Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 WOŚ, IV Zapytanie ofertowe Piła, 17 czerwca 2015 r. Przedmiot: Organizacja konferencji - wyżywienie podczas konferencji podsumowującej projekt w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zamawiający: Powiat Pilski reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Pile Al. Niepodległości 33/ Piła tel./ fax: 67/ wydział.oswiaty@powiat.pila.pl I. Wprowadzenie 1. Zamawiający działa na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r. Nr poz. 907, z późn. zm.) - postępowanie o wartości szacunkowej poniżej euro. 2. Zapytanie prowadzone jest w ramach Projektu Wdrożenie systemu doskonalenia nauczycieli i wspomagania szkół oraz przedszkoli w powiecie pilskim realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytetu III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działania 3.5. Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest Organizacja konferencji - wyżywienie podczas konferencji podsumowującej projekt w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata Opis przedmiotu zamówienia Wyżywienie podczas konferencji podsumowującej projekt w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki obejmuje: a) wynajem Sali konferencyjnej (nagłośnienie, ekran, projektor) liczba osób do 150, b) w przerwie bufet kawowy (herbata, kawa, ciasteczka kruche, woda 0,3 l/osobę do 150 osób), c) obiad dwudaniowy z sokiem liczba osób do 150, d) czas trwania konferencji do 4 godzin. III. Wymagany termin realizacji Zamówienie należy zrealizować w dniu 29 czerwca 2015 r. Rozpoczęcie konferencji

2 godz zakończenie godz IV. Warunki Płatności 1. Wykonawca wystawi fakturę VAT. 2. Termin płatności do 14 dni od daty otrzymania i zaakceptowania prawidłowo wystawionej faktury. 2. Podstawą wystawienia faktury będzie protokół zdawczo-odbiorczy. V. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium: Cena 100%. VI. Opis sposobu oceny ofert Ocena ofert zostanie przeprowadzona w następujący sposób: 1. W kryterium Cena oferta z najniższą ceną otrzyma 100 punktów. Punkty następnych ofert obliczone, będą przy zastosowaniu wzoru: najniższa cena ofertowa liczba punktów = x 100 cena oferty ocenianej 2. Liczba punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. VII. Wymagane warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 pkt 1-4 ustawy Prawo zamówień publicznych, b) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. VIII. Składanie ofert: 1. Miejsce i termin składania ofert: Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, trwale zespoloną w sposób zabezpieczający przed zdekompletowaniem, w siedzibie Starostwa Powiatowego w Pile (pokój 211) lub przesłać na adres: Starostwo Powiatowe w Pile Al. Niepodległości 33/ Piła w zamkniętej kopercie z dopiskiem Organizacja konferencji. Dopuszcza się złożenie oferty opatrzonej podpisami i pieczęcią Wykonawcy drogą emaliową na adres; wydział.oswiaty@powiat.pila.pl formacie pdf lub faxem nr Termin składania ofert upływa dnia r. o godz Wykaz wymaganych dokumentów potwierdzających spełnienie wymaganych warunków w niniejszym postępowaniu:

3 Na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki: 1. Formularz ofertowy wypełniony i podpisany przez Wykonawcę (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego) 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodne z wymogiem art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego) Wykonawcy, którzy nie przedłożą dokumentów lub oświadczeń potwierdzających spełnienie wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania, a ich oferta zostanie odrzucona. IX. Informacje dodatkowe 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 2. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do występowania w imieniu Wykonawcy. 3. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, tj. z najwyższą liczbą punktów, spośród nieodrzuconych ofert. 4. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 5. Cena oferty powinna być wyrażona w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wyliczenie zaokrągleń winno być dokonane zgodnie z zasadami przybliżeń dziesiętnych. 6. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. 7. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. 8. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani pisemnie lub emaliowo. 9. Wykonawca ponosi pełne ryzyko w związku z niedoręczeniem oferty. 10. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Wykonawcę. 11. Osobą do kontaktu ze strony Zamawiającego jest Pani Jolanta Lubińska Dyrektor Wydziału Oświaty w Starostwie Powiatowym w Pile: - tel. 67/ X. Załączniki do zapytania ofertowego wymagane do złożenia przez Wykonawcę wraz z dokumentami, o których mowa w punkcie VIII niniejszego Zapytania ofertowego: 1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy 2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie

