MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ INFRASTRUKTURY WI-VII Kraków, 12 czerwca 2015 r. Pan Marek Lupa Wójt Gminy Radgoszcz (wyłącznie przez platformę epuap) Wystąpienie pokontrolne Wydział Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, działając w oparciu o art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U ) i realizując zatwierdzony przez Wojewodę Małopolskiego Plan kontroli zewnętrznych na 2015 r., przeprowadził 13 i 14 maja 2015 r. kontrolę problemową w kierowanym przez Pana Wójta Urzędzie Gminy. Kontrolę przeprowadził, na podstawie upoważnień Dyrektora Wydziału Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, działającego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, Zespół kontrolny z Wydziału Infrastruktury w składzie: 1. Jakub Marcinowski, inspektor wojewódzki, posiadający legitymację służbową nr 27/09, upoważnienie do kontroli nr 16/15 z 11 maja 2015 r. Przewodniczący Zespołu kontrolnego. 2. Wojciech Zemła, inspektor wojewódzki, posiadający legitymację służbową nr 07/13, upoważnienie do kontroli nr 17/15 z 11 maja 2015 r. Przedmiotem kontroli objęto: 1. Wykonywanie zadań związanych z ewidencjonowaniem działalności gospodarczej. 2. Realizowanie zadań w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Ponadto zakresem kontroli objęto weryfikację informacji Urzędu Gminy o ilości prowadzonych w 2014 r. spraw dotyczących realizacji zadań zleconych z zakresu obejmującego ewidencjonowanie działalności gospodarczej i wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w połączeniu z analizą czasochłonności załatwiania tych spraw. Kontrolą w zakresie podstawowym objęto w szczególności okres od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. Poprzednia kontrola (kompleksowa) przeprowadzona została z ramienia tutejszego Urzędu (wówczas - Wydziału Rozwoju Regionalnego) w 2005 r. Ustaleń kontrolnych dokonano opierając się na udostępnionej dokumentacji spraw będących przedmiotem kontroli oraz w oparciu o informacje, których udzielała Pani Bernadeta Dykas, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. Zakres czynności Pani Bernadety Dykas, zastępowanej w czasie nieobecności (w sprawach z zakresu rejestracji działalności gospodarczej) przez Panią Agnieszkę Warias, określony został pismem Pana Wójta z 4 maja 2009 r. W związku ze zmianami prawnokompetencyjnymi związanymi z utworzeniem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Pani Bernadeta Dykas upoważniona została przez Pana Wójta do podpisywania podpisem elektronicznym wniosków związanych Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 2 z dokonywaniem wpisów ewidencyjnych w systemie CEIDG (upoważnienie z 1 lipca 2011 r.). Zgodnie z wymogiem art. 26 ust. 4a ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U ze zmianami), do Ministerstwa Gospodarki (dla potrzeb CEIDG) zgłoszeni zostali pracownicy Urzędu Gminy realizujący określone ustawowo czynności związane z funkcjonowaniem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (Pani Bernadeta Dykas i Pani Agnieszka Warias). Zadania objęte tematyką kontroli były jak ustalono podejmowane i wykonywane, a stan ich realizacji przedstawia się następująco: Ewidencja działalności gospodarczej prowadzona w Urzędzie Gminy do 2011 r. obejmowała wg stanu końcowego w 6 księgach ewidencyjnych 687 przedsiębiorców, objętych zarówno wpisami aktualnymi jak i wykreślonymi. Wpisy aktualne dotyczące 200 przedsiębiorców (łącznie z wpisami o zawieszeniach działalności) zmigrowane zostały ostatecznie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) do końca 2011 r., tj. z zachowaniem ustawowego terminu przekazania określonego na 31 grudnia 2011 r. Przeniesienie wpisów do CEIDG poprzedzone zostało działaniami podjętymi w celu wyjaśnienia i zaktualizowania wpisów zawierających nieuzupełnione przez przedsiębiorców lub nieaktualne dane. Nie doprowadziły one jednak do pełnego wyjaśnienia wszystkich wymagających tego spraw, w związku z czym w bazie CEIDG figuruje nadal 8 wpisów ewidencyjnych z terenu Gminy określonych jako wpisy niezweryfikowane. Ustalono na podstawie danych z Raportu CEIDG, że w okresie 2014 r. w trybie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej złożonych zostało w Urzędzie Gminy 116 wniosków CEIDG-1 o dokonanie wpisów w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z tego: - 28 o dokonanie nowych wpisów, - 49 o zmianę wpisów, - 18 w sprawie wykreślenia wpisów, - 17 o wpis informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej, - 4 o wpis informacji o wznowieniu działalności gospodarczej. Składane wnioski, po sprawdzeniu ich poprawności i w razie potrzeby po