Dokumentacja 1 naboru projektów systemowych w ramach Poddziałania i na lata

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały nr Zarządu Województwa Śląskiego z dnia w sprawie zatwierdzenia Dokumentacji o naborze projektów systemowych w ramach Poddziałania i na lata , Działania 7.1, Priorytetu VII Promocja Integracji Społecznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki \ Dokumentacja 1 naboru projektów systemowych w ramach Poddziałania i na lata Program Operacyjny Kapitał Ludzki Instytucja Pośrednicząca Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Katowice, luty 2013 roku 1 W przypadku ukazania się nowych przepisów prawnych lub wytycznych MRR, Beneficjenci mają obowiązek ich stosowania (w zakresie w jakim dotyczą przedmiotowych projektów), natomiast nie wymaga to aktualizacji Dokumentacji naboru przez Instytucję Pośredniczącą. Informacje o wprowadzonych zmianach publikowane będą na stronie internetowej Wydziału Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego

2 Spis treści I. INFORMACJA O NABORZE Termin naboru wniosków o dofinansowanie projektu Wymagania odnośnie przygotowania wniosku o dofinansowanie II. KRYTERIA OCENY PROJEKTÓW SYSTEMOWYCH Kryteria dostępu Ogólne kryteria horyzontalne Ogólne kryteria formalne Ogólne kryteria merytoryczne Kwoty ryczałtowe Podpisanie umowy ramowej/aneksu do umowy ramowej Adres poczty elektronicznej III. FINANSOWANIE PROJEKTÓW SYSTEMOWYCH Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów 17 A. Montaż finansowy projektu 17 B. Podział środków na lata Warunki uprawniające do otrzymania wyższej kwoty dofinansowania 19 A. Partnerstwo.19 C. Dodatkowe środki finansowe dla Projektodawców wspierających nowych uczestników Upowszechnianie pracy socjalnej Forma finansowania...20 IV. WYKAZ MATERIAŁÓW ŹRÓDŁOWYCH...21 KONTAKT

3 I. Informacja o naborze 1.1 Termin naboru wniosków o dofinansowanie projektu Wnioski można składać do Instytucji Pośredniczącej (IP) od dnia 11 marca 2013 roku w następujących terminach: do dnia 19 kwietnia 2013 roku w szczególności wnioski o kwocie dofinansowania powyżej zł. do dnia 6 maja 2013 roku w szczególności wnioski o kwocie dofinansowania powyżej zł do zł oraz projekty zaplanowane do realizacji w partnerstwie. do dnia 17 maja 2013 roku w szczególności wnioski o kwocie dofinansowania poniżej zł. Ostateczny termin złożenia wniosku upływa z dniem 17 maja 2013 r. o godz Wnioski będą przyjmowane: osobiście, od poniedziałku do piątku w godzinach od , w Regionalnym Punkcie Informacyjnym o Funduszach Europejskich przy ul. Dąbrowskiego 23 (parter) w Katowicach, lub mogą zostać nadesłane pocztą lub przesyłką kurierską na adres: Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego ul. Ligonia Katowice. Zarówno w przypadku wniosków składanych osobiście, jak i nadsyłanych pocztą lub przesyłką kurierską o przyjęciu wniosku decyduje data i godzina wpływu wniosku do Instytucji Organizującej Konkurs. Projekty systemowe w ramach Poddziałania i na lata , realizowane będą w okresie od stycznia 2014 roku, ale nie później niż do dnia 30 czerwca 2015 roku. 3

4 1.2 Wymagania odnośnie przygotowania wniosku o dofinansowanie 1. Podmiot, który będzie realizował projekt systemowy, wypełnia wniosek o dofinansowanie projektu PO KL, zawierając w nim dane dotyczące projektu. Wniosek powinien zostać przygotowany za pomocą aplikacji Generator Wniosków Aplikacyjnych w wersji co najmniej 8.6. Dostęp do tej aplikacji można uzyskać za pośrednictwem stron internetowych oraz 2. Projektodawca składa wniosek opatrzony pieczęciami, podpisany przez osobę do tego upoważnioną, w dwóch egzemplarzach papierowych oraz jego wersję elektroniczną (w formacie pliku XML wygenerowanego przez aplikację Generator Wniosków Aplikacyjnych na płycie CD). O tożsamości papierowej i elektronicznej wersji wniosku decyduje jednobrzmiąca suma kontrolna na wszystkich wersjach wniosku. Wniosek zapisany przez Generator Wniosków Aplikacyjnych w formacie XML nie powinien być otwierany i modyfikowany w innych aplikacjach (Ms Word, Internet Explorer, itp.), gdyż powoduje to zmianę sumy kontrolnej wniosku uniemożliwiającą jego weryfikację formalną. Nie wszystkie obowiązkowe pola są walidowane przez Generator Wniosków Aplikacyjnych. W związku z czym należy zwrócić uwagę na to, czy wszystkie pola wymagane Instrukcją wypełniania wniosku (przy uwzględnieniu specyfiki projektu) zostały wypełnione np.: jednostki miary w części budżetowej, wkład własny, wnioskowane dofinansowanie. Każdy z dwóch egzemplarzy wniosku powinien być trwale spięty. Wniosek składany w odpowiedzi na nabór na lata , powinien zostać umieszczony w segregatorze (A4). Segregator powinien być opisany na grzbiecie w następujący sposób: pełna nazwa Wnioskodawcy, nr poddziałania, numer umowy (dotyczy Beneficjentów, którzy podpisali umowę w latach ubiegłych). Wersję elektroniczną wniosku tj. płytę CD należy opisać w następujący sposób: pełna nazwa Wnioskodawcy, nr Poddziałania, suma kontrolna). Całość należy złożyć w zamkniętej (zaklejonej) kopercie, oznaczonej w następujący sposób: 4

