SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Kraków, dnia 28 sierpnia 2013r. SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA zwana dalej SIWZ Przetarg nieograniczony o wartości zamówienia nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro na Usługi w zakresie zakupu i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych oraz rezerwacja i sprzedaż miejsc hotelowych w kraju i zagranicą Zamawiający: Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II, ul. Prądnicka 80, Kraków ZATWIERDZAM:

2 1. Zamawiający Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II z siedzibą w Krakowie (31 202), ul. Prądnicka 80, tel , strona internetowa, na której dostępna jest SIWZ, zwany dalej Zamawiającym. 2. Tryb udzielania zamówienia Zamówienie publiczne udzielane jest zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U z 2010 Nr 113 poz.759 z późn. zm.), zwaną dalej ustawą w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości zamówienia nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty Euro. 3. Opis przedmiotu zamówienia 3.1 Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie zakupu i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych oraz rezerwacja i sprzedaż miejsc hotelowych w kraju i zagranicą. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa w zakresie: a) rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów lotniczych międzynarodowych i krajowych oraz wysyłanie PTA (przedpłata na bilet lotniczy) na wszystkich istniejących połączeniach krajowych i zagranicznych, zgodnie z obowiązującymi taryfami określonymi przez przewoźników przy optymalnym wyborze przewoźnika i trasy względem trasy i czasu trwania podróży, b) rezerwacji, zakupu biletów kolejowych i międzynarodowych oraz krajowych, zgodnie z obowiązującymi taryfami z uwzględnieniem najbardziej korzystnych połączeń i taryf, c) rezerwacja i sprzedaż miejsc hotelowych w kraju i zagranicą Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania standardu hotelu i lokalizacji oraz przekazywanie Zamawiającemu voucherów. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 4, będący integralną częścią SIWZ. UWAGA! Gdziekolwiek w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przywołane są normy lub nazwy własne Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne. Gdziekolwiek w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przywołane są tanie linie lotnicze należy przez to rozumieć przedsiębiorstwa oferujące usługi przewozu lotniczego osób po cenach niższych niż tradycyjne linie lotnicze. 3.2 CPV: Usługi dodatkowe i pomocnicze, usługi biur podróży, Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej, Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych. Zakup biletów lotniczych, kolejowych oraz rezerwacja noclegów w hotelach będzie dokonywana m.in. w ramach projektów realizowanych przez Zamawiającego, które są finansowane lub współfinansowane ze środków zewnętrznych w celu organizacji wyjazdów służbowych. 4. Opis części zamówienia Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5. Informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6,7 (Dz.U z 2010 Nr 113 poz.759 z późn. zm.) 6. Opis ofert wariantowych Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 7.Termin wykonania zamówienia Sukcesywnie na podstawie składanych zleceń do dnia 31 grudnia 2015r. od daty podpisania umowy. 8. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2. Posiadają wiedzę i doświadczenie odpowiednie do wykonania zamówienia.

3 W tym zakresie Wykonawcy wykażą, że wykonali należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonują należycie, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert, a jeśli okres działalności jest krótszy w tym okresie, min. 2 usługi w zakresie zakupu i dostarczania biletów lotniczych oraz rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w kraju i zagranicą o wartości minimum zł brutto każda. 3. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia. 5. Nie podlegają wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 24 ustawy. Zamawiający dokona oceny wyżej wymienionych warunków na podstawie składanych przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji finansowej i ekonomicznej wymaganych przez Zamawiającego, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie opisanego przez Zamawiającego warunku. 9.Kształt oferty i wymagania dotyczące oświadczeń i dokumentów, które należy złożyć wraz z ofertą. Od Wykonawcy Zamawiający wymaga złożenia: L.p. Rodzaj i wymagania oświadczeń i dokumentów Pełnomocnictwo do podpisania oferty i składania ewentualnych wyjaśnień, jeżeli osobą podpisującą nie jest osoba upoważniona na podstawie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (rejestru handlowego) lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Jeżeli dołączone do 1 oferty ww. pełnomocnictwo będzie w formie kopii, Zamawiający wymaga, aby jego zgodność z oryginałem poświadczyła osoba wymieniona w rejestrze, która jest wskazana, jako upoważniona do reprezentowania Wykonawcy lub notariusz. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania 2 braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do 3 wykluczenia - Załącznik nr 1 a do SIWZ; Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 4 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, albo informacja o tym, że Wykonawca nie należy do grupy kapitałowej - Załącznik 1b do SIWZ. Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych min. 2 zamówień potwierdzających spełnienie warunku postawionego w pkt 8.2.SIWZ. Wykaz powinien 5 zawierać wartość, przedmiot, datę wykonania i podmiot na rzecz którego usługa została wykonana. Do wykazu należy załączyć dowody*, z których wynika, że usługi te zostały lub są wykonywane należycie- zgodnie z załącznikiem 5 do SIWZ. 6 Formularz ofertowy - Załącznik nr 3 do SIWZ. *Dowodami, o których mowa w punkcie 9.5 (tabela powyżej) SIWZ są: a) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, b) oświadczenie wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej w pkt a. Wykonawca, w miejsce poświadczeń, o których mowa powyżej w pkt a, może przedkładać dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług i ich prawidłowe ukończenie określone w 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów

4 dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. nr 226, poz. 1817). Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt. 2, składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem - wystawionym nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje osoba upoważniona do podpisywania oferty w imieniu Wykonawcy. Brak jakiegokolwiek dokumentu lub oświadczenia jak również złożenie ich w nieodpowiedniej formie lub o niewłaściwej treści spowoduje wykluczenie wykonawcy - z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 ustawy. Zamawiający informuje wszystkich Wykonawców biorących udział w niniejszym postępowaniu o możliwości zastrzeżenia pewnych informacji zawartych w ofercie jako niejawnych, stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Nie mogą zostać zastrzeżone informacje, o których mowa w art. 86 ust 4 ustawy. Zastrzeżenie w formie pisemnej winno wskazywać, które strony złożonej oferty zawierają tajemnicę przedsiębiorstwa oraz winny być zabezpieczone przez Wykonawcę przed możliwością zapoznania się z ich treścią przez osoby spoza komisji przetargowej np. poprzez złożenie w odrębnej kopercie z napisem: tajemnica przedsiębiorstwa. 10. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami i przekazywania oświadczeń i dokumentów 10.1 Zamawiający będzie porozumiewał się z Wykonawcami wyłącznie pisemnie. Wszelką korespondencję do Zamawiającego związaną z niniejszym postępowaniem, należy kierować na adres: Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II, ul. Prądnicka 80, Kraków, Dział Zamówień Publicznych We wszelkich kontaktach z Zamawiającym Wykonawcy powinni powoływać się na numer procedury przetargowej: DZ-271/107/ Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami 11.1 Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami w sprawach formalnych jest Magdalena Charbat, tel od pn. do pt. w godz , przetargi@szpitaljp2.krakow.pl. W sprawach merytorycznych Justyna Parszywka- Wąż tel od pn. do pt. w godz Wadium Zamawiający w niniejszym postępowaniu nie wymaga wniesienia wadium. 13. Termin związania ofertą Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni licząc od upływu terminu składania ofert. 14. Opis sposobu przygotowania ofert 14.1 Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane niniejszą SIWZ oświadczenia i dokumenty, bez dokonywania w ich treści jakichkolwiek zastrzeżeń lub zmian ze strony Wykonawcy.

5 14.2 Oferta powinna być: - sporządzona w formie pisemnej, - sporządzona na podstawie załączników do niniejszej SIWZ, - napisana w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą techniką, - złożona w zapieczętowanej kopercie oznaczonej nazwą i adresem Wykonawcy oraz napisem: Postępowanie nr DZ-271/107/2013 Usługi w zakresie zakupu i dostarczania biletów Nie otwierać przed dniem r. roku przed godziną Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane przez osobę podpisującą ofertę Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę Ceny oferty muszą być podane w złotych polskich, zgodnie z załącznikiem nr 3 do SIWZ. Ceny powinny zawierać wszystkie koszty, jakie musi ponieść Wykonawca, aby zrealizować zamówienie z najwyższą starannością, a także ewentualne rabaty Ceny powinny być wpisane przez Wykonawców do załącznika nr Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy zgodnie z zasadami reprezentacji. Jeżeli osoba/ osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi być dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę wymienioną w rejestrze, która jest wskazana, jako upoważniona do reprezentowania Wykonawcy lub przez notariusza Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski powinien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski Wprowadzanie zmian do oferty i jej wycofanie. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty winno zostać złożone w sposób i formie przewidzianej dla oferty, z tym, że koperta powinna być dodatkowo oznaczona dopiskiem zmiana" lub wycofanie". 15. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 15.1 Miejsce i termin składania ofert Ofertę opatrzoną pieczęcią Wykonawcy należy złożyć w siedzibie Zamawiającego przy ul. Prądnickiej 80 w Krakowie w budynku Administracyjno-Konferencyjnym (Dziennik Podawczy) do dnia roku do godziny Oferty złożone po terminie nie będą otwierane i zostaną niezwłocznie zwrócone Wykonawcy Miejsce i termin otwarcia ofert Otwarcie ofert nastąpi w dniu roku w siedzibie Zamawiającego przy ul. Prądnickiej 80 w Krakowie, o godzinie w Dziale Zamówień Publicznych. Otwarcie ofert jest jawne. Wykonawcy mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert. W przypadku nieobecności Wykonawcy przy otwarciu ofert, Zamawiający na pisemny wniosek Wykonawcy prześle mu informację z otwarcia ofert. 16. Opis sposobu obliczania ceny Wykonawca zobowiązany jest do podania cen w sposób określony w załączniku nr 3 do SIWZ Ceny w ofercie należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

6 16.3. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w niniejszej SIWZ oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z umową i obowiązującymi przepisami wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie zapewnia zwolnienia Wykonawcy z żadnych podatków, opłat, ceł, cen materiałów, transportu itp., których nie przewidziano w SIWZ, ani nie będzie zwracał żadnych kar należnych z jakiegokolwiek tytułu, nie będzie też ponosił kosztów wynikających z cen materiałów, transportu, czynności, usług, świadczeń, ubezpieczeń itp., których nie przewidziano w dokumentacji przetargowej Cena opłaty transakcyjnej wyrażona w złotych polskich i wartość upustu wyrażona procentowo pozostaje niezmienna przez okres obowiązywania umowy i nie zależy od klasy lotu, trasy przewoźnika, od standardu hotelu, lokalizacji hotelu ani innych czynników (nie będzie podlegać waloryzacji) Cena opłaty transakcyjnej musi być podana w złotych polskich, niezależnie od wchodzących w jej skład elementów, cyfrowo i słownie oraz określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku Wykonawca podaje tylko jedną cenę bez rozwiązań wariantowych Cena za wykonanie Zamówienia winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją całego przedmiotu zamówienia w szczególności z rezerwacją, wystawieniem i sprzedażą biletów, oferowania wariantów, zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, zgodnych z wymaganiami określonymi w SIWZ, przy zastosowaniu podatku VAT, zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług VAT Cena opłaty transakcyjnej za dokonanie rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych powinna obejmować koszty wykonania wszystkich czynności związanych z realizacją przedmiotu zamówienia w zakresie objętym SIWZ Wykonawca nie może samodzielnie wprowadzać dodatkowych pozycji do formularza ofertowego. 17. Informacje dotyczące walut obcych w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą Zamawiający nie dopuszcza możliwości rozliczenia z Wykonawcą w obcych walutach. Rozliczenia nastąpią w złotych polskich (PLN). 18. Opis i znaczenie kryteriów przy wyborze ofert i sposób oceny ofert 18.1 Opis i znaczenie kryteriów przy wyborze ofert Zamawiający przy wyborze ofert będzie kierował się kryteriami podanymi w poniższej tabeli: Znaczenie procentowe Maksymalna ilość punktów, jakie może otrzymać Lp. Kryterium kryterium (R j ) oferta za dane kryterium 1. Cena R 1 = 100 % 100 punktów suma: 100 % 18.2 Sposób oceny ofert Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ. Za najkorzystniejszą uznana zostanie ta z ocenianych ofert, która uzyska maksymalną ocenę punktową (W max) wg poniższego wzoru. Dla powyższego kryterium oceny ofert, Zamawiający będzie obliczał wartość punktową oferty zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku) w oparciu o następujący wzór: W=C gdzie: kryterium cena C=R 1 x C min/ C b C min cena oferty najtańszej C b cena oferty badanej R 1 znaczenie procentowe kryterium cena UWAGA: W przypadku Wykonawców, którzy posiadają siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności lub stałe miejsce zamieszkiwania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeśli to Zamawiający będzie zobowiązany do rozliczenia podatku od towarów i usług, zamawiający wyłącznie dla celów porównania ofert doliczy do podanej ceny podatek VAT, zgodnie z obowiązującymi polskimi przepisami podatkowymi.

