Regulamin współpracy w ramach umów COP CODEX zatwierdzony uchwałą Zarządu z dnia r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Umowy Zlecenia nr.. z dnia r. zawartej pomiędzy: Centrum Obsługi Powypadkowej Codex sp. z o.o., zwanym dalej: Zleceniodawcą, a Imię i nazwisko Zleceniobiorcy Regulamin współpracy w ramach umów COP CODEX zatwierdzony uchwałą Zarządu z dnia r. Postanowienia ogólne 1. Regulamin został ustanowiony przez Zarząd COP CODEX dnia r.. 2. Regulamin określa zasady współpracy Radcy z COP CODEX na podstawie umowy zlecenia i umowy agencyjnej. 3. Radca ma obowiązek zapoznania się z niniejszym Regulaminem i jego stosowania. 4. Regulamin wchodzi w życie od dnia r. i obowiązuje do dnia jego odwołania. 5. Określenia użyte w regulaminie oznaczają: a) COP CODEX Centrum Obsługi Powypadkowej Codex sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie lub Centrum Obsługi Powypadkowej Codex sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Rzeszowie, b) Radca Radca ds. Odszkodowań podmiot, który zawarł z COP CODEX umowę zlecenia lub umowę agencyjną, c) Klient podmiot, którym z COP CODEX zawarł UoDR, d) DOK Dział Obsługi Klienta COP CODEX, e) DF Dział Finansowy COP CODEX, f) DDR - Dział Dochodzenia Roszczeń COP CODEX, g) LIBRA - system informatyczny COP CODEX, h) Panel Konsultanta - system internetowy przeznaczony do koordynacji współpracy, dostępny po zalogowaniu się na stronie i) Zakładka Mapa zakładka w Panelu Konsultanta, służąca do przekazywania informacji o harmonogramie pracy Radcy, zaplanowanych trasach, dniach wolnych, j) Zakładka DOK Namiary - zakładka w Panelu Konsultanta, służąca do przekazywania szczegółowych informacji o Namiarach (danych adresowych, opisu zdarzenia, innych ustaleń DOK), k) Status TAK - sprawa wstępnie nadaje się do prowadzenia l) INFO - informacje przesyłane owo przez COP CODEX do Radcy, m) UoDR Umowa o Dochodzenie Roszczeń, n) Namiar - pojedyncza sprawa do realizacji,

2 o) Realizacja Namiaru wyjazd do Klienta lub kontakt telefoniczny z Klientem w zależności od polecenia DOK zawartym w opisie Namiaru, p) Baza Wiedzy platforma e-learningowa zawierająca materiały szkoleniowe, q) Pełnomocnik podmiot reprezentujący Klienta w procesie dochodzenia roszczeń inny niż COP Codex, r) OI - oferta indywidualna przygotowana dla wybranych Klientów, przekazywana potencjalnym Klientom podczas spotkania z Radcą, s) Standardy Codex dokument zawierający informacje o najważniejszych atutach COP Codex, t) Poszkodowany osoba uprawniona do otrzymania odszkodowania w związku z doznaną szkodą, u) Referent DOK osoba przygotowująca Namiary dla Radcy. Współpraca z Działem Obsługi Klienta 6. Do obowiązków Radcy należy: a) Systematyczne uzupełnianie harmonogramu pracy: zaplanowanych tras, dni wolnych, w zakładce Mapa, b) Realizacja zaplanowanej trasy, c) Zgłaszanie absencji wg poniższych zasad: - absencję długoterminową (powyżej 2 tygodni) należy zgłaszać z jednomiesięcznym wyprzedzeniem poprzez wysłanie informacji na adres Dyrektora ds. Rozwoju, - absencję trwającą dłużej niż 7 dni należy zgłaszać z minimum 5-dniowym wyprzedzeniem w Zakładce Mapa i przesłać informację owo do DOK, - absencję trwającą poniżej 7 dni należy zgłaszać z minimum 3-dniowym wyprzedzeniem w Zakładce Mapa lub przesłać informację owo do DOK, - w celu uzupełnienia informacji o absencji należy w Zakładce Mapa wybrać dzień w kalendarzu po prawej stronie, następnie wpisać w wyszukiwarce swoją miejscowość zamieszkania, po wyszukaniu miejscowości należy w treści notatki wpisać stosowną informację, np. dzień wolny, umawiać od/do godziny 12:00, dostępny cały dzień itd., po wpisaniu ww. informacji należy kliknąć na słowo "dodaj" znajdujące się w tabeli pod mapą. d) Aktualizacja statusu Namiaru i uzupełnianie uwag w zakładce DOK Namiary, niezwłocznie po zakończeniu trasy, e) Utrzymywanie stałego kontaktu z DOK: telefonicznie, owo lub przez Panel Konsultanta, f) Co najmniej raz w ciągu dnia odczytywanie wiadomości owych w firmowej skrzynce, g) Podczas realizowania Namiarów - posiadanie włączonego urządzenia mobilnego obsługującego, przekazaną przez Zleceniodawcę, kartę SIM z uruchomioną usługą geolokalizacji. 