Warszawa, r.

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA NA PRZYGOTOWANIE I REALIZACJĘ NA RYNKU POLSKIM I NIEMIECKIM TRZYLETNIEJ KAMPANII INFORMACYJNO PROMOCYJNEJ DOTYCZĄCEJ POMIDORÓW ZAMAWIAJĄCY: Stowarzyszenie Producentów Pomidorów i Ogórków Pod Osłonami ul. Dietla 99/4A Kraków adres korespondencyjny: ul. Zdrojowa Pszczyna tel fax biuro@sppiopo.pl sppiopo@wp.pl Warszawa, r. S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 1

2 1. Informacja o zamawiającym Stowarzyszenie Producentów Pomidorów i Ogórków Pod Osłonami powstało w kwietniu 2012 roku jako inicjatywa producentów warzyw szklarniowych zainteresowanych wsparciem rozwoju sektora produkcji pomidorów i ogórków oraz tworzeniem właściwych rozwiązań w zmieniającej się rzeczywistości branży. Stowarzyszenie Producentów Pomidorów i Ogórków Pod Osłonami z siedzibą w Krakowie zostało zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym w dniu 24 stycznia 2013 roku. Cele: Reprezentowanie zbiorowych interesów członków Stowarzyszenia przed organami władzy ustawodawczej i wykonawczej, terenowymi organami rządowej administracji i organami samorządu terytorialnego oraz państwowymi jednostkami organizacyjnymi a także reprezentowanie Członków Stowarzyszenia w stosunku do osób trzecich oraz współpraca w zakresie procesów legislacyjnych; Podnoszenie wiedzy i umiejętności efektywnego gospodarowania członków Stowarzyszania; Upowszechnianie osiągnięć naukowych z zakresu warzywnictwa pod osłonami a także współudział w pracach badawczych i naukowych; Wspieranie działań dotyczących edukacji członków Stowarzyszenia, w tym w zakresie ekologii i ochrony środowiska; Wymiana informacji rynkowej dotyczącej warzyw szklarniowych ze szczególnym uwzględnieniem pomidorów i ogórków szklarniowych; Promowanie wysokiej jakości polskich warzyw szklarniowych oraz ich spożycia ze względu na walory zdrowotne i smakowe; Dbałość o wysoką jakość pomidorów i ogórków; Szerzenie wśród producentów wiedzy w zakresie zasad wspólnej organizacji rynku owoców i warzyw w państwach Unii Europejskiej; Wytwarzanie atmosfery zrozumienia, zaufania i szacunku do środowiska ogrodniczego oraz wzajemnej pomocy; Tworzenie postaw sprzyjających integracji ogrodników producentów warzyw pod osłonami; Kultywowanie dziedzictwa kulturowego ogrodnictwa polskiego; Wspomaganie rozwoju gospodarczego, w tym rozwój przedsiębiorczości; Wspomaganie rozwoju techniki, wynalazczości i innowacyjności oraz rozpowszechnianie i wdrażanie nowych rozwiązań technicznych w praktyce gospodarczej; Udzielanie członkom Stowarzyszenia pomocy w sprawach związanych z celami Stowarzyszenia. S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 2