7 19. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 19.1 Wykonawca, którego oferta, zostanie wybrana zobowiązany jest podpisać umowę wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ Zamawiający prześle umowę Wykonawcy, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą albo zaprosi go do swojej siedziby, celem podpisania umowy. 20. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 21. Warunki umowy Warunki umowy zostały zawarte w załączniku nr 2 do SIWZ. 22. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia 22.1 Wykonawcy przysługują przewidziane w ustawie środki ochrony prawnej w postaci odwołania oraz skargi do sądu Odwołanie przysługuje wyłącznie wobec czynności: - opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu; - wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia; - odrzucenia oferty odwołującego Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia za pomocą jednego ze sposobów określonych w art. 27 ust. 2 ustawy Odwołanie wnosi się w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 ustawy, albo w terminie 10 dni - jeżeli zostały przesłane w inny sposób Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a także wobec postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej Odwołanie wobec czynności innych niż określone w art. 182 ust. 1 i 2 ustawy wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia Zamawiający przesyła niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia otrzymania, kopię odwołania innym Wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a jeżeli odwołanie dotyczy treści ogłoszenia o zamówieniu lub postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zamieszcza ją również na stronie internetowej, na której jest zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu lub jest udostępniana specyfikacja, wzywając Wykonawców do przystąpienia do postępowania odwoławczego Wykonawca może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania, wskazując stronę, do której przystępuje, i interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia

8 na korzyść strony, do której przystępuje. Zgłoszenie przystąpienia doręcza się Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, a jego kopię przesyła się zamawiającemu oraz Wykonawcy wnoszącemu odwołanie Odwołanie podlega rozpoznaniu, jeżeli: - nie zawiera braków formalnych; - uiszczono wpis Wpis uiszcza się najpóźniej do dnia upływu terminu do wniesienia odwołania, a dowód jego uiszczenia dołącza się do odwołania Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu Skargę wnosi się do sądu okręgowego właściwego dla siedziby albo miejsca zamieszkania Zamawiającego Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora publicznego jest równoznaczne z jej wniesieniem Wykonawca może w terminie przewidzianym do wniesienia odwołania poinformować Zamawiającego o niezgodnej z przepisami ustawy czynności podjętej przez niego lub zaniechaniu czynności, do której jest on zobowiązany na podstawie ustawy, na które nie przysługuje odwołanie na podstawie art. 180 ust. 2 ustawy. W przypadku uznania zasadności przekazanej informacji zamawiający powtarza czynność albo dokonuje czynności zaniechanej, informując o tym wykonawców w sposób przewidziany w ustawie dla tej czynności Szczegółowe zasady wnoszenia środków ochrony prawnej oraz postępowania toczonego wskutek ich wniesienia określa Dział VI ustawy. 23. Załączniki Załącznik nr 1a: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania Załącznik nr 1b: Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, albo informacja o tym, że Wykonawca nie należy do grupy kapitałowej. Załącznik nr 2: Wzór umowy Załącznik nr 3: Formularz cenowy Załącznik nr 4: Opis przedmiotu zamówienia Załączniki nr 5: Wykaz wykonanych zamówień ZATWIERDZAM:

9 Załącznik nr 1a Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania Pełna nazwa Wykonawcy: adres Wykonawcy: tel. (0.). fax. (0.) www: @... Świadomy odpowiedzialności karnej z art. 305 Kodeksu Karnego oświadczam, że - spełniam warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. 8 SIWZ; - nie podlegam wykluczeniu z ubiegania się o zamówienie publiczne zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Następującą część zamówienia zamierzam powierzyć podwykonawcy: (Uwaga! W przypadku, gdy Wykonawca nie przewiduje podwykonawstwa winien w powyższym polu wpisać, iż zamówienie wykona samodzielnie lub wpisać słowo nie dotyczy )... Podpisy i pieczątki imienne osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy..., dnia...

10 Załącznik 1b Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, albo informacja o tym, że Wykonawca nie należy do grupy kapitałowej. Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej: W przypadku, gdy Wykonawca nie należy do grupy kapitałowej, winien zaznaczyć poniższe pole: Oświadczam, że nie należę do grupy kapitałowej o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Prawo Zamówień Publicznych... Podpisy i pieczątki imienne osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy..., dnia...

