Województwo Mazowieckie. Studium wykonalności. Projektu Informatyzacja bibliotek pedagogicznych na Mazowszu

Transkrypt

1 Województwo Mazowieckie Studium wykonalności Projektu Informatyzacja bibliotek pedagogicznych na Mazowszu

2 Kwiecień, 2018 r. Strona 1 z 243

3 Spis treści Słownik pojęć i skrótów Wstęp Wstępna analiza Projektu Zgodność standardów bezpieczeństwa wdrażanych systemów informatycznych oraz przetwarzania danych Zgodność eusług ze standardami WCAG Zgodność wdrożonych systemów teleinformatycznych z wymaganiami dotyczącymi interoperacyjności Zasadność realizacji Projektu w świetle zależności pomiędzy Projektem, a innymi przedsięwzięciami Odbiór projektów finansowanych z funduszy europejskich w latach , niezbędnych do realizacji produktów planowanych w projektach zgłaszanych do RPO WM Projektowanie i budowa usług Realizacja usług w oparciu o metody projektowania zorientowanego na użytkownika Poziom dostępności usług jest zgodny z wynikami badań potrzeb usługobiorców Monitorowanie usług pod kątem dostępności i użyteczności graficznych interfejsów dla wszystkich interesariuszy, ciągłości działania i powszechności wykorzystania Wykorzystanie istniejących zasobów informatycznych Zasięg i integralność Projektu Planowane eusługi Odniesienie do kryteriów szczegółowych merytorycznych punktowych oceny projektu przedstawionych w załączniku do Regulaminu konkursu Wnioski Skrócony opis kluczowych informacji o inwestycji Wykonalność finansowa Efektywność projektu Wykonalność techniczna i technologiczna Definicja celów Projektu Cele Projektu Cele Projektu na tle obowiązujących strategii i aktów prawnych Rezultaty Projektu Produkty Projektu Wskaźniki realizacji celów Projektu Identyfikacja Projektu Zidentyfikowane problemy Równość szans Zarys i ogólny charakter Projektu Zadania planowane do realizacji w ramach Projektu oraz wartość Projektu Analiza wykonalności, analiza popytu oraz analiza opcji Potencjał położenia geograficznego województwa mazowieckiego Analiza otoczenia społecznogospodarczego Projektu Informatyzacja w województwie mazowieckiem na tle Polski Wspólny rynek cyfrowy w Europie a Projekt Analiza usług świadczonych przez podmioty biorące udział w Projekcie Zapisy studentów na praktyki Dezyderaty Oglądanie wystaw i zgłoszenie przez eformularz chęci wypożyczenia wystaw oferowanych przez bibliotekę Strona 2 z 243

4 6.5.4 Zapytanie użytkownika Rozpatrywanie skarg/wniosków użytkowników Wniosek o dostęp do informacji publicznej Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie Zapisy na lekcje biblioteczne i ich obsługa Kształcenie na odległość wraz z możliwością uzyskania zaświadczenia System wideokonferencyjny Analiza potrzeb interesariuszy Dostosowanie usług dla osób z niepełnosprawnościami oraz wykorzystanie urządzeń mobilnych Wykorzystanie urządzeń mobilnych Analiza opcji etap I analiza strategiczna Analiza opcji etap II analiza rozwiązań technologicznych Opis stanu istniejącego Potrzeba realizacji Projektu w kontekście wykonalności technicznej Stan po realizacji Projektu Wybór rozwiązania Analiza finansowa Ocena finansowej rentowności inwestycji i kapitału krajowego Weryfikacja trwałości finansowej Projektu i beneficjenta Ustalenie właściwego dofinansowania z funduszy UE Analiza kosztów i korzyści (ekonomiczna) Analiza instytucjonalna w tym trwałość Projektu Beneficjenci Projektu oraz problemy ich dotykające Wykonalność instytucjonalna Projektu i status prawny beneficjenta Opis aktualny instytucji wdrażającej Projekt Partnerzy Projektu Zadania Lidera i Partnerów w trakcie realizacji Projektu Trwałość Projektu Analiza prawna wykonalności inwestycji Promocja Projektu Analizy specyficzne dla danego rodzaju projektu/sektora Pomoc publiczna Analiza oddziaływania na środowisko Spis tabel, wykresów, map, schematów i załączników do studium Strona 3 z 243

5 Słownik pojęć i skrótów Pojęcie/skrót BW Chmura obliczeniowa (Chmura) Czytelnik EA GUS ICT Definicja Projekt realizowany w ramach RPO WM pod nazwą "Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego poprzez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu" Projekt BW. Projekt zrealizowany i rozliczony. Cloud computing model przetwarzania danych oparty na użytkowaniu zdalnie dostarczanych usług cyfrowych przez usługodawcę (wewnętrzny dział lub zewnętrzna organizacja). Szeroko pojęty użytkownik biblioteki publicznej, związany nie tylko z usługami wypożyczania książek, ale również korzystający z działalności bibliotek pedagogicznych w zakresie dydaktycznym, w tym podmiot instytucjonalny, np. szkoła, uczelnia. przedszkole. Projekt realizowany w ramach RPO WM pod nazwą Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa Projekt EA. Projekt zrealizowany i rozliczony. Główny Urząd Statystyczny centralny organ administracji rządowej podległy Prezesowi Rady Ministrów zajmujący się zbieraniem i udostępnianiem informacji statystycznych na temat większości dziedzin życia publicznego i niektórych stron życia prywatnego. Do przekazywania danych obligują odpowiednie przepisy prawa (ustawa o statystyce publicznej oraz ogłaszany corocznie Program Badań Statystycznych). Dane mogą być udostępniane tylko w formie zagregowanej (opracowanej), która uniemożliwia identyfikację pojedynczych respondentów (tajemnica statystyczna). Skrót od Information and communication technologies pojęcie obejmujące szeroki zakres wszystkich technologii umożliwiających przetwarzanie i przesyłanie informacji. W zakres pojęciowy technologii ICT wchodzą wszystkie media komunikacyjne (Internet, sieci bezprzewodowe, sieci Bluetooth, telefonia stacjonarna, komórkowa, satelitarna, technologie komunikacji dźwięku i obrazu, radio, telewizje itp.) oraz media umożliwiające zapis informacji (pamięci przenośne, dyski twarde, dyski CD/DVD, taśmy itp.), a także sprzęty umożliwiające przetwarzanie informacji (komputery osobiste, serwery, klastry, sieci komputerowe itp.). Dodatkowo technologie ICT obejmują Strona 4 z 243

6 także całą gamę aplikacji informatycznych oraz złożonych systemów IT umożliwiających realizację przetwarzania i przesyłania danych na wyższym poziomie abstrakcji niż poziom sprzętowy. MSIP Partner Partner wiodący Podpis elektroniczny Projekt UE Usługa online o stopniu dojrzałości 3 Usługa online o stopniu dojrzałości 4 Projekt realizowany w ramach RPO WM pod nazwą Mazowiecki System Informacji Przestrzennej Gmin i Powiatów współdziałających w ramach województwa". Projekt zrealizowany i rozliczony. Jednostka organizacyjna, które zgłosiła swój udział przy realizacji Projektu Zwany też Liderem Projektu, główny beneficjent Projektu, Województwo Mazowieckie W rozumieniu ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U ) Projekt opisany w niniejszym dokumencie pod nazwą Informatyzacja bibliotek pedagogicznych na Mazowszu Unia Europejska Umożliwia cyfrowy transfer danych w dwóch kierunkach: od usługodawcy do interesanta oraz od interesanta do usługodawcy. Typowym sposobem jej realizacji jest pobranie, wypełnienie i odesłanie formularza drogą elektroniczną. Umożliwia pełne załatwienie danej sprawy drogą elektroniczną, łącznie z ewentualną płatnością. W ramach wskaźnika należy ujmować również usługi o stopniu dojrzałości 5, czyli takie, które oprócz możliwości pełnego załatwienia danej sprawy zawierają dodatkowo mechanizmy personalizacji, tj. dostosowania sposobu świadczenia do szczególnych uwarunkowań i potrzeb interesanta (np. oferowanie częściowo wypełnionych formularzy, poinformowanie interesanta smsem o zbliżającej się potrzebie wykonania danej czynności urzędowej). Strona 5 z 243

7 1. Wstęp Projekt opisany w niniejszym studium wykonalności realizowany będzie w ramach: Regionalnego Programu Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata , Osi priorytetowej II Wzrost epotencjału Mazowsza, Działania 2.1 Eusługi, Poddziałania Eusługi dla Mazowsza, Typ projektów: Informatyzacja bibliotek. Projekt ma na celu publikację usług na poziomie 3 i 4 świadczonych przez biblioteki pedagogiczne w ramach działań dydaktycznych, umożliwiającym Czytelnikom ich realizację na jednej wspólnej platformie oraz na nowych, nowoczesnych, przyjaznych stronach tych bibliotek oraz ich filii. W celu zatomizowanej obsługi tych usług, w ramach Projektu będą wdrożone systemy backoffice, które z jednej strony zapewnią jednolitą informatyzację bibliotek pedagogicznych na całym terenie województwa mazowieckiego, a z drugiej strony ułatwią, usprawnią, zautomatyzują pracę pracowników bibliotek, zapewnią wymianę danych między nimi oraz ustandaryzują świadczenie usług elektronicznych w zakresie działalności dydaktycznej bibliotek pedagogicznych. Projekt będzie obejmował: 1) zastąpienie dotychczasowych analogowych rozwiązań usługami na drodze elektronicznej, tj. utworzenie i wdrożenie eusług, o stopniu dojrzałości 3 i 4; 2) utworzenie portali informacyjnych bibliotek i ich filii oraz ich wzbogacenie o nowe funkcjonalności oraz wdrożenie nowych rozwiązań komunikacji z użytkownikami; 3) stworzenie zaplecza informatycznego dla bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego dla eusług oraz systemów i portali informatycznych utworzonych w ramach Projektu; 4) wsparcie techniczne bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego w zakresie realizacji i wdrożeń usług elektronicznych, jako element towarzyszący działaniom wykonania i wdrożenia nowych systemów informatycznych, ich rozwoju o nowe funkcjonalności oraz opracowania i wdrożenia nowych usług świadczonych drogą elektroniczną. Projekt realizowany będzie przez Województwo Mazowieckie w partnerstwie z publicznymi bibliotekami pedagogicznymi. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 lutego 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych bibliotek pedagogicznych, publiczna biblioteka pedagogiczna służy w szczególności wspieraniu procesu kształcenia i doskonalenia nauczycieli, a także wspieraniu działalności szkół, w tym bibliotek szkolnych, oraz placówek, o których mowa w art. 2 pkt 3 5 i 7 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, zwanych dalej placówkami, zakładów kształcenia nauczycieli i placówek doskonalenia nauczycieli. Do zadań biblioteki, poza gromadzeniem, opracowywaniem, ochroną, przechowywaniem i udostępnianiem użytkownikom materiałów bibliotecznych, w tym dokumentów Strona 6 z 243

8 piśmienniczych, zapisów obrazu i dźwięku oraz zbiorów multimedialnych, należy organizowanie i prowadzenie wspomagania: 1) szkół i placówek w realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, w tym w wykorzystywaniu technologii informacyjnokomunikacyjnej, 2) bibliotek szkolnych, w tym w zakresie organizacji i zarządzania biblioteką szkolną; 3) prowadzenie działalności informacyjnej i bibliograficznej; 4) inspirowanie i promowanie edukacji czytelniczej i medialnej. Wspomaganie, o którym mowa powyżej, polega na: 1) zaplanowaniu i przeprowadzeniu w związku z potrzebami szkoły lub placówki działań, mających na celu poprawę jakości pracy szkoły lub placówki, obejmujących: pomoc w diagnozowaniu potrzeb szkoły lub placówki, ustalenie sposobów działania prowadzących do zaspokojenia potrzeb szkoły lub placówki, zaplanowanie form wspomagania i ich realizację, wspólną ocenę efektów realizacji zaplanowanych form wspomagania i opracowanie wniosków z ich realizacji; 2) organizowaniu i prowadzeniu sieci współpracy i samokształcenia dla nauczycieli, którzy w zorganizowany sposób współpracują ze sobą w celu doskonalenia swojej pracy, w szczególności przez wymianę doświadczeń. Biblioteki pedagogiczne mogą ponadto prowadzić działalność wydawniczą, organizować i prowadzić działalność edukacyjną i kulturalną, w szczególności otwarte zajęcia edukacyjne, lekcje biblioteczne i spotkania autorskie. W związku z powyższym, w ramach realizowanego Projektu, zaplanowano realizację usług elektronicznych związanych z umożliwieniem korzystania z zajęć i form kształcenia oferowanych przez biblioteki pedagogiczne związanych z działalnością dydaktyczną. Usługi związane z częścią dotyczącą wypożyczenia książek realizowane będą, poza Projektem, w ramach integracji z oprogramowaniem przygotowywanym przez Bibliotekę Narodową. Dla uspójnienia nazewnictwa, zgodnie z definicją, przyjęto, że Czytelnik to szeroko pojęty użytkownik biblioteki publicznej, związany nie tylko z usługami wypożyczania książek, ale również korzystający z działalności bibliotek pedagogicznych w zakresie dydaktycznym, w tym podmiot instytucjonalny, np. szkoła, uczelnia. przedszkole. W ramach Projektu realizowany będzie portal o nazwie Portal Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych (zwany Portalem), który przeznaczony będzie głównie dla nauczycieli i studentów przygotowujących się do pracy nauczyciela oraz innych zainteresowanych. Celem Portalu będzie integracja zasobów pomiędzy bibliotekami partnerskimi. Poprzez zwiększenie dostępności, do proponowanych przez biblioteki usług, będzie on wspomagał proces kształcenia i doskonalenia nauczycieli oraz działalność szkół i placówek oświatowych, w tym bibliotek szkolnych i placówek doskonalenia. Portal będzie oferował dostęp do wspólnych baz, m.in.: instrukcji lub filmów instruktażowych np. jak korzystać z z IBUka, Academiki, wystaw czy kursów online udostępnianych przez biblioteki i filie, dla których dostępna będzie jedna wyszukiwarka. Ponadto na portalu dostępny będzie kalendarz wydarzeń, możliwość zapisania się na newslettery (np. informacje o nowościach; wydarzeniach), prezentacja aktualności (newsfeed Strona 7 z 243

9 na stronie głównej). Portal dostępny będzie również w wersjach obcojęzycznych: np.: w języku angielskim, rosyjskim i będzie zintegrowany z platformami społecznościowymi (takimi jak np.: Facebook, Twitter, Instagram, YouTube). Dostępna będzie także zakładka Kontakt wraz z mapką. Portal będzie udostępniał eusługi, o których mowa w rozdziale 6.5 Analiza usług świadczonych przez podmioty biorące udział w Projekcie. Częściami składowymi Portalu będzie sześć platform interaktywnych dla poszczególnych bibliotek oraz ich filii spiętych zbiorczą stroną internetową ułatwiającą użytkownikom dostęp do informacji. Wszystkie podstrony portalu umieszczone zostaną w domenie mazovia.pl. Platformy bibliotek oraz filii będą ujednolicone pod względem wyglądu oraz funkcjonalnym. Dostęp do stron bibliotek, stron filii będzie możliwy zarówno bezpośrednio, jak i z poziomu Portalu. W województwie mazowieckim funkcjonuje sześć bibliotek pedagogicznych wraz z dwudziestoma pięcioma filiami. Należą do nich: 1) Biblioteka Pedagogiczna w Ciechanowie z czterema filiami w: Mławie, Płońsku, Pułtusku, Żurominie; 2) Biblioteka Pedagogiczna w Ostrołęce z czterema filiami w: Makowie Mazowieckim, Ostrowi Mazowieckiej, Przasnyszu, Wyszkowie; 3) Biblioteka Pedagogiczna w Płocku z jedną filią w Gostyninie; 4) Biblioteka Pedagogiczna w Radomiu z sześcioma filiami w: Grójcu, Kozienicach, Lipsku, Pionkach, Szydłowcu, Zwoleniu; 5) Biblioteka Pedagogiczna im. Heleny Radlińskiej w Siedlcach z pięcioma filiami w: Garwolinie, Łosicach, Mińsku Mazowieckim, Sokołowie Podlaskim, Węgrowie; 6) Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie z pięcioma filiami w: Błoniu, Grodzisku Mazowieckim, Nowym Dworze Mazowieckim, Sochaczewie, Żyrardowie. Projekt będzie realizował elektroniczną obsługę Czytelników bibliotek pedagogicznych w ramach pojedynczej filii, biblioteki, jak również w skali całego województwa mazowieckiego. Realizacja Projektu we wszystkich bibliotekach pedagogicznych oraz integracja komponentów systemów w ramach województwa to złożony proces, który trzeba dobrze zaplanować. Zgodnie z dobrymi praktykami w zakresie implementacji rozwiązań IT, w celu zapewnienia powodzenia przedsięwzięciu, cały proces będzie podzielony na etapy. Pierwszym etapem będzie systematyczna analiza wymagań użytkowników. Efektem tych prac będzie katalog wymagań, który posłuży do sporządzenia projektów systemów towarzyszących elektronicznym usługom. Projekty te zostaną zrealizowane na takim poziomie szczegółowości, aby na jego podstawie było możliwe bezpośrednie przejście do fazy implementacji. W celu weryfikacji poprawności implementacji poszczególnych wymagań zostaną przygotowane scenariusze testowe. Projekt będzie podlegał zatwierdzeniu. Drugim etapem prac będzie implementacja wymagań i utworzenie poszczególnych komponentów systemów, zakończony odbiorem. Na etapie odbioru do weryfikacji poprawnej realizacji poszczególnych wymagań zostaną wykorzystane przygotowane scenariusze Strona 8 z 243

10 testowe. Kolejnym etapem będzie instruktaż użytkowników w zakresie funkcjonalności systemu prowadzący do jego wdrożenia, realizowany w ramach prac wdrożeniowych. Docelowe rozwiązanie będzie oparte na otwartych i uznanych w świecie standardach, takich jak (XML, XSD, Web Services) oraz w oparciu o model usługowy zapewniający interoperacyjność danych systemów i usług. Wykorzystanie modelu usługowego i otwartych standardów umożliwi integrację z istniejącym oprogramowaniem oraz zapewni możliwość rozszerzania systemu o nowe komponenty w przyszłości. Poszczególne wymagania funkcjonalne zostaną pogrupowane w integralne komponenty realizujące określone funkcje biznesowe w ramach złożonego systemu. Opracowanie koncepcji zostanie poprzedzone analizą rozwiązań obecnie dostępnych na rynku. Rozwiązania zaproponowane w niniejszym Projekcie funkcjonować będą z powodzeniem w ramach różnych istniejących systemów. Przykładem realizacji są funkcjonujące rozwiązania, jak np.: eurząd, epuap, MSIP, Zintegrowany System Zarządzania Biblioteką Prolib z mutiwyszukiwarką Integro zapewniającą wyszukiwanie fasetowe, IBUK Libra, ACADEMICA, Eusługa OMNIS, Facebook, YouTube, Centralny Katalog Bibliotek Warszawskich i Bibliotek Województwa Mazowieckiego, KaRo katalog Rozproszony Bibliotek Polskich. Czynniki te sprawiają, że realizacja Projektu od strony technicznej będzie wykonalna, a Projekt zakończy się sukcesem. Projekt obejmie swoim zasięgiem jednocześnie 31 bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego. Pojawi się zatem konieczność rozwiązywania problemów natury logistycznej i organizacyjnej. W związku z oddziaływaniem na dużym obszarze Lider Projektu będzie wykorzystywać do działań zaradczych dobre praktyki z zakresu zarządzania nabyte i stosowane we wcześniej realizowanych projektach, które prowadzone były w jeszcze większym partnerstwie i miały jeszcze większą skalę oddziaływania. W tak dużym Projekcie ogromnego znaczenia nabiera standaryzacja zapewniająca jednolitą realizację poszczególnych procesów i usług w każdej bibliotece. Pracownicy poszczególnych bibliotek na każdym etapie będą musieli zgodzić się na identyczny zakres informacyjny tworzonych komponentów aplikacyjnych. Standaryzacja obejmie opracowanie jednolitych procedur rozpatrywania poszczególnych rodzajów spraw jako podstawy do realizacji formularzy elektronicznych i systemów backoffice owych. Wszystkie biblioteki otrzymają identyczne formularze elektroniczne oraz identyczne systemy backoffice charakteryzujące się jednolitym zakresem informacyjnym, formatem danych i wyglądem niezależnie od wykorzystującej je biblioteki, czy filii. W ramach Projektu zostaną wdrożone jednolite standardy integracyjne, a w zakresie usług zostaną wykorzystane założenia wynikające z dokumentu Pryncypia architektury korporacyjnej podmiotów publicznych opracowane w 2015 r. przez MAiC. Strona 9 z 243

11 Zgodnie z analizą przeprowadzoną w rozdziale 6.5 Analiza usług świadczonych przez podmioty biorące udział w Projekcie, realizowane usługi będę uwzględniać: 1. Procesowe podejście do świadczenia usługi. 2. Komunikowanie i edukowanie interesariuszy usługi. 3. Standaryzację zarządzania usługą. 4. Wskazanie właścicieli dla każdej usługi. 5. Działanie usługi na podstawie obowiązującego prawa. 6. Projektowanie usług bazujące na modelu efektywności. 7. Zapewnienie niezbędnych zasobów ludzkich dla usługi. 8. Standaryzację danych wg stworzonego (w tym na poziomie krajowym) modelu danych. 9. Ponowne wykorzystanie danych przetwarzanych przez usługę. 10. Optymalne wykorzystanie istniejących źródeł danych. 11. Otwarte standardy danych. 12. Projektowanie usług zorientowanych na użytkownika. 13. Wysoką dostępność usług. 14. Interoperacyjność usług. 15. Mierzalność usług. 16. Bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Systemy teleinformatyczne funkcjonujące w bibliotekach powinna cechować duża elastyczność oraz możliwość integracji. Ogromne znaczenie mają także czas oraz koszty wdrażania modyfikacji. Opisane aspekty powinny być brane pod uwagę przy wyborze rozwiązań informatycznych wdrażanych w bibliotekach. Wymagania te będą realizowane poprzez wdrażanie i integrację systemów informatycznych bibliotek z wykorzystaniem architektury zorientowanej na usługi (Service oriented architecture, SOA). Jest to koncepcja tworzenia systemów informatycznych, w której główny nacisk stawia się na definiowanie usług, wykorzystywanych później w zdefiniowanych procesach biznesowych. Architektura SOA jest z powodzeniem wdrażana w różnych rozwiązaniach wspomagających pracę bibliotek. Pozwala przy stosunkowo niewielkich kosztach zintegrować istniejące aplikacje z nowymi komponentami wdrażanymi w bibliotece. Zasady i tryb postępowania w sprawach związanych z działalnością dydaktyczną bibliotek, załatwianych w bibliotece reguluje rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 lutego 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych bibliotek pedagogicznych. Realizowane rozwiązanie informatyczne powinno zapewniać rozpatrywanie spraw w sposób zgodny z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Ponadto twórcy oprogramowania będą uwzględniać wymagania i obowiązki wynikające z przepisów dotyczących oprogramowania działającego w bibliotekach. Lista obowiązujących aktów prawnych, w tym zakresie, została przedstawiona poniżej: 1) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016, poz. 922, j.t.); Strona 10 z 243

12 2) Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2017, poz. 1219, j.t.); 3) Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U ); 4) Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2017, poz. 570, j.t.); 5) Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2016, poz. 1764, j.t.); 6) Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz.U. 2017, poz. 519, j.t.); 7) Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz.U j.t.); 8) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U r. poz. 1579); 9) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024); 10) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2017, poz. 2247, j.t.); 11) Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U ) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U j.t.); 12) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U r. Nr 206, poz. 1517); 13) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U r. Nr 206, poz. 1518); Użytkownikami rozwiązania, oprócz pracowników bibliotek pedagogicznych, będą mieszkańcy województwa mazowieckiego, w szczególności Czytelnicy. Efektywność pracy biblioteki zależy, w coraz większym stopniu, od stosowanych narzędzi informatycznych. Czytelnicy oczekują, że ich sprawy będą realizowane sprawnie i bez zbędnej zwłoki. Jednym z celów systemu jest usprawnienie i skrócenie czasu rozpatrywania sprawy i w konsekwencji skrócenie czasu potrzebnego na jej realizację. Usprawnienie obsługi Czytelników zostanie zrealizowane poprzez umożliwienie korzystania z usług świadczonych przez biblioteki drogą elektroniczną. Ponadto Czytelnicy uzyskają dostęp do danych zawartych w publicznych dydaktycznych rejestrach i innych zbiorach prowadzonych na poziomie filii, bibliotek i wojewódzkim. Strona 11 z 243

13 Koncepcja Projektu zakłada standaryzację oraz ujednolicenie rozwiązań w zakresie działalności dydaktycznej bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego. Wprowadzenie standardów usprawni komunikację i wymianę informacji między bibliotekami oraz poszczególnymi filiami, co doprowadzi do skrócenia czasu rozpatrywania sprawy. Standaryzacja i uporządkowanie procedur umożliwi łatwiejsze wyszukiwanie potrzebnych informacji gromadzonych na różnych poziomach zasobów bibliotecznych. Wprowadzenie proponowanych rozwiązań doprowadzi do stopniowej automatyzacji części procesów zarządzania oraz wytwarzania dokumentów. Realizacja Projektu poprawi funkcjonowanie publicznych bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego oraz pozwoli na optymalizację i ograniczenie kosztów utrzymania tych jednostek. Koncepcja rozwiązania proponowana w wybranym wariancie zapewnia realizację celów zgodnie z dobrymi praktykami i w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W ramach przygotowań do Projektu została wykonana inwentaryzacja i ocena stanu infrastruktury teleinformatycznej potencjalnych beneficjentów Projektu oraz istotnych dla realizacji zadań projektowych zbiorów danych pozostających w dyspozycji poszczególnych beneficjentów. W wyniku analizy zebranych danych stwierdzono, że jakość oraz funkcjonalność systemów informatycznych funkcjonujących w bibliotekach pedagogicznych województwa mazowieckiego jest bardzo zróżnicowana. Wdrożone systemy teleinformatyczne zawierają różny zakres funkcjonalny od prostych aplikacji dedykowanych do obsługi pojedynczych rodzajów spraw po systemy informatyczne wspomagające pracę w kilku obszarach działalności biblioteki. Równocześnie dostawcami funkcjonującego w bibliotekach oprogramowania jest kilku producentów. W ramach Projektu zostaną dostarczone m.in. komponenty integracyjne w postaci pakietu standardów integracyjnych. Projekt implementować będzie przygotowane standardy, w tym standardy wynikające z dokumentu Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji Architektura Korporacyjna Państwa. Realizacja Projektu znacząco podniesie poziom rozwiązań informatycznych funkcjonujących w bibliotekach pedagogicznych województwa mazowieckiego, co w konsekwencji przełoży się na zwiększenie efektywności pracy i podniesienie standardu usług oferowanych Czytelnikom. Dzięki zastosowaniu najnowszych technologii informatycznych przewiduje się możliwość zdalnej pracy, co może stanowić dodatkową możliwość zarobkowania dla osób niepełnosprawnych.. Wszyscy Czytelnicy bibliotek pedagogicznych będą obsługiwani jednolicie, co podniesie stopień wykorzystania formularzy elektronicznych w załatwianiu spraw. Nie będzie konieczności uczenia się formularzy i sposobu załatwiania spraw w kontakcie z każdą biblioteką od nowa. W celu realizacji takiego przedsięwzięcia krytyczny staje się etap analizy wymagań i realizacji Projektu. Opracowanie rozwiązania informatycznego oraz odpowiednie dostosowanie aplikacji do tak stawianych wymogów staje się bardzo kosztowne. W przypadku objęcia Projektem tak dużej liczby jednostek, koszt tego dostosowania na jednostkę staje się opłacalny, a wręcz konkurencyjny w stosunku do zakupu zwykłego systemu informatycznego dla bibliotek indywidualnie w drodze indywidualnych przetargów. Uzyskujemy efekt skali, a jakość rozwiązań zastosowanych w Projekcie stawia uczestników Projektu w nowej, lepszej sytuacji jakościowej. Strona 12 z 243

14 Planowany zastosowany duży zakres zmian dostarczonego przez wykonawcę rozwiązania wyjściowego powoduje, że należy rozważyć optymalny model użytkowania oprogramowania, biorąc pod uwagę aspekty ekonomiczne, organizacyjne oraz konieczność zapewnienia trwałości rezultatów Projektu. Biorąc pod uwagę specyfikę i skalę Projektu oraz sprawdzone na polskim rynku rozwiązania najkorzystniejszy jest wariant niewyłącznych praw majątkowych, gwarantujący Partnerom Projektu możliwość wpływania na funkcjonalność w dużym zakresie (analiza przedstawiona w rozdziale 6.7 Dostosowanie usług dla osób z niepełnosprawnościami oraz wykorzystanie urządzeń mobilnych). Planowany Projekt zakłada: 1) optymalizację wykorzystania infrastruktury oraz kompatybilność z urządzeniami mobilnymi m.in. poprzez stronę responsywną i odpowiednią aplikację; 2) publikację eusług, które usprawnią przeprowadzenie procesów biznesowych związanych z działalnością dydaktyczną bibliotek. W związku z tym została przedstawiona analiza procesów biznesowych związanych ze świadczeniem usług, z uwzględnieniem stanu aktualnego i docelowego. W studium zaprezentowano m.in: mapy procesów biznesowych, modele kluczowych procesów biznesowych, zakres zmian w procesach biznesowych, właścicieli procesów biznesowych, cel, czas i koszt realizacji procesu, korzyści dla jego uczestników, analizę, że przenoszone w całości lub części do sfery elektronicznej procesy biznesowe w ramach Projektu zostaną zoptymalizowane pod kątem świadczenia usług drogą elektroniczną; 3) zaprojektowanie, wykonanie i publikację eusług na 3 i 4 poziomie dojrzałości. Planuje się udostępnienie 4 usług na poziomie 4 i 6 usług na poziomie 3; 4) skierowanie usług do zidentyfikowanych grup interesariuszy. W związku z tym została przeprowadzona identyfikacja grup interesariuszy oraz ich potrzeb w zakresie realizacji usług elektronicznych związanych z działalnością dydaktyczną bibliotek pedagogicznych. W celu realizacji tej identyfikacji została przygotowana i przeprowadzona ankieta. Na jej podstawie przedstawiono analizy dotyczące potrzeb, możliwości, ograniczeń i planowanych korzyści dla przedmiotowych grup interesariuszy. W ramach analizy wyników ankiety zostały m.in. zidentyfikowane grupy interesariuszy i wykazano w jaki sposób wnioski z analiz zostały przełożone na zakres Projektu; 5) Realizacja Projektu przewiduje także dopasowanie Projektu do potrzeb interesariuszy tworzonych usług, w szczególności poprzez uwzględnienie wytycznych WCAG 2.0 co najmniej na poziomie wskazanym w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych; 6) realizację Projektu w partnerstwie; 7) zasięg i integralność Projektu na terenie całego województwa mazowieckiego. W ramach Projektu informatyzacji zostanie poddanych 31 bibliotek, poprzez zastosowanie jednolitego systemu informatycznego i jednolitych rozwiązań informatycznych, co zostało ujęte we wskaźniku rezultatu: Liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych [szt.] ; Strona 13 z 243

15 8) wykorzystanie metod uwierzytelniania, które są adekwatne do celów i zakresu Projektu; W ramach Projektu do uwierzytelniania użytkowników będą zastosowane takie rozwiązania jak np.: profil zaufany epuap, uwierzytelnianie wymagające dodatkowej rejestracji w serwisie internetowym, uwierzytelnianie poprzez współpracujące systemy informatyczne Facebook, Twitter, Google+; 9) przeprowadzenie działań informacyjnopromocyjnych, mających na celu poinformowanie grup docelowych o możliwościach wynikających z informatyzacji bibliotek objętych Projektem. Strona 14 z 243

16 2. Wstępna analiza Projektu 2.1 Zgodność standardów bezpieczeństwa wdrażanych systemów informatycznych oraz przetwarzania danych Wdrażane systemy teleinformatyczne oraz zasady bezpiecznego przetwarzania w nich danych będą zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnym, w szczególności: 1. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.2017, poz.570 j.t.). 2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016, poz.922 j.t.). 3. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. 2016, poz.1579) 4. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2017, poz.1257 j.t.). 5. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 6. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2014, poz. 590). 7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U.2017, poz.2247 j.t.). 8. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U.2018, poz.29 j.t.). 9. Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw z (D.U.2010, nr 40, poz.230) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. nr 100, poz. 1024). 10. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. 11. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Strona 15 z 243

17 W dniu 16 grudnia 2011 Komisja Europejska opublikowała nową wersję Europejskich Ram interoperacyjności. Celem tego dokumentu jest promowanie interoperacyjności wśród państw członkowskich Unii Europejskiej. W Polsce aktem, który regulować ma kwestie ramy interoperacyjności jest Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Rozporządzenie to w zasadniczy sposób porządkuje prawodawstwo w zakresie podstawowych wymagań i zaleceń dla nowych oraz istniejących systemów teleinformatycznych jednostek publicznych. Interoperacyjność to zdolność systemów informacyjnych jednostek administracji publicznej do wspólnego działania na rzecz realizacji zadań publicznych. Z pojęciem interoperacyjności wiąże się pojęcie interoperacyjności teleinformatycznej, która jest definiowana jako zdolność systemów teleinformatycznych oraz wspieranych przez nie procesów do wymiany danych oraz do dzielenia się informacjami i wiedzą. Krajowe Ramy Interoperacyjności określają m.in. sposoby postępowania podmiotu realizującego zadania publiczne w zakresie doboru środków, metod i standardów wykorzystywanych do ustanowienia, wdrożenia, eksploatacji, monitorowania, przeglądu, utrzymania i udoskonalania systemu teleinformatycznego wykorzystywanego do realizacji zadań tego podmiotu oraz procedur organizacyjnych. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych zawiera m.in.: 1) specyfikację formatów danych oraz protokołów komunikacyjnych i szyfrujących, które mają być stosowane w oprogramowaniu interfejsowym; 2) zapewnienia aktualizacji regulacji wewnętrznych w zakresie dotyczącym zmieniającego się otoczenia; 3) utrzymywania aktualności inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania służącego do przetwarzania informacji obejmującej ich rodzaj i konfigurację; 4) przeprowadzania okresowych analiz ryzyka pod kątem bezpieczeństwa informacji oraz podejmowania działań minimalizujących to ryzyko; 5) zarządzanie kontrolą dostępu do informacji; 6) zapewnienia szkolenia; 7) stosowanie środków zapewniających bezpieczeństwo informacji; 8) zawierania w umowach serwisowych ze stronami trzecimi zapisów gwarantujących odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji; 9) ustalenia zasad postępowania z informacjami (publiczna, chroniona, itp); 10) zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych; 11) kontroli zgodności systemów teleinformatycznych z odpowiednimi normami i politykami bezpieczeństwa; 12) bezzwłocznego zgłaszania incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacji w sposób, umożliwiający szybkie podjęcie działań korygujących; 13) zapewnienia okresowego audytu w zakresie bezpieczeństwa informacji, nie rzadziej niż raz na rok. Strona 16 z 243

18 Zgodnie z zapisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych: 1) Wymagania dotyczące zarządzania usługą IT uznaje się za spełnione, jeśli projektowanie, wdrażanie, eksploatowanie, monitorowanie, przeglądanie, utrzymanie i udoskonalanie zarządzania usługą IT podmiotu realizującego zadanie publiczne odbywają się z uwzględnieniem Polskich Norm: PNISO/IEC Zarządzanie usługami IT Specyfikacja, PNISO/IEC Reguły postępowania; 2) Wymagania dotyczące zarządzania bezpieczeństwem informacji uznaje się za spełnione, jeżeli system zarządzania bezpieczeństwem informacji został opracowany na podstawie Polskiej Normy PNISO/IEC 27001, a ustanawianie zabezpieczeń, zarządzanie ryzykiem oraz audytowanie odbywa się na podstawie Polskich Norm związanych z tą normą, w tym: PNISO/IEC w odniesieniu do ustanawiania zabezpieczeń, PNISO/IEC w odniesieniu do zarządzania ryzykiem bezpieczeństwa informacji, PNISO/IEC w odniesieniu do odtwarzania techniki informatycznej po katastrofie w ramach zarzadzania ciągłością działania. Powyższe akty prawne oraz wymagania wskazane w przywołanych powyżej normach będą miały zastosowanie na etapie projektowania usług i systemów teleinformatycznych, ich eksploatacji i utrzymania oraz systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. 2.2 Zgodność eusług ze standardami WCAG 2.0 W ramach realizacji polityki równych szans portal oraz wszystkie udostępnione usługi będą zgodne ze standardem WCAG 2.0 (Web Content Accessibility Guidelines). Wszystkie funkcjonalności i treści portalu będą dostępne i będą mogły być wykorzystywane przez osoby, bez względu na posiadany stopień i rodzaj niepełnosprawności. Przewidziane jest wprowadzenie rozwiązań, ułatwiających korzystanie z portalu osobom z różnymi rodzajami niepełnosprawności (kończyn, wzroku, słuchu, mowy, ograniczeniach kognitywnych, ruchowych, lingwistycznych, neurologicznych). Portal zostanie zaprojektowany w zgodzie z technologią RWD (Responsive Web Design) gwarantującą uniwersalność poprzez pełne dostosowanie się architektury i zawartości strony do rodzaju urządzenia i rozdzielczości ekranu urządzenia użytkownika. W związku z powyższym portal i jego funkcjonalności wytworzone w ramach Projektu, będzie spełniać następujące kryteria: 1. Portal będzie zaprojektowany w technologii zgodnej z możliwościami aktualnych dostępnych na rynku wszystkich popularnych przeglądarek internetowych i systemów operacyjnych: Windows, Mac OS, Linux, ios, Android, Windows Phone. Strona 17 z 243

19 2. Portal zostanie zaprojektowany w zgodzie z technologią RWD. Zmiana wielkości okna przeglądarki lub zmiana rozdzielczości ekranu będzie powodowała zmianę konstrukcji strony a nie skalowanie jej elementów. Konstrukcja strony będzie zapewniać pełną funkcjonalność serwisu z poziomu urządzeń mobilnych i stacjonarnych. 3. Nawigacja w obrębie całego serwisu (menu oraz wszystkich treści) będzie w pełni (równorzędnie) dostępna z poziomu klawiatury i z poziomu myszy. 4. Wszystkie strony portalu będą zawierały unikalny tytuł i unikalny opis strony zawarty w nagłówku kodu strony. 5. Nagłówek poziomy H1 będzie unikalnym tytułem tekstu głównego na każdej stronie, zgodnym, rozbudowanym i wynikającym z tytułu strony zapisanym w nagłówku kodu tej strony. 6. Nagłówki poziomów H2H6 będą stosowane hierarchicznie w zależności od potrzeb wynikających z treści, funkcji i zawartości każdej strony. 7. Do porządkowania treści w tekstach, czy elementów nawigacji będą wykorzystywane listy nieuporządkowane i uporządkowane. 8. Język strony oraz język fragmentów obcojęzycznych zostaną określone atrybutem lang. 9. Publikowane teksty będą czytelne podzielone na paragrafy, listy i sekcje. Tekst będzie justowany wyłącznie do lewego marginesu. Zostanie uporządkowany i zhierarchizowany za pomocą nagłówków (poziomów H1H6), aby umożliwić elektronicznym czytnikom tekstu, swobodną nawigację po treści dokumentu. 10. Wszystkie elementy graficzne pełniące rolę informacyjną, będą opisane znacznikiem <title> zawierającym krótki tytuł grafiki oraz <alt> zawierającym zwięzły (maksymalnie 15 wyrazów) tekst alternatywny, opisujący treść grafiki. Grafiki będące wyłącznie elementem dekoracyjnym strony będą opisane pustym znacznikiem <alt> empty. 11. Żadne elementy graficzne portalu nie będą linkami. 12. Wszystkie linki na stronie będą linkami tekstowymi, będą ujednolicone graficznie, będą dostępne z poziomu klawiatury (klawisz Tab) a po wybraniu, wyświetlą czytelny fokus (ramkę zaznaczenia wyboru). 13. Wszystkie linki w treści będą unikalne i zrozumiałe, także poza kontekstem, w którym zostały zamieszczone. Odnośniki nie będą otwierać się w nowym oknie lub nowej zakładce przeglądarki bez ostrzeżenia użytkownika. 14. Na stronie nie będą stosowane żadne elementy zmienne lub animowane. 15. Wszystkie pliki dźwiękowe udostępnione z poziomu portalu uzupełnione zostaną o transkrypcję tekstową, a pełna obsługa odtwarzaczy tych plików (oprócz obsługi myszką) będzie możliwa również z klawiatury. 16. Wszystkie pliki wideo uzupełnione będą o napisy dla osób niesłyszących oraz narrację dla osób niewidomych, pełna obsługa odtwarzaczy tych plików (oprócz obsługi myszką) będzie możliwa również z klawiatury. 17. Pliki PDF, DOC udostępnione do pobrania z poziomu strony przygotowane zostaną w zgodzie ze standardem WCAG2 dla dokumentów tekstowych. 18. Wszelkie zamieszczone w serwisie teksty napisane będą prostym językiem z uwzględniającym zasadę zwięzłości stylu. 19. Wszystkie wyrażenia lub terminy wynikające ze specyfiki języka technicznego bądź naukowego użyte w treści portalu, będą wytłumaczone poprzez opis, listę definicji lub słownik. Strona 18 z 243

20 20. Cytaty będą odpowiednio wyróżnione co najmniej cudzysłowami. 21. Pierwszym aktywnym elementem każdej strony portalu będzie tzw. skip links umożliwiający użytkownikowi pracującemu wyłącznie z klawiaturą, bezpośrednie przejście do treści strony z pominięciem nawigacji menu. Link ten nie musi być elementem widocznym strony, musi jednak być widoczny dla elektronicznych czytników tekstu. 22. Menu portalu będzie proste, spójne logicznie i niezmienne w obrębie całego serwisu. 23. Wszystkie aktywne elementy portalu np. odtwarzacze multimediów czy formularze zostaną wyposażone podobnie jak linki w wyraźny wizualny fokus. 24. Wszystkie pola formularzy i przyciski zostaną właściwie opisane i będą dostępne również z poziomu klawiatury oraz widoczne dla elektronicznych czytników tekstu. 25. Kontrast wszystkich elementów przekazujących treść (tekstów, linków, banerów) lub innych elementów funkcjonalnych, będzie miał stosunek jasności tekstu do tła co najmniej 4,5 : Stronę będzie można powiększyć (200%) narzędziami przeglądarki bez aktywacji paska poziomego przewijania ekranu. Po powiększeniu wszystkie elementy strony pozostaną widoczne i dostępne. 27. Tabele w żadnej formie nie będą elementem konstrukcyjnym strony. 28. Tabele służące do prezentacji danych zostaną zbudowane w możliwie prosty sposób, nie będą zawierały pustych i łączonych komórek, będą spełniały standardy WCAG 2.0 dla publikacji tabel. 29. Serwis będzie dostępny w przeglądarkach i urządzeniach z wyłączoną obsługą CSS. Strona 19 z 243

