ZASADY UCZESTNICTWA NA POLSKIM STOISKU NARODOWYM ORGANIZOWANYM NA MIĘDZYNARODOWYCH TARGACH TURYSTYCZNYCH ITB 2011 w BERLINIE

Transkrypt

1 POSTANOWIENIA OGÓLNE I. Niniejsze zasady zosta y opracowane w zwi zku z realizacj Projektu Promujmy Polsk Razem, Dzia anie 6.3 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Polska Krajem Partnerskim- targi ITB'2011 II. Zasady maj na celu usystematyzowanie wszelkich dzia a zwi zanych z udzia em wystawców polskiego stoiska narodowego (PSN) w targach turystycznych ITB 2011 w Berlinie. III. Jednostk, która organizuje PSN wed ug niniejszych zasad jest Polska Organizacja Turystyczna (POT) z siedzib w Warszawie, zwana w dalszej cz ci dokumentu organizatorem stoiska. IV. Wystawcami PSN mog by podmioty z sektora finansów publicznych, podmioty z sektora prywatnego oraz organizacje pozarz dowe dzia aj ce na rzecz rozwoju turystyki przyjazdowej, a w szczególno ci: 1. Regionalne Organizacje Turystyczne (ROT) wraz z Lokalnymi Organizacjami Turystycznymi (LOT) oraz jednostkami samorz du terytorialnego z obszaru dzia ania ROT- cz A niniejszych Zasad. 2. Bran a turystyczna w postaci biur podró y, obiektów noclegowych, uzdrowisk, przewo ników, zarz dzanych atrakcji turystycznych, samorz du gospodarczego, stowarzysze i organizacji bran owych, pól golfowych, wydawnictw i portali turystycznych dzia aj cych w obszarze promocji turystyki przyjazdowej do Polski oraz innych jednostek zwi zanych z organizacj i obs ug turystyki przyjazdowej - cz B niniejszych Zasad. 1

2 Cz A: REGIONALNE ORGANIZACJE TURYSTYCZNE ( ROT) 1. ROT jest g ównym partnerem POT w promocji Polski i jest podstawow jednostk do ubiegania si o udzia w prezentacji swojego regionu w ramach polskiego stoiska narodowego. 2. LOT i jednostki samorz du terytorialnego zainteresowane uczestnictwem w PSN na targach turystycznych ITB 2011 w Berlinie wyst puj obligatoryjnie o udzia do ROT. 3. Jedynie w przypadku, kiedy ROT nie bierze udzia u w PSN na targach turystycznych ITB 2011 w Berlinie, podmioty wymienione w pkt. 2 mog zg asza si bezpo rednio do organizatora stoiska. W takim przypadku zostan ustalone indywidualne zasady udzia u w/w podmiotów w PSN. 4. W zwi zku z realizacj Projektu Promujmy Polsk Razem, Dzia anie 6.3 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, podprojekt Polska Krajem Partnerskim targi ITB'2011 której nieod cznym elementem jest organizacja Polskiego Stoiska Narodowego na targach turystycznych ITB 2011 w Berlinie Polska Organizacja Turystyczna udost pnia nieodp atnie Regionalnym Organizacjom Turystycznym zabudowane stoisko wystawiennicze (stoisko regionalne) o powierzchni 30 m2. 5. Dodatkowo, po zako czeniu akwizycji wszystkich wystawców PSN, ROT mo e ubiega si o pe nop atne udost pnienie dodatkowego stoiska wystawienniczego. Przydzia dodatkowych stoisk wraz z okre leniem ich powierzchni odbywa si b dzie w oparciu o odr bne zasady wypracowane przez POT. 6. Przez stoisko wystawiennicze (stoisko regionalne) rozumie si powierzchni wystawiennicz wraz z zabudow o wielko ci 30 m2 i wyposa eniem: - 2 du e lady, 4 sto ki barowe, 2 stoliki, 8 krzese, 2 stojaki na foldery, 2 kostki szafki na foldery, dwa miejsca na du grafik 1, ekspozycj logo na ka dym z nich Na powierzchni wystawienniczej nieodp atnie przyznanej Regionalnej Organizacji Turystycznej, nie ma mo liwo ci prezentacji podmiotów komercyjnych w postaci w asnej wizualizacji. 1 Zdj cia dostarczane b d przez Polsk Organizacj Turystyczn i przedstawiane do akceptacji ROT. Tematyka zdj zamieszczanych na elementach PSN b dzie odpowiada charakterowi ca ej koncepcji podprojektu Polska Krajem Partnerskim targi ITB'2011 oraz specyfice danego regionu. W szczególnych przypadkach zdj cie o odpowiedniej jako ci mo e zosta dostarczone przez ROT i zaakceptowane przez POT. Nie dopuszcza si umieszczania napisów na zdj ciach. 2 Na elemencie z grafik umieszczane b d wy cznie nazwy regionu lub miasta wraz z logotypami markami regionu lub miasta 2

