EUROPEAN ORGANIC FOOD

Transkrypt

1 1 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia na przygotowanie i realizację 3-letniego programu promocyjnego dot. produktów rolnictwa ekologicznego na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej pod roboczym tytułem: EUROPEAN ORGANIC FOOD Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA wrzesień 2013 rok

2 2 SPIS TREŚCI STRONA 1.Informacje o Zamawiającym 3 2.Przedmiot zamówienia 4 3.Wartość przedmiotu zamówienia 5 4.Podstawa prawna 5 5.Termin realizacji zamówienia 6 6.Zasady dotyczące postępowania 6 7.Wymogi formalne przy przygotowaniu oferty programu promocyjnego 9 8.Termin związania ofertą 11 9.Miejsce i forma składania ofert Wytyczne dotyczące przedmiotu zamówienia Wadium Harmonogram postępowania przetargowego Kryteria oceny ofert Warunki i termin zawarcia umowy z Wykonawcą Sposób udzielania wyjaśnień w ramach postępowania 20

3 3 1. Informacje o Zamawiającym Stowarzyszenie POLSKA EKOLOGIA powstało w 2006 roku i skupia producentów, którzy podjęli produkcję żywności z surowców ekologicznych z przekonaniem, że produkty te są bardziej wartościowe dla człowieka. Działając na szybko rozwijającym się rynku żywności ekologicznej członkowie Stowarzyszenia uznają, że więcej ich łączy niż dzieli. Dynamiczny rozwój rolnictwa ekologicznego niesie ze sobą wiele nowych wyzwań, którym łatwiej sprostać działając wspólnie w ramach Stowarzyszenia. Pojawiają się nowe wyzwania, chociaż branża żywności ekologicznej nie jest w rzeczywistości czymś nowym. Jeszcze sto lat temu wszystkie płody rolne były ekologiczne - nie stosowano środków grzybobójczych, owadobójczych, chwastobójczych, nawozów syntetycznych. Na początku dwudziestego wieku doszło na świecie do tzw. zielonej rewolucji. Kilka nowych wynalazków, które wówczas się pojawiły silnik spalinowy, nawozy sztuczne, pestycydy zostały wykorzystane do uprawy ziemi i stały się podstawą gwałtownego wzrostu produkcji rolnej. Niemal równocześnie, w latach dwudziestych ubiegłego wieku, pojawiła się też reakcja na ten proces uprzemysłowienia i chemizacji rolnictwa: powstało rolnictwo ekologiczne. Dzisiaj mamy już na świecie dwa zupełnie odrębne rynki żywności: rynek żywności konwencjonalnej i rynek żywności ekologicznej. Dwa rynki i dwa rodzaje produktów spożywczych. Powstają one na różnych polach, przetwarzane przy różnych reżimach technologicznych, sprzedawane są w różnych sklepach albo na różnych półkach, są odrębnie oznakowane i podlegają różnym przepisom prawa! Nadrzędnym celem Stowarzyszenia jest jednoczenie środowiska i tworzenie silnego lobby oraz promocja produktów ekologicznych. Stowarzyszenie POLSKA EKOLOGIA realizuje swoje cele i zadania przy ścisłej współpracy i współdziałaniu z Ministerstwem Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Ministerstwem Zdrowia, komisjami sejmowymi i senackimi, Związkiem Rzemiosła Polskiego i cechowymi organizacjami branżowymi. Zgodnie ze statutem celem Stowarzyszenia jest aktywizacja środowiska producentów i przetwórców produktów ekologicznych do rozwoju i wykorzystania potencjału gospodarczego, wdrażania nowych technik, doskonalenia kwalifikacji

