4. W postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę komisja proponuje wybór oferty z najniższą cenę. 5. Komisja występuje do kierownika jednostki o unieważnienie postępowania, w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 27b ust. 1 ustawy. Pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omówienie stanu faktycznego powodującego konieczność unieważnienia postępowania. 6. Wykluczenia oferenta, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania dokonuje kierownik jednostki, zatwierdzając propozycję komisji przetargowej wyrażoną w protokole Komisja przyjmuje i analizuje wnoszone protesty. 2. Treść odpowiedzi na protest, w trybie roboczym, przygotowuje przewodniczący komisji, a po jej zaakceptowaniu przez pozostałych członków komisji, wraz z treścią protestu przekazuje do rozpatrzenia kierownikowi jednostki. Odpowiedzi na protest udziela kierownik jednostki W oparciu o dokumentację postępowania komisja przygotowuje treść umowy, którą przed zawarciem, w zakresie swojej właściwości, parafują: przewodniczący komisji, członek komisji

12 - przedstawiciel realizatora oraz radca prawny i kwestor. Następnie Dział Zamówień Publicznych przedkłada stronom umowę do zawarcia. 2. Zakończeniem postępowania jest zawarcie umowy. 3. Umowa w sprawie zamówień publicznych, bez względu na wartość szacunkową zamówienia, zawierana jest maksymalnie na okres trzech lat. Zawarcie umowy na okres dłuższy możliwe jest po wcześniejszym uzyskaniu właściwej decyzji prezesa UZP. Ponadto umowa winna zawierać w szczególności: 1. nagłówek wskazujący tryb, w którym przeprowadzono postępowanie, 2. odniesienie do postanowień ustawy o zamówieniach publicznych, w tym dotyczących warunków wprowadzania zmian do umowy oraz odstąpienia od jej postanowień. 4. Oryginał umowy, niezwłocznie po jej zawarciu, Dział Zamówień Publicznych przekazuje realizatorowi, w celu zrealizowania zamówienia. Ponadto w przypadku robót budowlanych oraz dostaw i usług zawierających roboty budowlane, Dział Zamówień Publicznych użycza realizatorowi (celem wykonania kserokopii) kosztorys oferty najkorzystniejszej. 5. Pełną dokumentację postępowania, oferty oraz kserokopię umowy przechowuje Dział Zamówień Publicznych. 6. Jeżeli wymagane jest złożenie przez wykonawcę (dostawcę) zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Dział Zamówień przyjmuje od wykonawcy (dostawcy) dowód złożenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz przekazuje go realizatorowi wraz z oryginałem umowy. 7. Realizator czuwa nad zabezpieczeniem należytego wykonania umowy w trakcie realizacji zamówienia. C. Postępowania prowadzone w trybie zamówienia z wolnej ręki W przypadku zamówienia, dla którego zachodzą przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, realizator rozpoczyna proces przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego składając wniosek o powołanie komisji przetargowej i wyznaczenie spośród jej członków przewodniczącego oraz sekretarza. We wniosku realizator proponuje z imienia i nazwiska skład komisji, w tym przewodniczącego i sekretarza. 2. Przed rozpoczęciem postępowania realizator winien uzyskać od kwestora potwierdzenie posiadanych środków przeznaczonych dla realizacji zamówienia Z zastrzeżeniem postanowień 31, przewodniczący komisji przetargowej składa do kierownika jednostki wniosek o zatwierdzenie trybu zamówienia (druk ZT). 2. Jeżeli wybór trybu udzielenia zamówienia wymaga zatwierdzenia przez prezesa UZP, przewodniczący komisji zwraca się do Działu Zamówień Publicznych z wnioskiem o sporządzenie opinii co do zgodności proponowanego trybu z przepisami ustawy. 3. W przypadku niezatwierdzenia trybu proponowanego przez komisję, komisja proponuje wybór innego trybu przewidzianego ustawą, uwzględniając uwagi przedstawione przez kierownika jednostki. 4. W przypadku zamówienia, dla którego zachodzą przesłanki zastosowania trybu innego niż zamówienie z wolnej ręki, stosuje się postanowienia regulaminu właściwe dla tego trybu. 5. Dyrektor administracyjny określi w drodze zarządzenia wzór druku ZT, wraz z instrukcją jego wypełniania Jeżeli wybór trybu udzielenia zamówienia wymaga zatwierdzenia przez prezesa UZP, przewodniczący komisji, w trybie roboczym, przygotowuje, obok druku ZT, treść wniosku wraz z właściwym uzasadnieniem. 2. Po zaakceptowaniu treści dokumentu roboczego, o którym mowa w ust.1 przez pozostałych

