Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/35/2014 Warszawa, dn r. Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/35/2014 Warszawa, dn r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,,. II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Dostawa, instalacja, wdrożenie i utrzymanie przez minimum 18 miesięcy systemu finansowoksięgowego, a także aktualizacja systemu i wszystkich jego elementów w okresie min. 18 miesięcy od daty uruchomienia aktualizacja dotyczyć będzie w szczególności dostosowania systemu do zmieniających się przepisów prawnych, wykrytych błędów itd. III. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja, wdrożenie i utrzymanie przez minimum 18 miesięcy systemu finansowo-księgowego, a także aktualizacja systemu i wszystkich jego elementów w okresie min. 18 miesięcy od daty uruchomienia aktualizacja dotyczyć będzie w szczególności dostosowania systemu do zmieniających się przepisów prawnych, wykrytych błędów itd. 2. Oferowany system musi być dostosowany do aktualnych przepisów prawnych obowiązujących podmioty prawa gospodarczego w szczególności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz podmioty rozliczające środki finansowe z UE. 3. Wymagania systemu (typu ERP): 1) Moduł ksiąg rachunkowych (2 licencje) - narzędzie do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i innymi obowiązującymi przepisami regulującymi ten zakres, umożliwiający: a) stworzenie wielopoziomowego planu kont, b) prowadzenie ewidencji z możliwością wyodrębnienia: projektów unijnych, programów operacyjnych, źródeł finansowania, wg klasyfikacji budżetowej z podziałem na części budżetowe, działy i rozdziały, c) wykorzystanie funkcji grup kont, d) księgowanie do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, e) generowanie zestawienia obrotów i sald za dowolny okres, f) wykorzystanie schematów księgowych do automatycznego księgowania wszystkich dokumentów oraz deklaracji, g) predekretację dokumentów, h) prowadzenie pełnej ewidencji VAT oraz wydruk deklaracji VAT-7 i VAT-7K, VAT-UE i wysyłanie deklaracji do systemu e-deklaracji,

2 i) obliczanie zaliczek na PIT-36, PIT-36L, CIT-8 a także obliczanie i wysyłanie drogą elektroniczną deklaracji rocznych, j) inicjalizację bilansu otwarcia na podstawie sald kont roku poprzedniego, k) oddzielne ewidencjonowanie dokumentów, które nie są fakturami VAT. np. dowody wewnętrzne, polisy ubezpieczeniowe, zlecenia itp., l) księgowanie dokumentów bezpośrednio z innych modułów, np. list płac z modułu kadrowoplacowego lub dokumentów OT, LT z modułu środków trwałych, m) parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych, n) tworzenie zestawień księgowych, w tym: bilans firmy, rachunek zysków i strat, przepływy środków pieniężnych itd., o) dokonywanie bieżącej analizy planu przychodów i wydatków tj. pozwalający porównywać plan przychodów i wydatków z faktycznie uzyskanymi przychodami i poniesionymi wydatkami, które zostały zaksięgowane na kontach przy wykorzystaniu funkcji kontroli budżetu; 2) Moduł kadrowo-płacowy (2 licencje), w pełni zintegrowany z najnowszą wersją programu Płatnik, umożliwiający: a) ewidencjonowanie pracowników z możliwością odnotowania przebiegu zatrudnienia, w firmie i poza nią (elektroniczne kartoteki), b) utworzenie struktury podległościowej, c) rozliczanie wypłat z uwzględnieniem nieobecności, czasu pracy, dodatków i akordów, d) import i eksport poprzez arkusz kalkulacyjny m.in. aktualnych danych kadrowych, informacji o zawartych umowach cywilnoprawnych, danych dotyczących planu pracy, czasu przepracowanego oraz nieobecności, e) zaimportowanie danych kadrowych pracowników z Programu Płatnik (na podstawie ZUS ZUA), f) rejestrację i ewidencję nieobecności z możliwością wydrukowania podstaw obliczeniowych dla: urlopu, choroby, ekwiwalentu za urlop. W tym także limit dla pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy, g) możliwość wyboru metody odnotowywania czasu pracy pracowników (w tym metoda uproszczona wpisywanie sumarycznie czasu pracy za cały miesiąc), h) ewidencjonowanie i rozliczanie nadgodzin, i) definiowanie niestandardowych składników wypłat, nieobecności oraz limitów nieobecności, j) korekty do zaksięgowanych list płac, z możliwością zachowania w programie wypłat naliczonych w pierwotnej postaci, k) powiązanie dodatków i umów cywilnoprawnych z listami płac, co umożliwia ich automatyczne naliczanie na wybranych listach płac, l) podział wynagrodzenia pracownika na wypłatę gotówkową i/lub przelew na konto bankowe, m) rozliczanie umów cywilno-prawnych, w tym zawieranych z cudzoziemcami, n) wysyłanie deklaracji podatkowych do systemu e-deklaracje,

