ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na audyt zewnętrzny

Transkrypt

1 Szczytno, dnia r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na audyt zewnętrzny W imieniu Zarządu Dróg Powiatowych z siedzibą w Szczytnie, ul. Mrongowiusza 2, podmiotu realizującego projekt pn.: Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego, na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) zapraszamy do złożenia oferty cenowej (w formie ryczałtu). Beneficjentem projektu jest Powiat Szczycieński z siedzibą w Szczytnie ul. Sienkiewicza 1, Szczytno. Projekt jest realizowany w partnerstwie z Gminą Szczytno, z siedzibą ul. Łomżyńska 3, Szczytno Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego dla projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata pn.: Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego. Przez audyt zewnętrzny należy rozumieć ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, niezależny od Beneficjenta, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny realizacji Projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności. Audyt zewnętrzny winien prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenia wiarygodności danych powinno mieć charakter bezpośredni. Efektem przeprowadzonego audytu jest sporządzenie przez niezależnego wykonawcę audytu zewnętrznego raportu oraz wydanie opinii w niżej wymienionym zakresie. Powiat Szczycieński ul. H. Sienkiewicza Szczytno tel. /0-89/ fax./0-89/ sekretariat@powiat.szczytno.p l 1

2 Efektem audytu powinno być: 1) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie, 2) uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane; 3) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPOWiM, 4) uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów zostały sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej), 5) potwierdzenie, że sprawozdania z realizacji projektów odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu, jak również prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia w/w dokumentów, 6) potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli; wydanie opinii w tym zakresie. Audyt zewnętrzny wykonywany jest przez Wykonawcę niezależnego od Beneficjenta, zgodnie z powszechnie uznanymi, międzynarodowymi standardami audytu. Głównym celem audytu jest uzyskanie, przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane/ niekwalifikowane, a realizacja projektu przebiega zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie. Po przeprowadzonym audycie, audytor sporządza raport i wydaje opinię z przeprowadzonego audytu. Przedmiot zamówienia obejmuje audyt zewnętrzny w zakresie: 1.gotowości organizacyjnej Beneficjenta, 2.audyt zgodności projektu w zakresie finansowym, 3.audyt zgodności realizacji projektu, 4.wizyta na miejscu realizacji projektu, 5.audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, 6.audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi, 7.audyt w zakresie zasad informacji i promocji. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do zaproszenia. Warunki jakie muszą spełnić Wykonawcy, którzy złożą zaproszenie do składania ofert na audyt zewnętrzny: a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009r. Nr 77, poz. 649) lub 2

3 b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r., Nr 157, poz. 1240) lub c) w latach zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego, oraz - posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, - nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, d) wybrany Wykonawca audytu zewnętrznego legitymuje się doświadczeniem w badaniu projektów finansowych ze środków publicznych (przynajmniej 1 projekt) oraz spełnia wymogi wskazane w niniejszych Wytycznych Wykonawca audytu zewnętrznego musi spełniać wymogi bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli Wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy również osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu): a) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu, b) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, c) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego, d) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jedności wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt, e) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki przysposobienia, lub kurateli z osobą zarządzającą, lub będącą w organach nadzorczych Beneficjenta albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby, f) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem, g) pozostaje lub w ciągu ostatnich trzech lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM tj: IZ/IP/IP II, h) jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM, i) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny. Ocena spełnienia warunków nastąpi na podstawie załączonych przez Wykonawcę do zaproszenia do składnia ofert na audyt zewnętrzny dokumentów i oświadczeń wyszczególnionych w załącznikach. 3