13 członków komisji oraz po uzyskaniu opinii Działu Zamówień Publicznych, przewodniczący komisji przedstawia, obok druku ZT, wniosek (wraz z uzasadnieniem) kierownikowi jednostki do zatwierdzenia. 3. Kierownik jednostki zatwierdza wybór trybu, zatwierdzając druk ZT oraz wniosek (wraz z uzasadnieniem). Sekretarz komisji przekazuje wniosek Kierownikowi Działu Zamówień Publicznych, który przesyła go do UZP. 4. W przypadku niezatwierdzenia przez Prezesa UZP wyboru trybu, komisja w porozumieniu z kierownikiem jednostki podejmuje ewentualną decyzję o sporządzeniu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy (odwołania). Postanowienia ust.1-3 stosuje się odpowiednio. 5. W przypadku niezłożenia wniosku, o którym mowa w ust.4 albo podtrzymania decyzji przez Prezesa UZP o niezatwierdzeniu trybu, kierownik podejmuje decyzję w kwestii dalszego prowadzenia postępowania w przedmiotowej sprawie. 6. Decyzję prezesa UZP Kierownik Działu Zamówień Publicznych przekazuje sekretarzowi komisji. Czynności faktyczne związane z postępowaniem prowadzi realizator, przy czym przez czynności faktyczne należy rozumieć w szczególności: przygotowywanie materiałów koniecznych do sporządzenia dokumentów występujących w toku postępowania, 2. prowadzenie korespondencji z oferentami Po zatwierdzeniu trybu, na podstawie złożonych zapotrzebowań lub na podstawie planu zamówień publicznych przewodniczący komisji, w trybie roboczym, przygotowuje treść zaproszenia do rokowań. 2. Po zaakceptowaniu treści dokumentu roboczego, o którym mowa w ust.1 przez pozostałych członków komisji, przewodniczący przedstawia projekt zaproszenia do rokowań do zatwierdzenia kierownikowi jednostki. 3. Dyrektor administracyjny może określić w drodze zarządzenia stosowane przy udzielaniu zamówień przez zamawiającego: 1. ogólne warunki prowadzenia postępowania, 2. ogólne warunki umów w sprawie zamówień publicznych Treść ogłoszeń, zawiadomień, wezwań, itp. przygotowuje w trybie roboczym sekretarz komisji. Po zaakceptowaniu treści dokumentów roboczych przez pozostałych członków komisji, przewodniczący przekazuje je jako projekt ogłoszenia, zawiadomienia, wezwania, itp. kierownikowi jednostki do zatwierdzenia. 2. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, bez względu na jego wartość, prowadzi na bieżąco sekretarz komisji w formie protokołu - druk ZPUŚ Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji postępowania sprawuje przewodniczący. 4. Dyrektor administracyjny określi w drodze zarządzenia wzór druku ZPUŚ 6 wraz z instrukcją jego wypełniania Zapraszając oferenta do rokowań, komisja wzywa do złożenia przez niego oferty oraz oświadczeń i dokumentów właściwych ze względu na przedmiot i wartość zamówienia. 2. Niezwłocznie po zapoznaniu się komisji z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez oferenta w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków, członkowie komisji

14 składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy. Jednakże członek komisji obowiązany jest w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy, o czym informuje przewodniczącego komisji. 3. Oświadczenia członków komisji odbiera jej przewodniczący. Oświadczenie przewodniczącego odbiera kierownik jednostki. 4. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 2, niezłożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację o wyłączeniu członka komisji, przewodniczący komisji przekazuje kierownikowi jednostki. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje kierownik jednostki. 5. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka komisji, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy, są nieważne. Czynności komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem takiego członka, z zastrzeżeniem ust.6, powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. 6. Nie powtarza się czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. 7. Oświadczenia złożone w trybie art.20 ustawy przewodniczący włącza do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Komisja przetargowa ocenia spełnienie warunków stawianych oferentowi, a następnie w oparciu o wyniki swej oceny: 1. wnioskuje do kierownika jednostki o wykluczenie oferenta albo odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą, 2. wnioskuje do kierownika jednostki o unieważnienie postępowania, w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 27b ust. 1 ustawy albo, 3. w przypadku spełnienia warunków stawianych oferentowi, przystępuje do przeprowadzenia z nim rokowania. 