Zarządzenie nr 39/2005/2006 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 21 marca 2006 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 39/2005/2006 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 21 marca 2006 roku w sprawie: wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Na podstawie art. 66 ust. 1 i 2 w związku z art. 83 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (DzU Nr 164, poz. 1365) co następuje: zarządzam, 1 Wprowadzam Regulamin organizacyjny Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego, zwany dalej Regulaminem, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuję kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni do zapoznania wszystkich podległych pracowników z postanowieniami Regulaminu. 3 Traci moc obowiązującą Regulamin Organizacyjny Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego wprowadzony zarządzeniem Nr 22/2002/2003 Rektora z dnia 31 stycznia 2003 roku z wyjątkiem następujących zapisów: ust. 1 9; ust. 4; ust. 1 pkt. 5 i 6, ust. 2, ust. 3 pkt. 1-3, które zachowują moc obowiązującą do dnia 31 grudnia 2006 roku. W zapisach, o których mowa wyżej w 4 ust.1 4, wyrazy AB i dyrektor administracyjny zastępuje się wyrazami UKW i Kanclerz. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 kwietnia 2006 roku. R e k t o r prof. dr hab. Adam Marcinkowski

2 REGULAMIN ORGANIZACYJNY UNIWERSYTETU KAZIMIERZA WIELKIEGO I. POSTANOWIENIA OGÓLNE Uniwersytet Kazimierza Wielkiego, zwany dalej Uniwersytetem jest uczelnią publiczną, utworzoną na mocy ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o utworzeniu Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy (Dz. U. Nr 90, poz. 755). 2. Uniwersytet działa na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365), innych ustaw i przepisów dotyczących szkolnictwa wyższego oraz statutu Uniwersytetu. 2. Regulamin organizacyjny Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego, zwany dalej Regulaminem określa: 1) strukturę organizacyjną Uniwersytetu, 2) organizację oraz zasady działania administracji, 3) zakresy działania jednostek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk administracji Działalnością Uniwersytetu kieruje rektor, który reprezentuje go na zewnątrz. 2. Rektor jest przełożonym pracowników i studentów Uniwersytetu. 3. Rektor kieruje działalnością Uniwersytetu przy pomocy prorektorów oraz kanclerza. II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA UNIWERSYTETU Jednostki organizacyjne wchodzące w skład struktury organizacyjnej Uniwersytetu oraz zasady ich tworzenia, przekształcania i znoszenia określa z zastrzeżeniem ust. 2 statut Uniwersytetu. 2. Zasady tworzenia, przekształcania i znoszenia jednostek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk administracji Uniwersytetu określa niniejszy Regulamin Strukturę organizacyjną Uniwersytetu określa Schemat organizacyjny Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego, który zawiera następujące załączniki do Regulaminu: 1) załącznik nr 1 Schemat organizacyjny Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego, 2) załącznik nr 1a Schemat organizacyjny wydziałów Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. 2. Wykaz organów jednoosobowych oraz jednostek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk Uniwersytetu, zgodnie z ich podporządkowaniem organizacyjnym stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

3 2 3. Strukturę wewnętrzną oraz zakresy działania jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych określają ich odrębne regulaminy. III. STRUKTURA ORGANIZACYJNA ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU Administracja zapewnia realizację zadań Uniwersytetu, wykonując czynności administracyjne, gospodarcze, techniczne i finansowe. 2. Nadzór nad administracją i gospodarką Uniwersytetu sprawuje rektor. 7. Administracja Uniwersytetu działa w jednostkach prowadzących działalność podstawową i pomocniczą, jako administracja: 1) ogólna, 2) centralna, 3) wydziałowa Administracja ogólna zapewnia obsługę administracyjną rektora, prorektorów oraz podległych im organizacyjnie jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych. 2. Administracja ogólna podlega organizacyjnie odpowiednio rektorowi oraz właściwym prorektorom. 3. Niezależnie od podległości organizacyjnej administracja ogólna w zakresie spraw, o których mowa w 14 Regulaminu podlega funkcjonalnie kanclerzowi Administracja centralna wykonuje zadania w zakresie: 1) obsługi administracyjnej i finansowej, 2) gospodarki lokalowej, 3) prac o charakterze gospodarczym, technicznym i porządkowym. 2. Administracja centralna podlega organizacyjnie kanclerzowi Administracja wydziałowa zapewnia obsługę administracyjną organów wydziału oraz dyrekcji instytutów, katedr i innych jednostek organizacyjnych funkcjonujących w ramach wydziału. 2. Administracja wydziałowa podlega organizacyjnie właściwym dziekanom a administracja instytutów i katedr - dyrektorom tych instytutów i kierownikom katedr. 3. Do administracji wydziałowej stosuje się odpowiednio 8 ust. 3.

4 Podstawową jednostką organizacyjną administracji Uniwersytetu jest dział. 2. Dział może być utworzony, gdy zatrudnia się w nim co najmniej 5 (pięciu) pełnoetatowych pracowników (wliczając kierownika działu). 3. W ramach działu mogą być tworzone sekcje lub biura w przypadku gdy zatrudnia się w nim co najmniej 10 (dziesięciu) pełnoetatowych pracowników (wliczając kierownika działu). 4. Poza działami tworzy się: 1) sekretariaty; 2) samodzielne biura; 3) inspektoraty; 4) zespoły, 5) samodzielne stanowiska pracy. 5. Jednostkami organizacyjnymi administracji wydziałowej są dziekanaty i sekretariaty Jednostki organizacyjne oraz samodzielne stanowiska pracy w administracji tworzy, przekształca i znosi rektor z własnej inicjatywy lub odpowiednio: 1) w administracji centralnej na wniosek kanclerza; 2) w administracji ogólnej, z wyjątkiem części podległej bezpośrednio rektorowi, na wniosek właściwego prorektora, zaopiniowany przez kanclerza, 3) w administracji wydziałowej, na wniosek właściwego dziekana lub dyrektora instytutu albo kierownika katedry wydziałowej, zaopiniowany przez kanclerza. IV. ZASADY KIEROWANIA ADMINISTRACJĄ Administracją Uniwersytetu kieruje jednoosobowo rektor przy pomocy prorektorów oraz kanclerza. 2. Zakres uprawnień i obowiązków prorektorów określa rektor w niniejszym regulaminie Kanclerz kieruje administracją i gospodarką Uniwersytetu w zakresie określonym przez statut oraz rektora Kanclerza zatrudnia rektor po zasięgnięciu opinii senatu Uniwersytetu, w trybie konkursu. Komisję konkursową powołuje rektor. Przewodniczący komisji przedkłada rektorowi regulamin konkursu, który z chwilą zatwierdzenia przez rektora jest jedynym obowiązującym aktem normującym zasady wyboru i zatrudniania kanclerza. 2. Kanclerza odwołuje rektor po zasięgnięciu opinii senatu. 3. Kanclerz odpowiada za swoją działalność przed rektorem oraz senatem Uniwersytetu.