4 4 zawodowych, kształtowania postaw społecznych i etyki zawodowej, prezentowania opinii członków i promowania osiągnięć najlepszych. Cele Stowarzyszenia realizowane są poprzez: a. Tworzenie warunków dla działania i współpracy członków przez organizowanie konferencji, szkoleń, spotkań oraz sesji dyskusyjnych, itp. b. Współpracę z instytucjami, stowarzyszeniami i innymi organizacjami w kraju i za granicą, c. Dokonywanie ocen i analiz problemów technicznych, organizacyjnych i ekonomiczno finansowych oraz określanie wniosków i postulatów związanych z działalnością proekologiczną oraz produkcyjną, d. Promowanie produktów i przetworów ekologicznych na terenie Unii Europejskiej oraz krajów trzecich, e. Udzielanie pomocy w doskonaleniu zawodowym, f. Czuwanie nad przestrzeganiem przez członków etyki zawodowej, g. Inicjowanie opracowywania i zmiany aktów prawnych dotyczących produkcji i przetwórstwa ekologicznego. 2. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: przygotowanie oferty trzyletniego programu promocyjnego dot. produktów rolnictwa ekologicznego zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 roku na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej, według wzoru opisu programu, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji w tym: przygotowanie szczegółowego opisu działań promocyjnych; przygotowanie szczegółowych kosztorysów poszczególnych działań promocyjnych; przygotowanie jednej propozycji kreacji działań promocyjnych; przygotowanie metodologii badań dotyczących efektywności programu; przygotowanie harmonogramu działań w podziale na miesiące realizacji programu, a nie miesiące kalendarzowe (tj. I miesiąc realizacji programu, II miesiąc realizacji programu bez podawania nazwy miesiąca kalendarzowego);

5 5 przygotowanie zbiorczego budżetu, zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 1 do SIWZ; przygotowanie planu finansowania, zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 1 do SIWZ. przeprowadzenie trzyletniego programu promocyjnego dot. produktów rolnictwa ekologicznego zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 roku na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej; dokonanie pomiaru efektywności programu promocyjnego dot. promocji produktów rolnictwa ekologicznego na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej. 3. Wartość przedmiotu zamówienia Szacowana całkowita wartość budżetu programu stanowi 9 mln PLN netto, tj. ok. 2,1 mln EUR netto (w tym koszty przygotowania i realizacji wszelkich działań w ramach programu, koszty badań efektywności kampanii, koszty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, koszty ogólne oraz wynagrodzenie Wykonawcy). Do wskazanej powyżej wartości programu należy doliczyć 23% podatek VAT. Do przeliczeń kwoty z Euro na PLN na potrzeby niniejszego programu należy przyjąć kurs wymiany Euro/PLN równy 4,3. 4. Podstawa prawna Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964r. (Dz.U ze zm.) art z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. Program realizowany będzie w ramach mechanizmu Wspólnej Polityki Rolnej Wsparcie działań promocyjnych i informacyjnych na rynkach wybranych produktów rolnych. Szczegółowe zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków UE i rozliczania programu określają: rozporządzenie Rady (WE) NR 3/2008 z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich, z późn. zm.; rozporządzenie Komisji (WE) NR 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących

6 6 produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich, z późn. zm.; rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) NR 1085/2011 z dnia 27 października 2011 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich; rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) NR 737/2013 z dnia 30 lipca 2013 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich. 5. Termin realizacji zamówienia Zamówienie realizowane będzie wyłącznie w przypadku akceptacji programu przez Komisję Europejską. Realizację działań można będzie rozpocząć po podpisaniu umowy pomiędzy Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA a Agencją Rynku Rolnego (ARR), tj. najwcześniej od maja 2014 roku. Planowane zakończenie realizacji działań promocyjnych nastąpi po upływie 36 miesięcy od daty podpisania umowy z ARR. 6. Zasady dotyczące postępowania Postępowanie prowadzone jest w jednym etapie polegającym na złożeniu wraz z ofertą programu promocyjnego wymaganej dokumentacji formalnej, opisanej w niniejszym punkcie. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, spełniający następujące warunki: a) Posiadają status przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej; b) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; c) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie umowy; d) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania umowy;