3 Sposoby realizacji celów: a. Współpraca ze wszystkimi podmiotami w procesie stanowienia i stosowania prawa, a w szczególności wyrażanie opinii i zajmowanie stanowiska w sprawach dotyczących aktów prawnych i ich projektów oraz przepisów związanych z produkcją warzyw pod osłonami; b. Organizowanie szkoleń, konferencji, zjazdów, wystaw, targów, wyjazdów edukacyjnych w tym przy wsparciu środkami publicznymi dostępnymi na ten cel oraz udział w tych przedsięwzięciach; c. Inicjowanie i rekomendowanie rozwiązań systemowych korzystnych dla rozwoju sektora warzyw szklarniowych; d. Współpracę z jednostkami naukowo-badawczymi i innymi instytucjami lub samodzielne działanie w zakresie wdrażania nowych środków produkcji, technologii, a także przepływu informacji i wymiany doświadczeń; e. Wspieranie oraz inspirowanie studiów, analiz, badań i innych form działalności, których celem jest zapewnienie rozwoju ogrodnictwa, w tym rozwoju sektora warzyw szklarniowych; f. Działania związane z szeroko rozumianą integracją Członków Stowarzyszenia; g. Powoływanie i organizowanie działalności komisji, komitetów branżowych, grup roboczych i innych zespołów tematycznych, działających na zasadzie dobrowolnego uczestnictwa Członków Stowarzyszenia; h. Współpracę i stowarzyszanie się z krajowymi, zagranicznymi i międzynarodowymi organizacjami o podobnym charakterze; i. Monitorowanie cen oraz pomoc w zakupach środków produkcji; j. Starania w poszukiwaniu nowych rynków zbytu; k. Prowadzenie działalności popularyzującej cele działania Stowarzyszenia np. wydawnictwa, reklamy; l. Stowarzyszenie może być również podmiotem umów dotyczących wspólnego działania dla realizacji własnych celów statutowych. 2. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie oferty programu informacyjno promocyjnego dotyczącego pomidorów na rynku Polski i Niemiec, obejmującego m.in.: nazwę programu; propozycję identyfikacji wizualnej programu; pełną strategię programu; szczegółowy opis działań informacyjno promocyjnych; opracowanie szczegółowego harmonogramu działań przewidzianych w ramach kampanii w podziale na miesiące realizacji programu, a nie miesiące kalendarzowe (tj. I miesiąc realizacji programu, II miesiąc realizacji programu bez podawania nazwy miesiąca kalendarzowego); szczegółowe kosztorysy dla każdego działania; S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 3

4 projekt rozwiązań kreatywnych dla poszczególnych działań informacyjno-promocyjnych określonych w programie; przedstawienie opracowanej przez niezależny podmiot badawczy metodologii badań dotyczących efektywności programu. Założenia strategiczne dla programu zostały określone w Załączniku 1 do niniejszej Specyfikacji. Realizacja programu będzie możliwa wyłącznie po uzyskaniu akceptacji KE oraz podpisaniu umowy z Agencją Rynku Rolnego. Dokonanie pomiaru efektywności programu informacyjno-promocyjnego dotyczącego pomidorów na rynku Polski i Niemiec przez niezależny podmiot badawczy, będący ekspertem w danej dziedzinie. 3. Wartość przedmiotu zamówienia Szacowana całkowita wartość budżetu programu do wykorzystania stanowi ,00 Euro netto (w tym koszty przygotowania i realizacji wszelkich działań w ramach programu, pomiar efektywności programu, koszty gwarancji należytego wykonania umowy, koszty ogólne oraz wynagrodzenie Wykonawcy). Do wskazanej kwoty należy doliczyć podatek VAT na poziomie 23%. Budżet należy przygotować w Euro. Do przeliczeń kwoty z Euro na PLN na potrzeby niniejszego programu należy przyjąć kurs wymiany Euro/PLN równy 4, Podstawa prawna Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964r. (Dz.U ze zm.) art z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. Program realizowany będzie w ramach mechanizmu Wspólnej Polityki Rolnej Wsparcie działań promocyjnych i informacyjnych na rynkach wybranych produktów rolnych. Szczegółowe zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków UE i rozliczania programu określają: rozporządzenie Rady (WE) NR 3/2008 z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich, z późn. zm.; rozporządzenie Komisji (WE) NR 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich, z późn. zm.; S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 4

