KIEROWNIK OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ Gminy Kłodzko (K)

Transkrypt

1 KIEROWNIK OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ Gminy Kłodzko (K) SEKCJA ŚWIADCZEŃ POMOCY SPOŁECZNEJ (SŚPS) stanowiska terenowych pracowników socjalnych- koordynatorów KIS 8 etatów oraz asystenci rodziny umowa zlecenie stanowiska ds. obsługi świadczeń z pomocy społecznej, pomocy materialnej o charakterze socjalnym, usług opiekuńczych, pieczy zastępczej 3 1/4 etatu SEKCJA ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH i ŚWIADCZEŃ Z FUNDUSZU ALIMENTACYJNEGO I POSTĘPOWANIA WOBEC DŁUŻNIKÓW ALIMENTACYJNYCH (SŚR i FA) stanowiska ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i postępowania wobec dłużników alimentacyjnych 3 etaty SEKCJA FINANSOWO-KSIĘGOWA (SFK) I KADR (SK) główny księgowy, księgowy, 2 etaty stanowisko specjalisty ds.kadr 1/4 etat SEKCJA ADMINISTRACYJNA i OBSŁUGI KLIENTA, SEKRETARIAT ( SA i OK.) stanowisko ds. administracyjnych i obsługi klientów 1 etat 1

2 Załącznik do Zarządzenia nr 4 /2013 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej Gminy Kłodzko z dnia 13 marca 2013 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ GMINY KŁODZKO Rozdział I Postanowienia Ogólne 1 1. Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej zwany dalej regulaminem określa szczegółową organizację, zakres oraz tryb pracy, zakres czynności na poszczególnych stanowiskach pracy oraz szczegółowy zakres zadań, uprawnień i obowiązków pracowników w nim zatrudnionych. 2.Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Kłodzko z/s w Jaszkowej Górnej zwany dalej Ośrodkiem jest jednostką organizacyjną gminy i działa na podstawie: 1) ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (t.j. Dz. U. z 2013, poz.182 ) 2) uchwały Nr 134/92 Rady Gminy w Kłodzku z dnia 4 czerwca 1992 r. w sprawie Ośrodka Pomocy Społecznej 3) statutu Ośrodka Pomocy Społecznej Gminy Kłodzko uchwała Nr 277/IV/2005 Rady Gminy Kłodzko z dnia r. 4) ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. Nr 142, poz z późn. zm.) 5) innych ustaw. 3. Ośrodek realizuje zadania własne gminy z zakresu pomocy społecznej i zadania zlecone. R O Z D Z I A Ł II Organizacja Ośrodka Pomocy Społecznej Zakres działania Ośrodka określa Statut Ośrodka Pomocy Społecznej Gminy Kłodzko. 2. Organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki Pracodawcy i pracowników określa Regulamin pracy Ośrodka Pomocy Społecznej Gminy Kłodzko. 2

3 3. Wymagania kwalifikacyjne pracowników oraz warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustala Regulamin wynagradzania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej Gminy Kłodzko. 3 Zakresy zadań, wspólne dla wszystkich stanowisk pracy: 1) Opracowanie propozycji do rocznych planów pracy. 2) Inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej. 3) Organizowanie wykonania zadań nałożonych na Gminę przepisami ustaw w celu ich wykonania. 4) Organizowanie wykonania zarządzeń i poleceń Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej. 5) Podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe załatwianie spraw kierowanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich, 6) Przygotowanie niezbędnych materiałów i wykonanie czynności związanych z współdziałaniem z organizacjami realizującymi zadania pomocy społecznej. 7) Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony informacji niejawnych. 8) Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony przeciwpożarowej. 9) Przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy w zakresie funkcjonowania Ośrodka. 10) Współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi placówkami naukowymi w zakresie stosowania osiągnięć nauki i techniki. 11) Współdziałanie z innymi jednostkami państwowymi, samorządowymi, organizacjami społecznymi, charytatywnymi oraz związkami wyznaniowymi. 12) Opracowywanie wymaganych sprawozdań statystycznych. 13) Wykonywanie innych zadań zgodnie z kompetencją Rady Gminy, Wójta i Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej. Rozdział II Struktura organizacyjna Ośrodka 4 W skład Ośrodka Pomocy Społecznej Gminy Kłodzko zwanej dalej Ośrodkiem wchodzą niżej wymienione sekcje i samodzielne stanowiska pracy: 1. Kierownik Sekcja Finansowo księgowa i kadr 2. Główny księgowy 3