2. Pisemne uzasadnienie wniosku o unieważnienie postępowania powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania. 3. Po zakończeniu rokowań komisja przedstawia kierownikowi jednostki propozycję zawarcia umowy z oferentem, z którym były prowadzone rokowania Komisja przyjmuje i analizuje wnoszone protesty. 2. Treść odpowiedzi na protest w trybie roboczym przygotowuje przewodniczący komisji, a po jej zaakceptowaniu przez pozostałych członków komisji, wraz z treścią protestu przekazuje do rozpatrzenia kierownikowi jednostki. Odpowiedzi na protest udziela kierownik jednostki W oparciu o dokumentację postępowania komisja przygotowuje treść umowy, którą przed zawarciem, w zakresie swojej właściwości, parafują: przewodniczący komisji oraz radca prawny i kwestor. Następnie realizator przedkłada stronom umowę do zawarcia. 2. Zakończeniem postępowania jest zawarcie umowy. 3. Umowa w sprawie zamówień publicznych, bez względu na wartość szacunkową zamówienia, zawierana jest maksymalnie na okres trzech lat. Zawarcie umowy na okres dłuższy możliwe jest po wcześniejszym uzyskaniu właściwej decyzji prezesa UZP. Ponadto umowa winna zawierać w szczególności: 1. nagłówek wskazujący tryb, w którym przeprowadzono postępowanie, 2. odniesienie do postanowień ustawy o zamówieniach publicznych, w tym dotyczących

15 warunków wprowadzania zmian do umowy oraz odstąpienia od jej postanowień. 4. Sekretarz komisji przekazuje Kierownikowi Działu Zamówień Publicznych kserokopię umowy niezwłocznie po jej zawarciu. 5. Pełną dokumentację postępowania, ofertę oraz oryginał umowy przechowuje realizator. 6. Jeżeli wymagane jest złożenie przez wykonawcę (dostawcę) zabezpieczenia należytego wykonania umowy, realizator przyjmuje od wykonawcy (dostawcy) dowód złożenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz czuwa nad zabezpieczeniem należytego wykonania umowy w trakcie realizacji zamówienia. Wszelkie czynności wykonywane przez Dział Zamówień Publicznych w zakresie opisanym w niniejszym rozdziale, a dotyczące zamówień dla Filii w Cieszynie, realizuje Filia W zakresie nieuregulowanym postanowieniami niniejszego rozdziału, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. nr 82, poz. 743). V. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE UDZIELANE NA PODSTAWIE art. 6 ust. 1 USTAWY Czynności związane z udzielaniem zamówień publicznych, co do których zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy nie stosuje się jej przepisów, wykonują realizatorzy. 2. Przed rozpoczęciem postępowania realizator winien uzyskać od kwestora potwierdzenie posiadanych środków przeznaczonych dla realizacji zamówienia. 3. W ramach czynności, o których mowa w ust.1 realizator w szczególności: 1. na podstawie danych uzyskanych od wnioskodawcy, określa wyczerpująco przedmiot zamówienia oraz stan faktyczny stanowiący podstawę zastosowania art. 6 ust.1 ustawy; 2. ustala krąg wykonawców (dostawców) właściwych ze względu na przedmiot zamówienia, np. w oparciu o dane zawarte w książkach adresowych, telefonicznych, internecie oraz już posiadaną bazę wykonawców (dostawców); 3. do wszystkich wykonawców (dostawców) ustalonych zgodnie z postanowieniami pkt.2 zwraca się o złożenia oferty; 4. spośród złożonych ofert dokonuje wyboru wykonawcy (dostawcy), zapewniającego uzyskanie najlepszych efektów z danych nakładów oraz uzasadnia wybór; 5. przygotowuje treść umowy, jeżeli jest wymagana, a następnie doprowadza do jej zawarcia; 6. realizuje zamówienie. 4. Kierownik jednostki może upoważnić na piśmie wnioskodawcę do wykonywania czynności, o których mowa w ust. 1. Postanowienia ust.3 stosuje się odpowiednio. 5. Czynności związane z udzielaniem zamówień publicznych, których wartość wraz z podatkiem VAT przekracza 2000 PLN, odnotowywane są w notatce służbowej - druku PU. 6. Umowa w sprawie zamówienia publicznego udzielonego w trybie art.6 ust.1 ustawy winna zawierać nagłówek o następującej treści: Umowa zawarta zgodnie z postanowieniami art.6 ust.1 pkt.... ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych.

