1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Transkrypt

1 Istotne Warunki Zamówienia na świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych dot. zamówienia finansowanego ze środków publicznych w trybie przetargu przeprowadzonego na podstawie art in. kodeksu cywilnego Nazwa oraz adres Zamawiającego: Klub ŻAK w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 195/197, Gdańsk, tel./fax , biuro@klubzak.com.pl Tryb udzielenia zamówienia: niniejszy przetarg organizowany jest w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego, zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z z późn. zm.), na podstawie którego ustawy nie stosuje się do zamówień o wartości poniżej EURO. 1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych (Kod CPV: (Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych , (Usługi transportu lotniczego). Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: 1.1. zapewnienie rezerwacji, wystawiania i sprzedaży biletów lotniczych na warunkach i w klasach zlecanych przez Zamawiającego, m.in.: ekonomicznej i biznes na trasach krajowych, europejskich i reszty świata, a także w tzw. low cost airlines ; 1.2. przedstawianie Zamawiającemu, najkorzystniejszych, dostępnych na rynku ofert na zakup biletów lotniczych w terminie nie dłuższym niż 2 godziny od przekazania zlecenia. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca przedstawi informacje o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, 1.3. zapewnienie sprzedaży biletów zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zlecenia przekazanego faksem lub drogą elektroniczną, a w wyjątkowych sytuacjach telefonicznie, 7 dni w tygodniu również w dniach ustawowo wolnych od pracy, w godz. od 9.00 do możliwość dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji w sytuacji zmiany terminu wylotów, 1.5. możliwość bezkosztowego odwołania rezerwacji przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach 1.7. przesyłanie pocztą elektroniczną dokumentów podróży (biletów) w terminach ustalanych z Zamawiającym umożliwiających rozpoczęcie podróży odbiorcy biletu w wyznaczonym terminie, nie później jednak niż dwa dni po wykupieniu biletu oraz doręczanie faktur za bilety do siedziby Zamawiającego 1.8. przejęcie obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych; zagubienia bagażu; 1.9. każdorazowe niezwłoczne informowanie Zamawiającego drogą elektroniczną na temat wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołanie rejsu; przyjęcie zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia W okresie 12 miesięcy poprzedzających niniejsze postępowanie Zamawiający zakupił około 65 biletów lotniczych, w tym 25 linii regularnych IATA na połączeniach krajowych, 30 linii regularnych IATA na połączeniach międzynarodowych, 10 lini przewoźnika tzw. Low Cost Arlines., 2. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 3.1. Realizacja zamówienia następowała będzie sukcesywnie przez okres 12 miesięcy, licząc od dnia podpisania umowy przez Strony lub do momentu wyczerpania kwoty umowy, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej, zgodnie ze szczegółowymi zleceniami Zamawiającego Zamawiający zastrzega, że nie jest zobowiązany do wyczerpania swoimi zleceniami kwoty, na którą zawarta zostanie umowa, w okresie obowiązywania umowy. 1

2 4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 4.1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca spełniający łącznie następujące warunki: posiadający uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, objętych niniejszym postępowaniem, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadający wiedzę i doświadczenie, tj.: w postaci należytego wykonania, lub wykonywania, co najmniej dwóch kompleksowych usług rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych o wartości nie mniejszej niż ,00 zł brutto, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert; a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, dysponujący odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia zapewniającymi wykonanie zamówienia, tj. minimum 3 osobami z kwalifikacjami kasjera lotniczego uznawanymi przez IATA - Międzynarodowe Zrzeszenie Przewoźników posiadający sytuację ekonomiczną i finansową zapewniającą wykonanie zamówienia w postaci ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, o wartości minimum ,00 zł Ocena spełnienia ww. warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje i dokumenty załączone do oferty. 5. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 5.1. Wraz z ofertą należy złożyć: Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków w postępowaniu według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do IWZ, Wykaz wykonanych, lub wykonywanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do IWZ, Aktualny odpis/wydruk z systemu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert Wybrany Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w terminie 2 dni od wezwania, a przed zawarciem umowy: Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z udokumentowanymi informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. 6. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie przewiduje wnoszenia wadium. 7. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 7.1. Zgodnie z wyborem Zamawiającego, w niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku przekazania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub drogą elektroniczna, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania Oferta oraz dokumenty uzupełniane do oferty potwierdzające spełnianie warunków mogą być przekazane wyłącznie w formie pisemnej Osobą uprawniona do porozumiewania się w Wykonawcami jest: Natasza Garczyńska Zienowicz - główny spec. ds. zamówień publicz. tel wew. 113, w godz natasza.garczynska@klubzak.com.pl 8. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawcy przystępujący do przetargu są związani treścią oferty przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 9. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 9.1. Ofertę należy sporządzić wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik Nr 1 do IWZ, w jednym egzemplarzu Do oferty należy dołączyć: 2

