SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA ZAPYTANIE O CENĘ Nazwa i adres Zamawiającego: Zamawiający: Chełmska Spółdzielnia Mieszkaniowa w Chełmie Adres Zamawiającego: ul. Lwowska 51, Chełm tel. /082/ , fax /082/ , sekretariat@chsm.chelm.pl I. Tryb udzielenia zamówienia. 1. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie: Regulaminu Przetargów i Pracy Komisji Przetargowej obowiązującego w Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chełmie, Wytycznych programowych dotyczących systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Chełmska Spółdzielnia Mieszkaniowa w Chełmie nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Postępowanie o udzielenie zamówienia nie jest przeprowadzane na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie "Zapytanie o cenę" - 4 regulaminu. Regulamin Przetargów i Pracy Komisji Przetargowej dostępny jest na stronie internetowej Zamawiającego: 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia realizowane jest na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu pn. Poprawa efektywności energetycznej budynków mieszkalnych wielorodzinnych znajdujących się w zasobach Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chełmie na terenie osiedli XXX-Lecia i Słoneczne" w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata , Oś priorytetowa 5 Efektywność energetyczna i gospodarka niskoemisyjna, Działanie 5.3 Efektywność energetyczna sektora mieszkaniowego. II. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie realizacji projektu - zarządzania projektem pn. Poprawa efektywności energetycznej budynków mieszkalnych wielorodzinnych znajdujących się w zasobach Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chełmie na terenie osiedli XXX-Lecia i Słoneczne". Zakres rzeczowy świadczenia usług w zakresie realizacji projektu - zarządzania projektem zarządzania projektem obejmuje: przygotowanie harmonogramów rzeczowo-finansowych przygotowanie dokumentów do Aneksu do umowy o dofinansowanie projektu sporządzanie sprawozdań okresowych z realizacji projektu sporządzanie wniosków o płatność, płatności zaliczkowe i płatność końcową doradztwo w zakresie realizacji umowy o dofinansowanie projektu weryfikacja dokumentów związanych z realizacją projektu pod względem zgodności z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa

2 III. Sposób przygotowania oferty. Oferta powinna zawierać: 1. Wypełniony formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, z datą nie wcześniejszą niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt. 2 składa dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 3. Oświadczenie, że oferent zapoznał się z warunkami zamówienia i akceptuje te warunki bez zastrzeżeń. 4. Oświadczenie, że w razie wygrania postępowania oferent zobowiązuje się do zawarcia umowy w terminie 10 dni od dnia rozstrzygnięcia postępowania. 5. Oświadczenie, że oferent posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał, a także pracowników zdolnych do wykonania zamówienia. 6. Oświadczenie, że oferent znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Nie zostało wszczęte postępowanie o ogłoszeniu upadłości, jak również nie została ogłoszona upadłość oraz firma nie jest w stanie likwidacji. 7. Oświadczenie, że oferent nie jest powiązany osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. 8. Wykaz usług wykonanych w ciągu ostatnich 3-lat związanych z przedmiotem zamówienia, a jeżeli okres działalności jest krótszy to w tym okresie. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 4 do SIWZ. 9. Oferta powinna być złożona w zamkniętej kopercie i opisanej: Zapytanie o cenę świadczenie usług w zakresie realizacji projektu - zarządzania projektem, należy także podać adres i nazwę firmy oferenta. 10. Oferta i wszystkie załączone w niej dokumenty winny być sporządzone w języku polskim. Dokumenty wydane w języku innym niż język polski powinny zostać złożone wraz z ich tłumaczeniem. Informujemy, że potencjalni wykonawcy z innych państw członkowskich UE mogą składać dokumenty równoważne polskim dokumentom wymaganym przez Zamawiającego. Druk Oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 oraz 3 do SIWZ. Wszystkie strony oferty i załączników powinny być podpisane przez uprawnionych przedstawicieli. Wszystkie dokumenty powinny być zszyte i ponumerowane. W przypadku kserokopii dokumentu, dokument ten powinien być poświadczony za zgodność z oryginałem. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi oferent. Informujemy, że zamówienie nie będzie udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej posiadania co najmniej 10% udziałów lub akcji pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii

