Code of Conduct. Kodeks etyczny

Transkrypt

1 Code of Conduct Kodeks etyczny

2 SPIS TREŚCI 1 WIADOMOŚĆ OD DYREKTORA GENERALNEGO CO KIERUJE NASZYM POSTĘPOWANIEM? NASZE WZAJEMNE RELACJE POSTĘPOWANIE W BIZNESIE OCHRONA MAJĄTKU FORTUM KOMUNIKACJA KONFLIKT INTERESÓW POSTĘPOWANIE W ZGODZIE Z NASZYM KODEKSEM... 24

3 1 WIADOMOŚĆ OD DYREKTORA GENERALNEGO Naszą misją w Fortum jest wytwarzanie dzięki czemu codziennie stykamy się z różnymi energii, która poprawi jakość życia obecnych kulturami i sposobami prowadzenia biznesu. i przyszłych pokoleń. Trwała równowaga Właśnie dlatego istotne jest, abyśmy wszyscy prowadzonej działalności stanowi centralny rozumieli model biznesowy Fortum. Nasz element naszej strategii - wierzymy, że możemy Kodeks etyczny został starannie poprawiony, 4 osiągnąć przewagę konkurencyjną w sposób aby ułatwić podejmowanie decyzji dzięki 5 zrównoważony, spełniając oczekiwania środowiskowe, ekonomiczne i społeczne. Bezpieczeństwo jest zasadniczym priorytetem we wszystkich obszarach naszej działalności. Nasi pracownicy cieszą się dużą swobodą podczas wykonywania powierzonych im zadań. Pociąga ona jednak za sobą dużą odpowiedzialność osobistą. Musimy koniecznie zachować wysokie standardy etyczne, niezależnie od tego, gdzie będziemy działać dlatego też wprowadzamy Kodeks etyczny. Nasz zaktualizowany Kodeks etyczny opiera się na wspólnych wartościach korporacyjnych: odpowiedzialności, kreatywności, szacunku i uczciwości. Stanowią one fundament naszego postępowania w Fortum. Jednak ścisłe przestrzeganie zasad i przepisów to za mało. Musimy mieć także pewność, że nasze wartości są obecne we wszystkim, co robimy. Codziennie angażujemy się w funkcjonowanie lokalnych społeczności na całym świecie, wytycznym pozwalającym rozwiązać problemy etyczne, które mogą pojawiać się w przyszłości. Opisuje, co oznacza postępowanie w sposób uczciwy, odpowiedzialny i zgodny z zasadami. Należy koniecznie zgłaszać wszelkie przypadki naruszeń w sposób niezwłoczny i przejrzysty. Nie możemy pozwolić na to, by cokolwiek zagroziło naszej odpowiedzialności i zaangażowaniu we wdrażanie etycznych praktyk biznesowych. Przestrzeganie niniejszego Kodeksu etycznego to najlepszy sposób, aby upewnić naszych interesariuszy, że mogą polegać na naszej uczciwości. Budowanie zaufania tworzy odpowiedni klimat dla długofalowego rozwoju. Osobiście zobowiązałem się do ścisłego przestrzegania Kodeksu etycznego i wzywam wszystkie osoby zatrudniane przez Fortum by uczyniły to samo. Tapio Kuula Prezes i Dyrektor Generalny, marzec 2011

