Kontrola nad majątkiem jednostki sektora finansów publicznych. Wpisany przez Krystyna Chrząszcz

Transkrypt

1 Majątek ten powinien być odpowiednio ewidencjonowany zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości oraz w rozporządzeniach regulujących gospodarkę finansową jednostek budżetowych. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych, za całość gospodarki finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny kierownik jednostki, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Szeroko rozumiana kontrola finansowa dotyczy m.in. procesów związanych z gospodarowaniem mieniem jednostki. Majątek jednostek sektora finansów publicznych powinien być odpowiednio ewidencjonowany zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości oraz w rozporządzeniach regulujących gospodarkę finansową jednostek budżetowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Do środków trwałych zaliczamy: - nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, - maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, - ulepszenia w obcych środkach trwałych, - inwentarz żywy, oraz - środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, w stosunku do których jednostka wykonuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania. W jednostkach sektora finansów publicznych majątek rzeczowy ewidencjonuje się na kontach Środki trwałe oraz Pozostałe środki trwałe w korespondencji odpowiednio z kontami: Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i Umorzenie 1 / 7

2 pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach 013, 014, 016 i 017. Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki lub działalności finansowo wyodrębnionej, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę. Wszystkie środki trwałe powinny być objęte ewidencją ilościowo-wartościową umożliwiającą ustalenie ich wartości początkowej, miejsc ich użytkowania oraz osób za nie odpowiedzialnych. Oprócz ewidencji syntetycznej należy dodatkowo prowadzić ewidencję analityczną. Urządzeniami służącymi do ewidencji analitycznej są: księgi inwentarzowe, indywidualne karty obiektów inwentarzowych oraz tabele amortyzacyjne. Przepisy ustawy o rachunkowości nie zawierają żadnej granicy wartościowej wyznaczającej możliwość zaliczenia rzeczowych składników majątkowych do środków trwałych. Kryteriami zaliczenia do środków trwałych są: przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok, kompletność środka i zdatność do użytkowania, przeznaczenie na potrzeby jednostki. Również rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. zawiera odesłanie do definicji środków trwałych zawartej w ustawie o rachunkowości. Kryterium wartości środka trwałego odnosi się do zasad umarzania. Środki trwałe umarza się i amortyzuje z zastosowaniem stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych albo stawek określonych przez dysponenta części budżetowej lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych mogą umarzać i amortyzować środki trwałe jednorazowo za okres całego roku. 2 / 7

3 Jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania umarza się: 1. książki i inne zbiory biblioteczne, 2. środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowania w szkołach i placówkach oświatowych, 3. odzież i umundurowanie, 4. meble i dywany, 5. inwentarz żywy, 6. pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania. Kwota 3500 zł, od której uzależniony jest sposób umarzania, determinuje bilansowe kryterium podziału środków trwałych, tj. ewidencję na koncie Środki trwałe lub Pozostałe środki trwałe. Podstawową formą kontroli nad majątkiem w każdej jednostce jest inwentaryzacja. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym oraz wyjaśnienie ewentualnych różnic pomiędzy tymi stanami. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: - doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, - rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, - dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki, 3 / 7

4 - przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje do tego, aby fakt przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jej wyniki zostały odpowiednio udokumentowane, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych - wyjaśnione, rozliczone i zaewidencjonowane w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji, zaniechanie inwentaryzacji czy też rozliczenie jej w sposób niezgodny z przepisami o rachunkowości skutkuje odpowiedzialnością kierownika jednostki. Dodatkowe obowiązki w zakresie kontroli mienia, które można wykonywać przy okazji inwentaryzacji, nakłada na kierowników jednostek rozporządzenie Rady Ministrów z 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom pomocniczymi gospodarstwom pomocniczym. Rozporządzenie wskazuje procedury dotyczące mienia stanowiącego własność Skarbu Państwa, czyli te, które głównie są stosowane w państwowych jednostkach i zakładach budżetowych, a także gospodarstwach pomocniczych. Wskazane tam procedury mają zapewnić: - wykorzystywanie składników majątku przez jednostki sektora finansów publicznych w sposób oszczędny i racjonalny, - utrzymanie majątku w stanie niepogorszonym, - zapewnienie właściwego nadzoru nad powierzonym majątkiem. 4 / 7