3 o) naliczanie i wydruk deklaracji podatkowych zgodnych z obowiązującymi wzorami formularzy, p) sporządzanie deklaracji dla PFRON (Wn-D wraz z załącznikami) oraz wydruków pomocniczych do DEK-II i DEK-I-0, q) sporządzanie wydruków pomocniczych do raportów GUS, r) tworzenie i przesyłanie do Płatnika formularzy zgłoszeniowych oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników i właścicieli wraz z wymaganymi załącznikami, s) archiwizację wybranych formularzy kadrowych oraz archiwizacji wypłat za wskazany okres, t) brak ograniczeń liczby pozycji na liście płac, u) obsługę bieżących zadań kadrowych (np. kontrola ważności umów o pracę, badań okresowych itp.) v) ewidencję szkoleń pracowników; 3) Moduł kasowo-bankowy (2 licencje), umożliwiający: a) elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno poprzez eksport przelewów do pliku, jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank, b) rozliczenia automatyczne z listy rozliczeń kasowych/bankowych podmiotu. Wykonywanie rozliczeń i kompensat pomiędzy dokumentami wystawionymi dla tego samego podmiotu (kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku lub urzędu), c) rozliczenia dokumentów w różnych walutach, przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN a drugi w walucie obcej, d) automatyczne tworzenie różnic kursowych podczas rozliczania dokumentów w walucie, e) seryjne rozliczenie dokumentów dla jednego lub wielu podmiotów z Listy dokumentów nierozliczonych, f) seryjne rozliczanie dokumentów z preliminarza płatności, g) wykonanie zbiorczego zestawienia wpływów i wydatków na poszczególne dni, zarówno tych już wprowadzonych (zapisów) jak i planowanych (zdarzeń), h) prowadzenie dowolnej liczby kas i rachunków bankowych, również w walutach obcych, i) wystawianie not odsetkowych, ponagleń zapłaty oraz potwierdzeń sald; 4) Moduł środków trwałych (2 licencje), umożliwiający: a) automatyczne naliczanie odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, b) generowanie planu amortyzacji dla wskazanego okresu obrachunkowego, c) zastosowanie różnych metod amortyzacji (liniowa, degresywna, jednorazowa), d) prowadzenie ewidencji wyposażenia, e) automatyczne księgowanie miesięcznych odpisów amortyzacyjnych i innych dokumentów środków trwałych, f) ujęcie amortyzacji w aspekcie bilansowym i podatkowym dla środków trwałych i wartości materialnych i prawnych,

