W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH, KONCESJACH NA ROBOTY BUDOWLANE LUB USŁUGI ORAZ PARTNERSTWIE PUBLICZNO-PRYWATNYM

Transkrypt

1 W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH, KONCESJACH NA ROBOTY BUDOWLANE LUB USŁUGI ORAZ PARTNERSTWIE PUBLICZNO-PRYWATNYM wprzetargach.pl PORTAL PRAWA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Strona 1 z 23

2 Wykaz skrótów: 1) ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych - ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub (Dz.U. poz. 2191), 2) dyrektywa 2014/55/UE - dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE (Tekst mający znaczenie dla EOG) (Dz. Urz. UE L 266 z , str. 19), 3) ustawa o umowie koncesji - ustawa z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz.U. poz. 1920, z późn. zm.), 4) ustawa o partnerstwie publiczno-prywatnym - ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2017 r. poz. 1834, z późn. zm.), 5) ustawa VAT - ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r. poz. 2174), 6) ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570, z późn. zm.), 7) Pzp lub ustawa Pzp - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986), 8) ustawa o instytutach badawczych - 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz.U. z 2018 r. poz. 736, z późn. zm.), 9) rozporządzenie 2016/679 - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych Strona 2 z 23

3 oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1, z późn. zm.2)), 10) decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2017/ decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2017/1870 z dnia 16 października 2017 r. w sprawie publikacji odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE (Dz. Urz. UE L 266 z , str. 19), 11) ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej - ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. poz. 1579, z poźn. zm.). Strona 3 z 23

4 Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych wdraża dyrektywę 2014/55/UE. Głównym celem dyrektywy 2014/55/UE jest natomiast usunięcie bądź ograniczenie barier dla handlu transgranicznego, wynikających ze współistnienia wielu wymogów prawnych i norm technicznych dotyczących fakturowania elektronicznego oraz braku ich interoperacyjności. Dyrektywa 2014/55/UE ma zastosowanie do faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją zamówień, do których stosuje się dyrektywę 2009/81/WE, dyrektywę 2014/23/UE, dyrektywę 2014/24/UE lub dyrektywę 2014/25/UE. Dyrektywa 2014/55/UE nie ma natomiast zastosowania do faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją zamówień objętych zakresem stosowania dyrektywy 2009/81/WE, w przypadku gdy zamówienie i jego realizacja określone są jako tajne lub jeżeli muszą im towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa zgodnie z przepisami ustawowymi, wykonawczymi lub administracyjnymi obowiązującymi w danym państwie członkowskim, oraz pod warunkiem, że dane państwo członkowskie stwierdziło, że odnośnych podstawowych interesów nie można zagwarantować przez mniej inwazyjne środki. Zapewniając interoperacyjność semantyczną oraz zwiększając pewność prawa, niniejsza dyrektywa będzie sprzyjać upowszechnianiu fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, umożliwiając tym samym państwom członkowskim, instytucjom Strona 4 z 23

