ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na audyt zewnętrzny

Transkrypt

1 Szczytno, dnia r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na audyt zewnętrzny W imieniu Zarządu Dróg Powiatowych z siedzibą w Szczytnie, ul. Mrongowiusza 2, podmiotu realizującego projekt pn.: Przebudowa drogi powiatowej Nr 1474 N odcinek Krzywonoga Michałki na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) zapraszamy do złoŝenia oferty cenowej (w formie ryczałtu). Beneficjentem projektu jest Powiat Szczycieński z siedzibą w Szczytnie ul. Sienkiewicza 1, Szczytno Projekt jest realizowany w partnerstwie z Miastem i Gminą Pasym z siedzibą ul. Rynek 8, Pasym Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego dla projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata pn.: Przebudowa drogi powiatowej nr 1474 N odcinek Krzywonoga - Michałki. Przez audyt zewnętrzny naleŝy rozumieć ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, niezaleŝny od Beneficjenta, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezaleŝnej oceny realizacji Projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a takŝe przejrzystości i jawności. Audyt zewnętrzny winien prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenia wiarygodności danych powinno mieć charakter bezpośredni. Efektem przeprowadzonego audytu jest sporządzenie przez niezaleŝnego Wykonawcę audytu zewnętrznego raportu oraz wydanie opinii w niŝej wymienionym zakresie. Efektem audytu powinno być: 1) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, Ŝe wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie, 2) uzyskanie potwierdzenia, Ŝe działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, 1

2 3) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, Ŝe księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPOWiM, 4) uzyskanie potwierdzenia, Ŝe wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i Ŝe zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów zostały sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej), 5) potwierdzenie, Ŝe sprawozdania z realizacji projektów odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu, jak równieŝ prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu, według stanu na dzień sporządzenia w/w dokumentów, 6) potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli, 7) wydanie opinii w tym zakresie. Audyt zewnętrzny wykonywany jest przez Wykonawcę niezaleŝnego od Beneficjenta, zgodnie z powszechnie uznanymi, międzynarodowymi standardami audytu. Głównym celem audytu jest uzyskanie przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, Ŝe wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane/ niekwalifikowane, a realizacja projektu przebiega zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie. Po przeprowadzonym audycie, audytor sporządza raport i wydaje opinię z przeprowadzonego audytu. Przedmiot zamówienia obejmuje audyt zewnętrzny w zakresie: 1. gotowości organizacyjnej Beneficjenta, 2. audyt zgodności projektu w zakresie finansowym, 3. audyt zgodności realizacji projektu, 4. wizyta na miejscu realizacji projektu, 5. audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, 6. audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi, 7. audyt w zakresie zasad informacji i promocji. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do zaproszenia. Warunki jakie muszą spełnić Wykonawcy, którzy złoŝą ofertę na audyt zewnętrzny: a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009 r. Nr 77, poz. 649) lub: b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240) lub: c) w latach zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego oraz: - posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, - nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, 2

3 d) wybrany Wykonawca audytu zewnętrznego legitymuje się doświadczeniem w badaniu projektów finansowych ze środków publicznych (przynajmniej 1 projekt) oraz spełnia wymogi wskazane w niniejszych Wytycznych Wykonawca audytu zewnętrznego musi spełniać wymogi bezstronności i niezaleŝności od badanego Beneficjenta Bezstronność i niezaleŝność nie jest zachowana, jeŝeli Wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy równieŝ osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu): a. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu, b. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej, c. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego, d. osiągnął chociaŝby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zaleŝnych lub współzaleŝnych nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt, e. jest małŝonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki przysposobienia, lub kurateli z osobą zarządzającą, lub będącą w organach nadzorczych Beneficjenta albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby, f. jest lub był zaangaŝowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem, g. pozostaje lub w ciągu ostatnich trzech lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie RPO WiM tj: IZ/IP/IP II, h. jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM, i. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezaleŝności. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezaleŝności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezaleŝności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie załączonych przez Wykonawcę do oferty dokumentów i oświadczeń wyszczególnionych w zaproszeniu do składnia ofert na audyt zewnętrzny. Wykonawcy muszą posiadać jedną z poniŝszych kwalifikacji zawodowych: posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z art. 286 pkt 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240), tj. posiada co najmniej jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Charterem Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), 3

