Procedura prekwalifikacji materiałów elektroenergetycznych. Zatwierdzenie/Odpowiedzialność za stosowanie*:

Transkrypt

1 Procedura prekwalifikacji materiałów elektroenergetycznych Wersja: 02 Data wydania: Informacje formalne: Opracowanie: Kierownik Biura Zakupów Strategicznych *(w zależności od formy wydania funkcja organizacyjna/funkcja procesowa) Zatwierdzenie/Odpowiedzialność za stosowanie*: Kierownik Biura Zarządzania Eksploatacją Kierownik Biura Zakupów Strategicznych *( w zależności od formy wydania zarządzenie/proces ) Zakres podmiotowy:cy, a) w Centrali: Biuro Zarządzania Eksploatacją, Biuro Rozwoju, Biuro Zarządzania Inwestycjami, Biuro Zamówień i Logistyki, Biuro Zakupów Strategicznych, b) w Oddziałach: Wydział Zarządzania Usługami Sieciowymi, Wydział Zarządzania Usługami Specjalistycznymi, Wydział Rozwoju, Wydział Przyłączeń, Wydział Zarządzania Inwestycjami, Wydział Zamówień i Zakupów. c) w Rejonach Dystrybucji: Dział Zarządzania Eksploatacją, Dział Przyłączeń, Dział Zarządzania Inwestycjami. Spis Treści 1. Definicje Regulacje zewnętrzne i wewnętrzne procesowe Regulacje zewnętrzne Regulacje wewnętrzne procesowe Opis postępowania Ogólne zasady prekwalifikacji Zasady przystąpienia do Prekwalifikacji Przebieg procesu prekwalifikacji Zapytanie o ofertę handlową Weryfikacja okresowa i doraźna Załączniki Załącznik nr 1 Wymagania w zakresie dokumentacji, certyfikatów i badań... 7 Załącznik do procesu Standaryzacja i prekwalifikacja materiałów i urządzeń elektroenergetycznych w ramach megaprocesu Zarządzanie pracami na sieci 1

2 4.2. Załącznik nr 2 Historia wprowadzonych zmian... 8 EOP Oferent Materiał 1. Definicje Specyfikacja techniczna Standardy techniczne Prekwalifikacja RKW Spółka handlowa Wykaz materiałów i urządzeń prekwalifikowanych ENERGA-OPERATOR SA z siedzibą w Gdańsku Producent lub jego upoważniony przedstawiciel, importer lub dystrybutor, zgłaszający Materiał do Prekwalifikacji Materiał lub urządzenie podane procesowi Prekwalifikacji Załącznik do Standardów technicznych w ENERGA-OPERATOR SA, zawierający szczegółową specyfikację wymagań technicznych i jakościowych dot. danego Materiału lub kategorii Materiałów Standardy techniczne w ENERGA-OPERATOR SA dostępne na stronie ml precyzujące wymagania EOP względem warunków technicznych i jakościowych, jakie powinny spełniać materiały i urządzenia, z których powstaje sieć elektroenergetyczna EOP. Przeprowadzony zgodnie z niniejszą Procedurą proces, mający na celu potwierdzenie, że Materiał spełnia wymagania EOP zawarte w Standardach technicznych i Specyfikacjach technicznych Rejestr Kwalifikowanych Wykonawców dostępny na stronie internetowej EOP: ml rejestr podmiotów spełniających wymagania dla udziału w postępowaniach zakupowych na roboty budowlane i usługi projektowe w EOP Spółka z grupy kapitałowej ENERGA SA, w której EOP posiada udziały, dedykowana m.in. do działalności handlowej w zakresie sprzedaży Materiałów prekwalifikowanych Wykaz Materiałów, które przeszły pozytywnie Prekwalifikację, dostępny na stronie internetowej EOP: 2. Regulacje zewnętrzne i wewnętrzne procesowe 2.1. Regulacje zewnętrzne Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (tj. Dz. U r. Nr 138, poz. 935 z późniejszymi zmianami) Ustawa z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji (Dz. U. Nr 169, poz z późniejszymi zmianami) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 765/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. 2