4 g) uwzględnianie wartości przeszacowania środków trwałych, sezonowości generowania odpisów amortyzacyjnych oraz istnienie ulg inwestycyjnych, h) ewidencję środków trwałych będących w budowie, i) przypisanie osoby odpowiedzialnej za dany środek trwały oraz miejsca jego użytkowania, j) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, k) rejestrację historii środka trwałego, związaną ze zmianami jego wartości, l) tworzenie planu amortyzacji środka trwałego zarówno dla typowych, jak i dla niestandardowych okresów obrachunkowych, m) automatyczne księgowanie miesięcznych odpisów amortyzacyjnych, n) ujęcie amortyzacji w aspekcie bilansowym i podatkowym dla środków trwałych i wartości materialnych i prawnych, o) brak ograniczeń liczby pozycji na liście środków trwałych; 4. Wymagania dodatkowe: 1) Wykonawca dokona analizy przedwdrożeniowej, a następnie instalacji systemu i wszystkich jego składników na komputerze Zamawiającego komputer będzie zgodny z wymaganiami producenta oprogramowania oraz z zainstalowanym systemem operacyjnym; 2) Jeśli do prawidłowego działania systemu niezbędne będą inne systemy, programy, sterowniki itp. (np. bazy danych) Wykonawca dostarczy je łącznie z pozostałymi systemami bez dodatkowych kosztów; 3) Wykonawca zapewni przeszkolenie użytkowników do obsługi systemu; 4) Wykonawca zapewni aktualizację systemu i wszystkich jego modułów w okresie min. 18 miesięcy od daty uruchomienia aktualizacja dotyczyć będzie w szczególności dostosowania systemu do zmieniających się przepisów prawnych, wykrytych błędów itd.; 5) Wykonawca zapewni zdalną usługę helpdesk dotyczącą eksploatacji systemu świadczoną poprzez konsultacje techniczne lub owe w godzinach od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy; 6) Dostarczony przez Wykonawcę system powinien zostać wyposażony w system zabezpieczeń za pomocą klucza sprzętowego, bez którego nie będzie możliwe uruchomienie systemu; 7) Dostarczony przez Wykonawcę system powinien zostać tak skonfigurowany, aby dostęp do niego był możliwy z więcej niż jednego stanowiska komputerowego; 8) System powinien umożliwiać pracę na jednej wspólnej bazie danych; 9) Instalacja systemu powinna być możliwa na darmowej wersji MS SQL Express; 10) System powinien zapewniać możliwość indywidualnego definiowania wydruków. 5. Nie później niż w dniu podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu specyfikację techniczną oprogramowania, stanowiącą załącznik nr 3 do umowy. 6. Szczegółowe warunki gwarancji i serwisu gwarancyjnego określone w dokumencie, o którym mowa w 7 ust. 2 wzoru umowy, będą nie gorsze niż poniższe:

5 1) Okres gwarancji na dostarczone oprogramowanie wynosi co najmniej 18 miesięcy od daty uruchomienia systemu. 2) W ramach realizowanego zamówienia Wykonawca świadczył będzie przez okres trwania gwarancji gwarancyjne usługi serwisowe, które będą obejmować: a) nieodpłatne usuwanie błędów w oprogramowaniu, dostawę poprawionych wersji waz z niezbędną dokumentacją, instalacje wersji wolnych od błędów, b) dokonywanie bez dodatkowych opłat upgrade oprogramowania do nowszych wersji wynikających ze zmian obowiązujących przepisów prawa oraz rozszerzających funkcjonalność modułów, c) bezpośrednią diagnostykę w docelowej lokalizacji, d) pomoc na telefon (hot-line) w dni robocze , e) konsultacje/wizyty w zakresie obsługi technicznej i użytkowej oprogramowania narzędziowego i aplikacyjnego z czasem reakcji do 8- godzin od momentu przyjęcia zgłoszenia, f) wykonawca będzie jedyną stroną odpowiedzialną za świadczenie usług gwarancyjnych obejmujących dostarczone przez Wykonawcę produkty i usługi. 7. Termin realizacji zamówienia: 7 dni od dnia zawarcia umowy. 8. Miejsce dostarczenia przedmiotu umowy: siedziba, Warszawa, w miejsce wskazane przez Zamawiającego. 9. Koszty dostarczenia przedmiotu zamówienia we wskazane miejsce pokrywa Wykonawca. 10. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. IV. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie: Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego. V. Istotne postanowienia umowy: 1 1. Przedmiotem Umowy jest dostawa, instalacja, wdrożenie i utrzymanie przez okres co najmniej 18 miesięcy od daty uruchomienia oprogramowania systemu finansowo księgowego, obejmującego moduł ksiąg rachunkowych, moduł kadrowo - płacowy, moduł kasowo bankowy, moduł środków trwałych, a także aktualizacja systemu i wszystkich jego elementów w okresie co najmniej 18 miesięcy od daty uruchomienia systemu.