5 Zgodnie z 3 tego rozporządzenia, jednostka sektora budżetowego powinna na bieżąco analizować stan majątku ruchomego pod względem stanu technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania. Kierownik jednostki może dokonać oceny stanu majątku w toku bieżącej działalności jednostki bądź w czasie inwentaryzacji. Jeżeli stwierdzi, że w jednostce występują składniki majątku ruchomego, które nie są wykorzystywane w realizacji zadań jednostki lub znajdują się w złym stanie technicznym, powołuje komisję, której zadaniem jest dokonanie oceny przydatności tego majątku. Komisja powinna składać się co najmniej z trzech pracowników. Komisja dokonuje oceny składników majątku ruchomego i sporządza z niej protokół zawierający wykaz zużytych i zbędnych składników mienia ruchomego oraz propozycję co do sposobu zagospodarowania tego mienia. Ostateczna decyzja o uznaniu danego składnika majątku za zbędny lub zużyty oraz o sposobie jego zagospodarowania należy do kierownika jednostki. Rada Ministrów szczegółowo określiła, jaki majątek może być uznany za zbędny, a jaki za zużyty. I tak, za zbędne składniki majątku uznaje się takie, które posiadają jedną z trzech wymienionych cech: - nie są i nie będą mogły być wykorzystane w realizacji zadań związanych z działalnością jednostki, - nie nadają się do dalszego użytku ze względu na zły stan techniczny, a ich naprawa byłaby nieopłacalna, - nie nadają się do współpracy za sprzętem używanym w jednostce, a ich przystosowanie byłoby technicznie i ekonomicznie nieuzasadnione. 5 / 7

6 Natomiast za zużyte można uznać takie składniki majątku ruchomego, które: - posiadają wady lub uszkodzenia, których naprawa byłaby nieopłacalna, - zagrażają bezpieczeństwu użytkowników lub najbliższego otoczenia, - całkowicie utraciły wartość użytkową, - są technicznie przestarzałe, a ich naprawa lub remont byłyby ekonomicznie nieuzasadnione. Zbędne lub zużyte składniki majątku ruchomego powierzonego jednostce mogą być przedmiotem sprzedaży, oddania w najem lub dzierżawę, nieodpłatnego przekazania innej jednostce oraz darowizny. Zużyte składniki majątku, które nie zostaną zagospodarowane w żaden z powyższych sposobów, mogą być zlikwidowane. Przed wybraniem jednego ze sposobów zagospodarowania majątku kierownik musi określić wartość rynkową poszczególnych jego składników, a także umieścić na stronie internetowej jednostki (a w przypadku gdy takiej strony nie posiada - na stronie organu nadzorującego) wykaz mienia zużytego i wykaz mienia zbędnego. Rozporządzenie w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego szczegółowo określiło i ujednoliciło zasady postępowania z majątkiem, rozwiało wątpliwości co do zasad likwidacji zużytego majątku oraz wskazało sposób pozyskania mienia jednostkom, na którego zakup nie mają środków. Podsumowując, wymóg dbałości o mienie państwowe i samorządowe narzuca potrzebę wprowadzenia postanowień i unormowań, które określą gospodarkę majątkiem trwałym, inwentaryzację tego majątku oraz zasady odpowiedzialności za powierzone mienie. 6 / 7

7 Akty prawne: 1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), 2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz z późn. zm.), 3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), 4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020), 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno- prawną (Dz. U. z 2006r. Nr 116, poz. 783), 6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. z 2004 r. Nr 191, poz. 1957). 7 / 7