4 3. Księgowy 4. Specjalista ds. kadr Sekcja Świadczeń Pomocy Społecznej 5. Pracownicy socjalni świadczący pracę w terenie 6. Starszy specjalista pracy socjalnej 7. Starszy pracownik socjalny 8. Starszy inspektor Sekcja Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego 9. Inspektor ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego 10. Inspektor ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego 11. Starszy inspektor ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego Sekcja administracyjna i obsługi klienta. 12. Starszy inspektor ds. administracyjnych i obsługi klienta samodzielne stanowisko. 13. Asystenci rodziny, Radca prawny, Informatyk, Sprzątaczka - zatrudnieni w Ośrodku na umowę zlecenie. 5 Schemat Organizacyjny Ośrodka przedstawia Załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 6 Rejony działania pracowników socjalnych przedstawia Załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Rozdział III Zasady organizacji pracy 7 1.W Ośrodku obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa, zgodnie z którą każdy pracownik podlega bezpośrednio Kierownikowi, od którego otrzymuje polecenia służbowe i przed którym jest odpowiedzialny za wykonywanie powierzonych mu zadań. 2. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości pracownicy podlegają bezpośrednio Głównemu księgowemu. 4

5 8 Kierownik ustala zakres czynności na poszczególnych stanowiskach pracy i indywidualne zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników. 9 Pracownicy zobowiązani są do współpracy i współdziałania w celu realizacji zadań, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji. 10 Na okres nieobecności pracowników, ich zastępców wyznacza kierownik Ośrodka. 11 W razie nieobecności Kierownika Ośrodka zastępuje go wyznaczony pracownik. Rozdział IV Zasady załatwiania spraw i podpisywania pism 12 1.Pracownicy są odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy, zgodnie z interesem Ośrodka i interesem społecznym oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Pracownicy odpowiadają za właściwą, prawidłową i terminową realizację zadań określonych w zakresie obowiązków. 3. Przy załatwianiu indywidualnych spraw klientów Ośrodka pracownicy zobowiązani są do: udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnieniu treści obowiązujących przepisów informowania zainteresowanych o stanie załatwienia sprawy powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy 13 1.Wszelka korespondencja wpływająca do Ośrodka jest rejestrowana w dzienniku korespondencji. 2.Pisma wychodzące na zewnątrz są podpisywane przez Kierownika Ośrodka. 5

6 1. Decyzje administracyjne są wydawane na podstawie upoważnień określonych w przepisach szczegółowych. 2. Do podpisu wyłącznie przez kierownika Ośrodka zastrzeżone są następujące dokumenty: a) zarządzenia wewnętrzne b) decyzje w sprawach osobowych wszystkich pracowników c) sprawozdania finansowe Ośrodka d) korespondencja wychodząca, z wyjątkiem korespondencji, do podpisywania której Kierownik Ośrodka upoważnił innych pracowników e) inne sprawozdania na których wymagany jest podpis Kierownika 5. W czasie nieobecności Kierownika lub w innych uzasadnionych przypadkach dokumenty wymienione w punkcie: d, podpisuje osoba zastępująca Kierownika. Rozdział V Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników 14 Pracownicy Ośrodka Pomocy Społecznej Gminy Kłodzko w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do jego ścisłego przestrzegania. 15 Do podstawowych obowiązków wszystkich pracowników należy: 1.wykonywanie obowiązków służbowych zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz innymi przepisami prawa dotyczącymi czynności wykonywanych na stanowisku pracy 2. przestrzeganie Regulaminu pracy Ośrodka, porządku i dyscypliny pracy 3. rzetelności i terminowości realizacji powierzonych zadań 4. przestrzeganie tajemnicy służbowej 5. zabezpieczanie akt, dokumentów służbowych i pieczątek 6. przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych 7. ochrona mienia Ośrodka 6