6 2. Wykonawca oświadcza, że jest uprawniony do udzielenia licencji na oprogramowanie systemu finansowo księgowego na warunkach określonych w Umowie, w szczególności w Załączniku nr Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej licencji na oprogramowanie systemu finansowo księgowego zgodnie z warunkami określonymi w Załączniku nr 1 do Umowy. 4. Wykonawca będzie wykonywał Umowę na zasadach i warunkach ustalonych w Umowie, której integralną część stanowią nw. Załączniki: 1) Załącznik nr 1: Opis przedmiotu zamówienia 2) Załącznik nr 2: Formularz oferty 3) Załącznik nr 3: Specyfikacja Techniczna Oprogramowania 2 1. Termin wykonania Umowy wynosi 7 dni od dnia podpisania Umowy. 2. Umowę uważa się za wykonana z chwila podpisania przez Zamawiającego Protokołu Odbioru bez zastrzeżeń. 3. Wykonawca dostarczy, zainstaluje i wdroży system finansowo - księgowy na własny koszt bezpośrednio do siedziby Zamawiającego przy ul. Polnej 50 w Warszawie, 5 piętro Wykonawca zobowiązuje się wykonywać Przedmiot Umowy z należytą starannością. 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za Przedmiot Umowy do chwili przekazania Zamawiającemu oprogramowania na podstawie Protokołu Odbioru. 3. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część zamówienia, którą powierza podwykonawcom. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków określonych Umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego upoważnione, osoby działające w jego imieniu lub/i na rzecz Wykonawcy. 5. Wykonawca oświadcza, że Przedmiot Umowy jest należytej jakości, fabrycznie nowy, nieużywany, wolny od wad materiałowych, konstrukcyjnych oraz prawnych, wykonany zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy. 6. Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowe i bezpieczne działanie dostarczonego Przedmiotu Umowy, w tym w szczególności ponosi wszelką odpowiedzialność za ewentualne wyrządzone szkody na życiu zdrowiu i mieniu Zamawiającego, które zostały przez niego zawinione. 7. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o terminie dostarczenia przedmiotu zamówienia nie później niż na 24 godziny przed planowanym dostarczeniem oraz dostarczy przedmiot zamówienia w godzinach pracy Zamawiającego.

7 4 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację Umowy są: 1) ze strony Wykonawcy będzie Pan(i)... numer telefonu adres .; 2) ze strony Zamawiającego będzie Pan(i).... numer telefonu. adres Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem Umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy. 3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany Umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej Stronie Z tytułu prawidłowego wykonania Umowy, Wykonawcy przysługuje łączne wynagrodzenie w wysokości:... zł (słownie:...) brutto, w tym... zł (słownie:...) podatku VAT. Zastosowaną stawkę VAT na poszczególny sprzęt zawiera formularz cenowy stanowiący część oferty Wykonawcy. 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, jest wynagrodzeniem ryczałtowym obejmującym wszystkie czynności niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia oraz złożoną przez Wykonawcę Ofertą, nawet, jeśli czynności te nie zostały wprost wyszczególnione w treści Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia i treści Umowy. Wykonawca nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia nawet, jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania Umowy. 3. Wykonawca uprawniony jest do wystawienia faktury VAT z tytułu prawidłowo wykonanej Umowy po podpisaniu przez Zamawiającego Protokołu Odbioru Przedmiotu Umowy. 4. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty faktury wystawionej przez Wykonawcę w terminie 21 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej pod względem rachunkowym i formalnym faktury VAT. 5. Za datę zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 6. Faktura VAT wystawiona będzie na adres:,, Warszawa, NIP: , REGON: , oraz dostarczona zostanie na adres:,,, pok. 503, 5 piętro. 7. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego wad dostarczonego przez Wykonawcę oprogramowania przy jego odbiorze, płatność faktury VAT będzie odroczona aż do dnia usunięcia wad przez Wykonawcę i / lub wymiany wadliwego towaru na nowy. 8. Faktura powinna zawierać dodatkowo:

8 nazwę przedmiotu zamówienia, numer umowy, informację: projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, numer konta Wykonawcy, kod CPV: , termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 4, wskazywać jako nabywcę / odbiorcę Zamawiającego:, Warszawa,, NIP: Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 10. Przy zleceniu podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca Odbioru ilościowego i jakościowego dostarczonego Przedmiotu Umowy dokonają w dniu dostawy upoważnieni przedstawiciele Zamawiającego, czego potwierdzeniem będzie spisany na tę okoliczność Protokół Odbioru. 2. W przypadku stwierdzenia przy odbiorze braków ilościowych lub jakościowych Przedmiotu Umowy, Zamawiający odmówi podpisania Protokołu Odbioru. Protokół taki zostanie podpisany po dostarczeniu przez Wykonawcę kompletnego i wolnego od wad Przedmiotu Umowy. 3. Zamawiający zastrzega możliwość podpisania warunkowego Protokołu Odbioru w sytuacji, gdy dostarczony kompletny Przedmiot Umowy posiada wady nieuniemożliwiające korzystania z dostarczonego sprzętu i oprogramowania. W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany usunąć wskazane wady w terminie 7 dni od dnia warunkowego podpisania Protokołu Odbioru Wykonawca udzieli gwarancji jakości na dostarczony produkt na warunkach określonych w Umowie. 2. Gwarancja jakości zostanie udzielona pisemnie w formie dokumentu gwarancyjnego i przekazana Zamawiającemu. 3. Szczegółowe warunki gwarancji i serwisu gwarancyjnego określone w dokumencie, o którym mowa w ust. 2, będą nie gorsze niż poniższe: 1) Okres gwarancji na dostarczone oprogramowanie wynosi co najmniej 18 miesięcy od daty uruchomienia systemu. 2) W ramach realizowanego zamówienia Wykonawca świadczył będzie przez okres trwania gwarancji gwarancyjne usługi serwisowe, które będą obejmować: a) nieodpłatne usuwanie błędów w oprogramowaniu, dostawę poprawionych wersji waz z niezbędną dokumentacją, instalacje wersji wolnych od błędów,

9 b) dokonywanie bez dodatkowych opłat upgrade oprogramowania do nowszych wersji wynikających ze zmian obowiązujących przepisów prawa oraz rozszerzających funkcjonalność modułów, c) bezpośrednią diagnostykę w docelowej lokalizacji, d) pomoc na telefon (hot-line) w dni robocze , e) konsultacje/wizyty w zakresie obsługi technicznej i użytkowej oprogramowania narzędziowego i aplikacyjnego z czasem reakcji do 8- godzin od momentu przyjęcia zgłoszenia, f) wykonawca będzie jedyną stroną odpowiedzialną za świadczenie usług gwarancyjnych obejmujących dostarczone przez Wykonawcę produkty i usługi. 4. Zamawiający może dochodzić roszczeń z tytułu gwarancji jakości także po upływie terminu określonego w ust. 3, jeżeli reklamował wadę przed upływem tego terminu. 5. Zgłoszenie awarii lub innej nieprawidłowości w działaniu oprogramowania dokonywane będzie przez Zamawiającego pisemnie, faksem lub poczta elektroniczna na adres wskazany przez Wykonawcę w dokumencie gwarancyjnym z kopią do wiadomości Zamawiającego. 6. Po dwukrotnym bezskutecznym wezwaniu do usunięcia wad i usterek, Zamawiający może zlecić ich usuniecie stronie trzeciej na koszt Wykonawcy. Powyższe dotyczy również nieprawidłowego wykonania napraw Uprawnienia z tytułu rękojmi za wady Przedmiotu Umowy przysługują Zamawiającemu niezależnie od uprawnień z tytułu gwarancji jakości. 2. Termin rękojmi wynosi 24 miesiące i rozpoczyna się z datą podpisania protokołu zdawczoodbiorczego bez zastrzeżeń. 3. Termin rękojmi za wady ulega przedłużeniu o termin usuwania wady. Termin usuwania wady rozpoczyna się z dniem zawiadomienia Wykonawcy o wadzie, a kończy z dniem przekazania Przedmiotu Umowy wolnego od wad upoważnionemu przedstawicielowi Zamawiającego. 4. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę każdorazowo o wadzie najpóźniej w terminie miesiąca od daty jej wykrycia za pośrednictwem faksu, drogą elektroniczną lub pisemnie na adres Wykonawcy. 5. Wady ujawnione w terminie rękojmi za wady usuwane będą na koszt Wykonawcy (dotyczy wszystkich materiałów, części, robocizny, transportu, ubezpieczenia, opakowania, cła oraz czynności podjętych w związku z usunięciem wady w przedmiocie umowy), w terminach ustalonych każdorazowo przez Strony. Jeżeli Strony nie ustaliły terminu usuwania wad wynosić on będzie 5 dni kalendarzowych od daty zgłoszenia wady. 6. Wady usuwane będą w miejscu, w którym przedmiot umowy jest używany, chyba, że sprzeciwia się temu istota wady.