3 a) dokumenty i oświadczenia wymienione w pkt 5.1. IWZ, b) w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia - pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub poświadczonej przez Mocodawcę kopii, treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności do wykonania, których pełnomocnik jest upoważniony. c) pełnomocnictwo do podpisania oferty, dla osoby, która nie składa osobiście oferty w swoim imieniu lub której prawo do reprezentacji nie wynika z dokumentu wskazanego w punkcie IWZ. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub poświadczonej przez Mocodawcę kopii, treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności do wykonania, których pełnomocnik jest upoważniony Oferta powinna być sporządzona pod rygorem nieważności w formie pisemnej w języku polskim oraz podpisana przez Wykonawcę lub jego przedstawiciela Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski Oferta musi być zapakowana w nieprzeźroczystą kopertę, zabezpieczoną przed otwarciem i opieczętowaną pieczęcią firmową wykonawcy, zawierającą następujące oznaczenie: Oferta na świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych. nie otwierać przed 27 listopada 2014, godz Na kopercie powinna znajdować się w pieczęć firmowa lub odręczny napis, firmy wykonawcy i jego siedziby, zgodnie z danymi rejestrowymi/ewidencyjnymi W przypadku wysłania oferty drogą pocztową, jako termin złożenia oferty, Zamawiający uzna termin, w jakim oferta znalazła się w posiadaniu Zamawiającego tj. w dniu jej doręczenia Wymagane dokumenty należy złożyć w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzających za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę (osoby) uprawnioną do podpisania oferty z dopiskiem za zgodność z oryginałem, za wyjątkiem oferty oraz oświadczenia o spełnieniu warunków, które należy złożyć w oryginale oraz pełnomocnictw, dla których forma została określona w punkcie W ofercie należy wskazać część zamówienia, której wykonanie Wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy, w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, powinny zostać wyraźnie oznaczone zastrzeżeniem Wykonawcy, pod rygorem uznania, że stanowią one informacje jawne Wykonawcy występujący wspólnie: Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy są poświadczane za zgodność z oryginałem przez tego Wykonawcę. 10. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego i zaadresować: Klub Żak, ul. Grunwaldzka 195/ Gdańsk, Sekretariat, Oferty należy składać do dnia 27 listopada 2014, do godz Zamawiający otworzy koperty z ofertami dnia 27 listopada 2014, do o godz w Klubie ŻAK w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 195/197, pokój nr 306. Otwarcie ofert jest jawne. 11. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY Cena podana w ofercie powinna być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, Wykonawca ma obowiązek zaproponować tylko jedną cenę w danym kryterium cenowym i nie może jej zmienić Cena musi obejmować podatek VAT Cena podana w ofercie będzie stała tzn. nie ulegnie zmianie przez okres ważności oferty (związania) oraz okres realizacji (wykonania) przedmiotu zamówienia Cena rozumiana jest jako całkowity koszt wystawienia jednego biletu, tj. opłata transakcyjna, rozumiana jako suma wszystkich kosztów związanych z wystawieniem i dostarczeniem biletów oraz pozostałych usług wynikających z umowy, jaką Wykonawca nalicza przy sprzedaży biletu. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, warunkami stawianymi przez Zamawiającego w specyfikacji i projekcie umowy (w szczególności: rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, pomocy wyboru wariantów połączenia, zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych) Cena nie obejmuje wartości poszczególnych biletów nie wlicza się kosztu biletu wynikającego z taryfy przewoźnika. 3

