SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) Sprzedaż odpadów opakowań z papieru i tektury do recyklingu.

Transkrypt

1 Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police S.A. ul. Kuźnicka Police Rzeczpospolita Polska Police, r. SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) na realizację zamówienia pod nazwą: Sprzedaż odpadów opakowań z papieru i tektury do recyklingu. z: Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police S.A. ul. Kuźnicka Police NIP: ; Rejestracja: Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego; KRS: ; Kapitał zakładowy: ,00 PLN, w całości wpłacony SPRZEDAJĄCY: Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police S.A. ul. Kuźnicka Police NIP: ; Rejestracja: Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego; KRS: ; Kapitał zakładowy: ,00 PLN, w całości wpłacony

2 2 A. Przedstawiciele Sprzedającego Wszelka korespondencja i wymiana informacji dotycząca postępowania powinna się odbywać za pośrednictwem Platformy Zakupowej Grupy Azoty. Przedstawicielem Sprzedającego w zakresie realizacji Umowy będzie/będą osoby oznaczone imiennie w Umowie z Wykonawcą. W zakresie umawiania terminu wizji lokalnych osobą do kontaktu jest: Alina Dembowy tel alina.dembowy@grupaazoty.com 1. TRYB POSTĘPOWANIA Zamówienie nie podlega Ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Postępowanie prowadzone jest w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji wg procedur wewnętrznych Grupy Azoty Zakłady Chemiczne Police S.A. Postępowanie będzie prowadzone dwuetapowo. Etap I Kwalifikacje i ocena ofert W tym etapie Sprzedający po otwarciu Ofert, dokona ich analizy pod względem merytorycznym, formalnym oraz technicznym i na tej podstawie wytypuje najkorzystniejsze Oferty do kolejnego etapu postępowania. Dopuszcza się możliwość negocjacji rozwiązań organizacyjnych z Oferentami. W przypadku ofert niekompletnych lub nie spełniających wymagań SIWZ, Oferent zostanie wezwany do ich uzupełnienia. Etap II Negocjacje z wybranym odbiorcami W tym etapie Sprzedający przeprowadzi z wybranymi Oferentami negocjacje warunków handlowych realizacji przedmiotu zamówienia. Negocjacje odbędą się w formie aukcji na platformie zakupowej. Na podstawie oceny Ofert po negocjacjach, Sprzedający, w oparciu o ustalone kryteria wyboru, wybierze na Odbiorcę przedmiotu zamówienia Oferenta, którego oferta będzie najkorzystniejsza. Następnie Sprzedający podpisze z wybranym oferentem umowę na realizację przedmiotu zamówienia. 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania ofertowego jest: Sprzedaż odpadów z papieru i tektury do recyklingu Odpady opakowań z papieru i tektury kod odpadu przewidywana ilość w skali roku - 15 ton 3. WYMAGANIA SPRZEDAJĄCEGO: a. Posiadanie decyzji na prowadzenie działalności w zakresie gospodarki odpadami, b. Dysponowanie własnym zapleczem technicznym, tj. zapewnienie płynnych odbiorów zgodnie ze zgłoszeniami jednostkowymi,

3 3 c. Potwierdzenie odbioru na Kartach Przekazania Odpadu, d. Sprzęt niezbędny do transportu odpadów zapewni Kupujący. Koszty załadunku i sprzętu obciążają Kupującego. 5. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Planowany termin rozpoczęcia realizacji zadania: Planowany termin zakończenia realizacji zadania: dzień podpisania umowy czas nieokreślony 6. CENA OFERTY Oferowane ceny określone zostaną w PLN. Wykaz cen musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszej SIWZ oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Oferent z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia. 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: 1) są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi w zakresie objętym zamówieniem; 2) posiadają uprawnienia niezbędne do wykonania określonych czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 3) dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia; 4) znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia; 5) nie podlegają wykluczeniu z postępowania; 6) nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości / likwidacji lub co do których nie ogłoszono upadłości / likwidacji. 7) spełniają pozostałe warunki określone w ogłoszeniu o zamówieniu 8) podpisali stosowne Oświadczenie o zachowaniu poufności Sprzedający może wykluczyć z postępowania Oferenta, który nie spełnia wymaganych warunków z niniejszej SIWZ oraz jeżeli stwierdzi, że dostarczone przez Oferenta informacje istotne dla prowadzonego postępowania są nieprawdziwe. 8. DOKUMENTY WYMAGANE W POSTĘPOWANIU

