Regulamin. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 94/2015 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu z dnia 30 października 2015 r. Regulamin udzielania zamówień finansowanych ze środków publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Poznaniu których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty euro Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Regulamin określa zasady i procedury związane z przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Poznaniu, do których nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.). 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) WUP należy przez to rozumieć Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu. 2) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu. 3) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora lub Wicedyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu. 4) Wydziale merytorycznym należy przez to rozumieć Oddział Zamiejscowy, Wydział, Oddział lub Samodzielne stanowisko pracy, z którego działalnością wiąże się dane zamówienie. 5) Dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu. 6) Usługach należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia wykonawcy na rzecz WUP na podstawie odpłatnej umowy zawieranej między WUP a wykonawcą, których przedmiotem nie są dostawy oraz roboty budowlane. 7) Robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy Prawo budowlane, a także realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez WUP. 8) Postępowaniu o udzielenie zamówienia należy przez to rozumieć procedurę zmierzającą do udzielenia zamówienia publicznego, realizowaną na zlecenie Wydziału merytorycznego. 9) Zamówieniach publicznych należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są dostawy, usługi, lub roboty budowlane świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego. 10) Wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. 11) Zapytaniu ofertowym należy przez to rozumieć zaproszenie Wykonawcy do złożenia oferty. 1

2 3 1. Niniejszy Regulamin nie ma zastosowania do zamówień: a) których wartość przekracza kwotę ,00 euro, b) niezależnie od ich wartości, których przedmiotem są: - nabycie, przygotowanie, produkcja lub koprodukcja materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub Internecie, - zakup czasu antenowego, - nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawa i najem, - umowy z zakresu prawa pracy, - indywidualne szkolenia otwarte dla pracowników WUP, - usługi realizowane w ramach delegacji służbowych; 2. Przy zamówieniach, które są współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, stosuje się zasady realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej W przypadku zamówień w ramach PO WER : poniżej ,00 zł netto udzielanie zamówień następuje zgodnie z niniejszym Regulaminem, w przedziale od ,00 zł netto, ale nie przekracza wyrażanej w złotych kwoty stanowiącej równowartość ,00 euro w pierwszej kolejności stosuje się zasady realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej W przypadku zamówień w ramach WRPO: poniżej ,00 zł netto udzielanie zamówień następuje zgodnie z niniejszym Regulaminem, w przedziale od ,00 zł netto, ale nie przekracza wyrażanej w złotych kwoty stanowiącej równowartość ,00 euro w pierwszej kolejności stosuje się zasady realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej W przypadku zamówień których wartość nie przekracza kwoty 5 000,00 zł netto, nie ma zastosowania procedura, o której mowa w 10 i 11 niniejszego Regulaminu. 4. W każdym przypadku Dyrektor może podjąć decyzję o udzieleniu zamówienia w innej formie niż określono w niniejszym Regulaminie. Rozdział II Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych 4 1. Postępowania o udzielenie zamówienia realizowane są na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie, ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. 2014, poz. 121 ze zm.) oraz w Regulaminach i innych przepisach wewnętrznych regulujących organizację i funkcjonowanie WUP. 2. Wydatkowanie środków mające na celu nabycie w ramach zamówień publicznych dostaw, usług lub robót budowlanych musi być dokonywane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), przede wszystkim w sposób celowy i oszczędny przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. 3. Postępowania o udzielenie zamówienia objęte niniejszym Regulaminem przygotowuje się i przeprowadza w sposób zapewniający zachowanie zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości. 4. Czynności w ramach postępowania o udzielenie zamówienia wykonują wyłącznie osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 2