4 Certification In Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor ( CFSA) lub Charterem Financial Analyst (CFA) lub: złoŝyła w latach z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów lub: uprawnienia biegłego rewidenta lub: dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych, uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 07 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz nadzorze publicznym ( Dz. U. z 2009 r. Nr. 77, poz. 649), w latach zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego, posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych oraz nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, Zamawiający wymaga od Wykonawcy dysponowania osobą lub zespołem osób, które będą uczestniczyły w wykonywaniu przedmiotu zamówienia oraz złoŝą oświadczenia o bezstronności, z tym Ŝe: a) osoba ta lub jedna z osób wchodzących w skład zespołu wykonującego przedmiot zamówienia musi posiadać co najmniej 2-letnie doświadczenie w zakresie audytowania projektów oraz badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych, Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymogi bezstronności i niezaleŝności od badanego Beneficjenta, Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezaleŝności w stosunku do IZ/IP/IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezaleŝności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie lub bycie w ciągu ostatnich trzech lat w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie RPO WiM tj: IZ/IP/IP II Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego nie mogą być ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM. Warunek powyŝszy zostanie spełniony, jeŝeli Wykonawca wykaŝe, Ŝe dysponuje osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a takŝe zakresu wykonanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. JeŜeli Wykonawca wskaŝe osoby, które zostaną mu udostępnione od innych podmiotów naleŝy dołączyć pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie załączonych przez Wykonawcę do oferty dokumentów i oświadczeń wyszczególnionych w zaproszeniu do składnia ofert na audyt zewnętrzny. Termin wykonania usługi audytu wraz z niezbędnymi uzgodnieniami i dostarczeniem ich Zamawiającemu na zadanie inwestycyjne pn. Przebudowa drogi powiatowej Nr 1474 N odcinek Krzywonoga Michałki : 4

5 - od dnia podpisania umowy tj r. do dnia r. W załączeniu projekt umowy oraz załączniki. Prosimy o przedłoŝenie oferty cenowej na piśmie w terminie do dnia r. /poniedziałek/ do godz pokój nr 20 sekretariat. Osobą upowaŝnioną do kontaktów jest p. Bogdan Nowak Dyrektor Zarząd Dróg Powiatowych w Szczytnie, ul. Mrongowiusza 2, Szczytno - tel wew. 33. Załączniki: 1. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1, 2. wykaz osób załącznik nr 2, 3. wykaz wykonanych usług załącznik nr 3, 4. oświadczenie osoby przeprowadzającej audyt zewnętrzny załącznik nr 4, 5. projekt umowy załącznik nr 5. 5

6 Załącznik Nr 1 do zaproszenia Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego dla projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata pn.: Przebudowa drogi powiatowej Nr 1474 N odcinek Krzywonoga Michałki. PowyŜszy projekt obejmuje w swoim zakresie zamówienie podstawowe i zamówienie dodatkowe oraz usługę nadzoru inwestorskiego nad robotami budowlanymi branŝy drogowej. Przedmiotem zamówienia podstawowego była przebudowa drogi powiatowej nr 1474N dr. kraj. nr 53 Krzywonoga Tylkowo Burdąg Nowy Dwór (dr. nr 1464 N) na odcinku Michałki Krzywonoga od km 2+573,00 do km 5+867,53 (gmina Pasym, powiat szczycieński, województwo warmińsko - mazurskie). Długość odcinka ,53 m. Roboty przy przebudowie w/w odcinka polegały na wykonaniu: robót ziemnych, karczowaniu drzew, podbudowy z kruszywa stabilizowanego cementem, warstwy wiąŝącej i ścieralnej nawierzchni z betonu asfaltowego, zjazdów, przepustów i oznakowania. Umowna wartość brutto zamówienia podstawowego wynosi ,39 zł. Dodatkowe roboty budowlane związane z realizacją projektu polegały na wymianie gruntów nienośnych w obszarach zmiany przebiegu trasy głównej, przed wykonaniem nasypów w ilości 1 328,88 m³ i nie wchodziły w zakres dokumentacji projektowej. Umowna wartość brutto zamówienia dodatkowego wynosi ,20 zł. Wartość ryczałtowa usługi nadzoru inwestorskiego ,00 zł. Kwota dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wynosi ,26 zł. I. Podstawy prawne, definicje i cel audytu 1. Podstawy prawne: a) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z , s. 25), b) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. L 371 z , s. 1, sprostowane Dz. Urz. L 45 z , s. 3 (1828/2006), sprostowanie Dz. U. L 128 z 16.05,2008, str. 11 (1828/2006), c) Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712). d) Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata z dnia 13 kwietnia 2010r. 6