3 ustanawiające wymagania w zakresie akredytacji i nadzoru rynku odnoszące się do warunków wprowadzania produktów do obrotu i uchylające rozporządzenie (EWG) nr 339/93 (Dz. U. UE L.218/30 z dn ) 2.2. Regulacje wewnętrzne procesowe Proces Standaryzacja i prekwalifikacja materiałów i urządzeń elektroenergetycznych Procedura Standardy techniczne w ENERGA-OPERATOR SA. 3. Opis postępowania 3.1. Ogólne zasady prekwalifikacji Proces Prekwalifikacji uruchamiany jest odrębnie dla poszczególnych kategorii Materiałów. Objęcie danej kategorii Materiałów Prekwalifikacją oznacza, że na sieci elektroenergetycznej ENERGA-OPERATOR, w zakresie nowo projektowanych i budowanych oraz modernizowanych elementów sieci, można stosować wyłącznie te Materiały z kategorii, które przeszły pozytywnie proces Prekwalifikacji i znajdują się w Wykazie materiałów i urządzeń prekwalifikowanych Raz uruchomiona Prekwalifikacja dla danego Materiału lub kategorii Materiałów jest procesem ciągłym, tj. Oferent w każdym momencie może zgłosić Materiał do Prekwalifikacji poprzez przekazanie wniosku zgłoszeniowego oraz wymaganych dokumentów i informacji Prekwalifikacja dokonywana jest w szczególności na podstawie: dokumentacji wymaganej w danej Specyfikacji technicznej, którą w szczególności mogą stanowić: a) certyfikaty zgodności z obowiązującymi normami, b) protokoły badania typu potwierdzające zgodność z normą oraz badania potwierdzające spełnienie przez wyroby innych wymagań technicznych, c) protokoły badań specjalnych, d) deklaracja zgodności z normami i/ lub Dyrektywami Europejskimi, e) deklaracje właściwości użytkowych, f) karty katalogowe, montażowe, instrukcje, rysunki i schematy oraz inne dokumenty wymagane w danej Specyfikacji technicznej; badań próbek wykonywanych przez EOP lub na zlecenie EOP przez właściwe laboratoria; referencji wystawionych przez podmioty stosujące dane materiały bądź urządzenia, w szczególności przez pozostałych OSD w Polsce, jak i za granicą Wykaz wymaganych dla danego materiału dokumentów, badań, certyfikatów i innych informacji określany jest w ogłoszeniu o Prekwalifikacji Żądane w Prekwalifikacji dokumenty, badania, certyfikaty muszą odpowiadać wymaganiom EOP określonym w Załączniku Nr 1 do Procedury (Wymagania w zakresie dokumentacji, certyfikatów i badań) Dokumenty, o których mowa w punkcie b) i c) Oferent ma prawo zastrzec jako 3

