Zapytanie ofertowe. 1. Termin realizacji zamówienia:

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe zaprasza wykonawców z województwa Wielkopolskiego do złożenia oferty na przeprowadzenie konserwacji i przeglądów systemów klimatyzacyjnych w obiektach Uniwersytetu, w 2018 roku, zgodnie z zestawieniem stanowiącym załącznik nr Termin realizacji zamówienia: Zamówienie należy zrealizować w terminie od momentu podpisania umowy do dnia r. przy jednoczesnym wymogu spełnienia terminów konserwacji i przeglądów urządzeń w określonych miesiącach zgodnie z wymaganiami szczegółowymi zebranymi w załączniku nr Zakres zamówienia: 1) Przeprowadzenie konserwacji i przeglądów urządzeń klimatyzacyjnych w budynkach UEP zestawionych w załączniku nr 1, w terminach i w ilości wskazanych w tym załączniku, w zakresie zgodnym z wymaganiami przepisów polskiego prawa, wytycznymi producentów serwisowanych systemów klimatyzacyjnych, wiedzą techniczną oraz zestawieniem czynności serwisowych zebranych w załączniku nr 2, po wcześniejszym uzgodnieniu terminów oraz po przeprowadzeniu inwentaryzacji do celów serwisowych zgodnie z wymaganiami szczegółowymi zawartymi w załączniku nr 2. 2) Przeprowadzanie kontroli szczelności systemów klimatyzacyjnych zgodnie z wymaganiami polskiego prawa oraz dokonywanie wymaganych prawem wpisów do kart urządzeń w systemie CRO. W przypadku braku karty urządzenia w systemie CRO lub błędnych informacji w ww. karcie poinformowanie Zamawiającego o konieczności założenia karty lub jej poprawy. 3) Przekazywanie Zamawiającemu dokumentacji serwisowej zgodnej z wymaganiami zebranymi w załącznikach nr 2 i 3. 4) Usuwanie w roku 2018 stwierdzonych awarii urządzeń klimatyzacyjnych w budynkach UEP na podstawie odrębnych zleceń Zamawiającego uwzględniających składniki cenowe serwisu awaryjnego, w tym koszt dojazdu i roboczogodzin, określonych na podstawie dodatkowych konsultacji z Wykonawcą, zapisanych w umowie oraz koszt materiałów i części zamiennych według cen rynkowych, z zapewnieniem dostarczenia i montażu urządzeń klimatyzacyjnych zastępczych w okresie trwania awarii zgodnie z wymaganiami szczegółowymi zestawionymi w załączniku nr 2. 5) Zorganizowanie prac serwisowych w sposób umożliwiający ich wykonywanie przez zespoły złożone z co najmniej dwóch pracowników kadry technicznej Wykonawcy, w tym co najmniej jeden z pracowników powinien posiadać świadectwo kwalifikacji w zakresie substancji kontrolowanych (tzw. świadectwo F-gaz) oraz w tym co najmniej jeden z pracowników powinien posiadać aktualne świadectwo kwalifikacyjne (np. wydane przez SEP) uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku Eksploatacji i Dozoru dla urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1kV