3 prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IV. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia r. do dnia r. V. Kryteria wyboru oferty. Zamawiający przy wyborze oferty posługiwać się będzie kryteriami: 1. cena oferty %. Ponadto oferent powinien spełniać warunki: 1. Co najmniej dwie wykonane usługi w ostatnich trzech latach zgodnie z przedmiotem zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie. 2. Załączenie wszystkich wymaganych dokumentów zgodnie z rozdziałem III SIWZ Sposób przygotowania oferty. Jeżeli Oferent nie złożył dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wzywa do ich uzupełnienia lub udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym. W przypadku nie spełnienia któregokolwiek z w/w warunków oferta podlega odrzuceniu. Przez najkorzystniejszą ofertę należy rozumieć ofertę z najniższą ceną. Jako cenę oferty przyjmuje się wartość brutto za wykonanie całości zamówienia podaną w Formularzu Ofertowym. Zastosowane będzie kryterium oceny ofert wykonania zamówienia wg punktacji w skali od 0 do 100 pkt.: Cena oferty z najniższą ceną brutto Liczba punktów = x 100 Cena ocenianej oferty brutto Punkty będą obliczane z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. VI. Umowa. 1. Zamawiający będzie żądał w umowie zagwarantowania następujących warunków: - niezmienności ceny zamówienia ujętej w ofercie, -wpłacenia na konto wskazane przez Zamawiającego tytułem "zabezpieczenia należytego wykonania umowy" w wysokości 1.000,00 zł, przed zawarciem umowy z Zamawiającym. Z kwoty tej mogą być potrącone kary umowne i słuszne roszczenia zamawiającego. -okres płatności za wykonaną usługę co najmniej 14 dni licząc od dnia dostarczenia faktury VAT do siedziby Zamawiającego. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą następować będą w okresach miesięcznych. - w przypadku kontroli dokonywanych przez właściwe organy w przedmiocie realizacji projektu, wykonawca wyznaczy uprawnionego przedstawiciela do bezpośredniego i osobistego udziału w czynnościach kontrolnych dokonywanych w siedzibie bądź poza siedzibą Zamawiającego. 2. Warunki zmian umowy. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania. Zmiana postanowień umowy może być dokonana w przypadku zmian nieistotnych w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. Zmiana istotna może być dokonana w przypadku okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, tj. zmianie uległy przepisy prawne istotne dla realizacji przedmiotu umowy, z wyłączeniem zmiany

4 polegającej na podwyższeniu stawki podatku VAT, zmiany dotyczące nazwy, siedziby Wykonawcy lub jego formy organizacyjno-prawnej w trakcie trwania umowy oraz innych nazw identyfikacyjnych. 3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia. VII. Sposób obliczania/ustalenia ceny oferty. 1.Rozliczenie należności pomiędzy Zamawiajacym, a Wykonawcą odbywać się będzie w PLN. Nie dopuszcza się rozliczenia zamówienia w walutach innych niż polskie złote. 2.Cenę w ofercie należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w formie: netto i brutto cyfrowo i słownie, wg. Formularza Ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ. 3. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotowego zamówienia będzie ryczałtowe. 4. Rozliczenie należności pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą odbywać się będzie w okresach miesięcznych. W przypadku m-ca stycznia 2018 r. należy wyliczyć wynagrodzenie w wysokości 50% wynagrodzenia miesięcznego. 5. Cena oferty winna obejmować kompletny zakres rzeczowy świadczenia usługi ujęty w SIWZ oraz prace/usługi niezbędne, a nie wymienione w SIWZ, do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. VIII. Termin i Miejsce składania ofert. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: w Sekretariacie Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chełmie przy ul. Lwowskiej 51, Chełm, II p. pokój 209 w terminie do dnia r. do godz Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chełmie w dniu r. o godz.12 00, pok. nr 208, II piętro. Oferenci mogą być obecni przy otwarciu ofert. IX. Informacje proceduralne. 1.Każdy z Oferentów może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny. 2.Postępowanie o udzielenie zamówienia uważa się za ważne w przypadku, kiedy wpłynął przynajmniej 2 oferty nie podlegające odrzuceniu. 3.Komisja Przetargowa działa w oparciu o Regulamin Przetargów i Pracy Komisji Przetargowej obowiązujący w Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej, który jest dostępny na stronie internetowej Zamawiającego: zakładka regulaminy. 4.Otwarcia ofert dokonuje Komisja Przetargowa publicznie, dokonując wstępnej analizy złożonych ofert w celu oceny spełnienia warunków formalnych. 5.Komisja Przetargowa w części jawnej posiedzenia ogłasza nazwy i adresy oferentów, oraz proponowane przez nich ceny w obecności oferentów, dokonuje sprostowania oczywistych omyłek w tekście oferty, powiadamiając o tym oferenta. 6.Obecni przy otwarciu ofert oferenci mają prawo składania oświadczeń do protokołu postępowania. Dalsza część postępowania przetargowego jest niejawna. 7.Najkorzystniejsza oferta zostanie wybrana spośród wszystkich ofert nie podlegających odrzuceniu na podstawie kryteriów określonych w pkt. V SIWZ oraz pozostałych warunków określonych w niniejszej SIWZ. 8.Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli treść oferty nie odpowiada treści i warunkom Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, nie spełniono warunków określonych w pkt. V Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 9.Komisja dokona wyboru oferty najpóźniej w ciągu 15 dni kalendarzowych od ich otwarcia, a rozstrzygnięcie zostanie przekazane w formie pisemnej wszystkim uczestnikom postępowania o

5 udzielenie zamówienia. 10.Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferenta, bądź unieważnienia postępowania bez podania przyczyny w każdym czasie. 11.Wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące prowadzonego postępowania należy kierować na adres Zamawiającego. Do kontaktu z Wykonawcami uprawnieni są: - Magdalena Daniłów tel , wew w godzinach od 7.00 do Dariusz Szram tel , wew w godzinach od 7.00 do W prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia wszelkie zapytania, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują z zachowaniem formy pisemnej, faxu lub elektronicznej. 13.Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający udziela wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia r. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 14.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wariantowych.