3 8. Niezale nie od metra u PSN, ROT przys uguje mo liwo korzystania z powierzchni wspólnej (magazyn, szatnia, ci gi komunikacyjne). 9. Maksymalna liczna osób obs uguj cych stoisko ROT o powierzchni 30 m2 wynosi 9, których udzia w PSN (korzystanie ze wszystkich funkcji PSN takich jak: Restauracja Polska, szatnia, magazyn, powierzchnia wspólna oraz pod czenia mediów) jest wliczony w koszt stoiska wystawienniczego. W przypadku, gdy ROT zg osi ch obs ugi swojego stoiska przez wi ksz liczb, poprzez wype nienie odpowiedniego formularza, POT obci y ROT op at zrycza towan za ka d dodatkow osob w kwocie 500 z brutto, na któr sk ada si odpowiednio koszt cateringu i wykorzystanie powierzchni wspólnej PSN. Nie dopuszcza si przebywania na stoisku ROT osób przewy szaj cych powy sze limity i niezg oszonych uprzednio przez ROT. Nieprzestrzeganie powy szej zasady mo e skutkowa kar finansow w wysoko ci kosztu udost pnianego stoiska wystawienniczego. 3

4 CZ B: Bran a turystyczna Zasady udost pniania powierzchni wystawienniczej wraz z zabudow. 1. Polscy przedsi biorcy tj. biura podró y, obiekty noclegowe, uzdrowiska, przewo nicy, zarz dzane atrakcje turystyczne, samorz d gospodarczy, stowarzyszenia i organizacje bran owe, pola golfowe, wydawnictwa i portale turystyczne dzia aj ce w obszarze promocji turystyki przyjazdowej do Polski oraz inne jednostki zwi zane z organizacj i obs ug turystyki przyjazdowej o przydzia powierzchni wystawienniczej wyst puj bezpo rednio do organizatora stoiska. 2. Dopuszcza si udzia podmiotów zagranicznych w PSN po uprzednim uzyskaniu akceptacji Prezesa POT. 3. Powierzchnia PSN, podmiotom wymienionym w pkt. 1 i 2 niniejszej cz ci, udost pniana jest odp atnie jako jednorodne stoisko bran owe o powierzchni 4 m2 lub jego wielokrotno 4. Stoisko bran owe jest niepodzielne i stanowi jedn ca o s u c prezentacji zg oszonego podmiotu. 5. Przez zabudow stoiska bran owego rozumie si : - stolik i 4 krzes a, ekspozycj logo, stojak na foldery 6. Niezale nie od metra u PSN podmiotom wymienionym w punkcie 1 niniejszej cz ci przys uguje mo liwo nieodp atnego korzystania z powierzchni wspólnej (magazyn, restauracji polskiej i szatni). 7. Ustala si maksymaln liczb osób obs uguj cych stoisko podmiotów wymienionych w pkt.1 na poziomie 2, których koszt udzia u na PSN (korzystanie ze wszystkich funkcji PSN takich jak: Restauracja Polska, szatnia, magazyn, powierzchnia wspólna) jest udost pniany nieodp atnie. W przypadku, gdy podmiot wymieniony w pkt. 1 zg osi ch obs ugi swojego stoiska przez wi ksz liczb osób na odpowiednim formularzu, POT obci y podmiot wymieniony w pkt.1 op at zrycza towan za ka d dodatkow osob w kwocie 500 z brutto, na któr sk ada si odpowiednio koszt cateringu i wykorzystanie powierzchni wspólnej PSN. 4