5 zamawiającym, podmiotom zamawiającym i wykonawcom wytworzenie istotnych korzyści z punktu widzenia oszczędności, oddziaływania na środowisko i zmniejszenia obciążeń administracyjnych 1. Korzyści płynące z fakturowania elektronicznego są maksymalizowane, gdy generowanie, wysyłanie, przesyłanie, odbiór i przetwarzanie faktury mogą zostać całkowicie zautomatyzowane. Z tego względu wyłącznie faktury odczytywane maszynowo, które mogą być przetwarzane automatycznie i cyfrowo przez odbiorcę, powinny być uznawane za zgodne z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego. Zwykłego pliku graficznego nie powinno się uznawać za fakturę elektroniczną na użytek dyrektywy 2014/55/UE 2. Celem interoperacyjności jest umożliwienie przedstawiania i przetwarzania informacji w spójny sposób pomiędzy systemami biznesowymi, niezależnie od wykorzystywanych przez nie technologii, aplikacji lub platform. Pełna interoperacyjność oznacza zdolność do współdziałania na trzech różnych poziomach: pod względem treści faktury (aspekt semantyczny), stosowanego formatu lub języka (aspekt syntaktyczny) i metody przesyłania. Interoperacyjność semantyczna oznacza, że faktura elektroniczna zawiera określoną ilość wymaganych informacji oraz że dokładne znaczenie wymienianych informacji jest zachowane i rozumiane jednoznacznie, niezależnie od sposobu, w jaki są one fizycznie przedstawiane lub przesyłane. Interoperacyjność syntaktyczna oznacza, że elementy danych faktury elektronicznej są przedstawione w formacie, który może być przedmiotem bezpośredniej wymiany między nadawcą a odbiorcą i który może być automatycznie przetwarzany. Interoperacyjność syntaktyczną można zapewnić w 1 Motyw 6 dyrektywy 2014/55/UE. 2 Motyw 7 dyrektywy 2014/55/UE. Strona 5 z 23

6 dwojaki sposób, mianowicie poprzez zastosowanie wspólnej syntaktyki lub poprzez mapowanie między różnymi syntaktykami 3. Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych określa przesyłanie faktur elektronicznych zgodnie z dotyczącą fakturowania normą europejską EN :2017, do której odniesienie zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej przez Komisję Europejską na podstawie przepisu art. 3 ust. 2 dyrektywy 2014/55/UE w decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2017/1870. Przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych stosuje się do przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją umowy w sprawie zamówienia publicznego. Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych określa zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publicznoprywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (zwanego dalej platformą ) oraz zadania ministra właściwego do spraw gospodarki związane z funkcjonowaniem platformy i warunki powierzania tych zadań innym podmiotom. 3 Motyw 8 dyrektywy 2014/55/UE. Strona 6 z 23

7 Ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną jest spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy VAT. Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy VAT fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Innym ustrukturyzowanym dokumentem elektronicznym jest natomiast dokument elektroniczny inny niż ustrukturyzowana faktura elektroniczna, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, spełniający wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy, związany z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. Dokumentem elektronicznym, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne jest stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych dotyczy procesu wykonywania zamówień publicznych, od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (bądź zawarcia umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi) do ich wykonania, odebrania, a następnie wystawienia faktury. Strona 7 z 23

8 Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych nakłada określone obowiązki na zamawiających i wykonawców przy wykonywaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego w celu jej rozliczenia, zgodnie z ustawą VAT. Przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych nie wymagają wprowadzenia zmian w przepisach Pzp i ustawy VAT. Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, Pzp i ustawa VAT tworzą spójną i wzajemnie uzupełniającą się regulację prawną w zakresie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Warunki wystawiania faktur elektronicznych zostały określone w ustawie VAT. Zgodnie z art. 106m ustawy VAT: 1) podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1), 2) przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2), 3) przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3), 4) autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych Strona 8 z 23

9 kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4), 5) poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w art. 106m ust. 4 ustawy VAT, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: a) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub b) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych nie stosuje się natomiast do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 Pzp, tj.: 1) zamówień lub konkursów: a) którym nadano klauzulę zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub b) jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa, lub c) jeżeli wymaga tego ochrona bezpieczeństwa publicznego, lub d) którym muszą towarzyszyć, na podstawie odrębnych przepisów, szczególne środki bezpieczeństwa w zakresie, w jakim ochrona istotnych interesów dotyczących bezpieczeństwa państwa określonych w lit. a- Strona 9 z 23