4

5 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego pieczęć Wykonawcy WOS IV FORMULARZ OFERTOWY Nazwa Wykonawcy... Adres:... Tel/faks:... Regon:... NIP:... Adres ... Dla Zamawiającego: Powiat Pilski reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Pile: W odpowiedzi na zaproszenie do udziału w postępowaniu prowadzonym w formie Zapytania ofertowego na: Organizacja konferencji - wyżywienie podczas konferencji podsumowującej projekt w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Ja (imię i nazwisko)... w imieniu reprezentowanej przeze mnie firmy, oświadczam, że firma... Oferuje: Wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w Zapytaniu ofertowym za cenę: Nazwa Jednostka Cena jednostkowa netto Podatek VAT w zł Cena jednostkowa brutto Wartość brutto Organizacja konferencji koszt wyżywienia 150 osób

6 Organizacja konferencji wynajem sali konferencyjnej 150 osób. Słownie wartość brutto razem.. zł 1. Akceptuję termin realizacji zamówienia określony w Zapytaniu ofertowym. 2. Akceptuję warunki płatności określone w Zapytaniu ofertowym. 3. Akceptuje warunki określone we wzorze umowy, stanowiącej Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego. 4. Zapoznałem się z Zapytaniem ofertowym i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 5. W przypadku wyboru naszej oferty zobowiązuję się do podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 6. Załącznikami do niniejszego formularza, stanowiącymi integralną część oferty są: 1) Oświadczenie wymagane na podstawie art. 22 ust. 1 i art. 24 ust.1 ustawy Pzp (Zał. Nr 2 do SIWZ) 2) miejscowość, data... podpis i pieczątka imienna uprawnionego(ych) przedstawiciela(li) firmy

7

8 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego... (pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY Przystępując do postępowania realizowanego w trybie zapytania ofertowego na: Organizacja konferencji - wyżywienie podczas konferencji podsumowującej projekt w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Ja (imię i nazwisko)... zamieszkały... reprezentując firmę (nazwa firmy):... jako upoważniony na piśmie lub wpisany w rejestrze... oświadczam że: 1. spełniam warunki, dotyczące: posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; posiadania wiedzy i doświadczenia; dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia; sytuacji ekonomicznej i finansowej.... podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy (pieczątka) 2. nie podlegam wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych... Miejscowość i data... podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy (pieczątka)

9 PROJEKT Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego UMOWA Nr... zawarta w dniu 2015 r. r. pomiędzy Powiatem Pilskim reprezentowanym przez Zarząd Powiatu w Pile, mającym swoją siedzibę w Pile przy Al. Niepodległości 33/35, NIP , w imieniu, którego działają: - Franciszek Tamas Starosta Pilski - Stefan Piechocki Wicestarosta Pilski zwanym dalej Zamawiającym, a...właścicielem firmy...z siedzibą.., przy ul NIP., zwanym dalej w treści umowy Wykonawcą. Na podstawie postępowania przeprowadzonego w formie Zapytania ofertowego na Organizacje konferencji wyżywienie podczas konferencji podsumowującej projekt - w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki prowadzonego w ramach Projektu Wdrożenie systemu doskonalenia nauczycieli i wspomagania szkół oraz przedszkoli w powiecie pilskim współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, umowa o dofinansowanie nr UDA POKL /12-00 z dnia r. zawarta zostaje umowa następującej treści: 1 Zamawiający zamawia, a Wykonawca przyjmuje do realizacji usługę polegającą na organizacji konferencji wraz z wyżywienie - w ramach Projektu Wdrożenie systemu doskonalenia nauczycieli i wspomagania szkół oraz przedszkoli w powiecie pilskim realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytetu III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działania 3.5. Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół. Zamówienie jest współfinansowane przez Unie Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach POKL W ramach wykonania usługi, wykonawca zapewni: a) wynajem Sali konferencyjnej (nagłośnienie, ekran, projektor) na ok. 150 osób. b) w przerwie bufet kawowy (herbata, kawa, ciasteczka kruche, woda 0,33l/osobę do 150 osób, c) obiad dwudaniowy z sokiem liczba osób do 150, d) czas trwania konferencji do 4 godz.; 2. Konferencja odbędzie się w dniu 29 czerwca 2015 r. w godzinach od do 14.00, 3. Przewidywana liczba osób biorących udział w konferencji do 150 osób Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości: zł brutto (słownie:..złotych./100. Wykonawca wystawi fakturę VAT, po realizacji danego zamówienia. 2. Płatnikiem faktury jest Powiat Pilski (NIP ). 3. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty faktury w terminie do 14 dni od dnia otrzymania faktur, przy czym faktura nie może być wystawiona przed terminem realizacji zamówienia. Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół zdawczo-odbiorczy wynikający z realizacji zadania. 4. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 5. Wynagrodzenie zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania umowy, w tym roszczenia z tytułu przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do utworów i produktów powstałych w związku z jej wykonywaniem. 6. Wynagrodzenie nie podlega waloryzacji.