4 2 CO KIERUJE NASZYM POSTĘPOWANIEM? 6 7 Kodeks etyczny Fortum określa ogólne zasady dotyczące relacji międzyludzkich i biznesowych oraz ochrony majątku Fortum. Fortum działa na arenie międzynarodowej, a jej pracownicy są obywatelami wielu krajów. W związku z tym, nasze działania podlegają licznym przepisom oraz regulacjom narodowym i międzynarodowym. Jako lider w branży, wychodzimy poza oczywiste stosowanie się do przepisów: pracujemy w duchu praworządności i przestrzegamy najwyższych standardów etycznego postępowania w biznesie. Szanujemy prawa człowieka i prawa pracownicze, jak również międzynarodowe standardy prawa pracy określone w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka oraz podstawowych konwencjach Międzynarodowej Organizacji Pracy. Kodeks etyczny Fortum przedstawia nasze ogólne zasady dotyczące traktowania innych, postępowania w biznesie oraz ochrony majątku Fortum. Nasze wartości są fundamentem Kodeksu etycznego. Wszyscy pracownicy Fortum, członkowie Zarządu oraz przedstawiciele spółek należących do Grupy Fortum są zobowiązani do postępowania zgodnie z Kodeksem etycznym. Dodatkowo, wymagania ustanowione przez lokalne przepisy i regulacje powinny być bezwzględnie przestrzegane, przy czym niniejszy Kodeks etyczny nie powinien być sprzeczny z tymi przepisami. Wierzymy w zasadniczy związek istniejący między wysokimi standardami etycznego postępowania w biznesie zawartymi w naszym Kodeksie etycznym a dobrymi wynikami finansowymi Fortum.

5 NASZE WARTOŚCI PRZESTRZEGANIE PRAWA Istnieje szereg norm krajowych oraz międzynarodowych, którym podlega działalność Fortum oraz jego pracownicy. Duża część obowiązujących standardów, znajdujących się ODPOWIEDZIALNOŚĆ KREATYWNOŚĆ w Kodeksie etycznym, opiera się na istniejących wymogach prawnych. Znamy potrzeby naszych Podejmujemy inicjatywę Od wszystkich pracowników Fortum oczekuje klientów i interesariuszy. i wspieramy się wzajemnie się przestrzegania zasad i przepisów mających w poszukiwaniu Cechuje nas zastosowanie w przypadku ich kraju i zajmowanej innowacyjnych rozwiązań. odpowiedzialność przez nich pozycji oraz postępowania zgodnie za podjęte działania Rozwijamy wiedzę z nimi. Wszyscy powinniśmy wiedzieć, że 8 i dążenie do osiągania i jesteśmy otwarci nieprzestrzeganie przepisów i regulacji może 9 najlepszych wyników. na zmiany. mieć poważne konsekwencje zarówno z punktu widzenia prawa, jak i naszej reputacji. Wszyscy pracownicy Fortum są zobowiązani do przestrzegania m.in. przepisów i regulacji dotyczących następujących kwestii: SZACUNEK Doceniamy się wzajemnie i wspieramy. Dzielimy się wiedzą, współdziałamy i twórczo dyskutujemy. UCZCIWOŚĆ Cechuje nas wysoka etyka pracy i prawość w działaniu. Jesteśmy wiarygodni i można na nas liczyć. Zdrowie i bezpieczeństwo Zatrudnienie Środowisko Przepisy dotyczące ochrony konkurencji i kosumentów Przepisy antykorupcyjne Papiery wartościowe i rynki energetyczne

6 3 NASZE WZAJEMNE RELACJE TRAKTOWANIE INNYCH Z SZACUNKIEM I GODNOŚCIĄ Fortum przestrzega zasad i praktyk uczciwego zatrudniania oraz stosowanych na całym świecie praw człowieka i norm prawa pracy. Cenimy różnorodność oraz zapewniamy równe i uczciwe traktowanie w zakresie zatrudniania, wynagradzania, rozwoju oraz awansów naszych pracowników, bez względu na rasę, religię, poglądy polityczne, płeć, wiek, pochodzenie narodowościowe, język, orientację seksualną, stan cywilny czy niepełnosprawność. Zobowiązujemy się przestrzegać wszelkich przepisów dotyczących wolności do zrzeszania się, prywatności, układów zbiorowych, jak również czasu pracy, stawek i wynagrodzeń. Bezwzględnie respektujemy zakazy pracy przymusowej i zatrudniania dzieci, jak również wszelkich form dyskryminacji w zatrudnieniu. Fortum podejmuje wszelkie wysiłki, by zapewnić bezpieczne i zdrowe warunki pracy swoim pracownikom. Fortum jest miejscem wolnym od narkotyków. Zobowiązujemy się zapewnić równość szans we wszystkich naszych praktykach zatrudnienia, politykach i procedurach. Stale inwestujemy w osobisty oraz zawodowy rozwój naszych pracowników, a także promujemy wśród nich równowagę między życiem zawodowym i prywatnym. Szanujemy prawo do prywatności naszych pracowników w związku z poufnością danych osobowych. Fortum traktuje wszelkie dane osobowe jako poufne i przestrzega regulacji prawnych z nimi związanych. W celu zabezpieczenia dostępności, poprawności oraz poufności informacji biznesowych oraz ciągłości działania, Fortum zastrzega sobie prawo do ograniczania oraz monitorowania dostępu do informacji i systemów biznesowych zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi ochrony prywatności.