7. Realizacja Namiaru powinna nastąpić w terminie podanym przez DOK,

3 a) Namiar opracowany przez DOK zostaje przekazany Radcy w zakładce DOK Namiary, b) Zaplanowana trasa i termin jej realizacji przekazane zostają Radcy przez DOK w zakładce Mapa. 8. Po wykonaniu czynności jak wyżej Radca zobowiązuje się do bieżącego określania statusu podjętego Namiaru, stałego uzupełniania Zakładki DOK Namiary oraz Zakładki Mapa, zgodnie z poniższymi zasadami: a) Po zrealizowaniu zaplanowanej trasy należy zaktualizować status i wpisać uwagi w sprawach z trasy w Zakładce DOK Namiary (niezwłocznie po spotkaniu, maksymalnie do godz. 10:00 następnego dnia), brak realizacji powyższego, powoduje wstrzymanie przekazywania nowych Namiarów. Ponadto należy uzupełnić dane teleadresowe Klienta tj. nr telefonu, adres zamieszkania, b) W celu aktualizacji statusu Namiaru i wpisania uwag, należy w Zakładce DOK Namiary kliknąć łącze "dodaj" (znajduje się ono w ostatniej kolumnie tabeli), następnie wpisać komentarz w polu "Uwagi", wybrać odpowiedni status oraz kliknąć "dodaj", c) W przypadku braku realizacji poszczególnych Namiarów z zaplanowanej trasy (np. brak czasu na realizację, nie zastano Klienta itd.), również należy zaktualizować status Namiaru i wpisać stosowne uwagi w Zakładce DOK Namiary, d) W przypadku pojawienia się nowych ustaleń z Klientami, w Namiarach nie znajdujących się w zaplanowanej trasie należy zaktualizować status Namiaru wpisując uwagi w Zakładce DOK Namiary, e) Trasy na bieżący dzień są planowane przez DOK najpóźniej do godz. 12:00 w Zakładce Mapa. W szczególnych przypadkach zastrzegamy możliwość zmiany trasy, w takim przypadku dodatkowa informacja o zmianach zostanie przekazana Radcy przez DOK telefonicznie lub przez sms, f) W przypadkach braku możliwości zalogowania się i przekazania informacji o realizacji Namiarów w Panelu Konsultanta konieczne jest telefoniczne powiadomienie DOK, g) W przypadku wystąpienia istotnej okoliczności uniemożliwiającej realizację zaplanowanej trasy należy niezwłocznie powiadomić Kierownika DOK (telefonicznie, sms, lub ) podając istotną przyczynę (np. choroba, awaria samochodu), h) Po zrealizowaniu trasy każdy Namiar powinien zostać oceniony przez Radcę według ustalonych przez DOK kryteriów. 9. W przypadku braku realizacji Namiaru przez Radcę w terminie podanym przez DOK, bez podania istotnej przyczyny, Radca zostanie obciążony kwotą w wysokości 100 zł netto, która zostanie potrącona z wynagrodzenia należnego za bieżący lub kolejny miesiąc. 10. Umowy o Dochodzenie Roszczeń będą zawierane tylko i wyłącznie na drukach oraz formularzach Zleceniodawcy i wraz z dokumentacją będą niezwłocznie (w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od daty podpisania UoDR), przesyłane do siedziby COP Codex. Powyższy termin dotyczy również przesyłania skanów: zdjęć, dokumentacji medycznej, innych dokumentów pozyskanych od Klienta, na adres: Referenta DDR a.zuczek@codex.org.pl. UoDR oraz pozostałe dokumenty dotyczące sprawy powinny być wypełnione czytelnym pismem oraz we wskazanych w nich miejscach, ponadto przed wysyłką powinny być sprawdzone przez Radcę pod względem kompletności.