5 Pełna nazwa Wnioskodawcy Adres Wnioskodawcy Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu w ramach Priorytetu VII, Działania 7.1, Poddziałania lub PO KL TYTUŁ PROJEKTU Nabór na lata NIE OTWIERAĆ Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego ul. Ligonia 46, Katowice II. Kryteria oceny projektów systemowych Ocena formalna i merytoryczna wniosków o dofinansowanie projektów będzie prowadzona w oparciu o wskazane poniżej kryteria wyboru projektów i metodologię ich zastosowania. Wniosek o dofinansowanie należy przygotować w oparciu o aktualną dokumentację projektową (szczegółowy wykaz dokumentów znajduje się w części IV). W piśmie przewodnim Beneficjent powinien umieścić informacje dotyczące: 1. Spełnienia kryteriów dostępu. 2. Spełnienia wymogów merytorycznych i organizacyjnych. 3. Zapotrzebowania na większe środki z tytułu partnerstwa lub objęcia wsparciem nowych uczestników zgodnie z opisem w pkt. 3.2 niniejszej dokumentacji. Uwaga! W przypadku gdy Beneficjent nie spełnia wymogu organizacyjnego, do pisma przewodniego należy dołączyć Informację o przyczynach niespełnienia wymogu organizacyjnego wraz z Opinią Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej. Wzory dokumentów są dostępne na stronie 5

6 2.1 Kryteria dostępu 1. Kryteria dostępu weryfikowane na etapie oceny formalnej (dla Poddziałania oraz Poddziałania 7.1.2): Projekt realizowany będzie w okresie od stycznia 2014 roku, ale nie później niż do 30 czerwca 2015 roku. 2. Kryteria dostępu weryfikowane na etapie oceny merytorycznej: Dla Poddziałania : 1. Zawarcie pisemnego porozumienia z powiatowym urzędem pracy, określającego zasady współpracy w zakresie realizacji zadań na rzecz aktywnej integracji. 2. Projekt przewiduje objęcie zindywidualizowanym wsparciem osób w wieku lat, jednocześnie udział tej grupy w strukturze uczestników projektu jest co najmniej na poziomie odpowiadającym udziałowi tej grupy wiekowej wśród klientów ogółem. 3. W przypadku miast na prawach powiatu grupę docelową w projekcie stanowią w co najmniej 10% osoby niepełnosprawne. 4. Projekt zakłada realizację form wsparcia skierowanych do uczestników w oparciu o przeprowadzoną na etapie formułowania zakresu wsparcia analizę predyspozycji oraz diagnozę potrzeb. 5. Projekt przewiduje objęcie osób w wieku lat instrumentem aktywizacji zawodowej w zakresie staży lub praktyk lub pracy w spółdzielniach socjalnych lub innych podmiotach, w tym podmiotach ekonomii społecznej. Jednocześnie powyższy instrument powinien mieć zastosowanie jeżeli na etapie analizy potrzeb i predyspozycji uczestnika zostanie zdiagnozowana potrzeba zastosowania takiego instrumentu. 6. Projektodawca zapewnia wkład własny w wysokości 13 % wartości projektu. Dla Poddziałania 7.1.2: 1. Zawarcie pisemnego porozumienia z powiatowym urzędem pracy, określającego zasady współpracy w zakresie realizacji zadań na rzecz aktywnej integracji. 6

7 2. Grupę docelową w projekcie stanowią w co najmniej 50% osoby niepełnosprawne. 3. Projekt przewiduje objęcie zindywidualizowanym wsparciem osób w wieku lat, jednocześnie udział tej grupy w strukturze uczestników projektu jest co najmniej na poziomie odpowiadającym udziałowi tej grupy wiekowej wśród klientów ogółem. 4. Projekt zakłada realizację form wsparcia skierowanych do uczestników w oparciu o przeprowadzoną na etapie formułowania zakresu wsparcia analizę predyspozycji oraz diagnozę potrzeb. 5. Projekt przewiduje objęcie osób w wieku lat instrumentem aktywizacji zawodowej w zakresie staży, praktyk, pracy w spółdzielniach socjalnych lub innych podmiotach, w tym podmiotach ekonomii społecznej. Jednocześnie powyższy instrument powinien mieć zastosowanie jeżeli na etapie analizy potrzeb i predyspozycji uczestnika zostanie zdiagnozowana potrzeba zastosowania takiego instrumentu. 6. Projektodawca zapewnia wkład własny w wysokości 13 % wartości projektu. Informacja dot. kryteriów dostępu powinna zostać zawarta w piśmie przewodnim oraz w odpowiednich częściach wniosku o dofinansowanie projektu. 2.2 Ogólne kryteria horyzontalne Ocena wniosku o dofinansowanie projektu systemowego dokonywana jest w oparciu o następujące kryteria horyzontalne: - zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans, zasadą równości szans kobiet i mężczyzn 2 i koncepcją zrównoważonego rozwoju) oraz prawodawstwem wspólnotowym, - zgodność z prawodawstwem krajowym, - zgodność ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL. 2 Informacje dot. standardu minimum dostępne na stronie : 7