2 6) Wyposażenie pracowników pełniących funkcję serwisantów urządzeń klimatyzacyjnych w budynkach UEP w wymagany przepisami i wiedzą techniczną sprzęt BHP, sprzęt do udzielenia pierwszej pomocy oraz sprzęt ppoż. dostosowany do zakresu prowadzonych prac oraz przeprowadzenie przeszkolenia pracowników pełniących funkcję serwisantów urządzeń klimatyzacyjnych w budynkach UEP z zakresu BHP oraz poprawnego użytkowania i obsługi ww. sprzętu. Ponadto Zamawiający wymaga aby pracownicy Wykonawcy przebywający na terenie UEP nosili kamizelki robocze lub inny ubiór roboczy z wyraźną nazwą Wykonawcy pod groźbą wstrzymania prac serwisowych z winy Wykonawcy. 3. Zasady prowadzenia postępowania: 1) Wykonawca może w terminie do dnia r. zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie lub zmianę warunków zamówienia. Zamawiający niezwłocznie informuje wszystkich wykonawców biorących udział w realizacji zamówienia o treści zapytań lub wniosków o zmianę bez wskazywania źródła, od którego one pochodzą oraz odpowiedź lub stanowisko Zamawiającego. 2) Zamawiający może przed terminem składania ofert zmienić warunki zamówienia, o czym niezwłocznie informuje wszystkich wykonawców, do których skierował zaproszenie. Jeżeli na skutek zmiany będzie konieczne wydłużenie terminu składania ofert, Zamawiający przedłuży ten termin o czas niezbędny na przygotowanie ofert. 3) Zamawiający poprawia oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe w treści oferty oraz inne omyłki polegające na niezgodności z zaproszeniem, które nie powodują istotnej zmiany oferty, zawiadamiając niezwłocznie o tym Wykonawcę. Wykonawca może w terminie 2 dni złożyć oświadczenie, że nie wyraża zgody na poprawioną omyłkę polegającą na niezgodności z zaproszeniem. W takim wypadku jego oferta podlega odrzuceniu. 4) Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów opisanych w pkt. 5, albo które zawierają błędy, do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Złożone na wezwanie dokumenty muszą potwierdzać spełnianie warunków nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. 5) Zamawiający może także wezwać wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w pkt. 5. 6) Wykluczeniu podlegają wykonawcy, którzy: a) nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu; b) złożyli dwie konkurencyjne oferty w postępowaniu; 7) Oferta podlega odrzuceniu, gdy: a) jest niezgodna z Instrukcją; b) jej treść nie odpowiada treści zaproszenia;

3 c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; d) zawiera błędy w obliczeniu ceny; e) została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z postępowania. 8) Wykonawca pozostaje związany z ofertą przez okres 30 dni liczonych od dnia, w którym upłynął termin składania ofert. Termin ten może zostać wydłużony na wniosek Zamawiającego lub samodzielnie o okres nie dłuższy niż 30 dni. 9) Zamawiający wybierze ofertę wykonawcy, który spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz przedstawi najniższą cenę netto konserwacji i przeglądów wszystkich urządzeń klimatyzacyjnych w budynkach UEP w 2018 roku. Całkowity koszt rocznej konserwacji i przeglądów obliczony powinien zostać jako suma kosztów rocznych dla budynków dydaktycznych (budynki: A, B, C, Hala Sportowa, Collegium Altum, CEUE) i kosztu rocznego konserwacji i przeglądów dla domu studenckiego (D.S. Atol). Koszty roczne netto konserwacji i przeglądów dla poszczególnych budynków należy obliczyć jako sumę iloczynów ceny netto konserwacji i przeglądów danego urządzenia przez ilość konserwacji i przeglądów w ciągu roku. Obliczenia należy wykonać według tabelarycznego wzoru przedstawionego w Załączniku nr 1. 10) Minimalny okres gwarancji napraw awaryjnych 24 miesiące. 11) Maksymalny czas reakcji po zgłoszeniu awarii 24 godziny. 12) Zamawiający może w każdym czasie unieważnić postępowanie bez podawania przyczyn. 13) O wyniku postępowania albo jego unieważnieniu Zamawiający informuje niezwłocznie wszystkich wykonawców, do których wysłał zaproszenie do złożenia oferty. 4. Warunki udziału w postępowaniu wraz z opisem oceny ich spełnienia: 1) Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że dysponuje odpowiednim przygotowaniem, doświadczeniem i potencjałem osobowym do realizacji zamówienia warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że: a) posiada doświadczenie polegające na należytym wykonaniu w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej dwóch zamówień polegających na pełnieniu przez okres ciągły minimum 12 miesięcy stałej konserwacji i napraw systemu klimatyzacji obiektu użyteczności publicznej, o wartości minimum zł netto każda. Przez obiekt użyteczności publicznej Zamawiający rozumie budynek użyteczności publicznej w myśl zapisów 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2002 r. Nr 75, poz. 690 ze zm.), b) dysponuje ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż ,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych),