10 8. Termin wypłaty wynagrodzenia będzie uwarunkowany napływem transz dofinansowania z ORE w Warszawie i z tytułu ewentualnego opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia Wykonawca nie będzie rościł prawa do naliczania odsetek ustawowych za zwłokę Wykonawca wyraża zgodę na przekazywanie jego danych osobowych Instytucji Zarządzającej projektem oraz instytucjom uprawnionym do kontroli prawidłowości realizacji projektu i innym wykonawcom biorącym udział w realizacji projektu, w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im obowiązków oraz celu projektu. 2. Wykonawca oświadcza, że został poinformowany o prawach przysługujących instytucjom uprawnionym do kontroli prawidłowości realizacji projektu, w szczególności o dostępie do pełnej informacji dotyczącej zasad niniejszej umowy, prawie wglądu do niniejszej umowy i uzyskania jej kopii w celach związanych z kontrolą prawidłowości realizacji projektu. 3. Wykonawca oświadcza, że został poinformowany o prawie wglądu, poprawiania i usuwania jego danych osobowych z zastrzeżeniem, iż zgoda na przetwarzanie jest niezbędna do wykonania niniejszej umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.). 5. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności informacji uzyskanych w związku z realizacją umowy. 6. Wykonawca podczas wykonywania zlecenia, musi ściśle współpracować z Zamawiającym Strony postanawiają, że obowiązującą formą odszkodowania będą kary umowne: 1) W przypadku niewykonania umowy lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 40% wynagrodzenia brutto określonego w 3 ust. 1, 2) w razie niewykonania zamówienia, Wykonawca nie otrzyma wynagrodzenia za niewykonane zamówienie, 3) w przypadku opóźnienia w realizacji zamówienia, Zamawiający może żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,5% wynagrodzenia przypadającego za każdy dzień opóźnienia, zgodnie z wynagrodzeniem brutto określonym w 3 ust. 1, 4) jeżeli Wykonawca wykonuje zamówienie w sposób nienależyty, tj. w szczególności i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie tego terminu Zamawiający może odstąpić od umowy i żądać od Wykonawcy kary umownej w wysokości 25 % wynagrodzenia brutto, przypadającego na nienależycie wykonanie zamówienie, zgodnie z wynagrodzeniem brutto określonym w 3 ust. 1; Dotyczy to również zamówienia, które nie zostało wykonane przez Wykonawcę na skutek odstąpienia od umowy przez Zamawiającego. 2. Z zastrzeżeniem postanowień Umowy przewidujących dalej idące ograniczenia lub wyłączenia odpowiedzialności odszkodowawczej Wykonawcy i w zakresie, w jakim jest to dopuszczalne w świetle bezwzględnie obowiązujących przepisów prawnych, wyłącza się w całości odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu utraconych korzyści Zamawiającego oraz ogranicza się całkowitą odpowiedzialność odszkodowawczą Wykonawcy względem Zamawiającego za wszelkie szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę do kwoty 100% wynagrodzenia z Umowy (określonego w 3 ust. 1 Umowy) Żadna ze Stron Umowy nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, spowodowane przez okoliczności traktowane, jako siła wyższa. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenia pozostające poza kontrolą każdej ze Stron, których nie mogły one przewidzieć ani zapobiec, a które zakłócają lub uniemożliwiają prawidłową realizację Umowy. 2. W przypadku zaistnienia siły wyższej Strona, której taka okoliczność uniemożliwia lub utrudnia prawidłowe wywiązanie się z jej zobowiązań niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni, powiadomi drugą Stronę o takich okolicznościach i ich przyczynie. 3. Jeżeli siła wyższa, będzie trwała nieprzerwanie przez okres 90 dni lub dłużej, Strony mogą w drodze wzajemnego uzgodnienia rozwiązać Umowę, bez nakładania na żadną ze Stron dalszych zobowiązań, oprócz płatności należnych z tytułu wykonanych usług.