8 2.3 Ogólne kryteria formalne Obowiązek spełniania ogólnych kryteriów formalnych dotyczy wszystkich rodzajów projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Ich weryfikacja ma miejsce na etapie oceny formalnej. Dotyczą one zagadnień związanych ze spełnieniem wymogów rejestracyjnych oraz wypełnieniem wniosku zgodnie z ogólnie przyjętymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zasadami. Projekty systemowe muszą spełnić następujące ogólne kryteria formalne 3 : 1. Wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucję prowadzącą nabór projektów. 2. Wniosek złożono we właściwej instytucji. 3. Wniosek wypełniono w języku polskim. 4. Wniosek jest kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie. 5. Wydatki przewidziane w projekcie nie są współfinansowane z innych wspólnotowych instrumentów finansowych. 6. Roczny obrót projektodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) jest równy lub wyższy od rocznych wydatków w projekcie 4 (zgodnie z zapisami pkt. 3.6 wniosku oraz z budżetem projektu). 7. Realizację danego typu projektu w trybie systemowym przewidziano w odpowiednim Planie działania. 8. Okres realizacji projektu jest zgodny z Systemem Realizacji PO KL. Lista wymogów formalnych, których niespełnienie skutkuje negatywnym wynikiem oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL ze względu na niespełnienie wymogu kompletności wniosku: Brak w części V wniosku wymaganej (wymaganych) pieczęci oraz czytelnego podpisu osoby/osób upoważnionej/nych; 3 Wniosek podlega ocenie formalnej przy pomocy Karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL. Niespełnienie któregokolwiek z kryteriów oceny oznacza konieczność poprawienia lub uzupełnienia wniosku o dofinansowanie projektu systemowego w wyznaczonym przez IP terminie. Ocena formalna dokonywana jest w terminie 14 dni roboczych od daty złożenia wniosku. 4 W przypadku, gdy projekt trwa dłużej niż jeden rok kalendarzowy należy wartość obrotów odnieść do roku realizacji projektu, w którym wartość planowanych wydatków jest najwyższa. 8

9 Podpisanie wniosku w części V przez inną osobę (osoby) niż wskazana (wskazane) w pkt 2.6 wniosku; Niezłożenie wniosku w 2 egzemplarzach papierowych (oryginał + kopia poświadczona za zgodność z oryginałem lub 2 oryginały) oraz w wersji elektronicznej (plik XML); Niedająca się odczytać wersja elektroniczna wniosku (plik XML); Inna suma kontrolna w wersji papierowej i elektronicznej wniosku i/lub różne sumy kontrolne na stronach wersji papierowej; Typ nośnika danych, na którym zapisano wersję elektroniczną, jest niezgodny z wymaganiami określonymi w dokumentacji konkursowej; Brak co najmniej jednej strony w którymkolwiek egzemplarzu wniosku. W pkt. 2.1 wniosku aplikacyjnego nazwa projektodawcy należy wpisać nazwę gminy (powiatu)/ nazwę właściwego ośrodka pomocy społecznej (powiatowego centrum pomocy rodzinie), a tytuł projektu powinien być zgodny z tytułem projektu używanym w latach poprzednich. 2.4 Ogólne kryteria merytoryczne I. Ogólne kryteria merytoryczne dotyczą treści wniosku, wiarygodności i zdolności projektodawcy do podjęcia realizacji projektu oraz Zasad finansowania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Ogólne kryteria merytoryczne mają charakter uniwersalny, tj. odnoszą się do wszystkich projektów realizowanych w ramach Programu. Stosowane będą następujące ogólne kryteria merytoryczne 5 : a) jakości projektu: wskazanie problemu, na który odpowiedź stanowi cel główny projektu oraz opis sytuacji problemowej; 5 Wniosek podlega ocenie merytorycznej, przy pomocy Karty oceny merytorycznej projektu systemowego i indywidualnego. Niespełnienie któregokolwiek z kryteriów oceny oznacza konieczność poprawienia lub uzupełnienia wniosku o dofinansowanie projektu systemowego w wyznaczonym przez IP terminie. Ocena merytoryczna trwa nie dłużej niż 21 dni od dnia zarejestrowania wniosku w Krajowym Systemie Informatycznym.. 9