11 Załącznik nr 2 Wzór umowy zawarta w Krakowie w dniu.pomiędzy: Krakowskim Szpitalem Specjalistycznym im. Jana Pawła II z siedzibą w Krakowie (31-202) przy ul. Prądnickiej 80, wpisanym do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS , reprezentowanym przez: dr n. med. Annę Prokop Staszecką - Dyrektora Szpitala, zwanym dalej Zamawiającym, a...reprezentowaną przez:... zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą, Umowa została zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego o szacunkowej wartości zamówienia poniżej ,00 EURO postępowanie nr.. 1 Przedmiot umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać na rzecz Zamawiającego usługi w zakresie: a. rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów na krajowe i międzynarodowe pasażerskie przewozy lotnicze oraz kolejowe (wraz z bagażem i nadbagażem), oraz b. dokonywania rezerwacji noclegów w hotelach w kraju i zagranicą, dokonywanie zapłaty za te noclegi oraz dostarczanie Zamawiającemu voucherów na noclegi w hotelach, dla osób wskazanych przez Zamawiającego. 2. Usługi będą wykonywane na zasadach i warunkach określonych w niniejszej umowie oraz zgodnie z wymaganiami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia, który stanowi załącznik nr 1 do umowy. 3. Zakup biletów lotniczych, kolejowych oraz rezerwacja noclegów w hotelach będzie dokonywana m.in. w ramach projektów realizowanych przez Zamawiającego, które są lub mogą być finansowane lub współfinansowane ze środków zewnętrznych w celu organizacji wyjazdów służbowych. W takich przypadkach, Wykonawca na żądanie Zamawiającego zobowiązany jest wystawić fakturę na dostarczonym przez Zamawiającego wzorze, zgodnie z wymogami danego projektu. 4. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi, o których mowa w ust. 1, począwszy od dnia zawarcia umowy, sukcesywnie, zgodnie z zamówieniami składanymi przez Zamawiającego Zamówienia, o których mowa w 1 umowy będą składane i realizowane w następujący sposób: a) zamówienia będą składane za pomocą poczty elektronicznej, faksem lub w pilnych przypadkach telefonicznie. W każdym zamówieniu Zamawiający określi wymagania co do połączeń lotniczych lub kolejowych oraz pokojów w hotelach, w szczególności: terminu i w przybliżeniu godziny lotu lub wyjazdu, trasy przelotu lub przejazdu, terminu i w przybliżeniu godziny lotu powrotnego lub przyjazdu, ilości zamawianych biletów, liczby noclegów w hotelu oraz standardu hotelu. Wzór zamówienia stanowi załącznik nr 2 do umowy; b) Wykonawca w terminie nie dłuższym niż do godziny 14:00 dnia, w którym złożone zostało zamówienie, przekaże Zamawiającemu za pomocą poczty elektronicznej lub faksem propozycje połączeń, zawierające informacje, o których mowa w pkt. a) wraz z cenami uwzględniającymi wszelkie koszty. Jeżeli zamówienie zostanie złożone po godzinie 13:00, propozycje połączeń i noclegów w hotelach przekazane zostaną nie później niż do godziny 10:00 dnia następnego; c) W ciągu 3 godzin od przekazania przez Zamawiającego informacji co do wybranych połączeń i hoteli, Wykonawca dokona rezerwacji biletów lotniczych lub kolejowych na wybrane przez Zamawiającego połączenia oraz noclegi w hotelu oraz przekaże Zamawiającemu za pomocą poczty elektronicznej, faksem lub formie dokumentów papierowych potwierdzenia dokonania rezerwacji. Zlecenia rezerwacji będą składane przez Zamawiającego za pomocą poczty elektronicznej lub faksem. Wraz z potwierdzeniem dokonania rezerwacji Wykonawca przekaże Zamawiającemu ostateczne informacje dotyczące połączenia lotniczego lub kolejowego oraz noclegu w hotelu; d) zakupione bilety lotnicze lub kolejowe oraz vouchery na zarezerwowane noclegi w hotelach, jak również inne dokumenty związane z podróżą, Wykonawca zobowiązany jest przekazać