7 8.doskonalenie własnych umiejętności, stałe uzupełnianie wiedzy w celu należytego wykonywania obowiązków i podnoszenia kwalifikacji zawodowych 9. informowanie przełożonego o wszelkich zauważalnych nieprawidłowościach wynikających z wykonywanych zadań 10.wykazywanie właściwego stosunku do klientów Ośrodka, przełożonych i współpracowników 16 Do podstawowych uprawnień wszystkich pracowników należy: 1.kontaktowanie się z innymi pracownikami w sprawach objętych zakresem zadań 2.odwoływanie się od decyzji i poleceń przełożonego jeżeli są one sprzeczne z aktualnymi przepisami lub interesem Ośrodka 3.informowanie przełożonego o trudnościach uniemożliwiających wykonanie zadań lub poleceń służbowych 4.pozostałe uprawnienia wynikają z Kodeksu pracy i Regulaminu pracy Ośrodka. 15 Pracownicy są odpowiedzialni w szczególności za: 1.inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań 2.opracowanie prognoz, analiz oraz sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw 3.współudział w opracowywaniu projektu budżetu w części dotyczącej działania swojego stanowiska pracy 4.terminowe wykonywanie zadań i ścisłe przestrzeganie przepisów wynikających z ustaw o ochronie danych osobowych, ochronie informacji niejawnych, o dostępie do informacji publicznej i innych realizowanych na poszczególnych stanowiskach pracy 5.kompletowanie i aktualizowanie aktów prawnych dotyczących wykonywanych czynności Rozdział VI Zakres obowiązków i odpowiedzialności Kierownika Ośrodka 16 Do podstawowych obowiązków i odpowiedzialności Kierownika Ośrodka należy w szczególności: 7

8 1. zarządzanie, nadzorowanie i kierowanie pracą Ośrodka i podległych pracowników 2. nadzorowanie realizacji zadań określonych w Statucie Ośrodka 3. wykonywanie uprawnień pracodawcy wobec pracowników Ośrodka i dokonywanie wszelkich czynności z zakresu prawa pracy 4. wydawanie zarządzeń wewnętrznych, instrukcji i poleceń służbowych w sprawach dotyczących pracy i funkcjonowania Ośrodka 5. zarządzanie mieniem Ośrodka 6. reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz 7. prowadzenie kontroli wewnętrznej 8. dokonywanie okresowych ocen pracowników 9. wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie udzielonych upoważnień przez Wójta Gminy Kłodzko 10. zatwierdzanie do wypłaty dokumentów finansowo-księgowych 11. nadzorowanie realizacji budżetu przy uwzględnieniu przepisów ustawy o finansach publicznych 12. nadzorowanie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych 13. zabezpieczanie przestrzegania porządku i dyscypliny pracy oraz nadzór nad przestrzeganiem przepisów przeciwpożarowych i bezpieczeństwa oraz higieny pracy 14. przygotowywanie projektów aktów prawnych dotyczących funkcjonowania i realizacji zadań Ośrodka 15. składanie Radzie Gminy Kłodzko corocznych sprawozdań z działalności Ośrodka oraz przedstawianie potrzeb w tym zakresie. Rozdział VII Zakres obowiązków i odpowiedzialności w Sekcji finansowo księgowej i kadr 17 Do podstawowych obowiązków i odpowiedzialności Głównego księgowego należy w szczególności: 1. kompleksowe planowanie budżetu w zakresie finansowym i rzeczowym Ośrodka, sporządzaniu, analizowaniu, ocenie sprawozdawczości budżetowej oraz kontroli realizacji budżetu, obsługi finansowoksięgowej i gospodarczej; 2. prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami; 3. organizowanie sporządzania dokumentacji, jej obiegu, archiwizowania i kontroli w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych, ochrony mienia będącego w posiadaniu jednostki; 4. prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych; 5. nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości; 6. prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegające zwłaszcza na: wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostki, zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę, przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych, zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia rozliczeń spornych oraz spłaty zobowiązań; 7. sporządzanie sprawozdań finansowych, rocznego bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu jednostki oraz planu budżetowego, a także dokonywanie niezbędnych zmian w planie i czuwanie nad nieprzekroczeniem wydatków w paragrafach oraz zapewnienie wypłacalności wobec 8