11 4. Okres występowania siły wyższej powoduje odpowiednie przesunięcie terminów określonych w Umowie Strony zobowiązują się do utrzymania w tajemnicy i nieujawniania, niepublikowania, nieprzekazywania i nieudostępniania w żaden inny sposób osobom trzecim, jakichkolwiek informacji i danych dotyczących: 1) podejmowanych przez jedną ze Stron czynności w toku realizacji Umowy, 2) oferowanych cen, stosowanych marż, posiadanych upustów lub warunków handlowych, 3) informacji i danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. Dz. U. Nr 153, poz. 1503, z późn. zm.) 4) innych informacji prawnie chronionych, które to informacje uzyskają w trakcie lub w związku z realizacją Umowy, bez względu na sposób i formę ich utrwalenia lub przekazania, w szczególności w formie pisemnej, kserokopii, faksu i zapisu elektronicznego, o ile informacje takie nie są powszechnie znane, bądź obowiązek ich ujawnienia nie wynika z obowiązujących przepisów, orzeczeń sądów lub ostatecznych decyzji odpowiednich władz albo, gdy przekazanie następuje na rzecz podwykonawcy, który będzie realizował zobowiązania jednej ze Stron. Obowiązkiem zachowania poufności nie jest objęty fakt zawarcia umowy ani jej treść w zakresie określonym obowiązującymi przepisami prawa. 2. Każdej ze Stron wolno ujawnić informacje poufne z ograniczeniami wynikającymi z przepisów prawa, o których mowa w niniejszym paragrafie członkom swoich władz, podwykonawcom i pracownikom oraz członkom władz, podwykonawcom i pracownikom podmiotów powiązanych lub zależnych, kancelariom prawnym, firmom audytorskim, pracownikom organów nadzoru, itp. w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne do wypełnienia przez nią zobowiązań i obowiązków na podstawie Umowy, przy czym Strona przekazująca takie informacje wymienionym wyżej osobom będzie ponosić odpowiedzialność za przestrzeganie przez te osoby zasad poufności opisanych w niniejszym paragrafie. 3. W przypadku, gdy wykonanie obowiązków wynikających z Umowy rodzić będzie potrzebę powierzenia przetwarzania danych osobowych, Wykonawca zawrze odrębną umowę, w której Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w celu prawidłowego wykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z Umowy i wyłącznie w zakresie niezbędnym dla wykonania przez Wykonawcę takich obowiązków. Strony postanawiają, iż umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w zdaniu poprzednim zostanie zawarta przez Strony przed przystąpieniem Wykonawcy do przetwarzania danych i określać będzie w szczególności cel i zakres przetwarzania danych osobowych jakie Zamawiający powierzy Wykonawcy do przetwarzania Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Strony będą dążyć do polubownego rozstrzygnięcia wszelkich sporów, jakie mogą wyniknąć w związku z interpretacją lub wykonywaniem Umowy. 3. Jeżeli działanie podjęte w myśl ust. 2 nie przyniosą rezultatu zadowalającego obie Strony, właściwym do rozstrzygnięcia sporów jest sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy obowiązujące w Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności kodeksu cywilnego i ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a także ustawy Prawo zamówień publicznych. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Zamawiający: Wykonawca:

12

13 Piła, 24 czerwca 2015 r. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty W imieniu Powiatu Pilskiego będącego Beneficjentem w projekcie Wdrożenie systemu doskonalenia nauczycieli i wspomagania szkół oraz przedszkoli w powiecie pilskim współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społeczne iż w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na Organizację konferencji - wyżywienie podczas konferencji podsumowującej projekt w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wpłynęły 3 oferty. Zamawiający jako najkorzystniejszą ze złożonych ofert wybrał ofertę firmy Ogólnokrajowa Spółdzielnia Turystyczna Gromada Oddział w Pile, Piła, Al. Piastów 15 z ceną brutto 6 000,00 zł. Treści oferty odpowiada treści Zapytania ofertowego, Wykonawca spełnił wszystkie wymagane warunki udziału w postępowaniu.