21 2.3 Zgodność wdrożonych systemów teleinformatycznych z wymaganiami dotyczącymi interoperacyjności Systemy teleinformatyczne funkcjonujące w publicznych jednostkach powinna cechować duża elastyczność oraz możliwość integracji. Ogromne znaczenie mają także czas oraz koszty wdrażania modyfikacji. Opisane aspekty powinny być brane pod uwagę przy wyborze rozwiązań informatycznych wdrażanych w bibliotekach. Wymagania te będą realizowane poprzez wdrażanie i integrację systemów informatycznych z wykorzystaniem architektury zorientowanej na usługi (ServiceOriented Architecture, SOA). Jest to koncepcja tworzenia systemów informatycznych, w której główny nacisk stawia się na definiowanie usług, wykorzystywanych później w zdefiniowanych procesach biznesowych. Architektura SOA jest z powodzeniem wdrażana w różnych rozwiązaniach wspomagających pracę jednostek. Pozwala przy stosunkowo niewielkich kosztach zintegrować istniejące aplikacje z nowymi komponentami. Docelowe rozwiązanie będzie oparte na otwartych i uznanych w świecie standardach, takich jak (XML, XSD, Web Services) oraz w oparciu o model usługowy zapewniający interoperacyjność danych systemów i usług. Wykorzystanie modelu usługowego i otwartych standardów umożliwi integrację z istniejącym oprogramowaniem oraz zapewni możliwość rozszerzania systemu o nowe komponenty w przyszłości. Poszczególne wymagania funkcjonalne zostaną pogrupowane w integralne komponenty realizujące określone funkcje biznesowe w ramach złożonego systemu. Rozwiązania zaproponowane w niniejszym Projekcie funkcjonować będą z powodzeniem w ramach różnych istniejących systemów opartych na architekturze SOA. Zakłada się komplementarność Projektu z projektem Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa. (Projekt EA) będącym projektem kluczowym wpisanym do Indykatywnego Planu Inwestycyjnego w ramach "Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego " w Priorytecie II erozwój Województwa Mazowieckiego, w Działaniu 2.2. Rozwój eusług. Projekt będzie wykorzystywał produkty wytworzone w ramach Projektu EA w zakresie prezentacji informacji o eusługach udostępnianych przez partnerów Projektu na portalu oraz publikacji danych na stronach Biuletynu Informacji Publicznej. Opracowany w ramach Projektu EA portal informacyjny, będący częścią rdzenia systemu teleinformatycznego eurząd, zawiera narzędzia umożliwiające publikację Biuletynu Informacji Publicznej oraz włączanie do systemu kolejnych jednostek administracji m.in. poprzez udostępnianie konsoli operatora BIP, nadawanie i modyfikację uprawnień nowym użytkownikom Portalu, przypisywanie miejsca w Portalu, a przy wykorzystaniu jego mechanizmów również z epuap. Dostarczany w ramach projektu Biuletyn Informacji Publicznej jest zgodny z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej. Strona 20 z 243

22 Zakłada się również wykorzystanie lokalnego komponentu systemu eurząd Szyny Procesów Biznesowych (ESB), stanowiącej dostępne dla wszystkich usług medium komunikacyjne. ESB łączy i integruje ze sobą wszystkie komponenty systemu, umożliwiając uporządkowany przepływ danych pomiędzy nimi tak, by stanowiły jeden logiczny system. Komponenty systemu, wykorzystujące ESB, będą przesyłać dane sformatowane zgodnie z przyjętym standardem, stanowiącym protokół komunikacyjny między usługami. Warstwa integracyjna w postaci korporacyjnej magistrali usług (szyny usług, szyny ESB) umożliwi wzajemną integrację z dostarczonym BIP w zakresie automatycznego publikowania rejestrów publicznych. Z poziomu backoffice tworzonego w ramach Projektu portalu, możliwe będzie wskazanie, który z dostępnych rejestrów ma być publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej, a także komunikację odpowiednich komponentów z innymi systemami i aplikacjami wdrożonymi w danej jednostce publicznej lub z zewnętrznymi systemami teleinformatycznymi. Integracja i komunikacja, o której mowa wyżej odbywać się będzie, co najmniej przy wykorzystaniu standardowych usług sieciowych (Web Services) W3C (World Wide Web Consortium) oraz standardowych usług sieciowych OGC (Open Geospatial Consortium). Analogicznie, zgodnie z zasadami wynikającymi z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, możliwa będzie integracja z systemami, o których mowa w rozdziale 2.4 Zasadność realizacji Projektu w świetle zależności pomiędzy Projektem, a innymi przedsięwzięciami 2.4 Zasadność realizacji Projektu w świetle zależności pomiędzy Projektem, a innymi przedsięwzięciami Rozwiązania zaproponowane w niniejszym Projekcie funkcjonować będą z powodzeniem w ramach różnych istniejących systemów. Przykładem realizacji są funkcjonujące rozwiązania, jak np.: eurząd, epuap, MSIP, Zintegrowany System Zarządzania Biblioteką Prolib z mutiwyszukiwarką Integro zapewniającą wyszukiwanie fasetowe, IBUK Libra, ACADEMICA, Eusłga OMNIS, Facebook, YouTube, Centralny Katalog Bibliotek Warszawskich i Bibliotek Województwa Mazowieckiego, KaRo katalog Rozproszonych Bibliotek Polskich. Zgodnie z opisem Projektu oraz jego interoperacyjnością, będzie on wykorzystywał i udostępniał wdrożone wcześniej rozwiązania. Należy także zaznaczyć, że w miejsce obecnie używanego przez biblioteki systemu Prolib, docelowo wdrażane będzie rozwiązanie Biblioteki Narodowej eusługa OMNIS. Strona 21 z 243

23 Projekt eusługa OMNIS polega na wdrożeniu ogólnopolskiego systemu informatycznego oferującego jeden punkt dostępu do zbiorów polskich bibliotek i aktualnej oferty rynku wydawniczego w Polsce. Głównym narzędziem będzie multiwyszukiwarka OMNIS pozwalająca przeszukać zasoby wszystkich bibliotek w Polsce z jednego miejsca. Omnis to także serwis eisbn pozwalający na obsługę przydzielania numerów ISBN dla wydawnictw wraz z bezpłatnym repozytorium wydawniczym, Polona dla bibliotek pozwalające bibliotekom na bezinwestycyjne założenie biblioteki cyfrowej i prowadzenie katalogu oraz Polona dla naukowców służąca wsparciem procesu badawczego z możliwością rozpowszechniania wyników badań w dowolnym momencie. Głównymi odbiorcami dla eusługi Zintegrowana wyszukiwarka OMNIS będą przede wszystkim użytkownicy indywidualni (uczniowie, studenci uczelni wyższych, pracownicy instytucji naukowych, nauczyciele, także bibliotekarze), którzy dzięki usłudze uzyskają możliwość przeszukiwania katalogów bibliotek z całej Polski w celu znalezienia poszukiwanej książki, czasopisma, artykułu z czasopisma, mapy, grafiki, fotografii, druku ulotnego, rękopisu lub innego typu dokumentu bibliotecznego oraz inwentarzy wybranych archiwów i muzeów. Wyszukiwarka umożliwi ponadto przeszukiwanie pełnotekstowe treści książek, czasopism oraz artykułów w postaci cyfrowej. Projekt jest również komplementarny z przedsięwzięciami realizowanymi w ramach RPO WM pt.: Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa (projekt EA), w ramach którego realizowana była m.in. platforma Wrota Mazowsza. Do podstawowych celów projektu EA należy zaliczyć: 1) poprawę funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego województwa mazowieckiego i optymalizację kosztów utrzymania tych jednostek poprzez: podniesienie na wyższy poziom standaryzacji, jednolitości i interoperacyjności rozwiązań w zakresie eadministracji, a w konsekwencji automatyzację części procesów zarządzania oraz wytwarzania i archiwizacji dokumentów, wdrożenie jednolitych, standardowych mechanizmów, opartych na technologii teleinformatycznej, umożliwiających wymianę informacji, w tym informacji przestrzennej, gromadzonej na różnych poziomach administracji publicznej; 2) zwiększenie efektywności wykorzystania zasobów informacyjnych administracji publicznej; 3) usprawnienie obsługi obywateli i przedsiębiorców poprzez: umożliwienie obywatelom i przedsiębiorcom korzystania z usług świadczonych przez administrację publiczną drogą elektroniczną, zapewnienie dostępu do danych zawartych w rejestrach publicznych i innych zbiorach prowadzonych przez administrację publiczną na szczeblu gminnym, powiatowym i wojewódzkim. Strona 22 z 243

24 Część regionalna będąca efektem działań podjętych w ramach projektu EA jest zarządzana przez Departament Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, oprócz bycia miejscem kontaktu interesanta z urzędem, świadczy także zestaw usług wspólnych, dedykowanych dla poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego naszego województwa i stanowi chmurę obliczeniową dla JST województwa mazowieckiego. Do najważniejszych elementów tej części systemu należą: 1) system certyfikowania urządzeń i systemów (z wykorzystaniem Lokalnego Centrum Certyfikacji), który służy podniesieniu poziomu bezpieczeństwa komunikacji i wymiany danych; 2) system dystrybuowania poprawek i aktualizacji zainstalowanego oprogramowania z wykorzystaniem Systemu Dystrybucji Oprogramowania (SDO), umożliwiającego ponadto zarządzanie systemami operacyjnymi i aplikacjami za pomocą interesanta zainstalowanego na serwerach; 3) regionalna szyna ESB szyna danych zapewniająca komunikację i integrację poszczególnych komponentów systemu eurząd, a także komunikację odpowiednich komponentów eurzędu z zewnętrznymi systemami teleinformatycznymi, w szczególności z platformą epuap; 4) regionalne repozytorium procesów umożliwiające przechowywanie i wersjonowanie sparametryzowanych wzorów procesów biznesowych. W ramach tego repozytorium istnieje możliwość albo zdefiniowania dowolnego indywidualnego procesu przez każdego z Partnerów, albo też wykorzystania procesów już istniejących poprzez ich dopasowanie do zasad obowiązujących u poszczególnych Partnerów. Rozwiązanie to zapewnia standaryzację procesów dotyczących realizacji spraw we wszystkich jednostkach jak również daje możliwość do korzystania z raz stworzonego mechanizmu przez wielu Partnerów; 5) LDAP centralny centralny serwer usług katalogowych (LDAP), umożliwiający m.in. zarządzania kontami wszystkich użytkowników systemu, konfigurowanie ustawień systemowych użytkowników, praw dostępu, konfigurowanie uprawnień aplikacji. Na portalu znajdują się również elektroniczne skrzynki podawcze wszystkich Partnerów projektu EA. Portal to również miejsce, w którym znajdują się skrzynki kontaktowe mieszkańców, a także regionalny portal informacyjny zawierający podstawowe informacje o poszczególnych urzędach i regionach. Wojewódzki portal internetowy pełni tu rolę tzw. frontoffice, czyli części Systemu, za pośrednictwem której Interesanci mogą się kontaktować z wybranym urzędem drogą elektroniczną oraz otrzymywać zwrotnie odpowiedź urzędu (decyzję) na złożone elektronicznie wniosek czy pismo, czyli poprzez który uzyskują zestandaryzowany dostęp do eusług publicznych administracji samorządowej województwa. Jest on zatem platformą dostępową, upubliczniającą w sieci Internet eusługi. Komplementarność projektów polega na umożliwieniu współpracy pomiędzy produktami i rezultatami zakończonych oraz nowych przedsięwzięć z wykorzystaniem mechanizmów opracowanych i wdrożonych w ramach projektu EA. Strona 23 z 243

25 Projekt jest kontynuacją działań związanych z wdrożeniem procedur oraz narzędzi i technologii informatycznych powstałych w wyniku projektu Mazowiecki System Informacji Przestrzennej Gmin i Powiatów współdziałających w ramach województwa na kolejnych obszarach województwa mazowieckiego. Systemem wykorzystanym w realizacji Projektu będzie także Mazowiecki System Informacji Przestrzennej Gmin i Powiatów współdziałających w ramach województwa", który był realizowany w ramach Priorytetu 1 Rozbudowa i modernizacja infrastruktury służącej wzmacnianiu konkurencyjności regionów Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego WM Projekt MSIPGPW zrealizowany został na podstawie uchwały nr 1183/285/06 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 6 czerwca 2006 roku w sprawie wyboru projektów do realizacji w ramach działania 1.5 Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego. Jego realizatorem było Województwo Mazowieckie przy współudziale samorządów powiatu mińskiego, powiatu mławskiego, powiatu płockiego, powiatu radomskiego, miasta Mława, miasta Ostrołęka oraz gmin Mrozy i Jedlińsk. Rzeczowe zakończenie realizacji projektu nastąpiło 5 września 2008 r. Podstawowym celem projektu MSIPGPW było utworzenie systemu teleinformatycznego, funkcjonującego na poziomie gminnym, powiatowym i wojewódzkim, określanego nazwą: MSIP, przeznaczonego do: wspierania działalności samorządowych jednostek organizacyjnych poprzez mechanizmy elektronicznego obiegu dokumentów, udostępniania i wymiany informacji o obiektach, procesach i zjawiskach: istniejących, projektowanych lub prognozowanych w ich przestrzennym odniesieniu, elektronicznej obsługi obywateli oraz przedsiębiorców. Do podstawowych rezultatów projektu MSIPGPW należy zaliczyć: 1) opracowanie/uzupełnienie: a) baz danych georeferencyjnych, w tym: bazy danych topograficznych (TBD) dla obszarów odpowiadającym właściwości miejscowej Partnerów Projektu, przekształcenie do postaci cyfrowej mapy zasadniczej powiatów: mińskiego, ostrołęckiego, radomskiego i płockiego, uzupełnienie bazy danych ewidencji gruntów i budynków m. Ostrołęka danymi dotyczącymi budynków, b) baz danych tematycznych, c) bazy metadanych; 2) harmonizacja i integracja zbiorów danych; 3) opracowanie i pilotażowe wdrożenie infrastruktury technicznej umożliwiającej efektywne wykorzystywanie przez jednostki organizacyjne administracji publicznej województwa mazowieckiego informacji przestrzennej zgromadzonej w rejestrach publicznych prowadzonych przez tę administrację, wzajemną wymianą danych pomiędzy poszczególnymi poziomami administracji publicznej i współpracujących z nią jednostek organizacyjnych drogą teleinformatyczną oraz udostępnianie danych przestrzennych za pomocą usług OGC (WMS, WFS); 4) opracowanie i pilotażowe wdrożenie systemu elektronicznej obsługi obywateli (EOO) oraz systemu elektronicznej obsługi dokumentów (EOD) zintegrowanego z EOO a także z MSIPGPW; Strona 24 z 243

26 5) opracowanie i pilotażowe wdrożenie komputerowych aplikacji celowych przeznaczonych do prowadzenia: a) ewidencji ulic i numeracji porządkowej nieruchomości, b) rejestru planów zagospodarowania przestrzennego oraz studiów uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, c) rejestru podmiotów i postępowań w ochronie środowiska. W ramach niniejszego Projektu wykorzystywane będą elementy portalu do publikacji danych przestrzennych oraz elektronicznych usług. Projekt jest komplementarny z projektem realizowanym przez Centrum Projektów Informatycznych MAC: Budowa elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej epuap2, którego realizacja umożliwiała upowszechnienie dostępu do usług publicznych drogą elektroniczną, ułatwienie korzystania z usług publicznych dostępnych online poprzez wprowadzenie jednolitej klasyfikacji usług (katalogu usług), a także udostępnienie mechanizmów integrujących jednostki samorządu terytorialnego na platformie epuap 1. Projekt epuap jest bezpośrednio powiązany z EOO. 2.5 Odbiór projektów finansowanych z funduszy europejskich w latach , niezbędnych do realizacji produktów planowanych w projektach zgłaszanych do RPO WM Województwo Mazowieckie w partnerskiej współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego Mazowsza, w perspektywie finansowej realizowało projekt, którego produkty będą wykorzystywane w ramach realizacji niniejszego Projektu. Były to m.in. projekty EA oraz MSIP. Szczegółowe informacje na temat tych projektów znajdują się rozdziale 2.4 Zasadność realizacji Projektu w świetle zależności pomiędzy Projektem, a innymi przedsięwzięciami Ww. projekty zostały zakończone, zrealizowano prace w ich ramach oraz dokonano rozliczeń tych projektów w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych. Dokonano odbioru produktów i etapów realizowane w ramach tych projektów oraz uruchomiono związane z nimi eusługi i funkcjonalności, niezbędne dla wdrożenia nowych usług, przewidzianych do realizacji w ramach niniejszego Projektu. 1 Strona 25 z 243

27 2.6 Projektowanie i budowa usług Realizacja usług w oparciu o metody projektowania zorientowanego na użytkownika Projektowanie usług będzie realizowane w oparciu o metody projektowania zorientowanego na użytkownika, tj.: analizę potrzeb końcowych użytkowników rozwiązań opisanych w Projekcie, analizę hierarchiczną zadań, podczas której do opisywania zadań zostaną użyte przypadki użycia, przeanalizowanie rzeczywistego przepływu informacji w procesach projektowych, przygotowanie i wykorzystanie scenariuszy użycia, analizę struktury technicznej Partnerów w celu zoptymalizowania zastosowanych rozwiązań, przygotowanie prototypów rozwiązani i konsultowanie ich z docelowymi użytkownikami, iteracyjną formę realizacji Projektu, W celu skutecznej realizacji Projektu, zarówno na etapie analizy szczegółowej oraz definiowania wymagań do rozwiązań, jak i w trakcie ich budowania, projektowanie usług realizowane będzie przy zastosowaniu metod projektowania zorientowanych na użytkownika. Projektowanie zorientowane na użytkownika to filozofia projektowa stawiająca użytkownika końcowego jego potrzeby i ograniczenia w centralnym miejscu procesu projektowego. Idea zakłada zaangażowanie w proces produkcyjny ludzi, którzy będą używać efektów rozwiązania w przyszłości, aby stworzyć produkt najlepiej odpowiadający ich wymaganiom. Efektem użycia metod projektowania zorientowanego na użytkowania będzie zaprojektowane rozwiązań, które są łatwiejsze w użyciu i dostarczają większej satysfakcji, a praca z nimi jest bardziej efektywna. Przekłada się to na tak realne wartości jak np. na zaoszczędzony czas i oszczędzone niezadowolenie użytkowników. Proces projektowania zorientowanego na użytkownika jest procesem iteracyjnym, co oznacza, ze kolejne wersje produktu powstają stopniowo. Użytkownicy będą uczestniczyć w procesie projektowym podczas każdego z tych etapów. Ważne jest, aby użytkownicy mieli faktyczny wpływ na ostateczny rezultat prac. Każda iteracja będzie składać się z czterech etapów: 1) analizy kontekstu; 2) sprecyzowania wymagań; 3) przygotowania projektu; 4) oceny zaproponowanego rozwiązania. W różnych stadiach życia Projektu iteracje przebiegały (np. dla wykonywanego studium) i będą zazwyczaj przebiegać inaczej. W początkowej fazie prac więcej uwagi było i będzie poświęcane analizie kontekstu i określaniu wymagań, natomiast w dalszych iteracjach etapy te mogą być całkowicie pominięte, a główny ciężar prac przesunie się na przygotowywanie kolejnych rozwiązań i ich ewaluacje. Strona 26 z 243

28 W trakcie opracowania szczegółowych warunków rozwiązań Projektu, pierwszym krokiem do poznania rzeczywistych potrzeb Użytkowników w zakresie pracy z tym rozwiązaniem było zrozumienie kontekstu, w jakim produkt będzie używany. Podczas analizy kontekstu zostały przeanalizowane wymagania niefunkcjonalne. Zorganizowano szereg spotkań z interesariuszami Projektu oraz przygotowano ankietę. W tej fazie użytkownicy systemu, ich zadania, środowisko pracy, technologia oraz warunki fizyczne są najważniejsze. Informacje zebrane w początkowej, analitycznej fazie Projektu tj. przy pracach nad niniejszym studium będą stopniowo uzupełniane w dalszych etapach prac, przez wykonawców rozwiązania. Dokładna analiza tych czynników i uwzględnienie ich w procesie produkcyjnym było i będzie jednym z kluczowych założeń procesu zorientowanego na Użytkownika. Do prawidłowego określenia zadań projektowych niezbędne było zrozumienie zadań, jakie Użytkownicy wykonują w obecnym środowisku. Do prawidłowego zrozumienia funkcjonalności docelowych produktów niezbędne będzie również zrozumienie zadań, jakie użytkownicy wykonują w obecnym środowisku. Analiza taka zostanie również przeprowadzona przez podmioty realizujące poszczególne zadania Projektu. Dobrze określone wymagania funkcjonalne zapewnią, ze rozwiązanie będzie spełniało swoje podstawowe funkcje. Aby jednak było ono użyteczne wykonawcy prac wezmą pod uwagę również wiele innych czynników. Będą to np.: uwagi użytkowników przy projektowaniu interfejsu, określenie częstotliwości i ważność zadań realizowanych przez rozwiązanie, obciążenie umysłowe i fizyczne podczas jego wykonywania, zależności pomiędzy zadaniami itp. Istotną rolę w projektowaniu rozwiązań zorientowanych na użytkowania, mają opnie Czytelników wyrażone w ramach ankiety, o której mowa w rozdziale 10 Analizy specyficzne dla danego rodzaju projektu/sektora. Zostały tam ujęte sugestie Czytelników w zakresie korzystania z obecnie istniejących stron biblioteki i jej filii. Również w tym przypadku repertuar dostępnych metod jest bardzo duży. Klasyczną techniką jest analiza hierarchiczna zadań (HTA), która polega na dekompozycji zadań na coraz to mniejsze aktywności. W trakcie analizy szczegółowej, do opisywania zadań zostaną użyte przypadki użycia, składające się z opisu kroków niezbędnych do wykonania danego zadania. Kolejną wykorzystaną metodą projektowania zorientowaną na użytkownika są scenariusze użycia. Będą one w formie krótkich, diagramów przedstawiających konkretne sytuacje wraz z wieloma informacjami dotyczącymi kontekstu. W trakcie analiz wykonawcy wybrani w procedurach konkurencyjnych opisanych w Ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U r. poz. 1579), będą musieli przeanalizować struktury organizacyjne i komunikacyjne Partnerów, dla której przygotowane będzie rozwiązanie. Przeanalizowanie rzeczywistego przepływu informacji da nowy wgląd w znaczenie poszczególnych etapów i zadań oraz zaowocuje rozwiązaniami, które usprawnią dotychczasową pracę. Strona 27 z 243

29 Analiza kontekstu wykonana przez dostawców rozwiązań będzie również obejmować informacje o sprzęcie, na jakim będzie działać rozwiązanie oraz innych wymaganiach technicznych. Na tej podstawie zostanie zaproponowane optymalne rozwiązanie. Obecnie dokonano analizy stanu istniejącego, która opisana jest w rozdziale 6.10 Analiza opcji etap II analiza rozwiązań technologicznych. Wskazane jest jednak ponowne dokonanie takiej analizy, ponieważ w przypadku realizacji Projektu w latach dostępne rozwiązania technologiczne mogą znacznie różnić się od dzisiaj dostępnych. Ważnym zadaniem będzie także zidentyfikowanie zadań oraz sposobów działania innych programów i systemów, które są używane w miejscu pracy i będę zintegrowane z rozwiązaniami niniejszego Projektu. W procesie projektowym zorientowanym na użytkownika sami użytkownicy będą mieli wpływ na ostateczny kształt produktu. Ich wymagania stanowić będą podstawę prac, ponieważ będą oni uczestniczyć w przygotowywaniu rozwiązania projektowego i oni ocenią, czy produkt został właściwie skonstruowany. W procesie zostaną uwzględnione wymagania Partnerów, u których rozwiązania będą funkcjonowały. Tradycyjne metody analizy wymagań koncentrują się na wymaganiach funkcjonalnych, które mają zapewnić, że rozwiązanie będzie spełniać swoje zadanie. Funkcjonalność i przydatność produktów Projektu jest oczywiście bardzo ważna także w przypadku systemów zorientowanych na użytkownika. Wymagania te będą spełnione, jednak w oparciu o metody projektowania zorientowane na użytkownika całe rozwiązanie będzie także użyteczne. Najważniejszą częścią całego procesu będzie utworzenie rozwiązania projektowego. Rozwiązaniem tym, w przypadku Projektu udostępnienie portalu, eusług oraz interoperacyjnych z nimi systemów backoffice, będzie prototyp o pewnym stopniu dokładności. Metodologia projektowania zorientowanego na użytkownika jest jednym z takich rozwiązań. Wszystkie działania w całym cyklu projektowym posłużą zebraniu danych i analizie materiałów potrzebnych na etapie tworzenia rozwiązania projektowego. Prototyp będzie pewną aproksymacją gotowych produktów, posiadającą ich istotne właściwości. Podstawową funkcją prototypu będzie funkcja komunikacyjna zostanie on przedstawiony wybranym Partnerom, użytkownikom i innym członkom zespołu, od których zostaną zebrane informacje zwrotne. Prototypowanie jest jedną z najważniejszych technik w projektowaniu zorientowanym na użytkownika. Dzięki nim wiele błędów zostanie wychwyconych i wyeliminowanych jeszcze zanim rozpocznie się proces implementacji. Na przykład zostanie stworzonych kilka wstępnych propozycji szaty graficznej, rozmieszczenia pól na ekranie, przechodzenia między ekranami itp. Bazując na zebranych opiniach zostanie wybrany jeden projekt, który będzie zrealizowany. Przyjęte projektowanie zorientowane na użytkownika oznacza również, że proces projektowy przyjmuje formę iteracyjną. Oznacza to, że etapy projektowania, oceny Projektu i doprecyzowywania będą powtarzać się cyklicznie. Różni się to od tradycyjnych metod (jak np. model kaskadowy), w których etap projektowania występuje tylko raz. Projektowanie iteracyjne proponowane do niniejszego Projektu będzie wyglądać następująco: (a1) wykonawcy określą konteksty użytkowania przyszłych rozwiązań, (r1) zostaną zebrane oczekiwania Partnerów odnośnie powstających rozwiązań, (p1) projektant przygotuje prototypy interfejsu, Strona 28 z 243

30 (e1) zostaną one przedstawiane Partnerom i użytkownikom, a na podstawie ich opinii zostanie wybrana jedna z wersji, (p2) na podstawie wybranego rozwiązania zostaną przygotowane bardziej dokładne prototypy, (e2) zostanie przeprowadzona ocena nowych prototypów, (p3) po uwzględnieniu wniosków z oceny zostaną wprowadzone w prototypach poprawki i rozpocznie się proces implementacji rozwiązania, (e3) wersja testowa rozwiązań zostanie poddana testom użyteczności, (p4) po uwzględnieniu wyników testów wprowadzane zostaną poprawki i rozwiązanie zostanie zaimplementowane do użytku. Etap projektowania (p) pojawił się w tym przypadku cztery razy. Kolejną zastosowaną metodą projektowania zorientowanego na użytkownika będą testy użyteczności, które są najprostszą i najskuteczniejszą empiryczną metodą ewaluacji interfejsu. Do jego przeprowadzenia potrzebny jest jedynie użytkownik, prototyp rozwiązania oraz osoba przeprowadzająca test. Użytkownik otrzyma do wykonania zadania sformułowane w formie scenariuszy. Prowadzący będzie obserwować zachowanie użytkownika i wychwyci wszelkie istotne informacje. Głównym celem testu będzie zbadanie, jak użytkownicy radzą sobie z wykonywaniem podstawowych zadań oraz poznanie ich opinii o produkcie. Powyżej opisane metody programowania zorientowanego na użytkownika: analiza potrzeb końcowych użytkowników rozwiązań opisanych w Projekcie, analiza hierarchiczna zadań, podczas której do opisywania zadań zostaną użyte przypadki użycia, przeanalizowanie rzeczywistego przepływu informacji w procesach projektowych, przygotowanie i wykorzystanie scenariuszy użycia, analiza struktury technicznej Partnerów w celu zoptymalizowania zastosowanych rozwiązań, przygotowanie prototypów rozwiązani i konsultowanie ich z docelowymi użytkownikami, iteracyjna forma realizacji Projektu, sprawią, że zaproponowane przez dostawców rozwiązana będą nie tylko spełniały swoje funkcje pod względem formalnym i prawnym, ale będą także użyteczne i przyjazne dla odbiorów. Takie podejście wpłynie także pozytywnie na ograniczenie kosztów Projektu, co umożliwi jego realizację w założonym budżecie. Standaryzacja ma również bardzo korzystny wpływ na koszty operacyjne ponoszone po zakończeniu realizacji Projektu Poziom dostępności usług jest zgodny z wynikami badań potrzeb usługobiorców Poziom dostępności poszczególnych usług elektronicznych, proponowany w ramach realizacji Projektu wynika z ankiety przeprowadzonej wśród docelowych użytkowników rozwiązania, która została opisana w rozdziale 6.6 Analiza potrzeb interesariuszy. Z uwagi na duże zainteresowanie wszystkimi zaproponowanymi eusługami, zostaną zrealizowane wszystkie przedstawione w ankiecie. Zgodnie z wynikami ankiet, oczekiwane usługi będą realizowane na poziomie 3 i 4 dostępności. Strona 29 z 243

31 Usługi online o stopniu dojrzałości 3 umożliwią transfer danych w dwóch kierunkach: od usługodawcy do klienta oraz od klienta do usługodawcy. Będą one skierowane do klientów spoza administracji publicznej. Usługi, które będą realizowane na 3 poziomie dostępności to: 1) Zapisy studentów na praktyki; 2) Dezyderaty; 3) Oglądanie wystaw i zgłoszenie przez eformularz chęci wypożyczenia wystaw oferowanych przez bibliotekę; 4) Zapytanie użytkownika; 5) Rozpatrywanie skarg/wniosków użytkowników; 6) Wniosek o dostęp do informacji publicznej. Usługi online o stopniu dojrzałości 4 umożliwią pełne załatwienie danej sprawy drogą elektroniczną i będą skierowane do klientów spoza administracji publicznej. W przypadku usług na poziomie 4 powinny one umożliwiać ewentualną płatność, jednak z uwagi na specyfikę działania bibliotek pedagogicznych, nie będą realizowane płatności elektroniczne dla żadnych usług, ponieważ działania tych bibliotek nie wiążą się z pobieraniem opłat. Poziom transakcyjny tych usług zostanie osiągnięty przez możliwość pełnej obsługi interesariuszy przez Internet, włącznie z możliwością rezerwacji terminu, przekazaniem informacji zwrotnej, możliwością wydruku dokumentów z konta interesariusza udostępnionego przez Internet. Usługi, które będą realizowane na 4 poziomie dostępności to: 1) Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie; 2) Zapisy na lekcje biblioteczne i ich obsługa; 3) Kształcenie na odległość wraz z możliwością uzyskania zaświadczenia; 4) System wideokonferencyjny Monitorowanie usług pod kątem dostępności i użyteczności graficznych interfejsów dla wszystkich interesariuszy, ciągłości działania i powszechności wykorzystania W ramach budowanych usług oraz towarzyszących im systemów informatycznych backoffice będą zaplanowane działania polegające na monitorowaniu usług pod kątem dostępności i użyteczności interfejsów graficznych dla wszystkich interesariuszy, ciągłości działania i powszechności wykorzystania. Działania te będą prowadzone zarówno przez beneficjenta, jak i przez Partnerów Projektu oraz kontrahentów realizujących zadania Projektu. W ramach monitorowania udostępnionych usług przewidywane są następujące działania: 1) analiza wykorzystania udostępnionych usług, poprzez zliczanie korzystania z eusług; 2) badanie usług i serwisów internetowych zaprojektowanych i wytworzonych w ramach realizacji Projektu pod kątem spełniania wymagań WCAG 2.0, o których mowa w rozdziale 2.2 Zgodność eusług ze standardami WCAG 2.0; 3) przeprowadzanie ankiet wśród użytkowników oceniających dostępność i użyteczność usług oraz serwisów internetowych zaprojektowanych i wytworzonych w ramach realizacji Projektu; 4) przeprowadzanie ankiet wśród użytkowników oceniających łatwość nawigowania i wykorzystywania informacji znajdujących się na serwisach internetowych Strona 30 z 243

32 zaprojektowanych i wytworzonych w ramach realizacji Projektu oraz udostępnionych eusług; 5) badanie ciągłości działania serwisów internetowych udostępniających eusługi zaprojektowanych i wytworzonych w ramach realizacji Projektu przez odpowiednie narzędzia monitorujące; 6) badanie powszechności wykorzystania serwisów internetowych udostępniających eusługi, poprzez analizy liczby wejść na poszczególne serwisy internetowe zaprojektowane i wytworzone w ramach realizacji Projektu. Wyżej wymienione badania oraz ankiety będą cyklicznie analizowane, a wnioski z analiz będą przekładane na zmiany w wyglądzie, czy działaniach Portalu. 2.7 Wykorzystanie istniejących zasobów informatycznych Planowana inwestycja będzie wykorzystywać obecne zasoby Partnerów, o których mowa w rozdziale Opis stanu istniejącego w postaci stacji roboczych (cienki klient), pomieszczeń serwerowni oraz infrastruktury towarzyszącej. W celu udostępnienia usług elektronicznych związanych z działalnością pedagogiczną bibliotek zakłada się utworzenie węzła wraz z lokalizacją zapasową, poprzez rozbudowę istniejącej infrastruktury niezbędnej do świadczenia przedmiotowych usług oraz budowę sieci WAN w architekturze IP VPN MPLS. 2.8 Zasięg i integralność Projektu W ramach Projektu zaangażowane będą następujące podmioty: 1) Biblioteka Pedagogiczna w Ciechanowie z czterema filiami w: Mławie, Płońsku, Pułtusku, Żurominie; 2) Biblioteka Pedagogiczna w Ostrołęce z czterema filiami w: Makowie Mazowieckim, Ostrowi Mazowieckiej, Przasnyszu, Wyszkowie; 3) Biblioteka Pedagogiczna w Płocku z jedną filią w Gostyninie; 4) Biblioteka Pedagogiczna w Radomiu z sześcioma filiami w: Grójcu, Kozienicach, Lipsku, Pionkach, Szydłowcu, Zwoleniu; 5) Biblioteka Pedagogiczna im. Heleny Radlińskiej w Siedlcach z pięcioma filiami w: Garwolinie, Łosicach, Mińsku Mazowieckim, Sokołowie Podlaskim, Węgrowie; 6) Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie z pięcioma filiami w: Błoniu, Grodzisku Mazowieckim, Nowym Dworze Mazowieckim, Sochaczewie, Żyrardowie. Ogólna liczba podmiotów zaangażowanych w Projekt wynosi 31. Na poniższej mapie przedstawiono położenie geograficzne publicznych bibliotek pedagogicznych oraz ich filii. Strona 31 z 243

33 Mapa 1 Położenie geograficzne publicznych bibliotek pedagogicznych oraz ich filii Ciechanów (5) Ostrołęka (5) Płock (2) Radom (7) Siedlce (6) Warszawa (6) (w nawiasie podano liczbę miejscowości) Jak widać na powyższej mapie, położenie geograficzne bibliotek oraz ich filii obejmuje swoim zasięgiem wszystkie subregiony województwa mazowieckiego. Oznacza to, że projekt będzie obejmował swoim zasięgiem całe województwo mazowieckie, wszystkie biblioteki pedagogiczne Mazowsza i zgodnie z przyjętymi założeniami w powyżej wskazanych miejscach zostanie wdrożone i udostępnione jednolite rozwiązanie, nie tylko jako backoffice, ale także jako narzędzie dla Czytelników. Dzięki zastosowaniu jednolitych rozwiązań informatycznych we wszystkich regionach województwa mazowieckiego, we wszystkich bibliotekach pedagogicznych na jego terenie, Projekt spełni kryterium zasięgu i integralności, jego rozwiązania będą spójne dla wszystkich interesariuszy, a Czytelnicy oraz pracownicy bibliotek będą mogli realizować procesy związane z działalnością dydaktyczną bibliotek w sposób uproszczony, dużo szybszy i wygodniejszy niż obecnie. Strona 32 z 243

34 2.9 Planowane eusługi W ramach ankiety, o której mowa w rozdziale 6.6 Analiza potrzeb interesariuszy, zostały przedstawione eusługi, które podmioty zaangażowane mogą realizować dla interesariuszy. Z uwagi na duże zainteresowanie respondentów ankiety wszystkimi zaproponowanymi eusługami, podjęto decyzję o realizacji w ramach Projektu wszystkich eusług wymienionych w ankiecie. W związku z powyższym w ramach Projektu realizowane będą następujące usługi elektroniczne: Usługi, które będą realizowane na 3 poziomie dostępności to: 1) Zapisy studentów na praktyki; 2) Dezyderaty; 3) Oglądanie wystaw i zgłoszenie przez eformularz chęci wypożyczenia wystaw oferowanych przez bibliotekę; 4) Zapytanie użytkownika; 5) Rozpatrywanie skarg/wniosków użytkowników; 6) Wniosek o dostęp do informacji publicznej. Usługi, które będą realizowane na 4 poziomie dostępności to: 1) Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie; 2) Zapisy na lekcje biblioteczne i ich obsługa; 3) Kształcenie na odległość wraz z możliwością uzyskania zaświadczenia; 4) System wideokonferencyjny. Należy podkreślić, że powyższa lista usług elektronicznych realizowanych w ramach Projektu może ulec zmianie, w zależności od potrzeb wykrytych w trakcie rzeczywistej realizacji Projektu, w przypadku nowych możliwości technologicznych lub przepisów prawa. Nie ulegnie zmianie jednak ani ich liczba, ani zachowanie proporcji liczby usług w stopniu dojrzałości 3 i 4. Każda wdrożona usługa, niezależnie od liczby wdrożeń (u jednego czy u kilku) Partnerów traktowana jest w niniejszym Projekcie, jako jedna usługa. Przedstawiony, na podstawie analizy popyt na eusługi będzie rósł w miarę rozwoju technologii ITC, zwiększania dostępu do Internetu dla mieszkańców województwa mazowieckiego oraz podnoszenia świadomości użytkowników technologii ITC. Wzrost popytu na realizację usług przez Internet związany będzie także ze zwiększaniem liczby mieszkańców Mazowsza oraz możliwością korzystania z tej formy realizacji spraw przez osoby spoza rejonu województwa mazowieckiego, jak również spoza terenu Polski. Pomimo zwiększenia popytu na taką formę komunikacji w zakresie działań dydaktycznych bibliotek pedagogicznych, należy zaznaczyć, że ujęte w niniejszym studium zapotrzebowania inwestycji na zasoby, po jej realizacji nie wzrosną. Strona 33 z 243

35 2.10 Odniesienie do kryteriów szczegółowych merytorycznych punktowych oceny projektu przedstawionych w załączniku do Regulaminu konkursu Zgodnie z warunkami formalnymi oraz kryteriami wyboru projektów w ramach konkursu nr RPMA IP /17, przedstawionymi w załączniku nr 11 Wykaz kryteriów wyboru projektów do Regulamin konkursu RPMA IP /17 (Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata , Oś priorytetowa II, Wzrost epotencjału Mazowsza, Działanie 2.1, Eusługi, Poddziałanie 2.1.1, Eusługi dla Mazowsza, Typ projektów Informatyzacja bibliotek), w złożonym wniosku oceniane będą m.in. szczegółowe kryteria merytoryczne: 1) funkcjonalność zaplanowanych rozwiązań; 2) analiza procesów biznesowych związanych ze świadczeniem usług; 3) poziom dojrzałości eusług; 4) potrzeby interesariuszy usług; 5) partnerstwo w ramach projektu; 6) zasięg i integralność projektu; 7) metody uwierzytelniania są adekwatne do celów i zakresu projektu; 8) działania informacyjnopromocyjne. Projekt przewiduje realizację ww. kryteriów, opisaną zgodnie z poniższą tabelą: Tabela 1 Odniesienie do kryteriów szczegółowych merytorycznych punktowych oceny projektu L.p. Kryterium Realizacja kryterium Rozdział studium 1 Funkcjonalność zaplanowanych rozwiązań 2 Analiza procesów biznesowych związanych ze świadczeniem usług Została wykazana optymalizacja wykorzystania infrastruktury (np. dzięki zastosowaniu technologii chmury obliczeniowej ) oraz 1, 2.2, 3.1, 3.4 kompatybilność z urządzeniami mobilnymi m.in. poprzez stronę responsywną i odpowiednią aplikację mobilną. Została przedstawiona analiza procesów biznesowych związanych ze świadczeniem usług, z uwzględnieniem stanu aktualnego i docelowego. Przedstawiona analiza uwzględnia: 1) mapy procesów biznesowych; 6.5 2) modele kluczowych procesów biznesowych; 3) zakres zmian w procesach biznesowych; 4) właścicieli procesów biznesowych; Strona 34 z 243

36 L.p. Kryterium Realizacja kryterium Rozdział studium 5) cel, czas i koszt realizacji procesu; 6) korzyści dla jego uczestników; 7) analizę, że przenoszone w całości lub części do sfery elektronicznej procesy biznesowe w ramach projektu zostaną zoptymalizowane pod kątem świadczenia usług drogą elektroniczną. 3 Poziom dojrzałości e usług Projekt będzie oferował e usługi na poziomie 3 i 4. Liczba i zakres oraz rodzaj planowanych do wdrożenia eusług na poziomie 3 wynosi 5, a liczba 2.9, 6.5 planowanych do wdrożenia eusług na poziomie 4 wynosi 4, co ujęte jest w odpowiednich wskaźnikach Projektu. Została przeprowadzona rzetelna identyfikacja grup interesariuszy oraz potrzeb usług i potrzeb interesariuszy. 4 Potrzeby interesariuszy usług Realizacja Projektu przewiduje także dopasowanie projektu do potrzeb interesariuszy tworzonych usług, w szczególności poprzez uwzględnienie wytycznych WCAG 2.0 co najmniej na poziomie wskazanym w Rozporządzeniu Rady 6.6, 6.7, 2.2 Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. W ramach realizowanej ankiety zostały: Strona 35 z 243