5 Zasady zg aszania i udzia u w PSN organizowanym na targach turystycznych ITB 2011 w Berlinie. 1. Szczegó owe informacje o PSN, organizowanym na targach turystycznych ITB 2011 w Berlinie w ramach projektu Promujmy Polsk Razem, podprojekt Polska Krajem Partnerskim - targi ITB'2011, zamieszczone zostan na stronie internetowej POT /dzia alno /targi i wystawy/. Informacje te b d zawiera y m.in. charakterystyk targów, ofert oraz zg oszenie udzia u-umow w dwóch wariantach: nieodp atnej dla ROT oraz odp atnej dla bran y turystycznej oraz zainteresowanych ROT dodatkow, pe nop atn powierzchni wystawiennicz wraz z zabudow. 2. Zg oszenie udzia u-umowa jest podpisywane w dwóch egzemplarzach. Na podstawie otrzymanego i podpisanego zg oszenia udzia u-umowy, POT ma prawo obci y wystawc kosztami udzia u wg zasad okre lonych w zasadach uczestnictwa. 3. Termin podany w zg oszeniu udzia u-umowy oznacza dat, do kiedy zg oszenie musi wp yn do organizatora. 4. ROT zobligowane s do zg oszenia wszystkich uczestników stoiska regionalnego, we wskazanym przez organizatora stoiska terminie. Wszelkie zg oszenia przekazane po terminie zostan rozpatrzone indywidualnie 5. Organizator stoiska zastrzega sobie prawo do korekty wielko ci powierzchni poszczególnych stoisk, je li uk ad ca ego stoiska lub liczba wystawców b dzie tego wymaga a po wcze niejszych konsultacjach z wystawcami. 6. Podzia u powierzchni PSN dokonuje organizator stoiska, kieruj c si przede wszystkim za o eniami podprojektu Polska Krajem Partnerskim targi ITB'2011, warunkami techniczno projektowymi PSN, logicznym rozlokowaniem stoisk (wg regionów lub produktowo) oraz wielko ci udost pnianych stoisk. Projekt podzia u powierzchni zostanie przes any do wszystkich wystawców w terminie umo liwiaj cym zapoznanie si z nim i zg oszenie ewentualnych uwag. Wszelkie zmiany w zaproponowanym podziale b d rozpatrywane przez organizatora stoiska w trybie indywidualnym i realizowane w miar mo liwo ci. 7. Projektant stoiska wykona projekt podstawowy z podzia em na poszczególnych wystawców, a tak e projekt indywidualny stoiska wystawcy przedstawiaj cy lokalizacj jego stoiska, metra, rozstawienie sprz tu i innych elementów, wizualizacj grafiki i napisów. 5