16 42 1. Dyrektor administracyjny określi w drodze zarządzenia wzór druku PU, wraz z instrukcją jego wypełniania. 2. Rektor określi w drodze zarządzenia katalog zamówień publicznych - w ramach upoważnienia, o którym mowa w 41 ust.4. VI. EWIDENCJA Udzielanie zamówień publicznych podlega rejestracji w jednym z poniższych rejestrów: 1. rejestr zamówień, co do których nie stosuje się przepisów ustawy, na podstawie art. 6 ust. 1, 2. rejestr zamówień udzielanych w trybie zamówienia z wolnej ręki, 3. rejestr zamówień udzielanych w pozostałych trybach. 2. Rejestry, o których mowa w ust.1 pkt 1 i 2 prowadzą realizatorzy we właściwym sobie zakresie. 3. Rejestr, o którym mowa w ust.1 pkt 3 prowadzi Dział Zamówień Publicznych, a w zakresie zamówień dotyczących Filii w Cieszynie prowadzi Filia. 4. Rejestr, o którym mowa w ust. 1 pkt.1 winien zawierać następujące informacje dotyczące danego zamówienia : 1. liczbę porządkową i datę wpisu, 2. przedmiot zamówienia i jego rodzaj (dostawa, usługa, robota budowlana), 3. w przypadku zamówień na dostawy i usługi numer kategorii wg PKWiU, a w przypadku robót budowlanych numer Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) lub Europejskiej Klasyfikacji Działalności (EKD), 4. podstawę prawną zwolnienia z obowiązku stosowania przepisów ustawy, 5. wartość szacunkową zamówienia, 6. nazwę i adres kontrahenta, 7. numer i datę zawarcia umowy, jeżeli zostaje zawarta, 8. należność z umowy, jeżeli zostaje zawarta - w PLN (z VAT), 9. numer i datę wystawienia faktury, 10. należność z faktury - w PLN (z VAT i bez VAT) i EUR (bez VAT). 5. Faktura potwierdzająca udzielenie zamówienia, co do którego nie stosuje się przepisów ustawy, na podstawie art.6 ust. 1 winna być opisana w następujący sposób : "Zamówienia udzielono na podstawie art.6 ust.1 pkt.... ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych. Zamówienie zarejestrowano w rejestrze... pod poz.:..." 6. Rejestr, o którym mowa w ust.1 pkt. 2 i 3 winien zawierać następujące informacje dotyczące danego zamówienia : 1. liczbę porządkową i datę wpisu, 2. przedmiot zamówienia i jego rodzaj (dostawa, usługa, robota budowlana), 3. w przypadku zamówień na dostawy i usługi numer kategorii wg PKWiU, a w przypadku robót budowlanych numer Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) lub Europejskiej Klasyfikacji Działalności (EKD), 4. datę złożenia zapotrzebowania lub wniosku oraz datę rozstrzygnięcia postępowania, 5. sygnatury akt oraz daty wydania ewentualnych decyzji Prezesa UZP, 6. wartość szacunkową danego zamówienia, 7. informacje na temat złożonych protestów i odwołań, 8. nazwę i adres kontrahenta, 9. numer i datę zawarcia umowy,

17 10. należność z umowy - w PLN (z VAT i bez VAT). 7. Faktura potwierdzająca udzielenie zamówienia, do którego stosuje się przepisy ustawy winna być opisana w następujący sposób : "Zamówienia udzielono na podstawie umowy nr:...." Ostatnia modyfikacja strony: 02/18/ :09:44