5 rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) NR 1085/2011 z dnia 27 października 2011 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich; rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) NR 737/2013 z dnia 30 lipca 2013 roku zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich; Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) NR 796/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich. 5. Termin realizacji zamówienia Zamówienie realizowane będzie od dnia podpisania umowy na realizację ww. programu, pomiędzy Zamawiającym, a Agencją Rynku Rolnego (ARR), tj. najwcześniej od lutego 2016 roku, do zakończenia realizacji działań promocyjno-informacyjnych (36 miesięcy). Zamówienie realizowane będzie wyłącznie w przypadku akceptacji programu przez Komisję Europejską. W przypadku niepodpisania umowy z ARR, Wykonawca nie otrzyma żadnego wynagrodzenia (w tym za przygotowanie i złożenie oferty). 6. Zasady dotyczące postępowania a) Postępowanie prowadzone zostanie jednoetapowo i obejmie: - opublikowanie zaproszenia do składania ofert, - komisyjne otwarcie ofert, ocena spełnienia wymogów formalno-prawnych (w tym ewentualne uzupełnienie w wymogów formalno-prawnych), - ocena ofert; - wybór najkorzystniejszej oferty. b) Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. c) Postępowanie prowadzi się w języku polskim. d) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. e) Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych. S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 5

6 f) Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia procedury lub wydłużenia terminów określonych w pkt. 7 w niniejszym dokumencie, o czym niezwłocznie poinformuje Oferentów W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, spełniający następujące warunki formalno-prawne: a) Posiadają status przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 672 z późn. zm.); b) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie umowy; c) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie; d) Dysponują odpowiednim potencjałem ludzkim; e) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym; f) Posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej; g) Nie podlegają wykluczeniu z procedury Z niniejszej procedury wyklucza się: a) Oferentów, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem procedury wyrządzili szkodę nie wykonując umowy lub wykonując ją nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności. Podany okres 3 lat rozumie się tak, że jeśli Oferent istnieje na rynku krócej niż 3 lata, to bierze się pod uwagę cały okres jego istnienia. Jeśli natomiast Oferent istnieje na rynku dłużej niż 3 lata, to bierze się pod uwagę jedynie ostatnie 3 lata; b) Oferentów, w stosunku, do których otwarto likwidację lub, których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego; c) Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. 6.1.; S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 6

7 d) Oferentów, którzy wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonej procedury lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności; e) Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania; f) Oferentów, którzy nie złożyli formularza ofertowego o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków formalnoprawnych, o których mowa w pkt. 6.1.; g) Zgłoszenie Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzucone Wymogi formalne przy przygotowywaniu oferty a) Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia i być sporządzona zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia oraz założeniami strategicznymi określonymi w Załączniku 1 do niniejszej specyfikacji. b) Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Oferenta. c) Oferta oraz wszelkie dokumenty wymagane w niniejszej specyfikacji muszą spełniać następujące wymogi: oferta i wszystkie załączane dokumenty sporządzane przez Oferenta muszą być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji bądź umocowane przez te osoby do reprezentowania Oferenta na podstawie odrębnego pełnomocnictwa; w przypadku, gdy Oferenta reprezentuje Pełnomocnik inny niż wskazany w Formularzu ofertowym, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub wystawcę pełnomocnictwa, określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta; pozostałe oświadczenia i dokumenty należy załączyć w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Oferenta lub właściwą S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 7

8 osobę upoważnioną do reprezentowania danego Oferenta lub poświadczone notarialnie. d) Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. e) Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być składane wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Oferenta lub z tłumaczeniem sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. f) Zaleca się, aby dokumenty składające się na ofertę miały strony ponumerowane oraz były połączone w sposób trwały. g) We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczątkach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci, np.: nazwa firmy, siedziba lub czytelny podpis w przypadku pieczęci imiennej. h) Zamawiający zastrzega sobie prawo, po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty i po zawarciu umowy na realizację kampanii do modyfikacji niektórych części oferty, a w szczególności do jej uzupełniania zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów Unii Europejskiej Dokumentacja wymagana na etapie składania oferty programu Oferent zobowiązany jest do złożenia w terminie wskazanym w pkt. 7 niniejszej specyfikacji i w formie określonej w specyfikacji następujących dokumentów: a) Formularz ofertowy stanowiący oświadczenie o spełnieniu warunków weryfikacja spełnienia warunku w oparciu o formularz ofertowy zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej specyfikacji. Jeżeli do przetargu przystępuje konsorcjum firm, komplet dokumentów składa jego lider, który zobowiązany jest również dostarczyć umowę konsorcjum. Wyjątek stanowi sprawozdanie finansowe (pkt. d)), które w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie składa każdy z Wykonawców. b) Potwierdzenie posiadania doświadczenia i wiedzy weryfikacja w oparciu o: wykaz kampanii zrealizowanych w ostatnich 5 latach na rynku polskim i na rynkach zagranicznych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 8