3 5. Postępowania o udzielenie zamówienia objęte niniejszym Regulaminem są jawne. 6. WUP może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko wówczas, gdy przepisy ustaw szczególnych tak stanowią. 7. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim, pisemnie lub drogą elektroniczną lub faksem. Rozdział III Planowanie zamówień 5 1. W WUP w Poznaniu, w celu koordynacji zamówień, do ustalenia wartości zbiorczej zamówień tego samego rodzaju oraz wyboru odpowiedniej procedury, tworzy się Plan Zamówień Publicznych WUP. 2. Wydziały merytoryczne WUP w terminie do dnia 30 października każdego roku przekazują do Wydziału ds. Zamówień Publicznych plan potrzeb na dostawy, usługi i roboty budowlane przewidywane do zrealizowania w następnym roku budżetowym, zgodnie z danymi zgłoszonymi do projektu budżetu na kolejny rok budżetowy. 3. Plan potrzeb, o którym mowa w ust. 2, zawiera informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, planowanej wartości, źródła finansowania oraz terminu realizacji zamówienia. 4. W oparciu o Plan potrzeb, o którym mowa w ust. 2, Wydział ds. Zamówień Publicznych sporządza projekt Planu Zamówień Publicznych na kolejny rok i przedstawia go do zatwierdzenia Dyrektorowi w nieprzekraczalnym terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego jego realizację. 5. Wydział ds. Zamówień Publicznych przekazuje Wydziałom merytorycznym zatwierdzony przez Dyrektora Plan zamówień publicznych. 6. Zamówień nieuwzględnionych w Planie zamówień publicznych udziela się w sytuacji wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie jego tworzenia. Rozdział IV Opis przedmiotu zamówienia 6 1. Opis przedmiotu zamówienia publicznego powinien zawierać jednoznaczne i dokładne określenia oraz uwzględniać wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty i realizację zamówienia. 2. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i nie ma możliwości opisania przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy lub równoważny. 3. Przedmiot zamówienia na roboty budowlane opisuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, przedmiaru robót, kosztorysu inwestorskiego. 4. Opis przedmiotu zamówienia na dostawę artykułów informacyjno - promocyjnych i związanych z nimi usług projektów graficznych, przygotowywany jest przez Wydział Promocji i Informacji we współpracy z Wydziałem merytorycznym. 3

4 Rozdział V Ustalenie wartości zamówienia publicznego 7 1. Nie można w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp, jak również postanowień niniejszego Regulaminu, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Jeżeli Zamawiający udziela zamówienia w częściach (albo przewiduje możliwość składania ofert częściowych), z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 2. Wartość każdorazowego zamówienia ustala się w oparciu o kurs złotego w stosunku do euro, wynikający z obowiązującego na dzień ustalania tej wartości rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 3. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. 4. Podstawą ustalenia wartości zamówienia publicznego na dostawy jest wartość rynkowa rzeczy lub praw będących przedmiotem dostawy. 5. Podstawą ustalenia wartości zamówienia publicznego na usługi jest wartość rynkowa świadczeń objętych zamówieniem publicznym. 6. Podstawą ustalenia wartości zamówienia publicznego na roboty budowlane jest kosztorys inwestorski lub program funkcjonalno-użytkowy. 7. Podstawą ustalenia wartości zamówienia publicznego na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju: - udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo - których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. 8. Jeżeli zamówienia udziela się na czas: a) nieoznaczony, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia, b) oznaczony dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia. 9. Ustalenia wartości zamówienia publicznego dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia publicznego są dostawy lub usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia publicznego są roboty budowlane. 