7 Cenimy różnorodność, przestrzegamy równego i uczciwego traktowania w miejscu pracy i robimy wszystko aby było ono dla naszych pracowników bezpieczne i zdrowe PUBLICZNE WYRAŻANIE OSOBISTYCH OPINII MOLESTOWANIE ORAZ MOBBING Nie tolerujemy nadużyć w żadnej formie, molestowania ani mobbingu w miejscu pracy względem pracowników, wykonawców, dostawców, klientów, ani żadnych innych osób. Fortum nie toleruje żadnego rodzaju molestowania seksualnego. Dotyczy to również tak zwanych pasywnych form molestowania w miejscu pracy, które naruszają ogólnie przyjęte normy postępowania, przykładowo: wulgarne obrazki oraz język, obraźliwe teksty oraz niestosowne żarty. Rozumiemy, że w wielu przypadkach molestowanie jest subiektywnym, osobistym odczuciem i w związku z tym w pełni szanujemy uczucia osób poszkodowanych. Fortum respektuje podstawowe prawo do wolności wypowiedzi oraz prawa pracowników do uczestniczenia w życiu politycznym w sposób przewidziany w każdym kraju, w oparciu o lokalne przepisy i regulacje. Jako pracownicy Fortum w pełni rozumiemy, że opinie oraz komentarze wyrażane przez osoby związane z Fortum mogą mieć negatywny wpływ na jej publiczny wizerunek. W związku z tym, jesteśmy odpowiedzialni za unikanie wszelkich sytuacji, które mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek Fortum. Rozumiemy, że uczestnicząc jako osoby prywatne w działalności politycznej, musimy zaznaczyć, że wyrażane poglądy są naszymi prywatnymi opiniami i nie należy ich utożsamiać z oficjalnym stanowiskiem Fortum. Ta sama zasada dotyczy publicznego wyrażania wszelkich innych osobistych opinii.

8 4 POSTĘPOWANIE W BIZNESIE NASZA WSPÓŁPRACA Z KONTRAHENTAMI, KLIENTAMI ORAZ LOKALNYMI SPOŁECZNOŚCIAMI Fortum przestrzega dobrych praktyk postępowania w biznesie we wszystkich obszarach działalności. Postępujemy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji oraz unikamy wszelkich sytuacji, w których interesy prywatne mogłyby stać w konflikcie z interesami Fortum. Fortum zabrania osiągania niewłaściwych korzyści finansowych, jak również wszelkich form wyłudzania lub korupcji, włącznie z łapówkami oraz drobnymi gratyfikacjami, wręczanymi lub otrzymywanymi przez Fortum, jej pracowników, czy też członków Zarządu. Fortum przestrzega przepisów dotyczących prania brudnych pieniędzy, jak również regulacji w zakresie unikania płacenia podatków oraz prowadzi interesy jedynie z dostawcami oraz partnerami biznesowymi, którzy działają zgodnie z prawem oraz przestrzegają wszystkich formalnych wymagań Fortum stawianym kontrahentom. Wdrożone przez nas procedury sprawdzania oraz zatwierdzania kontrahentów mają na celu redukcję ryzyka w tym zakresie. Naszym celem jest promowanie transparentności w naszych działaniach oraz unikanie korzystania z usług pośredników, chyba że jest to uzasadnione interesem gospodarczym Fortum. Sposób utrzymywania kontaktów gospodarczych przez Fortum wymaga aby te relacje były przejrzyste i oparte na zdrowych ekonomicznych zasadach.