9 ten okres, w podziale na klient/produkt/całkowity budżet kampanii brutto/ wykorzystywane kanały komunikacji, w tym: min. 1 kampanii dotyczącej branży spożywczej o całkowitym budżecie brutto powyżej 3 mln PLN obejmującej zintegrowane działania w ramach różnych kanałów komunikacji z zakresu ATL (np. prasa, outdoor) i BTL (targi, marketing bezpośredni), Internet oraz PR; 1 kampania obejmująca działania w Internecie dla jednego klienta na kwotę min ,00 PLN netto; 1 realizacja obejmująca produkcje interaktywne dla jednego klienta na kwotę min ,00 PLN netto; min. 5 realizacji działań eventowych lub wystawienniczych dla branży spożywczej. załączone dokumenty (rekomendacje) potwierdzające, że wyżej wymienione usługi zostały wykonane należycie; oświadczenie Oferenta, że posiada doświadczenie i wiedzę zapewniające poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte w formularzu oferty, stanowiącym Załącznik 2 do SIWZ. c) Potwierdzenie dysponowania odpowiednim potencjałem ludzkim wykaz członków zespołu (w przypadku konsorcjum firm, w podziale na członków zespołu zatrudnionych przez Lidera i Konsorcjanta), którzy będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z opisem ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia oraz listy czynności przypisanych każdej ze wskazanych osób, planowanych do realizacji w ramach programu. Dodatkowym kryterium w odniesieniu do powyższego będzie: - przedstawienie co najmniej 2 członków zespołu, z których każdy posługuje się płynnie językiem angielskim; - zarządzający Projektem min. 5 lat doświadczenia zawodowego w marketingu, w tym min. 3 lata na stanowiskach zarządzających oraz ma doświadczenie w zarządzaniu projektami kreatywnymi w branży spożywczej oraz w projektami na rzecz instytucji publicznych lub współfinansowanych przez Unię Europejską; S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 9

10 - członek zespołu ds. kreacji min. 3 lata doświadczenia zawodowego w przygotowywaniu projektów kreatywnych w branży spożywczej oraz w projektach na rzecz instytucji publicznych lub współfinansowanych przez Unię Europejską; - członek zespołu ds. organizacji eventów min. 3 lata doświadczenia zawodowego, w tym doświadczenie w organizacji eventów, działań targowych / wystawienniczych, działań w punktach sprzedaży, na rzecz podmiotów z branży spożywczej; oświadczenie Oferenta, że dysponuje odpowiednim potencjałem ludzkim zapewniającym poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte w formularzu oferty, stanowiącym Załącznik 2 do SIWZ. d) Dokumenty potwierdzające, że sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewnia realizację zamówienia Sprawozdanie finansowe, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości również z opinią odpowiednio o badanym sprawozdaniu albo jego części, a w przypadku Oferentów nie zobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego innych dokumentów określających obroty (w wysokości nie mniejszej niż 500 tys. PLN netto w każdym roku) oraz zobowiązania i należności - za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres. W przypadku kiedy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia - dokument ten składa każdy z konsorcjantów. Zaświadczenia z banku o posiadanych środkach finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości min ,00 PLN (słownie: jeden milion złotych). W przypadku kiedy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, dokument składany jest zgodnie z zapisami zawartymi w umowie konsorcjum. Oświadczenie Oferenta, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte w formularzu oferty, stanowiącym Załącznik 2 do SIWZ. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 10