12 Zamawiającemu nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem wyjazdu lub wylotu. Nie dotyczy to zamówień składanych na mniej niż 48 godzin przed wyjazdem (przypadki nagłe), w których Wykonawca zobowiązany jest przekazać wyżej wymienione dokumenty niezwłocznie po ich otrzymaniu. W zależności od wymagań przewoźnika lub podmiotu świadczącego usługi hotelowe vouchery i bilety będą dostarczane Zamawiającemu za pomocą poczty elektronicznej, faksem lub w formie dokumentów papierowych. 2. Czynności, o których mowa w ust. 1 lit. a-d będą dokonywane w dni robocze pomiędzy godzinami : Wykonawca zobowiązany jest, bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia, do pośredniczenia w sprawach reklamacji zgłaszanych przez Zamawiającego dotyczących niewykonania lub nienależytego wykonania usług przez przewoźników lub podmioty świadczące usługi hotelowe. Wykonawca upoważniony jest do reprezentowania Zamawiającego w takich sprawach. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco informować Zamawiającego o sposobie załatwienia reklamacji. Reklamacje będą zgłaszane Wykonawcy za pomocą poczty elektronicznej lub faksem. 4. Terminy rozpatrzenia reklamacji dotyczących usług świadczonych przez przewoźników lub podmioty świadczące usługi hotelowe zależne będą od terminów przewidzianych prawem dla przewoźników lub podmiotów świadczących usługi hotelowe, a w braku takich terminów zależne od przyjętych przez te podmioty Do czasu dokonania przez Wykonawcę zlecenia zakupu biletów lub noclegu, Zamawiający bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych kosztów, może odwołać zlecenie rezerwacji biletów lotniczych lub kolejowych lub rezerwację hotelu lub ją zmienić, w szczególności zmienić trasę bądź termin lotu lub wyjazdu, ilości zarezerwowanych noclegów w hotelu bądź osoby, na rzecz których była dokonana rezerwacja. 2. Po dokonaniu zakupu biletów lub noclegów ich anulowanie, zwrot lub zmiana osób, dla których bilety lub noclegi zostały zakupione będzie odbywać się zgodnie z warunkami przyjętymi u danego przewoźnika bądź podmiotu świadczącego usługi hotelowe, z tym że czynności te będą dokonywane bez dodatkowej odpłatności ze strony Zamawiającego. 3. Czynności, o których mowa w ust. 1 lub 2 będą dokonywane za pomocą poczty elektronicznej lub faksem Czynności, o których mowa w 2-3 Umowy mogą być dokonywane wyłącznie przez osoby upoważnione przez Strony do realizacji niniejszej umowy. 2. Osobami upoważnionymi po stronie Zamawiającego są: 1) tel.:.., faks., e mail:.., 2) tel.:..., faks.., e mail:, 3) tel.:..., faks.., e mail: Osobami upoważnionymi po stronie Wykonawcy są: 1) tel.:..., faks, e mail:, 2) tel.:..., faks, e mail:... Zmiana osób, wymienionych w ust. 2 i 3 nie stanowi zmiany umowy, lecz wymaga zawiadomienia drugiej stronie dokonanego w formie pisemnej Łączna wartość zamówienia z tytułu realizacji umowy nie przekroczy kwoty PLN brutto (słownie: sześćset osiemdziesiąt tysięcy). 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zapłaty wynagrodzenia jedynie za bilety i noclegi, zakupione zgodnie ze złożonym zamówieniem, o którym mowa w 2 ust. 1 lit. c) umowy. 3. Na wynagrodzenie Wykonawcy za każdorazowe wykonanie usługi w postaci dokonanej zakupionego noclegu w hotelu bądź zakupionego biletu składać się będzie: 1. opłata transakcyjna w stałej wysokości, zgodnej z zaoferowaną przez Wykonawcę w Formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 3 do umowy (Załącznik nr 5 do SIWZ), 2. cena biletu lub cena noclegu w hotelu cena, po jakiej Wykonawca zakupił bilet lub nocleg, ustalana każdorazowo na podstawie taryfy przewoźnika lub cennika podmiotu świadczącego usługi hotelowe, przy uwzględnieniu wszelkich opłat, w szczególności wynikających z taryfy przewoźnika, należnych podatków i opłat lotniskowych oraz opłat ubezpieczeniowych, 3. wartość upustu- w stałej wartości.% zgodnej z zaoferowaną przez Wykonawcę w Formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 3 do umowy (Załącznik nr 5 do SIWZ).

13 4. Wynagrodzenie skalkulowane na podstawie ust. 3 obejmuje wszelkie koszty wykonawcy, które musi on ponieść w celu wykonania umowy i obowiązków w niej określonych. W przypadku, gdy łączna wartość zakupionych biletów i noclegów okaże się niższa niż określona w ust. 1, Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia. 5. Faktury wystawiane będą przez Wykonawcę każdorazowo po zakupie zamówionych biletów i opłaceniu noclegu w hotelu oraz dostarczeniu zakupionych biletów i voucherów do Zamawiającego. 6. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty wpływu faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę na Dziennik Podawczy Krakowskiego Szpitala Specjalistycznego im. Jana Pawła II. 7. Faktura powinna zawierać następujące informacje: 1. w przypadku biletów lotniczych: - trasę przelotu, - cenę biletu wg taryfy przewoźnika wraz z wyszczególnieniem wszelkich opłat, - wynagrodzenie wykonawcy, w tym opłatę transakcyjną, - nazwisko pasażera; 2. w przypadku biletów kolejowych: - trasa przejazdu, - cenę biletu ze wskazaniem klasy pociągu, - wynagrodzenie wykonawcy, w tym opłatę transakcyjną, - nazwisko pasażera; 3. w przypadku noclegów hotelowych: - nazwa hotelu, - czas pobytu, - całkowity koszt pobytu, - wynagrodzenie wykonawcy, w tym opłatę transakcyjną, - nazwisko osoby, na którą rezerwowany był pokój hotelowy; 8. Zmiana stawki podatku VAT będzie każdorazowo uwzględniania w wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 3 i nie stanowi zmiany Umowy. 9. Za dzień zapłaty Strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 10. W przypadku opóźnienia w realizacji płatności Wykonawca będzie naliczał odsetki ustawowe za każdy dzień opóźnienia, licząc od pierwszego dnia po upływie terminu wymagalności W przypadku, nienależytego wykonania lub niewykonania czynności określonych w 2 Umowy, polegającego na: a. zwłoce w realizacji usług przekraczającej 48 godzin roboczych, lub b. zakupie biletów lub noclegu w hotelu niezgodnie ze zleceniem Zamawiającego, lub c. niezakupieniu biletów lub noclegu w hotelu, Zamawiający ma prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości 100% wartości brutto wynagrodzenia za dana usługę, o którym mowa w 6 ust. 3 umowy, a gdy wynagrodzenia tego nie da się określić 1% wynagrodzenia przewidzianego w 6 ust. 1 umowy. Zapłata kary umownej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku prawidłowego wykonania zlecenia, jeżeli będzie to możliwe. Niezależnie od kary umownej, w przypadku, gdy dokonane rezerwacje lub zakupione bilety utracą dla Zamawiającego znaczenie z powodu dostarczenia ich po terminie wyjazdu lub wylotu, Wykonawcy nie będzie przysługiwać za nie wynagrodzenie. 2. Niezależnie od kar umownych, Wykonawca zobowiązany będzie zwrócić Zamawiającemu poniesione przez niego koszty zakupu biletów kolejowych lub lotniczych i noclegów w hotelach. 3. W przypadku nie poinformowania Zamawiającego o zmianach godzin lotu lub odwołaniu lotu, uniemożliwiających odbycie wyjazdu lub wyloty, Zamawiający jest uprawniony do żądania zapłaty kary umownej w wysokości 100% wartości brutto wynagrodzenia za dana usługę, o którym mowa w 6 ust. 3 umowy. 4. Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania przewyższającego zastrzeżone kary umowne na zasadach ogólnych. 5. W przypadku wykonywania przedmiotu umowy z udziałem podwykonawców, Wykonawca, za ich działania lub zaniechania, ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.