7 7 e) Nie podlegają wykluczeniu z procedury; a) Posiadają doświadczenie zgodnie z powyższymi wymogami. Z NINIEJSZEJ PROCEDURY WYKLUCZA SIĘ: a) Oferentów, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem procedury wyrządzili szkodę nie wykonując umowy lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które wykonawca nie ponosi odpowiedzialności. Podany okres 3 lat rozumie się tak, że jeśli Oferent istnieje na rynku krócej niż 3 lata, to bierze się pod uwagę cały okres jego istnienia. Jeśli natomiast oferent istnieje na rynku dłużej niż 3 lata, to bierze się pod uwagę jedynie ostatnie 3 lata; b) Oferentów, w stosunku, do których otwarto likwidację lub, których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego; c) Oferentów, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; d) Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu; e) Oferentów, którzy wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonej procedury lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności; f) Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania; g) Oferentów, którzy nie złożyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków lub złożone dokumenty zawierają błędy; h) Zgłoszenie Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzucone. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków formalnych przez Oferentów, na podstawie następujących dokumentów:

8 8 a) formularza ofertowego, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SIWZ; b) oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SIWZ; c) opisu działalności firmy oraz zakresu świadczonych usług. Wykaz niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi, struktur organizacyjnych i zasobów, jakimi dysponuje Oferent; d) wykazu osób (imiennej listy członków zespołu) i podmiotów z danymi teleadresowymi, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich w ramach programu czynności - oryginał; e) wykazu zrealizowanych w ostatnich 3 latach kampanii promujących produkty rolno-spożywcze na rynkach poza unijnych (poza Unią Europejską), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres, w podziale na klient/produkt/całkowity budżet netto kampanii, w tym min. 3 kampanie o całkowitym budżecie netto nie mniejszym niż ,00 PLN (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100); f) aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu; g) bilansu oraz rachunku zysków i strat za ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres. W przypadku podmiotów nie zobowiązanych do sporządzania bilansu, konieczne jest dostarczenie informacji określających obrót, zysk oraz zobowiązania i należności za ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli działalność podmiotu jest krótsza za ten okres. Dokumenty mają być złożone w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu; h) aktualnego zaświadczenia z banku o posiadanych środkach finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości minimum ,00 PLN (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100) wystawionego nie wcześniej niż 1 tydzień przed upływem terminu składania ofert. W przypadku Wykonawców występujących wspólnie wysokość środków poszczególnych podmiotów nie kumuluje się oryginał;

9 9 i) aktualnej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę minimum ,00 PLN (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100); j) aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert - oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu; k) w przypadku gdy Oferentem jest konsorcjum firm, należy przedłożyć dodatkowo umowę konsorcjum (umowę cywilno-prawną) ze wskazaniem w szczególności Lidera konsorcjum oraz szczegółowego zakresu obowiązków każdego z Konsorcjantów. Umowa konsorcjum winna być podpisana przez wszystkich konsorcjantów. W przypadku przedkładania Zamawiającemu kopii umowy, Lider Konsorcjum potwierdza jej zgodność z oryginałem. l) dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium w kwocie ,00 PLN (słownie: piętnaście tysięcy złotych 00/100); Wszystkie kserokopie dokumentów załączone do oferty muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta (dokumenty należy opatrzyć czytelnym, imiennym podpisem wraz z pieczęcią firmową lub parafą wraz z imienną pieczęcią). W przypadku składania oferty przez konsorcjum Zamawiający, w zależności od dokumentu, wymaga złożenia obowiązkowych dokumentów od Lidera konsorcjum i/lub Lidera konsorcjum wraz z konsorcjantami. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyłącznie do oceny kompletnych ofert złożonych przez podmioty, których dokumentacja spełniła wymogi formalne wskazane w niniejszym punkcie. Ocena oferentów zostanie dokonana metodą zero-jedynkową, zgodnie z załączoną Tabelą oceny (Załącznik nr 7 do SIWZ). 7. Wymogi formalne przy przygotowaniu oferty programu promocyjnego.