9 kontrahentów; Opracowywanie projektów zarządzeń Kierownika dotyczących spraw finansowych tj. zakładowego planu kont, inwentaryzacji, kontroli obiegu dokumentów księgowych i innych, zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie finansów oraz przedkładanie do zatwierdzenia Kierownikowi Ośrodka; 8. analiza środków przydzielonych z budżetu; 9. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Kierownika jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji; 10. opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiz; 11. koordynacja prac w zakresie opracowywania budżetu jednostki, szczegółowego układu wykonawczego, koordynacja prac planistycznych; 12. wykonywanie funkcji dysponenta środków budżetu, sporządzanie wymaganych sprawozdań z wykonania budżetu, środków pozabudżetowych; 13. obsługa finansowo-księgowa w zakresie budżetu i środków pozabudżetowych; 14. opiniowanie projektów aktów prawnych Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz decyzji rodzących skutki finansowe; 15. gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi oraz współpraca i współdziałanie w tym zakresie z pozostałymi stanowiskami pracy; 16. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi 17. dokonywanie wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; 18. terminowe informowanie organu prowadzącego o brakach w budżecie; 19. występowanie do organów prowadzących z zapotrzebowaniem na środki finansowe oraz przygotowywanie uchwał w sprawie zmian w budżecie. 18 Do podstawowych obowiązków i odpowiedzialności księgowego należy w szczególności: 1. prowadzenie ksiąg rachunkowych Ośrodka oraz całości spraw związanych z zobowiązaniami podatkowymi, ubezpieczeniami i płacami; 2. przestrzeganie procedur kontroli zarządczej w zakresie spraw finansowo-księgowych; 3. prowadzenie ksiąg inwentaryzacyjnych oraz poprawne i terminowe rozliczanie inwentaryzacji składników majątku 4. terminowe regulowanie wszystkich zobowiązań Ośrodka 5. sporządzanie list płac i wypłata wynagrodzeń pracownikom Ośrodka 6. wypłata świadczeń z pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego 7. terminowe ściąganie należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań 8. współdziałanie z innymi pracownikami Ośrodka w celu prawidłowej realizacji zadań, które tego wymagają 9. prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych w Ośrodku oraz dokonywanie bieżącej kontroli finansowej Ośrodka 10. prowadzenie kontroli wewnętrznej w sprawach finansowo-księgowych Ośrodka 11. współpraca z bankiem w zakresie obsługi Ośrodka 9

10 12. analiza dokumentacji księgowej pod względem formalnym i rachunkowym 13. bieżąca aktualizacja wiedzy, zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi czynności wykonywanych na stanowisku pracy Do podstawowych obowiązków i odpowiedzialności specjalisty ds. kadr należy w szczególności: Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników (zgłaszanie do ZUS i wyrejestrowanie) za pomocą systemu informatycznego PŁATNIK. 2. prowadzenie dokumentacji czasu pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym rocznych kart ewidencji czasu pracy pracowników 3. sprawdzanie merytoryczne płac pracownikom zatrudnionym w Ośrodku 4. terminowe przygotowywanie danych do GUS z zakresu zatrudnienia i czasu pracy 5. terminowe sporządzanie i elektroniczne przekazywanie sprawozdań do GUS 6. Prowadzenie spraw osobowych pracowników ośrodka (kompletowanie i aktualizacja akt osobowych). 7. Kompletowanie, przygotowanie dokumentacji w zakresie angażowania, zwalniania, przeszeregowania pracowników i odpowiada za ich prawidłowe przygotowanie. 8. Przygotowywanie list obecności i prowadzenie wymaganych rejestrów : legitymacji służbowych, urlopów wypoczynkowych, innych zwolnień od pracy określonych w Kodeksie Pracy i innych przepisach. 9. Opracowanie planów urlopów wypoczynkowych. 10. Prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników na szkolenia z zakresu bhp. 11. Współdziałanie ze służbą zdrowia w zakresie profilaktyki zdrowotnej pracowników, organizowanie okresowych i kontrolnych badań lekarskich. 12. Kompletowanie dokumentacji pracowników dotyczących przejścia na rentę bądź emeryturę. 13. Przygotowywanie wniosków i współpraca z PUP w zakresie zatrudniania pracowników w ramach stażów i prac interwencyjnych. 14. Przygotowywanie projektów niezbędnych w OPS regulaminów, zarządzeń i innych niezbędnych dokumentów. 15. Prowadzenie i przygotowanie statystyk i sprawozdawczości dotyczących spraw pracowniczych oraz ewidencji szkoleń pracowników. 16. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika, mających na celu prawidłowe funkcjonowanie Ośrodka 17. Wykonywanie innych poleceń kierownika. Rozdział VII Zakres czynności Sekcji Świadczeń Pomocy Społecznej 20 Do zadań pracowników socjalnych świadczących pracę w terenie należy w szczególności: 10