14 8 1. Umowa została zawarta na okres od dnia podpisania niniejszej umowy do dnia 31 grudnia 2015r., chyba że wartość wynagrodzenia wykonawcy, osiągnie kwotę, o której mowa w 6 ust. 1 Umowy. 2. Zamawiający może rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy: a) Wykonawca wykonuje Umowę w sposób nienależyty, w szczególności w przypadku: - co najmniej dwukrotnego opóźnienia w dokonaniu rezerwacji, sprzedaży i dostarczeniu biletów lub voucherów- w okresie danego półrocza, - co najmniej dwukrotnego dostarczenia biletu niezgodnego z zaplanowaną przez Zamawiającego trasą podróży- w okresie danego półrocza, - co najmniej dwukrotnego wystawienia biletu w cenie wyższej niż ustalona przez Zamawiającego w innym biurze podróży- w okresie danego półrocza. b) Wykonawca utracił uprawnienia do sprzedaży usług będących przedmiotem Umowy. 3. W przypadku, o których mowa w ust. 2, Wykonawca zobowiązany jest realizować i zakończyć wszystkie wcześniej przyjęte i zgłoszone zlecenia, chyba że Zamawiający postanowi inaczej W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mieć będą przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Ewentualne spory powstałe w trakcie realizacji niniejszej umowy podlegają rozpoznaniu przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego Zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany umowy są dopuszczalne bez ograniczeń w zakresie dozwolonym przez art. 144 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zmiana umowy warunków umowy jest możliwa, w szczególności gdy: a) wymagać tego będzie prawidłowa realizacja przez Zamawiającego zadań polegających na udzieleniu świadczeń zdrowotnych, lub b) w wyniku zmiany umowy możliwym będzie podniesienie poziomu lub jakości usług, lub c) zmiana umowy będzie korzystna dla Zamawiającego, lub, d) potrzeba zmiany treści umowy wynika ze zmiany przepisów prawa, lub e) potrzeba zmiany treści umowy wynika ze zmian organizacyjnych Zamawiającego. 3. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 egzemplarzu dla każdej ze stron. 4. Załącznikami, stanowiącymi integralną część Umowy są: a) Załącznik nr 1 opis przedmiotu zamówienia, b) Załącznik nr 2 Formularz zlecenia Zamówienie na bilet lotniczy / kolejowy i noclegu c) Załącznik nr 3 Formularz oferty Wykonawcy, ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

15 Załącznik nr 2 do umowy z dnia.. Formularz zlecenia Zamówienie na zakup biletu lotniczego / kolejowego i noclegu (niepotrzebne skreślić) Zamawiający: Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II Adres: ul. Prądnicka 80, Kraków tel... fax.. I. 1. Imię i nazwisko osoby, na rzecz której ma być dokonana rezerwacja biletów.. 2. Data Wylotu/Wyjazdu.. 3. Miejsce Wylotu/ Wyjazdu (z). (do ).. 4. Liczba biletów.. 5. Liczba noclegów w hotelu. 6. Opis hotelu sugestie Zamawiającego II. 1. Data powrotu/ przyjazdu.. 2. Miejsce powrotu/ przyjazdu (z ).. (do). Inne uwagi Data i podpis osoby uprawnionej do składania zamówienia ze strony Zamawiającego

16 Załącznik nr 3 do SIWZ- Formularz ofertowy Zamawiający: Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II ul. Prądnicka 80, Kraków Nazwa Wykonawcy:... Adres:. NIP., REGON telefon..... faks: Nawiązując do ogłoszonego przetargu nieograniczonego na usługi w zakresie zakupu i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych oraz sprzedaży miejsc hotelowych w kraju i zagranicą, numer postępowania DZ/271/107/2013 Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem zawartym w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w następującej cenie: Tabela A Bilet lotniczy Założona liczba lotów Założona cena jednego biletu (zł) Wartość brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu (PLN) Wartość upustu od ceny za wystawienie jednego biletu lotniczego (%) podać w procentach [Założona cena biletu (kolumna 2) plus opłata transakcyjna (kolumna 3) minus kwotowo podana wartość upustu (kolumna 4)] razy liczba lotów (kolumna 1) Krajowy Kolumny: 1x(2+3-4) Międzynaro dowy SUMA

17 Tabela B Bilet kolejowy Założona liczba przejazdów Założona cena jednego biletu (zł) Wartość brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego (PLN) Wartość upustu od ceny za wystawienie jednego biletu kolejowego (%) podać w procentach [Założona cena biletu (kolumna 2) plus opłata transakcyjna (kolumna 3) minus kwotowo podana wartość upustu (kolumna 4)] razy liczba przejazdów (kolumna 1) Krajowy Międzynarodo wy SUMA Kolumny: 1x(2+3-4) Tabela C Rezerwacja i sprzedaż miejsc hotelowych Założona liczba rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych Założona cena jednego miejsca hotelowego (zł) Wartość brutto opłaty transakcyjnej za sprzedaż jednego miejsca hotelowego (PLN) Wartość upustu od ceny jednego miejsca hotelowego, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży miejsca hotelowego (%) podać w procentach [Założona cena biletu (kolumna 2) plus opłata transakcyjna (kolumna 3) minus kwotowo podana wartość upustu (kolumna 4)] razy liczba rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych (kolumna 1) Krajowych Kolumny: 1x(2+3-4)