5 4 16. Kanclerz sprawuje swoją funkcję przy pomocy dwóch zastępców, z których jeden pełni funkcję kwestora. 17. Zasady zatrudniania oraz wynagradzania pracowników administracji Uniwersytetu określa rektor zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. V. ZASADY DZIAŁANIA ADMINISTRACJI Jednostki organizacyjne i samodzielne stanowiska administracji organizują, wykonują oraz koordynują prace wynikające z przyporządkowanych im zakresów działania w celu realizacji zadań Uniwersytetu oraz sprawnego funkcjonowania uczelni, a w szczególności: 1) zapewniają zgodność prowadzonych działań z obowiązującymi przepisami prawa, 2) sporządzają analizy kosztów oraz efektów prowadzonych działalności, ustalają niezbędne normatywy, harmonogramy, kalkulacje oraz prowadzą ewidencje, rejestry, wykazy i zestawienia, 3) przygotowują projekty decyzji, umów, porozumień i innych dokumentów, w tym wewnętrznych aktów prawnych Uniwersytetu w zakresie spraw realizowanych merytorycznie, 4) opracowują sprawozdania, rozliczenia, opinie, wnioski i inne materiały, 5) dbają o ochronę powierzonego mienia, 6) rozpatrują i załatwiają skargi i wnioski, 7) prowadzą niezbędną dokumentację, 8) prowadzą zbiory przepisów prawnych związanych z zakresem swojego działania, 9) przechowują, zabezpieczają i archiwizują dokumenty, zgodnie z obowiązującymi przepisami Zakres obowiązków i odpowiedzialności kierowników oraz pracowników administracji określają ich szczegółowe zakresy czynności. 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych administracji oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach administracji odpowiadają za sprawną organizację pracy w podległej jednostce oraz na zajmowanym stanowisku, a w szczególności za: 1) właściwe, terminowe oraz zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami wykonanie powierzonych zadań, 2) inicjowanie działań w celu ograniczania kosztów oraz usprawniania i zwiększania efektywności działania podległej jednostki organizacyjnej lub stanowiska 3) występowanie z wnioskami w zakresie unormowań zawartych w wewnętrznych aktach prawnych, 4) zapewnienie przestrzegania przepisów prawa pracy, 5) merytoryczne i formalne przygotowanie spraw do decyzji właściwych przełożonych, 6) prawidłowe wykorzystanie i ochronę powierzonego mienia, 7) zapewnienie wymaganych warunków pracy oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie bhp i ochrony ppoż.,

6 5 8) merytoryczny i formalny nadzór nad pracą podległych pracowników, 9) prowadzenie bieżących szkoleń podległych pracowników, udzielanie niezbędnych wyjaśnień i instruktaży zapewniających sprawną i kompetentną realizację zadań, a także dbałość o podnoszenie kwalifikacji podległych pracowników. 3. Realizując zadania administracji, osoby o których mowa w ust. 2 zobowiązane są do bieżącej znajomości przepisów, stałego samokształcenia oraz ścisłej współpracy z kierownikami innych jednostek w formie uzgodnień, konsultacji, opinii, wyjaśnień, udostępniania materiałów i danych oraz prowadzenia wspólnych prac nad określonymi zadaniami. 4. Współpracę prowadzi się bezpośrednio, ograniczając do niezbędnego minimum korespondencję wewnętrzną. 5. W przypadku realizacji zadań wymagających współdziałania kilku jednostek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk administracji współpracę tę inicjuje, koordynuje i organizuje kierownik lub pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku, w którego zakresie działania mieści się problem podstawowy. 20. Pracownicy administracji bezpośrednio podlegają kierownikowi jednostki, w której pracują i zobowiązani są w szczególności do: 1) realizacji zadań określonych w zakresach czynności oraz sprawnego wykonywania przydzielonych prac, 2) znajomości i przestrzegania obowiązujących przepisów prawa dotyczących całego zakresu wykonywanych prac, w tym wewnętrznych aktów prawnych, a w szczególności statutu, regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy, przepisów o ochronie tajemnicy służbowej i państwowej, a także przepisów w zakresie bhp i ochrony ppoż., 3) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, 4) przestrzegania porządku i dyscypliny pracy, 5) dbania o powierzone mienie, 6) pogłębiania wiedzy niezbędnej do realizacji zadań, a także podnoszenia kwalifikacji, jakości pracy i usprawniania sposobów jej wykonywania, 7) współdziałania i udzielania pomocy w wykonywaniu zadań współpracownikom, 8) analiza i usprawnianie metod pracy W celu zapewnienia sprawnego wykonania zadań w jednostkach administracji stosuje się zasadę automatycznego zastępstwa nieobecnych, o ile nie narusza ona przepisów prawa pracy. 2. Zakresy wzajemnego zastępstwa wyznacza się w zakresach czynności pracowników Każdy dokument sporządzany w Uniwersytecie powinien być parafowany przez pracownika, który go przygotował. 2. Rodzaj dokumentów, do których podpisywania pracownik jest upoważniony określa się szczegółowo w zakresie czynności pracownika. 3. Dokumenty przedstawiane do podpisu rektorowi, prorektorom, dziekanom, dyrektorom instytutów, kierownikom katedr, kanclerzowi i jego zastępcom wymagają, na dowód

7 6 sprawdzenia ich poprawności pod względem merytorycznym i formalnym, zaakceptowania przez kierownika jednostki organizacyjnej administracji, w której zostały przygotowane a w przypadku samodzielnego stanowiska - przez pracownika zatrudnionego na tym stanowisku. 4. Wszelkie umowy oraz akty prawne wynikające z działalności Uniwersytetu wymagają uprzedniej akceptacji przez radcę prawnego Uniwersytetu pod względem formalnoprawnym, a umowy i zamówienia także akceptacji kwestora Kwestie sporne w obrębie administracji rozstrzyga: 1) kierownik jednostki organizacyjnej administracji - jeśli kwestia sporna powstała w obrębie danej jednostki, 2) kanclerz lub jego zastępcy, odpowiednio do bezpośredniego podporządkowania jednostki - jeśli spór toczy się pomiędzy pracownikiem a kierownikiem jednostki administracji centralnej, 3) kanclerz - jeśli spór toczy się pomiędzy kierownikami jednostek administracji centralnej, a także pomiędzy kierownikiem jednostki administracji centralnej a zastępcą kanclerza, 4) właściwy dziekan w porozumieniu z kanclerzem - jeśli spór toczy się pomiędzy pracownikiem a kierownikiem jednostki administracji wydziałowej, a także pomiędzy kierownikami jednostek administracji wydziałowej, 5) rektor lub prorektor, odpowiednio do bezpośredniego podporządkowania jednostki, w porozumieniu z kanclerzem - jeśli spór toczy się pomiędzy pracownikiem a kierownikiem jednostki administracji ogólnej, 6) rektor - jeśli spór toczy się pomiędzy kierownikami jednostek administracji ogólnej, pomiędzy administracją centralną a administracją ogólną, pomiędzy administracją centralną a administracją wydziałową, a także pomiędzy administracją ogólną a administracją wydziałową. 2. Postanowienia ust. 1 w zakresie dotyczącym kierowników jednostek organizacyjnych administracji stosuje się odpowiednio do pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach administracji. VI. KOMPETENCJE REKTORA I PROREKTORÓW REKTOR Kieruje działalnością Uniwersytetu przy pomocy prorektorów oraz kanclerza i reprezentuje go na zewnątrz. 2. Rektor jest przełożonym pracowników, studentów i doktorantów Uniwersytetu. 3. Zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności rektora określają przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i Statut Uniwersytetu. 4. Rektorowi podlega bezpośrednio część administracji ogólnej określonej odpowiednio w załącznikach nr 1 i nr 2 do niniejszego regulaminu.