10 d nie może zostać zagwarantowana w inny sposób niż udzielenie zamówienia bez zastosowania ustawy Pzp, 2) zamówień, dotyczących produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi, o których mowa w art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, jeżeli wymaga tego podstawowy interes bezpieczeństwa państwa, a udzielenie zamówienia bez zastosowania ustawy nie wpłynie negatywnie na warunki konkurencji na rynku wewnętrznym w odniesieniu do produktów, które nie są przeznaczone wyłącznie do celów wojskowych, 3) zamówień, o których mowa w art. 131a ust. 1 Pzp: a) podlegających: szczególnej procedurze na podstawie umowy międzynarodowej, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, zawartej z jednym lub wieloma państwami niebędącymi członkami Unii Europejskiej, lub porozumienia zawieranego na szczeblu ministerialnym, szczególnej procedurze na podstawie umowy międzynarodowej, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, lub porozumienia zawieranego na szczeblu ministerialnym, związanych ze stacjonowaniem wojsk i dotyczących przedsiębiorców, niezależnie od ich siedziby lub miejsca zamieszkania, szczególnej procedurze organizacji międzynarodowej, jeżeli zamówienia muszą być udzielane przez Rzeczpospolitą Polską zgodnie z tą procedurą; b) w przypadku których stosowanie przepisów ustawy Pzp zobowiązywałoby zamawiającego do przekazania Strona 10 z 23

11 informacji, których ujawnienie jest sprzeczne z podstawowymi interesami bezpieczeństwa państwa, c) udzielanych do celów działalności wywiadowczej, d) udzielanych w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej, w tym zakupów cywilnych realizowanych podczas rozmieszczenia sił zbrojnych, oraz sił, do których podstawowych zadań należy ochrona bezpieczeństwa, w przypadku gdy względy operacyjne wymagają ich udzielenia wykonawcom usytuowanym w strefie prowadzenia działań, e) udzielanych przez rząd Rzeczypospolitej Polskiej rządowi innego państwa związanych z: dostawami sprzętu wojskowego lub newralgicznego sprzętu, robotami budowlanymi i usługami bezpośrednio związanymi z takim sprzętem, lub robotami budowlanymi i usługami do szczególnych celów wojskowych lub newralgicznymi robotami budowlanymi lub usługami. Przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych nie stosuje się również do umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji, tj. do zawierania umów koncesji w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, w przypadku których stosowanie przepisów ustawy o umowie koncesji nakładałoby na zamawiającego obowiązek przekazania informacji, których ujawnienie jest sprzeczne z podstawowymi interesami bezpieczeństwa państwa, w zakresie, w jakim ochrona ich nie może Strona 11 z 23

12 zostać zagwarantowana w inny sposób niż udzielenie zamówienia z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy o umowie koncesji. Powyższe wyłączenia podyktowane są szczególnym charakterem tych zamówień, np. objętych klauzulą tajności, których przedmiotem jest broń i amunicja. Jest to zgodne z motywem 16 i art. 1 dyrektywy 2014/55/UE. Dyrektywę 2014/55/UE stosuje się bowiem, z zastrzeżeniem art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Dyrektywa 2014/55/UE nie ma zastosowania do faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją zamówień (które określono jako tajne lub którym towarzyszą szczególne środki bezpieczeństwa), które są wyłączone z zakresu stosowania dyrektywy 2014/23/UE, dyrektywy 2014/24/UE i dyrektywy 2014/25/UE na mocy, odpowiednio, ich art. 10 ust. 6, art. 15 ust. 3 i art. 24 ust. 3. Na tych samych warunkach w niejszej dyrektywie należy przewidzieć szczególne wyłączenie dla faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją takich zamówień (które określono jako tajne lub którym towarzyszą szczególne środki bezpieczeństwa), które wchodzą w zakres stosowania dyrektywy 2009/81/WE. Dyrektywa 2014/55/UE nie ma zastosowania do faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją zamówień objętych zakresem stosowania dyrektywy 2009/81/WE, w przypadku gdy zamówienie i jego realizacja określone są jako tajne lub jeżeli muszą im towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa zgodnie z przepisami ustawowymi, wykonawczymi lub administracyjnymi obowiązującymi w danym państwie członkowskim, oraz pod warunkiem, że dane państwo członkowskie stwierdziło, że odnośnych podstawowych interesów nie można zagwarantować przez mniej inwazyjne środki. Strona 12 z 23