9 WSPÓŁPRACA Z URZĘDNIKAMI PAŃSTWOWYMI ORAZ DECYDENTAMI POLITYCZNYMI W pełni przestrzegamy wszelkich praw i regulacji dotyczących kontaktów z urzędnikami państwowymi oraz decydentami politycznymi na poziomie gminnym, regionalnym, krajowym i międzynarodowym (np. Unia Europejska), m.in. w zakresie lobbingu. Poza tym, przestrzegamy przyjętych przez poszczególne instytucje przepisów i zaleceń z zakresu współpracy z sektorem prywatnym. W kontaktach z organami administracji centralnej oraz organami regulacyjnymi mają zastosowanie lokalne instrukcje. oraz Kodeks etyczny dostawców stanowią podstawę wszelkich kontaktów. Od naszych dostawców oczekujemy stosowania tych samych dobrych zasad postępowania w biznesie oraz przestrzegania litery prawa. W naszym łańcuchu dostaw wymagamy od każdego dostawcy przestrzegania dziesięciu zasad stworzonych przez Global Compact pod auspicjami ONZ. Oczekujemy, że nasi dostawcy będą szanować prawa człowieka i międzynarodowe przepisy dotyczące warunków zatrudnienia, nie będą stosować praktyk korupcyjnych oraz będą promować ochronę środowiska naturalnego. PREZENTY I UCZESTNICTWO W RÓŻNEGO RODZAJU WYDARZENIACH Nigdy nie przyjmujemy, ani też nie wręczamy, 16 prezentów istotnej wartości, która przekracza 17 RELACJE Z DOSTAWCAMI ogólnie przyjęte zasady w normalnych relacjach biznesowych. Lokalne zasady i regulacje dotyczące Relacje Fortum z dostawcami oparte są na wręczania prezentów również powinny być brane uczciwości oraz zaufaniu. Nasz Kodeks etyczny pod uwagę. Przejrzystość działań Fortum oraz przestrzeganie dobrych praktyk biznesowych stanowią podstawę wszelkich kontaktów. Nigdy nie przyjmujemy, ani też nie wręczamy, prezentów w formie pieniężnej, wliczając w to w szczególności gotówkę oraz papiery wartościowe. Pod żadnym pozorem nie wolno nam też przyjmować, ani wręczać, prezentów, które mogłyby narazić na szwank reputację Fortum, jej pracowników lub kontrahentów. Nie przyjmujemy również prezentów wręczanych przez te same osoby lub organizacje w sposób powtarzający się. Uczestnictwo w wydarzeniach poza Fortum, zorganizowanych przez dostawcę lub innego kontrahenta, jest akceptowalne o ile jest to uzasadnione racjonalnymi i udokumentowanymi potrzebami biznesowymi. W tego typu wypadkach zdecydowanie zaleca się, by koszty podróży oraz pobytu były pokrywane przez Fortum.

10 5 OCHRONA MAJĄTKU FORTUM Wszelkie aktywa i zasoby Fortum sprawę, że wszelkie poufne dokumenty służą osiąganiu celów biznesowych oraz zawierające informacje biznesowe oraz zapewnianiu trwałości naszych sukcesów. tajemnice handlowe, które dostaną się w Naszym wspólnym obowiązkiem, jako niepowołane ręce, mogą mieć negatywny pracowników Fortum, jest zapewnienie wpływ na konkurencyjność Fortum oraz że majątek należący do Fortum, w tym być przyczyną strat finansowych i utraty prawa własności intelektualnej, zasoby, wiarygodności w oczach naszych partnerów i infrastruktura, budynki i wyposażenie opinii publicznej. biurowe są wykorzystywane wyłącznie w celach biznesowych. Zobowiązujemy się także, nigdy nie wykorzystywać zasobów 18 lub aktywów, będących własnością Fortum, 19 Do obszaru naszej odpowiedzialności należy ochrona aktywów i zasobów Fortum, a także zapewnienia poufności wszelkich informacji o charakterze biznesowym. do celów nieetycznych, niezgodnych z prawem lub związanych z popieraniem określonej opcji politycznej. To samo dotyczy wszelkich zasobów powierzonych nam przez naszych kontrahentów. Co więcej, Fortum przestrzega praw osób trzecich i nie będzie tolerować żadnego przypadku nielegalnego wykorzystania aktywów lub własności intelektualnej, będącej własnością innego podmiotu w działalności gospodarczej Fortum. POUFNOŚĆ INFORMACJI Fortum zobowiązuje się stać na straży poufności tajemnic handlowych, będących własnością naszej firmy lub naszych kontrahentów, jak również innych informacji biznesowych o charakterze poufnym, które zostaną nam powierzone podczas prowadzonej przez nas działalności. Zdajemy sobie także DAROWIZNY I SPONSORING Fortum wdraża korporacyjny program sponsoringu, za który odpowiada dział Corporate Relations and Strategy. Wszelkie umowy zatwierdzane są wyłącznie na podstawie pisemnego wniosku. O przekazaniu darowizn decydujemy raz w roku, zgodnie z harmonogramem ustalonym w Ustawie o spółkach. Fortum nie wspiera w żaden sposób, bezpośredni bądź pośredni, partii politycznych, poszczególnych polityków, ani też organizacji politycznych. Nasza firma nie uczestniczy też w finansowaniu kampanii wyborczych żadnych partii lub kandydatów. Fortum nie wspiera żadnych działań o charakterze religijnym, radykalnym lub też powiązanych z prywatnymi zainteresowaniami naszych pracowników i ich rodzin. Nie udzielamy również wsparcia działaniom zagrażającym środowisku lub bezpieczeństwu.