4 4 Oferent zobowiązany jest przedłożyć w terminie i formie określonej w niniejszej SIWZ następujące dokumenty: 1) ofertę na formularzu ofertowym o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej SIWZ; 2) wypełniony formularzu cenowym o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej SIWZ; 3) pisemne oświadczenie oferenta, o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszej SIWZ; 4) pisemne oświadczenie oferenta o akceptacji umowy poufności, o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszej SIWZ; 5) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; Sprzedający dopuszcza złożenie odpisu w formie wydruku ze strony internetowej 6) oświadczenie oferenta w przedmiocie obowiązku podatkowego w zakresie podatku VAT; 7) aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert 8) wymagane przepisami zezwolenia właściwych organów na zbieranie, transport i odzysk wymienionych odpadów, 9) listę referencyjną wykonanych w przeszłości prac tożsamych z przedmiotem zamówienia Uwagi 1) Ofertę należy złożyć w języku polskim. Wszelkim dokumentom wystawionym w innych językach powinno towarzyszyć ich tłumaczenie na język polski. 2) Wszystkie kserokopie i odpisy wyżej wymienionych dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta. Brak któregokolwiek z dokumentów może spowodować odrzucenie oferty przez Komisję Wyboru Wykonawcy. 3) W razie, gdyby uzyskanie wszystkich wymaganych dokumentów w podanym terminie było niemożliwe, Oferent powinien załączyć do oferty dodatkowe oświadczenie w tej kwestii, zobowiązując się do niezwłocznego dostarczenia brakujących dokumentów po ich uzyskaniu.

5 5 4) Sprzedający może zażądać oryginałów lub potwierdzonych notarialnie kopii dokumentów, jeżeli złożona przez oferenta kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwość co do jej prawdziwości. 9. SKŁADANIE OFERT 1) Ofertę należy złożyć poprzez Platformę Zakupową w terminie wskazanym w niniejszej SIWZ. 2) Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną Ofertę przed upływem terminu składania ofert. 3) Oferent nie może wycofać Oferty ani wprowadzić jakichkolwiek zmian w jej treści po upływie terminu składania ofert. 4) Miejsce i termin złożenia Ofert: a) wersja elektroniczna: Platforma zakupowa Grupy Azoty Zakłady Chemiczne Police S.A. Termin złożenia Ofert: Termin otwarcia Ofert: do TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Oferent pozostaje związany ofertą przez okres wskazany przez siebie w oświadczeniu w Załączniku nr 4, jednak nie krócej niż przez 90 dni od dnia otwarcia ofert, wskazanego w punkcie 9 niniejszego SIWZ. 11. ZAWARCIE UMOWY Informacja o rozstrzygnięciu niniejszego postępowania i wyborze oferty najkorzystniejszej nie skutkuje zawarciem Umowy z Oferentem, który taką ofertę złożył. Jeżeli Sprzedający podejmie decyzję o zawarciu umowy zostanie ona zawarta w terminie i miejscu wskazanym przez Sprzedającego. Sprzedający poinformuje Oferenta o terminie i miejscu podpisania umowy. 12. DODATKOWE INFORMACJE I ZASTRZEŻENIA 1) Sprzedający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru Wykonawcy, negocjacji wszystkich warunków umowy lub zakończenia postępowania bez wyboru Wykonawcy (unieważnienia postępowania) bez podania przyczyny, jak również zmiany terminu i zakresu świadczonych usług. 2) Wszelkie informacje przedstawione w SIWZ przeznaczone są wyłącznie dla celów przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób ani udostępniane osobom nie uczestniczącym w postępowaniu.

6 6 3) Wszystkie załączniki do SIWZ stanowią jego integralną część i powinny być interpretowane łącznie z postanowieniami SIWZ. 4) Sprzedający zastrzega sobie prawo zmiany lub uzupełnienia treści SIWZ, przy czym zmiana taka może mieć miejsce w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert; w wypadku wprowadzenia zmiany, informacja o tym zostanie niezwłocznie udostępniona na stronie internetowej Sprzedającego i będzie wiążąca dla wszystkich oferentów. 5) Wszystkie materiały oraz sprzęt niezbędny do realizacji przedmiotu umowy zapewnia Wykonawca. 13. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ SPRZEDAJĄCEGO Z OFERENTAMI Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje, zwane dalej korespondencją, wymagają formy pisemnej przekazywanej stronie (pocztą, pocztą elektroniczną, faksem). Uzgodnienia z Oferentami dokonane droga telefoniczną wymagają potwierdzenia pisemnego pod rygorem nieważności. Dane kontaktowe do uzyskania informacji: Alina Dembowy tel ; alina.dembowy@grupaazoty.com Sprzedający udzieli pisemnej odpowiedzi (pocztą elektroniczną na wskazany w pytaniu adres ) na pytania otrzymane nie później, niż na 3 dni robocze przed wyznaczonym terminem złożenia Ofert. 14. ZAŁĄCZNIKI Integralną część niniejszej SIWZ stanowią następujące załączniki: Załącznik nr 1 - Formularz Oferty Załącznik nr 2 Formularz cenowy Załącznik nr 3 Oświadczenie Oferenta Załącznik nr 4 - Umowa Poufności

