KOREKTA PLANU AUDYTU AKREDYTACYJNEGO NR 57/3243/CRZL

Transkrypt

1 KOREKTA PLANU AUDYTU AKREDYTACYJNEGO NR 57/3243/CRZL I. Nazwa i adres audytowanego ośrodka Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej LIDER: Fundacja Pomocy Wzajemnej Barka ul. Św. Wincentego 6/ Poznań PARTNER/ZY(jeśli dotyczy): 1.Związek Organizacji Sieć Współpracy Barka 2.Wielkopolska Rada Koordynacyjna - Związek Organizacji Pozarządowych II. Numer wniosku akredytacyjnego 64_AKSES_2015 III. Data przeprowadzenia audytu r. IV. Miejsce audytu OWES ul. Św. Wincentego 6/ Poznań V. Podmiot przeprowadzający audyt Konsorcjum w składzie: Grupa Gumułka Euroedukacja Sp. z o.o. oraz Grupa Gumułka Audyt Sp. z o.o. na zlecenie Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich. VI. Skład zespołu audytorskiego 1. Tomasz Ciechanowicz audytor wiodący 2. Anna Kierzek-Janiak ekspert w obszarze ekonomii społecznej Cel audytu: Audyt stanowi element procedury akredytacji. W ramach audytu zweryfikowane zostanie, czy Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej spełnia standardy opracowane w ramach Projektu Zintegrowany system wsparcia ekonomii społecznej, tj.: - standard formalno organizacyjny, - standard etyczny, - standard usług animacji lokalnej, - standard realizacji usług rozwoju ekonomii społecznej, - standard realizacji usług wsparcia przedsiębiorstw społecznych, - standard instrumentów wsparcia,

2 w określonych dla tych standardów obszarach 1. Schemat przeprowadzenia audytu: Etap audytu akredytacyjnego Osoby uczestniczące w etapie audytu Godzina realizacji etapu DZIEŃ PIERWSZY 1. Spotkanie otwierające służące omówieniu celu i przebiegu audytu. 2. Analiza dokumentów, pozwalająca na ocenę spełnienia standardów w zakresie wskazanym w Karcie audytu oraz metodologii pomiaru standardów efektywnościowych. W załączniku nr 1 do planu audytu przedstawiamy wykaz dokumentów jakie będą podlegały audytowi. Prosimy o przygotowanie i udostępnienie audytorom wskazanej dokumentacji. W spotkaniu weźmie udział kadra zarządzająca oraz konsultanci OWES, a także zespół audytorski oraz ewentualnie obserwator z ramienia Komisji Akredytacyjnej. Analizę dokumentów przeprowadzi audytor wiodący oraz ekspert ekonomii społecznej. W etapie analizy dokumentów uczestniczyć będą również przedstawiciele OWES proszeni o ewentualne wyjaśnienia. Dobór próby do analizy dokumentów nastąpi zgodnie z Kartą audyt. 9:00 9: :00 3. Przeprowadzenie wywiadów osobistych. Wywiady zostaną przeprowadzone z: Kierownikiem OWES oraz przedstawicielem partnera; Przedstawicielami kluczowej kadry OWES. Wywiady zostaną przeprowadzone przez eksperta ekonomii społecznej z przedstawicielami wskazanymi w załączniku nr 2 do planu audytu. 10:00 12:00 12:15 14:30 4. Przeprowadzenie wywiadów telefonicznych. Wywiady zostaną przeprowadzone z: Przedstawicielem jednostki organizacyjnej pomocy społecznej oraz instytucji rynku pracy; Klientami OWES (dobór próby: przebadanych zostanie 10% Klientów OWES, ale nie mniej niż 2 wywiady Klienci wybrani losowo). Wywiady telefoniczne przeprowadzi ekspert ekonomii społecznej. W zależności od dostępności rozmówców. 1 Uszczegółowienie obszarów wchodzących w skład standardów znajduje się w Karcie audytu oraz metodologii pomiaru standardów efektywnościowych, dostępnych na