10 10 a. Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia i być sporządzona zgodnie z niniejszą specyfikacją i wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ. b. Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Oferenta. c. Oferta oraz wszelkie dokumenty wymagane w specyfikacji muszą spełniać następujące wymogi: oferta i wszystkie załączane dokumenty sporządzane przez Oferenta muszą być podpisane na każdej stronie, tj. dokumenty należy opatrzyć czytelnym, imiennym podpisem wraz z pieczęcią firmową lub parafą wraz z imienną pieczęcią, przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji bądź umocowane przez te osoby do reprezentowania Oferenta na podstawie odrębnego pełnomocnictwa; w przypadku, gdy Oferenta reprezentuje Pełnomocnik inny niż wskazany w formularzu ofertowym, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub wystawcę pełnomocnictwa, określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta; d. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. e. Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być składane wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Oferenta lub z tłumaczeniem sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. f. Zaleca się, aby dokumenty składające się na ofertę miały strony ponumerowane oraz były połączone w sposób trwały. g. We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczątkach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci, np.: nazwa firmy, siedziba lub czytelny podpis w przypadku pieczęci imiennej. h. Rozwiązania kreatywne złożone z ofertami służą do oceny potencjału kreatywnego agencji. Mogą ale nie muszą być wykorzystane w realizowanym programie. Zamawiający może żądać od Wykonawcy zmiany lub stworzenia nowej (innej od konkursowej) koncepcji kreatywnej. i. Zamawiający zastrzega sobie prawo, po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty i po zawarciu umowy na realizację programu promocyjnego do modyfikacji niektórych części oferty, a w szczególności do jej uzupełniania

11 11 zgodnie z wymogami wynikającymi z sugestii Agencji Rynku Rolnego (organu kompetentnego) oraz z przepisów Unii Europejskiej. j. Oferty przesłane do Stowarzyszenia POLSKA EKOLOGIA w ramach konkursu nie podlegają zwrotowi. k. Decyzje Zamawiającego w kwestii oceny i wyboru ofert są ostateczne i nieodwołalne. l. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. m. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. n. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. o. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych. 8. Termin związania ofertą Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą 15 m-cy. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 9. Miejsce i forma składania ofert a) Dokumentację formalną wraz z ofertą programu należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu (np. kopercie), uniemożliwiającym jej otwarcie i zapoznanie się z nią przed upływem terminu otwarcia ofert. b) Ofertę programu należy złożyć w formie papierowej w 2 egzemplarzach oraz w formie elektronicznej w 1 egzemplarzu (płyta CD). Tabele z kosztami działań, tabela z budżetem całkowitym oraz tabela z planem finansowania powinny być przygotowane w Excelu i załączone do oferty w wersji elektronicznej; c) Opakowanie należy zaadresować i opisać według poniższego wzoru: Oferta na przygotowanie i realizację trzyletniego programu promocyjnego dotyczącego produktów rolnictwa ekologicznego na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej Nie otwierać przed godz w dniu 26 września 2013 r. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ulicy Miodowej 14 do dnia 26 września r. do godz Dla ofert przesłanych pocztą liczy się data i godzina dostarczenia oferty pod wskazany adres. a) Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania.

12 12 b) Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. c) Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. Oferta ze zmianami będzie dodatkowo oznaczona określeniem Zmiana. Oferent wycofując ofertę zobowiązany jest przedłożyć stosowne oświadczenie podpisane przez osobę upoważnioną do jego reprezentacji. d) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 26 września 2013 r. o godzinie w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, przy ulicy Miodowej 14. e) Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Stowarzyszenie POLSKA EKOLOGIA nie zwraca kosztów przygotowania ofert w fazie przetargowej, ani ich dopracowywania mającego miejsce w okresie przed podpisaniem umowy pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. 10. Wytyczne dotyczące przedmiotu zamówienia a) Założenia główne programu Program obejmuje promocję produktów rolnictwa ekologicznego, zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 roku na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej. b) Rodzaj programu - promocyjny. c) Działania promocyjne będą prowadzone na rynku zewnętrznym UE z uwzględnieniem następujących krajów: Japonia Singapur Stany Zjednoczone Ameryki Północnej d) Cele nadrzędne programu: a. Kształtowanie pozytywnego wizerunku europejskich produktów rolnictwa ekologicznego oraz zwiększenie rozpoznawalności produktów ekologicznych pochodzących z Unii Europejskiej w Japonii, Singapurze oraz Stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej o 30%, poprzez pogłębienie wiedzy o sposobie produkcji i poznanie walorów smakowych europejskich produktów rolnictwa ekologicznego w krajach docelowych oraz uświadomienie standardów jakości wymaganych przy wytwarzaniu produktów rolnictwa ekologicznego w Unii Europejskiej.