37 L.p. Kryterium Realizacja kryterium Rozdział studium 1) zidentyfikowane grupy interesariuszy dla każdej usługi objętej zakresem projektu; 2) przedstawione analizy dotyczące potrzeb, możliwości, ograniczeń i planowanych korzyści dla przedmiotowych grup interesariuszy; 3) wykazane w jaki sposób wnioski z analiz zostały przełożone na zakres Projektu Partnerstwo w ramach projektu Zasięg i integralność projektu Metody uwierzytelniania są adekwatne do celów i zakresu projektu Projekt przewiduje adekwatne działania informacyjnopromocyjne Projekt realizowany będzie w Partnerstwie. W ramach Projektu informatyzacji zostanie poddanych 31 bibliotek, poprzez zastosowanie jednolitego systemu informatycznego i jednolitych rozwiązań informatycznych, co zostało ujęte we wskaźniku rezultatu: Liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych [szt.] W ramach Projektu do uwierzytelniania użytkowników będą zastosowane rozwiązania: 1) profil zaufany epuap, 2) uwierzytelnianie wymagające dodatkowej rejestracji w serwisie internetowym; 3) uwierzytelnianie poprzez współpracujące systemy informatyczne Facebook, Twitter, Google+. W ramach realizacji Projektu zostaną przeprowadzone działania promocyjne i informacyjne, dotyczące poinformowania grup docelowych o możliwościach wynikających z informatyzacji bibliotek objętych Projektem. 1, 2.8, 9.2, , 2.4, 6.8, Strona 36 z 243

38 3. Wnioski 3.1 Skrócony opis kluczowych informacji o inwestycji. Proponowany do realizacji Projekt realizowany będzie przez Województwo Mazowieckie w Partnerstwie z publicznymi bibliotekami pedagogicznymi działającymi na terenie województwa mazowieckiego. Zadania realizowane w ramach niniejszego Projektu będą zadanymi inwestycyjnymi, które finansowane będą w 20% ze środków Województwa Mazowieckiego oraz w 80% ze środków unijnych. Projekt nie będzie generować dochodów, co zostało wykazane w rozdziale 7 Analiza finansowa. Niniejszy Projekt nie podlega także zasadom pomocy publicznej, dlatego też określenie luki w finansowaniu nie jest wymagane. W związku z tym możliwe jest zastosowanie maksymalnego poziomu dotacji z określonego w RPO WM tj. 80% kosztów kwalifikowanych projektu. Całkowita wartość Projektu to ,00 zł, w tym wartość kosztów kwalifikowanych wynosi ,00 zł. W celu zidentyfikowania potrzeb, a więc i określenia nakładów oraz kosztów inwestycyjnych planowanych do realizacji Projektu, przeprowadzona została w bibliotekach pedagogicznych będących Partnerami Projektu, inwentaryzacja zasobów w ramach istniejącej infrastruktury informatycznej oraz analiza sposobu zarządzania nią. Proces inwentaryzacji obejmował zebranie danych w zakresie: stanu informatyzacji, w szczególności w zakresie sposobu kontaktu z Czytelnikiem,, obiegu informacji i podejmowania decyzji po stronie biblioteki, posiadanej infrastruktury informatycznej (serwery, stacje robocze), stanu istniejących łącz internetowych oraz ich przepustowości, potencjału kadrowego biblioteki. Dodatkowo w celu precyzyjnej identyfikacji grup interesariuszy oraz ich potrzeb w zakresie realizacji elektronicznych usług przeprowadzone było badanie ankietowe, szczegółowo opisane w rozdziale 6.6 Analiza potrzeb interesariuszy, w wyniku którego ustalono grupy interesariuszy, priorytety realizacji elektronicznych usług oraz zidentyfikowano 10 elektronicznych usług, o największym potencjale wykorzystania. W analizie finansowej oszacowano ekonomiczną wartość poprzez porównanie wartości kosztów (m.in. nakładów inwestycyjnych oraz kosztów eksploatacji), wartości korzyści (w tym społecznych), jakie związane są z usługą oraz wskazano źródło finansowania oraz zapewniono budżet na koszty inwestycyjne i operacyjne usługi. Inwestycje przeprowadzone w ramach Projektu będą obejmowały wykonanie wszystkich niezbędnych czynności, usług i produktów w celu pełnej realizacji Projektu. Inwestycje ujęte są w opisie zadań, o których mowa w rozdziale Zadania planowane do realizacji w ramach Projektu oraz wartość Projektu. Do głównych inwestycji Projektu należeć będą: Strona 37 z 243

39 1) zakup i instalacja infrastruktury sprzętowej; 2) zakup i instalacja licencji oraz niezbędnych oprogramowań; 3) opracowanie, wdrożenie oraz przekazanie autorskich praw majątkowych do systemów backoffcie oraz Portalu stron bibliotek oraz ich filii; 4) opracowanie, wdrożenie oraz przekazanie autorskich praw majątkowych do aplikacji mobilnej; 5) opracowanie i udostępnienie 10 usług elektronicznych na 3 i 4 poziomie dojrzałości. Realizacja Projektu rozpocznie się w 2018 roku i zakończy w czerwcu 2020 roku. Okresem realizacji inwestycji są lata Rok 2020 jest przeznaczony na operacyjne uruchomienie wszystkich produktów Projektu. 3.2 Wykonalność finansowa Mimo, iż Projekt Informatyzacja bibliotek pedagogicznych na Mazowszu nie generuje przychodów i jest nieopłacalny pod względem finansowym to, niewątpliwie można stwierdzić, że generuje on dodatkowe korzyści i jest opłacalny pod względem ekonomicznym i społecznym. Nadrzędnym celem Projektu jest wsparcie rozwoju Mazowsza poprzez aktywizację społeczeństwa informacyjnego. Projekt obejmuje pedagogiczne biblioteki w województwie, zatem można mówić o tym, że realizacja Projektu decydująco przyczyni się do zwiększenia dostępności usług proponowanych przez biblioteki. Projekt będzie wspomagał proces kształcenia i doskonalenia nauczycieli oraz działalność szkół i placówek oświatowych, w tym bibliotek szkolnych i placówek doskonalenia. Będzie to możliwe poprzez wypracowanie standardów pracy nowoczesnej jednostki pedagogicznej biblioteki opartej o Portal, na którym świadczone są usługi w sposób zestandaryzowany i dający możliwość kompleksowego, z punktu widzenia użytkownika,, dostępu do usług dydaktycznych świadczonych przez biblioteki pedagogiczne obejmującego obszar całego województwa mazowieckiego. Korzyści z realizacji niniejszego Projektu należy rozpatrywać biorąc pod uwagę właśnie te priorytety mimo, że nie przynoszą one bezpośrednich korzyści finansowych dla jednostek biorących udział w Projekcie. Dodatkowo szczególny nacisk zostanie położony na projektowanie stron internetowych według wytycznych WCAG 2.0. Normy te zapewnią dostępność proponowanych rozwiązań dla osób z niepełnosprawnościami. 3.3 Efektywność projektu Projekt nie generuje dochodów, co zostało wykazane w rozdziale 7 Analiza finansowa. Szacując efektywność ekonomiczną Projektu beneficjent przyjął dwa warianty wdrożenia. Wariant I zakłada wdrożenie usług elektronicznych na poziomie 3 i 4 wraz z uruchomieniem Portalu zintegrowanego z systemami poszczególnych bibliotek oraz zakupem lub modernizacją obecnie istniejącej infrastruktury technicznej. Strona 38 z 243

40 Wariant II zakłada natomiast wdrożenie usług elektronicznych na poziomie 3 i 4 wraz z uruchomieniem Portalu bez zakupu nowej lub modernizacji obecnie istniejącej infrastruktury technicznej. Szacowane budżety obu wariantów są takie same. Jednak rozpatrując warianty w kontekście uzyskanej jakości za tę samą cenę zdecydowanie lepiej należy ocenić Wariant I, w którym część środków jest przeznaczana na profesjonalne, specjalistyczne usługi wdrożeniowe przynoszące bezpośredni efekt w postaci wzrostu kompetencji pracowników w zakresie nowoczesnych technologii IT i ich wykorzystania, a także w postaci zdecydowanie bardziej efektywnego wdrożenia całego rozwiązania. W wariancie tym wszyscy Partnerzy są wyposażani w nowoczesną infrastrukturę, rosną kompetencje kadr a koszty utrzymania są niższe. Większa Efektywność ekonomiczna w Wariancie I jest osiągnięta poprzez sprawniej i efektywniej działający system. Zalety wariantu I, czyli modelu właścicielskiego to nieograniczony wpływ na funkcjonalność i brak konieczności ponoszenia opłat dla producenta. Właściciel praw majątkowych ponosi odpowiedzialność za jakość oprogramowania, jego zgodność z obowiązującymi przepisami oraz musi zagwarantować jego istnienie i rozwój w przewidywalnej przyszłości. Są to konieczne warunki zapewnienia trwałości rezultatów uzyskiwanych w wyniku wdrożenia oprogramowania. Realizacja obowiązków właścicielskich jest związana z koniecznością utrzymania profesjonalnego zespołu składającego się z analityków biznesowych, analityków systemowych, projektantów, programistów, testerów, konsultantów wdrożeniowych, inżynierów systemowych, kierowników projektu. Model właścicielski jest optymalny dla podmiotów zajmujących się profesjonalnym tworzeniem systemów IT. Biorąc pod uwagę specyfikę i skalę Projektu oraz sprawdzone na polskim rynku rozwiązania najkorzystniejszy jest wariant I niewyłącznych praw majątkowych, gwarantujący Partnerom Projektu możliwość wpływania na funkcjonalność w dużym zakresie. W Wariancie I przewiduje się, że znacząco obniży się czas, a tym samym koszt obsługi spraw, zapewniony będzie płynny obieg dokumentów w danej jednostce bibliotecznej natomiast posiadanie dokumentów w wersji elektronicznej usprawni pracę w tym ułatwi wyszukiwanie i przetwarzanie informacji. Wariant II obejmuje wdrożenie w bibliotekach usług elektronicznych o stopniu dojrzałości na poziomie 3 i 4 wraz z wdrożeniem systemów backoffice, które zapewnią pełną realizację wniosków złożonych za pomocą Internetu. W przypadku Wariantu II przewiduje się niższe nakłady, które nie przewidują zakupu oprogramowania i sprzętu komputerowego, jednakże znacząco większy będzie koszt realizacji jednej usługi po wdrożeniu tego rozwiązania. Strona 39 z 243

41 Nakłady inwestycyjne Wariant I Tabela 2 Nakłady inwestycyjne Wariant I Rok Projekt Rok 2018 Rok 2019 Rok 2020 Całkowite nakłady inwestycyjne netto VAT Całkowite nakłady inwestycyjne brutto Koszty niekwalifikowane , , , , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Wariant II Tabela 3 Nakłady inwestycyjne Wariant II Rok Projekt Rok 2018 Rok 2019 Rok 2020 Całkowite nakłady inwestycyjne netto VAT Całkowite nakłady inwestycyjne brutto Koszty niekwalifikowane , , , , , , , , , , , ,59 0,00 0,00 0,00 0,00 Strona 40 z 243

42 Koszty operacyjne Wariant I Tabela 4 Koszty operacyjne Wariant I [nie Suma Rok 2018 Rok 2019 Rok 2020 Rok 2021 Rok 2022 Rok 2023 Rok 2024 Rok 2025 Rok 2026 dotyczy] Netto , , , , , , , , ,14 044,29 VAT , , , , , , , , ,03 084,15 Suma , , , , , , , , ,44 046,17 [nie dotycz y] Netto ,15 VAT ,93 Suma ,08 Rok 2027 Rok 2028 Rok 2029 Rok 2030 Rok 2031 Rok 2032 Rok 2033 Rok 2034 Rok , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,58 Strona 41 z 243

43 Wariant II Tabela 5 Koszty operacyjne Wariant II [nie dotyc zy] Netto ,32 VAT Sum a Suma Rok 2018 Rok 2019 Rok 2020 Rok 2021 Rok 2022 Rok 2023 Rok 2024 Rok 2025 Rok , , , ,46 637, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,25 [nie dotyc zy] Rok 2027 Rok 2028 Rok 2029 Rok 2030 Rok 2031 Rok 2032 Rok 2033 Rok 2034 Rok 2035 Netto , , , , , , , , ,00 VAT , , , , , , , , ,99 Sum a , , , , , , , , , ,25 Strona 42 z 243

44 Koszty operacyjne obejmują: utrzymanie łączy telekomunikacyjnych (Portalu), zużycie energii (przez dostarczony lub zmodernizowany sprzęt komputerowy), serwis oprogramowania / aplikacji mobilnej, serwis i odtworzenie sprzętu, koszty osobowe, materiały eksploatacyjne. Reasumując, z punktu widzenia efektywności ekonomicznej zdecydowanie korzystniejszy wpływ ma Wariant I na: 1) ochronę środowiska 2) równość szans 3) uwarunkowania technicznotechnologiczne 4) finansowe 5) ekonomiczne ze względu na koszt realizacji jednej usługi 6) funkcjonalność Tabela 6 Podsumowanie efektywności ekonomicznej dla Wariantu I Wariant I Wagi Ocena punktowa Wpływ Ochrona środowiska 0,1 3 0,3 Równość szans 0,1 2 0,2 Uwarunkowania technicznotechnologiczne 0,2 4 0,8 Finanse 0,2 2 0,4 Koszt realizacji jednej usługi 0,2 4 0,8 Funkcjonalność 0,2 4 0,8 RAZEM WPŁYW 3,3 Tabela 7 Podsumowanie efektywności ekonomicznej dla Wariantu II Wariant II Wag i Ocena punktowa Wpływ Ochrona środowiska 0,1 2 0,2 Równość szans 0,1 1 0,1 Uwarunkowania technicznotechnologiczne 0,2 1 0,2 Finanse 0,2 4 0,8 Koszt realizacji jednej usługi 0,2 2 0,4 Funkcjonalność 0,2 2 0,4 RAZEM WPŁYW 2,1 * Legenda: 0 punktów brak wpływu; 1 punkt niewielki wpływ; 2 punkty umiarkowany wpływ; 3 punkty istotny wpływ; 4 punkty bardzo duży wpływ Strona 43 z 243

45 Analiza stanu istniejącego oraz oczekiwanych rezultatów Projektu wskazuje, że optymalnym wariantem realizacji Projektu jest Wariat I. Zostanie wdrożone rozwiązanie oparte na nowoczesnych technologiach, o rozwiązania chmury biznesowej wykorzystujących komponenty i oprogramowanie umożliwiające bardziej przyjazną obsługę wszystkich zainteresowanych użytkowników. Wdrożone rozwiązanie poprawi efektywność pracy poprzez łatwiejszy, szybszy i tańszy dostęp do informacji oraz dostęp do kompleksowych zintegrowanych usług z zakresu dydaktyki świadczonych przez biblioteki pedagogiczne na Mazowszu. 3.4 Wykonalność techniczna i technologiczna Wykonalność techniczna i technologiczna została przedstawiona w podziale na 4 główne zadania merytoryczne: Ad. Zadanie 1 (o którym mowa w rozdziale 5.4 Zadania planowane do realizacji w ramach Projektu oraz wartość Projektu) Identyfikacja i analiza procesów biznesowych Bibliotek (mapowanie i modelowanie procesów biznesowych zgodnie ze standardem BPMN). W skład tej części zadania 1 wchodzą następujące etapy: Etap 1. Mapowanie i modelowanie procesów biznesowych BackOffice zgodnie ze standardem BPMN (Reengeneering procesów backoffice). Etap 2. Mapowanie i modelowanie procesów biznesowych (eusługi) zgodnie ze standardem BPMN FrontOffice. Wdrożenie Głównego portalu bibliotek zostanie poprzedzone dogłębną analizą procesów biznesowych zachodzących w obrębie Biblioteki. Analizie poddany zostanie przede wszystkim zakres wymiany dokumentów i danych z instytucjami, podmiotami gospodarczymi i interesantami. Procesy będą opisane proceduralnie. Niezbędne jest przygotowanie dokumentacji wszystkich procedur. Istniejące luki w przepływie informacji dla potrzeb zarządzania będą usunięte, jeszcze zanim wprowadzony zostanie system informatyczny. Ad. Zadanie 1 (o którym mowa w rozdziale 5.4 Zadania planowane do realizacji w ramach Projektu oraz wartość Projektu) Projekt i budowa nowego Głównego Portalu Bibliotek o charakterze korporacyjnym tzw. Front Office W skład tej części zadania 1 wchodzą następujące etapy: Etap 1. Projekt i budowa Platformy FrontOffice Bibliotek. Etap 2. Modernizacja i rozbudowa platformy backoffice Bibliotek umożliwiającej obsługę Portalu. Opis zadania Całą infrastrukturę informatyczną Biblioteki z logicznego i technicznego punktu widzenia można podzielić na dwie główne platformy, w których będą działały moduły: Moduły platformy backoffice, Moduły platformy FrontOffice. Strona 44 z 243

46 Moduły platformy backoffice owej Moduły te skoncentrowane będą na obsłudze działalności wewnętrznej bibliotek, zawierając odpowiedni sprzęt oraz oprogramowanie służące realizacji wewnętrznej pracy bibliotek oraz dostarczając poprzez moduły integracyjne danych i funkcji dla platformy modułów Front Office wych. Platforma FrontOffice owa zrealizuje komunikację pomiędzy bibliotekami a Czytelnikami, dostarczy usług udostępnionych w środowisku sieci Internet. Moduły platformy FrontOffice Moduły platformy FrontOffice odpowiedzialne będą za sferą działalności biblioteki związaną bezpośrednio z obsługą Czytelników. Moduły tej warstwy wykorzystywać będą przede wszystkim technologię internetową w celu świadczenia szeroko pojętych usług przez biblioteki w zakresie obsługi Czytelników. Ważnymi elementami tej warstwy będą: witryna zewnętrzna Biblioteki dostarczająca informacje dotyczące działalności biblioteki, struktury organizacyjnej oraz inne informacje publikowane w sieci Internet dla instytucji zewnętrznych oraz obywateli, Portal aplikacyjny agregujący i prezentujący usługi biblioteki świadczone dla Czytelników (Klientów biblioteki). Warto zwrócić uwagę, że funkcjonowanie portalu aplikacyjnego angażuje systemy z warstwy backoffice (czyli moduły wewnętrzne Biblioteki) poprzez planowaną warstwę architektury integracyjnej. Rysunek 1 Model logiczny infrastruktury informatycznej Biblioteki Klienci Bibliteki FrontOffice Usługa zew. n Internet Usługa zew. 2 Intranet Usługa wew.1 Usługa zew. 1 Warstwa Systemów Biurowych Usługa wew.2 Warstwa systemów Bibliotecznych Pracownicy Bibliteki ESB Architektura Integracyjnokomunikacyjna systemów informatycznych Usługa wew.n BackOffice Warstwa systemów Logistyki Strona 45 z 243

47 Etap 1. Projekt i budowa Platformy FrontOffice Bibliotek Zbudowana zostanie platforma FrontOffice, umożliwiająca udostępnienie przez biblioteki usług w formie elektronicznej poprzez Portal Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych pod adresem internetowym pmbp.mazovia.pl w skład którego wejdą: 1. Portal Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych, z elementami zwrotnicy informatycznej usług, gdzie w sekcji np. Usługi Bibliotek wprowadzony będzie interfejs dla klienta m.in. ułatwiający zautomatyzowanie procesu komunikacji z Czytelnikiem. Wykonanie zwrotnicy zostanie zrealizowane w dużym uogólnieniu jako system informatyczny wg. poniższego wzoru: Klasyfikacja kategorii usług: branża 1, branża 2, branża 3 itp. Sposób załatwienia usługi: Analogowy opis usługi Cyfrowy procedura (połączenie z modułem najważniejsza część zwrotnicy, aplikacja lub inny aktywny obiekt informatyczny obsługujący usługę) 2. Szyna zapewniająca połączenie z systemami zewnętrznymi jako systemy/moduły stowarzyszone np. połączenie z platformą epuap Rysunek 2 Model logiczny zwrotnicy informatycznej Front Office Biblioteki Strona 46 z 243

48 Rysunek 3 Model logiczny zwrotnicy Front Office Biblioteki połączony z systemami stowarzyszonymi 3. Wdrożenie systemu komunikacji wielokanałowej System wspomagający wewnętrzną i zewnętrzną komunikację bibliotek ma zapewnić pracownikom prostą, efektywną kosztowo, niezawodną i bezpieczną komunikację głosową, video oraz przesyłanie wiadomości tekstowych z użyciem posiadanych komputerów PC oraz urządzeń mobilnych. Ideą implementacji komunikacji wielokanałowej jest współpraca różnych komponentów, wykorzystująca integrację poczty , kalendarzy, wiadomości błyskawicznych, konferencji w sieci Web, audio i wideokonferencji. Platforma jednolitej komunikacji i współpracy powinna być natywnie zintegrowana z komponentami portalu wielofunkcyjnego i poczty elektronicznej. Ponadto system musi wykorzystywać mechanizm pojedynczego logowania (single signon), uprawnień użytkowników i ich grup, bazując na komponencie usług katalogowych. Wynikiem takiej integracji mają być następujące cechy systemu: Ujednolicenie komunikacji biznesowej: 1. Dostęp z dowolnego miejsca do komunikacji w czasie rzeczywistym i komunikacji asynchronicznej. 2. Ujednolicona poczta głosowa, , kontakty, kalendarz, wiadomości błyskawiczne (IM) i dane o obecności w jednym interfejsie klienckim. 3. Integracja z aplikacjami pakietu biurowego z kontekstową komunikacją i z funkcjami obecności. 4. Wbudowane mechanizmy dostępu mobilnego i bezprzewodowego. 5. Rozszerzalna platforma integracji narzędzi współpracy z aplikacjami biznesowymi. Strona 47 z 243

49 6. Usługi bezpieczeństwa umożliwiające chronioną komunikację wewnątrz organizacji. 7. Aplikacje biznesowe dostępne bezpośrednio na urządzeniach mobilnych. 8. Mobilny dostęp do ludzi i danych firmowych. 9. Obniżone koszty dzięki zdalnej administracji i zarządzaniu urządzeniami. 10. Niższe koszty usług telefonicznych i komunikacji między odległymi lokalizacjami. Zwiększenie efektywności pracy zespołów poprzez obszary robocze: 1. Możliwość tworzenia adhoc witryn współpracy czy obszarów roboczych dla zespołów z poziomu interfejsu klienta portalu wielofunkcyjnego lub z poziomu pakietu biurowego. 2. Zdecentralizowane tworzenie dokumentów dzięki obszarom roboczym zespołów, blogom i witrynom wiki. 3. Strukturalne tworzenie dokumentów ze scentralizowanym przepływem pracy i kontrolą procesów. 4. Funkcje sygnalizacji obecności, wiadomości błyskawicznych i konferencji bezpośrednio wbudowane w portale i obszary robocze zespołów i dostępne z poziomu klienta poczty elektronicznej. 5. Możliwość wspólnej pracy zespołów z różnych lokalizacji, wewnątrz i spoza ram organizacyjnych. 6. Integracja zarządzania rekordami i dokumentami z aplikacjami biurowymi i bazodanowymi. 7. Możliwość prostego, dostępnego dla użytkowników konfigurowania mechanizmów śledzenia i monitorowania kluczowych wskaźników wydajności. W związku z tak postawionymi założeniami komunikacja wielokanałowa ma zapewnić: 1. Efektywną wymianę informacji z możliwością wyboru formy komunikacji i niezależnie od lokalizacji pracowników. 2. Ulepszoną komunikację poprzez wykorzystanie statusu obecności i konferencje w czasie rzeczywistym. 3. Zarządzanie, sortowanie i pracę z różnymi typami wiadomości, bez konieczności przełączania się pomiędzy aplikacjami czy systemami. 4. Dostęp z dowolnego miejsca poprzez dostęp do usług komunikacyjnych z poziomu pulpitu, przeglądarki sieci Web i urządzeń mobilnych. Planując założenia do systemu przewiduje się obsługę następujących funkcjonalności: 1. Status obecności informacja o statusie dostępności użytkowników (dostępny, zajęty, z dala od komputera), prezentowana w formie graficznej, zintegrowana z usługą katalogową i kalendarzem, a dostępna w interfejsach poczty elektronicznej, komunikatora i Portalu wielofunkcyjnego. 2. Krótkie wiadomości tekstowe Możliwość komunikacji typu chat. Możliwość grupowania kontaktów, możliwość konwersacji typu jedendojednego, jedendowielu, możliwość rozszerzenia komunikacji o dodatkowe media (głos, wideo) w trakcie trwania sesji chat. Możliwość komunikacji z darmowymi komunikatorami internetowymi (AOL, Windows Live, Yahoo). Możliwość administracyjnego zarządzania treściami przesyłanymi w formie komunikatów tekstowych. Strona 48 z 243

50 3. Obsługę komunikacji głosowej Możliwość realizowania połączeń głosowych między użytkownikami lokalnymi, możliwość realizacji połączeń głosowych do i z sieci PSTN (publicznej sieci telefonicznej). Możliwość realizacji funkcjonalności RCC (Remote Call Control) tj. zarządzania telefonem stacjonarnym firm trzecich z poziomu komunikatora. Obsługa stacjonarnych telefonów IP. 4. Obsługę komunikacji wideo Możliwość zestawiania połączeń wideotelefonicznych 5. Obsługę konferencji wirtualnych Możliwość realizacji konferencji wirtualnych z wykorzystaniem głosu i wideo. Możliwość współdzielenia aplikacji jak również całego pulpitu. Możliwość nagrywania konferencji na centralnym serwerze jak również lokalnie przez uczestników. Zapis nagrania konferencji do formatu umożliwiającego odtwarzanie z poziomu serwera WWW. Automatyzacja planowania konferencji zaproszenia rozsyłane są automatycznie w postaci poczty elektronicznej. 6. Wsparcie dla funkcjonalności single signon po zalogowaniu w systemie operacyjnym użytkownik nie musi ponownie podawać nazwy użytkownika i hasła. Etap 2. Modernizacja i rozbudowa platformy backoffice bibliotek umożliwiającej obsługę Portalu. Moduły platformy backoffice dotyczyć będą sfery działalności Bibliotek bez bezpośredniego kontaktu z klientami zewnętrznymi. To najbardziej rozbudowany obszar infrastruktury, w skład którego wchodzić będą następujące elementy: sieć komputerowa (okablowanie strukturalne), systemy operacyjne i sieciowe, systemy bazodanowe oparte m. in. na RDBMS, aplikacje realizujące zadania (procesy biznesowe) w poszczególnych komórkach Biblioteki, lokalne systemy pracy biurowej (osobiste środowisko pracy), elektroniczny system zarządzania dokumentami realizujący mechanizmy pracy grupowej na dokumentach, zarządzanie przepływem pracy (WF, Workflow) w obszarach, które wymagają silnika procesów biznesowych, skanowanie dokumentów i ich archiwizacja w obszarach, gdzie następuje masowe przetwarzanie informacji papierowej, systemy usługowe będące standardem systemów telekomunikacyjnych ( , Internet, intranet), systemy usługowe, które poprzez infrastrukturę integracyjną zasilają danymi i funkcjami systemy warstwy FrontOffice. Strona 49 z 243

51 System główny dziedzinowy Elektroniczny System Biblioteczny zw. dalej Prolib. Rozwój istniejącego systemu Prolib (otwarta dokumentacja projektowa) m.in. dostosowanie do ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o Informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) oraz nowelizacja ustawy o Informatyzacji z dnia 12 lutego 2010 r. (ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw), ma przede wszystkim zapewnić zgodność z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osobowych (RODO). Ponadto Prolib należy: a. zintegrować z realizacją usług z platformy FrontOffice, b. dostosować technologicznie do nowej platformy back office. Systemy wspomagające i stowarzyszone platformy backoffice: 1. Rozbudowa systemu usług katalogowych Usługi katalogowe należą do klasy rozwiązań, bez których nie da się zbudować strukturalnego, komponentowego i bezpiecznego środowiska IT. Pozwalają one na zorganizowanie informacji o uczestnikach systemu w ujednolicony sposób. Dzięki nim możemy nie tylko opisać, przechowywać i wykorzystywać informacje o użytkownikach, ale także ich grupach i zasobach w systemie oraz administrować nimi. Usługi katalogowe (UK) zwane też AD pozwalają też na budowę mechanizmów uzyskiwania uprawnionego dostępu do zasobów sieci za pomocą pojedynczego uwierzytelnienia. Ta procedura nosi nazwę pojedynczego logowania (single signon). W oparciu o konta i grupy UK możliwe będzie kontrolowanie dostępu do zasobów i usług. 2. Uaktualnienie oprogramowania usług katalogowych Biblioteki wykorzystują usługi katalogowe zbudowane w oparciu o Windows Server 2008 Active Directory. Zaleca się uaktualnienie rozwiązania do nowej wersji systemu min. Windows Server 2016 R2 z zachowaniem obecnej liczby serwerów i ich lokalizacji. Rysunek 4 Struktura usług katalogowych w Bibliotekach Strona 50 z 243

52 3. Systemy komunikacji elektronicznej Rozbudowa obecnej architektury pocztowej System poczty elektronicznej ( ) ma spełniać oczekiwania różnych grup użytkowników (wewnętrznych i zewnętrznych), biorących udział w procesach komunikacyjnych umożliwiając ochronę, zgodną z wymogami organizacji, dostęp do informacji z dowolnego miejsca oraz potrzebną działom IT wydajność operacyjną. System poczty ma dostarczać usługi pracy grupowej i poczty elektronicznej w oparciu o usługi katalogowe i integrować się w pełni z katalogiem UK, przechowując w nim zarówno dane konfiguracyjne usług jak i dane skrzynek pocztowych użytkowników. Organizacja serwera poczty ma objąć swoim zakresem cały las UK, w którym dokonana została instalacja serwera poczty (tryb forest wide). Oznacza to, że w środowisku jednego lasu z wieloma domenami istnieje tylko jednak organizacja serwera poczty, w której skrzynki mogą posiadać użytkownicy z wszystkich domen tego lasu. Proponowane jest zbudowanie jednolitej infrastruktury dostępu do usług pocztowych i pracy grupowej dla użytkowników systemu informatycznego. Serwer poczty może być użyty jako serwer przechowujący dane użytkowników i obsługujący ich zapytania, jak i do budowy platformy usług internetowych związanych z dostępem do poczty elektronicznej. Serwery poczty mogą pełnić dwie główne role: serwerów przechowujących dane użytkowników (mailbox server), serwerów usług internetowych. Serwery przechowujące dane użytkowników udostępniają dostęp do zasobów serwera poczty oraz wymianę informacji wewnątrz organizacji pomiędzy użytkownikami. Każdy z użytkowników posiada skrzynkę pocztową umiejscowioną na jednym z serwerów zawierających skrzynki pocztowe w organizacji poczty. Użytkownik posiada możliwość dostępu do swojej skrzynki niezależnie od lokalizacji w sieci organizacji. Użytkownicy będą wewnątrz sieci jednostki uzyskiwali dostęp do usług poczty korzystając z klienta usług i protokołu MAPI. System poczty dostarczy możliwości budowania rozwiązań w topologii frontend \ backend pozwalając na udostępnienie w sieci Internet usług dla użytkowników poczty oraz wymianę poczty elektronicznej z organizacjami zewnętrznymi. W przypadku sieci Biblioteki docelowo w sieci Internet i użytkownikom zdalnym mają zostać udostępnione dwie usługi: 1. Bramka SMTP jest elementem koniecznym, aby umożliwić wymianę poczty z siecią Internet. Bramka SMTP zbudowana zostanie w oparciu o serwery poczty pracujące w konfiguracji frontend. Serwery te nie utrzymują lokalnie zasobów skrzynek użytkowników, lecz pośredniczą w wymianie poczty pomiędzy organizacją wewnętrzną a siecią Internet. W celu zapewnienia ciągłości wymiany poczty sugerowane jest zbudowanie rozwiązania bramki internetowej w konfiguracji fail over. Jest to możliwe poprzez zrównoważenie obciążenia sieciowego dla dwóch serwerów poczty pracujących równocześnie lub poprzez Udostępnienie dwóch serwerów poczty niezależnie w sieci Internet i odpowiednią konfiguracje ustawień DNS dla domen obsługiwanych przez organizację. Strona 51 z 243

53 2. Dostęp do poczty poprzez WWW. Usługi dostarczą użytkownikom możliwość skorzystania z zasobów serwera poczty poprzez przeglądarkę Internetową. W celu zapewnienia takiego dostępu użytkownikom zaleca się instalację i konfigurację jako serwera dostępu przez WWW osobnego serwera w ramach zasobów informatycznych jednostki. 3. Ze względu na bezpieczeństwo oraz zapewnienie odpowiedniej funkcjonalności klientom usług poczty zaleca się udostępnienie użytkownikom serwera poczty dostępu do następujących usług spoza sieci jednostki: połączenia z serwerem poczty poprzez interfejs przeglądarki, połączenia z serwerem poczty z poziomu klienta (np. typu Outlook) poprzez RPC\HTTPS. W celu wymiany danych z serwerami poczty internetowej w sieci Internet zbudowana zostanie bramka SMTP oparta o dwa serwery poczty. Serwery te nie będą utrzymywały skrzynek użytkowników. W celu zapewnienia ochrony antywirusowej dla poczty elektronicznej zostanie zainstalowane oprogramowanie anty wirusowe na każdym serwerze poczty. Dodatkowo w przypadku poczty przychodzącej z sieci Internet poprzez protokół SMTP poczta zostanie przekazana poprzez dodatkowy serwer SMTP, na którym również zainstalowane zostanie oprogramowanie antywirusowe. W celu zapewnienia ochrony użytkowników serwera poczty przed niechcianą pocztą (spam) konieczne jest zastosowanie następujących mechanizmów: Inteligent Message Filtering (IMF): mechanizm pozwalający na filtrowanie niechcianej poczty przez serwer poczty na podstawie pobieranych, lub tworzonych przez użytkowników sygnatur wiadomości spam, SenderID: technologia pozwalająca na uwierzytelnienie źródła pochodzenia przesyłki elektronicznej. Poniżej przedstawiony został ogólny schemat usług systemu poczty, które zostaną zastosowane w ramach systemu informatycznego, wraz z zakładanym rozmieszczeniem serwerów poczty. Strona 52 z 243

54 Rysunek 5 Architektura wdrożenia poczty elektronicznej Sieć publiczna Internet DMZ SMTP Firewall Bramka internetowa frontend Dostępu Web front end SMTP SMTP połączenia wychodzące SMTP połączenia przychodzące Połączenia OWA Sieć wewnętrzna Serwer Poczty (backend) Kontroler domeny \GC 4. Wirtualizacja środowiska desktopowego (aplikacje) Wirtualizacja aplikacji dziedzinowych Zakłada się wirtualizację aplikacji dziedzinowych. Wirtualizacja aplikacji (ang. Application Virtualization) ta technologia izoluje od siebie aplikacje, dzięki czemu rozwiązuje problem zgodności różnych aplikacji, umożliwiając tym samym aplikacjom działanie razem, mimo że mogą wymagać tych samych zasobów systemu operacyjnego w różnych wersjach (np. różne wersje bibliotek DLL). Usprawnia to również proces testowania aplikacji, ponieważ nie musimy już sprawdzać, jak różne grupy aplikacji współpracują ze sobą, za każdym razem, kiedy jedną z aplikacji aktualizujemy. Zastosowanie tej technologii pozwala również na przechowywanie aplikacji centralnie i strumieniowanie ich do komputera PC w oparciu o aktualnie zalogowanego użytkownika. Ponadto całkowite usunięcie standardowo instalowanych aplikacji ze stacji roboczej pozwala na zmniejszenie ilości obrazów systemów operacyjnych dla różnych grup biznesowych. Wirtualizacja aplikacji pozwala na: 1. Możliwość uruchamiania wielu wersji tej samej aplikacji równolegle na pojedynczej maszynie bez konfliktów pozwala na znaczne zredukowanie złożoności, czasu i kosztów związanych z testowaniem i rozmieszczaniem nowych aplikacji. 2. Osoba odpowiedzialna posiada kontrolę nad środowiskiem, w którym uruchamiane są aplikacje, co ułatwia utrzymywanie pożądanego środowiska pulpitu. 3. Dzięki lepiej zarządzanym środowiskom pulpitu oraz mniejszej liczbie konfliktów (co wynika z uruchamiania aplikacji w kontrolowanym silosie), użytkownicy rzadziej są zmuszeni do korzystania z punktu pomocy technicznej. 4. Aplikacje nie są nigdy instalowane w systemie operacyjnym, co poprawia ogólne bezpieczeństwo systemu operacyjnego. Aplikacje są dostarczane jedynie dla autoryzowanych użytkowników, co zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi. A większość aplikacji jest wyświetlana w standardowym kontekście zabezpieczeń. Strona 53 z 243

55 5. Preferencje użytkowników (profil oraz inne ustawienia) są składowane w sieci, umożliwiając użytkownikom uzyskiwanie dostępu do własnych aplikacji, preferencji i formatów z dowolnego komputera PC. 6. Aplikacje są przekształcane w pliki danych, które mogą być przechowywane i replikowane podobnie jak wszelkie inne dane korporacyjne. Aplikacje i ich aktualizacje mogą być synchronizowane automatycznie między lokacjami aktywnymi a lokacjami Bulk Copy Program (BCP) przy użyciu zewnętrznych narzędzi, umożliwiając natychmiastowy dostęp do aplikacji w przypadku awarii. Wirtualizacja osobistego środowiska pracy. Zakłada się wirtualizację osobistego środowiska pracy. 5. Zarządzanie stacjami roboczymi W celu umożliwienia centralnego zarządzania środowiskiem pracy i usług użytkowników konieczne jest wdrożenie, w ramach całości systemu usług opartych o komponent umożliwiający automatyzację, instalacji oprogramowania i zarządzania nim. Komponent ten ma umożliwiać zarządzanie poprzez klienta instalowanego na stacjach roboczych systemami operacyjnymi i aplikacjami. Usługi systemu zarządzania oprogramowaniem mają pozwolić na: zarządzanie wdrażaniem aplikacji na stacjach roboczych klienta, poprzez wymuszaną instalację aplikacji, raportowanie zasobów, poprzez gromadzenie danych o zainstalowanych w systemach aplikacjach, zasobach sprzętowych stacji roboczych, zarządzanie poprawkami bezpieczeństwa, analizą systemów pod kątem aktualizacji bezpieczeństwa, odniesienie konfiguracji stacji roboczych do instalacji wzorcowej, dystrybucję i instalację poprawek, raportowanie stanu i zasobów stacji roboczych i serwerów. Wdrożenie usług pozwoli na: przeprowadzenie inwentaryzacji oprogramowania, przeprowadzenie inwentaryzacji sprzętu, kontrolę uruchamianych aplikacji, dystrybucję oprogramowania, analizę danych w oparciu o predefiniowane raporty. 6. Bezpieczeństwo środowiska Urządzenie brzegowe UTM Zakłada się wykorzystanie urządzenia brzegowego klasy UTM. Podstawowym zadaniem urządzenia brzegowego klasy Unified Threat Management (UTM) jest zapewnienie użytkownikom wewnątrz i na zewnątrz firmy bezpiecznego dostępu do Internetu, bez obawy o zawirusowanie komputera, włamanie do sieci firmowej czy uzyskanie dostępu do zakazanych treści. Strona 54 z 243

56 Rozwiązania tej klasy posiadają wiele poziomów ochrony: filtrowanie adresów URL, ochrona antywirusowa czy zapobieganie włamaniom. UTM pozwala na uwierzytelnianie użytkownika i weryfikację jego uprawnień dostępowych do zasobów Internetu. Lista niebezpiecznych stron jest na bieżąco aktualizowana w oparciu o bazę kategorii stron niebezpiecznych i zawierających niebezpieczne treści. UTM pozwala ponadto na monitorowanie i wnikliwą analizę codziennej aktywności użytkowników pod kątem wykorzystywanych przez nich zasobów Internetu. UTM wykorzystywany jest w scenariuszach zabezpieczenia zdalnego dostępu do serwerów poczty lub portali intranetowych, monitorowania aktywności użytkowników korzystających z Internetu lub w celu zestawienia połączeń VPN. Program antywirusowy Z uwagi na to, że każdego dnia pojawiają się nowego typu zagrożenia bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych wirusy, robaki, trojany, rootkity, ataki typu phishing czy exploity zeroday, wymaganym składnikiem systemu jest komponent bezpieczeństwa, który ma zminimalizować ryzyko infekcji systemu. Tego typu ataki związane z ochroną na zbyt niskim poziomie, są ciągle największą przyczyną strat danych lub nieupoważnionego dostępu do nich. Niewystarczająca ochrona jest spowodowana wykorzystaniem do zabezpieczeń krytycznych zasobów firmy oprogramowania zawierającego tylko jeden skaner antywirusowy. Jeśli skaner będzie nieaktywny, wirusy mogą rozprzestrzenić się po organizacji, szybko atakując każdy komputer chroniony przez ten sam wadliwy skaner. Kolejną przyczyną pojawiania się coraz większej liczby incydentów związanych z wniknięciem wirusa do sieci jest zbyt długi czas dostarczenia szczepionki antywirusowej do klienta. Skuteczne działanie system antywirusowy zawdzięcza szybkiemu dostarczaniu sygnatur antywirusów. Jednak czasy dostarczania szczepionek antywirusowych w przypadku różnych producentów oprogramowania różnią się i wynoszą do kilku minut, godzin czy nawet dni od momentu pojawienia się złośliwego oprogramowania. Wydłużony czas dostarczenia szczepionki zwiększa okres podatności na zagrożenia firmy zabezpieczonej tylko jednym rozwiązaniem. Ponadto dany producent raz może dostarczyć szczepionkę w kilka minut, a innym razem jako ostatni. Podniesienie poziomu bezpieczeństwa, wymagane w momencie pojawienia się bardziej zaawansowanych zagrożeń, może być osiągnięte poprzez zastosowanie kilku skanerów antywirusowych różnych producentów na jednej platformie i w jednym środowisku informatycznym. Proponowanym rozwiązaniem jest zastosowanie pakietu spełniającego te postulaty. Założeniem jest budowa jednolitego systemu ochrony przed wirusami i oprogramowaniem szpiegowskim, przeznaczonego do zastosowania na komputerach stacjonarnych, laptopach i serwerach, łatwego w zarządzaniu i kontroli. Zapewniając prostą administrację możliwą dzięki centralnemu zarządzaniu oraz wykrywanie zarówno zagrożeń, jak i słabości systemu, system antywirusowy ma wspomagać wydajną i skuteczną obronę sieci. Projektowane rozwiązanie składa się z dwóch elementów: pierwszym jest agent zabezpieczeń, instalowany na komputerach stacjonarnych, laptopach i serwerach, pozwalający zarówno na monitorowanie w czasie rzeczywistym, jak i planowane skanowanie w poszukiwaniu wirusów, oprogramowania szpiegowskiego i innych zagrożeń. Strona 55 z 243