13 Od dnia 1 sierpnia 2019 r. przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych będą stosowane do: 1) zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, 2) umów koncesji, o których zamawiający powierza koncesjonariuszowi wykonanie robót budowlanych lub świadczenie usług i zarządzanie tymi usługami za wynagrodzeniem, 3) umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, o których mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym 4. Przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych nie stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, i umów zawartych w wyniku takich postępowań. W art. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych (słowniczku) znajdują się m.in. definicje: wykonawcy, zamawiającego i zamówień publicznych, odwołujące się do rozumienia 4 W przypadkach, w których nie ma zastosowania ustawa o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi ani ustawa Pzp, wyboru partnera prywatnego dokonuje się w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej i wolnej konkurencji oraz przestrzeganie zasad równego traktowania, przejrzystości i proporcjonalności, przy odpowiednim uwzględnieniu przepisów ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, a w przypadku wniesienia przez podmiot publiczny wkładu własnego będącego nieruchomością, także przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2018 r. poz. 2204, z późn. zm.). Strona 13 z 23

14 tych pojęć na gruncie ustawy Pzp, ustawy o umowie koncesji oraz ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Wykonawcą w rozumieniu ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych jest: 1) wykonawca w rozumieniu art. 2 pkt 11 Pzp 5, 2) wykonawca w rozumieniu art. 2 pkt 10 ustawy o umowie koncesji 6, 3) partner prywatny w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym 7, 4) podwykonawca w rozumieniu Pzp, jeżeli zgodnie z ustawą, decyzją właściwego organu, orzeczeniem sądu lub umową jest uprawniony do domagania się zapłaty od zamawiającego. Zamawiającym w rozumieniu ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych jest: 1) zamawiający w rozumieniu art. 2 pkt 12 Pzp 8, 2) zamawiający w rozumieniu art. 2 pkt 11 ustawy o umowie koncesji 9, 5 Osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. 6 Osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub grupa takich podmiotów, które ubiegają się o zawarcie umowy koncesji lub złożyły ofertę. 7 Przedsiębiorca lub przedsiębiorca zagraniczny. 8 Osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej obowiązana do stosowania ustawy Pzp. 9 Zamawiającym jest: a) podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1-3a Pzp; b) przedsiębiorstwo publiczne, przez które należy rozumieć przedsiębiorstwo, na które podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1-3a Pzp, pojedynczo lub wspólnie, Strona 14 z 23

15 3) podmiot publiczny w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym 10. Zamówieniami publicznymi w rozumieniu ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych są: 1) zamówienia publiczne w rozumieniu art. 2 pkt 13 Pzp 11, 2) umowa koncesji w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o umowie koncesji 12, bezpośrednio lub pośrednio może wywierać dominujący wpływ przez: posiadanie ponad połowy udziałów albo akcji w tym przedsiębiorstwie, kontrolowanie ponad połowy głosów przypadających na akcje wyemitowane przez to przedsiębiorstwo, prawo do powoływania ponad połowy członków organu zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa - jeżeli umowa koncesji jest zawierana w celu wykonywania jednego z rodzajów działalności sektorowej; c) podmiot inny niż określony w lit. a i b, jeżeli umowa koncesji jest zawierana w celu wykonywania jednego z rodzajów działalności sektorowej, a działalność ta jest wykonywana na podstawie praw szczególnych lub praw wyłącznych, o których mowa w art. 3 ust. 2 Pzp. 10 Podmiotem publicznym jest: a) jednostka sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych; b) inna, niż określona w lit. a, osoba prawna, utworzona w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, niedziałającą w zwykłych warunkach rynkowych, której celem nie jest wypracowanie zysku oraz nieponoszącą strat wynikających z prowadzenia działalności, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w lit. a, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot: finansują ją w ponad 50% lub posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego; c) związki podmiotów, o których mowa w lit. a i b. 11 Umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 12 Na podstawie umowy koncesji zamawiający powierza koncesjonariuszowi wykonanie robót budowlanych lub świadczenie usług i zarządzanie tymi usługami za wynagrodzeniem Strona 15 z 23