7 2. Definicje pojęć: a) Beneficjent naleŝy przez to rozumieć Zamawiającego, który uzyskał dofinansowanie w ramach RPOWiM, b) EFRR naleŝy przez to rozumieć Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, c) IZ naleŝy przez to rozumieć Instytucję Zarządzającą RPOWiM, tj. Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, d) projekt - naleŝy przez to rozumieć przedsięwzięcie szczegółowo określone we Wniosku o dofinansowanie projektu, realizowane w ramach danej Osi priorytetowej w RPO WiM, e) RPOWiM naleŝy przez to rozumieć program pn. Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata , f) umowa o dofinansowanie - naleŝy przez to rozumieć Umowę o dofinansowanie projektu, zawartą w ramach programu RPOWiM pomiędzy Beneficjentem a Instytucją Zarządzającą, g) wniosek o dofinansowanie naleŝy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie projektu w ramach RPOWiM, h) audyt zewnętrzny - ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, niezaleŝny od Beneficjenta, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezaleŝnej oceny realizacji projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a takŝe przejrzystości i jawności. II. Zakres audytu zewnętrznego. a) Audyt zewnętrzny będzie przeprowadzany w siedzibie Zamawiającego przy ul. Mrongowiusza 2, Szczytno. Obejmować będzie analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia załoŝonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. W ramach audytu powinny być zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiąŝącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary: 1) gotowość organizacyjną Zamawiającego (Beneficjenta), w tym: a) ocenę wielkości i przygotowania kadr, b) identyfikację zadań wraŝliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), c) ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, d) sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów. 2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym, w tym: a) sprawdzenie, czy opracowane przez Zamawiającego (Beneficjenta) procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Zamawiającego (Beneficjenta) gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową, 7

8 c) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej), d) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie, e) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nie odbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach), f) kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, g) sprawdzenie zapewnienia przez Zamawiającego (Beneficjenta) wkładu własnego, h) weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie), i) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta, j) badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane, k) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej audytowanego projektu, l) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, m) statusu podatkowego Zamawiającego (Beneficjenta), n) sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez badanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą moŝliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej, o) sprawdzenie utrzymywania przez Zamawiającego (Beneficjenta) odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem. 3) Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez: a) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, Pzp), b) ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur), c) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie, d) sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych, obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował ustawę Prawo zamówień publicznych, e) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami), f) przeprowadzenie analizy umowy o wykonanie robót budowlanych i wskazanie moŝliwości udzielenia zamówień dodatkowych oraz określenie trybu zakwalifikowania wydatków z nimi związanych, na podstawie umowy o dofinansowanie zawartej między Beneficjentem o Instytucją Zarządzającą RPOWiM, g) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, h) potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymanie zatrudnienia, 8

9 i) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników, j) sprawdzenie, czy Zamawiający (Beneficjent) wdroŝył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte, k) ocenę prawidłowości zakładanej rentowności projektu tj. czy wysokość generowanego dochodu jest zgodna z zakładaną we wniosku o dofinansowanie, l) ocenę poprawności udzielania pomocy publicznej, 4) Wizyta na miejscu realizacji projektu, w tym: a) sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu, b) potwierdzenie prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych. 5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, w tym: a) sprawdzenie, czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, b) sprawdzenie, czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie. 6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi, w tym: a) polityką równości szans i niedyskryminacji, b) polityką społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych), c) polityką ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa efektywności energetycznej poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii). 7) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji, w tym: a) potwierdzenie wywiązania się przez Zamawiającego (Beneficjenta) z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. III. Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego: 1. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego zawierającego wnioski z audytu. 2. W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca powinien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który opisywać będzie metodologię oraz harmonogram przeprowadzenia audytu. 3. Do dyspozycji Wykonawcy zostaną przekazane następujące materiały źródłowe: a) umowa o dofinansowanie, b) wniosek o dofinansowanie projektu, c) dokumenty z przeprowadzonych procedur o udzielenie zamówień publicznych, d) umowy w sprawie realizacji projektu zawarte pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami; e) okresowe sprawozdania z realizacji projektu, f) ewidencja finansowo-księgowa oraz dokumentacja finansowo-księgowa dotycząca realizowanych działań tj. wszelkie dokumenty księgowe (faktury, wyciągi bankowe i inne), g) wnioski o płatność wraz z wymaganymi załącznikami, 9