57 Drugi element to centralny system zarządzania, pozwalający administratorom w prosty sposób zarządzać agentami zabezpieczeń, aktualizować je instalując najnowsze sygnatury, a także generować raporty i alerty dotyczące stanu zabezpieczeń. Wśród możliwości systemu jednolitej ochrony są: 1. Zintegrowane rozwiązanie ochrony przed wirusami i oprogramowaniem szpiegowskim w czasie rzeczywistym. System ma wykorzystywać platformę skanowania, dzięki której dostawcy zabezpieczeń stosować mogą technologię minifiltrów, skanujących w czasie rzeczywistym w poszukiwaniu złośliwego oprogramowania. Dzięki użyciu technologii minifiltrów, system ma wykrywać wirusy, oprogramowanie szpiegowskie i inne pliki przed ich uruchomieniem, dając dzięki temu wydajną ochronę przed wieloma zagrożeniami, a jednocześnie minimalizując zaangażowanie użytkownika końcowego. 2. Aparat ochrony przed złośliwym oprogramowaniem ma używać zaawansowanych technologii wykrywania, takich jak analiza statyczna, emulacja, heurystyka i tunelowanie w celu identyfikacji złośliwego oprogramowania i ochrony systemu. Ponieważ zagrożenia stają się coraz bardziej złożone, ważne jest, aby zapewnić nie tylko oczyszczenie systemu, ale również poprawne jego funkcjonowanie po usunięciu złośliwego oprogramowania. Aparat ochrony przed złośliwym oprogramowaniem w systemie ma zawierać zaawansowane technologie oczyszczania, pomagające przywrócić poprawny stan systemu po usunięciu złośliwego oprogramowania. 3. System ma pozwalać na uproszczoną administrację przy użyciu systemu centralnego zarządzania, dzięki czemu możliwa będzie wydajna ochrona przy użyciu jednej, prostej w obsłudze konsoli administracyjnej. 4. System ma umożliwiać zdefiniowanie jednej zasady konfigurującej technologie antyszpiegowskie, antywirusowe i technologie monitorowania stanu jednego lub wielu chronionych komputerów. Zasady obejmują również ustawienia poziomów alertów, które można konfigurować, aby określić rodzaje alertów i zdarzeń generowanych przez różne grupy chronionych komputerów oraz warunki ich zgłaszania. 5. Oprogramowanie agenta systemu ochrony powinno być instalowane, jako jeden pakiet kliencki, zawierający zarówno funkcje ochrony, jak i zarządzania. 6. System ochrony musi być zoptymalizowany pod kątem konfiguracji ustawień agenta zabezpieczeń przy użyciu Zasad Grupy usługi katalogowej oraz dystrybucji aktualizacji definicji. 7. Budowa środowiska pracy zdalnej Dostęp do poczty i komunikacji wielokanałowej Możliwość zdalnego dostępu do poczty elektronicznej, komunikacji wielokanałowej jest jednym z elementów elastycznego środowiska pracy. Zakłada się udostępnienie użytkownikom serwera poczty dostępu do następujących usług spoza sieci jednostki: połączenia z serwerem poczty poprzez interfejs przeglądarki, połączenia z serwerem poczty z poziomu klienta (np. typu Outlook) poprzez RPC\HTTPS. Strona 56 z 243

58 Funkcjonalność komunikacji wielokanałowej musi być dostępna niezależnie od tego gdzie użytkownik korzysta z komputera. Dostęp do tych usług nie może wymagać otwierania dodatkowych portów na firewall w sieci, w której pracuje użytkownik. Grupa robocza Oddzielnym problemem jest zdefiniowanie i wdrożenie bezpieczeństwa stacji roboczej, co wymaga uwzględnienia kilku obszarów: 1. Informacje zawsze bezpieczne zaszyfrowane, niedostępne dla osób niepowołanych, zabezpieczone przed dostępem po kradzieży lub zgubieniu, przesyłane bezpiecznymi kanałami komunikacji poprzez: szyfrowanie danych na każdym poziomie dysku twardego, plików, dokumentów, kanałów komunikacji, uniemożliwienie kopiowania informacji na zewnątrz za pomocą nośników zewnętrznych lub poprzez witryny internetowe, przechowywanie danych na serwerach dane nigdy nie znajdują się na stacjach roboczych pracowników, zabezpieczenie, zaszyfrowanie i archiwizację danych. 2. Kontrola platformy system i aplikacje znana, zdefiniowana i kontrolowana platforma systemu operacyjnego, ochrona przed niepowołanym dostępem, ochrona przed kradzieżą, odpowiednio dobrane i skonfigurowane aplikacje, stała kontrola i zarządzanie stacją niezależnie od tego, czy znajduje się ona wewnątrz lub zewnątrz sieci, gwarancja bezpieczeństwa danych przy złomowaniu, jak też dopuszczanie do komunikacji w środowisku tylko tych stacji, które spełniają wymogi bezpieczeństwa w konfiguracji. 3. Kontrola uprawnień i aktywności użytkownika użytkownik ma odgórnie zdefiniowane uprawnienia, jego aktywność jest kontrolowana i audytowana w czasie rzeczywistym. 4. Kontrola środowiska obszar ten obejmuje kontrolę notebooka poza siecią firmy, wykorzystanie komputera w sejfie dostępnego tylko zdalnie przez bezpieczne kanały komunikacji, rozdzielenie komputera do pracy biurowej z komputerem do pracy z informacjami niejawnymi, jak także możliwość wykorzystania bezpiecznego korzystania z komputera z kafejki internetowej, w dowolnej lokalizacji na świecie 5. Automatyczne zestawianie połączenia z siecią Biblioteki. Użytkownicy mobilni mają dostęp do wszystkich zasobów sieci firmowej bez konieczności zestawiania połączenia VPN. Ponadto administratorzy mogą zarządzać takimi komputerami zdalnie, nawet jeśli użytkownik nie jest aktualnie zalogowany. Dzięki temu mobilny użytkownik będzie miał zawsze aktualne oprogramowanie, nawet jeśli nigdy nie pojawi się w siedzibie firmy. Ad. Zadanie 4 (o którym mowa w rozdziale 5.4 Zadania planowane do realizacji w ramach Projektu oraz wartość Projektu) Projekt i budowa Bibliotecznego Data Center typu Chmura z usługą IaaS i SaaS oraz rozbudowa obecnej infrastruktury technicznej bibliotek. Zadanie jest podzielone na 2 etapy. Etap 1. Serwer topologia wirtualnych serwerów arch. SAN. Etap 2. Rozbudowa obecnej infrastruktury technicznej Bibliotek. Strona 57 z 243

59 Etap 1. SAN jest rozwiązaniem, w którym głównym elementem składowym jest przełącznik za pośrednictwem którego serwery uzyskują dostęp do pamięci masowych. Sieć SAN można zbudować z wykorzystaniem protokołu Fibre Channel (FC SAN), Serial Attached SCSI (SAS) lub iscsi (IP SAN). Wszystkie elementy składowe takie jak serwery czy pamięci masowe są podłączone za pośrednictwem przełącznika lub przełączników. Dzięki centralizacji oraz wielu ścieżkom dostępu do danych otrzymujemy rozwiązanie wysoce niezawodne oraz niezwykle wydajne, przy jednoczesnej możliwości kompleksowego zarządzania całą infrastrukturą. Ze względu na pełną modułowość, sieć SAN jest efektywnie skalowalna. Rozwiązanie SAN można stosować w przypadku, gdy chcemy zbudować infrastrukturę, w której krytycznymi parametrami są niezawodność oraz wydajność, bez ograniczeń związanych z liczbą zainstalowanych serwerów oraz pamięci masowych, z możliwością efektywnej rozbudowy. Rysunek 6 Architektura wdrożenia SAN 1. Budowa centrum przetwarzania danych oparta o architekturę SAN 1.1. Wirtualizacja Wirtualizacja serwerów (ang. Server Virtualization) technologia ta umożliwia wielu aplikacjom działanie na wielu systemach operacyjnych uruchomionych na tym samym fizycznym serwerze z wykorzystaniem wolnej mocy. Dzięki temu można w pełni wykorzystać moc obliczeniową i zasobową serwerów, stawiając kolejne maszyny wirtualne na jednym fizycznym serwerze zamiast kupować kolejne serwery fizyczne. Dodatkową zaletą jest też szybsze dostarczenie usług dla biznesu w ciągu bardzo krótkiego czasu tworzenia nowego wirtualnego systemu operacyjnego gotowego do pracy. Ponadto podstawowe zadania konserwacyjne związane z serwerami są znacznie uproszczone i przyśpieszone. Budowa środowiska wirtualizacyjnego w Bibliotekach zakłada wykorzystanie serwera wirtualizacyjnego umieszczonego w centrum danych zlokalizowanym w siedzibie Biblioteki w Warszawie. Strona 58 z 243

60 1.2. Zarządzanie i monitorowanie Zarządzanie środowiskiem IT i zasobami staje się kluczowym zadaniem w organizacjach, których działanie jest uzależnione od sprawnej pracy systemów teleinformatycznych. W przypadku współistnienia wielu systemów, bez mechanizmów monitorowania i zarządzania administrator nie jest w stanie zapanować nad wszystkimi zdarzeniami warunkującymi dostępność usług i zapewnić SLA swoim klientom. Gdy aplikacja niezbędna dla działania konkretnego procesu napotyka na problem, przestaje działać w skomplikowanej, heterogenicznej i rozproszonej terytorialnie infrastrukturze, jej przywracanie może zająć działowi IT nawet cały dzień. W tym czasie pracownicy nie mogą realizować swoich zadań, co powoduje wymierne straty finansowe oraz drastyczne obniżenie zaufania klientów. Jedynym wyjściem jest zastosowanie proaktywnego podejścia, które pozwoli na wyeliminowanie komplikacji, zanim staną się one odczuwalne dla użytkowników. Doświadczenia firm komercyjnych wskazują, że inwestycja w oprogramowanie zarządzające i monitorujące może się zwrócić nawet w okresie kilku dni. Podstawowe zadania takiego oprogramowania to: skalowalna platforma do monitorowania działania systemu na serwerach i stacjach roboczych, monitorowanie punktów końcowych np. magazynu czy łączności sieciowej, zarządzanie konfiguracjami, inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania, skonsolidowane i konfigurowalne raportowanie, możliwość konfigurowania i filtrowania alertów i automatyzacja czynności przez nie generowanych, wsparcie i automatyzacja wdrożeń masowych oraz wdrażania poprawek, ujednolicona administracja maszynami wirtualnymi, tworzenie i przywracanie kopii zapasowych w skali całej organizacji. Podsystem monitorowania Podsystem monitorowania będzie pozwalał w sieci Biblioteki na monitorowanie: podstawowych funkcji systemów operacyjnych, usług UK, usług DFS (Distributed File System), FRS (File Replication Service), usług poczty elektronicznej, usług serwera zarządzania aplikacjami, usług sieciowych DNS (Domain Name System), DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol), WINS (Windows Internet Naming Service), usług wydruku, usług podsystemu dostępowego. Podsystem monitorowania musi mieć również możliwość przechowywania danych historycznych i prezentowania raportów w oparciu o standardowe mechaniczny podsystemu raportowania. Strona 59 z 243

61 W celu realizacji tego zadania w centralnej części systemu będzie umiejscowiony serwer monitorujący wraz z bazą danych na potrzeby usług monitorowania. Na wszystkich serwerach pracujących w ramach sieci w organizacji zainstalowane i skonfigurowane zostaną odpowiednie pakiety zarządzające. Architektura usług takiego podsystemu składa się z następujących elementów: serwer zarządzający, odpowiedzialny za zbieranie informacji od agentów i przekazywanie ich do bazy danych, aplikacje zarządzające typu agent, pracujący na serwerach zarządzanych, odpowiedzialne za zbieranie danych i przekazywanie ich do serwera zarządzającego, bazy danych systemu monitorującego, interfejsu konsoli użytkownika / administratora, usług raportujących. Elementy te, oraz logiczne połączenie pomiędzy nimi tworzą grupę zarządzającą (management group). W ramach usług podsystemu monitorującego dla całego systemu proponowane jest następujące rozwiązanie: utworzenie pojedynczej grupy zarządzającej, instalacje w centralnej części systemu serwera monitorującego wraz z serwerem bazy danych zbierającym dane oraz dostarczającym usługę raportowania, instalacje na serwerach usług działających w ramach infrastruktury systemu agentów zarządzających Bezpieczeństwo danych Przy wdrażaniu nowych systemów informatycznych trzeba zapewnić bezpieczeństwo przechowywanych informacji zgromadzonych zarówno w bazach danych, na portalach, w poczcie elektronicznej i innych. Koniecznym jest, więc zbudowanie systemu do tworzenia kopii zapasowych (backup). Etap Ewentualne zakupy uzupełniające sprzętu komputerowego (wynik prac analitycznych). 2. Uzupełnienie zestawu licencji i subskrypcji dla pracowników pracujących w bibliotekach w ramach istniejącej umowy licencyjnej, 3. Zakup dodatkowych licencji i subskrypcji pozwalających na budowę nowych usług, 4. Wykonanie usług wdrożeniowych. Ad. Zadanie 3 (o którym mowa w rozdziale 5.4 Zadania planowane do realizacji w ramach Projektu oraz wartość Projektu) Projekt i budowa sieci WAN (z ang. Wide Area Network, rozległa sieć komputerowa) w architekturze IP VPN MPLS ang. (IP Virtual Private Network MultiProtocol Label Switching) Etap 1. WAN topologia w architekturze IP VPN MPLS ang. (IP Virtual Private Network MultiProtocol Label Switching). Strona 60 z 243

62 VPN MPLS to usługa transmisji danych, dedykowana do połączenia oddalonych od siebie sieci lokalnych Jednostek w jedną sieć korporacyjną. Usługa wykorzystuje zalety protokołu IP, który jest powszechnie stosowany we współczesnym świecie telekomunikacyjnym. Rozwiązanie IP/MPLS Zaletą rozwiązania IP/MPLS jest elastyczność i bezpieczeństwo. Prostota przyłączenia wszystkich sieci LAN do struktury sieci WAN i możliwość zdefiniowania priorytetu dla różnego rodzaju aplikacji korzystających z VPN, pozwala w efektywny sposób przesyłać w jednej sieci korporacyjnej: głos, dane i wideo z najwyższą jakością. Rysunek 7 Architektura wdrożenia IP VPN MPLS DC Węzeł I. Internet DCWęzeł II. Chmura komercyjna poza projektem: IaaS, PaaS Saas, BaaS Sieć Lok. Sieć DMZ Serwery Węzeł III. Kijowska Sieć Lok. Biblioteki ( 1 6) Sieć lokalna Sieć DMZ IP VPN MPLS Serwery SME Węzeł III a. Mycielskiego Sieć Lok. Sieć DMZ Serwery Filie Bibliotek (1 30) Sieć lokalna Mb 1 Gb 1 Gb Łącze internetowe Min. 100 Mb Łącze VPN MPLS Łącze link Eth. Łącze link Eth. bezpieczeństwa 1. Struktura fizyczna sieci Wszystkie lokalizacje bibliotek zostaną dołączone do sieci IP/MPLS z wykorzystaniem symetrycznych łączy dostępowych o gwarantowanych przepustowościach. Dodatkowo gwarancja pasma obejmie całą sieć VPN (endtoend). Poszczególne lokalizacje będą dołączane do najbliższych im geograficznie węzłów sieci szkieletowej Operatora, co pozwoli wykorzystać wszystkie dostępne mechanizmy technologii MPLS (MultiProtocol Label Switching). Łącza dostępowe do poszczególnych lokalizacji będą realizowane w zależności od warunków geograficznych z zastosowaniem następujących technologii: łącza kablowe (miedziane lub światłowodowe), (opcja) łącza radiowe, pracujące w paśmie koncesjonowanym, zarezerwowanym do wykorzystania przez Operatora. Strona 61 z 243

63 2. Topologia logiczna sieci Sieć VPN zostanie skonfigurowana w topologii każdyzkażdym (fullmesh). Taka konfiguracja sieci umożliwia bezpośrednią komunikację pomiędzy jednostkami organizacyjnymi bez konieczności przesyłania ruchu przez lokalizację centralną (lub inną lokalizację pośrednią). Dzięki temu dane łącze jest obciążane wyłącznie ruchem generowanym przez daną jednostkę (nie występuje zjawisko obciążania łącza ruchem generowanym przez inne lokalizacje, co jest spotykane przy topologii Hub&Spoke). Istotną zaletą topologii każdyzkażdym jest również to, że w przypadku awarii centrali bądź jakiejkolwiek innej z placówek pozostałe mogą komunikować się między sobą bez problemów. 3. Protokoły warstwy trzeciej modelu OSI We wszystkich lokalizacjach, pomiędzy routerem CE (brzeg sieci Bibliotek) i routerem PE (brzeg sieci IP/MPLS) zostanie uruchomiony protokół routingu dynamicznego BGP. 4. Adresacja w sieci Bibliotek Biblioteki mogą nie dopuścić zmian adresacji sieci LAN w swoich lokalizacjach. Dlatego w sieciach LAN pozostaje ona bez zmian. Na rzecz adresacji połączeniowej (sieć połączeniowa) pomiędzy routerem PE i routerem CE adresacja zostanie zaproponowana przez Biblioteki. 5. Mechanizmy QoS w sieci VPN Operator wykona realizację sieci VPN na bazie usługi VPN z zapewnieniem transmisji w czterech klasach ruchowych: klasa ruchowa VoIP na potrzeby transmisji głosowych w czasie rzeczywistym, klasa ruchowa Wideo gwarantuje pasmo przeznaczone na potrzeby transmisji wideokonferencyjnej, klasa ruchowa Business na potrzeby aplikacji o charakterze biznesowym, klasa ruchowa BestEffort na potrzeby pozostałych aplikacji (wymiana poczty , wymiana plików, transmisja treści Internetu do poszczególnych lokalizacji połączonych siecią VPN, itp.). W zależności od zdefiniowanych wspólnie z Bibliotekami wymagań, ustalane są proporcje pomiędzy poszczególnymi klasami ruchowymi. Procentowy udział poszczególnych klas ruchowych w obrębie dostarczonego pasma na podstawie ustaleń z Bibliotekami np. określony został następująco: klasa ruchowa VoIP 15%, klasa ruchowa Wideo 30%, klasa ruchowa Business 25%, klasa ruchowa Best Effort 30%. Podane powyżej wartości procentowe dla poszczególnych rodzajów ruchu mogą być modyfikowane pod kątem dopasowania do rzeczywistych wymagań. Strona 62 z 243

64 6. Dostęp do Internetu dla całej sieci VPN Operator w ramach niniejszego projektu powinien zapewnić wysokiej jakości dostęp do zasobów światowego i krajowego Internetu. VPN zrealizowany na bazie sieci MPLS daje możliwość efektywnego zarządzania zasobami internetowymi oraz pozwala na dystrybucję ruchu internetowego wewnątrz VPNa. Umożliwia to dostęp do zasobów internetowych wszystkim (lub wskazanym) użytkownikom sieci VPN. Ruch internetowy będzie rozgłaszany w ramach sieci VPN w klasie ruchowej Best Effort taka klasyfikacja nie pozwoli na całkowite wysycenie połączeń sieciowych ruchem internetowym, co mogłoby spowodować zakłócenia w pracy innych usług. Na potrzeby usługi dostępu do Internetu Operator zagwarantuje łącze symetryczne z możliwością zwiększenia przepustowości w przyszłości. Na łączu do sieci Internet dostarczonym przez Operatora może pracować protokół statyczny routingu lub protokół BGPv4. Usługa dostępu do Internetu będzie realizowana z wykorzystaniem dedykowanego routera CE zlokalizowanego w lokalizacji bibliotek. 7. Sprzęt do budowy sieci VPN Dostawa i utrzymanie routerów CE Operator w ramach realizacji sieci VPN dostarczy i będzie utrzymywał (serwisował) dostarczone routery CE. Routery dostarczone przez Operatora będą miały możliwość wyposażenia w dodatkowe interfejsy WAN. Konfiguracja i zarządzanie routerów CE Konfiguracja routerów CE zostanie przeprowadzona przez administratorów operatora przy współudziale administratorów Bibliotek. Routery CE w poszczególnych lokalizacjach Bibliotek po uruchomieniu i przetestowaniu sieci VPN będą zarządzane przez administratorów Operatora, przy czym administratorzy Bibliotek otrzymają dostęp online do podglądu konfiguracji w trybie tylkodoodczytu. Należy podkreślić, że zarządzanie routerami przez Operatora pozwoli na stałe monitorowanie jakości usługi i podjęcie natychmiastowych działań naprawczych w przypadku ewentualnych awarii. 8. Monitorowanie sieci VPN Biblioteka otrzyma możliwość monitorowania swojej sieci VPN za pośrednictwem portalu WWW, z dostępem do statystyk wydajnościowych i jakościowych. Strona 63 z 243

65 9. Gwarancje SLA Jakość usługi VPN gwarantowana jest w umowie SLA (Service Level Agreement), która stanowi standardowy załącznik do każdej umowy. SLA zawiera gwarancje zarówno parametrów niezawodnościowych (miesięczna dostępność i czas usuwania awarii), które związane są z dostępem do usługi jak i parametrów jakościowych (opóźnienie, zmienność opóźnienia i utrata pakietów) mających bezpośredni wpływ na poprawne funkcjonowanie poszczególnych aplikacji Bibliotek. Przekroczenie parametrów, które są gwarantowane w SLA, skutkuje wypłatą bonifikat dla Bibliotek. Gwarantowane przykładowe parametry w sieci VPN to: gwarancja pasma: 100% dostępnego pasma, gwarancja dostępności usługi: nie mniej niż 99,7%, czas reakcji na awarię: nie dłużej niż 20 minut, czas usunięcia awarii: nie dłużej niż 12 godzin, opóźnienie pakietów dla ruchu Business: nie więcej niż 70ms, utrata pakietów dla ruchu Business: nie więcej niż 0,2%, opóźnienie pakietów dla ruchu VoIP: nie więcej niż 50ms, utrata pakietów dla ruchu VoIP: nie więcej niż 0,1%, zmienność opóźnienia pakietów dla ruchu VoIP: nie więcej niż 20ms. 10. Korzyści dla bibliotek wynikające z wdrożenia usługi VPN MPLS Wymienione poniżej elementy wchodzące w skład projektu usługi VPN, mają bezpośredni wpływ na korzyści biznesowe zarówno w odniesieniu do aspektów ekonomicznych, jak też elementów usprawniających procesy związane z przepływem informacji wewnątrz Bibliotek. W szczególności dotyczy to: integracji oraz prostoty rozwiązania w pełni zarządzana oraz jednorodna platforma transmisyjna umożliwiająca przenoszenie ruchu zarówno wrażliwego na opóźnienia (głos, multimedia) jak i tradycyjnego (dane komputerowe), skoncentrowania się na podstawowej działalności firmy dzięki usłudze VPN MPLS, Biblioteki nie muszą już dbać o sferę, która nie leży w ich podstawowych kompetencjach. Cały wysiłek biznesowy może być skoncentrowany na realizacji własnych głównych celów biznesowych, elastyczności dzięki prostej konfiguracji oraz łatwości rekonfiguracji sieci operatora, istnieje możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby Bibliotek, bezpieczeństwa rozwiązanie oparte na technologii MPLS daje bezpieczeństwo transmisji na tym samym poziomie co rozwiązania oparte o sieci Frame Relay czy też ATM; powstała w ten sposób sieć prywatna Bibliotek zabezpieczona jest przed możliwością jakiegokolwiek dostępu osób trzecich, Strona 64 z 243

66 gwarancji jakości dzięki włączeniu do projektu umowy SLA Biblioteki mają gwarancję, że w sytuacji wystąpienia awarii operator ponosi odpowiedzialność finansową, efektywnego zarządzania pasmem podział ruchu na różne klasy usługi (QoS) oraz przyznanie im odpowiedniej ważności w sieci Operatora daje dodatkową gwarancję, że dane kluczowe dla Bibliotek będą traktowane z wyższym priorytetem. Etap 2. Projekt i budowa sieci DNS Wprowadzenie DNS to odwzorowywanie adresów z jednej postaci w drugą. Zadanie to wykonuje system DNS (ang. Domain Name System). Usługa DNS operuje w warstwie aplikacji modelu OSI. Model systemu Nazwa komputera musi mieć specjalną postać, by można było ją odwzorować w adres IP. Postać ta wynika z przyjętego w systemie DNS modelu, zgodnego z ogólnym modelem klientserwer. Elementami modelu DNS są: domena, serwer DNS oraz klient. Ilustrację modelu DNS zawiera rysunek poniżej. Rysunek 8 Architektura podstawowa DNS Przestrzeń nazw domenowych w systemie DNS rozpięta jest na strukturze drzewa. Jego korzeń tworzy domena. Dalej, hierarchicznie znajdują się domeny najwyższego poziomu (ang. TLD, top level domain), np. com, org czy domeny krajowe. Każda domena ze swoimi ewentualnymi poddomenami tworzy tzw. strefę DNS (ang. DNS zone), która jest zarządzana przez jakąś organizację. W ten sposób, zarządzanie całą przestrzenią nazw wydelegowane jest do wielu organizacji. Wg. powyższego modelu biblioteki zostaną umieszczone w strukturze nazw mazovia.pl, co przedstawia poniższy rysunek. Strona 65 z 243

67 Rysunek 9 Architektura wdrożenia DNS Powyższe analizy wskazują na zgodność Projektu z kryteriami wyboru operacji finansowych przyjętymi przez Komitet Monitorujący. Strona 66 z 243

68 4. Definicja celów Projektu W skali kraju województwo przoduje co do liczby instytucji kultury, jednakże podmioty te świadczą eusługi w nieznacznym stopniu, a 10,58% z nich (z wyłączeniem bibliotek) nie posiada nawet swojej strony internetowej. W 71,4% bibliotek czytelnicy mogą rezerwować książki online. Dużo gorzej przedstawia się udostępnianie usług elektronicznych w zakresie działań dydaktycznych prowadzonych przez biblioteki pedagogiczne, które są prowadzone tradycyjnie, czasami na poziomie 1 lub 2 dojrzałości usług. Z perspektywy Czytelników odbiorców usług publicznych, informatyzacja procesów wewnętrznych bibliotek przyspieszy obieg dokumentów związany z załatwianiem spraw w procesach dydaktycznych bibliotek, a także ułatwi dostęp Czytelników (w tym na odległość) do potrzebnej informacji na każdym etapie realizowania spraw. Zostanie również zrealizowana zasada ponownego wykorzystywania informacji oraz wykorzystywania danych z innych usług lub publicznych dydaktycznych rejestrów bibliotecznych. 4.1 Cele Projektu Celem strategicznym Projektu jest wsparcie inteligentnego, zrównoważonego rozwoju zwiększającego spójność społeczną i terytorialną przy wykorzystaniu potencjału mazowieckich bibliotek, przez rozwój usług elektronicznych regionu oparty na innowacyjności. Realizacja tego celu odbywać się będzie poprzez udostępnienie i rozwój eusług dla Czytelników publicznych bibliotek pedagogicznych oraz zwiększanie dostępu do technologii ICT. Celem strategicznym jest uruchomienie usług elektronicznych na 3 i 4 poziomie dojrzałości, o których mowa w 2.9 Planowane eusługi. Zidentyfikowane cele bezpośrednie, jak i pośrednie zostały określone w oparciu o analizy przedstawione w niniejszym studium, biorące pod uwagę stan informatyzacji bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego, stan informatyzacji i dostępu do technologii ITC mieszkańców województwa mazowieckiego, analizę potrzeb respondentów ankiety województwa mazowieckiego, szczegółowo opisane w rozdziale6.6 Analiza potrzeb interesariuszy, analizę wykorzystania stron internetowych udostępnianych przez biblioteki pedagogiczne opisane w rozdziale 10 Analizy specyficzne dla danego rodzaju projektu/sektora oraz analizę polskich i europejskich dokumentów strategicznych wymienionych w części niniejszego studium zatytułowanej Cele Projektu na tle obowiązujących strategii i aktów prawnych. Na podstawie ww. analiz zaproponowano opracowanie usług na 3 i 4 stopniu dojrzałości związanych z możliwością załatwiania spraw dotyczących zadań dydaktycznych bibliotek pedagogicznych oraz ujednolicone podejście do ich udostępniania. Cele bezpośrednie projektu zakładają ustandaryzowanie tych usług, ułatwienie korzystania z dotychczas niezinformatyzowanych procesów (lub zinformatyzowanych w niewielkim stopniu), zmniejszenie czasu na ich realizację oraz udogodnienia dla Czytelników w postaci możliwości korzystania z Portalu wszystkich publicznych bibliotek pedagogicznych. Ponadto, w celu łatwego dostępu do usług oraz innych informacji publikowanych w Internecie przez biblioteki pedagogiczne, zostaną zestandaryzowane strony wszystkich bibliotek oraz ich filii, umożliwiając Czytelnikom sprawne poruszenie się zarówno po tych stronach, jak i po głównej platformie integrującej usługi (Portalu) i informacje wszystkich publicznych bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego. Zgodnie z badaniami dotychczasowych użytkowników stron internetowych dostępnych w poszczególnych bibliotekach pedagogicznych województwa mazowieckiego, zostaną wykorzystane najlepsze praktyki budowy tych stron, wysoko ocenione przez Czytelników. Strona 67 z 243

69 Cele bezpośrednie Projektu to: uruchomienie Portalu publicznych bibliotek pedagogicznych i ich filii, umożliwiającego elektroniczny dostęp do działań tych bibliotek w zakresie prowadzonych zadań dydaktycznych, ujednolicenie indywidulanych stron publicznych bibliotek pedagogicznych i ich filii pod względem funkcjonalności, dostępności, czytelności, układu, uruchomienie elektronicznych usług na poziomie 3 i 4 umożliwiających realizację spraw w zakresie zadań dydaktycznych prowadzonych przez biblioteki pedagogiczne, zapewnienie interoperacyjności systemów teleinformatycznych używanych przez biblioteki pedagogiczne i ich filie, poprzez opracowanie i wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych z zakresu elektronicznej obsługi Czytelników korzystających z zajęć dydaktycznych prowadzonych przez biblioteki, niezbędne w celu osiągnięcia elektronicznej realizacji usług na 3 i 4 poziomie dojrzałości, w tym przez urządzenia mobilne, skierowanych do Czytelników oraz stworzenia warunków dla ich niezakłóconego, zharmonizowanego działania, podniesienie sprawności bibliotek w zakresie świadczenia elektronicznych usług. W wyniku Projektu zostanie wdrożonych co najmniej 10 usług świadczonych drogą elektroniczną. W ramach Projektu zostaną wdrożone 4 usługi na poziomie 4 oraz 6 usług na poziomie 3. Zapewniona zostanie interoperacyjność systemów stanowiących backoffice dla udostępnionych usług i Portalu Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych, który przeznczony będzie głównie dla nauczycieli i studentów przygotowujących się do pracy nauczyciela oraz innych zainteresowanych. Co najmniej 6 bibliotek lub ich filii świadczyć będzie usługi elektroniczne na poziomie 3 lub 4. Cele pośrednie Projektu to: 1) wzrost konkurencyjności regionu oraz przeciwdziałanie dysproporcjom regionalnym poprzez: o rozwój działalności opartej na wiedzy i innowacji, o poprawę funkcjonowania i sprawności bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego i optymalizację kosztów utrzymania tych jednostek poprzez: podniesienie na wyższy poziom standaryzacji, jednolitości i harmonijności rozwiązań w zakresie eusług związanych z działalnością dydaktyczną bibliotek, a w konsekwencji automatyzacja części procesów zarządzania oraz wytwarzania dokumentów, wdrożenie standardowych jednolitych mechanizmów, opartych na technologii teleinformatycznej, umożliwiających wymianę informacji, gromadzonej na różnych poziomach działań bibliotecznych; 2) zwiększenie efektywności wykorzystania zasobów informacyjnych udostępnianych przez biblioteki pedagogiczne; 3) zwiększenie dostępności, stopnia wykorzystania i jakości technologii informacyjnych i komunikacyjnych (TIK); 4) usprawnienie obsługi Czytelników poprzez: o umożliwienie im korzystania z usług związanych z działalnością dydaktyczną, świadczonych przez biblioteki drogą elektroniczną, Strona 68 z 243

70 o zapewnienie dostępu do danych zawartych w publicznych dydaktycznych rejestrach bibliotecznych i innych zbiorach prowadzonych przez biblioteki na szczeblu filii, bibliotek i wojewódzkim; 5) zapewnienie uproszczeń administracyjnych dla usług związanych z działalnością dydaktyczną, które realizowane są przez biblioteki na rzecz obywateli, przedsiębiorstw oraz instytucji i zmniejszenie kosztów oraz skrócenie czasu realizacji usługi po stronie Czytelników. Schemat 1 Drzewo celów Osiągnięcie spójności terytorialnej, rozumianej jako zmniejszenie dysproporcji rozwoju w regionie oraz wzrost znaczenia Obszaru Metropolitalnego Warszawy w Europie Udostępnienie informacji publicznej Rozwój eusług związanych z działalnością dydaktyczną dla Czytelników Poprawa funkcjonowania bibliotek pedagogicznych Zapwnienie dostępu do daych zawartych w dydaktycznych rejestrach bibliotecznych Zwiększenie efektywności wykorzystnia zasobów informacyjnych bibliotek Zapewnienie interoperacyjności systemów teleinformatycznych Wyżej wymienione cele są ze sobą ściśle powiązane. Ich realizacja pozwoli na udostępnienie Czytelnikom oraz pracownikom bibliotek pedagogicznych w pełni sprawnego i kompletnego narzędzia umożlwiającego realizację zadań związanych z działalnością dydaktyczną bibliotek, począwszy od udostępnienia zestandaryzowanych informacji i usług elektronicznych Czytelnikom, poprzez możliwość realizacji tych usług przez Czytelników, obsługę procesów rozpoczętych eusługami w systemach backoffice przez pracowników bibliotek, aż do zakończenia procesów w bibliotece i przekazania Czytelnikom informacji, dokumentów, czy innych produktów również online. Projekt jest tak zaplanowany, aby w ramach jego realizacji zostały osiągnięte wszystkie cele, bez konieczności angażowania dodatkowych środków finansowych. Realizacja wyżej przedstawionych celów Projektu pozwoli osiągnąć również szereg korzyści społeczno gospodarczych, do których należą m.in.: 1) większa dostępność Czytelników do usług oferowanych przez biblioteki pedagogiczne w zakresie zadań dydaktycznych; 2) szybsza możliwość wyszukania i przeglądania usług oraz informacji oferowanych przez biblioteki pedagogiczne; 3) szybsza realizacja spraw związanych z działalnością dydaktyczną bibliotek; a. brak konieczności bezpośredniego stawiennictwa Czytelnika w bibliotece, w celu realizacji lub przygotowania działań dydaktycznych; Strona 69 z 243

71 b. brak konieczności wypisywania ręcznie różnych formularzy przez Czytelników; c. brak konieczności spisywania danych Czytelników ręcznie przez pracowników biblioteki, a także ręcznego przetwarzania tych danych; 4) dostępność do wybranych usług świadczonych przez biblioteki przez 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu co będzie oznaczało dla Czytelników większą różnorodność sposobów dostarczania informacji oraz ich lepszą jakość. Będzie się również wiązać z dużą elastycznością zarówno w wyborze miejsca, jak i pory dnia załatwiania spraw; 5) dostępność informacji i usług dla osób z niepełnosprawnościami; 6) mniejsze zaangażowanie pracowników bibliotek w proces składania wniosków w formie papierowej, czyli zarazem mniejsze jednostkowe koszty stałe obsługi jednej usługi oraz koszty zmienne związane np. z wysyłką dokumentów; 7) mniejsze zaangażowanie pracowników bibliotek w proces zbierania i przetwarzania danych Czytelników oraz w przygotowanie dokumentów związanych z realizowanymi sprawami. 4.2 Cele Projektu na tle obowiązujących strategii i aktów prawnych Województwo mazowieckie jest regionem, który pod względem swojego obszaru, ludności, potencjału gospodarczego i zasobów środowiska przyrodniczego należy do największych w Unii Europejskiej. Dokumenty strategiczne regionu definiują szereg zadań stojących przed władzami samorządowymi, w tym rozwój społeczeństwa informacyjnego. Dlatego też władze województwa zdecydowały się podjąć działania wspierające rozwój usług z różnych obszarów w sposób zapewniający standaryzację/jednolitość narzędzi i obsługi elektronicznej (eusług). W celu zidentyfikowania obszaru oddziaływania Projektu i logiki jego interwencji należy przedmiotową inwestycję rozpatrywać na tle określonym w dokumentach strategicznych celów. Województwo mazowieckie to największe województwo w Polsce, o największym wkładzie w tworzenie polskiego PKB. Jego cechą jest zróżnicowanie przestrzenne rozwoju gospodarczego. Zgodnie z klasyfikacją Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju, Mazowsze zostało uznane za najbardziej zróżnicowany wewnętrznie region w Europie (drugi po Londynie). W województwie znajduje się 105 z 500 najbiedniejszych gmin w Polsce. Celem Województwa Mazowieckiego określonym w Strategii rozwoju województwa mazowieckiego do 2030 roku Innowacyjne Mazowsze z dnia 28 października 2013 r. jest osiągnięcie spójności terytorialnej, rozumianej jako zmniejszenie dysproporcji rozwoju w regionie oraz wzrost znaczenia Obszaru Metropolitalnego Warszawy w Europie. Działania w zakresie cyfryzacji i informatyzacji regionu wpisują się w szerszy kontekst Europejski Europa 2020 oraz działania na szczeblu krajowym wyrażone w Długookresowej Strategii Rozwoju Kraju, Polska 2030, Trzecia faza nowoczesności oraz w Programie zintegrowanej informatyzacji Państwa. Działania podjęte w Projekcie są komplementarne z Pryncypiami architektury korporacyjnej podmiotów publicznych opracowanymi przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w 2015 r. Cyfryzacja i informatyzacja regionu jest jednym z działań, które przyczyniają się do wzrostu konkurencyjności i zmniejszenia dysproporcji rozwoju w województwie. Strona 70 z 243

72 Projekt jest zgodny z dokumentami strategicznymi na poziomie europejskim i krajowym oraz regionalnym. Poniżej zostały opisane najważniejsze dokumenty strategiczne z zakresu polityki informatyzacji kraju oraz rozwoju społeczeństwa informacyjnego, jak również dokumenty strategiczne, określające kierunki rozwoju województwa mazowieckiego. Krajowe Programy Reform (KPR) są najważniejszym narzędziem realizacji na poziomie państw członkowskich unijnej strategii gospodarczej Europa Zgodnie z wdrażanym od początku 2011 r. nowym mechanizmem koordynacji polityki gospodarczej UE, KPR muszą być co roku aktualizowane i przekazywane w kwietniu do Komisji Europejskiej razem z aktualizacją Programów Stabilności i Konwergencji. W KPR państwa członkowskie są zobowiązane określić m.in.: średniookresowy scenariusz makroekonomiczny, krajowe ambicje w zakresie realizacji pięciu wiodących celów strategii Europa 2020, określenie głównych przeszkód dla wzrostu i zatrudnienia oraz działania dla ich przezwyciężenia. KPR powinny też zawierać harmonogram realizacji reform oraz ocenę ich skutków budżetowych. Najnowsza aktualizacja KPR na rzecz realizacji strategii "Europa 2020" została przyjęta przez Radę Ministrów 25 kwietnia 2017 r. KPR stanowi element systemu zarządzania krajową polityką rozwoju, a zaproponowane w nim reformy, w powiązaniu z realizacją długoi średniookresowej strategii rozwoju kraju oraz zintegrowanymi strategiami krajowymi, umożliwią koncentrację na obszarach priorytetowych z punktu widzenia rozwoju społecznogospodarczego Polski, prowadząc jednocześnie do realizacji celów strategii Europa Ponadto w Polsce są wdrażane co najmniej trzy ważne polityki strategiczne, które łączą się z okresem programowania funduszy europejskich: Polityka Rozwoju Kraju, Polityka Spójności, Polityka Regionalna. Strategia Rozwoju Kraju 2020 przyjęta 25 września 2012 roku, zgodnie z założeniami systemu zarządzania rozwojem kraju jest najważniejszym dokumentem w perspektywie średniookresowej, określającym cele strategiczne rozwoju kraju do 2020 roku oraz 9 zintegrowanych strategii, służących realizacji założonych celów rozwojowych. Strategia Rozwoju Kraju 2020 wskazuje 86 strategicznych zadań państwa, których podjęcie w perspektywie najbliższych 10 lat jest niezbędne, by wzmocnić procesy rozwojowe. Ponadto, strategia przedstawia scenariusz rozwojowy wynikający m.in. z diagnozy barier i zagrożeń oraz analizy istniejących potencjałów, jak też możliwości sfinansowania zaprojektowanych działań rozwojowych. Celem głównym Strategii jest wzmocnienie gospodarczych, społecznych i instytucjonalnych potencjałów, zapewniających szybszy i zrównoważony rozwój kraju oraz poprawę życia ludności. W ramach Strategii wskazano trzy główne obszary strategiczne, wokół których koncentrować się będą cele realizacyjne i działania rozwojowe: I Sprawne i efektywne państwo, II Konkurencyjna gospodarka, III Spójność społeczna i gospodarcza. Strategia średniookresowa wskazuje działania polegające na usuwaniu barier rozwojowych, w tym słabości polskiej gospodarki ujawnionych przez kryzys gospodarczy, Strona 71 z 243

73 jednocześnie jednak koncentrując się na potencjałach społecznogospodarczych i przestrzennych, które odpowiednio wzmocnione i wykorzystane będą stymulowały rozwój. Cel strategiczny ma być osiągnięty poprzez realizację horyzontalnych celów szczegółowych, co oznacza, że wszystkie programy, działania i projekty podejmowane w ramach Strategii Rozwoju Kraju 2020 realizują je jednocześnie, aczkolwiek w różnym zakresie. Celami horyzontalnymi Strategii Rozwoju Kraju 2020 są: 1. Przejście od administrowania do zarządzania rozwojem. 2. Zapewnienie środków na działania rozwojowe. 3. Wzmocnienie warunków sprzyjających realizacji indywidualnych potrzeb i aktywności obywatela. 4. Wzmocnienie stabilności makroekonomicznej. 5. Wzrost wydajności gospodarki. 6. Zwiększenie innowacyjności gospodarki. 7. Rozwój kapitału ludzkiego. 8. Zwiększenie wykorzystania technologii cyfrowych. 9. Bezpieczeństwo energetyczne i środowisko. 10. Zwiększenie efektywności transportu. 11. Spójność społeczna. 12. Zapewnienie dostępu i określonych standardów usług publicznych. 13. Wzmocnienie mechanizmów terytorialnego równoważenia rozwoju oraz integracja przestrzenna dla rozwijania i pełnego wykorzystania potencjałów regionalnych. Analizowany Projekt w sposób szczególny wpisuje się w cele 1, 3, 8, 11, 12 Strategii Rozwoju Kraju Cel 1. Przejście od administrowania do zarządzania rozwojem jest bezpośrednio związany z funkcjonowaniem instytucji publicznych w celu ich wzmocnienia do sprawnej i efektywnej realizacji zadań. W ramach zadania przewidziane jest usprawnienie działania publicznych bibliotek pedagogicznych w relacjach z Czytelnikiem oraz wspieranie rozwoju dialogu społecznego i obywatelskiego jako instrumentów kształtujących relacje pomiędzy instytucją publiczną i obywatelem (informowanie, sposób i czas załatwiania spraw, wspieranie rozwoju dialogu obywatelskiego i społecznego). Niezbędnym elementem poprawy efektywności funkcjonowania bibliotek pedagogicznych jest ich informatyzacja, która przyczynia się do usprawniania działania bibliotek, jak i zwiększenia dostępności i jakości usług związanych z działalnością dydaktyczną bibliotek. Sprawna i efektywna realizacja usług, jak i łatwy dostęp do informacji o działaniach dydaktycznych prowadzonych przez biblioteki prowadzi w konsekwencji do zmniejszania barier administracyjnych dla prowadzenia procesów pedagogicznych oraz do ułatwienia i przyspieszenia przepływu informacji pomiędzy różnymi szczeblami bibliotek pedagogicznych a Czytelnikiem. Cel 3. Wzmocnienie warunków sprzyjających realizacji indywidualnych potrzeb i aktywności obywatela jest związany z Projektem, ponieważ dostęp do planowanych do realizacji usług możliwy będzie przez urządzenia stacjonarne i mobilne oraz umożliwi korzystanie z nich osobom z niepełnosprawnościami, co zdecydowanie zwiększy aktywność tych osób w zakresie udziału w zadaniach dydaktycznych bibliotek pedagogicznych. W cel 8. Zwiększenie wykorzystania technologii cyfrowych, który oparty jest na takich działaniach jak: prowadzenie kampanii społecznych na rzecz promowania gospodarki cyfrowej i zwiększania świadomości potencjalnych użytkowników na temat korzyści Strona 72 z 243