11 1. praca socjalna 2. dokonywanie analizy i oceny zjawisk, które powodują zapotrzebowanie na świadczenia z pomocy społecznej oraz kwalifikowanie do uzyskania tych świadczeń 3. udzielanie informacji, wskazówek i pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną trudnej sytuacji życiowej, skuteczne posługiwanie się przepisami prawa w realizacji tych zadań 4. pomoc w uzyskaniu dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej poradnictwa dotyczącego możliwości rozwiązywania problemów i udzielania pomocy przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe oraz wspieranie w uzyskiwaniu pomocy 5. udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej 6. pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin grup i środowisk społecznych 7. współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczania patologii i skutków negatywnych zjawisk społecznych, łagodzenie skutków ubóstwa, 8. wprowadzanie danych do systemu komputerowego świadczeniobiorców 9. współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowaniu, wdrożeniu oraz rozwijaniu regionalnych i lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podniesienie jakości życia 10. prowadzenie teczek rzeczowych świadczeniobiorców korzystających z pomocy ośrodka 11. wykonywanie innych czynności i zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej 21 Przy wykonywaniu zadań pracownik socjalny jest zobowiązany : 1. kierować się zasadami etyki zawodowej 2. kierować się zasadą dobra osób i rodzin, którym służy, poszanowania ich godności i prawa tych osób do samostanowienia 3. przeciwdziałać praktykom niehumanitarnym i dyskryminującym osobę, rodzinę lub grupę 4. udzielać pełnej informacji o przysługujących świadczeniach i dostępnych formach pomocy 5. zachować w tajemnicy informacje uzyskane w toku czynności zawodowych, także po ustaniu zatrudnienia, chyba że działa to przeciwko dobru osoby lub rodziny 6. podnosić swoje kwalifikacje zawodowe poprzez udział w szkoleniach i samokształcenie. 22 Pracownik socjalny świadczący pracę w terenie realizuje zadania poprzez: 1. przeprowadzanie wywiadów środowiskowych, rozpoznanie i ustalanie potrzeb klientów oraz proponowanie optymalnej pomocy społecznej z uwzględnieniem możliwości Ośrodka 2. zawieranie kontraktów z klientami Ośrodka, bieżące monitorowanie realizacji kontraktów oraz egzekwowanie zawartych ustaleń 3. prowadzenie postępowania, w tym administracyjnego w zakresie świadczeń z pomocy społecznej 4. weryfikację i aktualizację świadczeń długoterminowych 5. terminowe informowanie o konieczności zgłoszenia lub wyrejestrowania świadczeniobiorców z ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczenia społecznego 11

12 6. wprowadzanie danych z wywiadów oraz innych informacji do programu komputerowego, obsługującego świadczenia z pomocy społecznej 7. opracowywanie wniosków dotyczących problemów socjalnych 8. opracowywanie planu potrzeb w zakresie pomocy społecznej 9. kompletowanie i przesyłanie wniosków o umieszczenie klientów w Domach Pomocy Społecznej 10. współpracę z placówkami służby zdrowia, placówkami oświaty, pedagogiem szkolnym, innymi jednostkami pomocy społecznej, Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, kuratorami sądowymi i społecznymi, Powiatowym Zespołem d/s Orzekania o Niepełnosprawności, policją i organizacjami pozarządowymi w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, 11. prowadzenie rejestru osób korzystających z pomocy społecznej 12. prowadzenie wszelkiej niezbędnej na stanowisku pracy dokumentacji oraz akt klientów Ośrodka 13. prowadzenie dokumentacji pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi oraz zaleceniami kierownika Ośrodka 14. bieżąca aktualizacja wiedzy, zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi czynności wykonywanych na stanowisku pracy 15. wykonywanie innych poleceń służbowych Kierownika Ośrodka 23 Do zadań pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjnych w Sekcji Świadczeń Pomocy Społecznej należy w szczególności: 1. prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań zleconych do realizacji przez Ośrodek 2. współpraca z Sekcją finansowo księgową w zakresie: należności za świadczone usługi opiekuńcze, nienależnie pobranych świadczeń z pomocy społecznej, prowadzenia ksiąg pomocniczych, o których mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości oraz uzgodnienia z kontami księgi głównej w okresach sprawozdawczych 3. planowania środków na wypłaty zasiłków z pomocy społecznej 4. terminowe informowanie o konieczności zgłoszenia lub wyrejestrowania świadczeniobiorców z ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczenia społecznego 5. prowadzenie rejestru osób korzystających z pomocy społecznej 6. prowadzenie wszelkiej niezbędnej na stanowisku pracy dokumentacji oraz akt klientów Ośrodka 7. prowadzenie dokumentacji pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi oraz zaleceniami kierownika Ośrodka 8. sporządzanie list wypłat świadczeń z pomocy społecznej 9. przygotowywanie projektów decyzji, postanowień oraz wszelkich innych pism w zakresie świadczeń z pomocy społecznej, podpisywania decyzji administracyjnych na podstawie upoważnienia Wójta Gminy, 10. prowadzenie dokumentacji związanej z usługami opiekuńczymi 11. nadzór i kontrolowanie w domu podopiecznych jakości usług wykonywanych 12. prowadzenie dokumentacji związanej z przyjmowaniem i rozliczaniem artykułów żywnościowych i innych przeznaczonych dla podopiecznych Ośrodka 13. wprowadzanie danych do systemów informatycznych ich aktualizowanie oraz terminowe przekazywanie sprawozdań w wersji SAG 14. prowadzenie wszelkiej niezbędnej na stanowisku pracy dokumentacji 12