4 c) dysponuje certyfikatami autoryzacji do obsługi gwarancyjnej i napraw gwarancyjnych urządzeń klimatyzacyjnych wydanych przez następujących producentów urządzeń: TOSHIBA, FUJITSU, MIDEA lub dysponuje pisemną deklaracją tych producentów, że ww. certyfikat nie jest wymagany dla podtrzymania gwarancji urządzenia podlegającemu przeglądowi i konserwacji, a przegląd i konserwacja wykonane przez Wykonawcę nie posiadającego ww. certyfikatu będzie respektowany przez wskazanych powyżej producentów jako wymagany przegląd gwarancyjny. d) dysponuje aktualnym na dzień składania oferty certyfikatem wydanym przez Urząd Dozoru Technicznego potwierdzającym, że przedsiębiorstwo Wykonawcy jest uprawnione do instalacji, napraw, konserwacji i serwisowania stacjonarnych urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła zawierających fluorowane gazy cieplarniane zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 15 maja 2015r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 1951). e) dysponuje pracownikiem kadry technicznej wyznaczonym docelowo przez Wykonawcę do pełnienia funkcji serwisanta urządzeń klimatyzacyjnych w budynkach UEP (min. 1 osoba) posiadającym aktualne świadectwo kwalifikacyjne (np. wydane przez SEP) uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku Eksploatacji i Dozoru dla urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1kV. f) dysponuje pracownikiem kadry technicznej (min. 1 osoba) wyznaczonym docelowo przez Wykonawcę do pełnienia funkcji serwisanta urządzeń klimatyzacyjnych w budynkach UEP posiadającym świadectwo kwalifikacji w zakresie substancji kontrolowanych (tzw. świadectwo F-gaz). 2) Wykonawca przed podpisaniem umowy zobowiązany jest do udokumentowania wymogów określonych w pkt. 1). 5. Opis sposobu przygotowania oferty: 1) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę zgodnie z wymaganiami niniejszego zaproszenia. 2) Ofertę należy sporządzić w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną techniką w sposób czytelny i trwały. 3) Każda strona oferty powinna być ponumerowana. Każda naniesiona przez wykonawcę zmiana powinna być przez niego parafowana. 4) Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy. Upoważnienie o ile nie wynika to z dokumentów dołączonych do oferty (np. odpis KRS, odpis CEIDG), musi być załączone do oferty. 5) Oferta musi być kompletna. Na ofertę składa się formularz ofertowy według wzoru przedstawionego w załączniku nr 4 wraz z kalkulacją kosztów konserwacji i przeglądów uwzględniających ceny jednostkowe dla poszczególnych urządzeń według wzoru przedstawionego w załączniku nr 1 oraz pozostałe dokumenty wskazane w zaproszeniu.

5 6) Dokumenty sporządzone w języku obcym, należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski. 7) Dopuszcza się przedkładanie dokumentów w kopiach, przy czym w razie wątpliwości Zamawiającego może on wezwać do przedstawienia oryginału dokumentu lub kopii poświadczonej za zgodność. 8) Wszelkie poprawki naniesione w treści oferty powinny być podpisane przez osobę podpisującą ofertę. 9) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 10) Przed złożeniem oferty pożądane jest zapoznanie się przez Wykonawcę z istniejącym układem instalacji klimatyzacyjnych w budynkach UEP w celu poprawnej oceny pracochłonności oraz skali trudności przeprowadzenia wymaganych prac konserwacyjnych i przeglądowych, gdyż zaproponowana przez Wykonawcę cena będzie wynagrodzeniem ryczałtowym. 11) Oferta musi zawierać: a) ofertę cenową konserwacji i przeglądów w postaci: - cen jednostkowych netto konserwacji i przeglądów poszczególnych urządzeń, - kosztów rocznych netto konserwacji i przeglądów urządzeń uwzględniających częstotliwość przeglądów (zgodnie z załącznikiem nr 1), - koszty roczne netto i brutto konserwacji i przeglądów dla poszczególnych budynków, - całkowity koszt roczny netto i brutto konserwacji i przeglądów dla wszystkich budynków, Wyżej wyszczególnione ceny i koszty należy zestawić tabelarycznie według wzoru zamieszczonego w tabeli w załączniku nr 1, a zbiorcze koszty dla budynków oraz koszt całkowity dla wszystkich budynków należy podać w formularzu ofertowym według wzoru zamieszczonego w załączniku nr 4. b) dokumenty potwierdzające odpowiednie doświadczenie Wykonawcy polegające na należytym wykonaniu w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej dwóch zamówień polegających na pełnieniu przez okres ciągły minimum 12 miesięcy stałej konserwacji i napraw systemu klimatyzacji obiektu użyteczności publicznej, o wartości minimum zł netto każda. Przez obiekt użyteczności publicznej Zamawiający rozumie budynek użyteczności publicznej w myśl zapisów 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2002 r. Nr 75, poz. 690 ze zm.), c) dokument potwierdzający posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż ,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych),