10. Ustalenia wartości zamówienia, z wyłączeniem ust. 6 i 11, dokonuje się zgodnie z postanowieniami 10 ust. 6 niniejszego Regulaminu. 11. W przypadku zamówień, na które są zabezpieczone środki, których wartość w skali roku nie przekracza kwoty 5 000,00 zł netto, Wydział merytoryczny, w celu ustalenia wartości zamówienia, dokonuje analizy rynku na podstawie: a) informacji cenowych dostępnych bezpośrednio w sieci Internet lub b) rozmów telefonicznych prowadzonych z wybranymi Wykonawcami lub c) aktualnie i powszechnie stosowanych katalogów, cenników i taryfikatorów, d) kosztorysu inwestorskiego lub programu funkcjonalno-użytkowego dotyczy tylko robót budowlanych - z których sporządza notatkę służbową. 4

5 Rozdział VI Procedura udzielania zamówienia publicznego 8 1. Realizacja postępowań o udzielanie zamówień, których wartość w skali roku, wyrażona w złotych przekracza kwotę 5 000,00 zł netto, a nie przekracza wyrażanej w złotych kwoty stanowiącej równowartość euro, przy uwzględnieniu ustawowego zakazu dzielenia zamówień, przeprowadzana jest przez Wydział ds. Zamówień Publicznych we współpracy z Wydziałem merytorycznym, z wyłączeniem ust. 2 niniejszego paragrafu Regulaminu. 2. Realizacja postępowań o udzielanie zamówień o wartości określonej w ust. 1 niniejszego paragrafu Regulaminu w zakresie: a) serwisu i konserwacji urządzeń funkcjonujących w WUP, świadczenia usług, dostaw i robót budowlanych związanych z użytkowaniem lokali, drobnych nakładów związanych ze zwykłym użytkowaniem wynajmowanych lokali w celu utrzymania ich we właściwym stanie technicznym, zamówień związanych z bieżącą obsługą WUP, zakupu sprzętu AGD, mebli biurowych itp. - przeprowadzana jest przez Wydział Administracyjno Techniczny we współpracy z Wydziałem merytorycznym, b) szkoleń zamkniętych pracowników WUP i Powiatowych Urzędów Pracy - przeprowadzana jest przez Wydział Kadr we współpracy z Wydziałem merytorycznym, c) wstępnych i okresowych badań lekarskich pracowników - przeprowadzana jest przez Wydział Kadr, d) świadczenia usług i dostaw związanych z użytkowaniem lokali - przeprowadzane są przez odpowiedni Oddział Zamiejscowy we współpracy z Wydziałem Administracyjno Technicznym. 3. Realizacja postępowań o udzielenie zamówień, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 niniejszego paragrafu Regulaminu, przeprowadzana jest zgodnie z procedurą określoną w 10 i 11 niniejszego Regulaminu. 4. W przypadku zamówień, których wartość w skali roku nie przekracza kwoty 5 000,00 zł netto, Wydział merytoryczny, dokonuje wyboru najkorzystniejszej dostawy, usługi lub roboty budowlanej na podstawie sporządzonej notatki służbowej, o której mowa w 7 ust. 11 niniejszego Regulaminu. W takim przypadku nie znajduje zastosowania procedura, o której mowa w 10 i 11 niniejszego Regulaminu. 5. W zamówieniach, o których mowa w ust. 1 lub ust. 2 lub ust. 4 niniejszego paragrafu Regulaminu, zgodnie z decyzją Dyrektora, istnieje możliwość przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przewidzianym w ustawie Pzp. 6. W zamówieniach, o których mowa w ust. 1 lub ust. 2 lub ust. 4 niniejszego paragrafu Regulaminu, istnieje możliwość przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia przez inny Wydział niż wskazany w ust. 1 lub 2 lub 4 niniejszego paragrafu Regulaminu, który zostanie wyznaczony przez Dyrektora. 7. Po podpisaniu umowy wyłączny nadzór nad prawidłowym i zgodnym z zapisami umowy wykonaniem zamówienia sprawuje Kierownik właściwego Wydziału merytorycznego Wszczęcie procedury dotyczącej wydatkowania środków publicznych, bez względu na źródło finansowania (środki na realizację zamówienia z budżetu państwa w tym fundusze celowe, budżetu województwa wielkopolskiego, środki unijne lub inne środki pomocowe), o wartości określonej w 8 ust. 1 niniejszego Regulaminu, następuje na podstawie pisma wnioskującego o udzielenie zamówienia, które Wydział merytoryczny kieruje do Dyrektora. 5