74 wynikających z korzystania z Internetu, rozwijanie kompetencji cyfrowych poprzez powszechny program edukacji cyfrowej obywateli, rozwiązania elektroniczne z zakresu administracji, zdrowia, edukacji, sądownictwa itp. również wpisują się cele bezpośrednie i pośrednie Projektu, które zakładają m. in. rozwój społeczeństwa informacyjnego i przeciwdziałanie wykluczeniu informacyjnemu grup zagrożonych. Zadaniem dążącym do osiągnięcia celu 8. jest także otwarcie cyfrowych zasobów publicznych w zakresie zadań dydaktycznych bibliotek, w tym digitalizacja tych analogowych zasobów publicznych, które mają znaczenie, a powstały przed cyfryzacją procesów, w co wpisuje się cel Projektu: wypracowanie nowych rozwiązań informatycznych z zakresu elektronicznych usług, niezbędnych w celu osiągnięcia interoperacyjności zbiorów danych bibliotek oraz ich filii. Cel 11. Integracja społeczna realizowany m.ni. przez program eintegracji (działania edukacyjne i zapewnienie odpowiednich treści i usług) nakierowany na grupy zagrożone wykluczeniem cyfrowym jest bezpośrednio związany z przystosowaniem portali dla osób niepełnosprawnych, na co nakłada się cel Projektu związany z i przeciwdziałaniem wykluczeniu informacyjnemu grup zagrożonych. W cel 12. Zapewnienie dostępu i określonych standardów usług publicznych wpisuje się cel przedmiotowego Projektu: wypracowanie nowych rozwiązań informatycznych z zakresu usług elektronicznych dla działalności dydaktycznej bibliotek pedagogicznych, niezbędnych w celu osiągnięcia interoperacyjności zbiorów prowadzonych przez biblioteki pedagogiczne na różnym poziomie. Krajowa Strategia Rozwoju Regionalnego : Regiony, Miasta, Obszary wiejskie (KSRR) to rządowa wizja rozwoju polskich regionów do 2020 roku. Określa najważniejsze wyzwania, założenia i cele polityki regionalnej państwa. Wyznacza też zasady i mechanizmy współpracy pomiędzy rządem a samorządami wojewódzkimi oraz koordynacji działań obu szczebli. Strategiczny cel polityki regionalnej opisanej w Krajowej Strategii Rozwoju Regionalnego to: Efektywne wykorzystywanie specyficznych regionalnych i innych terytorialnych potencjałów rozwojowych dla osiągania celów rozwoju kraju wzrostu, zatrudnienia i spójności w horyzoncie długookresowym. Cel strategiczny odpowiada na wyzwania stojące przed polskimi regionami wynikające z trendów rozwojowych, jednocześnie skupiając się na wykorzystaniu potencjałów wyznaczanych w odniesieniu do różnych terytoriów tak, aby w optymalny sposób wzmacniać przewagi konkurencyjne występujące w kraju i usuwać bariery rozwojowe. Tak określony cel polityki regionalnej jest ważnym elementem podwyższenia konkurencyjności, kreowania wzrostu i zatrudnienia oraz spójności w Polsce. Cele polityki regionalnej do 2020 roku zostały ustalone następująco: 1) Wspomaganie rozwoju konkurencyjności regionów ( konkurencyjność ); 2) Budowanie spójności terytorialnej i przeciwdziałanie marginalizacji obszarów problemowych ( spójność ); 3) Tworzenie warunków dla skutecznej, efektywnej i partnerskiej realizacji działań rozwojowych ukierunkowanych terytorialnie ( sprawność ). Strona 73 z 243

75 W ramach celu pierwszego podstawowymi działaniami są m. in. jak najlepsze wykorzystanie potencjału terytoriów cechujących się największą zdolnością do kreowania wzrostu gospodarczego oraz budowanie mechanizmów służących rozprzestrzenianiu procesów rozwojowych z biegunów wzrostu przy jednoczesnej budowie potencjału absorpcyjnego i wykorzystanie potencjału endogenicznego innych obszarów takich jak ośrodki subregionalne, obszary wiejskie i inne obszary funkcjonalne o wyraźnej specjalizacji przestrzennej. W ramach celu drugiego działania obejmują przede wszystkim wsparcie dla przyspieszenia procesów restrukturyzacyjnych i poprawy sytuacji mieszkańców tych obszarów w zakresie dostępu do podstawowych dóbr i usług publicznych mających pierwszorzędne znaczenie rozwojowe w obecnych warunkach społeczno gospodarczych. Cel trzeci dla skutecznego i sprawnego rozwoju regionu realizowany może być także za pomocą eusług. W cele te wpisuje się cel Projektu, który doprowadzić ma do rozwoju społeczeństwa informacyjnego i przeciwdziałania wykluczeniu informacyjnemu grup zagrożonych na terenie całego województwa. Cele rozwojowe, które są spójne z Krajowymi Strategiami Rozwoju Regionalnego zawarte są w Strategii Rozwoju Województwa Mazowieckiego do 2030 roku Innowacyjne Mazowsze. Głównym celem Województwa Mazowieckiego jest spójność terytorialna, rozumiana jako zmniejszenie dysproporcji rozwoju w województwie mazowieckim oraz wzrost znaczenia Obszaru Metropolitalnego Warszawy w Europie, co w konsekwencji przyczyni się do poprawy jakości życia mieszkańców. Cele strategiczne naszego województwa, w obszarze gospodarki to wzrost konkurencyjności regionu poprzez rozwój działalności gospodarczej oraz transfer i wykorzystanie nowych technologii w obszarze społeczeństwo, poprawa jakości życia oraz wykorzystanie kapitału ludzkiego i społecznego do tworzenia nowoczesnej gospodarki są podstawą do realizacji takich celów Projektu, jak m.in.: uruchomienie elektronicznych usług, zapewnienie interoperacyjności i zapewnienie sprawności podmiotów publicznych. Zgodność celów Projektu z Regionalnym Program Operacyjnym Województwa Mazowieckiego na lata , z dnia 12 lutego 2015 r. Głównym celem RPO WM jest inteligentny, zrównoważony rozwój zwiększający spójność społeczną i terytorialną przy wykorzystaniu potencjału mazowieckiego rynku pracy. Dokument uwzględnia cele tematyczne zdefiniowane przez Komisję Europejską oraz odpowiada na zidentyfikowane wyzwania regionu w zakresie stymulowania rozwoju społecznego i gospodarczego, w powiązaniu z celami nakreślonymi przez Strategię Europa Jednym z celów strategicznych RPO WM jest zwiększone wykorzystanie eusług publicznych poprzez zwiększenie liczby usług udostępnianych w formie elektronicznej oraz podniesienie jakości usług zarówno przez podniesienie dojrzałości usług do poziomu 4, jak i przez przystosowanie usług do korzystania z nich przez osoby niepełnosprawne. Strona 74 z 243

76 Cele bezpośrednie Projektu: uruchomienie Portalu publicznych bibliotek pedagogicznych i ich filii, umożliwiającego dostęp do działań tych bibliotek w zakresie prowadzonych zadań dydaktycznych, ujednolicenie indywidulanych stron publicznych bibliotek pedagogicznych i ich filii pod względem funkcjonalności, dostępności, czytelności, układu, uruchomienie elektronicznych usług na poziomie 3 i 4 umożliwiających realizację spraw w zakresie zadań dydaktycznych prowadzonych przez biblioteki pedagogiczne, zapewnienie interoperacyjności systemów teleinformatycznych używanych przez biblioteki pedagogiczne i ich filie, poprzez opracowanie i wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych z zakresu elektronicznej obsługi Czytelników korzystających z zajęć dydaktycznych prowadzonych przez biblioteki, niezbędne w celu osiągnięcia elektronicznej realizacji usług na 3 i 4 poziomie dojrzałości, w tym przez urządzenia mobilne, skierowanych do Czytelników oraz stworzenia warunków dla ich niezakłóconego, zharmonizowanego działania, podniesienie sprawności bibliotek w zakresie świadczenia elektronicznych usług są ściśle związane z ww. celem głównym RPO WM oraz celem działania 2.1 poprzez wzmocnienie TIK dla działań udostępniania eusług. Projekt niniejszy, rozpatrywany w szerszym kontekście udostępniania usług elektronicznych, zapewnienia interoperacyjności, przeciwdziałaniu wkluczeniom, znajduje swoje uzasadnienie w aktach prawnych i innych dokumentach dotyczących: rozwoju społeczeństwa informacyjnego, informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, dostępu do informacji publicznej, świadczenia usług drogą elektroniczną, podpisu elektronicznego. Akty prawne związane ze świadczeniem usług elektronicznych Założenia niniejszego Projektu wywodzą się z poniższych aktów prawnych, co niejednokrotnie ma pośredni lub bezpośredni związek z niniejszym Projektem. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U poz. 1579) Znowelizowana ustawa określa warunki stosowania podpisu elektronicznego oraz skutki prawne związane z jego stosowaniem. W obecnym stanie zaawansowania technologicznego podpis elektroniczny jest absolutnie niezbędnym warunkiem zaistnienia społeczeństwa informacyjnego, dającego możliwość realnego w nim działania. Bez uregulowań dotyczących podpisu elektronicznego koncepcje eusług sprowadzone zostałyby wyłącznie do ułomnej roli informacyjnej. Również bez infrastruktury technologicznej i gotowości społecznej (uzyskanej dzięki eedukacji) korzyści wynikające ze stosowania podpisu elektronicznego nie będą mogły być nigdy w pełni zdyskontowane. Podpis elektroniczny jest również podstawą funkcjonalności skrzynek elektronicznych w zakresie urzędowego poświadczania odbioru doręczonych dokumentów elektronicznych, dlatego przepisy ustawy dotyczą dostawcy oprogramowania, jako podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne. Rozwinięciem ustawy są wydane na jej podstawie i w celu jej realizacji przepisy wykonawcze, wśród których istotny wpływ na realizację Projektu ma Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych Strona 75 z 243

77 i Administracji z dnia 17 kwietnia 2009 r. w zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz. U. z dnia 5 maja 2009 r.), które określa warunki techniczne udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej odbiorcom usług certyfikacyjnych oraz warunki bezpieczeństwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej odbiorcom usług certyfikacyjnych. Reasumując realizacja Projektu i podpis elektroniczny regulowany zapisami Ustawy są względem siebie wysoce komplementarne. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U j.t.) Ustawa nazwana antyspamową ze względu na uregulowanie problemu niechcianej wysyłki reklamowej ustawa definiuje prawa i obowiązki stron zwłaszcza usługodawcy związane z elektronicznym świadczeniem usług, wyłączania odpowiedzialności usługodawcy z tytułu elektronicznego świadczenia usług oraz zasady ochrony danych osób korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną. Przepisy ustawy należy uwzględnić co do obowiązków udostępniania przez usługobiorcę informacji określonych w art. 5 i 6 ustawy, stworzenia przez usługobiorcę regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną, a także ograniczeń co do zakresu możliwych do przetwarzania informacji dotyczących usługobiorcy zgodnie z katalogiem opisanym w art. 18 ust. 1 ustawy. Projekt będzie realizował postanowienia ww. ustawy. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.2017, poz.570 j.t.) Każdy podmiot publiczny zobowiązany jest używać do realizacji zadań publicznych wyłącznie systemów teleinformatycznych spełniających minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych zgodnie z ustawą i odpowiednimi rozporządzeniami wykonawczymi wydanymi na podstawie delegacji ustawowych. Ponadto w ramach realizacji Projektu należy zapewnić zgodne z ustawą poddanie programu informatycznego kontroli oraz wyposażenie podmiotu używającego programu w zestawienie wykorzystywanych przez program struktur dokumentów elektronicznych, formatów danych oraz protokołów komunikacyjnych i szyfrujących, w celu wykonania obowiązku opublikowania tych danych w BIP, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 2 ustawy. Projekt będzie realizował postanowienia ww. aktu prawnego. 4.3 Rezultaty Projektu Rezultatami w rozumieniu bezpośrednich i natychmiastowych efektów Projektu będą: udostępniony w Internecie portal wszystkich bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego integrujący informacje z poszczególnych bibliotek i ich filii oraz udostępniający eusługi umożliwiające korzystanie z zadań realizowanych przez te biblioteki w zakresie działalności dydaktycznej, udostępnione w Internecie strony poszczególnych bibliotek oraz podstrony filii bibliotek, które będą ustandaryzowane pod względem funkcjonalności, dostępności, czytelności, układu, udostępnione na 3 i 4 poziomie dojrzałości usługi elektroniczne umożliwiające realizację spraw związanych z działalnością dydaktyczną bibliotek, o których mowa w rozdziale 2.9 Planowane eusługi, wdrożone we wszystkich bibliotekach oraz ich filiach jednorodne systemy backoffice owe towarzyszące elektronicznym usługom wypełniające mechanizmy interoperacyjności, Strona 76 z 243

78 sprzęt i oprogramowanie systemowe niezbędne do uruchomienia ww. usług, który umożliwi: uzyskanie możliwości instalacji i uruchomienia systemów teleinformatycznych oraz usług, uzyskanie wyższego stopnia niezawodności systemów i dodatkowe zabezpieczenie danych, zwiększenie wydajności platformy systemowosprzętowej bibliotek, zmniejszenie globalnych koszów utrzymania (jednolitość i efekt skali), odmłodzenie sprzętu i zmniejszenie kosztów odtworzenia, zmniejszenie globalnych kosztów utrzymania IT poprzez wykorzystanie efektu skali, uzyskanie zgodności technologicznej rozwiązań stosowanych w bibliotekach pedagogicznych z aktualnymi trendami rozwoju IT w Polsce i na świecie. Poniżej zaprezentowano wybrane wskaźniki rezultatu Projektu, które będą podlegały monitorowaniu: Tabela 8 Wskaźniki rezultatu Wskaźnik rezultatu Jednostka miary Źródło danych do pomiaru wskaźnika Wartość bazowa Wartość wskaźnikowa Rok osiągnięcia Liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych szt. Analiza Portalu Mazowieckich Bibliotek Publicznych pod względem liczby jednostek sektora publicznego korzystających z usług teleinformatycznych. Analizie zostanie poddana baza danych platformy. Źródłem danych do pomiaru liczby jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych w ramach Projektu aplikacji będą cykliczne sprawozdania tych jednostek o wykorzystaniu aplikacji Strona 77 z 243

79 4.4 Produkty Projektu Produkty to fizyczny efekt realizacji projektu. Poniżej zaprezentowano wybrane wskaźniki produktu najlepiej charakteryzujące opisywany Projekt: Produkt Jednostka miary Źródło danych do pomiaru wskaźnika Wartość osiągnięta w roku 2018 Wartość osiągnięta w roku 2019 Wartość osiągnięta w roku 2020 Liczba podmiotów, które udostępniły online informacje sektora publicznego Liczba usług publicznych udostępnionych online o stopniu dojrzałości 3 dwustronna interakcja Liczba usług publicznych udostępnionych online o stopniu dojrzałości co najmniej 4 transakcja szt. szt. szt. Analiza Portalu Mazowieckich Bibliotek Publicznych pod względem liczby podmiotów udostępniających na niej usługi. Analizie zostanie poddana platforma oraz baza danych platformy. Analiza Portalu Mazowieckich Bibliotek Publicznych pod względem liczby udostępnionych na niej usług na 3 poziomie dojrzałości. Analizie zostanie poddana platforma oraz baza danych platformy Analiza Portalu Mazowieckich Bibliotek Publicznych pod względem liczby udostępnionych na niej usług na 4 poziomie dojrzałości. Analizie zostanie poddana platforma oraz baza danych platformy Produkty niniejszego Projektu zostały wskazane w powyższej tabeli, wraz z ich wskaźnikami. Produkty Projektu mogą być przekazywane Partnerom. Strona 78 z 243

80 4.5 Wskaźniki realizacji celów Projektu Produkty to fizyczny efekt realizacji projektu. Poniżej zaprezentowano wybrane wskaźniki produktu najlepiej charakteryzujące opisywany Projekt. Zgodnie z analizą opisaną w rozdziale 6.6 Analiza potrzeb interesariuszy, z uwagi na duże zainteresowanie Czytelników zaproponowanymi przez biblioteki eusługami z zakresu działalności dydaktycznej, w ramach Projektu zostaną osiągnięte następujące wskaźniki: 1. liczba usług publicznych udostępnionych online o stopniu dojrzałości 3 dwustronna interakcja: 6 sztuk; 2. liczba usług publicznych udostępnionych online o stopniu dojrzałości co najmniej 4 transakcja: 4 sztuki; 3. liczba podmiotów, które udostępniły online informacje sektora publicznego: 6 sztuk; 4. liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych: 50 sztuk. 5. Identyfikacja Projektu 5.1 Zidentyfikowane problemy Zdefiniowanie pożądanych kierunków działania w zakresie Projektu wymaga nie tylko przeprowadzenia analizy otoczenia w ujęciu geograficznym i w obszarze oddziaływania, ale także zbadania problemów dotykających beneficjentów Projektu. Punktem wyjścia w tej analizie jest dążenie Województwa Mazowieckiego, w różnych obszarach działania, do osiągnięcia spójności terytorialnej, zmniejszenia dysproporcji rozwoju regionu oraz rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Dla sprawnego zarządzania tak dużym i zróżnicowanym terenem konieczne jest korzystanie z różnych źródeł danych, które są rozproszone w różnych systemach, rejestrach i mapach. Brak jest również narzędzi oraz rozwiązań informatycznych, które w sposób zorganizowany i prosty umożliwiałyby integrację, przyjmowanie i udostępnianie danych zgodnie z modelem społeczeństwa informacyjnego. Głównym problemem bezpośrednio związanym z Projektem w odniesieniu do negatywnej, zastanej sytuacji określającej obszar wymagający interwencji jest niezadowalający stan infrastruktury oraz wyposażenia bibliotek pedagogicznych na terenie województwa mazowieckiego oraz brak świadczenia eusług w zakresie planowanym Projektem. Do zidentyfikowanych problemów szczegółowych należy zaliczyć: niezadowalający dostęp Czytelników do informacji niezbędnych dla podejmowania decyzji związanych z procesem pedagogicznym, braki pod względem spójności: kompletności, aktualności i kompatybilności danych utrzymywanych przez biblioteki pedagogiczne i ich filie, duża pracochłonność związana z pozyskiwaniem i przetwarzaniem informacji dla działań edukacyjnych bibliotek pedagogicznych, brak jednolitych narzędzi do realizowania poszczególnych rodzajów spraw dla poszczególnych bibliotek pedagogicznych, trudności techniczne i organizacyjne w pozyskiwaniu i łącznym wykorzystywaniu danych pochodzących z bibliotek pedagogicznych i ich filii, niedostatek sprzętu komputerowego w celu udostępnienia usług elektronicznych związanych z działalnością pedagogiczną bibliotek. Obok bariery ekonomicznej wynikającej z niskich dochodów ludności regionu (zwłaszcza z obszarów wiejskich i małych miast) warto zaznaczyć, że dodatkowo istnieje szereg barier Strona 79 z 243

81 natury organizacyjnej. Wśród trudności jakie napotykane są przez Czytelników w kontaktach z publicznymi bibliotekami pedagogicznymi należy wskazać: konieczność osobistego udania się do biblioteki, niejednokrotnie kilka razy, by załatwić różne sprawy, konieczność wypełniania różnych formularzy, w celu załatwienia jednej sprawy, konieczność wielokrotnego podawania różnie formatowanego zestawu danych, które są już w bibliotece w sąsiednim pokoju czy w sąsiednim komputerze. Udostępnienie elektronicznych usług jest istotnym elementem programu budowy społeczeństwa informacyjnego. Stanowi praktyczną realizację konstytucyjnego prawa obywateli do otrzymywania ogólnodostępnych usług publicznych. Realizacja programu wymaga głębokiego zrozumienia, analizy, zaplanowania, a następnie konsekwentnych działań w najbliższych latach. Eusługi w publicznych bibliotekach pedagogicznych, dla działań związanych z realizacją zadań edukacyjnych, świadczone są głównie na poziomie udzielania informacji. Można uzyskać wiele danych z witryn internetowych bibliotek, w niektórych przypadkach można także zwrócić się z pytaniem drogą elektroniczną, jednak przeważnie zapytania te są kierowane bezpośrednio lub telefonicznie. W pewnych przypadkach jest możliwość pobrania formularzy z witryny internetowej, ale większość z nich przyjmowana jest wyłącznie na specjalnych drukach papierowych, które można pobrać tylko w bibliotece. Większość bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego świadczy usługi związane z zadaniami edukacyjnymi w sposób tradycyjny. W tradycyjnym obiegu dokumentów, korespondencja jest przekazywana pomiędzy pracownikami bibliotek oraz Czytelnikami w postaci dokumentów papierowych za pośrednictwem nadawcy i odbiorcy dokumentu. Proces ten jest czasochłonny i niepotrzebnie wydłuża czas dostarczenia dokumentu do odbiorcy. Wdrożenie w bibliotekach systemów backoffice ściśle związanych z portalem internetowym, daje możliwość generowania dokumentów w wygodnej elektronicznej formie, która umożliwia dostarczenie dokumentu do odbiorcy niemal natychmiast po jego wysłaniu. Brak możliwości świadczenia typowych usług drogą elektroniczną powoduje, że Czytelnicy muszą załatwiać wiele spraw poprzez kontakty osobiste w bibliotekach. Duża różnorodność zadań, realizowanych przez biblioteki pedagogiczne sprawia, że pracownicy tych instytucji korzystają, na co dzień z bardzo wielu różnych systemów informatycznych. Systemy te gromadzą dane oraz wspomagają procesy realizacji różnych spraw. Łatwy i szybki dostęp do informacji zgromadzonych w tych systemach pozwoliłby na skrócenie czasu obsługi sprawy. Równocześnie Czytelnicy oczekują łatwego dostępu do usług oraz sprawnej obsługi spraw związanych z prowadzeniem działalności dydaktycznej przez biblioteki. Efektywność pracy biblioteki zależy w dużej mierze od zastosowanych i wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Wielość spraw realizowanych przez biblioteki oraz duże ilości tworzonej dokumentacji także wpływają na niską sprawność obsługi bibliotecznej w zakresie działań dydaktycznych, a zwłaszcza świadczenia usług publicznych na odpowiednim poziomie jakościowym zwłaszcza jeśli chodzi o termin załatwiania spraw. Konieczność osobistego kontaktu jest szczególnie uciążliwa dla osób niepełnosprawnych. Sprawna, przyjazna Czytelnikom biblioteka stanowi jeden z ważniejszych elementów zaplecza instytucjonalnego. Dlatego też wprowadzone rozwiązanie usprawni funkcjonowanie bibliotek pedagogicznych w zakresie: jakości obsługi Czytelników, szybkości rozwiązywania spraw oraz usprawnienia procesów poszczególnych bibliotek, ich filii oraz międzybibliotecznych. Strona 80 z 243

82 W dalszej części opracowania dokonano usystematyzowania powyższych problemów w postaci schematu ilustrującego wzajemne powiązania i konsekwencje jakie może przynieść obecna sytuacja wobec braku reakcji na nią. Realizacja Projektu z pewnością przyczyni się do rozwiązania problemów znajdujących się na najniższym poziomie całego drzewa problemów, ponieważ w ramach Projektu przewidziana jest modernizacja infrastruktury informatycznej bibliotek pedagogicznych na terenie województwa. Szeroki zasięg Projektu pozwoli na wypracowanie wspólnych narzędzi i rozwiązań informatycznych, które ułatwią przepływ informacji między różnymi bibliotekami i rejestrami dzięki czemu znacznie zmniejszy się pracochłonność związana z pozyskiwaniem i przetwarzaniem informacji, a to wpłynie na zwiększenie sprawności działania bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego. Działania te przyczynią się także do wzrostu usług świadczonych drogą elektroniczną. Realizacja Projektu stworzy takie możliwości, jednak aby cel ten w pełni został osiągnięty konieczne będzie prowadzenie szeroko zakrojonych akcji informacyjnopromocyjnych. Podobny problem związany jest z zagrożeniem wykluczeniem cyfrowym, które dotyka zwłaszcza mieszkańców małych wsi i miast. W tym zakresie stworzone zostaną solidne podstawy infrastrukturalne i wzrośnie potencjał województwa w zakresie erozwoju, natomiast zminimalizowanie tego problemu wymaga przeprowadzenia działań szkoleniowych pewnych grup społecznych, które są prowadzone m. in. przez Ministerstwo Cyfryzacji. Likwidacja dwudzielności potencjału Mazowsza jest znacznie poważniejszym problemem, który nie zostanie w pełni zlikwidowany a jedynie ograniczony zwłaszcza dzięki nowym systemom wspomagającym zarządzanie tak zróżnicowanym terytorium. Wszystkie te działania wpłyną na poprawę poziomu dostępności do usług bibliotek pedagogicznych w zakresie działań dydaktycznych, w tym współpracy opartej na wiedzy, której wyznacznikiem jest rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz niwelowanie dwudzielności podziału województwa mazowieckiego. Strona 81 z 243

83 Schemat 2 Drzewo problemów Niski poziom rozwoju gosopdarki regionalnej, a zwłaszcza opartej na wiedzy Dwudzielność potencjału Mazowsza Niski poziom e rozwoju Brak zintegorwanych eusług Świadczenie usług głównie w sposób tradycyjny Zagrożenie wykluczeniem cyfrowym terenów pozametropolitarnych Niewystarczający poziom rozwoju systemów wspomagania zarządzania zróżnicowanym teryteorium Brak narzędzi i rozwiązań autoamtycznych umożliwiającą zorganizowaną prostą integrację i udostępnianie danych Niewystarczjacy dostęp obywateli do technologi ITC Brak mechanizmów przepływu informacji pomiędzy różnymi bibliotekami Niezadowalający stan infrastrukutry oraz wyposażenia bibliotek Duża pracochłonność związana z pozyskaniem i prztwarzaniem danych Wydłużony termin realizacji spraw, konieczność osobistego załatwiania spraw 5.2 Równość szans Cechą powszechnie dostępnych usług elektronicznych jest eliminowanie wielu barier, które mają negatywny wpływ na równość szans. Realizacja Projektu przyczyni się do zdecydowanie większej dostępności funkcji realizowanych przez biblioteki pedagogiczne. Dostęp ten będzie miał charakter powszechny i zagwarantuje zdecydowane podniesienie równości szans w zakresie szans kobiet i mężczyzn po zakończeniu realizacji Projektu. Wykazuje również pozytywny wpływ na politykę równości szans niedyskryminacji dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Jednym z najczęściej ostatnio podnoszonych aspektów powszechnej dostępności usług cyfrowych jest tzw. "cyfrowe wykluczenie" (ang. digital divide). Charakteryzuje się ono tym, że osoby o słabym wykształceniu, niskich dochodach, bezrobotni czy osoby starsze mogą być pozbawione możliwości korzystania z szans i udogodnień dostępnych dzięki nowym technologiom, a zwłaszcza Internetowi. Projekt również przyczyni się do eliminacji cyfrowego wykluczenia. Opisywany Projekt w równej mierze dostępny jest zarówno dla kobiet, jak i dla mężczyzn. Monitorowanie równości szans będzie odbywać się przez zbieranie informacji o płci osoby korzystającej z eusługi. W tym celu w formularzach elektronicznych zostanie dodane obowiązkowe do zaznaczenia pole Płeć. Zaprojektowane usługi elektroniczne staną się zachętą do zwiększenia załatwiania spraw w bibliotekach za pomocą Internetu przez kobiety, które w porównaniu z mężczyznami mniej korzystają z komputera, Internetu czy chmury obliczeniowej. Udostępnienie usług elektronicznych pozwoli na szerszy dostęp do spraw załatwianych w bibliotekach zarówno osobom pracującym zawodowo, jak i pozostającym w domu z uwagi na stopień niepełnosprawności uniemożliwiający lub ograniczający fizyczny dostęp do biblioteki, konieczność opieki na osobami nieletnimi, niepełnosprawnymi oraz osobom samotnie wychowującymi dzieci. Łatwość obsługi interfejsu ma zagwarantować nie tylko łatwy, ale także intuicyjny dostęp do eusług. Strona 82 z 243

84 Zaproponowane rozwiązanie znacznie ułatwi załatwianie spraw w bibliotekach osobom niepełnosprawnym, które w celu jej realizacji nie będą zmuszone do udania się do biblioteki i pokonania barier, ograniczeń niepełnosprawności fizycznych. Zastosowanie standardu WCAG 2.0 w znacznym stopniu ułatwi korzystanie z usług osobom z takimi rodzajami niepełnosprawności, jak np.: ze względu na wzrok, słuch, kłopoty z mową, trudności w uczeniu się, ograniczenia kognitywne, ruchowe, lingwistyczne czy też neurologiczne. Wdrożenie systemów backoffice połączonych z odpowiednimi eusługami znacznie uprości obsługę realizacji spraw w bibliotece. Wiąże się to z możliwością sprawniejszego wykonywania zadań przez osoby niepełnosprawne zatrudnione w bibliotece, które mają problemy ze swobodnym poruszaniem się. Dostępność wszystkich danych w postaci elektronicznej możliwych do pozyskania z jednego interoperacyjnego systemu backoffice będzie rozwiązaniem, które zastąpi konieczność przeszukiwania dokumentów w postaci papierowej, często wpiętych w ciężkie segregatory i schowane w szafach, do których osoby niepełnosprawne ruchowo mogą mieć znacznie ograniczony dostęp. Zasada równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, a także zasada równości szans kobiet i mężczyzn są horyzontalnymi zasadami obowiązującymi w całej Unii Europejskiej i w związku z tym wszystkie programy operacyjne realizowane w ramach funduszy polityki spójności powinny zaplanować mechanizmy pozwalające na przeciwdziałanie wszelkim formom dyskryminacji, w tym dyskryminacji ze względu na niepełnosprawność i płeć. Szczegółowe informacje dotyczące zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym stosowania mechanizmu racjonalnych usprawnień w projektach zawarte są w Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata Uniwersalne projektowanie, to projektowanie produktów oraz otoczenia tak, aby były one dostępne dla wszystkich ludzi, w największym możliwym stopniu, bez potrzeby adaptacji bądź wyspecjalizowanego projektowania. Uniwersalne projektowanie jest strategią normatywną, dostarczającą podstaw do specyfikacji właściwości produktów i otoczenia tak, aby mogły być one użytkowane w równym stopniu przez wszystkich członków społeczeństwa. Jest to sposób projektowania produktów, środowiska, programów i usług, aby służyły jak największej liczbie osób, w tym seniorom, osobom z niepełnosprawnościami, matkom i ojcom z wózkami dziecięcymi i wszystkim tym, którzy mają różne potrzeby funkcjonalne, wynikające np. z otyłości, kontuzji, ciąży czy z okazałego wzrostu. Ponadto należy uwzględnić fakt, iż w bliższej lub dalszej przyszłości, użytkownikami produktów Projektu (budynków, urządzeń, środków transportu, otwartych przestrzeni miejskich itp.) będą również osoby z różnymi ograniczeniami funkcjonalnymi w zakresie mobilności i percepcji. Strona 83 z 243

85 5.3 Zarys i ogólny charakter Projektu Niniejszy Projekt ma na celu udostępnienie i rozwój eusług dla Czytelników publicznych bibliotek pedagogicznych oraz zwiększanie dostępu do technologii ICT. Celem strategicznym jest uruchomianie usług elektronicznych na 3 i 4 poziomie dojrzałości, o których mowa w 2.9 Planowane eusługi. Rezultatami w rozumieniu bezpośrednich i natychmiastowych efektów Projektu będą: udostępniony w Internecie portal wszystkich bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego integrujący informacje z poszczególnych bibliotek i ich filii oraz udostępniający eusługi umożliwiające korzystanie z zadań realizowanych przez te biblioteki w zakresie działalności dydaktycznej, udostępnione w Internecie strony poszczególnych bibliotek oraz podstrony filii bibliotek, które będą ustandaryzowane pod względem funkcjonalności, dostępności, czytelności, układu, udostępnione na 3 i 4 poziomie dojrzałości usługi elektroniczne umożliwiające realizację spraw związanych z działalnością dydaktyczną bibliotek, o których mowa w rozdziale 2.9 Planowane eusługi, wdrożone we wszystkich bibliotekach oraz ich filiach jednorodne systemy backoffice owe towarzyszące elektronicznym usługom wypełniające mechanizmy interoperacyjności, sprzęt i oprogramowanie systemowe niezbędne do uruchomienia ww. usług, który umożliwi: uzyskanie możliwości instalacji i uruchomienia systemów teleinformatycznych oraz usług, uzyskanie wyższego stopnia niezawodności systemów i dodatkowe zabezpieczenie danych, zwiększenie wydajności platformy systemowosprzętowej bibliotek, zmniejszenie globalnych koszów utrzymania (jednolitość i efekt skali), odmłodzenie sprzętu i zmniejszenie kosztów odtworzenia, zmniejszenie globalnych kosztów utrzymania IT poprzez wykorzystanie efektu skali, uzyskanie zgodności technologicznej rozwiązań stosowanych w bibliotekach pedagogicznych z aktualnymi trendami rozwoju IT w Polsce i na świecie. W celu realizacji Projektu wykonano szereg analiz stanu obecnego, jaki ma miejsce w publicznych bibliotekach pedagogicznych oraz ich filiach. Dokonano między innymi sprawdzenia, jak postrzegane są przez Czytelników obecnie udostępnione strony, na przykładzie Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej w Warszawie. Informacje o przeprowadzonej analizie znajdują się w rozdziale 10 Analizy specyficzne dla danego rodzaju projektu/sektora. Wyniki ankiety mają przede wszystkim, w oparciu o metody zorientowane na użytkownika, dać odpowiedź, które elementy stron są użyteczne i przyjazne dla Czytelników, a które nie. Analiza powyższego zagadnienia pozwoli na takie zaprojektowanie rozwiązania, które wyeliminuje zgłaszane dotychczas problemy. W Projekcie zostaną podjęte poniższe działania, które służą realizacji następujących zasad uniwersalnego projektowania: Strona 84 z 243

86 1. Równość w korzystaniu zostaną zapewnione takie same zasady korzystania dla wszystkich użytkowników, w najszerszym możliwym zakresie, bez konieczności korzystania z rozwiązań zastępczych dla określonej grupy ludzi, prawo do prywatności, ochrony i bezpieczeństwa będzie zapewnione wszystkim w równym stopniu, wzornictwo będzie dostosowane do potrzeb osób z różnymi ograniczeniami. 2. Elastyczność: zostanie zaproponowany wybór pomiędzy metodami użytkowania możliwość korzystania z portalu bibliotek na komputerze, na urządzeniach mobilnych, za pomocą aplikacji mobilnej, zostanie zaproponowane wzornictwo dla osób lewo i praworęcznych, zostanie zachowana dokładność i precyzja przy korzystaniu z danego urządzenia. 3. Proste i intuicyjne korzystanie: w trakcie realizacji Projektu unikać się będzie zbędnego komplikowania, zostanie zapewniona spójność z oczekiwaniami użytkownika i jego intuicją, informacje będą uszeregowane w zależności od stopnia ich ważności, będzie brana pod uwagę opinia użytkowników przed i po wdrożeniu danego rozwiązania. 4. Łatwo dostrzegalne informacje: użyte zostaną różne formy przekazu (obraz, słowo) ograniczając nadmiar niepotrzebnych informacji, zostaną maksymalnie wyróżnione podstawowe informacje, elementy informacji będą łatwe do opisania (tak by np. na ich podstawie w łatwy sposób wskazać kierunek drogi), zostanie zapewniona zgodność pomiędzy różnymi zastosowanymi technikami tak by umożliwić korzystania osobom mającym różne ograniczenia poznawcze (np. jednocześnie osobom niewidomym i głuchym). 5. Tolerancja na błędy: zostaną zastosowane rozwiązania cechujące się pewnością bezpieczeństwa użytkowania, zostaną ograniczone czynności, które powodują znużenie i wymagają skupienia się podczas użytkowania. 6. Niski poziom wysiłku fizycznego: zostanie zminimalizowana konieczność powtarzania czynności podczas użytkowania, Powyższe działania dotyczyć będą stron internetowych Projektu mających zapewnić dostęp dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności. Ich twórcy muszą kierować się standardem WCAG 2.0, który zawiera zasady tworzenia dostępnych serwisów internetowych. Strona 85 z 243

87 Analizy opisane w rozdziale 6 Analiza wykonalności, analiza popytu oraz analiza opcji, mają dać odpowiedzi na pytania, czy wybrane przez wnioskodawcę rozwiązania umożliwią całkowitą realizację Projektu, czy będzie on możliwi do wykonania, czy wybrany wariant realizacji Projektu reprezentuje najlepsze spośród wszelkich możliwych alternatywnych rozwiązań. Rozdział 6 prezentuje wybór najlepszego z rozwiązań, które w kompletny sposób, czyli taki, że działania podjęte w ramach realizacji Projektu zapewnią całkowite jego wdrożenie oraz osiągnięcie zakładanych celów. Identyfikacja grup interesariuszy oraz ich oczekiwań pozwoli na jednoznaczny wybór rozwiązania oraz zapewni jego popularność również w pięcioletnim okresie utrzymania efektów Projektu. 5.4 Zadania planowane do realizacji w ramach Projektu oraz wartość Projektu W ramach realizacji Projektu planowane są następujące zadania: Zadanie 1 Identyfikacja i analiza procesów biznesowych, projekt i budowa "Portalu Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych", tzw. frontoffice wraz z modernizacją i budową systemów backoffice, eusługami oraz dostosowaniem lub budową nowych stron www dla poszczególnych bibliotek i ich filii oraz przygotowanie i zasilenie treścią utworzonych stron, szkolenia oraz asysta techniczna. Portal Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych przeznaczony będzie głównie dla nauczycieli i studentów przygotowujących się do pracy nauczyciela oraz innych zainteresowanych. W ramach powyższego zadania: 1) zostanie przeprowadzona identyfikacja i analiza procesów biznesowych zachodzących w publicznych bibliotekach pedagogicznych w zakresie działalności dydaktycznej oraz ich mapowanie i modelowanie zgodnie ze standardem BPMN; 2) zostanie zaprojektowany i zbudowany Portal Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych wraz z modernizacją i budową systemów backoffice, eusługami oraz dostosowaniem lub budową nowych stron www dla poszczególnych bibliotek i ich filii; 3) zostaną przygotowane treści dla utworzonego Portalu i stron bibliotek oraz ich filii, którymi zostaną zasilone utworzone strony oraz Portal; 4) zostaną przygotowane i przeprowadzone szkolenia, które w zależności od potrzeb będą uzupełnione o usługi cateringu i noclegu; 5) zostanie przeprowadzona asysta techniczna. Koszt tego zadania planowany jest na zł. Ww. koszy zostały oszacowane na podstawie analiz rynku i doświadczeń Wnioskodawcy z lat kiedy realizował portal Wrota Mazowsza. Zaś koszt systemów został oszacowany na podstawie analiz rynku i doświadczeń Wnioskodawcy z lat kiedy budował systemy teleinformatyczne w tym systemy dziedzinowe dla jednostek samorządu terytorialnego. Strona 86 z 243

88 Zadanie 2 Indywidualizacja eusług dla bibliotek i ich filii oraz publikacja eusług na "Portalu Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych" i stronach bibliotek oraz ich filii, szkolenia oraz asysta techniczna. W ramach tego zadania zostaną utworzone i opublikowane następujące usługi na poziomie 3 dojrzałości: 1) Zapisy studentów na praktyki; 2) Dezyderaty; 3) Oglądanie wystaw i zgłoszenie przez eformularz chęci wypożyczenia wystaw oferowanych przez bibliotekę; 4) Zapytanie użytkownika; 5) Rozpatrywanie skarg/wniosków użytkowników; 6) Wniosek o dostęp do informacji publicznej; oraz usługi, które będą realizowane na 4 poziomie dostępności to: 1) Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie; 2) Zapisy na lekcje biblioteczne i ich obsługa; 3) Kształcenie na odległość wraz z możliwością uzyskania zaświadczenia; 4) System wideokonferencyjny. Identyfikacja usług została wybrana na podstawie przeprowadzonego badania ankietowego wśród Czytelników na terenie województwa mazowieckiego. W związku z dużym zainteresowaniem wszystkimi ankietowanymi usługami, podjęto decyzję o realizacji wszystkich wymienionych powyżej. Należy podkreślić, że w przypadku np. zmian przepisów prawa lub zmian potrzeb beneficjentów, na etapie przygotowywania postępowań o zamówienia publiczne katalog ten może ulec zmianie. Nie ulegnie zmianie jednak ani ich liczba, ani zachowanie proporcji liczby usług w stopniu 3 i 4. Koszt tego zadania planowany jest na zł. Ww. koszy zostały oszacowane na podstawie analiz rynku i doświadczeń Wnioskodawcy z lat kiedy realizował i publikował usługi elektroniczne w zakresie eadministracji wraz z Partnerami projektu EA. Zadanie 3 Projekt, wykonanie i utrzymanie sieci WAN w architekturze IP VPN MPLS Wszystkie lokalizacje bibliotek zostaną dołączone do sieci IP/MPLS z wykorzystaniem symetrycznych łączy dostępowych o gwarantowanych przepustowościach. Dodatkowo gwarancja pasma obejmie całą sieć VPN (endtoend). Poszczególne lokalizacje będą dołączane do najbliższych im geograficznie węzłów sieci szkieletowej Operatora, co pozwoli wykorzystać wszystkie dostępne mechanizmy technologii MPLS (MultiProtocol Label Switching). W ramach tego zadania zostanie opracowany projekt oraz zostanie wykonana sieć WAN. Przewidziane jest również przeprowadzenie szkoleń oraz zakup sprzętu. Koszt tego zadania planowany jest na zł. Strona 87 z 243