4 Wykonawcy muszą posiadać jedną z poniższych kwalifikacji zawodowych: posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z art. 286 pkt. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009r. r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240), tj. posiada co najmniej jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Charterem Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification In Control Self Assessment ( CCSA), Certified Financial Services Auditor ( CFSA) lub Charterem Financial Analyst (CFA) lub złożyła, w latach , z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów lub uprawnienia biegłego rewidenta, lub dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 07 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz nadzorze publicznym ( Dz. U. z 2009r. Nr 77, poz. 649), w latach zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego, posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych oraz nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, Zamawiający wymaga od Wykonawcy dysponowania osobą lub zespołem osób, które będą uczestniczyły w wykonywaniu przedmiotu zamówienia oraz złożą oświadczenia o bezstronności, z tym że: a) osoba ta lub jedna z osób wchodzących w skład zespołu wykonującego przedmiot zamówienia musi posiadać co najmniej 2-letnie doświadczenie w zakresie audytowania projektów oraz badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych, Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymogi bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do IZ/IP/IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie lub bycie w ciągu ostatnich trzech lat w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM tj: IZ/IP/IP Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego nie mogą być ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM, Warunek powyższy zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Jeżeli Wykonawca wskaże osoby, które zostaną mu udostępnione od innych podmiotów należy dołączyć pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji 4

5 Wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie załączonych przez Wykonawcę do oferty dokumentów i oświadczeń wyszczególnionych w zaproszeniu do składnia ofert na auty zewnętrzny. Termin wykonania usługi audytu wraz z niezbędnymi uzgodnieniami i dostarczeniem ich Zamawiającemu na zadanie inwestycyjne pn. Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego - do dnia rok. W załączeniu projekt umowy oraz załączniki. Prosimy o przedłożenie oferty cenowej na piśmie w terminie do dnia r. g /czwartek/. Osobą upoważnioną do kontaktów jest p. Bogdan Nowak - Dyrektor Zarządu Dróg Powiatowych w Szczytnie, ul. Mrongowiusza 2, Szczytno, pokój nr 20, tel wew. 33, fax.45. Załączniki: 1.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - zał. Nr 1, 2.wykaz osób zał. Nr 2, 3.wykaz wykonany usług zał. Nr 3, 4.Oświadczenie osoby przeprowadzającej audyt zewnętrzny zał. Nr 4, 5.projekt umowy. 5

6 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik Nr 1 do zaproszenia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata pn: Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego. Na powyższy ciąg komunikacyjny (o łącznej długości 10,445 km) składają się następujące zadania inwestycyjne realizowane w ramach II i III etapu całego przedsięwzięcia związanego z przebudową tego ciągu. Etap II obejmuje dwa zadania inwestycyjne pn: 1. Przebudowa drogi nr 1665 N odcinek Rudka Małdaniec (o łącznej długości 5,123 km); 2. Przebudowa drogi nr 1508 N odcinek Małdaniec Piecuchy (o łącznej długości 1,372 km). Etap III obejmuje zadanie inwestycyjne pn: - Przebudowa drogi nr N odcinek Wały Piecuchy (o łącznej długości 3,950 km). Inwestycja polega na przebudowie drogi o nawierzchni żwirowej na drogę o nawierzchni bitumicznej. Zakres robót obejmuje: - karczowanie i wycinkę drzew; - przebudowę chodnika w miejscowość Rudka; - wykonanie odwodnienia w miejscowość Wały, - przebudowę przepustów; - ustawienie oznakowania pionowego; - uzupełnienie poboczy. I. Podstawy prawne, definicje i cel audytu 1.Podstawy prawne: a)rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z , s. 25), b)rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. L 371 z , s. 1, sprostowane Dz. Urz. L 45 z , s. 3 (1828/2006), sprostowanie Dz.U. L 128 z 16.05,2008, str. 11 (1828/2006)), c)ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju ( Dz. U. z 2009 r., Nr 84, poz. 712). d)wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata z dnia 13 kwietnia 2010r. 6