3 Etap audytu akredytacyjnego Osoby uczestniczące w etapie audytu Godzina realizacji etapu 5. Przeprowadzenie obserwacji w miejscu świadczenia usług przez OWES. Obserwacje przeprowadzi audytor wiodący oraz ekspert ekonomii społecznej. Z obserwacji zgromadzona zostanie dokumentacja fotograficzna (dot. Lidera i partnerów). 15:00 15:30 6. Spotkanie podsumowujące pierwszy dzień audytu akredytacyjnego. 1. Analiza dokumentów, pozwalająca na ocenę spełnienia standardów w zakresie wskazanym w Karcie audytu oraz metodologii pomiaru standardów efektywnościowych. 2. Spotkanie zamykające służące podsumowaniu przeprowadzonego audytu akredytacyjnego. W spotkaniu weźmie udział kadra zarządzająca oraz konsultanci OWES, a także zespół audytorski oraz ewentualnie obserwator z ramienia Komisji Akredytacyjnej. DZIEŃ DRUGI Analizę dokumentów przeprowadzi audytor wiodący oraz ekspert ekonomii społecznej. W etapie analizy dokumentów uczestniczyć będą również przedstawiciele OWES proszeni o ewentualne wyjaśnienia. W spotkaniu weźmie udział kadra zarządzająca oraz dostępni konsultanci OWES, a także zespół audytorski oraz ewentualnie obserwator z ramienia Komisji Akredytacyjnej. 15:30 16: :30 15:30 16:00 Załączniki: 1. Wykaz dokumentów podlegających audytowi akredytacyjnemu. 2. Wykaz przedstawicieli OWES, z którymi przeprowadzone zostaną wywiady osobiste.

4 Załącznik nr 1. Wykaz dokumentów podlegających audytowi akredytacyjnemu 1. Oświadczenie osoby/osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu/podmiotów wnioskujących o akredytację (nt. tego, czy: którykolwiek z członków organu zarządzającego podmiotu został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; którykolwiek z członków organu zarządzającego tego podmiotu został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo popełnione w związku z próbą pozyskania środków publicznych lub w związku z gospodarowaniem takimi środkami przez okres 3 lat od dnia uprawomocnienia się wyroku; podmiot posiada zaległości z tytułu należności publiczno-prawnych wyszczególnionych w ustawie o restrukturyzacji niektórych należności publicznoprawnych od przedsiębiorców (np. PIT, CIT, VAT, podatek akcyzowy, należności celne, składki ZUS); podmiot wykorzystał środki publiczne niezgodnie z przeznaczeniem, powodując niezrealizowanie pełnego zakresu rzeczowego projektu i został wykluczony z możliwości ubiegania się o środki publiczne przez okres 3 lat zgodnie z obowiązującymi zapisami ustawy o finansach publicznych). 2. Regulamin udzielania wsparcia przez OWES. 3. Regionalny program rozwoju ekonomii społecznej właściwy dla obszaru, w którym OWES deklaruje prowadzenie działalności. 4. Inne (niż wskazany w powyższym) dokumenty dotyczące planów w zakresie rozwoju sektora ekonomii społecznej dla obszaru, w którym OWES deklaruje prowadzenie działalności (np. wyciąg z projektu Regionalnego Programu Operacyjnego). 5. Dokumenty zarządzania operacyjnego (np. harmonogramy realizacji działań). 6. Zapisy dotyczące sposobu komunikacji w ramach partnerstwa (zawarte w umowie lub odpowiednich dokumentach). 7. Wzór umowy pomiędzy OWES a odbiorcą usługi. 8. Rejestr świadczonych usług OWES. 9. Dokumenty zawierające opis mierzalnych celów oraz wyniki monitoringu i oceny stopnia ich osiągnięcia. W przypadku braku systematycznego prowadzenia monitoringu i oceny opis sposobu dokonywania monitoringu i oceny (procedura). 10. Dokumentacja monitoringu (karty monitoringu PES, raporty z monitoringu badań klientów, ankiety, inne dokumenty). 11. Dane z systemu monitorowania OWES. 12. Raport ewaluacyjny (pod kątem osiągania celów wyznaczonych przez dany OWES).