7 7 Załącznik nr 1 - Formularz Oferty FORMULARZ OFERTY Nazwa zamówienia: Odbiór z terenu Grupy Azoty Zakłady Chemiczne Police S.A. SPRZEDAJĄCY: Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police" S.A. ul. Kuźnicka 1, Police OFERENT: Niniejsza oferta zostaje złożona przez 1 : Nazwa Oferenta:... Siedziba:... Nr NIP:... Nr REGON:... Nr telefonu/faksu:... Adres ... OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTÓW: Imię i nazwisko Adres Nr telefonu Nr faksu Adres Ja (my) niżej podpisany(i) oświadczam(y), że: 1. Zapoznałem się z treścią SIWZ dla niniejszego zamówienia. 2. Gwarantuję wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią: SIWZ, wyjaśnień do SIWZ oraz jej modyfikacji. 3. Cena za 1/Mg odpadów opakowań z papieru i tektury do recyklingu wynosi. PLN (słownie: złotych) plus należny podatek VAT w wysokości PLN (słownie: złotych), stawka VAT, co stanowi łącznie kwotę

8 8 PLN (słownie:.. złotych). 4. Podana cena obejmuje wszystkie koszty niezbędne do należytego wykonania niniejszego zamówienia. 5. W przypadku uznania mojej (naszej) oferty za najkorzystniejszą, umowę zobowiązuję(emy) się zawrzeć w miejscu i terminie, jakie zostaną wskazane przez Sprzedającego. 6. Składam(y) niniejszą ofertę [we własnym imieniu]/[jako Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia] Oświadczam(y), że żadne z informacji zawartych w ofercie nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji/wskazane poniżej informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i w związku z niniejszym nie mogą być one udostępniane, w szczególności innym uczestnikom postępowania 3 : L.p Oznaczenie rodzaju (nazwy) informacji Strony w ofercie (wyrażone cyfrą) od do 8. Nie zamierzam(y) powierzać do podwykonania żadnej części niniejszego zamówienia/następujące części niniejszego zamówienia zamierzam(y) powierzyć podwykonawcom] 4 : Oferta została złożona na... ponumerowanych ch. Oferent usuwa niepotrzebne

9 9 Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są: 1)... Stron... 2)... Stron... 3)... Stron... 4)... Stron... 5)... Stron... 6)... Stron... 7)... Stron... 8)... Stron... 9)... Stron... 10)... Stron... 11)... Stron... 12)... Stron... 13)... Stron... 14)... Stron... 15)... Stron (data, podpis i pieczątka imienna uprawnionego(-ych) Przedstawiciela(-li) Oferenta)

10 10 Załącznik nr 2 Formularz cenowy SPRZEDAJĄCY: Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police" S.A. ul. Kuźnicka 1, Police OFERENT: Należność za sprzedany odpad zostanie naliczona jako iloczyn rzeczywistej masy przekazanego odpadu przez Sprzedającego, określonej w dokumencie wagowym i ceny jednostkowej. 2. Termin zapłaty należności 14 dni od daty wykonania odbioru. FORMULARZ WYKAZU CEN L.p. Opis Jednostka kwota netto PLN RAZEM... (data, podpis i pieczątka imienna uprawnionego(-ych) Przedstawiciela(-li) Oferenta)