6 2. Pismo wnioskujące o udzielenie zamówienia zawiera opis przedmiotu zamówienia, w którym Wydział merytoryczny zobowiązany jest do jego przedstawienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty i realizację zamówienia, takich jak: a) wielkość i zakres zamówienia, b) wysokość środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia oraz źródło finansowania, c) termin realizacji, d) sposób realizacji, e) etapy realizacji, f) specyfikacja techniczna, g) określenie najistotniejszych postanowień dotyczących specyfiki danego zamówienia nie uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia, które zostaną umieszczone w istotnych postanowieniach umowy, h) opis warunków stawianych potencjalnym wykonawcom, i) kryteria oceny ofert - cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, j) sygnatura projektu - w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej (PO WER, WRPO), k) informacja o konieczności zamieszczenia w zapytaniu ofertowym zapisu dot. możliwości odrzucenia oferty Wykonawcy na podstawie 15 ust. 2 niniejszego Regulaminu, jeśli Wydział merytoryczny uzna, że istnieje ryzyko udziału Wykonawcy, który w okresie ostatnich 3 lat kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert wykonał nienależycie na rzecz WUP zamówienie publiczne (tylko w sytuacji zamieszczania zapytania ofertowego na stronie internetowej WUP) W przypadku zamówień określonych w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu, Wydział merytoryczny zobowiązany jest do załączenia do pisma wnioskującego o udzielenie zamówienia, o którym mowa w 9 niniejszego Regulaminu, wykazu z wytypowanymi podmiotami, co najmniej 5 jednak nie więcej niż 15, wykonującymi usługi, dostawy lub roboty budowlane objęte planowanym zamówieniem i mogącymi zrealizować przedmiot zamówienia. W sytuacji, kiedy na rynku zakres zamówienia oferowany jest przez mniejszą liczbę podmiotów, Wydział merytoryczny zobowiązany jest do zawarcia przedmiotowej informacji w załączonym wykazie uzasadniając wskazanie mniejszej liczby wykonawców. Wykaz winien zawierać dane teleadresowe: nazwę, adres siedziby, adres mailowy/faks Wykonawcy. 2. Wydział merytoryczny przedkłada ww. dokument Dyrektorowi, co najmniej na trzy miesiące przed planowanym terminem realizacji zamówienia. W szczególnie uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec zmianie za zgodą Dyrektora. 3. W przypadku, gdy Wydział, o którym mowa w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu, jest jednocześnie Wydziałem merytorycznym wnioskującym o udzielenie zamówienia, zobowiązany jest do sporządzenia i przekazania Dyrektorowi wykazu, zgodnie z wymogami określonymi w ust W przypadku akceptacji realizacji zamówienia, Dyrektor dekretuje pismo wnioskujące na Wydział, o którym mowa w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu, który dokonuje ustalenia wartości zamówienia. 5. Wydział merytoryczny pismo wnioskujące przekazuje do Wydziału, na który Dyrektor zadekretował pismo, w wersji papierowej oraz przesyła drogą elektroniczną na jego adres Ustalenie wartości zamówienia, o którym mowa w 7 niniejszego Regulaminu, należy przeprowadzić w drodze rozeznania cenowego (wzór pisma stanowi załącznik nr 2 6

7 do niniejszego Regulaminu), w szczególności przez porównanie cen zamawianych dostaw/usług na podstawie wycen (wzór wyceny stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu) przekazanych pisemnie, drogą elektroniczną lub faksem. 7. W przypadku, kiedy po dwukrotnej próbie ustalenia wartości zamówienia otrzymano jedną wycenę albo nie otrzymano żadnych wycen od Wykonawców, należy przyjąć wartość otrzymanej wyceny lub wartość szacunkową na podstawie Planu Zamówień Publicznych WUP albo w przypadku zamówień nieuwzględnionych w Planie, zgodnie z kwotą przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia i zabezpieczonymi środkami. 8. Po dokonaniu czynności opisanych w ust. 6, Wydział, o którym mowa w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu, po akceptacji przez Dyrektora, przekazuje kserokopię Protokołu z przeprowadzonego rozeznania cenowego (wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu), Wydziałowi merytorycznemu celem sporządzenia zapotrzebowania na dostawę, usługę. Zapotrzebowanie na roboty budowlane sporządzane jest na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub programu funkcjonalno-użytkowego. Zapotrzebowanie jest potwierdzeniem dostępności środków w planie finansowym. 