5 13. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze działań informacyjno-promocyjnych w obszarze ekonomii społecznej (linki do portali społecznościowych/ branżowych na których zamieszczano informacje). 14. Dokumenty poświadczające, że w ramach działań informacyjnych OWES angażuje się w różnorodne działania: prowadzenie działań na poziomie regionalnym i subregionalnym, dotyczących zatrudnienia, integracji społecznej, rozwoju gospodarczego, przedsiębiorczości i rozwoju lokalnego, informując o potencjale ekonomii społecznej; wymianę informacji z instytucjami regionalnymi i lokalnymi: Urząd Marszałkowski, WUP, ROPS, LGD, ODR itp./ innymi OWES z województwa). 15. Zbiór zasad etycznych/ Kodeks etyki OWES. 16. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze animacji (listy klientów). 17. Oświadczenie kierownika OWES nt. dysponowania przez OWES kluczowymi doradcami. 18. Wzór umowy lub innego dokumentu określającego zasady współpracy pomiędzy OWES a osobami i grupami inicjatywnymi chcącymi założyć PS lub ekonomizować PES. 19. Procedury zindywidualizowanego wsparcia zgodnie z potrzebami klientów. 20. Lista instytucji, z którymi współpracuje OWES (UG, UM, PUP, PCPR, OPS, US, ZUS). 21. Lista podmiotów i instytucji rynku pracy oraz instytucji pomocy i integracji społecznej, z którymi OWES deklaruje nawiązanie współpracy. 22. Dokumenty poświadczające współpracę i wymianę informacji OWES z podmiotami i instytucjami rynku pracy oraz instytucjami pomocy i integracji społecznej/ innymi OWES. 23. Wyniki badań satysfakcji klientów, prowadzone przez OWES. 24. Dokumenty opisujące sposób zapewniania jakości pracy kluczowych doradców. 25. Dokumenty związane z organizacją szkoleń (np. lista przeprowadzonych szkoleń). 26. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze szkoleń dla PES (lista szkoleń). 27. CV trenerów. 28. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych ogólnych (listy klientów). 29. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych specjalistycznych (listy klientów). 30. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych biznesowych (listy klientów). 31. Oświadczenie kierownika OWES dot.: doradztwo ogólne udzielane jest przez kluczowego doradcę (w wyjątkowych przypadkach wymagających pogłębionych usług doradczych doradztwa udziela odrębny doradca). 32. Lista kluczowych doradców biznesowych, którymi dysponuje OWES. 33. Lista mentorów/tutorów, z którymi OWES nawiązał stałą współpracę dla potrzeb wspierania procesu doradczego dla przedsiębiorstw społecznych.

6 34. Regulamin udzielania wsparcia finansowego. 35. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla PES (listy klientów). 36. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla JST (listy klientów). 37. Statut, inny dokument normujący funkcjonowanie OWES (w przypadku partnerstwa/ konsorcjum wszystkich podmiotów tworzących OWES). 38. W przypadku partnerstw/ konsorcjów umowa partnerska, umowa konsorcjum. 39. Schemat lub projekt schematu organizacyjnego OWES. 40. Podsumowanie dotychczasowego działania OWES w obszarze wsparcia ekonomii społecznej, ze wskazaniem osiągniętych rezultatów w ciągu ostatnich dwóch lat (nie więcej niż 2 strony maszynopisu). 41. Informacja o działalności od 1 stycznia 2011 r. do 30 września 2014 r. wg podziału wskazanego w regulaminie akredytacji. 42. Curriculum vitae kadry kluczowej OWES (osób pełniących funkcję animatorów, kluczowych doradców, kluczowych doradców biznesowych, pracowników wspierających doradców, pracowników monitorujących działania PES, pracowników odpowiedzialnych za działania partnerskie) w formie tabelarycznej. 43. Plan działania na okres do końca 2017 dla obszaru, w którym OWES deklaruje prowadzenie działalności (w przypadku braku informacji o dostępnych źródłach finansowania OWES przygotowuje plan przy następujących założeniach: roczny budżet na działalność OWES 1 mln zł, zakres działania OWES jeden subregion). 44. Regulamin opisujący kluczowe funkcje OWES, z podziałem na zakresy odpowiedzialności i stanowiska pracy / Regulamin organizacyjny/ Regulamin OWES. 45. Opinia regionalnego ośrodka polityki społecznej, właściwego ze względu na deklarowaną działalność OWES (dot. co najmniej następujących obszarów: włączanie się OWES w działania dotyczące ekonomii społecznej na poziomie regionalnym; współpracy z instytucjami regionalnymi i innymi OWES; oceny jakości i skuteczności prowadzonych przez OWES działań). 46. Dokumenty wymagane ustawą o rachunkowości oraz wymagane ze względu na formę prawną podmiotów wnioskujących o akredytację (polityka rachunkowości, sprawozdawczość finansowa, sprawozdawczość merytoryczna). 47. Umowy z odbiorcami wsparcia. 48. Dokumenty wymagane przepisami prawa* w zakresie ochrony danych osobowych (o klientach i pracownikach OWES). * Komplet dokumentów obejmuje wiele ich rodzajów, w tym między innymi: Politykę Bezpieczeństwa Informacji (wymóg ustawowy) Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych (wymóg ustawowy) Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (wymóg ustawowy)