4 11. Rejestracja UoDR następuje w dniu wpływu wersji papierowej umowy do COP Codex w Rzeszowie. Współpraca z Działem Finansowym 12. Poprawność faktur VAT za paliwo, w związku z dojazdem do Klienta, należy sprawdzać bezpośrednio przy kasie na stacji paliw. 13. Faktura VAT musi zawierać pełną nazwę Spółki, pełny adres Spółki, poprawny NIP oraz numer rejestracyjny samochodu Radcy podany w odrębnej umowie dotyczącej używania samochodu prywatnego. 14. Na fakturach VAT za paliwo nie mogą pojawiać się prywatne zakupy Radcy np. woda, napoje, słodycze itp. 15. Błędne, niekompletne, albo zawierające pozycje wskazane w pkt. 14, faktury VAT nie będą akceptowane i rozliczane przez COP CODEX. 16. Druk ewidencji przebiegu pojazdu należy wypełniać na bieżąco. Ilość przejechanych kilometrów do klienta wskazanego przez COP CODEX musi odpowiadać ilości zatankowanego paliwa, wynikającego z poszczególnych faktur VAT. W przypadku stwierdzenia przez COP CODEX, że Radcy u Klienta nie było, a informacja o wyjeździe została umieszczone w ewidencji przebiegu pojazdu, wówczas Faktury VAT za paliwo nie zostaną rozliczone. 17. Na koniec miesiąca należy wydrukować wypełniony druk ewidencji przebiegu pojazdu, dołączyć do niego faktury VAT i niezwłocznie dostarczyć do COP CODEX. Powyższe dokumenty nie mogą być przesłane za pomocą poczty elektronicznej. Faktury VAT bez dołączonej ewidencji przebiegu pojazdu nie zostaną rozliczone. 18. Rozliczenie kosztów dojazdu do Klienta powinno dotyczy jednego miesiąca kalendarzowego, stąd faktury VAT za paliwo muszą być z tego samego miesiąca, którego dotyczy druk ewidencji przebiegu pojazdu. Niedopuszczalnym jest rozliczanie faktur za paliwo z bieżącego miesiąca z ewidencją przebiegu pojazdu z poprzedniego lub innego miesiąca. 19. Faktury VAT wraz z dołączoną do nich ewidencją przebiegu pojazdu należy dostarczyć wyłącznie w oryginałach do siedziby COP CODEX do 5-go dnia kolejnego miesiąca. Faktury VAT dostarczone po 20-tym dniu kolejnego miesiąca, którego dotyczy rozliczenie NIE ZOSTANĄ ZAAKCEPTOWANE I WYPŁACONE, przykład: Faktury Vat z miesiąca stycznia wraz z ewidencją przebiegu pojazdu muszą zostać skutecznie dostarczone do siedziby COP CODEX w oryginałach do 5 lutego. Faktury Vat, które zostaną dostarczone po 20 lutego nie zostaną zaakceptowane i rozliczone. Sytuacja dotyczy analogicznie wszystkich miesięcy. 20. Zapłata za używanie samochodu prywatnego oraz zwrot za paliwo nastąpi wyłącznie po dostarczeniu poprawnych dokumentów, o których mowa w pkt Rachunki do umów zleceń oraz rachunki/faktury VAT do umów agencyjnych, należy dostarczyć w oryginałach do COP CODEX do 5-go dnia kolejnego miesiąca. Szkolenia 22. Radca po zawarciu umowy z COP Codex i odbyciu szkolenia wstępnego otrzymuje dostęp do Bazy Wiedzy. 23. Dostęp do zasobów Bazy Wiedzy jest możliwy po zalogowaniu się na stronę: oraz poprawnym wpisaniu loginu i hasła.