10 h) wszelkie inne korespondencje mającą wpływ na realizację projektu. 4. Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, powinien być przedłoŝony nie później niŝ w terminie 2 dni od dnia podpisania umowy. PowyŜszy dokument po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego, będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu. 5. Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoŝy Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego (w wersji papierowej i elektronicznej) opracowanej w języku polskim. Termin złoŝenia wstępnej wersji raportu końcowego min. 5 dni kalendarzowych przed upływem ostatecznego terminu zakończenia realizacji zamówienia. 6. Zamawiający ma 2 dni na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złoŝenia w ciągu 2 dni. Raport końcowy Wykonawca przekazuje w 2 egzemplarzach w polskiej wersji językowej. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaŝe elektroniczną wersję raportu na płycie CD przygotowaną w standardzie programów z grupy Microsoft Office (MS Word, MS Excel) lub w formacie umoŝliwiającym odczyt w programie Open Office. 7. Przyjęcie przez Zamawiającego ostatecznej wersji raportu końcowego stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT. 8. Raport końcowy z przeprowadzonego audytu zewnętrznego powinien zawierać następujące elementy: 1) podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania), 2) podstawowe dane podmiotu audytującego (nazwa i adres podmiotu przeprowadzającego audyt, imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym wraz ze wskazaniem funkcji przy przeprowadzaniu audytu), 3) termin, w którym prowadzono audyt, 4) okres objęty audytem, 5) cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu, 6) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu, 7) informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy teŝ na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego, 8) ustalenie stanu faktycznego, 9) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, 10) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, zalecenia co do sposobu poprawy stwierdzonych uchybień, 11) miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu. Wszystkie strony raportu z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do informacji w zakresie oceny realizacji audytu na kaŝdym etapie. IV. Metodologia ogólna audytu: 1. Audyt powinien być wykonany zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami. Podmiot przeprowadzający audyt winien w raporcie z przeprowadzonego audytu wskazać standardy w oparciu o które audyt był prowadzony a takŝe określić metodologię doboru danych poddawanych ocenom z uzasadnieniem potwierdzającym wiarygodność 10

11 przyjętej metodologii. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu obiektywizmu i profesjonalizmu, czynności audytorskie winny być wykonywane przez zespoły przynajmniej dwuosobowe, przy czym członkowie tych zespołów powinni być dobierani ze względu na posiadane kwalifikacje, zgodne z charakterem stawianych im zadań. 11

12 ... (pieczęć firmowa Wykonawcy) Załącznik Nr 2 do zaproszenia Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a takŝe zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami. Lp. Nazwisko i imię Zakres wykonywanych czynności Posiadane kwalifikacje zawodowe Wykształcenie i lata doświadczenia Podstawa dysponowania osobami... (miejscowość, data)... (podpis osób uprawnionych do składania woli w imieniu Wykonawcy) 12

13 Załącznik Nr 3 do zaproszenia... (pieczęć firmowa Wykonawcy) Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych równieŝ wykonywanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, Ŝe te usługi zostały wykonane lub są wykonywane naleŝycie. Lp. Nazwa Zamawiającego Przedmiot usługi Daty wykonania usługi Miejsce wykonania usługi Wartość usług brutto Dokumenty potwierdzające, Ŝe usługi zostały wykonane lub są wykonywane naleŝycie muszą dotyczyć wszystkich wyszczególnionych w wykazie usług.... (miejscowość, data)... (podpis osób uprawnionych do składania woli w imieniu Wykonawcy) 13