9. W przypadku, kiedy w wyniku rozeznania cenowego wartość zamówienia przekracza kwotę euro, w celu wyboru Wykonawcy do realizacji zamówienia, Zamawiający ogłosi postępowanie w trybie przewidzianym w ustawie Pzp. 10. W przypadku, kiedy w wyniku rozeznania cenowego wartość zamówienia przekracza kwotę 5 000,00 zł netto a nie przekracza euro, Wydział, o którym mowa w 8 ust. 1 lub 2 niniejszego Regulaminu po otrzymaniu podpisanego przez Dyrektora zapotrzebowania podejmuje działania konieczne do udzielenia zamówienia określone w 11 niniejszego Regulaminu Po otrzymaniu zapotrzebowania, Wydział, o którym mowa w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu, w celu wyboru najkorzystniejszej oferty, kieruje zapytanie ofertowe (wzór pisma stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu) do Wykonawców wskazanych przez Wydział merytoryczny w formie pisemnej lub drogą elektroniczną lub faksem. Zamawiający zapytanie ofertowe każdorazowo zamieszcza również na własnej stronie internetowej. 2. W zapytaniu ofertowym Wydział o którym mowa w 8 ust. 1 lub 2 niniejszego Regulaminu, zamieszcza następujące informacje: a) nazwę oraz adres Zamawiającego, b) opis przedmiotu zamówienia, c) termin wykonania zamówienia, d) termin związania z ofertą, e) wymagania stawiane Wykonawcom, o których mowa w 14 ust. 1 (fakultatywnie) f) opis sposobu przygotowania ofert, g) miejsce i termin składania ofert, h) opis sposobu obliczenia ceny, i) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert, j) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy, k) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie. 7

8 2. Odpowiedzialnym za przekazywanie wyjaśnień Wykonawcom jest Wydział, o którym mowa w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu. Odpowiedzialnym za treść wyjaśnień dotyczących opisu przedmiotu zamówienia jest wydział merytoryczny. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego lub przedłużyć termin składania ofert. Dokonaną zmianę Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano zapytanie ofertowe oraz zamieszcza ją także na stronie internetowej Wykonawca, do którego skierowano zapytanie ofertowe lub który zapoznał się z zapytaniem ofertowym upublicznionym na stronie internetowej Zamawiającego, winien złożyć ofertę wyłącznie w formie pisemnej (wzór oferty stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego). Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, w zamkniętym opakowaniu, prawidłowo opisanym, które musi zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego nie później niż w terminie wyznaczonym na składanie ofert. Oferty złożone po terminie lub w większej liczbie niż 1, z zastrzeżeniem ust. 2 niniejszego paragrafu Regulaminu, zostaną odesłane bez ich otwierania wraz ze stosowną adnotacją. 2. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę bez żadnych skutków prawnych i finansowych. 3. Wycofanie lub zmiana oferty dla swej skuteczności musi mieć formę pisemną, spełniać odpowiednie wymogi formalne stawiane ofercie i musi zostać doręczone do WUP nie później niż w terminie wyznaczonym na składanie ofert. 4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz napisana pismem maszynowym, komputerowym albo czytelnym pismem odręcznym. 5. Oferta powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do składania oświadczenia woli w imieniu Wykonawcy. 6. W przypadku, gdy osoba podpisująca ofertę w imieniu Wykonawcy nie jest wpisana do właściwego rejestru lub ewidencji jako osoba upoważniona do reprezentowania i składania oświadczenia woli w imieniu Wykonawcy, musi przedstawić upoważnienie w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do składania oświadczenia woli w imieniu Wykonawcy. 7. W przypadku, gdy Wykonawca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej musi złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów przeprowadzenia procedury zapytania ofertowego (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego). 8. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert. 9. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 10. Istnieje możliwość przedłużenia terminu związania ofertą. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą na okres nie dłuższy niż 30 dni. 11. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w zapytaniu ofertowym W celu potwierdzenia spełnienia wymagań stawianych przez Zamawiającego w postępowaniu, Zamawiający może żądać w szczególności następujących oświadczeń i dokumentów: a) oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego), b) wykazu wykonanych lub wykonywanych usług, dostaw lub robót budowlanych wraz z załączeniem dowodów, potwierdzających, że zostały wykonane lub są wykonywane należycie, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego, które muszą być współmierne do zakresu i przedmiotu zamówienia, 8