11 11 Załącznik nr 3 - Oświadczenia. SPRZEDAJĄCY: Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police" S.A. ul. Kuźnicka 1, Police OFERENT:..... OŚWIADCZAM(Y), ŻE: 1. Spełniam(y) warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia:. 2. Posiadam(y) uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności objętych niniejszym zamówieniem, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 3. Posiadam(y) niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia. 4. Znajduję(emy) się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia. 5. Uważam(y) się za związanych z ofertą przez czas.(co najmniej 90 dni) 6. Wymagania stawiane wykonawcy w SIWZ zostały przez nas zaakceptowane bez zastrzeżeń i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Sprzedającego. 7. Oferta jest kompletna i zawiera wszystkie elementy niezbędne dla prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. 8. Nasza firma jest uprawniona do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi. 9. Członkowie organów naszej firmy, właściciele, współwłaściciele, wspólnicy, znaczący udziałowcy lub akcjonariusze, a także ich małżonkowie, krewni i powinowaci w linii prostej do drugiego stopnia oraz związani z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli nie pozostają w stosunku pracy z Grupą Azoty Zakłady Chemiczne POLICE S.A. W przypadku zmiany w tym zakresie zobowiązujemy się do bezzwłocznego powiadomienia Grupy Azoty Zakłady Chemiczne POLICE S.A. o tym fakcie. Jednocześnie przyjmujemy do wiadomości, że nieprawdziwe oświadczenie skutkować może odstąpieniem od zawartej umowy z przyczyn leżących po naszej stronie wraz ze wszystkimi umownymi konsekwencjami.

12 Ne podlegam(y) wykluczeniu z postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia na podstawie przesłanek zawartych w art. 24 Prawa zamówień publicznych.... (data, podpis i pieczątka imienna uprawnionego(-ych) Przedstawiciela(-li) Oferenta)

13 13 Załącznik nr 4 Umowa o poufności KLAUZULA INFORMACYJNA dla oferentów 1. Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbierają: a) spółka z grupy kapitałowej Grupa Azoty ( Grupa Azoty ) samodzielnie wysyłająca zapytanie ofertowe, prowadząca postępowanie przetargowe lub inne postępowanie mające na celu wyłonienie dostawcy lub kontrahenta (łącznie Postępowanie ), w tym z wykorzystaniem elektronicznej platformy zakupowej i przetargowej Logintrade ( Platforma ) służącej prowadzeniu Postępowania jako samodzielny administrator danych osobowych zebranych w ramach Postępowania; b) dwie lub więcej spółek z Grupy Azoty wspólnie prowadzących Postępowanie - jako współadministratorzy danych osobowych zebranych w ramach Postępowania; c) wszystkie spółki z Grupy Azoty jako współadministratorzy danych kontaktowych, podanych przy rejestracji na Platformie. Spółki z Grupy Azoty (łącznie Spółki lub my ), jak również dane kontaktowe właściwych inspektorów ochrony danych, wymienione są w Załączniku nr 1. W przypadkach, o których mowa w punkcie a) i b) powyżej, administratorem lub współadministratorami będą w każdym przypadku Spółka lub Spółki z Grupy Azoty, które prowadzą dane Postępowanie. W przypadku, o którym mowa w punkcie c) powyżej, współadministratorami będą wszystkie Spółki z Grupy Azoty, wymienione w Załączniku nr 1. W niniejszej klauzuli informujemy o sposobach, w jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt na właściwy dla danej Spółki adres e- mail wskazane w Załączniku nr Zakres informacji W niniejszej klauzuli Spółki informują o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych na terenie Polski w odniesieniu do osób zarejestrowanych na Platformie, a także: a) osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu; b) pracowników, współpracowników, przedstawicieli, pełnomocników, podwykonawców lub reprezentantów podmiotów innych niż osoby fizyczne, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu lub będącymi podwykonawcami takich podmiotów; c) innych osób, których dane przetwarzamy w celach weryfikacji złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu (łącznie Państwo lub Oferenci ).

14 14 3. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych 3.1. Dane podawane przez Kontrahentów W związku z rejestracją na Platformie lub prowadzeniem Postępowania możemy podane przez Państwa dane osobowe, takie jak: przetwarzać a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne, b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL), c) dane kontaktowe, takie jak adres lub numer telefonu lub faxu, d) stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję, e) posiadane doświadczenie lub uprawnienia; f) inne dane zawarte w oświadczeniach Oferenta lub referencjach przedstawianych w danym Postępowaniu, w tym w szczególności specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej lub zawodowej, numer rachunku bankowego, tytuł zawodowy, wykształcenie). Podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów rejestracji na Platformie lub prowadzenia Postępowania oraz innych działań prowadzących do zawarcia umowy pomiędzy Oferentem a Spółką lub Spółkami. W przypadku, gdy Postępowanie nie prowadzi do zawarcia przez Państwa umowy bezpośrednio ze Spółką, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym lub może być niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy Państwem a podmiotem trzecim (np. gdy są Państwo podwykonawcą Oferenta). Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rejestracji na Platformie lub uczestniczenia w Postępowaniu Dane zbierane z innych źródeł Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach. Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do prowadzenia Postępowania oraz kontaktu z Oferentem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu lub zmianie danych kontaktowych. Możemy pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Oferentów od Oferentów, którzy dostarczyli Spółkom takie dane w ramach Postępowania. 4. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych 4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy: a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką lub Spółkami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