89 Zadanie 4 Projekt i wykonanie Data Center bibliotek pedagogicznych w technologii chmury obliczeniowej prywatnej W celu utworzenia niezawodnego i bezpiecznego Bibliotecznego Data Center typu Chmura z usługą IaaS i SaaS planowane jest utworzenie sieci SAN (Storage Area Network), zapewniającej dostęp do zasobów pamięci masowej. Dzięki wykorzystaniu rozwiązania SAN, możliwe będzie zbudowanie infrastruktury, w której krytycznymi parametrami są niezawodność oraz wydajność, bez ograniczeń związanych z liczbą zainstalowanych serwerów oraz pamięci masowych, z możliwością efektywnej rozbudowy. W ramach tego zadania zostanie opracowany projekt oraz zostanie wykonane Data Center bibliotek pedagogicznych w technologii chmury obliczeniowej prywatnej. Przewidziane jest również przeprowadzenie szkoleń oraz zakup sprzętu. Koszt tego zadania planowany jest na zł. Zadanie 5 Wsparcie techniczno informatyczne W związku ze zidentyfikowanym problemem niewystarczającej opieki informatycznej w bibliotekach pedagogicznych będących Partnerami Projektu, niezbędne jest zapewnienie wsparcia technicznego i merytorycznego Partnerów Projektu oraz Partnera wiodącego w zakresie realizacji i wdrożeń eusług oraz tworzonych stron internetowych, Portalu, zasilenia ich odpowiednią treścią, przeprowadzenia szkoleń i asysty technicznej. Wsparcie techniczno informatyczne będzie działać funkcjonalnie jako tzw. centrum kompetencyjne w ramach struktur Departamentu Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. W ramach tego zadania świadczone będą usługi przez firmę/firmy zewnętrzne wybrane w trybie konkurencyjnym (zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych). W ramach tego zadania będą prowadzone działania monitorowania usług pod kątem dostępności oraz użyteczności graficznej interfejsów, ciągłości działania i powszechności wykorzystania. Usługi, w zależności od potrzeb będą uzupełnione o usługi cateringu i noclegu. W zależności od efektów monitorowania, skutkiem tych działań będzie optymalizacja w zakresie funkcjonalnym i ciągłości działania wpływająca na zwiększenie powszechności działania. Do szacowania kosztów tego zadania przyjęto następujące założenia: Czas trwania wsparcia: wrzesień 2018 czerwiec 2020 tj. 22 miesięcy. Liczba godzin wsparcia miesięcznie 18 godzin. Łącznie godzin: 22 miesięcy x 18 godzin = 396 godzin. Stawka godzinowa 135 zł brutto. Łączny koszt zadania: zł, przyjęto w zaokrągleniu zł. Strona 88 z 243

90 Koszt jednej roboczo godziny został oszacowany na podstawie analiz rynku i doświadczeń Wnioskodawcy z lat kiedy korzystał z zewnętrznego wsparcia informatycznego (wybieranego w trybie Ustawy o zamówieniach publicznych) w ramach realizowanych projektów. Liczba godzin przeznaczona do wykorzystania w jednym miesiącu będzie mogła być równolegle wykorzystywana przez kilku Partnerów i Partnera Wiodącego jednocześnie. Koszt tego zadania planowany jest na zł. Zadanie 6 Promocja Projektu Plan promocji w odniesieniu do indywidualnych potrzeb Projektu zakłada poinformowanie grup docelowych (odbiorców usług, w tym również osób z niepełnosprawnościami), lokalnych społeczeństw oraz pracowników bibliotek pedagogicznych o celach, funkcjonalnościach i zaletach Projektu, podjętych działaniach i zaawansowaniu realizacji Projektu, a także o współfinansowaniu przedsięwzięcia ze środków Unii Europejskiej. Plan promocji będzie obejmował oznakowanie wszystkich produktów i działań Projektu. Podstawowymi środkami przekazu wyżej wymienionych treści będą w szczególności tablice informacyjno promocyjne. Koszt tego zadania planowany jest na zł. Zadanie 7 Koszty bezpośrednie Beneficjenta związane z Wynagrodzeniami dla Pracowników realizujących projekt Kwota w wysokości ,62 zł. przeznaczona będzie na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń dla 2,2 etatu pracowników zaplanowanych do realizacji Projektu, w okresie wrzesień 2018 czerwiec 2020 r. Koszt tego zadania planowany jest na ,62 zł. Zadanie 8 Koszty pośrednie Beneficjenta związane z Wynagrodzeniami dla Pracowników rozliczających finansowo projekt Kwota w wysokości ,38 zł. przeznaczona będzie na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń dla 0,3 etatu pracowników zaplanowanych do realizacji Projektu, w okresie wrzesień 2018 czerwiec 2020 r. Koszt tego zadania planowany jest na ,38 zł. Szacunkowy całkowity koszt realizacji Projektu wynosi ,00 zł, przy czym wszystkie koszty są planowane jako wydatki kwalifikowane. Realizacja Projektu rozpocznie się we wrześniu 2018 roku i zakończy w czerwcu 2020 roku. Po zakończeniu realizacji Projektu nastąpi 5cio letni okres utrzymania jego rezultatów. Strona 89 z 243

91 6. Analiza wykonalności, analiza popytu oraz analiza opcji 6.1 Potencjał położenia geograficznego województwa mazowieckiego Mazowsze jest rejonem centralnym, atrakcyjnie położonym na skrzyżowaniu szlaków komunikacyjnych i zapewniającym dogodne połączenia z resztą Polski i krajami centralnej Europy. Historycznie województwo mazowieckie istniało w latach oraz Obecne województwo mazowieckie zostało utworzone w 1999 roku z niżej wyszczególnionych województw poprzedniego podziału administracyjnego: warszawskiego (w całości), ostrołęckiego (oprócz gminy Rozogi), radomskiego (oprócz gmin Drzewica i Gowarczów), ciechanowskiego (oprócz gmin powiatu działdowskiego), siedleckiego (oprócz gmin powiatu łukowskiego i gminy Kłoczew), płockiego (oprócz gmin powiatów kutnowskiego i łęczyckiego oraz gminy Kiernozia), skierniewickiego (gminy powiatu sochaczewskiego bez gminy Iłów i Żyrardowskiego oraz 3 gminy powiatu grodziskiego: Baranów, Jaktorów i Żabia Wola), bialskopodlaskiego (tylko gminy powiatu łosickiego), łomżyńskiego (tylko 5 zachodnich gmin powiatu ostrowskiego). Mapa 2 Położenie województwa mazowieckiego na terenie kraju Według danych z listopada 2017 r. powierzchnia województwa wynosi ,47 km², co stanowi 11,4% powierzchni Polski 2 i czyni je największym w kraju. Według danych z 30 czerwca 2017 r. województwo mazowieckie ma mieszkańców, co stanowi 13,98% ludności Polski. Kobiety stanowią 52,16% populacji 3. Mazowieckie jest województwem o największej liczbie ludności w Polsce. Gęstość zaludnienia w województwie wynosi 151 osób 4 na km 2 i jest większa od średniej krajowej, która wynosi 123 osoby na km [listopad 2017 r.] 3 [listopad 2017 r.] 4 i_ludnosc_w_przekroju_terytorialnym_w_2016_r.pdf [listopad 2017 r.] Strona 90 z 243

92 Mapa 3 Województwo mazowieckie Województwo mazowieckie składa się z 37 powiatów i 5 miast na prawach powiatu. Powiaty dzielą się na 314 gmin 35 miejskich, 50 miejskowiejskich i 229 wiejskich. Posiada 85 miast i ponad 9000 wsi. 3,4 mln osób zamieszkuje w miastach, natomiast na obszarach wiejskich 1,8 mln. Największe miasta regionu poza Warszawą, to: Radom, w którym mieszka 227 tys. osób, Płock 127 tys., Siedlce 77 tys., Ostrołęka 54 tys. oraz Ciechanów 46 tys. obywateli. Województwo położone jest w większości na obszarze Niżu Środkowoeuropejskiego, tylko jego niewielkie wschodnie fragmenty leżą na terenie Niżu Wschodniobałtycko Białoruskiego, a południowe na terenie Wyżyn Polskich. Obszar Województwa zawiera się w 8 makroregionach [listopad 2017 r.] Strona 91 z 243

93 Mapa 4 Podział województwa mazowieckiego według podregionów i powiatów (1 stycznia 2017 r.) Województwo jest położone w środkowowschodniej Polsce i graniczy z województwami: kujawskopomorskim, lubelskim, łódzkim, podlaskim, świętokrzyskim, warmińskomazurskim. Mimo, że województwo mazowieckie jest często określane jako Mazowsze, nie jest ono nim w całości. Wschodnia część województwa to region podlaski (w znacznie mniejszym stopniu niż geograficznie), natomiast południowa część to ziemia radomska będąca częścią Małopolski. Różnice historycznokulturowe widoczne są w wielu aspektach, m.in. w architekturze wiejskiej czy w strojach ludowych. Strona 92 z 243

94 6.2 Analiza otoczenia społecznogospodarczego Projektu Gospodarka Mazowsze było i nadal jest liderem polskich przemian. Województwo rozwija się najszybciej w Polsce i przyciąga najwięcej inwestycji zagranicznych. To region najbogatszy w kraju, który ma największy wkład w tworzeniu polskiego PKB. W żadnym innym regionie kraju transformacja nie była tak szybka i tak udana. Przemysł województwa odznacza się dużym zróżnicowaniem branżowym, co czyni go mniej zależnym od wahań koniunkturalnych na rynku krajowym i zagranicznym. Dominującą rolę odgrywa przemysł rolnospożywczy (ze względu na obszar i wielkość produkcji rolnej) oraz petrochemiczny (największa w kraju rafineria w Płocku). Poza tym ważne są przemysł energetyczny, chemiczny i elektromaszynowy. Cechą charakterystyczną mazowieckiego przemysłu jest szybki rozwój nowoczesnych innowacyjnych branż, jak usługi finansowoubezpieczeniowe, telekomunikacyjne, informatyczne, przemysł farmaceutyczny czy elektroniczny. Na Mazowszu zarejestrowanych jest firm, w tym z udziałem kapitału zagranicznego jest (dane z 2008r.). 6 Tabela 9 Przeciętne zatrudnienie w województwie mazowieckim Przeciętna miesięczna OKRESY PERIODS A analogiczny okres roku poprzedniego = 100 corresponding period of previous year = 100 B okres poprzedni = 100 previous period = 100 w tys. in thous. Przeciętne zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw Average paid employment in enterprise sector A B Przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw Average monthly gross wages and salaries in enterprise sector w zł in zl A B emerytura i renta a brutto wypłacana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych Average monthly gross retirement pay and pension a paid by the Social Insurance Institution w zł in zl A 2015 I XII 1353,9 101,4 x 4991,77 103,0 x 2047,16 102, I XII 1390,0 102,7 x 5165,96 103,5 x 2085,81 101, I 1378,0 102,3 100,9 4996,97 104,1 95, II 1373,4 102,4 99,7 5101,57 103,9 102, III 1377,8 102,7 100,3 5452,94 104,8 106,9 2073,52 102, IV 1380,7 102,9 100,2 5338,20 106,0 97, V 1382,1 102,9 100,1 5085,52 103,4 95, VI 1386,9 103,2 100,3 5121,66 105,3 100,7 2077,87 102, VII 1389,3 103,2 100,2 5100,77 103,9 99, VIII 1390,1 103,0 100,1 5048,74 103,9 99, IX 1392,8 103,0 100,2 5046,80 103,5 100,0 2081,90 102, X 1394,9 103,0 100,2 5226,08 104,0 103, XI 1401,3 103,1 100,5 5138,76 104,2 98, XII 1404,5 102,9 100,2 5433,51 103,8 105,7 2085,81 101, I 1440,9 104,6 102,6 5172,24 103,5 95, II 1444,6 105,2 100,3 5248,94 102,9 101, III 1443,0 104,7 99,9 5603,50 102,8 106,8 2108,43 101,7 Źródło: Biuletyn Statystyczny Województwa Mazowieckiego. I kwartał 2017 r., Urząd Statystyczny w Warszawie 2017 r. Obecnie, ze względu na szybką restrukturyzację sektora państwowego, dynamiczny i chłonny rynek aglomeracji warszawskiej oraz rozwój infrastruktury, Mazowsze jest najbardziej rozwiniętym gospodarczo polskim regionem. 6 Strona 93 z 243

95 Mapa 5 Struktura podmiotów gospodarczych województwa mazowieckiego Źródło: Wybrane dane o podregionach Województwa Mazowieckiego. grudzień 2016 r., Urząd Statystyczny w Warszawie Położenie Mazowsza jest istotne z punktu widzenia dynamiki rozwoju gospodarczego. Rozwój regionu wiąże się zarówno z centralnym położeniem w kraju oraz stołecznością Warszawy. W Warszawie i okolicznych miastach jest zatrudnionych 14% wszystkich pracowników w kraju. Na siedzibę swojej firmy region wybrało prawie 17% zainteresowanych Polską inwestorów zagranicznych. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw w województwie kształtowało się w roku 2016 na poziomie 5165,96 zł, co w porównaniu ze średnią krajową wynoszącą 4277,03 zł wypada niezwykle korzystnie. Warto podkreślić też, iż województwo jest węzłowym dla kraju punktem komunikacyjnym. Przebiegają przez nie ważne dla europejskiej gospodarki szlaki, m.in. droga Paryż Berlin Warszawa Moskwa (główna europejska oś komunikacyjna na szlaku wschód zachód), a także droga wiodąca z północnego wschodu Europy do Europy Środkowej. Strona 94 z 243

96 Tabela 10 Przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w województwie mazowieckim OKRESY PERIODS A analogiczny okres roku poprzedniego = 100 corresponding period of previous year = 100 B okres poprzedni = 100 previous period = 100 Ogółem Total przemysł a industry a przetwórstwo przemysłowe manufacturing wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz, parę wodną i gorącą wodę electricity, gas, steam and air conditioning supply dostawa wody; gospodarowanie ściekami i odpadami; rekultywacja water supply; sewerage, waste management and remediation activities budownictwo construction 2015 I XII 4991, , , , , , , , , , , ,35 A 103,0 101,8 102,3 100,7 103,0 104,3 104,2 101,4 105,8 103,2 105,8 103, I II 5053, , , , , , , , , , , , I III 5180, , , , , , , , , , , , I IV 5212, , , , , , , , , , , , I V 5187, , , , , , , , , , , , I VI 5177, , , , , , , , , , , , I VII 5165, , , , , , , , , , , , I VIII 5138, , , , , , , , , , , , I IX 5126, , , , , , , , , , , , I X 5140, , , , , , , , , , , , I XI 5138, , , , , , , , , , , , I XII 5165, , , , , , , , , , , ,87 A 103,5 104,2 103,9 108,2 105,1 104,9 105,1 102,1 107,5 104,9 106,0 100, I II 5211, , , , , , , , , , , , I III 5335, , , , , , , , , , , ,42 A 103,0 101,5 102,2 101,2 99,0 103,3 105,9 103,2 104,9 101,8 107,5 103, I 4996, , , , , , , , , , , , II 5101, , , , , , , , , , , , III 5452, , , , , , , , , , , , IV 5338, , , , , , , , , , , , V 5085, , , , , , , , , , , , VI 5121, , , , , , , , , , , , VII 5100, , , , , , , , , , , , VIII 5048, , , , , , , , , , , , IX 5046, , , , , , , , , , , , X 5226, , , , , , , , , , , , XI 5138, , , , , , , , , , , , XII 5433, , , , , , , , , , , , I 5172, , , , , , , , , , , , II 5248, , , , , , , , , , , , III 5603, , , , , , , , , , , ,06 A 102,8 100,1 100,8 98,5 99,7 106,4 106,9 100,2 109,4 101,3 108,5 104,8 B 106,8 106,0 109,4 91,2 93,6 114,9 108,0 98,2 116,8 103,7 118,2 105,6 w złotych handel; naprawa pojazdów samochodowych trade; repair of motor vehicles in zloty transport i gospodarka magazynowa transportation and storage zakwaterowanie i gastronomia accommodation and catering informacja i komunikacja information and communication obsługa rynku nieruchomości real estate activities administrowanie i działalność wspierająca administrative and support service activities Źródło: Biuletyn Statystyczny Województwa Mazowieckiego. I kwartał 2017 r., Urząd Statystyczny w Warszawie 2017 r. Jak już wcześniej wspomniano, istotnym powodem do lokowania inwestycji na Mazowszu jest dobra infrastruktura i komunikacja (Mazowsze ma dobrą komunikację z resztą kraju i międzynarodowe porty lotnicze Okęcie i Modlin, które obsługują ponad 80 proc. przylatujących do Polski pasażerów), a także dobrze wykształcona siła robocza. Tabela 11 Dane o populacji mieszkańców województwa mazowieckiego OKRESY PERIODS A analogiczny okres roku poprzedniego = 100 corresponding period of previous year = 100 Ludność b Population b Małżeństwa Marriages Urodzenia żywe Live births Zgony Deaths niemowląt d infant d Przyrost naturalny c Natural increase c Małżeństwa Marriages Urodzenia żywe Live births Zgony Deaths niemowląt de infant de Przyrost naturalny c Natural increase c w liczbach bezwzględnych in absolute numbers na 1000 ludności per 1000 population 2015 I VI ,53 10,45 10,55 3,41 0, I VI ,79 10,87 10,42 3,27 0,45 A 100,3 107,7 104,3 99,0 100,0 x 107,4 104,0 98,8 95,9 x 2015 I XII ,83 10,76 10,30 3,85 0, I XII ,98 11,12 10,24 3,27 0,88 A 100,3 103,4 103,7 99,7 88,2 194,5 103,1 103,3 99,4 84,9 195,6 Źródło: Biuletyn Statystyczny Województwa Mazowieckiego. I kwartał 2017 r., Urząd Statystyczny w Warszawie 2017 r. Poniżej przedstawiono długookresową prognozę ludności dla województwa mazowieckiego. Strona 95 z 243

97 W województwie mazowieckim według stanu w końcu 2013 r. zamieszkiwało 5316,8 tys. osób. Zgodnie z wynikami długookresowej prognozy ludności województwo mazowieckie będzie powiększało liczbę mieszkańców do 2028 r., po tym okresie wzrostu wystąpi spadek liczebności populacji. Ostatecznie przewiduje się, że na Mazowszu w 2050 r. liczba mieszkańców wyniesie 5318,7 tys. osób, tj. o 1,9 tys. (o 0,04%) więcej niż w 2013 r. W całym prognozowanym okresie stany ludności będą wyższe niż w roku bazowym. 7 Wykres 1 Województwa wg prognozowanej liczby ludności w 2050 r. Źródło: Prognoza ludności dla Województwa Mazowieckiego na lata , Urząd Statystyczny w Warszawie, Mazowiecki Ośrodek Badań Regionalnych 2015 r. Według prognozy Głównego Urzędu Statystycznego 8 na lata , mimo niekorzystnych zmian w strukturze ludności, na tle innych województw Mazowsze pozostanie regionem o największym potencjale ludnościowym. Liczba ludności województwa w perspektywie roku 2050 (w stosunku do danych z 2013 r.) wzrośnie o prawie 2 tys. Liczba ludności zwiększy się przede wszystkim w centralnych powiatach otaczających Warszawę i samej stolicy. Według wyników prognozy w strukturze wiekowej ludności nastąpią niekorzystne zmiany pogłębi się proces starzenia się populacji. Ludność w wieku poprodukcyjnym jest jedyną grupa, której liczebność zwiększy się we wszystkich rozpatrywanych jednostkach terytorialnych. Najkorzystniejszą strukturą według wieku: niskim udziałem osób w wieku poprodukcyjnym oraz wysokim udziałem osób w wieku przedprodukcyjnym i produkcyjnym charakteryzować się będą powiaty sąsiadujące z Warszawą. Niekorzystne procesy demograficzne: ubytek liczby ludności oraz niepożądane procesy zachodzące w jej strukturze wiekowej wystąpią w powiatach położonych na peryferyjnych obszarach województwa. 7 Prognoza ludności dla Województwa Mazowieckiego na lata , Urząd Statystyczny w Warszawie, Mazowiecki Ośrodek Badań Regionalnych 2015 r. 8 Prognoza ludności dla Województwa Mazowieckiego na lata , Urząd Statystyczny w Warszawie, Mazowiecki Ośrodek Badań Regionalnych 2015 r. Strona 96 z 243

98 Mapa 6 Ludność województwa wg ekonomicznych grup wieku Źródło: Wybrane dane o podregionach Województwa Mazowieckiego. grudzień 2016 r., Urząd Statystyczny w Warszawie Rozbudowana sieć drogowa i kolejowa łączy Mazowsze z pozostałymi regionami kraju. Ułatwia to prowadzenie działalności zarówno tym firmom, które koncentrują się na eksporcie, jak dostępność tym, które zdecydowały się zainwestować w Polsce ze względu na wielkość rodzimego rynku. Mazowsze oferuje także podmiotom gospodarczym najlepszą w kraju infrastrukturę począwszy od standardu powierzchni biurowych przez telekomunikację, komunikację i usługi dla biznesu. Warszawa na tle innych europejskich miast oferuje relatywnie dobre ceny powierzchni biurowych w najwyższym standardzie. Liberalizacja rynku telekomunikacyjnego spowodowała polepszenie warunków działania firm. Kraj pokrywa sieć telefonii komórkowej, jedna z najlepiej rozwiniętych w Europie, obejmująca swym zasięgiem ponad 92% powierzchni kraju i skutecznie rywalizującej z telefonią naziemną. Istotnym powodem lokowania inwestycji na Mazowszu są także dobra infrastruktura i transport. Jednocześnie jednak, mazowieckie jest jednym z najbardziej zróżnicowanych gospodarczo województw w kraju. Większość województwa jest stosunkowo słabo rozwinięta. Wybija się tu najbardziej rozwinięta gospodarczo Warszawa oraz jej okolice, bogate są również miasta Płock oraz Siedlce. Najbiedniejszym regionem jest region radomski. Radom ma obecnie najwyższe bezrobocie wśród miast ponad 100tysięcznych oraz wśród powiatów grodzkich. Strona 97 z 243

99 Tabela 12 Bezrobotni i stopa bezrobocia województw a mazowieckiego OKRESY PERIODS A analogiczny okres roku poprzedniego = 100 corresponding period of previous year = 100 B okres poprzedni = 100 previous period = 100 Stopa bezrobocia rejestrowanego a w % Registered unemployment rate a in % Bezrobotni nowo zarejestrowani b Newly registered unemployed persons b po raz kolejny reentrants to unemployment rolls Bezrobotni wyrejestrowani b Persons removed from unemployment rolls b z tytułu podjęcia pracy received jobs zgłoszone w ciągu miesiąca declaring during a month Oferty pracy a Job offers a sektor prywatny private sector stan w końcu miesiąca end of month 2016 I 8, II 8, III 8, IV 8, V 7, VI 7, VII 7, VIII 7, IX 7, X 7, XI 7, XII 7, I 7, II 7, III 7, A x 88,5 88,2 95,1 92,7 121,2 126,4 132,7 B x 108,9 110,0 132,3 135,1 132,2 135,4 128,3 Źródło: Biuletyn Statystyczny Województwa Mazowieckiego. I kwartał 2017 r., Urząd Statystyczny w Warszawie 2017 r. Choć stopa bezrobocia w całym województwie mazowieckim kształtowała się w marcu 2017 r. na poziomie 7%, to warto podkreślić przeogromne dysproporcje w tym zakresie najwyższą stopę bezrobocia odnotowano w powiatach: szydłowieckim 25, 9 %, radomskim 20, 3 % oraz przysuskim 19,9 %. Najniższą stopą bezrobocia wyróżniało się miasto Warszawa 2, 4 % oraz powiaty: grójecki 2, 5 %, warszawski zachodni 2,9 %, grodziski 3,7 % oraz piaseczyński i pruszkowski 4,9 %. Mapa 7 Struktura bezrobotnych wg wieku w województwie mazowieckiem Źródło: Wybrane dane o podregionach Województwa Mazowieckiego. grudzień 2016 r., Urząd Statystyczny w Warszawie Strona 98 z 243

100 Województwo mazowieckie charakteryzuje się największym eksportem i importem w kraju. Blisko połowa wartości w obydwu dziedzinach jest udziałem właśnie mazowieckich przedsiębiorstw. Głównymi partnerami regionu w tym zakresie są kraje Unii Europejskiej. Do lokowania inwestycji na Mazowszu zachęca przede wszystkim wielkość rynku regionu i całego kraju oraz strategiczne dla działalności produkcyjnej i usługowej położenie. Istotnym powodem jest także dobra infrastruktura komunikacyjna (sieć dróg i kolei oraz międzynarodowy port lotniczy Okęcie oraz Mazowiecki Port Lotniczy WarszawaModlin) oraz dobrze wykształcona kadra pracownicza. 14 proc. mieszkańców regionu stanowią osoby z wyższym wykształceniem, zaś 30 proc. ze średnim. Z badań atrakcyjności inwestycyjnej regionów prowadzonych przez Instytut Badań nad Gospodarką Rynkową wynika, że Mazowsze jest i na długo pozostanie niekwestionowanym liderem w tym zakresie, oferując inwestorom dużo ciekawsze warunki inwestycji niż inne regiony kraju. 9 Edukacja Na terenie województwa działa bardzo dobrze rozwinięte zaplecze naukowooświatowe. Jest to obszar występowania wielu uczelni wyższych zarówno niepublicznych (ponad 100 szkół wyższych), jak też i publicznych. Ich największym skupiskiem jest oczywiście Warszawa, ale są one również zlokalizowane w innych miastach województwa (Płock, Pułtusk, Radom, Siedlce). Do najważniejszych wyższych uczelni publicznych zlokalizowanych na terenie województwa zalicza się: Akademia Humanistyczna im. Aleksandra Gieysztora w Pułtusku, Akademia Obrony Narodowej, Akademia Pedagogiki Specjalnej, Akademia Sztuk Pięknych w Warszawie, Akademia Wychowania Fizycznego Józefa Piłsudskiego w Warszawie, Politechnika Warszawska, Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, Szkoła Główna Handlowa, Szkoła Główna Służby Pożarniczej, Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego, Uniwersytet Muzyczny Fryderyka Chopina, Uniwersytet PrzyrodniczoHumanistyczny w Siedlcach, Uniwersytet TechnologicznoHumanistyczny im. Kazimierza Pułaskiego w Radomiu, Uniwersytet Warszawski, Warszawski Uniwersytet Medyczny, Wojskowa Akademia Techniczna im. Jarosława Dąbrowskiego w Warszawie. Turystyka Mazowieckie to przede wszystkim tereny nizinne, w tym głównie Równina Środkowopolska. Poprzez środkową część przebiega dolina Wisły. Występują również kąpieliska Pojezierze Gostyńskie oraz Zalew Zegrzyński. Największymi kompleksami 9 Strona 99 z 243

101 leśnymi są puszcze: Kampinoska, Kurpiowska, Biała, Kozienicka i Mariańska. Turystyce sprzyjają dobre połączenia z miastami europejskimi, wysoki poziom usług hotelowych i komunikacyjnych oraz bogactwo obiektów zabytkowych. Warszawa pełni funkcję największego centrum turystycznego. Poza granicami miasta jest wiele interesujących miejsc do zwiedzania Żelazowa Wola, Opinogóra, Warka, Pułtusk, Czarnolas, a także zamki piastowskie w Ciechanowie, Czersku i Płocku oraz muzea w Radomiu i Sierpcu. Według GUS, baza noclegowa składa się z 315 obiektów hotelowych oraz 177 pozostałych obiektów 10, co daje ponad 49 tysięcy miejsc noclegowych. Turyści najczęściej nocują w hotelach (86,7%). Odnotowuje się sporą liczbą turystów zagranicznych. Szczególnie chętnie województwo mazowieckie odwiedzają turyści z Europy (69,2% ogółu turystów). Pozostali goście, to turyści z Azji, Ameryki Północnej, Południowej i Centralnej, Oceanii, Afryki. Powierzchnia obszarów chronionych w województwie mazowieckim ogółem wynosi ,9 ha, co stanowi 29,6% powierzchni województwa. Na terenie województwa mazowieckiego znajdują się: 1 park narodowy (Kampinoski Park Narodowy), 9 parków krajobrazowych, 171 rezerwatów przyrody oraz 62 obszary chronionego krajobrazu. 6.3 Informatyzacja w województwie mazowieckiem na tle Polski Truizmem jest stwierdzenie, że nikt nie lubi kolejek. Koncepcja elektronicznego udostępniania różnorodnych usług zakłada udostępnienie obywatelom i przedsiębiorstwom szerokiej oferty usług publicznych za pośrednictwem Internetu. Umożliwienie interesantom korzystania z eusług nie sprowadza się wyłącznie do stworzenia odpowiedniego portalu internetowego, za pomocą którego świadczone są usługi. Konieczne jest przeprojektowanie wewnętrznych procesów realizowanych przez dane jednostki, a także przebudowa zaplecza wspomagającego wykonywanie zadań. Jednostka musi działać jak nowoczesna firma z wyodrębnionym tzw. frontoffice, czyli działem obsługi interesanta, który drogą elektroniczną przyjmuje zlecenie. Za jego realizację odpowiada tzw. backoffice, zajmujący się wewnętrznymi procedurami, które automatycznie przetwarzają wprowadzone do systemu dane. Dla zapewnienia elektronicznej wymiany informacji między różnymi instytucjami konieczna jest interoperacyjność, czyli zdolność współpracy pomiędzy różnymi systemami informatycznymi tak, aby było to bezpieczne. W zależności od stopnia rozwoju podmiotu usługi te mogą być świadczone na czterech różnych poziomach: stopień pierwszy (tzw. informacja online) możliwość wyszukania informacji o danej jednostce świadczonych tam usługach na jego stronie internetowej; stopień drugi (tzw. interakcja jednokierunkowa) możliwość wyszukania informacji oraz pobrania oficjalnych formularzy ze strony internetowej podmiotu; stopień trzeci (tzw. interakcja dwukierunkowa) możliwość wyszukania informacji, pobrania oraz odesłania wypełnionych formularzy za pomocą Internetu; stopień czwarty (tzw. transakcja) pełna obsługa procesu, czyli możliwość dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy drogą elektroniczną od uzyskania informacji, poprzez pobranie odpowiednich formularzy, ich odesłanie po wypełnieniu i złożeniu podpisu elektronicznego, aż do uiszczenia wymaganych 10 Turystyka w Województwie Mazowieckim w 2016 r., Urząd Statystyczny w Warszawie, 2016 r. Strona 100 z 243

102 opłat oraz otrzymania oficjalnego pozwolenia, zaświadczenia lub innego dokumentu, o który dana osoba/ firma występuje. Umownie przyjmuje się, że wymienionym etapom rozwoju eusług odpowiadają wartości na skali procentowej (odpowiednio: pełna realizacja A=25%, B=50%, C=75% i D=100%). Stosowanie tych wartości pozwala na ocenę ogólnego stopnia zaawansowania rozwoju publicznych serwisów internetowych. Według danych Komisji Europejskiej, obecnie blisko połowa obywateli UE (46%) posługuje się Internetem, aby znaleźć pracę, skorzystać z biblioteki publicznej, złożyć deklarację podatkową, zgłosić narodziny dziecka, złożyć wniosek o paszport lub skorzystać z innych usług administracji elektronicznej. 80% obywateli twierdzi, że usługi publiczne online pozwalają zaoszczędzić czas, 76% docenia ich wygodę i elastyczność, a 62% twierdzi, że dzięki nim wydaje mniej pieniędzy. Gospodarstwa domowe oraz osoby indywidualne w Polsce W 2016 r. ponad 80% gospodarstw domowych miało w domu przynajmniej jeden komputer. W różnych typach gospodarstw domowych wyposażenie w komputery jest dość zróżnicowane. Gospodarstwa domowe z dziećmi znacznie częściej posiadały w domu komputer niż gospodarstwa bez dzieci. Na obszarach miejskich większy był odsetek gospodarstw wyposażonych w komputery w porównaniu z gospodarstwami z terenów wiejskich. Na obszarach wysoce zurbanizowanych gospodarstwa domowe częściej posiadały komputery niż na obszarach o niskim stopniu urbanizacji. Od 2012 r. zmniejsza się dysproporcja tego wskaźnika pomiędzy niskim a wysokim stopniem urbanizacji i w 2016 r. wyniosła ona 4,8 p. proc. Tabela 13 Wyposażenie gospodarstw domowych w komputery Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. W Polsce w 2016 r. z komputera korzystało 21,3 mln osób, spośród których 20,3 mln użytkowało go regularnie. Strona 101 z 243

103 Wykres 2 Osoby korzystające z komputera w ciągu wybranych 3 miesięcy Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Odsetek osób korzystających z komputera regularnie, tj. co najmniej raz w tygodniu, systematycznie wzrastał w latach Udział regularnych użytkowników komputerów w ogólnej liczbie osób w wieku 1674 lata w 2016 r. wyniósł 69,1% i był większy o 4,3 p. proc. w porównaniu z rokiem poprzednim, a o 8,9 p. proc. w stosunku do 2012 r. Udział regularnych użytkowników komputerów wśród osób w wieku 1674 lata jest zróżnicowany w zależności od płci, wieku, poziomu wykształcenia, aktywności zawodowej, klasy i stopnia zurbanizowania miejsca zamieszkania oraz regionu Polski. Na przestrzeni całego badanego okresu więcej regularnych użytkowników komputerów było wśród mężczyzn niż wśród kobiet i w 2016 r. różnica ta wyniosła 0,9 p. proc. Największy udział osób regularnie korzystających z komputera w całym badanym okresie odnotowano w grupie uczniów i studentów, w której w 2016 r. odsetek ten wyniósł 98,2%. Podobnie kształtowała się sytuacja wśród osób z najmłodszej grupy wiekowej objętej badaniem (1624 lata), w której w 2016 r. odsetek regularnych użytkowników komputerów wyniósł 96,1%. Bardzo wysoki udział obserwowano również wśród osób z wyższym wykształceniem 96,8%. Najmniejszy wskaźnik odnotowano wśród osób w wieku 6574 lata 23,5%. Uwzględniając rodzaj aktywności zawodowej największy wzrost odsetka regularnych użytkowników komputerów wystąpił w grupie bezrobotnych (w porównaniu z 2015 r. o 4,8 p. proc., a z 2012 r. o 3,9 p. proc.). Strona 102 z 243

104 Tabela 14 Osoby regularnie korzystające z komputera Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Uwzględniając województwa, w 2016 r. największy odsetek gospodarstw domowych posiadających w domu komputer odnotowano w województwie pomorskim (85,7%) z zaraz za nim w województwie mazowieckiem (84,1%), natomiast pod względem udziału osób korzystających z komputera oraz regularnych użytkowników przodowało województwo zachodniopomorskie (odpowiednio 82,3%, 74,6%), a zaraz za nim województwo mazowieckie (odpowiednio 81,4%, 74,3%). Najrzadziej w komputery wyposażone były gospodarstwa w województwie warmińskomazurskim (74,6%). Najniższy odsetek osób korzystających z komputera oraz regularnych użytkowników komputerów odnotowano natomiast w województwie świętokrzyskim (odpowiednio 73,9% i 62,6%). Strona 103 z 243

105 Tabela 8 Wyposażenie gospodarstw domowych w komputery oraz osoby korzystające z komputera Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Na przestrzeni analizowanych lat najczęściej z komputerów korzystano w miejscu zamieszkania. Odsetek osób w wieku 1674 lata korzystających z komputerów w domu rósł systematycznie i w 2016 r. wyniósł 71,1%. Znaczny był także udział osób korzystających z komputerów w miejscu pracy (26,0%). Odsetek osób używających komputery w mieszkaniach innych osób w 2016 r. wyniósł 12,6% i w porównaniu z rokiem poprzednim wzrósł o 2,7 p. proc. Wykres 3 Osoby korzystające z komputera według miejsca korzystania w ciągu wybranych 3 miesięcy Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Udział gospodarstw domowych posiadających w domu łącze internetowe systematycznie rośnie. W 2016 r. dostęp do Internetu w domu miało 80% gospodarstw domowych. Strona 104 z 243

106 Poziom odsetka gospodarstw domowych z dostępem do Internetu był zróżnicowany w zależności od typu gospodarstwa, klasy i stopnia urbanizacji miejsca zamieszkania oraz regionu Polski. Na przestrzeni analizowanych lat zdecydowanie częściej dostęp do Internetu w domu posiadały gospodarstwa domowe z dziećmi niż bez dzieci; dysproporcja ta w 2016 r. wyniosła 25,8 p. proc. Dostęp do Internetu w domu częściej posiadały gospodarstwa domowe na obszarach o wysokim stopniu zurbanizowania oraz w dużych miastach, niż na pozostałych obszarach. W porównaniu z 2012 r. największy wzrost tego wskaźnika odnotowano jednak na obszarach wiejskich i na terenach o niskim stopniu zurbanizowania (odpowiednio o 11,7 p. proc. i 13,5 p. proc.). Tabela 15 Gospodarstwa domowe posiadające dostęp do Internetu w domu Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. W 2016 r. w Polsce ponad trzy czwarte gospodarstw domowych miało w domu szerokopasmowy dostęp do Internetu, co oznacza, że w stosunku do 2015 r. wystąpił wzrost tego wskaźnika o 4,7 p. proc., a w porównaniu z 2012 r. o 8,7 p. proc. Gospodarstwa mające łącze szerokopasmowe stanowiły w 2016 r. ponad 94% ogółu gospodarstw domowych posiadających dostęp do Internetu. Strona 105 z 243

107 Wykres 4 Gospodarstwa domowe z dostępem do Internetu oraz z szerokopasmowym dostępem do tej sieci Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Rozpatrując rodzaje łączy internetowych w gospodarstwach domowych, w 2016 r. najczęściej korzystano z szerokopasmowych łączy stacjonarnych; posiadało je 58,7% gospodarstw domowych. Coraz częściej wybieranym połączeniem są szerokopasmowe łącza mobilne, które w 2016 r. stosowane były przez ponad jedną trzecią gospodarstw domowych. Wąskopasmowe łącza internetowe są zastępowane szerokopasmowymi. Z grupy wąskopasmowych połączeń najczęściej wykorzystywanymi były łącza mobilne (7,6%). Wykres 5 Rodzaje łączy internetowych w gospodarstwach domowych Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. W 2016 r. szerokopasmowe łącze internetowe posiadało w domu ponad 90% gospodarstw domowych z dziećmi oraz ponad 67% gospodarstw bez dzieci. Wśród gospodarstw z dziećmi odsetek posiadających szerokopasmowy dostęp do Internetu w domu wzrósł w stosunku do roku poprzedniego o 4,0 p. proc., natomiast w porównaniu z 2012 r. o 5,0 p. proc. W grupie gospodarstw bez dzieci wystąpił wzrost odpowiednio o 4,8 p. proc. i 10,6 p. proc. Na obszarach wiejskich gospodarstwa domowe rzadziej miały szerokopasmowy dostęp do sieci globalnej niż gospodarstwa w miastach. W 2016 r. odsetek ten wśród gospodarstw domowych na wsi wyniósł 71,3%, podczas gdy w dużych miastach 79,1%, a w mniejszych 76,6%. W porównaniu z 2012 r. największy wzrost odsetka odnotowano na terenach wiejskich o 10,8 p. proc., podczas gdy w mniejszych i dużych miastach odpowiednio o 10,6 p. proc. oraz 4,8 p. proc. Strona 106 z 243

108 Gospodarstwa domowe w zachodniej części kraju częściej miały w domu szerokopasmowe łącze internetowe niż gospodarstwa w pozostałych częściach Polski. W 2016 r. w stosunku do 2012 r. największy wzrost odsetka gospodarstw z łączem szerokopasmowym odnotowano we wschodniej Polsce o 12,4 p.proc., podczas gdy w Polsce zachodniej i centralnej wzrost wyniósł odpowiednio 9,6 p. proc. i 6,9 p. proc. Tabela 16 Gospodarstwa domowe posiadające szerokopasmowy dostęp do Internetu w domu Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. W 2016 r. w Polsce wśród osób, które kiedykolwiek korzystały z Internetu 95,4% używało go regularnie. Odsetek osób, które łączyły się z Internetem codziennie lub prawie codziennie wyniósł 78,0%,a korzystających z Internetu rzadziej niż raz w tygodniu 4,6%. Tabela 17 Częstotliwość korzystania z Internetu Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Udział osób regularnie korzystających z Internetu różni się w zależności od wieku, aktywności zawodowej, poziomu wykształcenia i miejsca zamieszkania. Biorąc pod uwagę rodzaj aktywności zawodowej, w 2016 r. największy odsetek regularnych użytkowników był wśród uczniów i studentów (98,6%) oraz pracowników najemnych (86,5%), a najmniejszy Strona 107 z 243

109 w grupie osób emerytowanych i innych biernych zawodowo (36,9%). W stosunku do 2015 r. obserwowano wzrost udziału regularnych użytkowników Internetu we wszystkich grupach aktywności zawodowej, oprócz osób uczących się. Największy wzrost odsetka regularnych użytkowników Internetu w porównaniu z 2012 r. odnotowano wśród bezrobotnych (o 18,0 p. proc.). W populacji osób uczących się wzrost ten był najmniejszy, co wynika przede wszystkim z wysokiego poziomu wskaźnika już na początku badanego okresu. Tabela 6 Osoby regularnie korzystające z Internetu według aktywności zawodowej Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Z Internetu regularnie korzystają najczęściej osoby w wieku 1624 lata. W badanych latach udział regularnych użytkowników Internetu rósł corocznie we wszystkich grupach wieku. Wyjątkiem była populacja osób z najmłodszej grupy wieku, w której odsetki te już od kilku lat są na najwyższym poziomie i nie obserwowano znaczących ich wzrostów w skali roku. W 2016 r. w porównaniu z 2012 r. największy wzrost udziału osób regularnie korzystających z Internetu wystąpił wśród osób w grupie 5564 lata (o 15,7 p. proc.). Tabela 7 Osoby regularnie korzystające z Internetu według grup wieku Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Strona 108 z 243