10 wskazanie celu głównego i celów szczegółowych projektu w kontekście wskazanego problemu; adekwatność i założona do osiągnięcia wartość wskaźników pomiaru celów oraz źródła weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźników i częstotliwości pomiaru; opis ryzyka nieosiągnięcia założeń projektu (dotyczy tylko projektów, których wnioskowana kwota dofinansowania jest równa albo przekracza 2 mln zł); opis grupy docelowej (tj. osób i/lub instytucji, które zostaną objęte wsparciem) z punktu widzenia istotnych dla projektu cech; uzasadnienie wyboru grupy docelowej; sposób rekrutacji uczestników/uczestniczek projektu (w tym uwzględnienie zasady równości szans, w tym równości płci); opis potrzeb, barier i oczekiwań uczestników/uczestniczek projektu oraz wskazanie wiarygodnych źródeł pozyskiwania danych o skali zainteresowania potencjalnych uczestników/uczestniczek planowanym wsparciem projektowym; trafność doboru zadań i opis zadań w kontekście osiągnięcia celów szczegółowych projektu, racjonalność harmonogramu zadań; opis produktów, które zostaną wytworzone w ramach realizacji zadań; opis sposobu, w jaki osiągnięcie celu głównego przyczyni się do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji danego Priorytetu PO KL; wartość dodana projektu. b) beneficjenta: doświadczenie projektodawcy/partnerów w realizacji podobnych przedsięwzięć sposób zarządzania projektem; zaplecze techniczne oraz kadra zaangażowana w realizację projektu; działania, które będą prowadzone w celu oceny i monitoringu projektu i jego uczestników; uzasadnienie wyboru partnerów projektu i innych podmiotów (jeżeli dotyczy); rola partnerów i innych podmiotów (jeżeli dotyczy). c) finansowania projektu: niezbędność wydatku do realizacji projektu i osiągania jego celów; 10

11 racjonalność i efektywność wydatków projektu (zgodnie z zasadą efektywnego zarządzania finansami, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL); kwalifikowalność wydatków; zasadność poziomu kosztów zarządzania w kontekście specyfiki i okresu realizacji projektu oraz zgodność z limitem określonym w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL; prawidłowość sporządzenia budżetu projektu. Wymóg organizacyjny: a. W pkt wniosku należy wskazać czy Beneficjent spełnia wymóg organizacyjny 6. Ośrodki pomocy społecznej obowiązane są zatrudniać wymaganą przepisami o pomocy społecznej liczbę pracowników socjalnych, tj., co najmniej 1 pracownika socjalnego na 2000 mieszkańców, nie mniej jednak niż 3 pracowników socjalnych w ośrodku pomocy społecznej; Powiatowe centra pomocy rodzinie obowiązane są zatrudniać, co najmniej jednego pracownika na stanowisku: doradca ds. osób niepełnosprawnych (może to być pracownik socjalny ds. osób niepełnosprawnych lub inny pracownik, którego głównym zadaniem jest pomoc świadczona osobom niepełnosprawnym; wymagany jest odpowiedni zapis w zakresie obowiązków służbowych lub opisie stanowiska pracy). b. W przypadku gdy Beneficjent nie spełnia przedmiotowego wymogu, a uzyskał w 2012 roku zgodę Instytucji Pośredniczącej na realizowanie projektu, w pkt. 3.6 wniosku aplikacyjnego powinien zamieścić stosowny zapis dotyczący niespełniania wymogu organizacyjnego oraz wpisać informację, iż projekt systemowy jest realizowany za zgodą IP. Jednocześnie Wnioskodawca zwraca się do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej z prośbą o wydanie Opinii na temat możliwości kontynuacji projektu 6 W przypadku niedostarczenia informacji o przyczynach niespełnienia wymogu organizacyjnego lub nieuzyskania zgody IP na kontynuację lub rozpoczęcie realizacji projektu systemowego gmina lub powiat traci możliwość uczestnictwa w projekcie, co oznacza zawieszenie (lub odstąpienie od podpisania) umowy o dofinansowanie projektu i nie przyznawanie środków finansowych danej jednostce samorządu terytorialnego na kolejny rok. 11

12 systemowego do 30 czerwca 2015 roku. Informację o przyczynach niespełnienia wymogu organizacyjnego 7 wraz z Opinią Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej należy dołączyć jako załącznik do pisma przewodniego do wniosku o dofinansowanie projektu. Informację wraz z Opinią ROPS Wnioskodawca jest zobowiązany dostarczyć do IP przed zakończeniem oceny merytorycznej wniosku. c. W przypadku gdy Beneficjent nie spełnia przedmiotowego wymogu, a w 2012 r. nie ubiegał się o zgodę IP 8, powinien zamieścić stosowny zapis na temat wymogu organizacyjnego w pkt.3.6 wniosku aplikacyjnego. Jednocześnie Wnioskodawca zwraca się do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej z prośbą o wydanie Opinii na temat możliwości udziału w realizacji projektu systemowego w okresie od stycznia 2014 r., jednak nie później niż do 30 czerwca 2015 roku. Informację o przyczynach niespełnienia wymogu organizacyjnego wraz z Opinią Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej należy dołączyć jako załącznik do pisma przewodniego do wniosku o dofinansowanie projektu. Po uzyskaniu pozytywnej rekomendacji przez ROPS i otrzymaniu zgody IP, Wnioskodawca jest zobowiązany do uaktualnienia zapisów na temat wymogu organizacyjnego w pkt.3.6 wniosku, wpisując informację, iż projekt systemowy jest realizowany za zgodą IP. UWAGA: Projekt nie będzie zatwierdzony do realizacji jeżeli nie uzyska zgody IP oraz w części 3.6 wniosku nie będzie zawierał zapisów, o których mowa w podpunkcie c. W przypadku, gdy Beneficjent planuje realizację w ramach aktywnej integracji szkoleń zawodowych, w punkcie 3.3 wniosku, należy zamieścić informację, iż skierowanie na szkolenia zawodowe poprzedzone zostanie analizą lokalnego rynku pracy, a dokumentacja z nią związana będzie dostępna w miejscu realizacji projektu. Z uwagi na szósty rok realizacji projektów systemowych, co do zasady nie powinno się ponosić wydatków w ramach cross-financingu. Jedynie w przypadku uzasadnionej konieczności, np. w celu doposażenia lub przystosowania pomieszczeń 7 Zgodnie z pismem MRR z dnia 6 października 2010r. w przypadku nie zrealizowania powyższego wymogu do dnia 31 grudnia 2010r. Beneficjent ma obowiązek przedstawienia informacji o przyczynach niespełnienia przedmiotowego wymogu, możliwościach jego spełnienia i sposobie osiągnięcia wymaganego zatrudnienia. Na podstawie przedstawionych informacji, IP w uzgodnieniu z ROPS, podejmie decyzję o kontynuacji udziału OPS/PCPR w projekcie systemowym indywidualnie wobec każdego z Beneficjentów. 8 Tzn. nie realizował projektu systemowego w roku lub też spełniał w roku wymóg organizacyjny. 12