4 niejawne. Procedura prekwalifikacji materiałów elektroenergetycznych Oferent, w przypadku, gdy nie jest zleceniodawcą badań i posiadaczem certyfikatu, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt zobowiązany jest dostarczyć upoważnienie do dysponowania tymi dokumentami Próbki wykorzystywane do badań, o których mowa w punkcie mogą być dostarczone przez Oferenta, jak i pochodzić z innego źródła. Próbki dostarczone przez Oferenta podlegają zwrotowi niezwłocznie po zakończeniu badań. EOP ma prawo do pozostawienia próbki Materiału, który przeszedł pozytywnie Prekwalifikaję jako wzór, o czym powiadomi Oferenta w ogłoszeniu o Prekwalifikacji Koszty związane z Prekwalifikacją ponosi EOP, z wyłączeniem kosztów związanych z przygotowaniem i dostarczeniem wymaganej dokumentacji, o której mowa w punkcie oraz próbki do badań laboratoryjnych (w przypadku, gdy dostarcza ją Oferent), które to koszty pokrywa Oferent Zasady przystąpienia do Prekwalifikacji EOP rozpoczyna Prekwalifikację danego Materiału, zamieszczając ogłoszenie o prekwalifikacji na stronie internetowej: Ogłoszenie o prekwalifikacji zawiera w szczególności: zakres przedmiotowy Prekwalifikacji (wskazanie Materiału, którego dotyczy Prekwalifikacja), wzór wniosku zgłoszeniowego, informację o wymaganiach jakie musi spełniać Materiał oraz wykaz dokumentów żądanych na potwierdzenie, że Materiał spełnia powyższe wymagania, termin złożenia dokumentów przez Oferenta z zastrzeżeniem pkt Oferent zgłasza Materiał do prekwalifikacji przesyłając wniosek zgłoszeniowy, którego wzór stanowi załącznik do ogłoszenia, wraz z kompletem wymaganych dokumentów. Wniosek zgłoszeniowy musi być podpisany zgodnie z reprezentacją lub przez osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie odrębnego pełnomocnictwa Oferent, może przystąpić do Prekwalifikacji i złożyć stosowny wniosek zgłoszeniowy oraz dokumenty również po upływie wskazanego w ogłoszeniu terminu. W takiej sytuacji, EOP poinformuje Oferenta o planowanym terminie przeprowadzenia Prekwalifikacji zgłoszonego Materiału EOP zastrzega, iż zarówno ogłoszenie rozpoczęcia procesu Prekwalifikacji danego Materiału, jak i określenie terminu weryfikacji otrzymanych dokumentów, pozostaje wyłączną decyzją EOP i jest w szczególności uzależnione od wewnętrznego harmonogramu procesu standaryzacji materiałów i urządzeń Korespondencja w sprawie Prekwalifikacji prowadzona jest drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem punktu Przebieg procesu prekwalifikacji Prekwalifikację rozpoczyna się od weryfikacji dokumentów, pod kątem zgodności z wymaganiami Specyfikacji technicznej W przypadku stwierdzenia niekompletności dostarczonej dokumentacji lub wątpliwości odnośnie jej treści, EOP ma prawo do żądania uzupełnienia dokumentów lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień, w określonym przez EOP terminie. 4