6 8. Projekt indywidualny musi uzyska pisemn akceptacj wystawcy we wskazanym przez organizatora stoiska terminie. 9. Po uzyskaniu akceptacji wystawcy wszelkie zmiany w projekcie indywidualnym mo liwe b d jedynie po uzyskaniu zgody organizatora stoiska. 10. Zabudowa PSN jest realizowana przez organizatora stoiska wed ug przyj tego przez niego projektu. 11. Wykonywanie zabudowy w asnej, a tak e umieszczanie na stoiskach elementów wystroju nieprzewidzianych w koncepcji plastycznej polskiego stoiska narodowego, /np. napisy, plakaty, kalendarze, zdj cia, banery, roll-up itd./ nie jest mo liwe. 12. Zamówienia na powierzchni wystawiennicz wraz z zabudow przyjmowane s tylko od wystawców, którzy terminowo reguluj p atno ci za udzia we wcze niejszych targach. 13. P atno ci za udzia w imprezie precyzuje dokument zg oszenie udzia u-umowa. Zasady funkcjonowania stoisk 1. Organizator PSN zapewnia, e stoiska poszczególnych wystawców zostan wykonane zgodnie z wcze niej zaakceptowanym projektem 2. Stoiska s odbierane przez wystawców na podstawie protoko u zdawczo-odbiorczego w przeddzie otwarcia imprezy targowej. W tym dniu przyjmowane s uwagi dotycz ce niezgodno ci wystroju stoiska z wcze niej zaakceptowanym projektem. 3. Odbiór stoiska mo e nast pi w dniu otwarcia targów, lecz nie pó niej ni w czasie poprzedzaj cym otwarcie imprezy, jednak w takim przypadku uwagi dotycz ce wystroju nie b d uwzgl dnione, jako niezgodno z projektem z uwzgl dnieniem postanowie pkt Wszyscy wystawcy s zobowi zani do obs ugi w asnego stoiska przez ca y okres trwania targów, a tak e zapewnienia profesjonalnej, merytorycznej i rzeczowej obs ugi. Pozostawienie stoiska bez obs ugi przez Wystawc mo e spowodowa obci enie kar finansow w wysoko ci kosztów udost pnianych modu ów. 5. Obs uga stoiska winna w ada biegle j zykiem niemieckim. 6. Obs uga stoiska winna cechowa si tak e g bok wiedz merytoryczn, wysok kultur osobist i schludnym ubraniem. 6

7 7. Na stoiskach mog by rozpowszechniane aktualne materia y promocyjne dobrane do charakteru imprezy targowej oraz zgodne z za o eniami podprojektu Polska Krajem Partnerskim targi ITB'2011 opisanymi w charakterystyce i ofercie udzia u. 8. Wystawcy s odpowiedzialni za zapewnienie wysokiej jako ci materia ów promocyjnych prezentowanych na w asnych stoiskach. 9. Podmiotowi nieposiadaj cemu w asnego stoiska (dotyczy tak e stoisk regionalnych) nie przys uguje prawo odbywania rozmów handlowych, a tak e prezentowania w asnej oferty na stoisku. 10. W przypadku stoisk regionalnych za ich uczestników i prezentowane materia y promocyjne odpowiada ROT. 11. Na ladach informacyjnych polskich stoisk narodowych prezentowane i dystrybuowane s materia y POT oraz materia y regionalne wspó finansowane przez POT. Inne materia y oraz specjalne wydania targowe magazynów i gazet turystyczno-gospodarczych mog by eksponowane na g ównej ladzie informacyjnej polskiego stoiska narodowego, na podstawie indywidualnej decyzji organizatora stoiska. Tre i szata graficzna tych wydawnictw musi uzyska wcze niej akceptacj organizatora stoiska. 12. Niedopuszczalne jest prowadzenie wszelkich akcji promocyjnych i agitacji potencjalnych kontrahentów w miejscach innych ni w asne stoiska lub miejsca do tego wyznaczone. 13. Dodatkowe animacje kulturalno-rozrywkowe takie jak: wyst py folklorystyczne, prezentacje twórców ludowych, konkursy, itp. mog mie miejsce wy cznie po uzgodnieniu z organizatorami stoiska. 14. Przyjmuje si, e PSN na mi dzynarodowych targach turystycznych s obj te zakazem palenia tytoniu, jako tymczasowe miejsce pracy. 15. Organizator stoiska nie ponosi odpowiedzialno ci za warto ciowe przedmioty pozostawione bez opieki na terenie PSN podczas godzin otwarcia targów i poza godzinami. 16. Warunki dost pu do pod czenia internetu, wody, ekranu plazmowego dla wystawców PSN s ustalane na podstawie odr bnych ustale z organizatorem stoiska. 17. Po zako czeniu imprezy targowej wystawcy PSN poproszeni zostan przez organizatora stoiska o wype nienie ankiety informacyjnej podsumowuj cej udzia w targach. Warszawa, Opracowanie: Polska Organizacja Turystyczna, Departament Instrumentów Marketingowych 7