13 13 b. Wzrost eksportu produktów rolnictwa ekologicznego z Unii Europejskiej na rynki docelowe. Zakłada się wzrost eksportu na poziomie co najmniej 20-50% na wybrane rynki poza unijne, w tym 20% na rynku Stanów Zjednoczonych, 50% w Singapurze i 30% na rynku Japonii. e) Grupy docelowe programu TG 1 Firmy handlowe, dystrybutorzy, importerzy, organizacje przedsiębiorców i stowarzyszenia gospodarcze, restauratorzy, gastronomie TG 2 Media, dziennikarze i osoby kształtujące opinię społeczną w krajach docelowych f) Główne założenia strategii realizacji programu to: 1 Stworzenie logo i hasła programu, które będą kojarzone z wysoką jakością unijnych produktów rolnictwa ekologicznego. 2 Realizacja prezentacji produktów rolnictwa ekologicznego, pokazów i degustacji, w tym promocji podczas najważniejszych międzynarodowych imprez targowo-wystawienniczych. 3 Realizacja wielkoformatowej reklamy outdoor informującej o wydarzeniach promujących unijne produkty rolnictwa ekologicznego prowadzonych w ramach kampanii. 4 Działania o charakterze Public Relations, stanowiące uzupełnienie promocji podczas międzynarodowych targów branżowych, w tym np. spotkania z grupami docelowymi. 5 Utworzenie witryny internetowej programu. Strona internetowa ma ogromną rolę wspomagającą i zapewniającą trwałość oraz ciągłość informacyjną względem głównych, aktywnych działań programu. 6 Realizacja działań uzupełniających typu produkcja materiałów informacyjnych oraz materiałów reklamowo-promocyjnych, a także inne działania, w tym z zakresu marketingu bezpośredniego. 11. Wadium a. Oferent zobowiązany jest przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie ,00 PLN (słownie: piętnaście tysięcy złotych 00/100). b. Wadium może być wniesione w następujących formach: w gotówce, w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo rozliczeniowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,

14 14 w gwarancjach bankowych, w gwarancjach ubezpieczeniowych. Dokument potwierdzający wniesienie wadium w jednej z ww. form musi być załączony do oferty w formie oryginału. W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu kwotę należy wpłacić przelewem na poniższy rachunek bankowy Zamawiającego, tj. Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA: Nazwa banku: ING BANK ŚLĄSKI Numer rachunku: Dowód wniesienia wadium musi zawierać w rubryce tytułem sformułowanie: Wadium w postępowaniu przetargowym na przygotowanie i realizację programu promocyjnego dot. produktów rolnictwa ekologicznego. Dowód należy załączyć w formie oryginału do składanej oferty programu. c. Zwrot wadium w przypadku Oferenta, którego oferta została wybrana nastąpi jeżeli: - upłynął termin związania ofertą lub - zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy lub - Zamawiający unieważni postępowanie przetargowe lub - Komisja Europejska nie zaakceptuje oferty programu. d. Zwrot wadium w przypadku Oferentów, których oferta nie została wybrana nastąpi w terminie siedmiu dni roboczych liczonych od daty ogłoszenia wyników postępowania. e. Zamawiający dokona zwrotu wadium wszystkim Oferentom jeżeli Zamawiający unieważni postępowanie przetargowe lub zamknie postępowanie przetargowe bez wybrania oferty. f. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana: odmówił podpisania umowy; zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta. 12. Harmonogram postępowania przetargowego Termin Działanie Do 3 września 2013 Opublikowanie zaproszenia do udziału w postępowaniu