13 dla niepełnosprawnych uczestników projektu, IP będzie wyrażać zgodę na wydatki dokonywane w ramach cross-financingu. W takim wypadku, Projektodawca jest zobligowany we wniosku aplikacyjnym zawrzeć informację o wszystkich dokonanych do tej pory zakupach w ramach cross-financingu. Nie zwalnia to jednocześnie Projektodawcy z obowiązku uzasadnienia zaplanowanych wydatków spełniających przesłanki cross-finansingu, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w aktualnym wniosku. IP przypomina o obowiązujących limitach procentowych 9 tzw. kosztów zarządzania projektem, określonych w Zasadach finansowania PO KL oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Jednocześnie zwraca uwagę, iż wydatki związane z zadaniem zarządzanie projektem będą weryfikowane na etapie oceny merytorycznej przede wszystkim pod kątem wielkości kwoty dofinansowania, ilości uczestników, zaplanowanych działań oraz potencjału Beneficjenta. IP zaleca w projektach systemowych realizowanych w oparciu o zawarte umowy ramowe i corocznie składane wnioski o dofinansowanie, zmianę sposobu rozliczania kosztów pośrednich z rzeczywiście poniesionych wydatków na metodę ryczałtową w każdym kolejnym roku realizacji projektu (przy okazji złożenia kolejnego wniosku o dofinansowanie). 2.5 Kwoty ryczałtowe UWAGA! IP rekomenduje stosowanie uproszczonych metod rozliczania, w tym kwot ryczałtowych oraz zryczałtowanych kosztów pośrednich w projektach o wartości nie przekraczającej 100 tys zł. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL z dnia 15 grudnia 2011 r. oraz uchwałą nr 88 Komitetu Monitorującego PO KL z dnia 6 grudnia 2011, zatwierdzono ogólne kryterium horyzontalne w brzmieniu : a) W przypadku gdy całkowita wartość projektu nie przekracza 100 tys. zł, a w przypadku projektów systemowych w ramach Poddziałania i wartość ta dotyczy jednego roku realizacji projektu, rozliczenie 9 Informacja dot. maksymalnych kosztów zarządzania w projekcie znajduje się w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków. 13

14 kosztów projektu następuje w oparciu o kwoty ryczałtowe w rozumieniu art. 11 ust. 3 lit. b pkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 3 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL; Powyższy zapis nie ma zastosowania w przypadku projektów realizowanych przez beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych. Oznacza to, że jednostki sektora finansów publicznych (z wyłączeniem państwowych jednostek budżetowych, które nie mogą rozliczać projektów w oparciu o kwoty ryczałtowe) mogą ale nie muszą stosować kwoty ryczałtowe. Pozostałe podmioty muszą rozliczać w/w projekty wyłącznie w oparciu o kwoty ryczałtowe. Stosowanie ogólnego kryterium horyzontalnego kwot ryczałtowych zostało rozszerzone na wszystkie Działania/Poddziałania PO KL z dniem 1 stycznia 2012 r. Beneficjent wskazuje we wniosku o dofinansowanie, iż zamierza rozliczać wydatki w oparciu o kwoty ryczałtowe. Nie jest możliwe aby część z zadań w ramach projektu była rozliczana ryczałtowo, natomiast pozostałe zadania na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych. Beneficjent we wniosku wykazuje, czy planuje rozliczać projekt jedną, czy kilkoma kwotami (kwota może być ustalona tylko na całość zadania lub na kilka zadań). Wskazanie kilku zadań we wniosku nie musi oznaczać, iż na każde z tych zadań ustalona jest odrębna kwota ryczałtowa. Decyzja dotycząca zakresu stosowania kwot ryczałtowych należy do beneficjenta. Kwoty ryczałtowe podlegają negocjacjom z instytucją zatwierdzającą projekt do realizacji na etapie oceny projektu. Dotyczy to nie tylko wysokości kwot ryczałtowych, ale także tego, czy zostanie ustalona jedna lub kilka kwot ryczałtowych oraz jakie zadania merytoryczne przypisane są do kwoty ryczałtowej. Wnioskodawca powinien szczególną uwagę zwrócić na ryzyko zastosowania jednej kwoty ryczałtowej dla wszystkich zadań (kwalifikowanie wydatków odbywa się z chwilą zrealizowania zadania na podstawie osiągniętych wskaźników). Beneficjent powinien we wniosku o dofinansowanie wskazać przynajmniej jeden wskaźnik produktu (twardy mierzalny) dla każdej z kwot ryczałtowych. 14