6 d) dokumenty potwierdzające, że pracownicy kadry technicznej Wykonawcy, wyznaczeni docelowo przez Wykonawcę do pełnienia funkcji serwisantów urządzeń klimatyzacyjnych w budynkach UEP posiadają świadectwa kwalifikacji wymagane w pkt Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami: 1) Zamawiający dopuszcza następujące formy porozumiewania się z wykonawcami: a) pisemna; b) elektroniczna ( marek.maciejewski@ue.poznan.pl). 2) Formy porozumiewania się określone w pkt. 1 obejmują wszystkie oświadczenia, zawiadomienia, wezwania, wnioski i informacje kierowane przez Zamawiającego do Wykonawcy i na odwrót, w tym także złożenie oferty przez Wykonawcę. 3) Dane kontaktowe Zamawiającego: (pok. 0039) 7. Termin składania i otwarcia ofert: 1) Oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego pod adresem: Uniwersytet Ekonomiczny,,, w terminie do dnia r., do godziny 9:00, z dopiskiem na kopercie: Wykonanie usługi konserwacji i przeglądów systemów klimatyzacyjnych w budynkach Uniwersytetu Ekonomicznego 2) Odczytanie ofert nastąpi w dniu r. o godz. 9:30 w siedzibie Zamawiającego przy, w pok (). 3) Odczytanie ofert jest jawne. 4) Podczas odczytania ofert Zamawiający podaje dane dotyczące wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z informacją o zaoferowanej cenie lub innych elementach mających znaczenie dla oceny ofert oraz informację o kwocie jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.

7 8. Opis sposobu obliczania ceny: 1) Wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy. 2) Wykonawca powinien uwzględnić wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia oraz uwzględnić powinien ewentualne ryzyka, związane nieprzewidzianymi okolicznościami przy realizacji zamówienia, które mogą i powinny być brane pod uwagę przez profesjonalistę realizującego zamówienie. W szczególności należy uwzględnić: - trudności organizacyjne wynikające z konieczności dostosowania terminów konserwacji, przeglądów i napraw urządzeń do trybu funkcjonowania pomieszczeń Uczelni tak aby planowane prace nie zakłócały jej normalnego funkcjonowania, - utrudniony dostęp do urządzeń wynikający z instalacji urządzeń w budynkach objętych nadzorem konserwatorskim (nietypowe lokalizacje urządzeń stwarzające trudności z zachowaniem prawidłowych przestrzeni serwisowych), - brak w posiadaniu Inwestora kompletnej inwentaryzacji systemów klimatyzacyjnych i przynależnych do nich instalacji. 3) Cena musi być podana za realizację całości zamówienia oraz w rozbiciu dla poszczególnych urządzeń i budynków w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4) Wykonawca podaje cenę netto (bez podatku VAT) oraz cenę brutto (wraz z podatkiem VAT, który wynosi w przypadku obiektów dydaktycznych 23%, w przypadku Domów Studenckich 8%). 5) Wszystkie obliczenia powinny zostać dokonane ze szczególną starannością, a następnie podlegać wpisaniu do formularza oferty. W celu uniknięcia ewentualnych omyłek pisarskich lub błędów rachunkowych należy dokonać sprawdzenia ich poprawności. 9. Postanowienia końcowe: 1) Po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający informuje wybranego wykonawcę o terminie i miejscu podpisania umowy. 2) W przypadku uchylania się od podpisania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę następnego w kolejności wykonawcy. 3) Za uchylanie się od podpisania umowy Zamawiający uznaje w szczególności: a) odmowę podpisania umowy; b) nie stawienie się bez usprawiedliwienia uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy w terminie i miejscu wyznaczonym na podpisanie umowy. 4) Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami jest: Pan mgr inż. Marek Maciejewski, tel

8 10. Załączniki: Zał. nr 1 Zestawienie klimatyzatorów podlegających przeglądom i konserwacji, Zał. nr 2 Zakres czynności przeglądowych i konserwacyjnych urządzeń klimatyzacyjnych oraz zakres czynności i procedura postępowania w sytuacjach awaryjnych, Zał. nr 3 Wzór protokołu z czynności przeglądowych i konserwacyjnych, Zał. nr 4 Formularz ofertowy,