5 EOP zastrzega sobie prawo wglądu w oryginały otrzymanych dokumentów, w szczególności w oryginały certyfikatów, jak również prawo wglądu do raportów z badań oraz pełnych protokołów z badań a Oferent zobowiązany jest na żądanie EOP dostarczyć te dokumenty w wyznaczonym terminie W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, EOP ma prawo przeprowadzić we własnym zakresie badania pod kątem zgodności Materiału ze Specyfikacją techniczną Badanie może zostać przeprowadzone zarówno w oparciu o próbkę dostarczoną przez Oferenta, jak i w oparciu o próbkę pozyskaną przez EOP, pochodzącą z innego źródła, po potwierdzeniu przez Oferenta jej zgodności z Materiałem Wybór laboratorium, w którym zostaną przeprowadzone badania należy do EOP EOP powiadomi Oferenta o wybranym laboratorium oraz o terminie badań, a także przekaże otrzymane wyniki badań. Oferent ma prawo do uczestnictwa w badaniach w roli obserwatora i udzielającego wyjaśnień Oprócz dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań technicznych i jakościowych, Oferent załącza również referencje. Zakres niezbędnych referencji jest każdorazowo precyzowany w ogłoszeniu o Prekwalifikacji O wyniku Prekwalifikacji, EOP niezwłocznie informuje Oferenta drogą elektroniczną, podając przyczyny w przypadku oceny negatywnej Informację o pozytywnym zweryfikowaniu Materiału, EOP niezwłocznie zamieszcza na stronie internetowej, w Wykazie materiałów i urządzeń prekwalifikowanych W przypadku negatywnej oceny, po spełnieniu brakujących wymagań dla Materiału, Oferent ma prawo zgłosić Materiał powtórnie do Prekwalifikacji, przesyłając ponownie komplet wymaganych dokumentów W przypadku, gdy żaden z równoważnych Materiałów, oferowanych przez różnych Oferentów, nie spełnia zawartych w Specyfikacji technicznej wymagań, dotyczących posiadania wymaganej dokumentacji, w szczególności w postaci ważnych certyfikatów zgodności z normą lub protokołów badania typu, EOP ma prawo do wydania warunkowej oceny pozytywnej na okres przejściowy i wyznaczenia Oferentom terminu na uzupełnienie dokumentacji (spełnienie wymagań) Warunkowa ocena pozytywna pozwala na umieszczenie Materiału w Wykazie materiałów i urządzeń prekwalifikowanych ze statusem Prekwalifikowany warunkowo Po upływie terminu, o którym mowa w punkcie , Materiały poddawane są ponownej prekwalifikacji i w przypadku, gdy w dalszym ciągu nie spełniają wymagań zostają ocenione negatywnie, a tym samym zostają usunięte z Wykazu materiałów i urządzeń prekwalifikowanych EOP przechowuje skany dokumentów będących podstawą wpisania Materiału do Wykazu materiałów i urządzeń prekwalifikowanych, co najmniej przez okres ważności tych dokumentów EOP będzie informował Oferentów, których Materiały znajdują się w Wykazie materiałów i urządzeń prekwalifikowanych o wszelkich aktualizacjach Standardów technicznych i Specyfikacji technicznych Obowiązkiem Oferentów, których Materiały znajdują się w Wykazie materiałów 5

6 i urządzeń prekwalifikowanych, jest bieżąca aktualizacja dokumentacji, m.in. w przypadku: wygaśnięcia terminu obowiązywania dokumentacji, zmian technologicznych w procesie produkcji Materiału, powodujących konieczność ponowienia badań/ certyfikatów i in., zmian w przepisach prawa, wymagających aktualizacji posiadanych badań, certyfikatów i in., aktualizacji Specyfikacji technicznych, wymagających dostarczenia nowej dokumentacji Informację o ewentualnych zmianach i/lub aktualną dokumentację należy przesyłać na adres podany w ogłoszeniu o Prekwalifikacji Zapytanie o ofertę handlową Wszyscy Oferenci, których Materiały zostały pozytywnie zweryfikowane w procesie Prekwalifikacji, mogą zostać poproszeni o przedstawienie oferty handlowej, dla Spółki handlowej Złożone oferty będą podlegały negocjacjom w zakresie ceny, jak również innych oferowanych warunków współpracy ze Spółką handlową (terminy realizacji zamówień, warunki logistyczne, gwarancje etc). Negocjacje mogą być wielostopniowe do momentu uzyskania ostatecznej oferty od wszystkich Oferentów Dopuszcza się wybór więcej niż jednej najkorzystniejszej oferty, w szczególności w sytuacji, gdy Oferenci przedstawią identyczne warunki handlowe lub gdy Oferent, który złożył najkorzystniejszą ofertę nie jest w stanie zaspokoić potrzeb rynku EOP. W drugim przypadku wybiera się dodatkowo kolejną lub kolejne najkorzystniejsze oferty spośród pozostałych ofert W ofercie Spółki handlowej, dla wykonawców realizujących roboty budowlane i usługi na sieci elektroenergetycznej EOP, będą dostępne wyłącznie Materiały z ofert wybranych w toku negocjacji Informacja o możliwości nabycia Materiałów, o których mowa w punkcje , w spółce handlowej zostanie zamieszczona na stronie internetowej, pod adresem: jak również zostanie przekazana podmiotom znajdującym się w Rejestrze Kwalifikowanych Wykonawców. Skorzystanie przez wykonawców z oferty spółek handlowych jest dobrowolne Weryfikacja okresowa i doraźna Materiały, które znalazły się w Wykazie materiałów i urządzeń prekwalifikowanych poddawane będą weryfikacji okresowej. Weryfikacja okresowa dokonywana będzie co najmniej raz na dwa lata oraz po każdej aktualizacji Specyfikacji technicznej W pierwszej kolejności EOP dokona przeglądu posiadanej dokumentacji, będącej podstawą do wpisania Materiału do Wykazu materiałów i urządzeń 6