9 c) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego, które muszą być współmierne do zakresu i przedmiotu zamówienia, d) innych dokumentów niż wymienione w pkt a-c, w przypadku, jeżeli obowiązek ich posiadania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych dokumentów lub oświadczeń, albo którzy złożyli wymagane dokumenty i oświadczenia zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie zapytania ofertowego. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez Wykonawcę wymagań, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. 3. Zamawiający wzywa także, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących: a) oświadczeń lub dokumentów o których mowa w ust. 1, b) treści złożonych ofert, c) ceny oferty, jeżeli wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia tj. kiedy jest niższa o 50% od ustalonej przez Zamawiającego wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. 4. W zamówieniach, o których mowa w 8 ust. 1 lub ust.2 niniejszego Regulaminu, istnieje możliwość negocjacji cen z Wykonawcami, do których skierowano zapytanie ofertowe lub którzy zapoznali się z zapytaniem ofertowym upublicznionym na stronie internetowej Zamawiającego, odpowiednio na zasadach określonych w 19 niniejszego Regulaminu. Niniejsze postanowienie znajduje zastosowanie w zamówieniach, w których najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, przy braku możliwości zwiększenia tej kwoty. 5. Zamawiający poprawia w ofercie: a) oczywiste omyłki pisarskie, b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 6. Jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający może wystąpić do Wykonawców, którzy złożyli takie oferty, do złożenia ofert dodatkowych. Wykonawca składa ofertę dodatkową w formie pisemnej i nie może zaoferować ceny wyższej niż zaoferował w złożonej wcześniej ofercie. Zamawiający dokonuje wyboru oferty z niższą ceną Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: a) jej treść nie odpowiada treści Opisu przedmiotu zamówienia lub wymaganiom postawionym Wykonawcom w zapytaniu ofertowym, b) zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na podstawie 14 ust. 5 pkt b niniejszego Regulaminu, c) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. Wykonawca, pomimo wezwania, o którym mowa w 14 ust. 3 pkt c niniejszego Regulaminu, nie złożył wymaganych wyjaśnień albo Wykonawca nie wykazał, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, 9

10 d) Wykonawca w terminie wskazanym w zawiadomieniu o poprawieniu innej omyłki polegającej na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego, o której mowa w 14 ust. 5 pkt c niniejszego Regulaminu, nie zgodził się na jej poprawienie, e) Wykonawca, pomimo wezwania, o którym mowa w 14 ust. 2 niniejszego Regulaminu, nie złożył wymaganych dokumentów lub oświadczeń albo który złożył wymagane dokumenty i oświadczenia zawierające błędy lub który złożył wadliwe pełnomocnictwa. 2. Odrzuca się ofertę Wykonawcy, który w okresie ostatnich 3 lat kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert, wykonał nienależycie na rzecz Zamawiającego zamówienia publiczne, w szczególności: a) nie wykonał zamówienia w umówionym terminie z przyczyn leżących po jego stronie, b) nie dostarczył przedmiotu zamówienia o właściwej jakości i parametrach, c) nie wywiązał się z warunków gwarancji lub rękojmi, d) wykonał zamówienie, które było obarczone wadami powodującymi konieczność poniesienia dodatkowych nakładów finansowych lub prac przez Zamawiającego. 3. W przypadku podjęcia przez Zamawiającego decyzji o odrzuceniu oferty na zasadach określonych w ust. 2, Wydział merytoryczny, dla którego Wykonawca wykonał zamówienie, pisemnie uzasadni nienależyte wykonanie zamówienia oraz załączy dowody potwierdzające nienależyte wykonanie zamówienia Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia są zobowiązane do złożenia, oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w załączniku nr 6 do niniejszego Regulaminu oraz do zachowania poufności wszelkich informacji związanych z postępowaniem. 2. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu, po powzięciu przez nią wiadomości o powyższych okolicznościach powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania. 3. Dla skuteczności przeprowadzonego postępowania wystarczy złożenie jednej oferty. 4. Wydział, o którym mowa w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu, przekazuje do zatwierdzenia Dyrektorowi Protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego (wzór protokołu stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu) celem przedstawienia punktacji przyznanej wykonawcom na podstawie przyjętych kryteriów wyboru ofert oraz propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej z podaniem uzasadnienia lub unieważnienia zapytania ofertowego. 5. Po zatwierdzeniu przez Dyrektora wyników zapytania ofertowego, Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, o: a) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, a także termin zawarcia umowy lub unieważnieniu zapytania ofertowego; b) Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne. 6. Ponadto niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu zapytania ofertowego, informacje o których mowa w ust. 5 lit. a) niniejszego paragrafu Regulaminu Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej. 7. Na podstawie wyników zapytania ofertowego, przedstawionych w Protokole z przeprowadzonego zapytania ofertowego, Wydział, o którym mowa w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu, na podstawie pisma, o którym mowa w 9 ust. 2 niniejszego Regulaminu oraz oferty Wykonawcy, przygotuje stosowną umowę. 10

11 8. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. 9. Do umów zawieranych w wyniku udzielenia zamówienia stosuje się przepisy ustawy Kodeks cywilny. 10. W sytuacji, gdy Zamawiający nie zawrze umowy w formie pisemnej, podstawą udokumentowania zamówienia będzie faktura lub rachunek. 17 Zamawiający unieważnia zapytanie ofertowe w następujących przypadkach: a) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty, c) podjęcie przez Dyrektora decyzji w sprawie unieważnienia zapytania ofertowego bez konieczności podania przyczyny. 18 W przypadku gdy w dwóch kolejno prowadzonych zapytaniach ofertowych, nie wpłynęła żadna oferta lub wszystkie oferty zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione, Wydział wymieniony w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu, przedstawia Dyrektorowi propozycję zaproszenia Wykonawcy do przeprowadzenia negocjacji W przypadku podjęcia decyzji o przeprowadzeniu negocjacji, o których mowa w 18 lub 14 ust. 4 niniejszego Regulaminu, skład zespołu negocjacyjnego wyznaczy Dyrektor WUP na wniosek Wydziału wymienionego w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu. 2. Do zadań zespołu negocjacyjnego należy w szczególności: a) przygotowanie zaproszenia do negocjacji, b) ocena spełniania przez wykonawcę warunków formalnych przystąpienia do negocjacji, c) prowadzenie negocjacji z zaproszonym Wykonawcą, d) przygotowanie projektu umowy. 3. Osoba wchodząca w skład zespołu negocjacyjnego zobowiązana jest do zachowania poufności wszelkich informacji związanych z przebiegiem prac, w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem negocjacji oraz oceną oferty. Osoba wchodząca w skład zespołu negocjacyjnego zobowiązana jest do złożenia, oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w załączniku nr 6 do niniejszego Regulaminu. Rozdział VII Dokumentacja postępowania Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone zgodnie z niniejszym Regulaminem, podlegają ewidencji w Rejestrze zamówień publicznych, prowadzonym przez Wydział, o którym mowa w 8 ust. 1 lub ust. 2 niniejszego Regulaminu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Wpis do Rejestru zamówień publicznych następuje z chwilą zatwierdzenia przez Dyrektora zapotrzebowania. 11

12 3. Dokumentacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia jest przechowywana zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną dla WUP. 12