14 Załącznik Nr 4 do zaproszenia Oświadczenie osoby przeprowadzającej audyt zewnętrzny Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata pn.: Przebudowa drogi powiatowej nr 1474 N odcinek Krzywonoga Michałki realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie numer UDA- RPWM /09-00 z dnia 28 września 2010 roku, ja.. (imię i nazwisko) jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, Ŝe spełniam wymóg bezstronności i niezaleŝności, tj.: nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej, w której mam wykonać usługę audytu zewnętrznego projektu, nie jestem i nie byłem/-am w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta albo jednostki z nią/nimi stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej, nie osiągnąłem/-am chociaŝby w jednym roku w ciągu 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zaleŝnych lub współzaleŝnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt), w ostatnich 3 latach nie uczestniczyłem/am w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu, nie jestem małŝonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany/-a z tytułu opieki, przysposobienia czy kurateli z osobą zarządzająca lub będącą w organach nadzorczych jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób, nie jestem i nie byłem/-am zaangaŝowany/-a w planowanie, realizację, zarządzanie działań finansowanych i realizowanych w ramach projektu, którego audyt dotyczy, nie pozostaję pozostawałem/am w ciągu ostatnich 3 lat w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie RPO WiM, tj: IZ/IP/IP II, nie jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM, nie mam Ŝadnych innych powodów, które spowodowałyby, Ŝe nie spełniam warunków bezstronności i niezaleŝności.... (miejscowość, data)... (podpis osób uprawnionych do składania woli w imieniu Wykonawcy) 14

15 Załącznik Nr 5 do zaproszenia Umowa nr.../2010 NA PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO zawarta w dniu... r. w Szczytnie pomiędzy Zarządem Dróg Powiatowych w Szczytnie z siedzibą: ul. Mrongowiusza 2, Szczytno reprezentowanym przez: inŝ. Bogdana Nowak Dyrektora przy kontrasygnacie p. Wiesława Rojewskiego Głównego Księgowego zwanym dalej Zamawiającym NIP: REGON: a... reprezentowanym przez: p.... zwanym dalej Wykonawcą NIP: REGON: działającym na podstawie wpisu do... pod nr... w dniu... przez...w... została zawarta umowa następującej treści: Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata Beneficjentem projektu jest Powiat Szczycieński z siedzibą w Szczytnie ul. Sienkiewicza 1, Szczytno Projekt jest realizowany w partnerstwie z Miastem i Gminą Pasym z siedzibą ul. Rynek 8, Pasym 15

16 Niniejsza umowa została zawarta na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata pn. Przebudowa drogi powiatowej Nr 1474 N odcinek Krzywonoga - Michałki zwanego dalej przedmiotem umowy. 2. Integralną częścią umowy jest załącznik nr 1 określający zakres audytu zewnętrznego. 3. Wszystkie zobowiązania zawarte w zaproszeniu do składana oferty na przeprowadzenie audytu zewnętrznego muszą być bezwzględnie przestrzegane i zrealizowane w całości przez Wykonawcę Termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia - od dnia podpisania umowy, po poniesieniu przez Zamawiającego (Beneficjenta) 50% wydatków całkowitych projektu. 2. Zakończenie realizacji przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem terminu zakończenia realizacji projektu ustala się na dzień r Do wykonania przedmiotu umowy Wykonawca wyznacza następujące osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje: p Z chwilą dostarczenia raportu końcowego z audytu projektu, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy na Zamawiającego przechodzą wszelkie majątkowe prawa autorskie oraz prawa pokrewne na wszystkich polach eksploatacji na czas nieokreślony, w tym w szczególności następujące pola eksploatacji: 1) utrwalenia, 2) zwielokrotnienia określoną techniką, 3) wprowadzania do pamięci komputera, 4) wyświetlania, 5) publicznego odtworzenia, 6) udzielania licencji na wykorzystanie Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego lub opinii zawierającej wnioski z audytu. 2. W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca powinien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który w szczegółowy sposób opisywać będzie metodologię oraz planowany harmonogram przeprowadzenia audytu. 3. Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu powinien być przedłoŝony nie później niŝ w terminie 2 dni od dnia podpisania umowy. PowyŜszy dokument po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego, będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu. 16