11 6 KOMUNIKACJA Celem polityki komunikacyjnej Fortum jest przyczynienie się do zrównoważonego rozwoju społeczeństwa. W związku z tym, Fortum aktywnie uczestniczy w życiu społecznym, współpracuje z interesariuszami nad inicjatywami zapewniającymi korzyści całemu społeczeństwu oraz jeżeli jest to stosowne oferuje swoje doświadczenia w procesie podejmowania decyzji politycznych oraz legislacyjnych. OMX Helsinki), nasza komunikacja oraz raporty finansowe muszą spełniać wymogi prawne, dotyczące spółek giełdowych, obowiązujące w Finlandii, muszą odpowiadać przepisom i regulacjom w zakresie obrotu giełdowego oraz innych mających zastosowanie zasad, ustalonych przez Unię Europejską. Informacje dotyczące Spółki są publikowane jednocześnie dla wszystkich interesariuszy. Nie komentujemy też w żaden 20 sposób sytuacji naszych konkurentów, ani też 21 Zgodnie z nadrzędnymi zasadami polityki komunikacji Fortum, dotyczącymi m.in. lobbingu, komunikacja Fortum jest proaktywna, przejrzysta, obiektywna i aktualna, a także istotna i dopasowana do każdej grupy docelowej. Dzięki tej postawie, Fortum wzmacnia swoją wiarygodność, poczucie odpowiedzialności oraz zaufanie ze strony swoich partnerów, a także wspiera skuteczne wdrożenie strategii oraz realizację misji firmy. Fortum prezentuje swoje produkty oraz usługi w sposób zgodny z prawdą we wszystkich materiałach komunikacyjnych oraz marketingowych. Nie wygłaszamy fałszywych stwierdzeń i ściśle przestrzegamy wytycznych, dotyczących odpowiedzialnej komunikacji w marketingu. Oświadczenia dotyczące kwestii środowiskowych są zgodne z wszelkimi przepisami mającymi zastosowanie w marketingu środowiskowym. Jako, że akcje Fortum są notowane na helsińskiej giełdzie papierów wartościowych (NASDAQ nie spekulujemy i nie odnosimy się do plotek rynkowych. Jedynie wyznaczone do tego osoby mogą wydawać publiczne oświadczenia dotyczące Fortum. Naszym celem jest stałe wzmacnianie naszej wiarygodności, poczucia odpowiedzialności oraz zaufania ze strony naszych interesariuszy.