16 3) umowa o partnerstwie publiczno-prywatnym w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym 13. Zamawiający jest obowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. W takim przypadku przepisu art. 106n ust. 1 ustawy VAT nie stosuje się. Oznacza to, że stosowanie faktur elektronicznych nie wymaga akceptacji odbiorcy faktury, gdyż zgodnie z przepisami dyrektywy 2014/55/UE będzie to ich obowiązkiem. Zapewnienie wprowadzenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, umożliwiającej jej automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne w zamówieniach publicznych, docelowo wymaga elektronizacji wszystkich dokumentów, które występują w obrocie wraz z fakturą, jak faktura korygująca, nota korygująca nota księgowa, umowa, zamówienie, potwierdzenie dostawy, protokół zdawczoodbiorczy. Do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy nie jest obowiązany wykonawca. W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów Pzp, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie 13 Przez umowę o partnerstwie publiczno-prywatnym partner prywatny zobowiązuje się do realizacji przedsięwzięcia za wynagrodzeniem oraz poniesienia w całości albo w części wydatków na jego realizację lub poniesienia ich przez osobę trzecią, a podmiot publiczny zobowiązuje się do współdziałania w osiągnięciu celu przedsięwzięcia, w szczególności poprzez wniesienie wkładu własnego. Strona 16 z 23

17 publiczno-prywatnym, zamawiający będzie mógł w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Zamawiający i wykonawca będą mogli wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę. Zamawiający będzie mógł upoważnić do odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Taka sytuacja będzie mieć miejsce, gdy obsługa faktur będzie powierzona podległej, wyspecjalizowanej jednostce lub jednostce zewnętrznej, która będzie działać w imieniu i z upoważnienia zamawiającego. Zamawiający jest obowiązany założyć konto na platformie przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. W przypadku gdy wykonawca wysyła ustrukturyzowane faktury elektroniczne oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, wykorzystuje własne konto na platformie, chyba że upoważnił do ich wysyłania inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Jeżeli ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne wysyła upoważniona osoba Strona 17 z 23

18 lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, w ich treści zamieszcza się stosowną adnotację o wykonawcy. Korzystanie z platformy jest bezpłatne. Uwierzytelnienie użytkownika platformy następuje w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, uwierzytelnienie użytkownika systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego, w którym udostępniane są usługi online, wymaga użycia: 1) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, lub 2) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w notyfikowanym systemie identyfikacji elektronicznej, lub 3) danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online. Zgodnie natomiast z art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, podmiot publiczny, który używa do realizacji zadań publicznych systemu teleinformatycznego, Strona 18 z 23

19 może umożliwiać użytkownikowi uwierzytelnienie w tym systemie także przez zastosowanie innych technologii. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług oraz danych zawierających: 1) informacje dotyczące odbiorcy płatności; 2) wskazanie umowy zamówienia publicznego. W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej, mogą być również zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych. Inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny (np. awizo dostawy, potwierdzenie odbioru) musi natomiast zawierać wskazanie umowy zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczy. Funkcjonowanie platformy zapewnia minister właściwy do spraw gospodarki. W celu zapewnienia wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, a w przyszłości również ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, nie tylko między wykonawcami a zamawiającymi w Polsce, ale także z wykonawcami z innych państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego, ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych przewiduje członkostwo ministra właściwego do spraw gospodarki w międzynarodowym stowarzyszeniu OpenPEPPOL z siedzibą w Brukseli, którego Strona 19 z 23