15 15 b) przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w zakresie danych osobowych osób prowadzących działalność gospodarczą, z którymi Spółki mogą zawrzeć umowę; c) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa; d) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółek lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością. Takimi uzasadnionymi interesami są: i. weryfikacja złożonych ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu; ii. iii. iv. umożliwienie Spółkom kontaktu z Oferentami; weryfikacja potencjału i doświadczenia Oferenta i możliwości wykorzystania informacji w innych Postępowaniach (tworzenie bazy dostawców) prowadzonych przez Spółki z Grupy Azoty; przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych; v. zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej; vi. prowadzenie procesów audytu wewnętrznego w Grupie Azoty; vii. ustalanie lub dochodzenie przez Spółki prowadzące Postępowanie roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami; viii. weryfikacja Oferentów w publicznych rejestrach Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów. Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione podstawowe cele, jakie realizują Spółki poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza. Cel przetwarzania Korzystanie przez Spółki z danych kontaktowych podanych przy rejestracji na Platformie Obsługa Postępowania Przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości i ustawy - Ordynacja podatkowa Okres przetwarzania Do momentu wyrejestrowania z Platformy Okres trwania Postępowania Okres wskazany we właściwych przepisach prawa co do zasady są to okresy 5-letnie Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Spółki:

16 16 a) dla celów ustalania lub dochodzenia przez Spółki roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 10 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia oraz b) w celach wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych - przez odpowiednie okresy wskazane w umowach oraz we właściwych przepisach regulujących udzielanie dofinansowania co do zasady są to okresy 5-letnie. 5. Przekazywanie danych osobowych innym odbiorcom 5.1. Przekazywanie danych osobowych w ramach Grupy Azoty Możemy przekazywać dane osobowe innym podmiotom z Grupy Azoty. Dotyczy to następujących sytuacji: a) współadministrowania danymi kontaktowymi Oferentów podanymi przy rejestracji na Platformie; b) prowadzenia Postępowania przez dwie lub więcej Spółek współadministrujących danymi; c) udostępniania dokumentacji upoważnionym komórkom audytu wewnętrznego w Grupie Azoty w celach prowadzenia tego audytu; d) świadczenia usług na rzecz Spółek przez inne spółki z Grupy Azoty, w szczególności obsługi systemów informatycznych używanych do przetwarzania danych osobowych Przekazywanie danych osobowych poza Grupę Azoty Dane mogą być przekazywane odbiorcom spoza Grupy Azoty. Takimi odbiorcami są: a) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak: i. podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów; ii. podmioty świadczące usługi przygotowywania oraz wysyłki korespondencji; iii. podmioty świadczące usługi w zakresie weryfikacji ofert. Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółki i nie będzie wykracza poza zakres celów wskazanych w pkt 4. Spółki mają kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność. b) inni administratorzy danych osobowych, tacy jak: i. podmioty udzielające lub rozliczające dofinansowania ze środków publicznych; ii. dostawcy usług kurierskich lub pocztowych; iii. podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne; c) inne osoby w ramach organizacji danego Oferenta lub podwykonawcy; d) operator Platformy. 6. Prawa przysługujące Oferenta i korzystanie z nich 6.1. Przysługujące prawa

17 17 Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółki. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Spółki niezwłocznie skorygują takie informacje. Ponadto, mają Państwo prawo do: a) wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółki uzyskają taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem); b) żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO; c) żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO; d) wyrażenia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Spółek lub strony trzeciej; e) przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółkom w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółek i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności. Spółki będą weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania. W odpowiedzi na Państwa żądanie Spółki mogą poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Spółce lepiej zrozumieć sytuację. Spółki dołożą wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione Korzystanie z przysługujących Państwu praw Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość za pomocą poczty elektronicznej na adres alina.dembowy@grupaazoty.com lub wysłać zgłoszenie w formie pisemnej pod adres Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police" S.A. ul. Kuźnicka 1, Police z dopiskiem Ochrona danych oferenci. Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Spółki przetwarzają Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej. Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Spółek, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu ). Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.

18 18 7. Aktualizacje klauzuli informacyjnej Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Spółkę w kontaktach z Oferentami.