10 7. W przypadku konieczności usunięcia wad w innym miejscu niż miejsce używania Przedmiotu Umowy, koszt i odpowiedzialność za jego transport ponosi Wykonawca. Koszt i odpowiedzialność Wykonawca ponosi od chwili wydania wadliwego sprzętu jego upoważnionemu przedstawicielowi, do chwili odbioru wolnego od wad Przedmiotu Umowy przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego. 8. Z czynności odbioru Przedmiotu Umowy po usunięciu wady zostanie spisany protokół. 9. Jeżeli wady Przedmiotu Umowy usunąć się nie da Zamawiający ma prawo, wedle swego wyboru: 1) odstąpić z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy od Umowy bez względu na charakter i rozmiar wady przekazując Przedmiot Umowy do dyspozycji Wykonawcy i żądając zwrotu zapłaconego wynagrodzenia oraz zapłaty kar umownych, o których mowa w 10 ust. 1 pkt 1), lub 2) Zamawiający zażąda wymiany Przedmiotu Umowy na wolny od wad. 10. Jeżeli Wykonawca nie usunie wady w terminie określonym w ust. 5, albo po usunięciu wady Przedmiot Umowy nadal wykazuje wady, Zamawiający może zlecić dokonanie naprawy na koszt i ryzyko Wykonawcy Wszelkie materiały przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z wykonywaniem Umowy, a także powstałe w wyniku jej wykonania pisemne, graficzne, zapisane w formie elektronicznej lub w innej formie są poufne i nie mogą być bez uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego udostępnione jakiejkolwiek osobie trzeciej, ani ujawnione w inny sposób. 2. Wykonawca odpowiada za zachowanie poufności, o której mowa w ust. 1, przez wszystkie osoby i podmioty, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się zwrócić Zamawiającemu wszelkie materiały otrzymane od Zamawiającego w związku z wykonywaniem Umowy na pisemne żądanie Zamawiającego, niezwłocznie po otrzymaniu takiego żądania. 4. Wykonawca jest zwolniony z obowiązku zachowania tajemnicy i poufności, jeżeli informacje, co do których taki obowiązek istniał: 1) w dniu ich ujawnienia były powszechnie znane bez zawinionego przyczynienia się Wykonawcy do ich ujawnienia; 2) muszą być ujawnione zgodnie z przepisami prawa lub postanowieniami sądów lub upoważnionych organów państwowych; 3) muszą być ujawnione w celu wykonania Umowy, a Wykonawca uzyskał zgodę Zamawiającego na ich ujawnienie Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-4) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała:

11 1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust. 1 Umowy; 2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 0,25% wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust. 1 Umowy za każdy dzień zwłoki w stosunku do terminów określonych w Umowie lub na jej podstawie; 3) w wysokości 1% wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust. 1 Umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w szczególności za dostawę oprogramowania niezgodnego ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia lub dostarczonego w niewłaściwej liczbie, w niewłaściwym wymiarze, w przypadku nieuwzględnienia wcześniej zgłoszonej reklamacji. 4) w razie naruszenia przez Wykonawcę lub jego pracowników, konsultantów, doradców, podwykonawców lub inne osoby, przy pomocy których Wykonawca realizuje Umowę obowiązków dotyczących zachowania poufności określonych w 9 Umowy w wysokości ,00 zł. 2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust. 1 Umowy. 4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust. 1 Umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z 5 Umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. 5. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni kalendarzowych od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych Zamawiający ma prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie Umowy; 2) trzykrotnego naruszenia warunków Umowy przez Wykonawcę;

12 3) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania Umowy, o ile bezczynność Wykonawcy trwa powyżej 3 dni; 4) zwłoki Wykonawcy w realizacji postanowień Umowy przekraczającej 5 dni. 2. Wykonawca ma obowiązek w terminie 48 godzin zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 1 pkt Zamawiający ma prawo wypowiedzenia Umowy w przypadku przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, o której mowa w 8 ust Zamawiający ma prawo do wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy w przypadku, o którym mowa w 8 ust. 9 niniejszej umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w terminie do 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach Wykonawcy nie przysługuje prawo przeniesienia praw i obowiązków wynikających z niniejszej Umowy na podmiot trzeci bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. 2. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 4. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę w szczególności: nazwy przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy; 2) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia; 3) w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz istotne zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja dostawy na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań. 5. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. VI. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 100%,

13 VII. VIII. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 17 listopada 2014 r. do godziny na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: , fax: , m.czarnecka@cezamat.eu. Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Romuald Beck /-/ Wiceprezes Zarządu ds. naukowych