15 15 r. przetargowym 26 września 2013 r. godz Ostateczny termin na składanie ofert programu promocyjnego dot. produktów rolnictwa ekologicznego wraz z wymaganą dokumentacją 26 września 2013 r. godz Komisyjne otwarcie złożonych ofert - weryfikacja spełnienia przez Oferentów wymogów formalnych Od 26 września do 30 września 2013 r. Termin na ewentualne uzupełnienie złożonej przez Oferentów dokumentacji przetargowej (włącznie) 30 września 2013 r. Ocena ofert oraz poinformowanie Oferentów o wynikach postępowania przetargowego i wyborze najkorzystniejszej oferty 13. Kryteria oceny ofert Do oceny ofert przyjęte zostaną następujące kryteria: Lp. Kryterium Max. liczba punktów C1 Jakość rozwiązań kreatywnych dla działań ujętych w kampanii 30 C2 Jakość rozwiązań z zakresu efektywności kampanii 10 C3 Wynagrodzenie Wykonawcy 15 C4 Koszty działań bezpośrednich 15 C5 Doświadczenie Wykonawcy 20 C6 Zasięg i intensywność działań 10 RAZEM 100 Kryterium C1: Kryterium C1 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej, merytorycznej oceny punktowej rozwiązań kreatywnych zaproponowanych przez Oferenta w kampanii promocyjnej dokonanej przez członków Komisji. Najkorzystniejsza oferta może otrzymać ocenę maksymalnie 30 punktów, gdzie ocenie zostaną poddane następujące parametry: a. Spójność zaproponowanych działań, b. Wizja artystyczna przekazu kampanii i jej spójność,

16 16 c. Czytelność argumentów racjonalnych przedstawionych w przekazie i przejrzystość przesłania zgodna z celami kampanii, d. Innowacyjność rozwiązań kreatywnych, e. Wpływ zastosowanych rozwiązań kreatywnych na osiągnięcie celów kampanii, f. Zauważalność i siła oddziaływania przekazu. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium będzie obliczona zgodnie z poniższym wzorem: Suma indywidualnych ocen przyznanych ocenianej ofercie C1 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 30 punktów. Kryterium C2: Kryterium C2 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej, merytorycznej oceny punktowej rozwiązań z zakresu efektywności kampanii zaproponowanych przez Oferenta w kampanii promocyjnej dokonanej przez członków Komisji. Najkorzystniejsza oferta może otrzymać ocenę maksymalnie 10 punktów, gdzie ocenie zostaną poddane następujące parametry: a. Zaproponowane wskaźniki oceny efektywności, b. Dobór metodologii badań sprawdzających realizację założonych do osiągnięcia celów kampanii. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium będzie obliczona zgodnie z poniższym wzorem: Suma indywidualnych ocen przyznanych ocenianej ofercie C2 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 10 punktów. Kryterium C3:

17 17 Kryterium C3 będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu wynagrodzenia Wykonawcy. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona na podstawie niniejszego wzoru: Najniższe oferowane wynagrodzenie spośród rozpatrywanych ofert C3 = x 15 pkt. Wynagrodzenie zaproponowane w ocenianej ofercie Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 15 punktów. Kryterium C4: Kryterium C4 dotyczące kosztów działań bezpośrednich będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu kosztów działań bezpośrednich. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona zgodnie z poniższym wzorem: Najniższe łączne koszty działań bezpośrednich spośród rozpatrywanych ofert C4 = x 15 pkt. Proponowane łączne koszty działań bezpośrednich w ocenianej ofercie Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 15 punktów. Kryterium C5: Kryterium C5 będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu doświadczenia Oferenta w realizacji kampanii promujących produkty rolno-spożywcze na rynkach poza unijnych (poza Unią

18 18 Europejską), o wartości każdej kampanii nie mniejszej niż ,00 PLN netto (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100). Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona na podstawie niniejszego wzoru: Liczba zrealizowanych kampanii zadeklarowanych w ocenianej ofercie C5= x 20 pkt Najwyższa liczba zrealizowanych kampanii wśród wszystkich ofert Łącznie za kryterium C5 oferta może uzyskać maksymalnie 20 punktów. Kryterium C6: Kryterium C6 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej, merytorycznej oceny punktowej zasięgu i intensywności działań zaproponowanych przez Oferenta w kampanii promocyjnej (w tym np: łącznej liczby osób w grupach docelowych, do których dotrą komunikaty w ramach zaproponowanych działań, zasięgu działań programu, częstotliwości i skali dotarcia do grup docelowych z komunikatami programu), dokonanej przez członków Komisji. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: C6 = Suma indywidualnych ocen przyznanych ocenianej ofercie Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może uzyskać maksymalnie ocenę 10 punktów. Ogólna liczba punktów uzyskanych przez ofertę = C1 + C2 + C3 + C4 + C5 + C6 Maksymalnie oferent może uzyskać 100 punktów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów przyznanych za spełnianie wszystkich kryteriów oceny ofert. W przypadku odmowy podpisania Umowy lub realizacji usługi przez wyłonionego