7 2.Definicje pojęć: a)beneficjent należy przez to rozumieć Zamawiającego, który uzyskał dofinansowanie w ramach RPOWiM, b)efrr należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, c)iz należy przez to rozumieć Instytucję Zarządzającą RPOWiM, tj. Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, d)projekt - należy przez to rozumieć przedsięwzięcie szczegółowo określone we Wniosku o dofinansowanie projektu, realizowane w ramach danej Osi priorytetowej w RPO WiM, e)rpowim należy przez to rozumieć program pn. Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata , f)umowa o dofinansowanie - należy przez to rozumieć Umowę o dofinansowanie projektu, zawartą w ramach programu RPOWiM pomiędzy Beneficjentem a Instytucją Zarządzającą, g)wniosek o dofinansowanie należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie projektu w ramach RPOWiM, h)audyt zewnętrzny - ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, niezależny od Beneficjenta, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny realizacji projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności. II. Zakres audytu zewnętrznego. a.audyt zewnętrzny będzie przeprowadzany w siedzibie Zamawiającego przy ul. Mrongowiusza 2, Szczytno. Obejmować będzie analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. W ramach audytu powinny być zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. b.audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary: 1) Gotowość organizacyjną Zamawiającego (Beneficjenta), w tym: a)ocenę wielkości i przygotowania kadr, b)identyfikację zadań wrażliwych(przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), c)ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, d)sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów, 2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym, w tym: a)sprawdzenie, czy opracowane przez Zamawiającego (Beneficjenta) procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, b)sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Zamawiającego (Beneficjenta) gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową, 7

8 c)badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej), d)sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie, e)ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków ( faktycznie poniesione, zasadne, celowe oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nie odbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach), f)kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, g)sprawdzenie zapewnienia przez Zamawiającego (Beneficjenta) wkładu własnego, h)weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie), i)sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta, j)badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane, k)kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej audytowanego projektu, l)sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, m)statusu podatkowego Zamawiającego (Beneficjenta), n)sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez badanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej, o)sprawdzenie utrzymywania przez Zamawiającego (Beneficjenta) odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem. 3) Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez: a.sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, pzp), b.ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur), c.sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie, d.sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych, obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawą Prawo zamówień publicznych, e.potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami), f.przeprowadzenie analizy umowy o wykonanie robót budowlanych i wskazanie możliwości udzielenia zamówień dodatkowych oraz określenie trybu zakwalifikowania wydatków z nimi związanych, na podstawie umowy o dofinansowanie zawartej między Beneficjentem o Instytucją Zarządzającą RPOWiM, g.sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, h.potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymanie zatrudnienia, 8

9 i.sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników, j.sprawdzenie, czy Zamawiający (Beneficjent) wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte, k.ocenę prawidłowości zakładanej rentowności projektu tj. czy wysokość generowanego dochodu jest zgodna z zakładaną we wniosku o dofinansowanie, l.ocenę poprawności udzielania pomocy publicznej, 4) Wizyta na miejscu realizacji projektu, w tym: a)sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu, b)potwierdzenie prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych. 5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, w tym: a)sprawdzenie, czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, b)sprawdzenie, czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie. 6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi, w tym: a)polityką równości szans i niedyskryminacji, b)polityką społeczeństwa informacyjnego ( w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych), c)polityką ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa efektywności energetycznej poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii). 7)Audyt w zakresie zasad informacji i promocji, w tym: a)potwierdzenie wywiązania się przez Zamawiającego (Beneficjenta) z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. III. Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego: 1.Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego zawierającego wnioski z audytu. 2.W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca powinien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który opisywać będzie metodologię oraz harmonogram przeprowadzenia audytu. 3.Do dyspozycji Wykonawcy zostaną przekazane następujące materiały źródłowe: a)umowa o dofinansowanie, b)wniosek o dofinansowanie projektu; c)dokumenty z przeprowadzonych procedur o udzielenie zamówień publicznych; d)umowy w sprawie realizacji projektu zawarte pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami; e)okresowe sprawozdania z realizacji projektu; f)ewidencja finansowo-księgowa oraz dokumentacja finansowo-księgowa dotycząca realizowanych działań tj. wszelkie dokumenty księgowe (faktury, wyciągi bankowe i inne); g)wnioski o płatność wraz z wymaganymi załącznikami; 9