17 4. Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoŝy Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego (w wersji papierowej i elektronicznej) opracowanej w języku polskim. Termin złoŝenia wstępnej wersji raportu końcowego min. 5 dni kalendarzowych przed upływem ostatecznego terminu zakończenia realizacji zamówienia. 5. Zamawiający ma 2 dni na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag. 6. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złoŝenia w ciągu 2 dni. 7. Ostateczny raport końcowy Wykonawca przekazuje w 2 egzemplarzach w polskiej wersji językowej. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaŝe elektroniczną wersję raportu na płycie CD przygotowaną w standardzie programów z grupy Microsoft Office (MS Word, MS Excel) lub w formacie umoŝliwiającym odczyt w programie Open Office. 8. Sporządzenie końcowego raportu lub opinii z przeprowadzonego audytu, w kształcie wymaganym przez Instytucje Zarządzającą RPOWiM stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę końcowej faktury VAT. 9. Zakres raportu końcowego zawarty jest w załączniku nr 1 do zaproszenia Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy z zachowaniem naleŝytej staranności. 2. Wykonawca winien przeprowadzić audyt projektu, o którym mowa w niniejszej umowie, zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami audytu. 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wykonanie zadań przewidzianych niniejszą umową oraz za działania i zaniechania osób wykonujących w jego imieniu umowę, jak za działania i zaniechania własne Wszystkie dokumenty i informacje otrzymane przez Wykonawcę od Zamawiającego będą zachowane w ścisłej poufności i nie zostaną udostępnione osobom trzecim bez zgody Zamawiającego. Wykonawca będzie zwolniony z obowiązku zachowania poufności takich informacji, tylko jeŝeli, takie ujawnienie będzie wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub decyzję właściwego sądu. 2. Bezprawne naruszenie postanowień ust. 1, traktowane będzie w szczególności, jako czyn nieuczciwej konkurencji i pociągać będzie za sobą sankcje przewidziane w Ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2003 r., nr 153, poz z późn. zm.). 3. Wszystkie dokumenty i informacje dotyczące Zamawiającego, które Wykonawca uzyska od Zamawiającego w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy pozostaną własnością Zamawiającego. Wykonawca zwróci takie dokumenty i informacje Zamawiającemu na kaŝde Ŝądanie, w tym kopie takich materiałów, z uwzględnieniem obowiązku ich zatrzymania w zakresie określonym prawem. 4. Klauzula poufności jest nieograniczona w czasie i będzie obowiązywać równieŝ po rozwiązaniu, wygaśnięciu lub odstąpieniu od Umowy. 5. Wykonawca będzie przechowywał i udostępniał Zamawiającemu pełną dokumentację dotyczącą realizacji zamówienia co najmniej do dnia 31 grudnia 2020 r. 17

18 7 1. Ryczałtowa cena usługi będącej przedmiotem niniejszej umowy wynosi... zł brutto, słownie:... brutto, w tym podatek VAT... % w kwocie... zł, słownie: Strony nie mogą zmienić ceny wykonania zamówienia ustalonej w ust. 1 bez względu na faktyczny zakres prac niezbędny do wykonania przedmiotu umowy. 3. Strony postanawiają, Ŝe rozliczenie przedmiotu umowy nastąpi na podstawie faktury końcowej. NaleŜność będzie płatna przelewem na konto Wykonawcy w terminie do 14 dni od daty dostarczenia faktury do Zamawiającego. 4. Podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany przez strony bez uwag protokół odbioru przedmiotu umowy w wersji papierowej i elektronicznej. 5. JeŜeli umowa będzie realizowana przy pomocy Podwykonawców do kaŝdej faktury będzie dołączone pisemne oświadczenie Wykonawcy o uregulowaniu przez niego na rzecz Podwykonawców naleŝności z tytułu dotychczas wykonanych przez nich usług. Brak takiego oświadczenia będzie podstawą nie przyjęcia do realizacji faktury przez Zamawiającego. 6. Jednostką realizującą przedmiot umowy w imieniu Powiatu Szczycieńskiego jest Zarząd Dróg Powiatowych ul. Mrongowiusza 2, Szczytno, NIP: , REGON: Wykonawca zobowiązuje się wystawiać fakturę na jednostkę realizującą przedmiot umowy. 7. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 obejmuje równieŝ przeniesienie praw autorskich na Zamawiającego Zamawiający dopuszcza wykonanie części usług wymienionych w ofercie Wykonawcy Podwykonawcy. Zlecenie wykonania części usług Podwykonawcom nie zmienia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części usług. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełna odpowiedzialność za jakość, terminowość oraz bezpieczeństwo usług wykonywanych przez Podwykonawców. Wykonawca zapewni ustalenia w umowach z Podwykonawcami takiego okresu odpowiedzialności za wady, aby nie był on krótszy od okresu odpowiedzialności za wady Wykonawcy wobec Zamawiającego. 2. Wykonawca powierza wykonanie następującego zakresu usług Podwykonawcom: Do zawarcia przez Wykonawcę umowy o usługi z Podwykonawcą wymagana jest zgoda Zamawiającego Osobą odpowiedzialną za realizację zamówienia ze strony Zamawiającego będzie: Osobą odpowiedzialną za realizację zamówienia ze strony Wykonawcy będzie: Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: a) w wysokości 10% wynagrodzenia brutto określonego w 7 ust.1 umowy w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca, b) w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto określonego w 7 ust.1 umowy za zwłokę 18