110 Największy odsetek osób regularnie korzystających z Internetu odnotowano wśród mieszkańców dużych miast, najmniejszy natomiast na terenach wiejskich. Od 2013 r. wskaźnik ten wzrastał z roku na rok niezależnie od miejsca zamieszkania. Największy wzrost (o 13,6 p. proc.) udziału osób regularnie korzystających z Internetu w porównaniu z 2012 r. dotyczył obszarów wiejskich. Wśród osób z wyższym wykształceniem odnotowuje się największy udział osób regularnie korzystających z sieci internetowej (w 2016 r. 96,6%). W grupie osób z wykształceniem podstawowym lub gimnazjalnym wskaźnik ten utrzymuje się na najniższym poziomie. W 2016 r. wyniósł on 53,2%,tj. o 5,7 p. proc. więcej niż przed rokiem. Tabela 9 Gospodarstwa domowe posiadające dostęp do Internetu w domu oraz osoby korzystające z Internetu Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Województwo mazowieckie posiada pierwszy, co do wielkości udział procentowy wśród osób posiadających dostępu do Internetu oraz drugi co do wielkości udział procentowy osób korzystających z Internetu, wynoszący odpowiednio 84,9% i 74,3%. Uwzględniając cele korzystania z Internetu w sprawach prywatnych, w 2015 r. w Unii Europejskiej, podobnie jak w Polsce, największy udział stanowiły osoby wysyłające, odbierające pocztę elektroniczną. W Polsce odsetek takich osób wyniósł 54%, tj. o 15 p. proc. mniej niż średnio w Unii Europejskiej. W Luksemburgu i Norwegii wskaźnik ten był największy (91%), przewyższając średnią dla Unii Europejskiej o 22 p. proc. W krajach europejskich najbardziej zróżnicowany był odsetek osób korzystających z usług bankowych. Największy wskaźnik odnotowano w Norwegii (90%), a najmniejszy w Rumunii i Bułgarii (po 5%), przy średniej w Unii Europejskiej na poziomie 46%. Dla Polski wskaźnik ten wyniósł 31%. Strona 109 z 243

111 W 2016 r. najbardziej popularną formą komunikacji internetowej oprócz korzystania z poczty elektronicznej było korzystanie z serwisów społecznościowych. Z poszczególnych usług komunikacyjnych najczęściej korzystały osoby w wieku 1624 lata oraz osoby z wykształceniem wyższym. Analizując dane pod względem aktywności zawodowej, zauważyć można że komunikacja internetowa najpopularniejsza jest wśród osób uczących się. Uwzględniając miejsce zamieszkania, z takiej formy komunikacji najczęściej korzystali mieszkańcy dużych miast. Tabela 18 Osoby korzystające z Internetu w sprawach prywatnych w ciągu wybranych 3 miesięcy według wybranych celów Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Z różnych form komunikowania się przez Internet najczęściej korzystały osoby w najmłodszych grupach wieku. Wśród osób o różnej aktywności zawodowej najwięcej użytkowników internetowych form komunikacji było w grupie uczniów i studentów. Uwzględniając poziom wykształcenia największe udziały odnotowano wśród osób z wykształceniem wyższym. Osoby mieszkające w miastach, szczególnie dużych, częściej korzystały z Internetu w celach komunikacyjnych, aniżeli osoby mieszkające na terenach wiejskich. Korzystanie z komunikatorów internetowych było najmniej popularną internetową usługą komunikacyjną. W 2016 r. ponad 12 mln osób w wieku 1674 lata (41,9% populacji) dokonywało zakupów przez Internet (w ciągu ostatnich 12 miesięcy). W latach systematycznie wzrastał odsetek osób zamawiających lub kupujących w sieci; w okresie tym zwiększył się on o 11,6 p. proc. W porównaniu z poprzednim rokiem największy wzrost udziału osób robiących zakupy przez Internet odnotowano w grupie wieku 3544 lata (o 5,0 p. proc.). Strona 110 z 243

112 Mężczyźni robią zakupy przez Internet częściej niż kobiety. Biorąc pod uwagę poziom wykształcenia największy udział kupujących w sieci w 2016 r. odnotowano wśród osób z wykształceniem wyższym (73,9%), a uwzględniając rodzaj aktywności zawodowej w grupie pracujących na własny rachunek (61,3). Tabela 19 Osoby zamawiające lub kupujące przez Internet towary lub usługi do użytku prywatnego w ciągu ostatnich 12 miesięcy Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Bardzo duże dysproporcje w odsetkach osób korzystających z handlu elektronicznego odnotowywano w różnych grupach zawodów. Zdecydowanie większy odsetek kupujących przez Internet obserwowano wśród osób pracujących w zawodach nierobotniczych, niż wykonujących zawody robotnicze. Osoby wykonujące zawody związane z branżą informatyczną i telekomunikacyjną (zawody związane z ICT) znacznie częściej dokonywały zakupów przez Internet w porównaniu z grupą osób niezwiązanych zawodowo z branżą ICT. W porównaniu z 2015 r. największy wzrost odsetka osób dokonujących zakupów online wśród wszystkich zawodów odnotowano w grupie osób pracujących w zawodach nierobotniczych (o 6,3 p. proc). Strona 111 z 243

113 Tabela 20 Osoby zamawiające lub kupujące przez Internet towary lub usługi do użytku prywatnego według wykonywanego zawodu w ciągu ostatnich 12 miesięcy Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Analizując popularność zakupów przez Internet według województw, w 2016 r. największy od setek osób zamawiających lub kupujących przez Internet towary lub usługi do użytku prywatnego odnotowano w województwach mazowieckim i śląskim (po 47,1%), a najmniejszy w województwie świętokrzyskim (35,5%). Mapa 10 Osoby zamawiające lub kupujące przez Internet towary lub usługi do użytku prywatnego w ciągu ostatnich 12 miesięcy według województw w 2016 r. Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Strona 112 z 243

114 W 2016 r. 32,1% osób w wieku 1674 lata korzystało z urządzeń przenośnych w celu łączenia się z Internetem poza domem lub miejscem pracy. Największy odsetek tych użytkowników występował wśród uczniów i studentów, w grupie wieku 1624 lata oraz wśród osób z wyższym wykształceniem (odpowiednio 83,4%, 75,3%, 51,1%). Biorąc pod uwagę miejsce zamieszkania, najwięcej osób korzy stało z takiej formy łączenia się z Internetem w dużych miastach i na terenach o wysokim stopniu urbanizacji. Tabela 21 Osoby korzystające i niekorzystające z urządzeń przenośnych do łączenia się z Internetem w 2016 r. Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Strona 113 z 243

115 W 2016 r. wśród wszystkich województw największy odsetek osób korzystających z urządzeń przenośnych do łączenia się z Internetem odnotowano w województwie mazowieckim (39,4%), zaś najmniejszą popularnością urządzenia te cieszyły się wśród użytkowników Internetu z województwa świętokrzyskiego (17,1%). Mapa 11 Łączenie się z Internetem poza domem lub miejscem pracy poprzez urządzenia przenośne według województw w 2016 r. Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Spośród czynności wykonywanych podczas korzystania z komputera lub urządzenia przenośnego, najczęściej deklarowaną było przenoszenie plików między komputerami lub innymi urządzeniami. W 2016 r. tego typu czynności w ciągu ostatniego roku wykonywało 46,7% osób w wieku 1674 lata. Prawie jedna trzecia osób w ciągu ostatnich 12 miesięcy przed badaniem instalowała oprogramowanie lub aplikację, a 29,5% osób zmieniała ustawienia (opcje/preferencje w menu narzędzia ) dowolnego oprogramowania, programu operacyjnego lub programów zapewniających bezpieczeństwo urządzenia (np. antywirusowych). Wykonywanie wszystkich tych rodzajów czynności związanych z użytkowaniem komputera lub urządzenia przenośnego najczęściej deklarowały osoby w najmłodszych grupach wieku, czyli 1624 lata i 2534 lata. Osoby najstarsze, w grupie wieku 6574 lata, rzadko deklarowały wykonywanie tych czynności. Pojęcie korzystania z usług eadministracji obejmuje m.in. korzystanie ze stron internetowych dotyczących obowiązków obywatelskich (np. składania deklaracji podatkowych, zmiany miejsca zameldowania), praw (np. pomocy społecznej), oficjalnych dokumentów (np. dowodów osobistych, aktów urodzenia), publicznych usług edukacyjnych (np. bibliotek, informacji i rekrutacji do szkół lub uniwersytetów), publicznych usług zdrowotnych (np. szpitali); z wyłączeniem ręcznie pisanych i. Strona 114 z 243

116 Osoby korzystające z usług administracji publicznej przez Internet w ciągu ostatnich 12 miesięcy stanowiły w 2016 r. ponad 30% populacji osób w wieku 1674 lata i w porównaniu z poprzednim rokiem było to o 3,6 p. proc. więcej. Najczęstszą formą korzystania z eadministracji było wyszukiwanie informacji na stronach administracji publicznej. Tabela 22 Osoby korzystające z usług administracji publicznej za pomocą Internetu w ciągu ostatnich 12 miesięcy wg celu Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Największy odsetek osób korzystających z Internetu w celu kontaktowania się z organami administracji publicznej odnotowano w dużych miastach. Podobnie jak w skali kraju, także według klasy miejsca zamieszkania najpopularniejszą formą korzystania z usług eadministracji było wyszukiwanie informacji na stronach internetowych administracji publicznej. W dużych miastach czynność tę wykonywało 35,3% respondentów. Najrzadziej natomiast wysyłano wypełnione formularze (29,0%). Najmniejszy udział osób korzystających z usług eadministracji wystąpił na obszarach wiejskich. Informacje na stronach internetowych administracji publicznej wyszukiwało 16,0% respondentów z tych terenów, a 12,0% wysyłało wypełnione formularze przez Internet (odpowiednio o 19,3 p. proc. i 17,0 p. proc. mniej niż w dużych miastach). Strona 115 z 243

117 Wykres 8 Osoby korzystające z usług administracji publicznej za pomocą Internetu według celu i klasy w 2016 r. Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. Analizując korzystanie z usług administracji publicznej w poszczególnych województwach za obserwować można, że najczęściej z eadministracji korzystali mieszkańcy województwa śląskiego (36,7%), a najrzadziej województwa świętokrzyskiego (22,6%). Strona 116 z 243

118 Mapa 12 Osoby korzystające z usług administracji publicznej za pomocą Internetu w ciągu ostatnich 12 miesięcy według województw w 2016 r. Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat GUS 2016, Urząd Statystyczny w Szczecinie. W 2016 r. 15,7% osób w wieku 1674 lata korzystało z przestrzeni dyskowej w Internecie do zapisywania plików i w porównaniu z rokiem poprzednim było to więcej o 2,0 p. proc. Z usług w chmurze częściej korzystali mężczyźni niż kobiety dysproporcja ta w 2016 r. wyniosła 5,2 p. proc. Najwyższe odsetki osób korzystających z usług przetwarzania w chmurze obserwowano w młodszych grupach wieku, wśród osób z wyższym wykształceniem oraz osób uczących się. 6.4 Wspólny rynek cyfrowy w Europie a Projekt Internet i technologie cyfrowe w coraz szerszym zakresie zmieniają świat w każdej dziedzinie i w każdym rodzaju działalności. Realizacja Projektu wpisuje się w planowaną do wdrożenia przez Komisję Europejską strategię wspólnego rynku cyfrowego dla Europy, opartej na 3 zasadniczych filarach, a mianowicie: 1) Filar I Zapewnienie konsumentom i przedsiębiorstwom łatwiejszego dostępu do towarów i usług cyfrowych w całej Europie; 2) Filar II Stworzenie odpowiednich warunków i jednolitych zasad prowadzenia działalności dla sieci cyfrowych i usług innowacyjnych, aby mogły się lepiej rozwijać; 3) Filar III Zmaksymalizowanie potencjału wzrostu gospodarki związanego z gospodarką cyfrową. Dzięki realizacji Projektu interesanci zarówno z Polski jak i UE będą posiadali łatwiejszy dostęp do usług cyfrowych. Za ich pomocą możliwe będzie zapoznanie się z publikowanymi przez danego Partnera Projektu elektronicznymi usługami. Strona 117 z 243

119 Projekt, którego rozwiązanie oparte jest m.in. o wykorzystanie chmury obliczeniowej, stwarza jednolite zasady prowadzenia usług elektronicznych świadczonych przez podmioty w województwie mazowieckim. Projekt obejmując swoim zakresem całe społeczeństwo cyfrowe, w którym obywatele są wyposażeni we właściwe umiejętności, wspiera wykorzystanie możliwości związanych z Internetem celem sprawniejszego załatwiania spraw w środowisku lokalnym oraz poza nim. Nowy plan działania Komisji Europejskiej w zakresie administracji elektronicznej przewiduje m.in. połączenie rejestrów przedsiębiorstw w całej Europie oraz zapewnienie współpracy różnych systemów krajowych oraz obowiązek jednorazowego przekazania swoich danych przez obywateli i przedsiębiorstwa organom administracji publicznej. Oznacza to, że organy administracji publicznej nie będą już składać powielających się wniosków o te same dane, skoro mogą one wykorzystać dane, które są już do ich dyspozycji. Rozwiązania z zakresu ponownego wykorzystania informacji będą dotyczyć wielu poziomów w tym poziomu organizacyjnego, semantycznego i technologicznego. 6.5 Analiza usług świadczonych przez podmioty biorące udział w Projekcie Na podstawie obowiązujących aktów prawnych tj. ustaw i aktów wykonawczych do tych ustaw, m.in. rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 lutego 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych bibliotek pedagogicznych, publiczna biblioteka pedagogiczna służy w szczególności wspieraniu procesu kształcenia i doskonalenia nauczycieli, a także wspieraniu działalności szkół, w tym bibliotek szkolnych, oraz placówek. W związku z tym zostały zidentyfikowane procesy biznesowe zachodzące w publicznych bibliotekach pedagogicznych w zakresie działań dydaktycznych, które to procesy przekładają się bezpośrednio na usługi możliwe do realizacji w bibliotekach i ich filiach. W poniższej analizie został przedstawiony aktualny i docelowy stan (wynikający z realizacji Projektu) świadczenia usług przez publiczne biblioteki w zakresie działalności dydaktycznej. Przedstawiono procesy biznesowe poszczególnych usług oraz procesów związanych z koniecznością uzupłeniania dokumentów przez Czytelnika w trakcie ich realizacji. Biblioteki pedagogiczne województwa mazowieckiego obecnie realizują za pomocą sytemu Prolib usługi udostępniane przez Internet. Jest to program do obsługi i zarządzania bibliotek, który wspomaga wszystkie czynności związane z wprowadzaniem, udostępnianiem dokumentów, rejestracją i kontrolą Czytelników, kontrolą zwrotów dokumentów oraz planowaniem i statystyką pracy biblioteki. Zapewnia m.in. opis bibliograficzny zgodny z poszczególnymi arkuszami normy PNN01152, przejmowanie baz danych w formacie USMARC i udostępnianie katalogu biblioteki w Internecie w postaci serwisu WWW. Niewielka liczba usług świadczonych w ramach działalności dydaktycznej bibliotek udostępniana jest przez niektóre biblioteki na poziome 1 i 2, na indywidulanych ich stronach internetowych. Usługi nie mogą być realizowane na poziomie 3 lub 4, nie są ujednolicone ani też nie są zintegrowane umożliwiając ich realizację w jednym miejscu. Strona 118 z 243

120 Zidentyfikowane oraz możliwe do realizacji przez biblioteki pedagogiczne usługi elektroniczne w zakresie prowadzonych działań pedagogicznych, zostały poddane ankietyzacji w celu wyłonienia najbardziej pożądanych. Zgodnie z przeprowadzoną ankietą, opisaną w rozdziale 6.6 Analiza potrzeb interesariuszy, duże zainteresowanie usługami spowodowało podjęcie decyzji realizacji wszystkich usług. Poniżej zostały opisane procesy biznesowe, charakteryzujące poszczególne usługi realizowane obecnie, w sposób tradycyjny oraz w proponowany sposób docelowy za pomocą usług świadczonych przez Internet Zapisy studentów na praktyki Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany obecnie Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi Zapisy studentów na praktyki Biblioteka udostępnia miejsca na praktyki. Student chce odbyć praktykę w bibliotece. 1. Student przychodzi, dzwoni, mailuje do biblioteki i zadaje pytanie o możliwość odbycia praktyk w bibliotece. 2. Pracownik biblioteki informuje go, jakie musi przygotować dokumenty. 3. Student zgłasza się do biblioteki z dokumentami. 4. Pracownik biblioteki weryfikuje złożone przez studenta dokumenty. 5. Najpóźniej do 2 tygodni Pracownik biblioteki wyraża zgodę na praktyki, przydziela opiekuna praktyk i ustala termin praktyk, informując o tym studenta telefonicznie. 6. Pracownik biblioteki przygotowuje harmonogram praktyk. 7. Student odbywa praktykę. 8. Pracownik biblioteki przygotowuje zaświadczenie o przebyciu praktyki, wprowadzając niezbędne dane o praktykancie oraz przekazuje zaświadczenie studentowi. 1. Dostępna będzie na stronie www informacja o tym, że w bibliotece można odbyć praktyki. 2. Po kliknięciu w dany element strony zostanie wyświetlona informacja o zasadach realizacji praktyk oraz niezbędnych dokumentach koniecznych do rozpoczęcia praktyk. 3. Zalogowany użytkownik będzie mógł wypełnić profil danymi niezbędnymi do odbycia praktyk oraz przekazać online skany wymaganych dokumentów. 4. Pracownik biblioteki weryfikuje dokumenty oraz wyraża zgodę na praktyki, przydziela opiekuna praktyk i ustala termin praktyk, zaznaczając odpowiednie opcje w systemie. System automatycznie wysyła informację do studenta. 5. W dniu rozpoczęcia praktyk student będzie musiał przekazać w bibliotece oryginały dokumentów. 6. Na podstawie danych zawartych w systemie, pracownik biblioteki generuje zaświadczenie. Strona 119 z 243

121 Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego Zapisy studentów na praktyki, w ujęciu obecnym oraz docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Model procesu biznesowego 1 Zapisy na praktyki stan obecny Strona 120 z 243

122 Model procesu biznesowego 2 Zapisy na praktyki eusługi Strona 121 z 243

123 6.5.2 Dezyderaty Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany obecnie Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi Dezyderaty W bibliotece nie ma książki, której poszukuje Czytelnik. 1. Czytelnik osobiście na druku składa w bibliotece prośbę o zakup książki lub wypełnia formularz na stronie biblioteki (tylko niektóre biblioteki). Formularz ten jednak nie zapewnia spójności danych, jakie można do niego wprowadzić. 2. Pracownik biblioteki weryfikuje poprawność wypełnienia formularza. 3. Pracownik biblioteki podejmuje decyzję i realizuje dezyderat lub nie. 4. Czytelnik nie otrzymuje informacji zwrotnej o realizacji lub braku realizacji dezyderatu. 1. Zalogowany Czytelnik wypełnia formularz. 2. Pracownik biblioteki otrzymuje wiadomość z systemu o złożeniu zapotrzebowania na dezyderat. 3. Po przeprowadzeniu analizy Pracownik biblioteki zaznacza w systemie, czy dezyderat zostanie zrealizowany, czy nie. 4. System automatycznie generuje powiadomienie do Czytelnika. Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego Dezyderaty, w ujęciu obecnym oraz docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Strona 122 z 243

124 Model procesu biznesowego 3 Dezyderaty stan obecny Strona 123 z 243

125 Model procesu biznesowego 4 Dezyderaty eusługa Strona 124 z 243

126 6.5.3 Oglądanie wystaw i zgłoszenie przez eformularz chęci wypożyczenia wystaw oferowanych przez bibliotekę Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany obecnie Oglądanie wystaw i zgłoszenie przez eformularz chęci wypożyczenia wystaw oferowanych przez bibliotekę Biblioteka posiada wystawy do udostępnienia. Szkoła chce wypożyczyć wystawę. 1. Na stronie niektórych bibliotek zamieszczany jest wykaz wystaw, które biblioteki udostępniają szkołom. 2. Zainteresowane szkoły mogą się zapisywać na wypożyczenie wystaw. 3. Nauczyciele dzwonią do biblioteki lub mailowo zapisują się na wypożyczenie wystawy. 4. Pracownicy biblioteki w trakcie zapisów ręcznie zbierają informacje o potrzebie zgłoszonej przez szkołę na wypożyczenie wystawy. 5. Po sprawdzeniu możliwości wypożyczenia wystawy w sugerowanym przez nauczyciela terminie, pracownik biblioteki przekazuje informację o możliwości wypożyczenia wystawy lub jej braku. 6. Nauczyciel może w każdym momencie odwołać wypożyczenie wystawy. 7. Pracownik biblioteki przygotowuje wystawę oraz dokumenty umożliwiające jej przekazanie do szkoły. 8. Pracownicy biblioteki we własnym zakresie muszą dopilnować terminu przekazania wystawy. 9. Dla każdej wystawy oddzielnie, pracownik biblioteki musi przygotować dokumenty związane z możliwością wypożyczenia wystawy oraz jej zwrotu. Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi 1. Na stronie www dostępna będzie przeglądarka wystaw udostępnianych przez biblioteki z możliwością zgłoszenia chęci wypożyczenia wybranej wystawy i zaproponowania terminu. 2. Zainteresowana szkoła będzie mogła przeglądać udostępnione wystawy na stronie internetowej i w przypadku, gdy wystawa zainteresuje szkołę, będzie mogła zarezerwować termin na jej wypożyczenie. 3. Zapisywać na wypożyczenie będą mogli się tylko zalogowani przedstawiciele szkół. 4. Pracownik biblioteki, po sprawdzeniu możliwości akceptuje termin lub proponuje inny i poprzez wprowadzenie informacji do systemu backoffice, automatycznie mailowo przekazywana jest do szkoły informacja. 5. Po uzgodnieniu terminu pracownik biblioteki rezerwuje wystawę zaznaczając odpowiednie opcje w systemie. System automatycznie rezerwuje wystawę i w zależności od ustawień systemu, może wysyłać przypomnienia. Strona 125 z 243

127 Opis Oglądanie wystaw i zgłoszenie przez eformularz chęci wypożyczenia wystaw oferowanych przez bibliotekę 6. W systemie będzie można przygotować dokumenty niezbędne do wypożyczania wystawy, które będą uzupełniane na podstawie wczesnej wprowadzanych danych. 7. W trakcie przekazywania wystawy do szkoły potwierdzenie jej wypożyczenia będzie się odbywać na dokumentach wydrukowanych z systemu. 8. Potwierdzenie oddania wystawy również będzie realizowane na dokumentach wydrukowanych z systemu. Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego Oglądanie wystaw i zgłoszenie przez eformularz chęci wypożyczenia wystaw oferowanych przez bibliotekę, w ujęciu obecnym oraz docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Model procesu biznesowego 5 Oglądanie wystaw proces obecny Strona 126 z 243

128 Model procesu biznesowego 6 Oglądanie wystaw eusługa Strona 127 z 243

129 6.5.4 Zapytanie użytkownika Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany obecnie Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi Zapytanie użytkownika Użytkownik chce wyjaśnić zagadnienie w bibliotece. 1. Czytelnik przychodzi osobiście, dzwoni do biblioteki lub pisze maila z prośbą o udzielenie informacji merytorycznej w wybranym zakresie. 2. Przekazanie pytania do osoby zajmującej się daną tematyką. 3. Pracownik biblioteki udziela informacji osobiście, telefonicznie, oddzwania później lub odpowiada na maila. 1. Zalogowany do systemu użytkownik, przez wypełnienie odpowiedniego formularza zada pytanie lub zgłosi uwagę, wybierając kategorię z podanego katalogu. 2. Pracownik biblioteki, do którego będzie przypisana kategoria katalogu otrzyma informację o konieczności udzielenia odpowiedzi. 3. Pracownik biblioteki udzieli odpowiedzi w systemie, która zostanie automatycznie wysłana do Czytelnika. 4. Na stronie www będzie automatycznie tworzyła się baza wiedzy. Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego Zapytanie użytkownika, w ujęciu obecnym oraz docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Strona 128 z 243

130 Model procesu biznesowego 7 Zapytanie użytkownika stan obecny Strona 129 z 243

131 Model procesu biznesowego 8 Zapytanie użytkownika eusługa Strona 130 z 243

132 6.5.5 Rozpatrywanie skarg/wniosków użytkowników Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany obecnie Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi Rozpatrywanie skarg/wniosków użytkowników Użytkownik chce złożyć skargę lub wniosek do biblioteki. 1. Czytelnik osobiście, telefonicznie lub mailowo składa skargę/wniosek do biblioteki. 2. W przypadku skargi/wniosku składanego telefonicznie lub osobiście, pracownik biblioteki spisuje skargę/wniosek oraz dane osoby składającej. 3. Pracownik udziela odpowiedzi w trakcie rozmowy telefonicznej lub przygotowuje odpowiedź i przekazuje ją pisemnie, wysyłając list lub maila. 1. Zalogowany do systemu użytkownik, przez wypełnienie odpowiedniego formularza złoży skargę/wniosek. 2. Pracownik biblioteki otrzyma automatycznie informację o złożonej skardze/wniosku. 3. Pracownik biblioteki udzieli odpowiedź w systemie, która zostanie automatycznie wysłana do Czytelnika. Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego Rozpatrywanie skarg/wniosków użytkowników, w ujęciu obecnym oraz docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Strona 131 z 243

133 Model procesu biznesowego 9 Rozpatrywanie skarg/wniosków stan obecny Model procesu biznesowego 10 Rozpatrywanie skarg/wniosków eusługa Strona 132 z 243

134 6.5.6 Wniosek o dostęp do informacji publicznej Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany obecnie Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi Wniosek o dostęp do informacji publicznej Użytkownik chce uzyskać informację publiczną. 1. Czytelnik pisemnie lub mailowo składa zapytanie o informację publiczną do biblioteki. 2. Przekazanie pytania do osoby zajmującej się daną tematyką. 3. Pracownik udziela odpowiedzi mailowo lub przygotowuje odpowiedź i przekazuje ją pisemnie, wysyłając list. 1. Użytkownik, przez wypełnienie odpowiedniego formularza składa wniosek o udzielenie informacji publicznej. 2. Pracownik biblioteki otrzyma automatycznie informację o złożonym wniosku o udzielenie informacji publicznej. 3. Pracownik biblioteki udzieli odpowiedzi w systemie, która zostanie automatycznie wysłana do Czytelnika. Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego Wniosek o dostęp do informacji publicznej, w ujęciu obecnym oraz docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Strona 133 z 243

135 Model procesu biznesowego 11 Dostęp do informacji publicznej stan obecny Model procesu biznesowego 12 Dostęp do informacji publicznej eusługa Strona 134 z 243

136 6.5.7 Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany obecnie Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie Biblioteka organizuje konferencję. Użytkownik chce zapisać się na konferencję. 1. Pracownik ustala termin konferencji. 2. Pracownik biblioteki odpowiedzialny za przygotowanie konferencji musi zarezerwować salę, sprawdzając wcześniej jej dostępność. 3. Na stronie każdej biblioteki oraz na Facebook jest oddzielna informacja o wydarzeniach (w różnych formach). 4. Rozsyłana jest informacja mailowo do szkół z rejonu działania. 5. Indywidulani nauczyciele dzwonią do biblioteki lub przy pomocy maili zapisują się na konferencje. 6. Pracownicy biblioteki w trakcie zapisów ręcznie zbierają dane uczestników, w celu późniejszego wystawienia zaświadczeń o udziale w konferencji. 7. W zależności od potrzeb informacja o wyczerpaniu miejsc przekazywana jest na stronę biblioteki oraz FaceBook. 8. Jeśli już nie ma miejsc, a jest kolejne zgłoszenie telefoniczne, to przez telefon pracownik biblioteki informuje o braku miejsc. Jeśli zgłoszenie było mailem, to informacja o braku miejsc jest także przesyłana mailowo. 9. W programie Word pracownicy biblioteki przygotowują i drukują zaświadczenia o udziale w konferencji, listę obecności. 10. Każdy prelegent przygotowuje prezentacje na konferencje, przynosi je na konferencję. 11. Na zakończenie konferencji przekazywane są uczestnikom zaświadczenia. Dla chętnych pracownik biblioteki rozsyła materiały onlin, a czasami te materiały są zamieszczane na stronie biblioteki. Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi 1. W systemie dostępna będzie baza szkół, z oznaczeniem dla każdej biblioteki szkół z rejonu działania biblioteki. Do szkół z rejonu działania będzie wysyłana automatycznie informacja o planowanym wydarzeniu ręcznie, lub automatycznie z kalendarza. 2. Dostępna przeglądarka wydarzeń z możliwością zapisania się na wybrane, po zalogowaniu. 3. W trakcie zapisów użytkownik będzie musiał na profilu wypełnić/uzupełnić/zaktualizować dane niezbędne do wystawienia zaświadczenia oraz zaznaczyć opcję, czy jest zainteresowany otrzymaniem materiałów z konferencji mailowo/mieć je dostępne na swoim koncie. 4. W przypadku braku miejsc w przeglądarce dana konferencja będzie już niedostępna, ale widoczna. Strona 135 z 243

137 Opis Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie 5. W programie backoffce po zaplanowaniu konferencji będzie automatycznie zarezerwowana wskazana sala, w której będzie odbywać się konferencja. System uniemożliwi zarezerwowanie Sali wcześniej zarezerwowanej. 6. W programie backoffce pracownik biblioteki przygotuje szablon zaświadczenia, który umożliwi automatyczne wydrukowanie zaświadczeń dla wszystkich zapisanych na konferencję, na podstawie danych zawartych w profilu użytkownika. 7. W programie backoffce będzie możliwość: a. przygotowania list obecności (automatycznie na podstawie zgłoszeń), b. przygotowania programu konferencji, wraz ze wskazaniem prelegentów, c. zebrania wszystkich materiałów konferencyjnych i podpięcia ich do programu konferencji. 8. Po zakończonej konferencji, automatycznie zostaną przekazane materiały z konferencji osobom, które przy zapisie na konferencję wyraziły taką chęć. Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie, w ujęciu obecnym oraz docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Strona 136 z 243

138 Model procesu biznesowego 13 Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie stan obecny Strona 137 z 243

139 Model procesu biznesowego 14 Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie eusługa Strona 138 z 243

140 6.5.8 Zapisy na lekcje biblioteczne i ich obsługa Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany obecnie Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi Zapisy na lekcje biblioteczne i ich obsługa Biblioteka przeprowadza lekcje dla szkół. Szkoła chce wziąć udział w lekcji. 1. Na stronie każdej biblioteki jest oddzielna informacja o lekcjach (w różnych formach) oraz o tym, że zainteresowane szkoły mogą się zapisywać na wybrane lekcje. 2. Indywidulani nauczyciele dzwonią do biblioteki lub przy pomocy maili zapisują wybrane klasy na wybrane lekcje. 3. Pracownicy biblioteki w trakcie zapisów ręcznie zbierają informacje o wybranej lekcji i uczestnikach lekcji oraz poziomie klasy. 4. Po sprawdzeniu możliwości przeprowadzenia lekcji w sugerowanym przez nauczyciela terminie, pracownik biblioteki przekazuje informację o możliwości lub jej braku przeprowadzenia lekcji. 5. Pracownik biblioteki rezerwuje salę. 6. Nauczyciel może w każdym momencie odwołać lekcję. 7. Pracownik biblioteki przygotowuje materiały na lekcję. Każdy indywidulanie na swoim komputerze. 8. Pracownicy biblioteki we własnym zakresie muszą dopilnować terminu przeprowadzenia lekcji. 9. Pracownik biblioteki przeprowadza lekcję. 10. Nie są wydawane zaświadczenia o przeprowadzeniu lekcji, ale jest to w planach. 1. Dostępna będzie na stronie www przeglądarka lekcji z możliwością zapisania się na wybraną tematykę i zaproponowaniu terminu. 2. Zapisywać na lekcje będą mogli się tylko nauczyciele zalogowani. 3. Pracownik biblioteki, po sprawdzeniu możliwości akceptuje termin lub proponuje inny i przekazuje mailowo szkole. 4. Po uzgodnieniu terminu pracownik biblioteki rezerwuje salę i prowadzącego zaznaczając odpowiednie opcje w systemie. System automatycznie rezerwuje salę (jedna baza sal) i powiadamia prowadzącego oraz, w zależności od ustawień systemu, może wysyłać przypomnienia. 5. Prowadzący przygotowuje materiały do lekcji i podpina je w systemie. 6. Prowadzący przeprowadza lekcję. 7. Po przeprowadzonej lekcji zaistnieje możliwość wydruku zaświadczenia, na podstawie danych wprowadzonych do systemu. Strona 139 z 243

141 Opis Zapisy na lekcje biblioteczne i ich obsługa 8. Pracownik biblioteki przekazuje automatycznie, za pomocą systemu materiały z lekcji dla szkoły. Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego Zapisy na lekcje biblioteczne i ich obsługa, w ujęciu obecnym oraz docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Model procesu biznesowego 15 Zapisy na lekcje biblioteczne stan obecny Strona 140 z 243

142 Model procesu biznesowego 16 Zapisy na lekcje biblioteczne eusługa Strona 141 z 243

143 6.5.9 Kształcenie na odległość wraz z możliwością uzyskania zaświadczenia W chwili obecnej biblioteki korzystają z bezpłatnej platformy (środowisko nauczania zdalnego za pomocą sieci teleinformatycznych, dostępne przez przeglądarkę internetową). Czytelnicy mogą zarejestrować się na nią i odbyć kurs, jednak rozwiązanie nie spełnia współczesnych oczekiwań użytkowników. Ograniczone możliwości rowziwązania sprawiają, że szkolenia są nieprzyjazne, mało atrakcyjne dla użytkownika zarówno pod względem graficznym jak również interaktywnym ( nudny interfejs, niewystarczająca ilość materiałów multimedialnych). Skomplikowany system tworzenia szkoleń i weryfikacji wiedzy. Zdarzają się częste trudności podczas logowania na platformę; znaczna awaryjność. Skomplikowana procedura zadania pytania osobie, która przygotowała kurs. Brak możliwości wymiany uwag pomiędzy kursantami. Użytkownik nie ma możliwości w dostatecznym stopniu zweryfikować swojej wiedzy brak informacji zwrotnej dla użytkownika o stopniu przyswojenia wiedzy z danego kursu. Brak możliwości zweryfikowania przez pracownika biblioteki czy uczestnik ukończył kurs widoczna jest tyko informacja o zalogowaniu użytkownika. Brak możliwości otrzymania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia z poziomu platformy. W programie Word pracownicy biblioteki przygotowują i drukują zaświadczenia (lub wysyłają mailowo). Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi Kształcenie na odległość wraz z możliwością uzyskania zaświadczenia Biblioteka udostępnia kursy online. Czytelnik chce skorzystać z kursu. 1. Czytelnik wybiera z listy interesujący go kurs. 2. Czytelnik zapoznaje się z regulaminem przeprowadzania kursów, jeśli wcześniej nie korzystał z kształcenia na odległość. 3. Zalogowany Czytelnik zatwierdza wybrany temat kursu, zapisując się na niego. 4. Informacja o zapisaniu się Czytelnika na kurs jest automatycznie rejestrowana w systemie backoffice. 5. Czytelnik realizuje kurs online. 6. Dla wybranych kursów, po zakończeniu lekcji Czytelnik wykonuje test z kursu. 7. Po zakończeniu kursu, automatycznie jest rejestrowana taka informacja w systemie backoffice. 8. W przypadku konieczności wykonania testu, informacje o wynikach dostępne są w systemie backoffice oraz na koncie Czytelnika. 9. Po zakończeniu kursu Czytelnik może ze swojego konta wydrukować zaświadczenie o zakończeniu kursu. Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego Kształcenie na odległość wraz z możliwością uzyskania zaświadczenia, w ujęciu docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Strona 142 z 243

144 Model procesu biznesowego 17 Kształcenie na odległość wraz z możliwością uzyskania zaświadczenia eusługa Strona 143 z 243

145 System wideokonferencyjny Opis Warunki początkowe Proces biznesowy Proces biznesowy realizowany za pomocą eusługi System wideokonferencyjny Biblioteka udostępnia kursy przez Internet. Czytelnik chce zrealizować kurs przez Internet. Obecnie nie ma możliwości udziału w wideokonferencji organizowanej przez bibliotekę. 1. Pracownik biblioteki wybierze w systemie grupę docelową uczestników wideokonferencji, zaznaczając odpowiednie opcje charakteryzujące uczestników. 2. Po wprowadzeniu danych dotyczących wideokonferencji (temat, termin, prowadzących itp.) i jej zatwierdzeniu, system automatycznie roześle informacje do wybranej wcześniej grupy docelowej. 3. Po potwierdzeniu chęci uczestnictwa w wideokonferencji przez zalogowanych użytkowników, system automatycznie roześle hasła i login do konferencji. 4. W wideokonferencji może wziąć udział dowolna liczba osób. Jej uczestnicy będą mogli w czasie wyznaczonym przez moderatora zadawać pytania głosowe i tekstowe. Będzie można zadawać pytania tak, aby je widzieli pozostali uczestnicy konferencji lub skierowane tylko do moderatora. 5. Na podstawie danych z profilu użytkowania, użytkownik, który brał udział w konferencji, będzie mógł sobie wydrukować potwierdzenie udziału w niej. Poniżej przedstawiono model procesu biznesowego System wideokonferencyjny, w ujęciu docelowym, możliwym do uzyskania po zakończeniu realizacji Projektu. Strona 144 z 243

146 Model procesu biznesowego 18 System wideokonferencyjny eusługa W ramach analizy świadczonych usług przez biblioteki wszystkie usługi można pogrupować na: usługi niewymagające od Czytelnika wniesienia opłat, usługi, których realizacja uzależniona jest od dokonania opłaty, usługi, w czasie których wystąpiła konieczność wezwania Czytelnika do uzupełnienia dokumetnacji złożonej do realizacji usług, usługi, których realizacja w bibliotece wykonywana jest w oparciu o wdrożone systemy backoffice, usługi, dla realizacji których nie wdrożono w bibliotekach dedykowanego systemu backoffice. Strona 145 z 243

147 Z uwagi na charakter działalności publicznych bibliotek pedagogicznych wszystkie zadania dydaktyczne są realizowane przez nie nieodpłatnie. Zatem analiza usług, które nie wymagają od Czytelnika wniesienia opłat oraz tych, których realizacja uzależniona jest od dokonania opłaty, sprowadza się tylko do przeanalizowania usług, dla których nie są pobierane od Czytelników opłaty. W ogólnym procesie biznesowym zaprezentowanym na poniższym schemacie Czytelnik wszystkie czynności wykonuje metodą tradycyjną, tzn. bez użycia komputera i Internetu. Dodatkowo, w tracie rozpatrywania wniosku Czytelnika w bibliotece, może okazać się, że nie wszystkie wymagane dokumenty zostały przez wnioskodawcę dostarczone. Wówczas pracownik biblioteki nie może zakończyć realizacji sprawy, do momentu uzupełnienia niezbędnych dokumentów przez Czytelnika. To może znacznie wydłużyć czas realizacji procesu. Poniżej opisano ogólną realizację usług przez Czytelnika i pracownika biblioteki. Tabela 23 Proces biznesowy realizacja usługi bez opłat Opis Warunki początkowe Proces biznesowy realizowany obecnie Realizacja usługi bez opłat Istnieje potrzeba załatwienia sprawy w bibliotece 1. Przyjście przez Czytelnika do biblioteki. 2. Sprawdzenie przez Czytelnika, jakie są warunki realizacji usługi w bibliotece. 3. Pobranie przez Czytelnika odpowiednich druków. 4. Wypełnienie przez Czytelnika tych wniosków. 5. Złożenie formularzy przez Czytelnika do biblioteki. 6. Potwierdzenie przez bibliotekę złożenia dokumentów. 7. Procedowanie sprawy przez bibliotekę. a. W przypadku braku wszystkich załączników przygotowanie przez bibliotekę wezwania do ich uzupełnienia. b. Wysłanie wezwania przez bibliotekę do uzupełnienia wniosku. c. Odbiór wezwania przez Czytelnika. d. Przygotowanie dokumentów przez Czytelnika. e. Złożenie dokumentu w bibliotece. f. Potwierdzenie przez bibliotekę złożenia dokumentów. 8. Dalsze procedowanie sprawy. 9. Przekazanie efektu przez bibliotekę do Czytelnika. 10. Realizacja zadań po stronie Czytelnika i biblioteki. 11. Potwierdzenie zakończenia prac lub odbioru przez Czytelnika. Strona 146 z 243

148 Schemat 3 Mapa procesów biznesowych dla realizacji usługi w sposób tradycyjny wizyta w bibliotece Czy wiem jakie są warunki realizacji usługi? nie uzyskanie informacji o realizacji usługi tak pobranie formularza Czy wiem jak wypełnić formularz? nie zapytanie pracownika biblioteki tak wypełnienie formularza nie Czy do formularza dołączyć załączniki? tak Czy mam przy sobie załączniki? nie pozyskanie załączników wizyta w bibliotece tak złożenie formularza Strona 147 z 243

149 złożenie formularza z załącznikami Czy potrzebne jest potwierdzenie złożenia formularza? nie tak Czy mam kopię? nie zrobienie kopii tak potwierdzenie złożenia wniosku na kopii dekretacja formularza przekazanie do właściwego pracownika pozyskanie i przygotowanie niezbędnych danych do realizacji wniosku przygotowanie rezultatu usługi dokumentu zatwierdzenie dokumentu Czy dokument będzie odebrany osobiście? nie wysłanie dokumentu tak Strona 148 z 243

150 Poniżej przedstawiono modele kluczowych procesów biznesowych, które zostały podzielone na: usługi niewymagające od Czytelnika wniesienia opłat, usługi, w czasie których wystąpiła konieczność wezwania Czytelnika do uzupełnienia dokumetnacji złożonej do realizacji usług, usługi, których realizacja w bibliotece wykonywana jest w oparciu o wdrożone systemy backoffice, usługi, dla realizacji których nie wdrożono w bibliotekach dedykowanego systemu backoffice. Strona 149 z 243

151 Proces realizacji usługi bez opłat. Schemat 4 Mapa procesu biznesowego realizacji usługi obecnie bez opłat oraz bez wdrożonego systemu backoffice Wizyta w bibliotece Pobranie formularza Wypełnienie formularza Złożenie formularza Potwierdzenie złożenia formularza Dekretacja Przekazanie do właściwego pracownika Pozyskanie i przygotowanie niezbędnych danych do realizacji Wysłanie dokumentu Zatwierdzenie dokumentu Przygotowanie rezultatu usługi dokumentu Strona 150 z 243

152 Schemat 5 Model procesu biznesowego realizacji usługi bez opłat przy wykorzystaniu eusługi Strona 151 z 243

153 Oczywiście w procesie tym także może dojść do konieczności uzupełnienia dokumentów przez Czytelnika, który nie złożył wszystkich potrzebnych załączników. W procesach realizujących zadania dydaktyczne bibliotek pedagogicznych takie sytuacje można jednak znacznie ograniczyć poprzez nałożenie walidacji na formularze elektroniczne. Walidacje takie mogą podpowiadać, jakie załączniki należy podłączyć do wniosku i mogą sprawdzać ich liczbę, porównując z wymaganą. Nie mogą jednak ograniczyć błędnie podpiętych do wniosku załączników w postaci plików zawierających nieprawidłowe dane. Choć walidacje zastosowane na formularzu elektronicznym nie wyeliminują zupełnie wniosków, które mają podpięte załączniki niezgodne z opisaną usługą, to w znacznym stopniu wyeliminują składanie wniosków bez oczekiwanego kompletu załączników. Oznacza to, że podproces dotyczący uzupełnienia wymaganych do wniosku załączników będzie realizowany znacznie rzadziej, niż w przypadku tradycyjnego załatwienia sprawy w bibliotece. Niemniej jednak należy również rozpatrzyć sytuację, gdy do wniosku składanego drogą elektroniczną nie są dołączone prawidłowe załączniki. Powyższy schemat zostanie wówczas uzupełniony o dodatkowy podproces, który także realizowany będzie drogą elektroniczną. Strona 152 z 243