13 15. przygotowywanie pism w zakresie realizacji działań 16. bieżąca aktualizacja wiedzy, zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi czynności wykonywanych na stanowisku pracy 17. wykonywanie innych poleceń służbowych Kierownika Ośrodka 24 Zakres czynności w Sekcji Świadczeń rodzinnych i Funduszu alimentacyjnego Do zadań pracowników w zakresie świadczeń rodzinnych w szczególności należy: 1. przyjmowanie wniosków i ustalenie prawa do świadczeń rodzinny 2. prowadzenie rejestru wpływu wniosków w programie EZAR+ 3. udzielanie informacji dotyczących świadczeń rodzinnych 4. przygotowywanie projektów decyzji, postanowień oraz wszelkich innych pism w zakresie świadczeń rodzinnych 5. prowadzenia postępowania, w tym administracyjnego w zakresie świadczeń rodzinnych 6. sporządzanie list wypłat świadczeń rodzinnych (w tym należnych składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe i ubezpieczenie zdrowotne) 7. zgłaszanie osób do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych na podstawie obowiązujących przepisów 8. terminowe przygotowywanie i wysyłanie sprawozdań z realizacji świadczeń rodzinnych, w tym także w formie elektronicznej, 9. prowadzenie teczek rzeczowych świadczeniobiorców zgodnie z jednolitym wykazem akt 10. wprowadzanie do systemów informatycznych danych niezbędnych do wydawania decyzji w sprawach ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych 11. prowadzenie rejestru wpływu wniosków o przyznanie świadczeń rodzinnych 12. bieżąca aktualizacja wiedzy, zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi czynności wykonywanych na stanowisku pracy 13. prowadzenia ksiąg pomocniczych, o których mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości oraz uzgodnienia z kontami księgi głównej w okresach sprawozdawczych 14. wykonywanie innych poleceń służbowych Kierownika Ośrodka. 25 Do zadań pracowników w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego należy w szczególności : 1. przyjmowanie wniosków i ustalanie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego 2. prowadzenie rejestru wpływu wniosków w programie FA+ 3. przeprowadzanie wywiadu alimentacyjnego oraz odbieranie oświadczeń majątkowych zgodnie z udzielonym upoważnieniem przez organ właściwy 4. prowadzenie teczek rzeczowych świadczeniobiorców funduszu alimentacyjnego oraz prowadzenie dokumentacji wobec dłużników alimentacyjnych 5. wprowadzanie danych z wniosków do aplikacji programu obsługującego fundusz alimentacyjny 13