15 Wskaźniki pomiaru celu głównego, celów szczegółowych, produktów i rezultatów, obligatoryjnie muszą być precyzyjnie zdefiniowanie we wniosku o dofinansowanie, gdyż stanowią one minimalny próg, którego osiągnięcie uprawnia do kwalifikowania wydatków objętych daną kwotą ryczałtową - muszą więc zostać osiągnięte na poziomie 100%. W opisie działań przyjętych do zrealizowania danego zadania, beneficjent koniecznie musi uwzględnić standardy realizowanych usług lub zakupywanych dóbr (aspekt nie tylko ilościowy, ale także jakościowy). Na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie beneficjent określa dokumentację, która będzie stanowić potwierdzenie realizacji zadań i zostanie wpisana do umowy (np. lista obecności, dziennik zajęć, dokumentacja zdjęciowa itp.). Warunkiem koniecznym potwierdzenia realizacji zadań jest dokumentacja dotycząca kwalifikowalności uczestników. Optymalny zakres informacji zamieszczonych we wniosku o dofinansowanie odzwierciedlających zamiar stosowania kwot ryczałtowych obejmuje informację: 1. jakie wskaźniki mają zostać osiągnięte wraz z realizacją każdego z celów objętych kwotą ryczałtową (pkt.3.1. wniosku), 2. które zadania w ramach projektu zostaną objęte daną kwotą ryczałtową /kwotami ryczałtowymi (pkt.3.3 wniosku) 3. zakres kwot ryczałtowych, którymi mają zostać objęte zadania w ramach projektu (szczegółowy budżet projektu uzasadnienie kosztów), 4. sposób wyliczenia kwot ryczałtowych w oparciu o wartości poszczególnych zadań wpisane do szczegółowego budżetu projektu (szczegółowy budżet projektu uzasadnienie kosztów), 5. jakie dokumenty będą służyły weryfikacji rzeczywistej realizacji każdego z 5 zadań objętych kwotą ryczałtową (szczegółowy budżet projektu uzasadnienie kosztów). Wydatki związane z cross financingiem mogą być kwalifikowalne do wysokości limitu określonego we wniosku o dofinansowanie. Zaleca się odzwierciedlenie wydatków ponoszonych w ramach cross financingu w zakładanych we wniosku o dofinansowanie wskaźnikach twardych projektu. Beneficjent nie ma obowiązku dokumentowania wydatków na cross financing. 15

16 Zlecanie zadań merytorycznych lub ich istotnych części (w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL rozdział 4.12) w projektach rozliczanych kwotami ryczałtowymi jest niedopuszczalne (beneficjent realizuje projekt we własnym zakresie lub w partnerstwie). 2.6 Podpisanie umowy ramowej/aneksu do umowy ramowej Beneficjent, którego projekt został zatwierdzony na etapie oceny merytorycznej do dofinansowania podpisuje z Instytucją Pośredniczącą: I. Umowę ramową - w przypadku gdy Projektodawca złożył wniosek po raz pierwszy, umowa zawierana jest na okres od daty rozpoczęcia realizacji projektu wskazanej we wniosku aplikacyjnym do r. II. Aneks do umowy ramowej - w przypadku gdy Projektodawca podpisał już umowę o dofinansowanie. Realizacja projektu systemowego w kolejnych latach budżetowych następuje zgodnie z zatwierdzanymi w kolejnych latach wnioskami o dofinansowanie realizacji projektu, załączanymi do umowy w formie aneksu. UWAGA! Kwota, którą dysponuje IOK na projekty w ramach Działania 7.1 PO KL w miesiącu ogłoszenia konkursu tj. w marcu 2013 r. może być różna od kwoty środków dostępnych w miesiącu podpisywania umów, w wyniku zmiany kursu EURO. Kwota dostępnych środków w ramach Działania 7.1, jakie można zaangażować w danym miesiącu w ramach zawieranych umów, jest wyliczana zgodnie z metodologią uregulowaną w treści Porozumienia z dnia 22 czerwca 2007 r. w sprawie realizacji komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartego z Instytucją Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zgodnie z przedmiotową metodologią, do wyliczenia dostępnych środków stosowany jest kurs EURO według Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego dokonuje się wyliczenia dostępnych środków, o ile, za zgodą Instytucji Pośredniczącej, Instytucja Zarządzająca w porozumieniu z Ministrem Finansów nie określi inaczej. 16