11 przed upływem terminu do składania ofert. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia powyższy dokument składa lider konsorcjum. Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wystawione nie wcześniej niż 1 miesiąc przed upływem terminu do składania zgłoszenia. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia powyższy dokument składa lider konsorcjum. Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami z Urzędu Skarbowego, wystawione nie wcześniej niż 1 miesiąc przed upływem terminu do składania zgłoszenia. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia powyższy dokument składa lider konsorcjum. e) Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności Aktualna polisa, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę 1 mln PLN (słownie: jeden milion złotych). Jeżeli Wykonawcy wspólnie (np. w ramach konsorcjum) ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa lider konsorcjum, bądź grupa konsorcjantów na wspólną kwotę 1 mln PLN. f) Dokument potwierdzający wniesienie wadium w formie określonej w pkt. 6.7 niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wszystkie kserokopie dokumentów załączone do oferty muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta. Stowarzyszenie Producentów Pomidorów i Ogórków Pod Osłonami zastrzega sobie prawo do odwołania przetargu bez wskazywania przyczyn oraz zakończenia przetargu bez wyboru oferty Termin związania ofertą Oferent pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 16 miesięcy. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert Miejsce i forma składania ofert programu S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 11

12 Ofertę należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu (np. kopercie), uniemożliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu otwarcia ofert. Ofertę należy złożyć w formie papierowej w 3 egzemplarzach oraz w formie elektronicznej w 2 egzemplarzach w pliku edytowalnym Word oraz 1 egzemplarz w pliku pdf (płyta CD lub pendrive). Tabele z kosztami poszczególnych działań, tabela z harmonogramem działań, tabela z budżetem całkowitym oraz tabela z planem finansowania powinny być przygotowane w Excelu i załączone do oferty w wersji elektronicznej. Opakowanie powinno być oznakowane jako "OFERTA" oraz opatrzone nazwą przedmiotu zamówienia oraz co najmniej nazwą i adresem Oferenta. Opakowanie należy zaadresować i opisać według poniższego wzoru: Oferta na przygotowanie i realizację kampanii informacyjno-promocyjnej dotyczącej pomidorów przygotowana przez (nazwa i adres Oferenta) Nie otwierać przed godz. 10:20 w dniu r. Ofertę należy złożyć pod adresem: Kancelaria Radcy Prawnego Michała Wawrykiewicza Al. Szucha 2/4 lok. 32, Warszawa do dnia r., do godz. 10:00. Dla ofert przesłanych pocztą liczy się data i godzina dostarczenia oferty pod wskazany adres. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. Oferta ze zmianami będzie dodatkowo oznaczona określeniem Zmiana. Oferent wycofując ofertę zobowiązany jest przedłożyć stosowne oświadczenie podpisane przez osobę upoważnioną do jego reprezentacji. S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 12

13 Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godzinie 10:20 pod adresem: Kancelaria Radcy Prawnego Michała Wawrykiewicza Al. Szucha 2/4 lok. 32, Warszawa Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty Wadium 1. Oferent zobowiązany jest przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie 30 tys. PLN (słownie: trzydzieści tysięcy złotych). 2. Wadium może być wnoszone w następujących formach: - w gotówce, - w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo rozliczeniowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, - w gwarancjach bankowych, - w gwarancjach ubezpieczeniowych. Dokument potwierdzający wniesienie wadium w jednej z ww. form musi być załączony do oferty w formie oryginału. 3. W przypadku wnoszenia wadium w gotówce kwotę należy wpłacić przelewem na poniższy rachunek bankowy Zamawiającego: Nazwa banku: ING Bank Śląski S.A. Numer rachunku: Dowód wniesienia wadium w gotówce musi zawierać w rubryce tytułem sformułowanie: Wadium w postępowaniu na przygotowanie i realizację kampanii informacyjno-promocyjnej dotyczącej pomidorów. Dowód wniesienia wadium należy załączyć do składanej oferty. Zwrot wadium w przypadku Oferenta, którego oferta została wybrana nastąpi jeżeli: - upłynął termin związania ofertą lub - zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy lub S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 13