12 7 KONFLIKT INTERESÓW Powinniśmy unikać wszelkich konfliktowych sytuacji w których interesy osobiste kolidują z interesami Fortum. Konflikt interesów to dowolna okoliczność lub sytuacja, w której bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste mogą kolidować z interesem gospodarczym Fortum. Konflikt interesów pojawia się, kiedy pracownik lub członek jego rodziny posiada udziały w firmie będącej pośrednim lub bezpośrednim dostawcą, klientem lub wykonawcą Fortum, lub też osiąga korzyści ze współpracy z tą firmą. Jako pracownicy Fortum rozumiemy, że praca wykonywana przez nas dla Fortum powinna być realizowana jedynie w najlepszym interesie firmy oraz w sposób wolny od konfliktów interesów. Zgadzamy się także, że konflikt interesów może pojawić się również w wyniku relacji osobistych z kontrahentami lub współpracownikami. W takim wypadku, powinniśmy wyłączyć się z udziału w procesie decyzyjnym oraz zgłosić zaistniałą sytuację swoim przełożonym. Mając to na uwadze, kierownictwo powinno zostać poinformowane o relacjach osobistych między pracownikiem i przełożonym, jeśli istnieje możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Rozumiemy bowiem, że konflikt interesów może również mieć wpływ na naszą zdolność do ochrony majątku Fortum. Z zasady, powinniśmy unikać wszelkich sytuacji mogących potencjalnie stanowić konflikt interesów. Drugi etat, stanowisko kierownicze w firmie zewnętrznej, a także zasiadanie w organach innych podmiotów bez prawa do wynagrodzenia, powinny być zgłaszane przełożonym, jeżeli mogą mieć potencjalnie związek z działalnością Fortum. Dodatkowo, wymagania ustanowione przez lokalne prawa i regulacje powinny być bezwzględnie przestrzegane, o ile nie stoją one w sprzeczności z niniejszym Kodeksem etycznym.

13 8 POSTĘPOWANIE W ZGODZIE Z NASZYM KODEKSEM Każdy pracownik Fortum jest zobowiązany Łatwiej jest zapobiec naruszeniu, niż stawić 24 przestrzegać Kodeksu etycznego. Dodatkowo, czoło jego konsekwencjom. Z tej też przyczyny, wszyscy odpowiadamy za zapobieganie oraz pracownicy Fortum powinni dołożyć wszelkich 25 niezwłoczne zgłaszanie, poprzez oficjalne starań, by promować zachowania zgodne z kanały komunikacji, ewentualnych przypadków zasadami zawartymi w Kodeksie etycznym. naruszenia zasad Kodeksu etycznego. Do obowiązków kierowników należy upewnianie się, czy te kanały komunikacji są dobrze znane pracownikom. Jednakże nie mogą być one wykorzystywane do zgłaszania fałszywych zawiadomień. Wszelkie zgłoszenia dotyczące naruszania zasad w Fortum są sprawdzane zgodnie z ustalonymi procedurami. Zgłoszenie naruszenia zasad etyki biznesowej nie wywołuje negatywnych konsekwencji zawodowych. W trakcie dochodzenia dotyczącego naruszeń zapewniamy poufność oraz nie podejmujemy akcji dyscyplinarnych względem osoby oskarżonej o przewinienie lub naruszenie procedur do momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego. Osoby, które naruszyły Kodeks etyczny, będą podlegać odpowiednim sankcjom dyscyplinarnym. Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za zapobieganie wykroczeniom oraz zgłaszanie wszelkich potencjalnych naruszeń.

14 JAK ZGŁOSIĆ NARUSZENIE 26 Jeśli masz pytanie lub wątpliwość, dotyczącą 27 właściwego postępowania lub podejrzewasz, że Kodeks etyczny został naruszony, prosimy o kontakt ze swoim bezpośrednim przełożonym, innym managerem wyższego szczebla lub działem kontroli wewnętrznej. Możesz także zgłosić naruszenie za pośrednictwem naszej strony internetowej fortum.com: Corporation > Corporate governance > Code of Conduct. Niewłaściwe użytkowanie powyższych kanałów komunikacji jest niedopuszczalne w Fortum internal.audit@fortum.com W celu uzyskania dodatkowych informacji, zachęcamy do odwiedzenia intranetu: O Fortum > Kodeks etyczny

15 Fortum Corporation Keilaniementie 1, Espoo POB FORTUM FINLANDIA tel fax pol