uzupełnieniu wg wskazań instrukcyjnych udzielanych przez przyjmującego je pracownika Urzędu, przekazywane były w wersji elektronicznej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, co stwierdzono na podstawie dokumentacji wnioskowej, rejestrowanej i przechowywanej w teczce aktowej o symbolu W oparciu o dane z odnośnych akt spraw dotyczące wniosków o dokonanie nowych wpisów w CEIDG (zarejestrowanych w poz. od 5 do 32 spisu spraw), stwierdzono, że następowało to niezwłocznie (w dniu wniesienia wniosków w Urzędzie Gminy). Istotnym elementem w obsłudze przedsiębiorców było to, iż przy dokonywaniu wpisów do CEIDG instruowano ich o sposobie korzystania z bazy CEIDG i sporządzania wydruków o dokonywanych wpisach ewidencyjnych. Tym spośród składających wnioski o wpis do CEIDG za pośrednictwem Urzędu Gminy, którzy się o to zwracali, sporządzano wydruki o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Niezbędne korekty i uzupełnienia wniosków w razie potrzeby dokonywane były przez zainteresowanych, jak wyżej zaznaczono, tak w trakcie ich przyjmowania, jak i wcześniej, to jest na etapie ich sporządzania, przy informacyjno-instruktażowym wsparciu udzielanym przez przyjmującego je pracownika Urzędu. Dzięki temu uniknięto konieczności pisemnego wzywania wnioskodawców do uzupełnienia braków formalnych w składanych wnioskach i przypadków pozostawienia ich bez rozpoznania.

3 3 Wniosków o dokonanie wpisu w CEIDG ze strony osób zagranicznych (w 2014 r.) nie stwierdzono. W ramach ewidencjonowania działalności gospodarczej w CEIDG rejestrowano także zgłaszane informacje o zawieszeniu działalności gospodarczej lub wznowieniu jej wykonywania. W 2014 r., jak wyżej podano, wniesiono 21 wniosków w tych sprawach. W odpowiedzi na zapytania różnych podmiotów udzielano informacji ustnych (telefonicznych) o figurowaniu przedsiębiorców w archiwalnej bazie gminnej ewidencji (wykreślonych z niej bądź przeniesionych do CEIDG). Niezależnie od tego udzielono w 2014 r. jednej informacji pisemnej z tego zakresu w odpowiedzi na zapytanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie. Nikt z rejestrowanych przedsiębiorców jak ustalono nie korzystał z możliwości ewentualnego złożenia za pośrednictwem Urzędu Gminy wniosku o wpis do rejestru działalności regulowanej (który podlegałby przekazaniu do właściwego merytorycznie organu). Określone czynności pomocnicze związane z prowadzonym rejestrem przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym zwłaszcza w zakresie rejestracji spółek jawnych, a dotyczące m.in. udzielania informacji o wysokości obowiązujących opłat, adresie sądu rejestrowego, udostępniania PKD, uwzględniane były do realizowania w oparciu o aktualne dane możliwe do pozyskiwania w razie potrzeby w internetowej bazie danych. W 2014 r. nie stwierdzono występowania spraw z tego zakresu. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych następowało z uwzględnieniem limitu sieci punktów sprzedaży napojów alkoholowych powyżej 4,5% alkoholu, ustalonego uchwałami Rady Gminy Radgoszcz: - nr XXVII/175/2001 z 31 sierpnia 2001 r. w sprawie ustalenia maksymalnej liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży na terenie gminy Radgoszcz; - nr XX/110/12 z 15 maja 2012 r. w sprawie ustalenia liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5 % alkoholu (z wyjątkiem piwa), przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży na terenie Gminy Radgoszcz. Ustanowiony wymienionymi uchwałami limit punktów sprzedaży napojów alkoholowych powyżej 4,5% alkoholu do spożycia w miejscu sprzedaży i poza miejscem sprzedaży odpowiednio w ilości 8 i 15 punktów wykorzystany został w ilości 4 i 12 punktów sprzedaży. Obowiązujące na terenie Gminy zasady usytuowania miejsc sprzedaży napojów alkoholowych określone zostały uchwałą Rady Gminy Radgoszcz nr XXX/194/06 z 24 kwietnia 2006 r. W okresie 2014 r. jak ustalono wydano 28 zezwoleń stałych (okresowych) na sprzedaż napojów alkoholowych. Wydawane zezwolenia ewidencjonowano w prowadzonym rejestrze zezwoleń. Akta wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych zawierały, oprócz dokumentacji wnioskowej, wymagane opinie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Stwierdzono to na podstawie akt zezwoleń o numerach: II/A/10/2014, II/B/5/2014, II/A/5/2014, II/A/7/2014. W treści wydawanych zezwoleń zamieszczano pouczenie informacyjne dla przedsiębiorców w formie wyciągu z ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U ze zmianami). Dla ułatwienia zainteresowanym przedsiębiorcom dopełnienia formalności związanych z uzyskaniem zezwoleń udostępniano im druki (formularze) wniosku o wydanie zezwolenia.