18 Międzynarod owych SUMA Ogółem cena oferty: Tabela A (5) + Tabela B (5) + Tabela C (5) brutto słownie 1. Na potrzeby rozstrzygnięcia postępowania przetargowego Zamawiający przyjmuje założenie, że cena jednego biletu lotniczego, kolejowego krajowego oraz miejsca hotelowego w kraju wynosi 100 zł, a cena jednego biletu lotniczego, kolejowego międzynarodowego oraz miejsca hotelowego poza granicami Polski wynosi 200 zł i są to wartości, które Zamawiający przyjmuje jedynie w celu porównania ofert oraz wyłonienia wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę cenową. Do tak podanych cen biletu i miejsc hotelowych, przyjętych przez Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany odliczyć wartość upustu oraz dodać wartość opłaty transakcyjnej w (zł). Podane przez Wykonawcę wartość brutto opłaty transakcyjnej w (zł) i wartość upustu w (%) mają charakter wiążący przez cały okres obowiązującej umowy. Wartości te doliczane będą w wypadku opłat transakcyjnych oraz odliczane w wypadku wartości upustu od ceny każdorazowo zamawianego biletu i miejsca hotelowego w okresie obowiązywania umowy. 2. Podane w tabelach A, B, C kolumna nr 1 założone liczby lotów, przejazdów i rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych mają charakter szacunkowy i służą jedynie porównaniu ofert i wyborowi najkorzystniejszej oferty. Podane w tabeli A, B, C kolumnie nr 1 ilości nie mają charakteru wiążącego, a wybierany wykonawca jest zobowiązany wykonywać usługę na każde żądanie zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy.. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

19 Załącznik nr 4 do SIWZ- Opis przedmiotu zamówienia 1. Zakres obsługi a) W ramach świadczonych przez Wykonawcę usług dotyczących biletów lotniczych Wykonawca dokona: wyszukania i przedstawienia Zamawiającemu, każdorazowo po zgłoszeniu przez Zamawiającego zapotrzebowania, alternatywnych propozycji połączeń (o ile istnieje alternatywa połączeń na danej trasie, w danym terminie), najkorzystniejszych pod względem: długości trasy, czasu podróży i w przypadku konieczności przejazdu w danym mieście z jednego lotniska na drugie czasu transferu między lotniskami oraz ceny biletu, uwzględniającej promocje oferowane przez przewoźników, zniżki grupowe, zniżki wynikające z terminu rezerwacji i skorzystania z połączeń weekendowych. Wymagane jest, aby podczas wyszukiwania najkorzystniejszych wariantów połączeń, brane były pod uwagę połączenia na wszystkie linie lotnicze, w tym linie tanich przewoźników (low cost). Wymagane jest również, aby w przypadku połączeń (przelotów) z przesiadkami lub z przerwami podróży, przedstawione warianty połączeń (w przypadku braku alternatywy, proponowane połączenie) zapewniały najkrótszy przelot na danej trasie, rezerwacji biletów lotniczych, zgodnie z wyborem Zamawiającego i przekazania Zamawiającemu potwierdzenia w formie pisemnej lub mailem o dokonaniu tych rezerwacji, zakupu biletu lotniczego, zgodnie z wyborem Zamawiającego oraz wysyłanie PTA (przedpłata na bilet lotniczy) dostarczenia, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, biletów elektronicznych na adresy poczty elektronicznej wskazane przez Zamawiającego, dostarczenia, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, pod adresy wskazane przez Zamawiającego biletów papierowych w przypadkach, gdy na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, informowania o zbliżających się terminach wykupu biletów lotniczych, przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, zawiadamiania Zamawiającego, z chwilą otrzymania informacji od przewoźnika, o zmianach cen biletów lotniczych i kolejowych, zmianach godzin lotu /przejazdu, o odwołaniu lotu /przejazdu, świadczenia pomocy i doradztwa w przypadku wystąpienia problemów oraz zmian w połączeniach podczas podróży, a także w przypadku ewentualnych reklamacji składanych do przewoźnika. b) W ramach świadczonych przez Wykonawcę usług dotyczących biletów kolejowych Wykonawca dokona: wyszukania i przedstawienia Zamawiającemu, każdorazowo po zgłoszeniu przez Zamawiającego zapotrzebowania, alternatywnych propozycji połączeń (o ile istnieje alternatywa połączeń na danej trasie, w danym terminie), najkorzystniejszych pod względem: długości trasy, czasu podróży oraz ceny biletu, uwzględniającej promocje oferowane przez przewoźników, zniżki grupowe, zniżki wynikające z terminu rezerwacji i skorzystania z połączeń weekendowych. Wymagane jest również, aby w przypadku połączeń (przejazdów) z przesiadkami lub z przerwami podróży, przedstawione warianty połączeń (w przypadku braku alternatywy, proponowane połączenie) zapewniały najkrótszy przejazd na danej trasie, rezerwacji biletów kolejowych, zgodnie z wyborem Zamawiającego i przekazania Zamawiającemu potwierdzenia w formie pisemnej lub mailem o dokonaniu tych rezerwacji, zakupu biletu kolejowego zgodnie z wyborem Zamawiającego na trasie w terminie wskazanym przez Zamawiającego, dostarczenia, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, pod adresy wskazane przez Zamawiającego biletów papierowych w przypadkach, gdy na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, informowania o zbliżających się terminach wykupu biletów kolejowych, przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, zawiadamiania Zamawiającego, z chwilą otrzymania informacji od przewoźnika, o zmianach cen biletów kolejowych, zmianach godzin wyjazdu (odjazdu), lub o odwołaniu, świadczenia pomocy i doradztwa w przypadku wystąpienia problemów oraz zmian w połączeniach podczas podróży, a także w przypadku ewentualnych reklamacji składanych do przewoźnika. c) W ramach świadczonych przez Wykonawcę usług dotyczących rezerwacji pokoi hotelowych i sprzedaż miejsc hotelowych w kraju i zagranicą Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania standardu hotelu oraz lokalizacji oraz przekazywanie Zamawiającemu voucherów. 2. Zakres świadczonych usług a) Rezerwacja biletów lotniczych. b) Zakup biletów lotniczych na przeloty krajowe i międzynarodowe z uwzględnieniem tzw. tanich linii. c) Zakup biletów na bagaż i nadbagaż. d) Dokonanie odprawy elektronicznej za zgodą Zamawiającego. e) Dostawa i odbiór dokumentów podróży, jeżeli jest to konieczne. f) Rezerwacja biletów kolejowych.