20 podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. Stowarzyszenie OpenPEPPOL zapewnia możliwość elektronicznej wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych za pomocą sieci wzajemnie połączonych systemów teleinformatycznych zgodnych z platformą. Członkostwo w OpenPEPPOL pozwala na spełnienie celu, jaki został postawiony w dyrektywie 2014/55/UE, czyli usprawnienie wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w Europejskim Obszarze Gospodarczym. W przypadku powierzenia przez ministra właściwego do spraw gospodarki w drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego opracowania i prowadzenia platformy elektronicznego fakturowania, obowiązek członkostwa w OpenPEPPOL będzie dotyczył także podmiotów zewnętrznych, które będą odpowiedzialne za funkcjonowanie wspomnianej platformy. Platforma umożliwia przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za swoim pośrednictwem, a także przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL. Minister właściwy do spraw gospodarki jest członkiem OpenPEPPOL i pełni rolę krajowej jednostki zarządzającej w ramach OpenPEPPOL. Strona 20 z 23

21 Minister właściwy do spraw gospodarki może, w drodze porozumienia, powierzyć instytutowi badawczemu w rozumieniu ustawy o instytutach badawczych realizację niektórych zadań wynikających z pełnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej roli krajowej jednostki zarządzającej w ramach OpenPEPPOL, mając na uwadze zakres działalności tego instytutu i zapewnienie efektywnego fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, zapewniając niezbędne finansowanie. Zadania powierzone instytutowi badawczemu są finansowane z budżetu państwa z części, której dysponentem jest minister właściwy do spraw gospodarki w formie dotacji celowej. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna oraz inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny muszą spełniać wymagania określone w normie europejskiej. Listę innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy, uwzględniając rodzaje dokumentów stosowanych przez zamawiających i wykonawców w związku z realizacją zamówień publicznych określi minister właściwy do spraw gospodarki, w drodze rozporządzenia. Minister właściwy do spraw gospodarki zamieszcza na platformie dokumentację organizacyjno-techniczną platformy, zawierającą w szczególności: 1) opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy, 2) opisy, schematy, instrukcje i inne materiały dotyczące ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, 3) wymagania techniczne i organizacyjne konta na platformie. Strona 21 z 23

22 Minister właściwy do spraw gospodarki jest również administratorem przetwarzanych na platformie danych osobowych w rozumieniu przepisów rozporządzenia 2016/679. Dane osobowe zgromadzone na platformie są przetwarzane w celu zapewnienia sprawności i rzetelności elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych. Administrator może publikować w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw gospodarki, w przypadkach określonych w art. 8 dyrektywy 2014/55/UE, dane osobowe zgromadzone w związku z fakturowaniem elektronicznym w zamówieniach publicznych, w zakresie niezbędnym do zapewnienia przejrzystości i rozliczalności oraz z poszanowaniem zasady ochrony prywatności. W dniu 17 października 2017 r. Komisja Europejska opublikowała w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej odniesienie do normy europejskiej EN :2017 (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2017/1870 z dnia 16 października 2017 r.). Zgodnie z art. 11 dyrektywy 2014/55/UE państwa członkowskie - nie później niż w terminie 18 miesięcy od dnia opublikowania odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej - przyjmują, publikują i stosują przepisy niezbędne do wykonania zawartego w art. 7 dyrektywy 2014/55/UE, obowiązku dotyczącego odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych. W przypadku Polski przyjęto, że ustawa wchodzi w życie z dniem 18 kwietnia 2019 r., z wyjątkiem przepisów zobowiązujących ministra do opublikowania na platformie dokumentacji o warunkach organizacyjno- Strona 22 z 23

23 technicznych udostępniania i korzystania z platformy i wydania rozporządzenia określającego listę ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. W opracowaniu wykorzystano fragmenty uzasadnienia do ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub 14 Linki: dyrektywa 2014/55/UE >>> ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych >>> Strona 23 z 23