8 7 25. PROREKTOR DS. ORGANIZACJI I ROZWOJU 1. Inicjuje oraz organizuje działania w zakresie planowania strategicznego i rozwoju uczelni. 2. Dysponuje środkami finansowymi związanymi z promocją Uniwersytetu. 3. Nadzoruje realizację projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, w tym w szczególności w ramach Funduszy Unii Europejskiej. 4. Nadzoruje realizację polityki przestrzennej Uniwersytetu. 5. Nadzoruje pozyskiwanie środków w ramach funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. 6. Organizuje tworzenie planów wydawniczych i nadzoruje ich realizację. 7. Nadzoruje funkcjonowanie Biuletynu Informacji Publicznej. 8. Współpracuje z rektorem w zakresie doskonalenia struktury organizacyjnej Uniwersytetu. 9. Czuwa nad organizacją i realizacją kształcenia w formie kursów w ramach specjalnych programów krajowych i zagranicznych. 10. Inicjuje i nadzoruje promocję Uniwersytetu. 11. Nawiązuje oraz realizuje współpracę z fundacjami i towarzystwami naukowymi. 12. Odpowiada za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych. 13. Podlega mu bezpośrednio część administracji ogólnej i jednostki ogólnouczelniane określone odpowiednio w załącznikach nr 1 i nr 2 do niniejszego regulaminu. 26. PROREKTOR DS. NAUKI I WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ 1. Nadzoruje sprawy związane z prowadzeniem badań naukowych. W tym zakresie nadzoruje współpracę uczelni z MEiN oraz placówkami zagranicznymi. 2. Inicjuje i nadzoruje współpracę z uczelniami i organizacjami zagranicznymi oraz całokształt spraw związanych z wyjazdami zagranicznymi. 3. Dysponuje środkami finansowymi związanymi z realizacją działalności naukowo - badawczej (badania statutowe, badania własne, badania zlecone, projekty badawcze, itp.) 4. Wnioskuje o podział nagród rektorskich za działalność naukowo dydaktyczną. 5. Przygotowuje wnioski o Nagrody Ministra Edukacji i Nauki. 6. Opracowuje roczne sprawozdania z działalności badawczej uczelni. 7. Inicjuje działania w zakresie informatyzacji Uniwersytetu. 8. Odpowiada za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych. 9. Podlega mu bezpośrednio część administracji ogólnej i jednostek ogólnouczelnianych oraz Biblioteka Główna określone odpowiednio w załącznikach nr 1 i nr 2 do niniejszego regulaminu. PROREKTOR DS. DYDAKTYCZNYCH Odpowiada za realizację procesu dydaktycznego uczelni na studiach, studiach doktoranckich, podyplomowych oraz kursach dokształcających. 2. Ocenia i kontroluje przebieg procesu dydaktycznego zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Proponuje zmiany organizacyjne dla potrzeb kształcenia, w tym tworzenie nowych kierunków studiów.

9 8 4. Dysponuje wydzielonymi środkami funduszu dydaktycznego oraz kontroluje właściwe ich wykorzystanie. 5. Współpracuje z samorządem studenckim i organizacjami młodzieżowymi oraz sprawuje opiekę nad studencką działalnością naukową, kulturalną i sportową. 6. Nadzoruje funkcjonowanie systemu pomocy materialnej dla studentów, rozdział stypendiów i zapomóg, działalność Domów Studenta oraz działalność merytoryczną klubów studenckich. 7. Koordynuje postępowania dyscyplinarne dotyczące studentów. 8. Nadzoruje oraz podejmuje decyzje w zakresie finansowania działalności kulturalnej, naukowej, sportowej studentów. 9. Kontroluje przebieg studiów studentów niepełnosprawnych oraz studentów zagranicznych. 10. Odpowiada za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych. 11. Podlega mu część administracji ogólnej i jednostki międzywydziałowe określone odpowiednio w załącznikach nr 1 i 2 do niniejszego regulaminu. VII. ZAKRES DZIAŁANIA KANCLERZA I ZASTĘPCÓW KANCLERZA KANCLERZ 28. Kanclerz zarządza majątkiem Uniwersytetu, w ramach obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności: 1) organizuje, kieruje i koordynuje oraz sprawuje nadzór nad działalnością jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w sferze administracyjnej i finansowej, 2) podlega mu bezpośrednio część administracji centralnej określona odpowiednio w załącznikach nr 1 i nr 2 do niniejszego regulaminu, 3) przeprowadza ocenę działalności administracji centralnej, 4) reprezentuje Uniwersytet w zakresie posiadanych kompetencji oraz na podstawie innych upoważnień rektora, 5) określa zasady bieżącego zarządzania majątkiem Uniwersytetu oraz podejmuje działania zapewniające zachowanie, właściwe wykorzystanie i powiększanie składników tego majątku, 6) inicjuje tworzenie oraz nadzoruje realizację planów: rzeczowo-finansowych, zatrudnienia, inwestycyjnych, remontowych, a także planów zakupu składników rzeczowych, 7) wydaje wewnętrzne akty prawne regulujące realizację zadań administracji oraz w zakresie uprawnień przekazanych przez rektora, 8) współpracuje z organami Uniwersytetu w zakresie zadań realizowanych przez administrację, 9) odpowiada za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych. ZASTĘPCA KANCLERZA 29. Do zakresu działania zastępcy kanclerza należy w szczególności: 1) organizowanie, koordynowanie i kontrolowanie pracy podporządkowanych bezpośrednio jednostek administracji określonych odpowiednio w załącznikach nr 1 nr 2 do niniejszego regulaminu,