5 24. Login i hasło Radca otrzymuje niezwłocznie po zawarciu umowy z COP Codex. 25. Radca zobowiązany jest do: zapoznania się z materiałem szkoleniowym umieszczonym w Bazie Wiedzy w zakładce Moje Kursy oraz zaliczenia wszystkich testów w terminie 1 miesiąca od daty zawarcia umowy z COP Codex Radca zobowiązany jest co najmniej dwa razy w kwartale do zapoznania się z nowymi informacjami umieszczonymi w Bazie Wiedzy w zakładce, Aktualności z branży, Częste pytania, Szkolenia, Nowości. 27. Radca zobowiązuje się do przestrzegania poniższych warunków korzystania z Bazy Wiedzy: kopiowanie, przetwarzanie, powielanie w całości lub w części treści umieszczonych w Bazie Wiedzy, zdjęć, filmów, prezentacji oraz wszelkich elementów graficznych, a także przechowywanie w systemach wyszukiwania, umieszczanie na innych stronach www, przekazywanie, przesyłanie czy udostępnianie innym osobom wyżej wymienionych elementów bez pisemnej zgody COP Codex jest zabronione. Obsługa Klienta 28. Podczas spotkania z Klientem Radca zobowiązany jest do okazania Pełnomocnictwa do reprezentowania COP Codex oraz stosowania imiennego identyfikatora, umieszczonego w widocznym miejscu. 29. Podczas każdego spotkania, Radca zobowiązany jest do przekazania Klientowi nw. materiałów: a) teczka z logo Codex w przypadku osób uprawnionych po śmierci osoby bliskiej, drugi wzór teczki w pozostałych sprawach, b) folder reklamowy, c) Standardy Codex, d) wizytówka, e) inne materiały przygotowane przez COP Codex. 30. W sytuacji kiedy nie dojdzie do spotkania z uwagi na nieobecność Klienta, Radca zobowiązany jest do pozostawienie ulotki wraz z firmowym numeru telefonu, którym dysponuje. 31. W kontaktach telefonicznych z DOK oraz Klientami, Radca zobowiązany jest do korzystania wyłącznie z firmowego numeru telefonicznego. 32. Radca jest upoważniony do złożenia Klientowi OI Oferty Indywidualnej, wyłącznie w sytuacji gdy: a) sprawa Klienta została oznaczona w Panelu Konsultanta, jako kwalifikująca się do złożenia OI, b) podczas drugiego lub kolejnego spotkania z Klientem nie nastąpi podpisanie UoDR, a w ocenie Radcy kolejne spotkanie nie dojdzie do skutku bez zmiany warunków dotychczasowej oferty, gdy Klient poinformuje Radcę o braku zainteresowania naszą ofertą lub o podpisaniu umowy z innym Pełnomocnikiem. 33. W sprawie, w której nastąpił zgon Poszkodowanego, Radca zobowiązany jest do poinformowania osoby uprawnionej o kluczowym znaczeniu dokumentu, jakim jest opis relacji łączących uprawnionego z Poszkodowanym oraz zaoferowania pomocy przy sporządzeniu ww. dokumentu. Pomoc Klientowi powinna polegać na przekazaniu stosownych druków oraz informacji jakie powinny się znaleźć w opisie

6 oraz wręczeniu listy pomocniczych pytań. Zarząd COP CODEX.. Potwierdzam zapoznanie się z powyższym Regulaminem i zobowiązuję się do stosowania jego zapisów. Data.. Czytelny podpis Radcy....