10 h)wszelkie inne korespondencję mającą wpływ na realizację projektu. 4.Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, powinien być przedłożony nie później niż w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy. Powyższy dokument po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego, będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu. 5.Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego (w wersji papierowej i elektronicznej) opracowanej w języku polskim. Termin złożenia wstępnej wersji raportu końcowego min. 10 dni kalendarzowych przed upływem ostatecznego terminu zakończenia realizacji zamówienia. 6.Zamawiający ma 6 dni na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 2 dni. Raport końcowy Wykonawca przekazuje w 2 egzemplarzach w polskiej wersji językowej. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaże elektroniczną wersję raportu na płycie CD przygotowaną w standardzie programów z grupy Microsoft Office (MS Word, MS Exel) lub w formacie umożliwiającym odczyt w programie Open Office. 7.Przyjęcie przez Zamawiającego ostatecznej wersji raportu końcowego stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT. 8. Raport końcowy z przeprowadzonego audytu zewnętrznego powinien zawierać następujące elementy: 1)podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania), 2)podstawowe dane podmiotu audytującego (nazwa i adres podmiotu przeprowadzającego audyt, imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym wraz ze wskazaniem funkcji przy przeprowadzaniu audytu), 3)termin, w którym prowadzono audyt, 4)okres objęty audytem, 5)cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu, 6)podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu, 7)informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego, 8)ustalenie stanu faktycznego, 9)określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, 10)uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, zalecenia co do sposobu poprawy stwierdzonych uchybień, 11)miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu. Wszystkie strony raportu z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do informacji w zakresie oceny realizacji audytu na każdym etapie. IV. Metodologia ogólna audytu: 1.Audyt powinien być wykonany zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami. Podmiot przeprowadzający audyt winien w raporcie z przeprowadzonego 10

11 audytu wskazać standardy w oparciu, o które audyt był prowadzony a także określić metodologię doboru danych poddawanych ocenom z uzasadnieniem potwierdzającym wiarygodność przyjętej metodologii. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu obiektywizmu i profesjonalizmu czynności audytorskie winny być wykonywane przez zespoły przynajmniej dwuosobowe, przy czym członkowie tych zespołów powinni być dobierani ze względu na posiadane kwalifikacje, zgodne z charakterem stawianych im zadań. V. Krótka charakterystyka projektu: Przedmiotem projektu pn.: Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do zaproszenia). Całkowity koszt projektu ,44 zł, w tym wydatki kwalifikowane: ,44 zł. Poziom dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 57,80%. 11

12 ... (pieczęć firmowa Wykonawcy) Załącznik Nr 2 do zaproszenia Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami. Lp Nazwisko i imię Zakres wykonywanych czynności Posiadane kwalifikacje zawodowe Wykształcenie i lata doświadczenia Podstawa dysponowania osobami... (miejscowość, data)... (podpis osób uprawnionych do składania woli w imieniu Wykonawcy) 12

13 ... (pieczęć firmowa Wykonawcy) Załącznik Nr 3 do zaproszenia Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Lp. Nazwa Zamawiającego Przedmiot dostawy lub usługi Daty wykonania dostawy lub usługi Miejsce wykonania dostawy lub usługi Wartość dostaw lub usług brutto Dokumenty potwierdzające, że dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie muszą dotyczyć wszystkich wyszczególnionych w wykazie dostaw lub usług.... (miejscowość, data)... (podpis osób uprawnionych do składania woli w imieniu Wykonawcy) 13

14 Załącznik Nr 4 do zaproszenia Oświadczenie osoby przeprowadzającej audyt zewnętrzny Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata pn: Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego. realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie numer UDA-RPWM /09-00 z dnia 20 października 2009 roku. ja.. (imię i nazwisko) jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.: nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której mam wykonać usługę audytu zewnętrznego projektu, nie jestem i nie byłem/-am w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta albo jednostki z nią/nimi stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, nie osiągnąłem/-am chociażby w jednym roku w ciągu 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt), w ostatnich 3 latach nie uczestniczyłem/am w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu, nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany/-a z tytułu opieki, przysposobienia czy kurateli z osobą zarządzająca lub będącą w organach nadzorczych jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób, nie jestem i nie byłem/-am zaangażowany/-a w planowanie, realizację, zarządzanie działań finansowanych i realizowanych w ramach projektu, którego audyt dotyczy, nie pozostaję pozostawałem/am w ciągu ostatnich 3 lat w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM, tj: IZ/IP/IP II, nie jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM, nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.... (miejscowość i data)... (podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu) 14