10 9 2) akceptowanie i podpisywanie wszelkich umów i zamówień realizowanych przez bezpośrednio podległe jednostki, z wyjątkiem umów dotyczących spraw kadrowych, do kwoty nie przekraczającej równowartości EURO z obligatoryjną kontrasygnatą kwestora, 3) analizowanie i nadzór nad wykonaniem planów zakupów i usług finansowanych ze środków ogólnouczelnianych, 4) podejmowanie działań w zakresie zapewnienia sprawności funkcjonalnej obiektów oraz utrzymania ładu i porządku na terenie i w obiektach Uniwersytetu, a także w zakresie ochrony mienia, 5) dbałość i odpowiedzialność za stan techniczny obiektów i kompletność niezbędnej w tym zakresie dokumentacji, 6) prowadzenie gospodarki wynajmu obiektów, sal oraz innych pomieszczeń i powierzchni niewykorzystanych na cele naukowo-dydaktyczne, 7) analiza efektywności pracy podległych jednostek, 8) bieżące informowanie kanclerza o stanie zadań realizowanych przez podległe jednostki, 9) przedstawianie kanclerzowi propozycji i wniosków w sprawach osobowych pracowników i kierowników podległych jednostek, 10) wskazywanie kanclerzowi zakresu spraw do planu kontroli wewnętrznej, 11) inicjowanie wewnętrznych regulacji prawnych, 12) odpowiedzialność za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych, 13) zastępowanie kanclerza w czasie jego nieobecności. KWESTOR - ZASTĘPCA KANCLERZA Kwestor pełni funkcję głównego księgowego Uniwersytetu i ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych ustawą o rachunkowości i przepisami wykonawczymi. 2. Kwestor, w celu realizacji swych zadań, ma prawo: 1) żądać od kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych Uniwersytetu udzielania, w formie ustnej lub pisemnej, niezbędnych wyjaśnień i informacji, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, 2) odmówić podpisania dokumentu finansowego i zwrócić go właściwemu rzeczowo kierownikowi jednostki organizacyjnej Uniwersytetu w celu usunięcia nieprawidłowości, 3) w przypadku nie usunięcia nieprawidłowości w dokumencie, o którym mowa wyżej w pkt. 2, powiadamia pisemnie rektora, który wstrzymuje realizację zakwestionowanej operacji lub wydaje w formie pisemnej polecenie jej realizacji, 4) kontrasygnaty umów cywilno-prawnych. 3. Kwestor organizuje i nadzoruje pracę służb finansowo-księgowych, a w szczególności: 1) opracowuje plany rzeczowo-finansowe i prowizorium budżetowe, 2) sporządza sprawozdania finansowe, 3) opracowuje analizy finansowe, 4) stale monitoruje sytuację finansową uczelni i sygnalizuje rektorowi z wyprzedzeniem ewentualnych zagrożeń,

11 10 5) dokonuje wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, 6) dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem rzeczowo-finansowym, 7) odpowiada za prawidłową interpretację i stosowanie przepisów prawa podatkowego, a także za prawidłowe obliczanie i przekazywanie zobowiązań podatkowych, 8) organizuje obieg dokumentów finansowych i odpowiada za ich zabezpieczenie, 9) przedstawia kanclerzowi propozycje i wnioski w sprawach osobowych pracowników i kierowników podległych jednostek, 10) wskazuje kanclerzowi zakresy spraw do planu kontroli wewnętrznej, 11) inicjuje wewnętrzne uregulowania prawne a w szczególności opracowuje projekty instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Uniwersytecie, 12) odpowiada za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych. 4. Kwestor zastępuje kanclerza podczas jednoczesnej nieobecności kanclerza i zastępcy kanclerza. DYREKTOR DS. SPORTU Samodzielne stanowisko dyrektora ds. sportu tworzy, przekształca i znosi rektor z własnej inicjatywy. 2. Dyrektor ds. sportu wchodzi w skład administracji ogólnej podporządkowanej bezpośrednio rektorowi. 3. Do zakresu działania dyrektora ds. sportu należy w szczególności: 1) inicjowanie, kierowanie, koordynacja i nadzór nad rozwojem bazy i zaplecza sportowego w Uniwersytecie, 2) opracowywanie planów rzeczowo-finansowych, inwestycyjnych, remontowych oraz planów zakupów i usług na rzecz sportu, a także nadzór nad ich realizacją, 3) aktywny udział w pozyskiwaniu środków finansowych ze źródeł pozauczelnianych, 4) analiza i planowanie efektywnego wykorzystania bazy sportowej przez wszystkie jednostki organizacyjne Uniwersytetu, 5) przedstawianie kanclerzowi propozycji odpłatnego udostępniania obiektów, sal i innych pomieszczeń, 6) dbałość i odpowiedzialność za stan techniczny obiektów sportowych i kompletność niezbędnej w tym zakresie dokumentacji, 7) organizowanie, koordynowanie i kontrolowanie pracy w podległych bezpośrednio obiektach, 8) bieżące informowanie rektora o stanie zadań realizowanych w podległych obiektach, 9) przedstawienie kanclerzowi propozycji i wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników, 10) odpowiedzialność za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych.

12 11 1. BIURO REKTORA VIII. ZAKRES DZIAŁANIA ADMINISTRACJI OGÓLNEJ 32. ADMINISTRACJA OGÓLNA PODLEGŁA REKTOROWI Do zakresu działania Biura należy w szczególności: 1) prowadzenie całości spraw i dokumentacji związanej z posiedzeniami Kolegium Rektorskiego, Senatu oraz obsługa administracyjna rektora, 2) kompletowanie i zabezpieczenie oryginałów wewnętrznych aktów prawnych Uniwersytetu, dokumentacji komisji wyborczej uniwersytetu oraz przekazanych do Biura protokołów kontroli, 3) obsługa administracyjna rzeczników dyscyplinarnych, komisji dyscyplinarnych oraz w miarę potrzeb innych komisji senackich, 4) przygotowanie i nadzór nad przebiegiem wizyt składanych w Uniwersytecie na zaproszenie rektora, a także wizytacji Państwowej Komisji Akredytacyjnej oraz innych kontroli zewnętrznych, 5) organizacja i nadzór nad sprawnym przebiegiem uroczystości i spotkań okolicznościowych o charakterze ogólnouczelnianym, w tym inauguracji roku akademickiego, święta Uniwersytetu, nadania tytułu doktora honoris causa, 6) zlecanie i zabezpieczenie dokumentacji fotograficznej i multimedialnej z uroczystości akademickich, 7) prowadzenie księgi pamiątkowej Uniwersytetu, 8) prowadzenie książki kontroli zewnętrznych, 9) nawiązywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego oraz instytucji naukowych, przyjmowanie i wstępne dekretowanie korespondencji w tym zakresie oraz czuwanie nad terminową realizacją zadań z nich wynikających, 10) prowadzenie całości spraw dotyczących przyznawania Medalu Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Do zadań Rzecznika Prasowego, działającego w ramach struktury organizacyjnej Biura Rektora, a podporządkowanego funkcjonalnie rektorowi należy w szczególności: 1) bieżąca obsługa kontaktów z mediami, 2) przygotowywanie i przechowywanie informacji o Uniwersytecie dla mediów, 3) bieżące monitorowanie przekazów medialnych w szczególności w zakresie dotyczącym Uniwersytetu oraz szkolnictwa wyższego, 4) bieżące redagowanie serwisu informacyjnego Uniwersytetu. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Organizacji, Zarządzania i Rewizji, działającego w ramach struktury organizacyjnej Biura Rektora, a przyporządkowanego funkcjonalnie rektorowi, należy w szczególności: 1) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych Uniwersytetu przy współpracy merytorycznej właściwych jednostek organizacyjnych, publikacja tych aktów i ich nowelizacja, 2) prowadzenie rejestru i zbioru wewnętrznych aktów prawnych, 3) konsultowanie zakresów działania jednostek administracji Uniwersytetu,