14 6. przygotowywanie projektów decyzji o wypłatę świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz postanowień i wszelkich innych pism w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz rozliczania dłużników alimentacyjnych 7. potwierdzanie dokumentów przyjmowanych i wydawanych interesantom za zgodność z oryginałem 8. ewidencjonowanie i rozliczanie kwot z tytułu nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności z tytułu otrzymanych przez osobę uprawnioną świadczeń z funduszu alimentacyjnego 9. współpraca z Głównym księgowym w zakresie niezbędnym do wystawienia upomnienia i tytułu wykonawczego w przypadku niedotrzymania terminu zwrotu należności od dłużników alimentacyjnych i osób, które nienależnie pobrały świadczenia z funduszu alimentacyjnego 10. terminowe przygotowanie i wysyłanie sprawozdań, w tym także w formie elektronicznej w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz działań podejmowanych wobec dłużników alimentacyjnych 11. działanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i innych ustaw 12. współpraca z innymi ośrodkami pomocy społecznej, sądami, urzędami, instytucjami i organami prowadzącymi postępowanie egzekucyjne wobec dłużników alimentacyjnych 13. prowadzenie rejestru dłużników alimentacyjnych wraz z kwotami ich zadłużeń oraz należnych odsetek w rozbiciu na procentowym dla budżetu państwa oraz budżetów organów właściwych wierzyciela i dłużnika 14. przekazywanie wykazu należnych kwot głównemu księgowemu jednostki celem dokonania przelewu na odpowiednie konta 15. prowadzenie ewidencji wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego, dokonywanie aktualizacji kwot wypłaconych, naliczanie należnych odsetek i przekazywanie wykazu głównemu księgowemu jednostki 16. egzekucja nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego 17. sporządzanie list wypłat świadczeń z funduszu alimentacyjnego 18. bieżąca aktualizacja wiedzy, zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi czynności wykonywanych na stanowisku pracy 19. prowadzenia ksiąg pomocniczych, o których mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości oraz uzgodnienia z kontami księgi głównej w okresach sprawozdawczych 20. wykonywanie innych czynności i zadań wynikających z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów zleconych przez Kierownika 26 Zakres czynności w Sekcji Administracyjnej i Obsługi Klienta Do zadań pracy na stanowisku st. inspektora ds. administracyjnych należy: 1. Obsługa techniczno biurowa sekretariatu /przyjmowanie korespondencji, przesyłek, wysyłanie pism z ośrodka/. 2. Prowadzenie rejestrów uchwał, zarządzeń, dziennika korespondencji, zakup materiałów biurowych i innych w zależności od bieżących potrzeb Ośrodka w uzgodnieniu z Głównym księgowym. 14

15 3. Obsługa telefonu, faksu i innych urządzeń technicznych oraz koordynowanie prawidłowego funkcjonowania urządzeń instalacji wodno-kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania, elektrycznej, telefonicznej i informatycznej. 4. Zabezpieczenie serwisu pogwarancyjnego. 5. Organizowanie i prowadzenie ewidencji zakupów, usług remontowych, zamawiane transportu samochodowego. 6. Zamawiane i ewidencja pieczęci służbowych pracowników i urzędowych ośrodka. 7. Prenumerata czasopism i zamawiane innych propozycji wydawniczych w uzgodnieniu z Kierownikiem Ośrodka i Głównym Księgowym. 8. Dbałość o terminowe załatwianie spraw i nadzorowanie terminowego 9. Kontrolowanie wpisów przez pracowników w dzienniku korespondencji. 10. Prowadzenie rejestru i wydawanie delegacji służbowych. 11. Prowadzenie składnicy akt. 12. Wydawanie i prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania. 13. Prowadzenie kartotek przedmiotów nietrwałych i środków trwałych stanowiących wyposażenie ośrodka. 14. Prowadzenie ksiąg inwentarza, ewidencjonowanie przemieszczenia się sprzętu wewnątrz Ośrodka za zgodą Kierownika lub Głównego Księgowego lub Księgowej, informowanie o jego zaginięciu lub zniszczeniu. 15. Zabezpieczenie i transport pogotowia kasowego w wysokości nie przekraczającej dokonywania bieżących operacji finansowych w Ośrodku, jedynie tych, których nie można dokonać w formie bankowego przelewu elektronicznego lub w sytuacjach zdarzeń losowych, w celu wypłaty świadczeń z pomocy społecznej. 16. Zastępowanie specjalisty ds. kadr w czasie jego nieobecności. 17. Prowadzenie strony internetowej Ośrodka. 18. bieżąca aktualizacja wiedzy, zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi czynności wykonywanych na stanowisku pracy 19. wykonywanie innych poleceń służbowych Kierownika Ośrodka. Rozdział VIII Zasady obsługi interesantów 27 Ośrodek jest czynny w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do Organizacja przyjmowania i rozstrzygania skarg i wniosków 1. W sprawach skarg i wniosków interesantów przyjmuje Kierownik we wtorki w godzinach od do Kierownik prowadzi rejestr skarg i wniosków wpływających do Ośrodka 3. Zasady przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków regulują przepisy szczegółowe. 15