4 11.6. Przy ocenie ofert będą brane pod uwagę ceny - koszt wystawienia biletu w zakresie przewoźnika linii regularnych (IATA) w połączeniach międzynarodowych, koszt wystawienia biletu w zakresie przewoźnika tzw. Low Cost Arlines, tj. niskokosztowego i koszt wystawienia biletu w zakresie przewoźnika linii regularnych (IATA) w połączeniach krajowych (CENA OFERTY). 12. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Kryterium oceny oferty: C1 = cena w zakresie przewoźnika linii regularnych IATA za połączenia międzynarodowe - 60% (rozumiana jako całkowity koszt wystawienia jednego biletu, tj. opłata transakcyjna, rozumiana jako suma wszystkich kosztów związanych z wystawieniem i dostarczeniem biletów, jaką Wykonawca nalicza przy sprzedaży biletu, w zakresie przewoźnika IATA) Punktacja w tym kryterium C1 będzie liczone wg wzoru: liczba punktów = x 100 x 60% C2 = cena w zakresie przewoźnika tzw. Low Cost Arlines - 10% (rozumiana jako całkowity koszt wystawienia jednego biletu, tj. opłata transakcyjna jako suma wszystkich kosztów związanych z wystawieniem i dostarczeniem biletów jaką Wykonawca nalicza przy sprzedaży biletu, w zakresie przewoźnika tzw. Low Cost Arlines tj. niskokosztowego przewoźnika) Punktacja w tym kryterium C2 będzie liczone wg wzoru: liczba punktów = x 100 x10% C3 = cena w zakresie przewoźnika linii regularnych IATA za połączenia krajowe - 30% (rozumiana jako całkowity koszt wystawienia jednego biletu, tj. opłata transakcyjna, rozumiana jako suma wszystkich kosztów związanych z wystawieniem i dostarczeniem biletów, jaką Wykonawca nalicza przy sprzedaży biletu, w zakresie przewoźnika IATA) Punktacja w tym kryterium C3 będzie liczone wg wzoru: liczba punktów = x 100 x 30% Ocenę końcową oferty S stanowi suma liczby punktów uzyskanych za kryterium cena w zakresie linii regularnych przewoźnika IATA za połączenia międzynarodowe, cena w zakresie przewoźnika tzw. Low Cost Arlines oraz cena w zakresie przewoźnika linii regularnych IATA za połączenia krajowe, tj. C1 + C2 +C3 = S Przed oceną ofert Zamawiający sprawdzi formalną stronę uczestnictwa Wykonawcy w postępowaniu i określi, czy oferta została prawidłowo podpisana, czy jest zgodna z wymaganiami przedstawionymi w IWZ W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz uzupełnień dokumentów Zamawiający poprawia w ofercie: oczywiste pomyłki pisarskie, oczywiste pomyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Istotnymi Warunkami Zamówienia nie powodujące istotnych zmian w treści ofert O poprawkach pomyłek Zamawiający niezwłocznie zawiadamia Wykonawcę, którego oferta została poprawiona O wyniku postępowania Zamawiający poinformuje na swojej stronie internetowej oraz bezpośrednio (drogą elektroniczna lub faksem) wykonawców, którzy złożyli oferty Zamawiający może unieważnić niniejsze postępowanie przetargowe w każdym jego stadium, w tym zamknąć przetarg bez dokonania wyboru żadnej z ofert nawet po ich złożeniu Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom Ustawy oraz niniejszej IWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru. 4

5 13. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Wszelkie istotne postanowienia zawarte są we wzorze umowy stanowiącej Załącznik Nr 4 do IWZ Termin płatności należności z tytułu umowy to 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. 14. FORMALNOŚCI, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Wybrany Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w terminie 2 dni od wezwania, a przed zawarciem umowy dokumenty wskazane w punkcie 5.2. niniejszych IWZ Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia przed zawarciem umowy Wykonawcy ci złożą umowę regulującą ich współpracę Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty. 15. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCE WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE POSTANOWIENIA KOŃCOWE W niniejszym postępowaniu brak jest środków odwoławczych Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcami powinny odbywać się w walucie polskiej PLN W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. Załączniki: Załącznik nr 1 Wzór oferty Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków w postępowaniu Załącznik nr 3 Wykaz usług Załącznik nr 4 Wzór umowy 5