20 g) Zakup biletów kolejowych. h) Dostarczanie w formie papierowej kupionych biletów lotniczych lub kolejowych do siedziby Zamawiającego bez dodatkowych opłat. i) Rezerwacja pokoi hotelowych w kraju i zagranicą i dostawa voucherów zgodnie z załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej j) Sprzedaż miejsc hotelowych. 3. Sposób obsługi - zamawianie usług a) Zamawiający za pomocą poczty elektronicznej zgłasza Wykonawcy zapotrzebowanie na usługę podając termin wyjazdu i powrotu, trasę podróży, ilość zamawianych biletów oraz zapotrzebowanie na noclegi. b) Po otrzymaniu propozycji dotyczących trasy podróży, ceny biletów, rodzajów hotelów, ceny noclegów, Zamawiający przesyła do Wykonawcy wypełniony formularz zlecenia (załącznik nr 2) do umowy zawierający informacje o wyborze trasy podróży oraz hotelu. c) Wykonawca, na podstawie otrzymanego od Zamawiającego formularza zlecenia, zakupi bilety lotnicze lub kolejowe oraz dokona rezerwacji i sprzedaży miejsca hotelowego, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, i dostarczy je pod adres wskazany w zleceniu, d) W przypadku sytuacji nagłych i pilnych dopuszcza się złożenie zlecenia telefonicznie. Zlecenie pozostaje w mocy pod warunkiem jego potwierdzenia najpóźniej następnego dnia roboczego, zgodnie z postanowieniami zawartymi w pkt. 3 podpunkt a i b). 4. Obsługa rezerwacji połączeń lotniczych, połączeń kolejowych oraz rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych. a) Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo przedstawić nie mniej niż 3 warianty połączeń, w tym 1 wariant tanich linii lotniczych, zgodnie ze specyfikacją zlecenia, z uwzględnieniem najkorzystniejszych stawek obowiązujących w dniu realizacji zlecenia oraz optymalnych połączeń dla pasażera, spośród ofert wszystkich Przewoźników. W przypadku kiedy Zamawiający jest w stanie wyszukać tańszą ofertę lotu, przejazdu Zamawiający może dokonać rezerwacji i zakupu biletu lotniczego, kolejowego we własnym zakresie. b) Z ramienia Zamawiającego osoba odpowiedzialna za rezerwacje lotnicze, kolejowe i rezerwacje hotelu ma prawo do dokonania każdorazowo, przed zleceniem wystawienia danego biletu, ostatecznej weryfikacji wskazanego przez Wykonawcę wyboru najkorzystniejszej dla Zamawiającego opcji trasy przelotu, przejazdu (oraz standardu hotelu). c) Wykonawca jest zobowiązany do bieżącego weryfikowania dokonanych dla Zamawiającego rezerwacji lotniczych, kolejowych pod kątem możliwości znalezienia dodatkowych oszczędności dla Zamawiającego, przez co rozumie się uzyskanie oferty na przelot lotniczy, trasę kolejową najkorzystniejszej cenowo i optymalnych połączeń dla pasażera. Wykonawca będzie dokonywał weryfikacji zarówno w momencie dokonywania rezerwacji, w okresie pozostającym do dnia wykupienia biletu a najpóźniej w dniu wystawienia biletu. d) Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo przesyłając propozycje połączeń lotniczych, kolejowych i zakładając rezerwację dla Zamawiającego dokonywać odpowiedniego wpisu informacyjnego o restrykcjach związanych z proponowaną taryfą oraz podawać termin jej ważności. e) Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia pełnej wartości biletu lotniczego uwzględniającej wszelkie koszty w tym opłatę lotniskową, podatki lokalne i międzynarodowe, opłatę paliwową i wartość wymaganą przez linię lotniczą przewoźnika za konkretny bilet. f) Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia pełnej wartości biletu kolejowego uwzględniającej wszelkie koszty związane z zakupem biletu. g) Wykonawca ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na złożone zgłoszenie w terminie do 3 godzin roboczych (w godzinach pracy) od momentu jego przekazania przez osobę zamawiającą. Jednakże w miarę możliwości, zgłoszenia po ich otrzymaniu będą przetwarzane w najkrótszym możliwym czasie. h) W przypadku, gdy realizacja zgłoszenia nie jest możliwa w czasie krótszym niż 3 godziny, pracownik Wykonawcy ma obowiązek skontaktowania się z osobą zgłaszającą telefonicznie bądź pocztą elektroniczną celem poinformowania o przyczynach zwłoki w przetwarzaniu zgłoszenia i ustalenia dalszego trybu postępowania i ram czasowych odpowiedzi. 5. Sprawdzanie cen usług Wykonawca będzie na bieżąco sprawdzać wszystkie założone dla Zamawiającego rezerwacje pod kątem możliwości osiągnięcia oszczędności finansowych przy pomocy środków dopuszczalnych, zgodnych z przepisami i w ramach zlecenia złożonego przez Zamawiającego.