17 Wartość podpisanych umów o dofinansowanie projektów w ramach Działania 7.1 nie może przekroczyć kwoty wyrażonej w EURO, która została przekazana na realizację Działania 7.1 na podstawie ww. Porozumienia. Wzorem lat ubiegłych lista załączników niezbędnych do zawarcia umowy/aneksu zostanie wskazana w piśmie dot. przyznania dofinansowania. Wzór umowy wraz z załącznikami znajduje się na stronie Adres poczty elektronicznej W części II punkcie wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca ma obowiązek podać aktualny adres poczty elektronicznej służący bieżącej obsłudze projektu. W przypadku gdy Beneficjent nie posiada odrębnego adresu poczty elektronicznej jest zobowiązany do jego utworzenia, celem usprawnienia przepływu informacji pomiędzy IP a Wnioskodawcą. III. Finansowanie projektów systemowych 3.1 Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów A. Montaż finansowy projektu Wartość dofinansowania 87% w tym: a) Płatność ze środków europejskich 85% b) Dotacja celowa z budżetu krajowego 2% Wkład własny: 13% B. Podział środków na lata Podział środków finansowych dla jednostek samorządu terytorialnego realizujących projekty systemowe został przyjęty Uchwałą Zarządu Województwa Śląskiego. Podział środków pomiędzy gminy i powiaty w województwie śląskim został oszacowany na podstawie analizy potrzeb gmin i powiatów, a także dotychczasowych doświadczeń we wdrażaniu Działania

18 Z kolei podział środków pomiędzy poszczególne gminy i powiaty opiera się na danych społeczno demograficznych. Dla według wzoru: Gdzie: g Wartość alokacji na daną gminę G Całkowita alokacja na projekty systemowe gmin p Liczba pracowników socjalnych w danej gminie m Liczba mieszkańców w danej gminie b Liczba osób w rodzinach którym przyznano pomoc z tytułu bezrobocia Obg Odsetek ludności w rodzinach objętych pomocą z tytułu bezrobocia w danej gminie Obw - Odsetek ludności w rodzinach objętych pomocą z tytułu bezrobocia w województwie Wk - wskaźnik korygujący (równy 1, ). Dla według wzoru: Gdzie: p Wartość alokacji na dany powiat P Całkowita alokacja na projekty systemowe powiatów r Liczba niepełnosprawnych osób bezrobotnych w danym powiecie o Liczba osób w danym powiecie opuszczająca placówki opiekuńczo wychowawcze, domy pomocy społecznej dla dzieci i młodzieży, zakłady poprawcze, specjalne ośrodki szkolno wychowawcze lub młodzieżowe ośrodki wychowawcze oraz rodziny zastępcze (uzyskujące pomoc na zagospodarowanie w formie rzeczowej) n Liczba osób którym przyznano świadczenie z tytułu niepełnosprawności w danym powiecie. 18

19 3.2 Warunki uprawniające do otrzymania dodatkowych środków finansowych A. Partnerstwo W przypadku realizacji projektu na zasadach partnerstwa z jednostkami z sektora lub spoza sektora finansów publicznych, IP może przyznać dodatkowe środki finansowe pochodzące z rezerwy na partnerstwo. Środki te mogą służyć zwiększeniu dofinansowania projektu. Racjonalność działań związanych z partnerstwem i wydatkowania środków na ten cel będzie weryfikowana na etapie oceny merytorycznej. Realizację projektu w partnerstwie należy wskazać we wniosku o dofinansowanie w punkcie 2.8. IP określiła rezerwę w wysokości 2 % alokacji na gminy na lata na wsparcie dla projektów realizowanych przez Beneficjentów w partnerstwie. Wszelkie konsekwencje wynikające ze wspólnej realizacji projektów powinny zostać określone w umowie partnerskiej, która zostanie załączona na etapie podpisania umowy bądź aneksu do umowy ramowej dla projektu systemowego. 10 Przy wyborze partnera do projektu należy postępować zgodnie z Art. 28a Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. B. Dodatkowe środki finansowe dla Projektodawców wspierających nowych uczestników W przypadku powstania rezerwy finansowej wynikającej z niewykorzystania środków zakontraktowanych dla Beneficjentów systemowych Poddziałania oraz Wnioskodawcy, którzy będę aktywizować przede wszystkim nowych uczestników, dotychczas niewspieranych w ramach projektów systemowych, za zgodą IP, mogą ubiegać się o zwiększenie przyznanego dofinansowania na lata Warunkiem otrzymania dodatkowych środków będzie zwiększenie liczby nowych, nieaktywizowanych dotąd w projektach systemowych uczestników oraz przedłożenie do IP zaktualizowanego wniosku o dofinansowanie. Wysokość środków finansowych, będzie proponowana Beneficjentom indywidualnie podczas negocjacji odbywających się na etapie oceny merytorycznej i będzie uzależniona od wysokości powstałej rezerwy oraz od liczby nowych uczestników, którą Beneficjenci zaproponują na etapie negocjacji. 10 Informacje dot. projektów partnerskich znajdują się w dokumencie pn. Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 19