154 Schemat 6 Model procesu biznesowego uzupełnienie danych i załączników Strona 153 z 243

155 Schemat 7 Model procesu biznesowego uzupełnienie danych i załączników przy użyciu eusługi Strona 154 z 243

156 Jak wynika z analizy powyższych procesów biznesowych kroki przedstawione w modelu realizowanym w sposób tradycyjny jak i z wykorzystaniem eusługi, można pogrupować następująco: 1. Sprawdzenie przez Czytelnika, jakie są warunki realizacji usługi w bibliotece. 2. Pobranie przez Czytelnika odpowiednich druków lub wniosków. 3. Wypełnienie przez Czytelnika wniosków lub formularzy. 4. Złożenie formularzy przez Czytelnika do biblioteki. 6. Procedowanie sprawy przez bibliotekę pedagogiczną: a) W przypadku braku wszystkich załączników przygotowanie przez bibliotekę wezwania do ich uzupełnienia, b) Przekazywanie wezwania przez bibliotekę do uzupełnienia wniosku, c) Odbiór wezwania przez Czytelnika, d) Przygotowanie dokumentów przez Czytelnika, e) Złożenie dokumentu w bibliotece, f) Uzyskanie przez Czytelnika potwierdzenia złożenia dokumentów. 7. Dalsze procedowanie sprawy. 8. Przekazanie efektu lub produktu przez bibliotekę do Czytelnika. Dla porównania zakresu zmian przy realizacji usługi w sposób tradycyjny i elektroniczny, w poniższej tabeli dokonano równania czynności wykonywanych przez uczestników procesu (Czytelnik, pracownik biblioteki). Tabela 24 Porównanie procesów biznesowych Realizacji usługi bez opłat (sposób tradycyjny i elektroniczny) Opis Realizacja usługi bez opłat Tradycyjnie Elektronicznie Warunki początkowe Istnieje potrzeba załatwienia sprawy w bibliotece. Istnieje potrzeba załatwienia sprawy w bibliotece. Istnieje potrzeba załatwienia sprawy w bibliotece. Proces biznesowy 1. Sprawdzenie przez Czytelnika, jakie są warunki realizacji usługi w bibliotece. Czytelnik musi: 1. Udać się do biblioteki. 2. Przekazać informację o celu przyjścia i uzyskać informację o możliwości realizacji usługi. 3. Niejednokrotnie poczekać w kolejce na dostęp do pracownika biblioteki. Pracownik biblioteki musi: 1. Przerwać realizowane zadanie. 2. Przyjąć Czytelnika. 3. Wyszukać i wskazać odpowiednie warunki załatwienia danej sprawy. Czytelnik musi: 1. Posiadać dostęp do komputera lub urządzenia mobilnego i Internetu. 2. Posiadać konto na Portalu bibliotek lub profil zaufany epuap. 3. Włączyć stronę www, na której dostępne są usługi biblioteki. 4. Znaleźć interesującą go usługę i przeczytać informację o Strona 155 z 243

157 sposobie jej skutecznej realizacji. Proces biznesowy 2. Pobranie przez Czytelnika odpowiednich druków lub wniosków. Czytelnik musi: 1. Będąc w bibliotece pobrać odpowiedni wzór wniosku. Czasami sprawa jest utrudniona przez dostęp do dużej liczby druków, z których trudno jest wybrać właściwy. 2. W przypadkach, kiedy w bibliotece druki nie są dostępne w miejscu ogólnodostępnym, Czytelnik musi wykonać kroki: 3. Przekazać informację o celu przyjścia i uzyskać informację o możliwości realizacji usługi. 4. Niejednokrotnie poczekać w kolejce na dostęp do pracownika biblioteki. Czytelnik musi: 1. Zalogować się do serwisu. 2. Wyszukać odpowiednią usługę. 3. Przeczytać informacje dotyczące tej usługi. Pracownik biblioteki wówczas musi: 1. Przerwać realizowane zadanie. 2. Przyjąć Czytelnika. 5. Wyszukać i wskazać odpowiednie warunki załatwienia danej sprawy. Proces biznesowy 3. Wypełnienie przez Czytelnika wniosków lub formularzy. Czytelnik musi: 1. Będąc w bibliotece znaleźć odpowiednie miejsce do wypełnienia dokumentu. 2. Posiadać długopis lub poprosić o niego pracownika biblioteki. 3. Posiadać przy sobie niezbędne informacje oraz załączniki (jeśli są wymagane) w celu wypełniana wniosku. 4. W przypadku braku danych niezbędnych do Czytelnik musi: 1. W formularzu elektronicznym wypełnić wszystkie wymagalne pola. 2. W przypadku braku danych niezbędnych do wypełnienia wniosku, Czytelnik może je sprawdzić będąc w odpowiednim miejscu, w którym może na Strona 156 z 243

158 Proces biznesowy Proces biznesowy Proces biznesowy Proces biznesowy 4. Złożenie formularzy przez Czytelnika do biblioteki. 5. Procedowanie sprawy przez bibliotekę. a. W przypadku braku wszystkich załączników przygotowanie przez bibliotekę wezwania do ich uzupełnienia. b. Wysłanie wezwania przez bibliotekę do uzupełnienia wniosku. wypełnienia wniosku, Czytelnik musi zadzwonić do osób je posiadających (współpracownicy, domownicy) lub udać się do miejsca, w którym dane to może sprawdzić. Czytelnik musi: 1. Udać się pracownika biblioteki. 2. Niejednokrotnie poczekać w kolejce na dostęp do pracownika biblioteki. 3. Złożyć wniosek wraz z załącznikami. Wykonanie w bibliotece czynności związanych z zarejestrowaniem dokumentów wpływających i zapoznaniem się z wnioskiem oraz załącznikami. Pracownik biblioteki musi: 1. Sprawdzić kompletność załączników. 2. Sprawdzić treść merytoryczną załączników. 3. Przygotować informację do Czytelnika o konieczności uzupełnienia brakujących załączników/danych. Pracownik biblioteki musi: 1. Procedować pismo w bibliotece, zgodnie z przyjętym regulaminem. 2. Przygotować podpisane pismo do wysyłki (zakopertować, opisać kopertę, opieczętować ją, przygotować blankiet listu poleconego oraz tzw. zwrotki). Strona 157 z 243 urządzeniach mobilnych wypełnić wniosek. Czytelnik musi: 1. Po prawidłowym wypełnieniu wniosku i dołączeniu załączników kliknąć przycisk Wyślij wniosek. Wykonanie w bibliotece czynności związanych z zarejestrowaniem dokumentów wpływających i zapoznaniem się z wnioskiem oraz załącznikami. Pracownik biblioteki musi: 1. Sprawdzić treść merytoryczną załączników. 2. Przygotować informację do Czytelnika o konieczności uzupełnienia brakujących załączników/danyc h. Pracownik biblioteki musi: 1. Procedować pismo w bibliotece, zgodnie z przyjętym regulaminem. 2. Przygotować pismo do wysyłki. 3. Podpisać je lub przekazać do

159 3. Przekazać fizyczny dokument do wysyłki. 4. Ponieść koszty związane z wysłaniem przesyłki za pomocą operatora pocztowego, kuriera itp. podpisania zgodnie z obowiązującym prawem. 4. Zalogować się do serwisu. 5. Wysłać pismo drogą elektroniczną. Proces biznesowy c. Odbiór wezwania przez Czytelnika. Czytelnik musi: 1. Być w miejscu dostarczenia listu z biblioteki lub musi być w nim osoba pełnoletnia. 2. Podpisać odbiór przesyłki. 3. W przypadku, gdy niemożliwe jest odebranie przesyłki od listonosza/kuriera Czytelnik musi udać się do punktu odbioru, odebrać przesyłkę i potwierdzić jej odbiór. Czytelnik musi: 1. Zalogować się do serwisu. 2. Odebrać pocztę. Proces biznesowy d. Przygotowanie dokumentów przez Czytelnika. Czytelnik musi: 1. Przygotować dokumenty w formie papierowej. Czytelnik musi: 1. Przygotować dokumenty w formie elektronicznej. Proces biznesowy e. Złożenie dokumentu w bibliotece. Czytelnik musi: 1. Udać się do biblioteki. 2. Niejednokrotnie poczekać w kolejce na dostęp do pracownika biblioteki. 3. Złożyć wniosek wraz z załącznikami. Czytelnik musi: 1. Zalogować się do serwisu. 2. W odpowiedzi na wezwanie do złożenia dokumentów, elektronicznie przesłać przygotowane załączniki. Proces biznesowy 6. Dalsze procedowanie sprawy. Wykonanie w bibliotece czynności związanych z zarejestrowaniem dokumentów wpływających, zapoznaniem się z wnioskiem oraz załącznikami i dalszym procedowaniem sprawy. Wykonanie w bibliotece czynności związanych z zarejestrowaniem dokumentów wpływających, zapoznaniem się z wnioskiem oraz załącznikami i Strona 158 z 243

160 dalszym procedowaniem sprawy. Proces biznesowy 7. Przekazanie efektu działania przez bibliotekę do Czytelnika. Pracownik biblioteki musi: 1. Procedować pismo w bibliotece, zgodnie z przyjętym regulaminem. 2. Przygotować podpisane pismo do wysyłki (zakopertować, opisać kopertę, opieczętować ją, przygotować blankiet listu poleconego oraz tzw. zwrotki) lub przygotować odpowiedź mailową. 3. Przekazać fizyczny dokument do wysyłki. 4. Ponieść koszty związane z wysłaniem przesyłki za pomocą operatora pocztowego, kuriera itp. lub wysłać maila. Pracownik biblioteki musi: 1. Procedować pismo w bibliotece, zgodnie z przyjętym regulaminem. 2. Przygotować pismo do wysyłki. 3. Podpisać je lub przekazać do elektronicznego podpisania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 4. Zalogować się do serwisu. 5. Wysłać pismo drogą elektroniczną. Z przeprowadzonej analizy procesu biznesowego Realizacja usługi bez opłat, wynika zakres zmian po udostępnieniu usługi w formie elektronicznej. Pomimo, że właściciele procesów biznesowych pozostają tacy sami, to będą oni mieli do wykonania zdecydowanie mniej czynności przy realizacji zadania z wykorzystaniem eusług. Właścicielem procesów biznesowych jest zawsze biblioteka lub jej filia. I tak już w pierwszej fazie procesu rozpoznawania możliwości realizacji usługi Czytelnik nie będzie musiał udać się do biblioteki, aby zapoznać się z warunkami realizacji usługi, a może o nich przeczytać na udostępnionym portalu internetowym. To po pierwsze znacznie usprawni ten proces. Po drugie zostanie znacznie obniżony koszt pozyskania niezbędnych informacji o usłudze oraz skrócony czas jej pozyskania. Kolejną istotną zmianą w procesie jest to, że Czytelnik nie będzie musiał udać się osobiście do biblioteki, a jedynie wystarczy, aby miał dostęp do komputera lub urządzenia mobilnego z dostępem do Internatu. To z jednej strony pozwala w znaczny sposób zaoszczędzić czas dojazdu, przekazania informacji pracownikowi biblioteki o jaki rodzaj usługi mu chodzi oraz stania w kolejce, a z drugiej strony uniezależnia Czytelnika od godzin prac biblioteki, ponieważ poza przerwami serwisowymi, eusługi dostępne będą 24 godziny na dobę, przez wszystkie dni w roku. Udostępnienie opisu usługi w Internecie zimniejsza także zaangażowanie pracowników biblioteki w proces. Zostanie znacznie zmniejszona liczba sytuacji, kiedy pracownik biblioteki musi przyjąć Czytelnika w celu wyjaśnienia mu, w jaki sposób powinien załatwić daną sprawę. Zmiana ta pociąga za sobą znaczne skrócenie czasu oraz koszt procesu po stronie biblioteki. Strona 159 z 243

161 Kolejną zmianą wdrożenia usług elektronicznych w miejsce ich realizacji tradycyjnej jest to, że zapoznając się z warunkami realizacji usługi w bibliotece, nawet jeśli Czytelnik będzie chciał złożyć taki wniosek, to może okazać się, że nie posiada przy sobie wszystkich niezbędnych informacji lub załączników. Jednak, jeśli samo przekazanie informacji jest możliwe, w miarę dostępu do niej, to przekazanie załączników bywa kłopotliwe, ponieważ Czytelnik będzie musiał po nie pojechać, albo ktoś będzie je musiał przywieść do biblioteki. W przypadku realizacji usługi przez Internet, lista załączników jest znana, po wyświetleniu opisu usługi. Można ją najpierw skompletować, a później przystąpić do złożenia wniosku w dowolnym miejscu i czasie. Zmiana ta pociąga za sobą znaczne skrócenie czasu oraz kosztów procesu po stronie Czytelnika. Znaczna zmiana po wdrożeniu eusługi widoczna jest także przy samym złożeniu dokumentów w bibliotece. Czytelnik, który musi w przypadku tradycyjnego załatwiania sprawy udać się do biblioteki, telefonować do niej lub wysyłać maile. Niejednokrotnie związane jest to z dyskomfortem Czytelnika, który tak musi ułożyć sobie porządek dnia, aby wizyta ta odbyła się w godzinach pracy biblioteki. Czas samego złożenia dokumentów, to nie tylko dojazd do biblioteki, ale także znalezienie miejsca parkingowego, w niektórych przypadkach opłacenie postoju, ale także, w wielu przypadkach, konieczność czekania w kolejce do pracownika biblioteki. Złożenie wniosku przy wykorzystaniu eusługi, nie tylko skraca ten czas i koszty związane z dojazdem do biblioteki do minimum, ale daje możliwość wysłania go w dowolnym miejscu i czasie (uzależnionym jedynie od dostępu do Internetu i komputera lub urządzenia mobilnego). Zmianą wpływającą na zmniejszenie kosztów biblioteki w trakcie obsługi sprawy jest także możliwość przekazania rezultatu realizacji usługi do Czytelnika drogą elektroniczną. Koszt usługi pomniejszony jest nie tylko o kwotę przesłania przesyłki do Czytelnika (koszt koperty, znaczka pocztowego lub kuriera), ale także o organizację procesu wysyłki listów z biblioteki (przygotowanie koperty, przekazanie jej do wysyłki, przekazanie poczty do operatora pocztowego). Taka zmiana ma zasadnicze znaczenie nie tylko przy wysłaniu efektu usługi do Czytelnika, ale także w przedstawionym powyżej procesie konieczności uzupełnienia załączników do wniosku niezbędnych do poprawnej realizacji usługi. Usprawnieniu podlega też proces odbioru przez Czytelnika dokumentu wytworzonego przez bibliotekę w trakcie realizacji usługi. W trakcie odbioru sposobem tradycyjnym, jeśli nie może zagwarantować odbioru, to musi on osobiście udać się do operatora pocztowego w celu jej odebrania. W przypadku realizacji usługi drogą elektroniczną przesyłka dostarczana jest również drogą elektroniczną. Uniezależnia Czytelnika od miejsca i czasu (w ramach obowiązujących przepisów) odebrania przesyłki z biblioteki, co znacznie upraszcza realizację usług proponowanych przez biblioteki w zakresie realizowanych działań dydaktycznych oraz skraca czas ich realizacji Proces realizacji eusługi bez wdrożonego systemu backoffice i przy wdrożonym systemie backoffice Przy udostępnieniu przez bibliotekę eusług, wykazano powyżej duże korzyści dla Czytelników, jak i dla samej biblioteki. Główne korzyści biblioteki, to mniejsze zaangażowanie jego pracowników w proces złożenia wniosku o realizację usługi przez Czytelnika, czyli zarazem mniejsze jednostkowe koszty stałe obsługi jednej usługi oraz koszty zmienne związane np. z wysyłką dokumentów. Strona 160 z 243

162 Z drugiej strony należy przyjrzeć się procesom biznesowym, które zachodzą w bibliotece po wpłynięciu wniosku o realizację usługi drogą elektroniczną. Wniosek złożony drogą elektroniczną, będzie miał nie tylko swoją prezentację graficzną przyjazną dla pracownika biblioteki, ale także zestaw metadanych, które automatycznie zasilą system backoffice. Zatem, zgodnie z regulaminami przyjętymi przez bibliotekę, złożony w postaci elektronicznej wniosek musi być procedowany tak, aby docelowo trafił do pracownika biblioteki, który się nim zajmie. Na poniższym schemacie przedstawiono główne czynności procesu Procedowanie sprawy, wykonywane przez pracownika biblioteki, który realizuje złożony wniosek. Tabela 25 Proces biznesowy Realizacja usługi w bibliotece (realizowany za pomocą systemu backoffice) Opis Warunki początkowe Proces biznesowy Realizacja usługi w bibliotece Do biblioteki został złożony wniosek. W rozpatrywanym procesie wniosek został złożony drogą elektroniczną przez usługę udostępnioną co najmniej na poziomie 3. W bibliotece wdrożony jest system backoffice, z możliwością automatycznego pobierania dokumentów wygenerowanych na podstawie formularzy. W systemie backoffice, w miejscu w bibliotece do tego wyznaczonym pracownik biblioteki odbiera wniosek złożony elektronicznie i rozpoczyna procedowanie sprawy. 1. W systemie backoffice, pracownik biblioteki odbiera wniosek. 2. Pracownik biblioteki sprawdza kompletność przekazanych załączników i danych na wniosku. 3. W przypadku, gdy wszystkie dane niezbędne do zrealizowania usługi są poprawnie, pracownik biblioteki odnajduje, przygotowuje i sprawdza wszystkie dane będące w posiadaniu biblioteki, które są niezbędne do zrealizowania usługi i przygotowania odpowiedzi do Czytelnika. 4. Po ostatecznym sprawdzeniu danych pracownik biblioteki w systemie backoffice przygotowuje dokument, który jest efektem końcowym realizacji usługi. 5. W bibliotece następuje realizacja usługi lub akceptacja dokumentu, zgodnie z obowiązującym regulaminem. 6. Po akceptacji dokumentu, jest on przekazywany do wysyłki. W trakcie realizacji usługi w bibliotece, pracownik biblioteki, po zapoznaniu się z przysłanym wnioskiem, może zauważyć, że dane na wniosku są niekompletne lub błędne oraz, że załączniki nie stanowią wymaganego kompletu do realizacji usługi. Wówczas pracownik biblioteki musi przygotować wezwanie do uzupełnienia dokumentów, wysłać je do Czytelnika i oczekiwać na uzupełnienie danych. W wezwaniu tym muszą zostać podane wszystkie brakujące załączniki, błędnie przekazane dane oraz podstawy prawne, które wymagają załączenia tych właśnie załączników. Oznacza to, że pracownik biblioteki Strona 161 z 243

163 zobowiązany jest do przeprowadzenia rzetelnej analizy przysłanego wniosku oraz porównanie go z wymaganiami dotyczącymi realizacji usługi. Po uzupełnieniu przez Czytelnika wniosku, cała procedura procedowania wniosku powtarzana jest od początku. Jeśli wszystkie niezbędne dane zostały przez Czytelnika przekazane, wówczas pracownik biblioteki może je przeanalizować, a na ich podstawie oraz na podstawie posiadanych w bibliotece informacji, opracować odpowiedź lub przygotować usługę do realizacji. W przypadku, kiedy w bibliotece do realizacji wybranej usługi używany będzie system backoffice, procedowanie usługi po stronie pracownika biblioteki jest uproszczone, szybsze i mniej pracochłonne. Strona 162 z 243

164 Schemat 8 Model procesu biznesowego obsługa usługi bez opłat wykorzystaniem systemów backoffice Odbiór pisma/wniosku w systemie Rozpatrzenie pisma/wniosku Sprawdzenie danych zawartych w załącznikach Realizacja usługi i przygotowanie dokumentów z nią związanych Przekazanie odpowiedzi do Czytelnika Automatyczna weryfikacja metadanych pisma/wniosku oraz liczby wymaganych załączników Procedowanie zatwierdzenia pisma/wniosku systemie backoffice Strona 163 z 243

165 Wszystkie dane wniosku, w tym także metadane zostaną automatycznie przekazane do systemu backoffice. Oznacza to po pierwsze, że dane znajdujące się na wniosku mogą zostać automatycznie przez system backoffice sprawdzone i zaraportowane pracownikowi biblioteki. System backoffice automatycznie także sprawdzi i wskaże błędy w kompletności załączników. I chociaż sama zawartość złączników musi być przez pracownika biblioteki sprawdzona osobiście, to wprowadzenie danych z załączników do systemu backoffice, dzięki walidacji danych, również zostanie automatycznie zweryfikowana przez system backoffice do którego trafił wniosek zarejestrowany przez eusługę, pod kątem poprawności tych danych. Na podstawie tej walidacji, w systemie backoffice obsługującym ewniosek, może zostać automatycznie wygenerowane wezwanie do uzupełnienia dokumentów lub danych. Mechanizm walidacji ograniczy także możliwość pomyłki przez pracownika biblioteki, który może błędnie ocenić zawartość załączników i w sposób niepełny wezwać do ich uzupełnienia. Drugą korzyścią znacznie zmniejszającą koszty i czasochłonność realizacji usługi przy wykorzystaniu interoperacyjności systemu backoffice jest analiza danych, którymi dysponuje biblioteka w celu realizacji tej usługi. Z założenia systemy backoffice mają zawierać wszystkie niezbędne dane do realizacji usługi z danego obszaru. Może to być zapewnione przez wprowadzanie tych danych do systemu, ciągły dostęp do nich oraz możliwość przeprowadzania analiz lub przez interoperacyjność systemu backoffice z innym systemem, z którego niezbędne dane można pozyskiwać w sposób dynamiczny. Wykorzystanie tych danych, dzięki mechanizmom, w które mogą być wyposażone systemy backoffice, w łatwy sposób pozwala na ich analizę, podjęcie odpowiedniej decyzji dotyczącej usługi oraz sprawne i w pełni zautomatyzowane przygotowanie samej usługi lub końcowego dokumentu usługi, który w sposób automatyczny zostanie przekazany za pomocą systemu backoffice do Czytelnika. Dodatkowo wszystkie dane związane z obsługą ewniosku pozostają w systemie backoffice i ponowne wystąpienie Czytelnika z wnioskiem (nawet innym) związanym z tym systemem, spowoduje, że sprawy będzie można powiązać, a dane wcześniej wprowadzone wykorzystać. Duże korzyści w wykorzystaniu interoperacyjności systemów backoffice można także zauważyć w przypadku spraw, które inicjowane są przez bibliotekę. Ponieważ system backoffice nie tyko waliduje dane, ale także pozwala na ich monitowanie, to jest on doskonałym narzędziem wspomagającym pracę pracownika biblioteki, który może zainicjować różne procesy. Ma to miejsce, gdy np. biblioteka przygotuje nową wystawę. Będzie wówczas można wysłać maila do szkół z rejonu działania biblioteki o takiej wystawie. Jest to ogromna oszczędność czasu dla pracownika biblioteki i pomoc w rozpowszechnianiu informacji do właściwych grup docelowych. Praca w interoperacyjnych systemach backoffice pozwala także na rezygnację z dodatkowych informatycznych narzędzi komputerowych, takich, jak np.: kalendarz, poczta, które nie są ze sobą zintegrowane i w żaden sposób nie gwarantują nie tylko poprawności danych, ale także ich kompatybilności. Strona 164 z 243

166 Powyżej przedstawiono analizę procesów biznesowych związanych ze świadczeniem usług z uwzględnieniem stanu obecnego (świadczonego drogą tradycyjną) oraz stanu docelowego (świadczonego drogą elektroniczną na poziomie 3 i 4). Przedstawione zostały mapy procesów biznesowych i modele kluczowych procesów biznesowych oraz zakres zmian w procesach biznesowych wynikający z wprowadzenia elektronicznych usług oraz właścicieli procesów biznesowych. Dla kluczowych procesów wskazano cel, czas, koszt realizacji procesu oraz korzyści dla jego użytkowników. Wskazano również, jak realizacja procesów w postaci elektronicznej usługi optymalizuje cały proces. Celem procesów biznesowych opisanych w niniejszym rozdziale jest, zarówno w przypadku ich realizacji tradycyjną metodą, jak i przy wykorzystaniu eusług i towarzyszących im systemów backoffice, realizacja sprawy związanej ze złożonym w bibliotece wnioskiem. Jednak w przypadku udostepnienia eusług oraz wdrożenia zintegrowanych z nimi systemów backoffice cel zostaje rozszerzony o realizację usługi w sposób niezawodny, sprawny, efektywniejszy ekonomicznie i w sposób przyjazny dla wnioskodawcy oraz pracownika biblioteki. Poniżej przeprowadzono uśrednione wyliczenie czasu realizacji usługi. Procesy, których czas jest niezależny od zaproponowanej optymalizacji (np. uzgodnienia dokumentów) nie zostały wzięte pod uwagę w niniejszej analizie. Obliczenia zostały oparte na badaniach, ile czasu zajmują w różnie zlokalizowanych bibliotekach różne usługi. Bezwzględne czasy realizacji poszczególnych czynności zostały uśrednione. Kalkulacja przeprowadzona jest przy założeniu, że Czytelnik złożył wniosek oraz wszystkie niezbędne załączniki prawidłowo i nie ma potrzeby wzywania go do uzupełnienia dokumentów. Uśredniony przyjazd Czytelnika do biblioteki jest wypadkową dojazdu samochodem i parkowania w pobliżu biblioteki lub dojazdu środkiem publicznym oraz dojściem do niego z domu i do biblioteki. Uśrednione zostały także czasy oczekiwania Czytelnika w kolejkach w bibliotece i rozmowy z pracownikami biblioteki. Założono także, że przy pierwszej wizycie w bibliotece Czytelnik może nie posiadać wszystkich niezbędnych załączników (co zdarzało się w większości obserwowanych przypadków). po stronie Czytelnika po stronie Czytelnika po stronie Czytelnika po stronie Czytelnika Czynności, które należy wykonać w celu realizacji usługi uruchomienie komputera lub urządzenia mobilnego brak eusługi i systemu backoffice do jej obsługi 00:00 00:03 zalogowanie się w systemie 00:00 00:03 przyjazd do biblioteki 00:30 00:00 poczekanie na możliwość rozmowy z pracownikiem biblioteki 00:10 00:00 wykorzystanie eusługi i systemu backoffice do jej obsługi Strona 165 z 243

167 po stronie Czytelnika po stronie Czytelnika po stronie Czytelnika po stronie Czytelnika po stronie Czytelnika po stronie Czytelnika po stronie Czytelnika [nie dotyczy] po stronie biblioteki po stronie biblioteki po stronie biblioteki po stronie biblioteki po stronie biblioteki [nie dotyczy] Czynności, które należy wykonać w celu realizacji usługi zapytanie pracownika biblioteki o tryb załatwienia sprawy brak eusługi i systemu backoffice do jej obsługi 00:10 00:00 przeczytanie, jak wypełnić wniosek 00:00 00:10 pobranie odpowiednich wniosków 00:05 00:00 wypełnienie wniosków 00:15 00:05 skompletowanie odpowiednich załączników 01:00 00:20 poczekanie na możliwość złożenia kompletu dokumentów 00:10 00:00 złożenie załączników 00:05 00:01 odebranie odpowiedzi 00:30 00:05 [nie dotyczy] zebranie danych niezbędnych do realizacji usługi 02:55 00:47 00:30 00:10 udzielenie informacji, jak zrealizować usługę 00:10 00:00 analiza danych niezbędnych do realizacji usługi 00:30 00:10 wprowadzenie danych do komputera 00:15 00:10 wysłanie odpowiedzi do Czytelnika 00:20 00:05 [nie dotyczy] 01:45 00:35 Razem czas poświęcony na realizację usługi 04:40 01:22 wykorzystanie eusługi i systemu backoffice do jej obsługi Jak przedstawia powyższa tabela, realizacja sprawy całkowicie w trybie tradycyjnym jest znacznie dłuższa niż w przypadku korzystania z eusługi i systemu backoffice ją obsługującego. Znaczne oszczędności czasu, a zatem i kosztów, realizacji usługi widać zarówno po stronie Czytelnika, jak i biblioteki w przypadku korzystania z rozwiązań zaproponowanych w niniejszym Projekcie. Średni czas, jaki zaoszczędzi Czytelnik w trakcie realizacji jednej usługi, to ponad 2 godziny. Pracownik biblioteki realizujący wniosek złożony drogą elektroniczną, przy pomocy systemu backoffice może średnio zaoszczędzić 1 godzinę i 10 minut. Strona 166 z 243

168 Dla Czytelnika i pracownika biblioteki załatwienie sprawy z wykorzystaniem eusługi oznacza znacznie mniejszy koszt, który uzależniony jest od wysokości zarobków pracownika, który sprawą się zajmuje. Oznacza to znacznie większą efektywność i wydajność pracy po jednej i drugiej stronie. Również dla Czytelnika, czy to pracującego zawodowo, czy niepracującego korzystanie z eusług oznacza znacznie mniejsze koszty w realizacji usługi. Wobec tego, że średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika administracji publicznej w roku 2016 wg GUS wynosi 4873,08 zł zł brutto. Przyjmując średnią liczbę godzin w miesiącu 160, koszt jednej roboczogodziny w administracji publicznej wynosi około 30 zł. brutto. Tym samym uśredniony koszt realizacji usługi w sposób tradycyjny wynosi 30 zł * 1:45 min czyli ok. 52 zł. brutto. A samym uśredniony koszt realizacji usługi w usługi elektronicznej z użyciem systemów backoffice szacuje się na poziomie 15 zł brutto (30 zł * 35 min.). Jak wykazano powyżej, zaprezentowane modele kluczowych procesów biznesowych oraz ich analiza, w jednoznaczny sposób wykazują korzyści w postaci oszczędności czasu i kosztów, zarówno po stronie Czytelników oraz pracowników biblioteki przy wykorzystaniu eusług oraz zintegrowanych z nimi interoperacyjnych systemów backoffice. Wdrożenie eusług oraz zintegrowanych z nimi systemów backoffice zapewni także optymalizację procesów biznesowych zachodzących w bibliotekach pedagogicznych województwa mazowieckiego. Zgodnie z zasadą interoperacyjności będzie istniała również możliwość wymiany danych pomiędzy systemami backoffice. W trakcie powyższej analizy zidentyfikowano grupy interesariuszy. Część analizowanych usług realizowana będzie przez nauczycieli, część przez studentów, natomiast większość usług będzie realizowana przez wszystkie wymienione powyżej grupy interesariuszy. Realizacja usług w formie elektronicznej nie tylko zaspokoi ich potrzeby, ale także przyniesie korzyści. Ważną grupą interesariuszy, dla których zidentyfikowano znaczne korzyści wynikające z realizacji Projektu, są pracownicy bibliotek, którzy będą mogli korzystać z wdrożonych systemów backoffice zintegrowanych z usługami elektronicznymi. Strona 167 z 243

169 Korzyści z wdrożenia eusług Udostępnienie usług w postaci elektronicznej niesie za sobą następujące korzyści: załatwianie spraw za pośrednictwem sieci (online), a nie jak dotychczas osobiście (facetoface), dostęp do biblioteki z każdego miejsca i w każdym czasie, przy zastosowaniu wybranego narzędzia komunikacji, uproszczenie obsługi, poprzez umożliwienie składania zintegrowanych wniosków, nieprzerwane dostarczanie oficjalnej, kompletnej, aktualnej i adekwatnej (odpowiedniej dla potrzeb) informacji, obniżkę kosztów operacyjnych i jednostkowych funkcjonowania bibliotek dzięki samoobsłudze i automatyzacji, systemowe prowadzenie (kierowanie) Czytelnika podczas korzystania przez niego z usług w zakresie procesów dydaktycznych, możliwość badania poglądów i opinii Czytelników poprzez włączenie elektronicznego monitorowania i ankietowania. Z drugiej strony wdrażanie usług dostępnych przez Internet związane jest z licznymi wyzwaniami, m.in.: koniecznością inwestowania w infrastrukturę informatyczną oraz telekomunikacyjną, zmianami warunków, form, reguł i zasad pracy w kierunku świadczenia jej poprzez sieć, zapewnieniem wszystkich warunków równego dostępu przez sieć do biblioteki, zagwarantowaniem prywatności informacji i ochrony danych osobowych. Realizowane w Projekcie usługi będę uwzględniać: 1. Procesowe podejście do świadczenia usługi (zgodnie z zaprezentowaną w niniejszym studium mapą procesów biznesowych oraz modele procesów biznesowych opisujące stan obecny i stan docelowy Usług). 2. Komunikowanie i edukowanie interesariuszy usługi. 3. Standaryzację zarządzania usługą zarządzanie usługą bazować będzie na najlepszych praktykach zarządzania usługami informatycznymi (np. ITIL) oraz o ogólnie znanymi standardy lub metodykami prowadzenia projektów (np. PRINCE2, PMI, zarządzania portfelem projektów (np. Management of Portfolios) lub zarządzania programem (np. Managing Successful Programmes). 4. Wskazanie właścicieli dla każdej usługi. 5. Działanie usługi na podstawie obowiązującego prawa (modele biznesowe określono na podstawie obowiązujących aktów prawnych, których lista jest załączona do niniejszego studium). Strona 168 z 243

170 6. Projektowanie usług bazujące na modelu efektywności (w analizie finansowej oszacowano ekonomiczną wartość poprzez porównanie wartości kosztów (m.in. nakładów inwestycyjnych oraz kosztów eksploatacji) oraz wartości korzyści (w tym społecznych), jakie związane są z usługą oraz wskazano źródło finansowania oraz zapewniono budżet na koszty inwestycyjne i operacyjne usługi. 7. Zapewnienie niezbędnych zasobów ludzkich dla usługi. 8. Standaryzację danych wg stworzonego (w tym na poziomie krajowym) modelu danych opisującego w jednolity sposób wszystkie dane w usłudze. Wykorzystane zostaną w modelu danych obiekty wskazane w przepisach prawa (w tym w Krajowych Ramach Interoperacyjności) oraz w schematach atomowych umieszczonych w repozytorium interoperacyjności elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (epuap). Przygotowane zostaną zasady zbierania i aktualizacji danych zawierające m.in. reguły walidacji, korekty, anonimizacji i synchronizacji. Dane do usług będą korzystać z modelu danych opublikowanych w repozytorium interoperacyjności epuap a jeśli będzie konieczność stworzenia modelu, który nie istnieje w repozytorium, stworzony model zostanie opublikowany w repozytorium interoperacyjności epuap. 9. Ponowne wykorzystanie danych przetwarzanych przez usługę. Dla każdej usługi dokonany zostanie przegląd wszystkich danych przetwarzanych przez usługę i wskazane zostaną dane, które są informacją publiczną oraz nie są pozyskane z innej usługi. Udostępnione zostaną dane, pochodzące z opracowanej usługi dla jej potrzeb, w jak najszerszym zakresie, za pomocą usług sieciowych, umożliwiających zautomatyzowany, maszynowy odczyt danych. 10. Optymalne wykorzystanie istniejących źródeł danych tj. dane potrzebne do przetworzenia w usłudze będą pozyskiwane tam, gdzie to możliwe automatycznie w pierwszej kolejności z publicznego dydaktycznego rejestru bibliotek, w drugiej kolejności z innych usług. Podczas realizacji Projektu oraz podczas utrzymania jego trwałości cyklicznie będzie sprawdzane, czy pojawiły się możliwości pozyskiwania danych w sposób automatyczny. 11. Otwarte standardy danych dane będą udostępniane w przynajmniej jednym otwartym standardzie (nie ograniczającym dostępu do danych). 12. Projektowanie usług zorientowanych na użytkownika. W trakcie przygotowywania niniejszego studium przeprowadzono badania potrzeb użytkownika. W okresie uruchamiania usług oraz ich eksploatacji będą badane te potrzeby z uwzględnieniem zakresu informacji: tylko informacje niezbędne do realizacji usługi, które są zrozumiałe dla jej użytkowników, potrzeby przygotowania różnych wersji językowych, wygląd i sposób działania interfejsu użytkownika usługi. Przeprowadzana będzie optymalizacja usługi (treści, słowa kluczowe, kod HTML, adresy) w celu zapewnienia wysokiej pozycji w wynikach wyszukiwania. Strona 169 z 243

171 13. Wysoką dostępność usług w niniejszym studium określono jakie przerwy są dopuszczalne w funkcjonowaniu usługi, ile czasu mogą trwać takie przerwy, komponenty systemu teleinformatycznego zostaną tak dobrane, aby zapewnić dostępność usługi na założonym poziomie oraz zostaną wdrożone rozwiązania weryfikujące automatycznie poziom dostępności usługi. 14. Interoperacyjność usług systemy teleinformatyczne służące świadczeniu usługi oparte będą na modelu usługowym (Service Oriented Architecture, SOA), gdzie kluczowe komponenty tego systemu są elementami mogącymi funkcjonować niezależnie od innych. Dla najważniejszych funkcji systemu teleinformatycznego służącego świadczeniu usługi zostaną udostępnione interfejsy usług sieciowych, dokumentację tych interfejsów i określono poziom dostępności interfejsów. Usługa automatycznie będzie wymieniać dane z innymi usługami. 15. Mierzalność usług określone zostaną mierniki i ich wartości, aby móc określić korzyści dostarczane przez usługę (np. skrócenie czasu i uproszczenie załatwiania spraw). Ustalony zostanie sposób zbierania danych na potrzeby mierników. 16. Usługi zapewnią bezpieczeństwo przetwarzanych danych. 6.6 Analiza potrzeb interesariuszy W trakcie rozmów z przedstawicielami Partnerów oraz na podstawie obowiązujących aktów prawnych zostały przenalizowane usługi, które biblioteki pedagogiczne świadczą na rzecz Czytelników. Usługi te zostały podzielone na dwie grupy, Jak wskazano w rozdziale 6.5 Analiza usług świadczonych przez podmioty biorące udział w Projekcie, biblioteki pedagogiczne województwa mazowieckiego obecnie realizują za pomocą sytemu Prolib usługi udostępniane przez Internet, które związane są z wprowadzaniem, udostępnianiem dokumentów, rejestracją i kontrolą Czytelników, kontrolą zwrotów dokumentów oraz planowaniem i statystyką pracy biblioteki, jednak nie świadczą usług na poziomie 3 i 4 w zakresie prowadzenia działań dydaktycznych. Analiza przeprowadzona w rozdziale, o którym mowa powyżej, wykazała, że działania w zakresie dydaktycznym prowadzonym przez biblioteki mogą być także udostępnione za pomocą usług elektronicznych. Z drugiej strony, analizy przedstawione w rozdziale 10 Analizy specyficzne dla danego rodzaju projektu/sektora, wykazują duże zainteresowanie stronami internetowymi bibliotek, których funkcjonalność jest wysoko oceniana. W celu zbadania potrzeb interesariuszy, przeprowadzono ankietę mającą na celu: 1) identyfikację grup interesariuszy; 2) sprawdzenie poziomu zainteresowania różnych grup interesariuszy realizacją usług elektronicznych w zakresie działalności dydaktycznej bibliotek pedagogicznych; 3) identyfikację potrzeb, czyli najbardziej pożądanych usług elektronicznych w zakresie działalności dydaktycznej bibliotek; 4) identyfikację planowanych korzyści dla poszczególnych grup interesariuszy. Strona 170 z 243

172 Ponadto, został przeprowadzony wywiad wśród Czytelników o niepełnym zakresie sprawności, w zakresie oczekiwań, co do możliwości i ograniczeń skorzystania z usług elektronicznych dotyczących działań dydaktycznych bibliotek pedagogicznych, Od listopada 2017 r. do grudnia 2017 r. prowadzane były badanie ankietowe wśród mieszkańców województwa mazowieckiego oraz wywiady wśród Czytelników. Ankieta dostępna m. in. w Internecie, była rozpowszechniona przez Partnerów Projektu w postaci linku do ankiety oraz udostępniana przez Partnerów i współpracujące instytucje na stronach internetowych. W ankiecie pytano o wiek respondentów, ich płeć, grupę zawodową. W trakcie wywiadów ponadto określono rodzaj niepełnosprawności (wzrokowa, słuchowa, ruchowa itp.). Ankiecie zostało poddanych 10 usług realizowanych w zakresie działalności dydaktycznej bibliotek, zidentyfikowanych wcześniej jako te, które nie są realizowane cyfrowo przez żadnego z Partnerów Projektu. Zgodnie z analizą usług przeprowadzoną w rozdziale 6.5 Analiza usług świadczonych przez podmioty biorące udział w Projekcie, w ankiecie umieszczono pytanie o poniższe usługi: 1) Zapisy studentów na praktyki; 2) Dezyderaty; 3) Oglądanie wystaw i zgłoszenie przez eformularz chęci wypożyczenia wystaw oferowanych przez bibliotekę; 4) Zapytanie użytkownika; 5) Rozpatrywanie skarg/wniosków użytkowników; 6) Wniosek o dostęp do informacji publicznej. 7) Zapisy na konferencje, warsztaty, spotkania autorskie; 8) Zapisy na lekcje biblioteczne i ich obsługa; 9) Kształcenie na odległość wraz z możliwością uzyskania zaświadczenia; 10) System wideokonferencyjny. Analiza przeprowadzonej ankiety wykazała, że: 1) Niemal 85% docelowych interesariuszy, to kobiety: Wykres 9 Analiza grup interesariuszy płeć Strona 171 z 243

173 2) Największą grupę interesariuszy stanowią ludzie w przedziale wiekowym lat: Wykres 10 Analiza grup interesariuszy wiek 3) Główne grupy interesariuszy, to: nauczyciele, studenci i uczniowie, którzy stanowią 86% ankietowanych: Wykres 11 Analiza grup interesariuszy zawód Z przeprowadzonej ankiety wynika, że odbiorcami usług będą gównie nauczyciele, studenci oraz osoby pracujące i uczniowie. Poza wykazanymi powyżej grupami interesariuszy, będą nimi także pracownicy bibliotek, którzy nie tylko będą udostępniać informacje i eusługi na stronach poszczególnych bibliotek oraz ich filii, ale także będą korzystać z systemów backoffice i w sposób zautomatyzowany realizować udostępnione usługi elektroniczne w zakresie prac dydaktycznych bibliotek. Wskazane w ankiecie usługi wzbudziły bardzo duże zainteresowanie respondentów. Wszystkie wymienione usługi oceniane były w skali przydatności od 1 do 5, gdzie 5 oznacza największe zainteresowanie wybraną usługą. Strona 172 z 243