14 - Zamawiający unieważnił przetarg lub zamknął przetarg bez wybrania oferty lub - Zamawiający nie podpisze umowy na realizację programu z Agencją Rynku Rolnego (ARR), w wyniku negatywnej oceny oferty programu przez Komisję Europejską. Zwrot wadium w przypadku Oferentów, których oferta nie została wybrana nastąpi niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania. Zamawiający dokona zwrotu wadium wszystkim Oferentom, jeżeli zamawiający unieważnił przetarg lub zamknął przetarg bez wybierania oferty. 4. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana: - odmówił podpisania umowy, - zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta Kryteria oceny ofert KRYTERIUM MAKSYMALNA LICZBA PUNKTÓW C1 Kreacja kampanii 30 C2 Spójność komunikacji w odniesieniu do grup 20 docelowych C3 Strategia kampanii i efektywność kosztowa 40 działań C4 Wynagrodzenie Wykonawcy 10 Do oceny ofert przyjęte zostaną następujące kryteria: C1 Kreacja kampanii 30 pkt. C2 Spójność komunikacji w odniesieniu do grup docelowych 20 pkt. C3 Strategia kampanii i efektywność kosztowa działań 40 pkt. C4 Wynagrodzenie Wykonawcy 10 pkt. Razem 100 pkt. S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 14

15 Kryterium C1: Kreacja kampanii Kryterium C1 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej merytorycznej oceny punktowej oferty proponowanej przez Oferenta dokonanej przez członków Komisji, uwzględniającej następujące obszary: Atrakcyjność wizualna; Atrakcyjność przekazu (zaproponowana nazwa i hasła oraz koncepcje materiałów wizualnych); Uzasadnienie linii kreacyjnej w kontekście dotarcia do grup docelowych; Innowacyjność rozwiązań kreatywnych (oryginalność). Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma indywidualnych ocen (w skali 1-30) przyznanych ocenianej ofercie C1 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 30 pkt. Kryterium C2: Spójność komunikacji w odniesieniu do grup docelowych Kryterium C2 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej merytorycznej oceny punktowej oferty proponowanej przez Oferenta dokonanej przez członków Komisji, dotyczącej spójności komunikatów, doboru mediów i koncepcji graficznej w odniesieniu do poszczególnych grup docelowych wraz z uzasadnieniem merytorycznym ich wykorzystania. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma indywidualnych ocen (skala 1-20) przyznanych ocenianej ofercie C2 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 20 pkt. S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 15

16 Kryterium C3: Strategia kampanii i efektywność kosztowa działań Kryterium C3 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej merytorycznej oceny punktowej oferty proponowanej przez Oferenta dokonanej przez członków Komisji, uwzględniającej następujące obszary: dobór kanałów komunikacji kampanii i alokacji budżetów, doprecyzowanie grup docelowych, dopasowanie strategii do rynków docelowych, podstawy analitycznej strategii, koszt związany z komunikacją w danym medium, określenie realizacji minimalnych zasięgów/kontaktów przy zadeklarowanym koszcie, dobór metod badania efektywności kampanii jako źródła rzetelnej wiedzy na temat efektów działań realizowanych w programie. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma indywidualnych ocen (skala 1-40) przyznanych ocenianej ofercie C3 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 40 pkt. Kryterium C4: Wynagrodzenie Wykonawcy Kryterium C4 będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu wynagrodzenia Wykonawcy. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Minimalne zaproponowane wynagrodzenie Wykonawcy spośród rozpatrywanych ofert C4 = x 10 pkt. Zaproponowane wynagrodzenie Wykonawcy w ocenianej ofercie Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 10 pkt. S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 16