19 w wykonaniu przedmiotu umowy w terminie określonym w 2 umowy za kaŝdy dzień zwłoki, c) w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto określonego w 7 ust. 1 umowy za zwłokę w przekazaniu szczegółowego planu przeprowadzenia audytu, o którym mowa w 4 ust. 2 i 3 umowy za kaŝdy dzień zwłoki, d) w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto określonego w 7 ust.1 umowy w przypadku nie dotrzymania terminu określonego w 4 ust. 4 i 6 umowy za kaŝdy dzień zwłoki. 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną: a) w wysokości 10% wynagrodzenia brutto określonego w 7 ust. 1 w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności za które odpowiada Zamawiający. 3. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia wad bez względu na wysokość związanych z tym kosztów. 4. W przypadku nie usunięcia przez Wykonawcę stwierdzonych wad w uzgodnionym terminie, Zamawiający ma prawo zlecenia usunięcia wad, obciąŝając pełnymi kosztami Wykonawcę. 5. JeŜeli wysokość zastrzeŝonych kar umownych nie pokrywa poniesionej szkody, Strony mogą dochodzić odszkodowania uzupełniającego. 11 Zamawiający przewiduje moŝliwość dokonania zmian umowy: 1. skrócenia terminu wykonania przedmiotu zamówienia w przypadku zakończenia przez Wykonawcę przeprowadzenia audytu przed terminem określonym w umowie. 2. zmianę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie audytu w szczególnych przypadkach udokumentowanych przez Wykonawcę. 3. zmianę kolejności wykonywania czynności określonych w szczegółowym planie przeprowadzenia audytu w uzasadnionych przypadkach udokumentowanych przez Wykonawcę. 4. zmianę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Podwykonawców, którzy realizują części zamówienia wskazane w ofercie Wykonawcy w szczególnych przypadkach udokumentowanych przez Wykonawcę. 5. zmianę terminu zakończenia przeprowadzenia audytu, w przypadku nie osiągnięcia przez Zamawiającego zaawansowania finansowego na poziomie 50% wydatków całkowitych projektu. 12 Oprócz wypadków wymienionych w przepisach księgi III tytułu XV Kodeksu Cywilnego, Stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach: 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy: a) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie umowy nie leŝy w interesie publicznym, czego nie moŝna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający moŝe odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca moŝe Ŝądać wyłącznie wynagrodzenia naleŝnego z tytułu wykonania części umowy, b) zostanie ogłoszona upadłość lub rozwiązanie firmy Wykonawcy, c) Wykonawca nie rozpoczął czynności przeprowadzania audytu bez uzasadnionych przyczyn oraz nie kontynuuje ich pomimo wezwania Zamawiającego złoŝonego na piśmie, 19

20 d) stwierdzenia istotnego, mającego zasadniczy wpływ na przedmiot umowy, niewykonania obowiązków przez Wykonawcę. 2 Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem niewaŝności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie. 13 Wszelkie zmiany w umowie pod rygorem niewaŝności muszą być dokonane w formie pisemnej. 14 Wszystkie ewentualne kwestie sporne powstałe na tle wykonania niniejszej umowy Strony rozstrzygać będą polubownie. W przypadku nie dojścia do porozumienia, spory podlegają rozstrzyganiu przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 15 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 16 Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z przeznaczeniem po jednym egzemplarzu dla kaŝdej ze Stron. Załącznikiem do umowy jest oferta Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: 20