7 Pisemne upoważnienia na przetwarzanie danych osobowych (wymóg ustawowy) Pisemne zobowiązania osób przetwarzających dane osobowe Dokumenty zapewniające wiedzę o tym kto, jakie dane i kiedy wprowadził do zbiorów (wymóg ustawowy) Pełna dokumentacja, którą musi prowadzić Administrator Danych dotycząca sposobu przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ich ochronę (wymóg ustawowy) Dokumenty opisujące zbiory danych i ich zgodność z wymogami prawnymi (wymogi rozporządzenia do ustawy) Dokumenty opisujące miejsca i sposoby przetwarzania danych osobowych, przepływu danych między systemami itp. (wymogi rozporządzenia do ustawy) Dokumenty odnotowujące udostępnianie danych osobowych (wymogi rozporządzenia do ustawy) wzory umów powierzenia przetwarzania danych osobowych z innymi podmiotami. Weryfikacja urządzeń, elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe oraz systemu informatycznego lokalizacja sprzętu oraz zastosowane środki zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności danych, zapewnienie funkcjonalności systemów informatycznych). 49. Teczki osobowe (portfolio) kluczowej kadry OWES (opis zakresu zadań i opis stanowiska danej osoby, dokumenty poświadczające posiadane kompetencje: dyplomy lub inne dokumenty, potwierdzające nabycie kompetencji, opis doświadczenia osoby, potwierdzający posiadanie przez tą osobę odpowiednich kompetencji; dokumenty poświadczające posiadane kompetencje a w przypadku braku takich dokumentów opisy konkretnych zadań zawodowych, zrealizowanych przez daną osobę, w których osoba ta wykorzystywała konkretne kompetencje). 50. Portfolio kierownika OWES. 51. Umowy lub porozumienia regulujące relacje między OWES a kluczowymi doradcami. 52. Dokumenty potwierdzające porozumienie o współpracy z doradcami biznesowymi. 53. Dokumenty potwierdzające nawiązanie stałej współpracy z mentorami/tutorami. 54. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze działań informacyjno-promocyjnych w obszarze ekonomii społecznej (dokumentacja fotograficzna, materiały informacyjno-promocyjne, notatki i sprawozdania dot. promocji produktów i usług PES m.in. w formie organizacji targów, przygotowania narzędzi promujących te produkty i usługi, strona internetowa, linki do portali społecznościowych/ branżowych na których zamieszczano informacje). 55. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze animacji (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 56. Dokumenty poświadczające współpracę i wymianę informacji OWES z podmiotami i instytucjami rynku pracy oraz instytucjami pomocy i integracji społecznej/ innymi OWES. 57. Wyniki badań satysfakcji klientów, prowadzone przez OWES. 58. Dokumenty opisujące sposób zapewniania jakości pracy kluczowych doradców. 59. Dokumenty związane z organizacją szkoleń (np. programy, lista przeprowadzonych