13 12 4) konsultowanie zakresów czynności kierowników administracji na podstawie sporządzonych przez nich projektów, 5) akceptowanie pod względem poprawności formalnej i merytorycznej treści pieczątek i pieczęci urzędowych używanych w Uniwersytecie, 6) nadawanie symboli jednostkom organizacyjnym, 7) opracowywanie planów kontroli jednostek organizacyjnych Uniwersytetu oraz przedkładanie ich do zatwierdzenia rektorowi, 8) przeprowadzanie kontroli zgodnie z planem, 9) przeprowadzanie kontroli doraźnych zleconych przez rektora, 10) sporządzanie protokołów i sprawozdań z przeprowadzonych kontroli oraz projektów zaleceń pokontrolnych, 11) kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych, 12) sygnalizowanie konieczności zmiany przepisów wewnętrznych oraz wszelkich stwierdzonych nieprawidłowości, 13) współdziałanie z ogniwami kontroli funkcjonalnej oraz organami kontroli zewnętrznej. 2. ZESPÓŁ RADCÓW PRAWNYCH Do zadań Zespołu Radców Prawnych należy w szczególności: 1) występowanie w charakterze pełnomocnika Uniwersytetu przed sądami i urzędami, 2) uczestniczenie w prowadzonych przez Uniwersytet rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego, w tym zwłaszcza umów, 3) udzielanie pisemnych i ustnych porad oraz konsultacji prawnych i opinii prawnych pracownikom jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w zakresie stosowania obowiązujących przepisów prawnych 4) opiniowanie pod względem prawnym wszelkich umów i wewnętrznych aktów prawnych wynikających z działalności Uniwersytetu, 5) bieżące informowanie pracowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu o zmianach w przepisach prawnych, 6) prowadzenie zbioru Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, dziennika urzędowego ministerstwa właściwego do spraw edukacji i nauki oraz innych wydawnictw urzędowych, 7) współpraca z zastępcą kwestora w zakresie ściągania wierzytelności Uniwersytetu, 8) informowanie organów Uniwersytetu o uchybieniach w jego działalności w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych naruszeń. 3. DZIAŁ KADR I SZKOLENIA Do zadań Działu należy w szczególności: 1) opracowywanie planów zatrudnienia, 2) kompletowanie oraz sporządzanie dokumentów w sprawach dotyczących mianowania, powoływania i odwoływania pracowników oraz zawierania, zmiany i rozwiązywania umów o pracę, 3) prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, 4) prowadzenie rejestrów i ewidencji niezbędnej do analiz i sprawozdawczości stanu zatrudnienia, 5) przygotowywanie comiesięcznej informacji o stanach zatrudnienia i przekazywanie właściwym organom i władzom Uniwersytetu,

14 13 6) przy współpracy z Inspektoratem BHP i ppoż. kierowanie do wykonania wstępnych, kontrolnych i okresowych badań lekarskich, 7) ustalanie uprawnień pracowników do świadczeń przysługujących ze stosunku pracy, 8) sporządzanie planów urlopowych i kontrola terminowości wykorzystania urlopów wypoczynkowych, 9) kontrola dyscypliny pracy oraz prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich, 10) przygotowywanie dokumentacji emerytalno-rentowej pracowników, 11) organizowanie wymaganych przez przepisy prawa szkoleń dla pracowników Uniwersytetu, 12) organizowanie i prowadzenie działalności socjalnej, zgodnie z obowiązującym w Uniwersytecie regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym prawidłowe planowanie i gospodarowanie środkami tego funduszu 13) opracowywanie publikacji w formie zwartej składu osobowego pracowników Uniwersytetu. 4. AUDYTOR WEWNĘTRZNY Do zakresu działania Audytora Wewnętrznego należy w szczególności przeprowadzanie audytu wewnętrznego, który obejmuje ocenę oraz badanie adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań, w tym: 1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych, 2) ocena przestrzegania prawa oraz regulacji wewnętrznych Uniwersytetu, 3) ocena zabezpieczenia mienia, 4) ocena racjonalności wykorzystania zasobów i infrastruktury Uniwersytetu, 5) przegląd programów i założonych projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami. 5. BIURO DS. OBRONNYCH 1. Biuro realizuje zadania obronne wynikające z ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP z uwzględnieniem zadań postawionych Uczelni przez Ministerstwo Edukacji i Nauki, wynikających z ustawy o stanie wojennym oraz o kompetencjach Naczelnego Dowódcy Sił Zbrojnych i zasadach jego podległości konstytucyjnym organom RP oraz ustawy o stanie wyjątkowym, a także dokumentów wykonawczych do tych ustaw, z zastrzeżeniem wynikających z nich kompetencji rektora przekazanych innym organom Uczelni w oddzielnym trybie. 2. W szczególności do zakresu działania Biura należy: a) wykonywanie prac z zakresu planowania obronnego, b) realizacja zadań w zakresie obrony cywilnej, c) organizacja i prowadzenie szkolenia obronnego studentów, d) wykonywanie lub koordynowanie innych zadań obronnych wynikających z norm prawnych przywołanych w punkcie Biuro sprawuje nadzór nad znajdującą się w posiadaniu Uczelni strzelnicą sportową i magazynem broni sportowej, a także ich bezpiecznym wykorzystaniem w działalności dydaktycznej i sportowej. 4. W realizacji swych zadań ściśle współpracuje z:

15 14 a) Biurem Spraw Obronnych i Ochrony Informacji Niejawnych Ministerstwa Edukacji i Nauki - w zakresie planowania obronnego, b) organami zarządzania kryzysowego Urzędu Miasta oraz Kujawsko - Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego - w zakresie zadań obrony cywilnej, c) Wydziałem Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta - w zakresie świadczeń rzeczowych, d) Wojskową Komendą Uzupełnień - w zakresie reklamowania pracowników, wojskowego szkolenia studentów, a także informowania o pracownikach posiadających przydziały mobilizacyjne, e) Komendą Miejską oraz Komendą Wojewódzką Policji - w zakresie procedur przechowywania i użytkowania broni sportowej, f) Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków - w zakresie planowania ochrony obiektów Uczelni wpisanych do rejestru zabytków. 5. Zadania stanowiące tajemnicę służbową lub państwową wykonuje z zachowaniem zasad ochrony informacji niejawnych, określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych oraz w dokumentach wykonawczych do tej ustawy, a także unormowań wewnętrznych. 6. BIURO OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH Do zakresu działania Biura należy w szczególności: 1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych w tym systemów i sieci teleinformatycznych, w których te informacje są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane, 2) kontrola ochrony informacji niejawnych, w tym okresowe kontrole obiegów dokumentów, prowadzenia ewidencji i pracy Kancelarii Tajnej, 3) prowadzenie postępowań sprawdzających w stosunku do pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych z dostępem do informacji niejawnych, stanowiących tajemnicę służbową, 4) opracowanie planu ochrony informacji niejawnych oraz nadzorowanie funkcjonowania systemu fizycznej ochrony obiektów w Uniwersytecie, 5) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych, 6) realizacja innych zadań zleconych przez rektora w zakresie ochrony informacji niejawnych. 7. INSPEKTORAT BHP I PPOŻ. 1. Do zadań Inspektoratu w zakresie bhp należy w szczególności: 1) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy z uwzględnieniem wymagań ergonomii na stanowiskach pracy i pomieszczeniach nauki, 2) bieżące występowanie do władz Uniwersytetu z wnioskami zmierzającymi do usunięcia stwierdzonych przypadków zagrożeń zawodowych oraz niezachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy, 3) sporządzanie corocznych analiz ze stanu bezpieczeństwa i higieny pracy wraz z propozycjami przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych, mających na celu poprawę warunków pracy i zapobieganie zagrożeniom wypadkowym i chorobowym, 4) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz opracowywanie wniosków, wynikających z przeprowadzonego dochodzenia powypadkowego,