20 3.3 Upowszechnianie pracy socjalnej Na etapie oceny merytorycznej weryfikowana będzie racjonalność planowanych wydatków w ramach zadania Upowszechnianie pracy socjalnej. Ocena racjonalności dokonana zostanie na podstawie analizy m. in.: wielkości projektu; liczby uczestników w stosunku do ilości etatów zaplanowanych do realizacji działań; typu narzędzi użytych do realizacji projektu. Środki przeznaczone na upowszechnianie pracy socjalnej 11 mogą stanowić maksymalnie 30% wartości projektu. Ponadto IP informuje, iż liczba etatów finansowanych w ramach projektu nie może być wyższa niż w roku ubiegłym Forma finansowania Środki na finansowanie Projektu systemowego przyznawane są w postaci dotacji celowej oraz płatności ze środków europejskich, na podstawie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Dofinansowanie jest przekazywane na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowie ramowej. Płatności w ramach projektu należy regulować za pośrednictwem tego rachunku. Pierwsza transza środków na realizację projektów, w każdym roku budżetowym, jest wypłacana w formie zaliczki w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do umowy ramowej. Po zweryfikowaniu pierwszej wersji wniosku o płatność złożonego przez beneficjenta, IP przekazuje kolejną transzę (n+1) beneficjentowi (o ile wniosek o płatność stanowi podstawę do wypłaty środków), przy czym: 11 Przez upowszechnianie aktywnej integracji i pracy socjalnej rozumie się: a) możliwość zatrudnienia dodatkowych pracowników socjalnych lub doradców ds. osób niepełnosprawnych w ośrodkach pomocy społecznej i powiatowych centrach pomocy rodzinie, b) koszty wynagrodzenia, wynikające z dodatkowych zadań w ramach projektu dla pracowników pomocy społecznej bezpośrednio realizujących zadania na rzecz aktywnej integracji, c) wydatki związane z realizacją pracy socjalnej w projekcie, d) wzmocnienie potencjału ośrodków pomocy społecznej i powiatowych centrów pomocy rodzinie w zakresie upowszechniania aktywnej integracji i pracy socjalnej. 12 Nie dotyczy projektów, które w latach ubiegłych nie otrzymały środków na upowszechnienie pracy socjalnej. 20

21 - w przypadku zatwierdzenia wniosku o płatność (n) środki są przekazywane po zatwierdzeniu co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych na dzień zatwierdzania wniosku transz dofinansowania; - w przypadku odesłania wniosku o płatność (n) do poprawy środki są przekazywane po spełnieniu następujących warunków: o wykazania w tym wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku transz dofinansowania i wydatki w tej kwocie nie wymagają dalszych wyjaśnień; o zatwierdzenia wniosku o płatność rozliczającego przedostatnią transzę (n-1); o nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. W chwili zatwierdzania do wypłaty kolejnej transzy należy uwzględnić zarówno środki faktycznie przekazane beneficjentowi na dzień zatwierdzania wniosku, w tym również po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność, jak i te, co do których IP dokonała zlecenia płatności. Należy zaznaczyć, że limit 70% rozpatrywany jest kumulatywnie tzn. dokonuje się porównania rozliczonych dotychczas w ramach projektu wydatków (wraz z zatwierdzanym lub odsyłanym do poprawy wnioskiem o płatność) w stosunku do kumulatywnej kwoty środków, które beneficjent otrzymał dotychczas na realizację projektu (pomniejszonej o środki zwrócone przez beneficjenta w trakcie realizacji projektu). Szczegółowe informacje na temat sposobu finansowania projektów, przekazywania środków finansowych oraz rozliczenia poniesionych wydatków określają Zasady finansowania PO KL, dostępne na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej: IV. Wykaz materiałów źródłowych Wniosek o dofinansowanie projektu powinien być przygotowany w oparciu o następujące dokumenty obowiązujące na dzień złożenia wniosku: 1. Zasady przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ; 2. Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO KL Instrukcja; 3. Zasady finansowania PO KL; 21

22 4. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL; 5. Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; 6. Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - poradnik. 7. Wykaz maksymalnych stawek dla towarów i usług Taryfikator. Kontakt Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Katowice, ul. Ligonia 46 / ul. Dąbrowskiego 23 Dodatkowe informacje można uzyskać: w Regionalnym Punkcie Informacyjnym o Funduszach Europejskich - przy ul. Dąbrowskiego 23 (parter) w Katowicach, w godzinach , tel , w zakresie naboru i procedury oceny wniosków w Referacie Wsparcia Systemowego EFS: tel. (32) ; (32) ; (32) ; (32) ; (32) , w godzinach , w zakresie rozliczania projektów systemowych w punkcie informacyjnym ds. rozliczania projektów, w godzinach od 8:00 do 13:00 - tel.: , a w godz w Referacie Koordynacji Projektów Systemowych. lub drogą mailową: efs@slaskie.pl Załącznik: 1. Podział środków finansowych przeznaczonych na realizację projektów systemowych na lata w ramach Poddziałania Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez ośrodki pomocy społecznej oraz w ramach Poddziałania Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez powiatowe centra pomocy rodzinie, Działania 7.1, Priorytetu VII Promocja Integracji Społecznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Wzór dokumentu pn. Informacja o przyczynach niespełnienia wymogu organizacyjnego. 3. Wzór dokumentu pn. Opinia Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej na podstawie Informacji o przyczynach niespełnienia wymogu organizacyjnego. 4. Wykaz maksymalnych stawek dla towarów i usług Taryfikator. 22