6 ... pieczęć adresowa Oferenta Załącznik nr 1 do SIWZ Chełmska Spółdzielnia Mieszkaniowa Chełm, ul. Lwowska 51 Formularz ofertowy Nawiązując do ogłoszenia o przetargu Zapytania o cenę na świadczenie usług w zakresie realizacji projektu - zarządzania projektem pn. Poprawa efektywności energetycznej budynków mieszkalnych wielorodzinnych znajdujących się w zasobach Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chełmie na terenie osiedli XXX-Lecia i Słoneczne". przedstawiamy naszą ofertę na wykonanie tych usług. Dane dotyczące naszej firmy: Lp opis opis 1 Nazwa firmy 2 Rok rozpoczęcia działalności w Polsce 3 Jednostka organizacyjna firmy obsługująca województwo lubelskie, nazwa i adres 4 Termin płatności /minimum 14 dni od dnia dostarczenia faktury VAT do siedziby Zamawiającego/ 5 Termin ważności oferty /minimum 45 dni/

7 OFERTA NA : świadczenie usług w zakresie realizacji projektu - zarządzania projektem pn. Poprawa efektywności energetycznej budynków mieszkalnych wielorodzinnych znajdujących się w zasobach Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chełmie na terenie osiedli XXX-Lecia i Słoneczne". Oferta cenowa ZA OKRES OD DNIA R. DO DNIA R.: Wykonanie usługi za okres od r. do dnia r ½ miesięcy Ryczałtowa cena w złotych netto /cyfrowo i słownie/ za 1 miesiąc Ryczałtowa cena w złotych brutto /cyfrowo i słownie/ za 1 miesiąc Ryczałtowa cena w złotych netto /cyfrowo i słownie/ za 26 ½ miesięcy Ryczałtowa cena w złotych brutto /cyfrowo i słownie/ za 26 ½ miesięcy Wartość ogółem wykonania zamówienia za okres od dnia r. do dnia r. w złotych netto /cyfrowo i słownie/ Wartość ogółem wykonania zamówienia za okres od dnia r. do dnia r. w złotych brutto /cyfrowo i słownie/ Uwaga: W przypadku m-ca stycznia 2018 r. należy wyliczyć wynagrodzenie w wysokości 50% wynagrodzenia miesięcznego.... podpis i pieczęć upoważnionej/ych osoby/ób składającej/ych ofertę

8 Załącznik nr 2 do SIWZ OŚWIADCZENIE dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia na świadczenie usług w zakresie realizacji projektu - zarządzania projektem pn. Poprawa efektywności energetycznej budynków mieszkalnych wielorodzinnych znajdujących się w zasobach Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chełmie na terenie osiedli XXX-Lecia i Słoneczne". Oświadczam, że: 1.Zapoznałem się z warunkami zamówienia i akceptuje te warunki bez zastrzeżeń. 2.W razie wygrania postępowania zobowiązuje się do zawarcia umowy w terminie 10 dni od dnia rozstrzygnięcia postępowania. 3. Posiadam niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał, a także pracowników zdolnych do wykonania zamówienia. 4. Znajduję się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Nie zostało wszczęte postępowanie o ogłoszeniu upadłości, jak również nie została ogłoszona upadłość oraz firma nie jest w stanie likwidacji. 5. Nie jestem powiązany osobowo i kapitałowo z Zamawiającym.... podpis i pieczęć upoważnionej/ych osoby/ób składającej/ych ofertę

9 Załącznik nr 3 do SIWZ O s w i a d c z e n i e dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia na świadczenie usług w zakresie realizacji projektu - zarządzania projektem pn. Poprawa efektywności energetycznej budynków mieszkalnych wielorodzinnych znajdujących się w zasobach Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chełmie na terenie osiedli XXX-Lecia i Słoneczne". Ja niżej podpisany oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... podpis i pieczęć upoważnionej/ych osoby/ób składającej/ych ofertę

10 Załącznik nr 4 do SIWZ WYKAZ USŁUG WYKONANYCH ZGODNYCH Z PRZEDMIOTEM ZAMÓWIENIA Lp. Nazwa i adres firmy, dla której świadczone były usługi Termin wykonywania usług Nazwa projektu