16 15 5) prowadzenie dokumentacji powypadkowej i rejestrów: stwierdzonych chorób zawodowych, stosowanych czynników rakotwórczych, szkodliwych czynników biologicznych oraz wyników przeprowadzonych badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych w środowisku pracy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, 6) organizowanie i koordynowanie badań pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych w środowisku pracy w Uniwersytecie, 7) prowadzenie szkolenia wstępnego ogólnego w zakresie bhp dla nowo zatrudnionych pracowników i studentów pierwszego roku, 8) współpraca w zakresie organizowania szkoleń okresowych w dziedzinie bhp, 9) doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bhp, 10) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą, 11) współpraca z organami sprawującymi nadzór nad warunkami pracy, w szczególności z zakładowym społecznym inspektorem pracy oraz działającymi w Uniwersytecie organizacjami związkowymi, 12) współpraca z lekarzem sprawującym opiekę zdrowotną nad pracownikami, przygotowywanie stosownych umów ze służbą zdrowia na wykonanie badań lekarskich pracowników, 13) udział w opracowaniu planów remontów w Uniwersytecie. 2. Do zadań Inspektoratu w zakresie ochrony przeciwpożarowej należy w szczególności: 1) nadzór i przeprowadzanie bieżących kontroli w zakresie stanu bezpieczeństwa pożarowego i przestrzegania przepisów o ochronie przeciwpożarowej w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu oraz przedkładanie wniosków w przypadku stwierdzonych zagrożeń, 2) sporządzanie corocznej oceny stanu bezpieczeństwa pożarowego w Uniwersytecie, 3) opracowywanie zadań kierowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu wynikających z przepisów o ochronie ppoż., 4) udział w dochodzeniach dotyczących pożarów oraz prowadzenie ewidencji pożarów, 5) prowadzenie szkoleń wstępnych ogólnych w zakresie ochrony ppoż. dla pracowników nowo zatrudnionych i studentów pierwszego roku, 6) opiniowanie prac remontowych i adaptacyjnych w obiektach Uniwersytetu pod względem wymagań w zakresie ochrony ppoż. oraz udział w ocenie założeń i dokumentacji dotyczących modernizacji lub nowych inwestycji, 7) współpraca z organami sprawującymi nadzór w zakresie ochrony ppoż. 1. SEKRETARIAT 33. ADMINISTRACJA OGÓLNA PODLEGŁA PROREKTOROWI DS. ORGANIZACJI I ROZWOJU Do zakresu działania Sekretariatu należy w szczególności pełna obsługa administracyjna prorektora ds. organizacji i rozwoju, w tym: 1) rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, 2) prowadzenie ewidencji skarg i wniosków oraz sporządzanie w tym zakresie obowiązujących sprawozdań. 3) prowadzenie całości spraw i dokumentacji związanej z posiedzeniami organów kolegialnych, związanych z działalnością prorektora, 4) prowadzenie terminarzy, 5) przekazywanie spraw do realizacji oraz dokumentów zgodnie z ich dekretacją

17 16 6) bieżąca aktualizacja i wprowadzanie nowych danych dotyczących Uniwersytetu do Biuletynu Informacji Publicznej, 7) zapewnienie zaopatrzenia, dystrybucji i ewidencji pamiątek uczelnianych dla celów promocji Uniwersytetu, 8) współpraca z Biurami Promocji i Karier w zakresie planowania i wydatkowania funduszy na działalność promocyjno-informacyjną, 9) ewidencja i bieżące sprawdzanie stanu wydatków z funduszy będących w dyspozycji prorektora, 10) przygotowywanie umów cywilno-prawnych dla osób wykonujących dodatkowe prace finansowane ze środków Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju, 11) analiza stanu zatrudnienia nauczycieli akademickich w odniesieniu do obowiązujących standardów kształcenia. 2. BIURO FUNDUSZY EUROPEJSKICH I WSPÓŁPRACY Z REGIONEM Do zakresu działania Biura należy w szczególności: 1) przygotowywanie wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć realizowanych przez Uniwersytet w ramach funduszy europejskich, 2) przygotowywanie innych wymaganych procedurą dokumentów związanych z wypełnianiem wniosków o dofinansowanie z funduszy europejskich, 3) bieżące monitorowanie programów, działań i konkursów w ramach funduszy europejskich i informowanie o nich przełożonych oraz zainteresowane uczestnictwem jednostki organizacyjne Uniwersytetu, 4) bieżące monitorowanie potrzeb inwestycyjnych, szkoleniowych i innych Uniwersytetu pod kątem możliwości uzyskania dofinansowania, 5) ścisła współpraca z właściwymi służbami Uniwersytetu w ramach monitorowania potrzeb inwestycyjnych oraz z zespołami opracowującymi i realizującymi projekty, 6) prowadzenie działalności informacyjno-promocyjnej w zakresie funduszy europejskich i realizowanych projektów, 7) wykonywanie analiz i prognoz na zlecenie przełożonych, 8) monitorowanie realizacji projektów podlegających dotacji w celu zachowania procedury wymaganej prawem (dla wskazanych przez przełożonych projektów), 9) współpraca z instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie i zarządzanie funduszami europejskimi, 10) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego. 3. BIURO PROMOCJI Do zakresu działania Biura należy w szczególności: 1) redagowanie strony internetowej Uniwersytetu na podstawie informacji przekazywanych przez właściwe jednostki organizacyjne Uniwersytetu oraz współpraca z tymi jednostkami w zakresie zawartości merytorycznej i układu treści na stronie internetowej, 2) organizowanie, przy współpracy z Biurem Rekrutacji, akcji promocyjnych dla kandydatów na studia, 3) przygotowywanie materiałów promocyjnych oraz folderów informacyjnych, 4) przygotowywanie oferty targowej i jej prezentowanie na imprezach targowych, 5) współpraca z organizacjami studenckimi i pozarządowymi.