4 4 Stwierdzono, iż decyzji odmownych w przedmiocie udzielenia wnioskowanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych nie wydawano w 2014 r. Nie podejmowano również decyzji o cofnięciu zezwoleń na sprzedaż alkoholu. Także zezwolenia na wyprzedaż zinwentaryzowanych zapasów napojów alkoholowych nie były wydawane w okresie objętym kontrolą. O wygaśnięciu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, m.in. ze względu na likwidacje punktów sprzedaży alkoholu i tym samym rezygnacje przedsiębiorców z posiadanych zezwoleń na prowadzenie ich sprzedaży orzekano, wydając w tym przedmiocie stosowne decyzje (stwierdzające ich wygaśnięcie), m.in. o znakach sprawy: OR , USG , USG W 2014 r. stwierdzono wygaśnięcie 9 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Niektóre kwestie związane z wydawaniem decyzji w tym zakresie omówiono w toku kontroli. Ogółem wg stanu na 31 grudnia 2014 r. jak ustalono aktualnych zezwoleń, w oparciu o które prowadzona była sprzedaż napojów alkoholowych w placówkach handlowych (detalicznych) i gastronomicznych było 56, z których 43 uprawniały do prowadzenia sprzedaży alkoholu w placówkach handlowych (detalicznych), a 13 w placówkach gastronomicznych. Na podstawie powyższych zezwoleń sprzedaż napojów alkoholowych na terenie Gminy prowadziły łącznie 24 placówki, z tego 18 handlowych i 6 gastronomicznych. Stwierdzono, że o obowiązku złożenia oświadczenia o wartości sprzedaży napojów alkoholowych przypomniano pisemnie wszystkim przedsiębiorcom uprawnionym do prowadzenia sprzedaży alkoholu, przesyłając dla ułatwienia druk oświadczenia (pismo z 13 stycznia 2014 r.). W toku kontroli zwrócono się o żądanie potwierdzania na kopiach pism ich wysyłki przez punkt kancelaryjny Urzędu, co zostało uwzględnione. O obowiązujących terminach wnoszenia opłat ratalnych za korzystanie z udzielonych zezwoleń przypominano w razie potrzeby telefonicznie niektórym przedsiębiorcom. Dzięki temu uniknięto w 2014 r. przypadków wygaszenia zezwoleń z powodu niezłożenia oświadczeń i niewniesienia należnych opłat lub wniesienia ich po upływie obowiązujących terminów. Zaświadczeń o wniesieniu opłat w 2014 r. nie wydawano (o takie zaświadczenia nie zwracał się żaden z przedsiębiorców posiadających zezwolenia). W okresie 2014 r. (podobnie w 2013 r.) jak ustalono nie prowadzono na terenie Gminy kontroli placówek handlowych (detalicznych) i gastronomicznych w zakresie przestrzegania zasad i warunków korzystania z udzielonych im zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Poinformowała o tym Pani Renata Klimek, prowadząca m.in. sprawy związane z kontrolami. Weryfikacja ilości spraw prowadzonych przez Urząd Gminy w okresie 2014 r. podanych w informacji do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, w porównaniu ze stanem faktycznym, ustalonym w toku kontroli, wykazała, że w zadaniu pn.: Ewidencjonowanie działalności gospodarczej podano liczbę 130 spraw i taką liczbę spraw stwierdzono w oparciu o dane aktowe. W zadaniu Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wykazano 51 spraw, i taką liczbę spraw stwierdzono w oparciu o dane aktowe. Czasochłonność załatwianych spraw w Urzędzie Gminy Radgoszcz z zakresu ewidencjonowania działalności gospodarczej i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na podstawie informacji Pana Marka Lupy, Wójta Gminy oraz Pani Bernadety Dykas, przedstawia się następująco: 1. W zakresie ewidencji działalności gospodarczej: - przyjęcie wniosku oraz weryfikacji kompletności wnioski 25 minut,