16 R O Z D Z I A Ł IX Organizacja narad Kierownik Ośrodka zwołuje okresowe narady z pracownikami Ośrodka. 2. Przedmiotem narad o których mowa w ust. 1 jest: 1) przekazywanie informacji o podejmowanych ważniejszych zadaniach i kierunkach działania, 2) przekazywanie do realizacji ustaleń organów centralnych, powiatowych i wojewódzkich w zakresie pomocy społecznej, 3) doskonalenie organizacji pracy Ośrodka, 4) inne. 3. Organizację narad oraz ich obsługę techniczno-biurową zapewnia specjalista ds. kadr. R O Z D Z I A Ł X Zasady ogólne podpisywania pism załatwiających sprawy, decyzji administracyjnych oraz innych opracowań Kierownik Ośrodka podpisuje: 1) pisma i wystąpienia kierowane do władz powiatowych, wojewódzkich i centralnej administracji samorządowej i rządowej, do parlamentarzystów, do organizacji pozarządowych oraz społeczno-politycznych, 2) pisma kierowane do zewnętrznych organów kontroli, 3) zalecenia pokontrolne, 4) zarządzenia Kierownika Ośrodka, 5) powództwa o roszczenia alimentacyjne, 6) wnioski o ustalenie stopnia niepełnosprawności lub niezdolności do pracy, 7) decyzje administracyjne na podstawie upoważnienia Wójta Gminy, 8) pisma i inne opracowania zastrzeżone do podpisu przez Kierownika Ośrodka. 2. W czasie nieobecności Kierownika Ośrodka dokumentację określoną w pkt 1podpisuje upoważniony przez niego pracownik. 3. Korespondencja przedstawiona do podpisu Kierownikowi Ośrodka winna być uprzednio parafowana przez pracowników merytorycznych. 4. Projekty uchwał Rady Gminy winny być uprzednio parafowane pod względem prawnym przez radcę prawnego. 16

17 5. Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określają odrębne przepisy oraz instrukcje obiegu dokumentów księgowych. ROZDZIAŁ XI Obieg dokumentacji i znakowania akt Kierownik Ośrodka dekretuje przychodzącą do Ośrodka korespondencję i przydziela sprawy do załatwienia poszczególnym stanowiskom pracy według ustalonego zakresu czynności. 2. Korespondencja po dekretacji Kierownika Ośrodka jest kierowana do merytorycznych pracowników. 3. Korespondencja wpływająca i wychodząca z Ośrodka podlega rejestracji i ewidencji według zasad określonych instrukcją kancelaryjną Ośrodka. 4. W Ośrodku prowadzi się następujące ewidencje i rejestry spraw: 1) skarg, wniosków 2) dotyczących dyscypliny pracy pracowników Ośrodka w tym: a) wyjść w godzinach pracy, b) obecności w pracy, c) urlopów wypoczynkowych, d) rozliczeń czasu pracy, e) delegacji służbowych, 3) książkę kontroli zewnętrznej 4) książkę kontroli wewnętrznej 5) rejestr wpływu wniosków o udzielenie pomocy społecznej 6) rejestr wniosków o świadczenia rodzinne. 5. Korespondencję do podpisu dla Kierownika należy składać wraz z kompletem dokumentacji dotyczącej danej sprawy. 6. Do oznakowania akt Ośrodka stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt Ośrodka. Rozdział XII Organizacja działalności kontrolnej 32 System kontroli w Ośrodku obejmuje kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną. 17

18 33 Kontrola zewnętrzna prowadzona jest przez służby do tego powołane na podstawie przepisów szczególnych. 34 Kontrolę wewnętrzną w ramach kontroli zarządczej w Ośrodku sprawuje Kierownik Ośrodka, Główny księgowy i pełnomocnik kontroli zarządczej Książki kontroli prowadzi st. inspektor Sekcji Administracyjnej i obsługi Klienta. 2. Wystąpienia i protokoły pokontrolne prowadzi przechowuje st. inspektor Sekcji Administracyjnej i Obsługi Klienta. Rozdział XIV Postanowienia końcowe 36 Sprawy nieuregulowane Regulaminem dotyczące funkcjonowania Ośrodka ustala Kierownik w formie zarządzeń. 37 Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu mogą być dokonane w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia. 18