8 szkoleń, dokumentacja ze zrealizowanych szkoleń, materiały szkoleniowe). 60. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze szkoleń dla PES. 61. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 62. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych ogólnych (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 63. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych specjalistycznych (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 64. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych biznesowych (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 65. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla PES (dokumentacja w tym karty usług, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania, karty monitoringu PES). 66. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla JST (dokumentacja w tym karty usług, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania, karty monitoringu PES). 67. Dokumenty poświadczające prowadzenie w ramach działań informacyjnych OWES różnorodnych działań na poziomie regionalnym i subregionalnym, dotyczących: zatrudnienia, integracji społecznej, rozwoju gospodarczego, przedsiębiorczości i rozwoju lokalnego, informując o potencjale ekonomii społecznej. 68. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym środowiskiem (społeczności lokalne, grupy, instytucje), która doprowadziła do realizacji przedsięwzięcia (np. sprawozdania, dokumentacja fotograficzna itp.). 69. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretną grupą osób i/lub instytucji, która doprowadziła do wypracowania założeń dotyczących utworzenia PES (np. projekt, biznesplan, wnioski rejestracyjne). 70. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym PES, dokumenty potwierdzające zakup przez przedsiębiorców usług i produktów od PES (sprawozdania, informacje, oświadczenia itd.). 71. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla PES (m.in. karty usług, umowy, dokumenty potwierdzające powołanie organizacji: np. dokumenty rejestracyjne, karty monitoringu PES, listy referencyjne, podziękowania, listy klientów, notatki i sprawozdania, dokumenty potwierdzające stworzenie miejsca pracy zaświadczenia o zatrudnieniu, dokumenty związane z objęciem osoby zagrożonej wykluczeniem społecznym wsparciem, dokumenty potwierdzające udzielenie wsparcia, dokumenty potwierdzające otrzymanie wsparcia finansowego). 72. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym JST oraz programy

9 współpracy opracowane przez dany JST, w których pojawiły się odniesienia do wsparcia PES. 73. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym JST, dokumenty potwierdzające zakup przez JST usług użyteczności publicznej we wskazanych obszarach (np. sprawozdania z realizacji programu współpracy, oświadczenia, informacje pisemne itd.). 74. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym JST, dokumenty potwierdzające zakup przez JST usług i produktów od PES (sprawozdania, informacje, oświadczenia itd.). 75. Dokumentacja monitoringu (karty monitoringu PES, raporty z monitoringu badań klientów, ankiety, inne dokumenty). 76. Uchwały regulujące sposób realizacji działalności pożytku publicznego i/lub działalności gospodarczej, dokumenty potwierdzające zatrudnienie (zaświadczenia o zatrudnieniu, karty monitoringu PS). 77. Dokumentacja fotograficzna z miejsca realizacji usługi (dotyczy Partnera/ów) w tym: zdjęcie budynku z zewnątrz (oznakowanie budynku), pomieszczenie/a, w którym świadczona jest usługa, udokumentowanie dostępności do usługi przez osoby niepełnosprawne (podjazdy, winda dla osób niepełnosprawnych, wciągniki itp.).

10 Załącznik nr 2. Wykaz przedstawicieli OWES, z którymi przeprowadzone zostaną wywiady osobiste. Lp. Imię i nazwisko Stanowisko 1. Lidia Węsierska-Chyc Kierownik 2. Piotr Szymański Animator 3. Bartosz Pawlak Doradca kluczowy 4. Maciej Małach Kluczowy doradca biznesowy 5. Jakub Kotnarowski Specjalista ds. monitoringu PES i PS 6. Barbara Sadowska Przedstawiciel partnera: Związek Organizacji Sieć Współpracy Barka (animator) 7. Justyna Ochędzan Przedstawiciel partnera: Wielkopolska Rada Koordynacyjna - Związek Organizacji Pozarządowych (animator)