5 5 - wprowadzenie wniosku do systemu CEIDG 10 minut, - weryfikacja przez system podanych danych we wniosku 5 minut, - przekazanie stronie wniosku roboczego do sprawdzenia i zatwierdzenia 10 minut, - podpisanie wniosku i wysłanie do CEIDG 5 minut, - wydrukowanie wniosku z CEIDG i przekazanie stronie do podpisu 10 minut, - po potwierdzeniu przyjęcia wniosku przekazanie stronie 1 egzemplarza wniosku oraz potwierdzenia wysłania wniosku 5 minut. 2. W zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych: - przyjęcie wniosku o wydanie zezwolenia/ń na sprzedaż napojów alkoholowych - 10 minut, - weryfikacja wniosku pod względem formalnym i merytorycznym 20 minut, - przygotowanie pisma skierowanego do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych o przekazaniu wniosku celem wydania stosownej opinii 25 minut, - przyjęcie postanowienia (opinii) od Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, następnie wysłanie postanowień do stron 5 minut, - po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia odbioru postanowienia oraz po upływie terminu, kiedy postanowienie staje się ostateczne, przygotowanie zezwolenia opieczętowanie i podpisanie przez Wójta Gminy, naliczenie opłaty i wydanie zezwolenia 30 minut, - przyjęcie oświadczenia o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w punkcie sprzedaży w roku poprzednim, zarejestrowanie, sprawdzanie, naliczanie wpłat - 35 minut, - przyjęcie wniosku o wydanie potwierdzenia dokonania opłaty za zezwolenia alkoholowe oraz informacji o zezwoleniach, przygotowanie zaświadczeń potwierdzających dokonanie opłaty, naliczanie opłat za zaświadczenia, podpisanie i wydanie zaświadczenia 25 minut. Reasumując, realizację powyższych zadań w okresie objętym kontrolą ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Stwierdzono, że obsługa zainteresowanych osób, w tym zwłaszcza dokonujących czynności rejestracyjnych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) za pośrednictwem Urzędu Gminy przebiega sprawnie i zapewniona jest w sposób ciągły. Łączona jest ponadto co jest istotne z udzielaniem przedsiębiorcom informacji dotyczących sposobu korzystania z bazy ewidencyjnej CEIDG oraz obowiązku dopełniania przez nich innych wymogów formalnoprawnych wiążących się z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej. Do zapewnienia sprawnej obsługi przedsiębiorców przyczynia się także zgłoszenie do Ministerstwa Gospodarki (dla potrzeb CEIDG) oprócz pracownika odpowiedzialnego za wykonywanie czynności związanych z rejestracją przedsiębiorców w systemie CEIDG, również zastępującego go pracownika Urzędu. Stwierdzono, iż ze strony Pani Bernadety Dykas prowadzącej sprawy objęte kontrolą podejmowane są co należy podkreślić duże starania i wysiłki w celu zapewnienia sprawnego i należytego ich załatwiania. Dla realizacji celów kontroli bardzo istotne było przeprowadzenie bezpośredniej rozmowy z Panem Wójtem, w toku której poruszono podstawowe zagadnienia problemowe występujące w realizacji zadań objętych kontrolą. Było to możliwe dzięki dużemu

6 6 zainteresowaniu tą problematyką i traktowaniu jej przez Pana Wójta z należną uwagą oraz przywiązywaniu również do samej kontroli dużego znaczenia co zasługuje na podkreślenie. Mając na uwadze powyższe ustalenia kontroli oraz omówione w jej toku problemy i przekazane wskazania instruktażowe, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U ) proszę o: 1. Rozważenie konieczności ponownego podjęcia ze swej strony działań wyjaśniających w celu doprowadzenia do ostatecznego ustalenia stanu faktycznoprawnego ośmiu wpisów ewidencyjnych dotyczących przedsiębiorców z terenu Gminy Radgoszcz, figurujących w bazie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jako wpisy niezweryfikowane, i przekazanie ustalonych danych w tym zakresie do Ministerstwa Gospodarki w celu ewentualnego wykreślenia ich z urzędu, mając na uwadze uregulowania prawne zawarte w art. 34 i 35 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U ); 2. Wykorzystanie kompetencji przypisanych organom udzielającym zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na mocy art. 18 ust. 8 i z uwzględnieniem art ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U ze zmianami) do prowadzenia kontroli placówek handlowych w zakresie przestrzegania zasad i warunków korzystania z wydanych im zezwoleń, z uwzględnieniem procedury określonej przepisami rozdziału 5. wyżej wymienionej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. O sposobie uwzględnienia powyższych zaleceń proszę poinformować Wydział Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie do 3 lipca 2015 r. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr inż. arch. Elżbieta Gabryś Dyrektor Wydziału Infrastruktury