19 19 w konkursie Wykonawcę lub zaistnienia po stronie Wykonawcy czynników uniemożliwiających podpisanie umowy na realizację programu lub realizację usługi, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyłonienia jako Wykonawcy tego Oferenta, który uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 14. Warunki i termin zawarcia umowy z Wykonawcą Warunkiem zawarcia umowy jest: - wydanie przez Komisję Europejską decyzji o akceptacji oferty programu, zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) Nr 3/2008 z późn. zm. oraz Rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 501/2008 z późn. zm. - wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy a) Wykonawca, zobowiązany jest na wezwanie Zamawiającego do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, na kwotę w Euro stanowiącą 15% maksymalnego rocznego wkładu UE i RP (80%). Zabezpieczenie może być wniesione w następujących formach: w gotówce, w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo rozliczeniowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, w gwarancjach bankowych, w gwarancjach ubezpieczeniowych. b) Dokument potwierdzający wniesienie zabezpieczenia musi być przekazany Zamawiającemu w formie oryginału. c) Zabezpieczenie wnoszone w gotówce Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego. d) W przypadku wniesienia wadium w gotówce Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia. e) Jeżeli zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesiono w gotówce, zamawiający przechowa je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwróci zabezpieczenie należytego wykonania umowy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym będzie ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy. f) Zabezpieczenie należy wnieść w terminie 7 dni roboczych od wezwania przez Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA.

20 20 g)termin i zasady zwrotu lub zwolnienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone zostaną w umowie. O miejscu i terminie zawarcia umowy Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA niezwłocznie powiadomi wybranego Wykonawcę. Warunki realizacji zamówienia określa Wzór Istotnych Postanowień Umowy (IPU), stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ. Zobowiązania umowy mogą ulec zmianom w przypadku, gdy Komisja Europejska zmniejszy zakres przyznanych środków oraz zakres proponowanych działań kampanii. W przypadku niezaakceptowania programu, bądź przesunięcia terminu notyfikacji decyzji przez Komisję Europejską, Wykonawcy nie przysługuje w stosunku do Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA żadne roszczenie, w szczególności roszczenie o zawarcie umowy i zwrot poniesionych nakładów (w tym kosztów sporządzenia oferty). 15. Sposób udzielania wyjaśnień w ramach postępowania Oferent może zwrócić się z zapytaniem do Zamawiającego, jednak nie później niż na 7 dni przed ostatecznym terminem składania ofert. Treść zapytań wraz z odpowiedziami będzie przesyłana do Oferenta mailowo. Wszystkie treści zapytań i odpowiedzi będą dostępne na stronie internetowej Zamawiającego, celem udostępnienia informacji wszystkim potencjalnym Oferentom. Zamawiający zastrzega sobie termin 2 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi drogą mailową. Wszelką korespondencję dotyczącą prowadzonego postępowania należy kierować na adres elektroniczny Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA: polskaekologia@go2.pl Zamawiający udzieli wyjaśnień Oferentowi niezwłocznie. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów składających się na Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana stanie się częścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert, w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia w przygotowanych ofertach otrzymanych zmian. Załączniki:

21 21 Załącznik nr 1 Wzór opisu oferty programu Załącznik nr 2 Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane Załącznik nr 3 Wzór Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 4 - Zasady informowania o wsparciu programu ze środków Unii Europejskiej Załącznik nr 5 Wzór formularza ofertowego Załącznik nr 6 Wzór Istotnych Postanowień Umowy Załącznik nr 7 - Tabela oceny