17 Ogólna liczba punktów uzyskanych przez ofertę = C1 + C2 + C3+C4. Maksymalnie Oferent może uzyskać 100 punktów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów przyznanych za spełnianie wszystkich kryteriów oceny ofert. 7. Harmonogram postępowania przetargowego Termin Działanie r. Opublikowanie zaproszenia do składania ofert programu informacyjno-promocyjnego dotyczącego pomidorów r., do godz.10:00 Ostateczny termin na składanie ofert r., godz. 10:20 Komisyjne otwarcie ofert od r. do Ocena spełnienia wymogów formalno-prawnych r r r. Termin na ewentualne uzupełnienie złożonej dokumentacji do godz r. Ocena ofert i decyzja o wyborze najkorzystniejszej oferty. Poinformowanie oferentów o wynikach postępowania. 8. Wybór najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty wyłącznie w oparciu o zasady i kryteria określone w niniejszej SIWZ. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ogólną liczbę punktów uzyskanych przez ofertę. Decyzje Zamawiającego w kwestii oceny i wyboru ofert są ostateczne i nieodwołalne. 9. Zawarcie umowy na realizację kampanii promocyjno-informacyjnej 1. Warunkiem zawarcia umowy z Wykonawcą jest wcześniejsza akceptacja oferty programu przez Komisję Europejską i podpisanie umowy z Agencją Rynku Rolnego. O terminie S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 17

18 zawarcia umowy Zamawiający poinformuje Wykonawcę niezwłocznie po otrzymaniu z ARR informacji o pozytywnej decyzji Komisji Europejskiej. 2. Warunkiem zawarcia umowy z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą jest wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy: a) Wykonawca, zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, na kwotę stanowiącą 15% maksymalnego rocznego wkładu UE i RP (80%) w Euro. b) Zabezpieczenie należy wnieść w terminie nie później niż 21 dni roboczych od wezwania Zamawiającego do jego złożenia. c) Zabezpieczenie można wnieść w formie określonej w Załączniku 5 (tj. 13 pkt. 3 IPU) do niniejszej specyfikacji. d) Dokument potwierdzający wniesienie zabezpieczenia musi być przekazany Zamawiającemu w formie oryginału. e) Zabezpieczenie wnoszone w gotówce Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego. f) Termin i zasady zwrotu lub zwolnienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone zostaną zawarte w umowie. 10. Realizacja kampanii promocyjno-informacyjnej Zasady dotyczące realizacji kampanii promocyjno-informacyjnej zawarte są we wzorze Istotnych Postanowień Umowy, stanowiącym Załącznik 5 do niniejszej specyfikacji. 11. Sposób udzielania wyjaśnień w ramach postępowania 1. Oferent może zwrócić się z zapytaniem do Zamawiającego na piśmie o wyjaśnienie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, nie później jednak niż na 7 dni przed terminem otwarcia ofert. 2. Zamawiający udzieli wyjaśnień Oferentowi niezwłocznie. 3. Treść zapytań wraz z odpowiedziami będzie przesyłana do wszystkich Oferentów mailowo. Zamawiający zastrzega sobie termin 2 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi drogą mailową. S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 18

19 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów składających się na Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. 5. Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana stanie się częścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz zostanie doręczona wszystkim Oferentom, którzy otrzymali Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia od Zamawiającego. 6. Jednocześnie Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert, w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia w przygotowanych ofertach otrzymanych zmian. 7. Szczegółowe informacje mogą Państwo uzyskać u Zamawiającego: sppiopo@wp.pl 12. Załączniki Załącznik 1 Założenia strategiczne programu Załącznik 2 Wzór formularza ofertowego Załącznik 3 Wzór opisu oferty programu Załącznik 4 Tabela oceny Załącznik 5 Wzór Istotnych Postanowień Umowy Załącznik 6 Zestawienie kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych S t o w a r z y s z e n i e P r o d u c e n t ó w P o m i d o r ó w i O g ó r k ó w p o d O s ł o n a m i Strona 19