18 17 4. BIURO KARIER Do zakresu działania Biura należy w szczególności: 1) poszukiwanie ofert pracy dla absolwentów Uniwersytetu, 2) sporządzanie oraz bieżące aktualizowanie wykazu ofert pracy, a także przekazywanie absolwentom Uniwersytetu informacji w tym zakresie, 3) doradztwo dla studentów i absolwentów Uniwersytetu w zakresie zasad funkcjonowania rynku pracy, 4) organizowanie spotkań studentów z potencjalnymi pracodawcami, 5) tworzenie dla potrzeb Uniwersytetu bazy danych, obejmującej pracodawców, studentów oraz absolwentów uczelni. 1. SEKRETARIAT 34. ADMINISTRACJA OGÓLNA PODLEGŁA PROREKTOROWI DS. NAUKI I WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ Do zakresu działania Sekretariatu należy w szczególności pełna obsługa administracyjna prorektora ds. nauki i współpracy z zagranicą, w tym: 1) rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, 2) prowadzenie całości spraw i dokumentacji związanej z posiedzeniami Komisji ds. Nagród, Komisji ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, 3) prowadzenie terminarzy, 4) przekazywanie spraw do realizacji oraz dokumentów zgodnie z ich dekretacją. 2. DZIAŁ NAUKI 1. Zadania realizowane w ramach działalności badawczej: a) informowanie podejmujących zadania badawcze o trybie, zasadach planowania, ubiegania się o dotację, rozliczenia środków i formach finansowania działalności badawczej, b) przyjmowanie, sprawdzanie pod względem formalnym wniosków o finansowanie zadań badawczych w ramach działalności naukowej i kierowanie wniosków do MEiN oraz innych instytucji wspomagających działalność badawczą, c) przygotowywanie umów o realizację projektów badawczych MEiN, współdziałanie w przygotowywaniu planu zadaniowo-finansowego i kosztorysu badań, d) prowadzenie ewidencji prac badawczych w sposób umożliwiający dokonywanie analizy ponoszonych kosztów, e) pełna obsługa administracyjno-finansowa, - bieżące rozliczanie kosztów badań - informowanie pracowników naukowych o stopniu wykorzystania przyznanych im środków, - ewidencjonowanie wydatkowanych na naukę środków finansowych, - rozliczanie zakończonych prac badawczych, f) przygotowywanie materiałów na Senat i Senacką Komisję ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą,

19 18 g) przygotowanie załącznika do bilansu rozliczającego działalność badawczą. 2. Zadania związane z organizacją badań, promocją wyników: a) działalność administracyjna w związku z wyjazdami pracowników na konferencje, sympozja, seminaria, stypendia, kwerendy, itp.; b) wykonywanie czynności organizacyjno - administracyjnych związanych z organizowaniem konferencji naukowych, seminariów, sesji, odczytów itp.; c) działalność organizacyjna i administracyjna w związku z ubieganiem się o nagrody Rektora UKW, Ministra Edukacji i Nauki, Prezydenta Miasta, itp. 3. Zadania związane z kształceniem i podnoszeniem kwalifikacji nauczycieli akademickich: a) podejmowanie działań organizacyjno-administracyjnych na rzecz kształcenia kadry w zakresie: staży naukowych, urlopów i stypendiów doktorskich, habilitacyjnych, studiów podyplomowych, uzupełniających itp.; b) współudział w obsłudze administracyjno-finansowej w przewodach doktorskich, habilitacyjnych i profesorskich. 3. BIURO WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ Do zakresu działania Biura należy w szczególności: 1) prowadzenie spraw związanych z indywidualnymi oraz grupowymi wyjazdami zagranicznymi pracowników Uniwersytetu, w tym: a) bieżące informowanie o możliwościach i warunkach prowadzenia badań za granicą, b) monitorowanie form finansowania współpracy z zagranicą, możliwości pozyskiwania dotacji oraz zasad planowania i rozliczania kosztów współpracy z zagranicą c) przygotowywanie dokumentacji pracowników Uniwersytetu ubiegających się o wyjazd zagraniczny, w tym przygotowywanie kosztorysów, ustalanie źródeł finansowania d) prowadzenie dokumentacji związanej z rozliczeniem poszczególnych wyjazdów. 2) prowadzenie Punktu Kontaktowego, w tym: a) monitorowanie oraz rozpowszechnianie celów i tematyki programów ramowych oraz innych programów Unii Europejskiej przeznaczonych na finansowanie działalności naukowo badawczej (bieżące informowanie o aktualnie rozpisanych konkursach, projektach UE oraz systemach stypendialnych), b) udzielanie wszechstronnej pomocy w wypełnianiu wniosków projektowych, c) przekazywanie do właściwych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu ofert współpracy kierowanych przez zagraniczne ośrodki i instytucje naukowe, d) obsługa administracyjna i finansowa grantów europejskich. 3) współudział w przygotowywaniu umów międzyuczelnianych oraz listów intencyjnych, 4) prowadzenie i bieżąca aktualizacja strony internetowej Biura oraz Punktu Kontaktowego. 1. SEKRETARIAT 35. ADMINISTRACJA OGÓLNA PODLEGŁA PROREKTOROWI DS. DYDAKTYCZNYCH Do zakresu działania Sekretariatu należy w szczególności pełna obsługa administracyjna prorektora ds. dydaktycznych, w tym: 1) rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej,

20 19 2) prowadzenie całości spraw i dokumentacji związanej z udziałem prorektora ds. dydaktycznych w posiedzeniach odpowiednio senatu Uniwersytetu, rad wydziałów, rad instytutów oraz innych organów kolegialnych, 3) prowadzenie terminarzy, 4) przekazywanie spraw do realizacji oraz dokumentów zgodnie z ich dekretacją, 5) prowadzenie spraw związanych z działalnością organizacji studenckich i samorządu studenckiego Uniwersytetu, w tym bieżąca ewidencja tych organizacji oraz dokonywanych przez nie wydatków, 6) prowadzenie spraw związanych z działalnością naukową studentów, w tym bieżąca ewidencja kół naukowych i uczelnianych organizacji studenckich. 2. DZIAŁ DYDAKTYKI Do zadań Działu należy w szczególności: 1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z organizacją procesu dydaktycznego na wszystkich studiach prowadzonych w Uniwersytecie, w tym: a) przygotowywanie uregulowań prawnych dotyczących dydaktyki, b) ewidencja typów i rodzajów studiów, c) ewidencja KN, NKJO, d) rejestrowanie, kontrola i archiwizowanie planów studiów, e) współpraca w opracowywaniu regulaminów studiów, f) ewidencja studentów, g) sporządzanie zamówień zbiorczych na druki ścisłego zarachowania, obowiązujące w procesie dydaktycznym oraz prowadzenie centralnej ewidencji likwidacji tych druków, h) prowadzenie albumów studentów i księgi dyplomów, ewidencja słuchaczy i świadectw ukończenia studiów podyplomowych, a także ewidencja uczestników studiów trzeciego stopnia, świadectw ukończenia studiów trzeciego stopnia oraz dyplomów doktorskich, i) sporządzanie sprawozdań do GUS, MEiN oraz zbiorczych statystyk w zakresie spraw studenckich, 2) prowadzenie całokształtu spraw związanych z rozliczaniem zajęć dydaktycznych, w tym: a) prowadzenie, kontrola rozliczenia pensum i godzin ponadwymiarowych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu oraz kompletowanie dokumentów dotyczących wypłat za godziny ponadwymiarowe i zlecone pracownikom naukowo-dydaktycznym i dydaktycznym, b) sprawdzanie poprawności stosowanych stawek za godziny ponadwymiarowe i zlecone, c) weryfikacja obciążeń dydaktycznych z planami studiów, harmonogramami i podziałem na grupy, d) prowadzenie rejestru zawieranych w Uniwersytecie umów cywilnoprawnych, związanych z przebiegiem studiów, e) rozliczanie fakultetów, sekcji i innych form kształcenia i przygotowanie dla wymienionych form list wypłat, f) wykonywanie analiz obciążeń dydaktycznych, 3) nadzór merytoryczny nad całością spraw związanych z rekrutacją kandydatów na wszystkie kierunki studiów w Uniwersytecie, w tym opracowywanie regulacji prawnych dotyczących rekrutacji, 4) nadzór nad Biurem Rekrutacji. Do zadań Biura Rekrutacji, działającego w strukturze Działu Dydaktyki, należy w szczególności:

21 20 1) prowadzenie oraz nadzór organizacyjny nad całością spraw związanych z rekrutacją kandydatów na wszystkie kierunki studiów, 2) pełna obsługa administracyjna uczelnianej komisji rekrutacyjnej, 3) współpraca z wydziałowymi komisjami rekrutacyjnymi, 4) udzielanie kandydatom na studia wszechstronnych informacji w zakresie oferty dydaktycznej oraz rekrutacji na studia, 5) szczegółowa kontrola i weryfikacja dokumentów kandydatów przyjmowanych na I rok studiów, 6) prowadzenie całokształtu spraw związanych z promocją kierunków studiów przy współpracy z Biurem Promocji. 3. DZIAŁ SPRAW STUDENCKICH Do zadań Działu należy w szczególności: 1) koordynowanie i prowadzenie całokształtu spraw związanych z przyznawaniem i wypłatą świadczeń pomocy materialnej dla studentów, w tym również obcokrajowców, asystentów-stażystów i innych, 2) współudział w opracowywaniu planu wpływów i wydatków funduszu pomocy materialnej dla studentów, 3) analiza kosztów eksploatacyjnych domów studenta, 4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z przydziałem miejsc w domach studenckich, 5) prowadzenie spraw i dokumentacji związanej z ubezpieczeniem zdrowotnym studentów i doktorantów, 6) prowadzenie dokumentacji związanej z ubezpieczeniem studentów od następstw nieszczęśliwych wypadków (w ramach zawartej umowy), 7) współpraca z samorządem studenckim i innymi organizacjami studenckimi. 1. SEKRETARIAT IX. ZAKRES DZIAŁANIA ADMINISTRACJI CENTRALNEJ 36. ADMINISTRACJA CENTRALNA PODLEGŁA KANCLERZOWI Do zadań Sekretariatu należy w szczególności pełna obsługa administracyjno-biurowa kanclerza, w tym: 1) rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, 2) prowadzenie terminarzy, 3) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych wydawanych przez kanclerza, 4) przekazywanie spraw do realizacji oraz dokumentów zgodnie z ich dekretacją. 2. DZIAŁ INFORMATYZACJI Do zadań Działu i funkcjonujących w jego strukturze Sekcji Systemów Sieciowych i Technicznej Obsługi Sprzętu i Oprogramowania oraz Sekcji Systemów Zarządzania Uczelnią, należy w szczególności: 1) nadzór techniczny oraz odpowiedzialność za funkcjonowanie systemów informatycznych użytkowanych przez administrację centralną i ogólną Uniwersytetu,

22 21 2) zarządzanie i rozbudowa centralnych systemów informatycznych zarządzania w zakresie obsługi toku studiów oraz obsługi rekrutacji, 3) administrowanie serwerami administracji centralnej i dziekanatów, 4) obsługa centralnych uczelnianych serwerów w zakresie instalacji i konserwacji systemów operacyjnych, 5) zarządzanie uczelnianą siecią INTERNET, 6) instalowanie i konserwacja oprogramowania aplikacyjnego na centralnych uczelnianych serwerach, 7) zabezpieczenie systemu informatycznego, w którym przetwarzane są dane osobowe przed dostępem osób niepowołanych, w tym definiowanie i wdrażanie polityki bezpieczeństwa w sieciach komputerowych, 8) utrzymanie infrastruktury sieciowej Uniwersytetu, w tym konserwacja sieci i sprzętu komputerowego użytkowanego w ramach administrowanych sieci, 9) obsługa stanowisk komputerowych powszechnego dostępu do sieci komputerowych poprzez uczelniane centralne serwery, 10) usuwanie awarii w zarządzanych systemach informatycznych oraz drobnych usterek sprzętu komputerowego, 11) paszportyzacja komputerów wykorzystywanych do przetwarzania informacji niejawnych i danych osobowych, 12) kontrola prawidłowości przechowywania nośników informacji przez uprawnione jednostki organizacyjne uczelni, 13) kontrola kopii bezpieczeństwa pod względem przydatności do odtworzenia w przypadku awarii, 14) prowadzenie ewidencji login-ów i haseł dostępu dla pracowników Uniwersytetu zatrudnionych przy przetwarzaniu danych, 15) opracowywanie projektów programów, modernizacja programów oraz przygotowanie planów finansowych w zakresie systemów komputerowych administracji, 16) udział w projektach związanych z nowymi technologiami transmisji danych, 17) dokonywanie w miarę posiadanych możliwości lub zlecanie na zewnątrz napraw sprzętu komputerowego, 18) planowanie i dokonywanie zakupów w zakresie dostaw sprzętu, części i oprogramowania komputerowego oraz dokonywanie odbioru i nadzór nad prawidłową instalacją, 19) przechowywanie i ewidencjonowanie licencji programów zainstalowanych na administrowanych przez dział serwerach Uniwersytetu, 20) zarządzanie serwerami internetowymi oraz kontami pracowników i studentów Uniwersytetu, 21) współpraca z administratorami sieci BYDMAN. 3. DZIAŁ INWESTYCJI I REMONTÓW Do zadań Działu należy w szczególności: 1) planowanie i realizacja przedsięwzięć inwestycyjnych łącznie z pełnym wyposażeniem i przekazaniem do użytkowania, 2) koordynacja działań wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego, 3) sporządzanie planów inwestycji i remontów na podstawie zapotrzebowań jednostek organizacyjnych oraz realizacja tych planów w ramach przyznanych środków finansowych, 4) przygotowanie, realizacja i odpowiedzialność za poprawność procedur w zakresie zadań inwestycyjnych i robót remontowych w Uniwersytecie,