7 prekwalifikowanych W przypadku, gdy z powodu zmiany Specyfikacji technicznej, dokumenty nie potwierdzają spełnienia nowych wymagań technicznych przez Materiał, EOP poprosi o przesłanie nowych dokumentów w wyznaczonym terminie. Brak uzupełnienia dokumentów w terminie powoduje wykreślenie Materiału z Wykazu materiałów i urządzeń prekwalifikowanych EOP może również dokonać kontroli doraźnej, w szczególności w sytuacji, gdy pozyska wiedzę o braku spełnienia wymagań technicznych lub jakościowych określonych w Specyfikacji technicznej przez Materiał montowany na sieci elektroenergetycznej lub o jego zwiększonej awaryjności Kontrola doraźna obejmuje poddanie, za zgodą Oferenta, próbki badaniom laboratoryjnym na zgodność ze Specyfikacją techniczną oraz dokumentami przedstawionymi przez Oferenta, na zasadach opisanych w punktach Próbka może pochodzić z zapasów magazynowych spółek handlowych, a także z bieżącej produkcji lub zostać zakupiona na rynku. EOP poprosi Oferenta o potwierdzenie pochodzenia próbki Brak zgody Oferenta na badanie jest równoznaczny z oceną negatywną w procesie kontroli doraźnej Koszty badań, w zależności od ich wyniku ponoszą odpowiednio: EOP, w przypadku wyniku pozytywnego, Oferent w przypadku wyniku negatywnego W ramach kontroli doraźnej EOP może dokonać na swój koszt wizytacji linii produkcyjnej. W takim wypadku Oferent zobowiązany jest do umożliwienia w uzgodnionym terminie takiej wizyty i udzielenia wszelkich wyjaśnień w zakresie procesu produkcyjnego i kontroli jakości; W przypadku negatywnej oceny w procesie kontroli doraźnej, Materiał zostaje wykreślony z Wykazu materiałów i urządzeń prekwalifikowanych. Oferent może ubiegać się o ponowną Prekwalifikację niezwłocznie po usunięciu stwierdzonych wad/ niezgodności Materiał dwukrotnie zweryfikowany negatywnie w procesie kontroli doraźnej zostaje wykreślony z Wykazu materiałów i urządzeń prekwalifikowanych, z wyłączeniem możliwości ubiegania się o ponowną Prekwalifikację na okres dwóch lat od dnia jego wykreślenia. 4. Załączniki 4.1. Załącznik nr 1 Wymagania w zakresie dokumentacji, certyfikatów i badań Certyfikaty zgodności muszą być wydane producentowi, importerowi lub jego upoważnionemu przedstawicielowi przez akredytowane jednostki certyfikujące w tym zakresie na podstawie badań typu potwierdzających zgodność z normą aktualną w dniu zakończenia wykonania badań w laboratoriach akredytowanych w tym zakresie Certyfikaty zgodności wydane przed datą publikacji ww. norm, w oparciu o normy aktualne w dniu wydania certyfikatu, są taktowane na równi z certyfikatami zgodności 7

8 z ww. normami, do daty wskazanej przez jednostkę certyfikującą, lecz nie dłużej niż do daty utraty aktualności norm stosowanych w ocenie zgodności podanej w Komunikacie Prezesa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego w sprawie stosowania Polskich Norm wycofanych jako dokumentów odniesienia w ocenie zgodności Protokoły badania typu potwierdzające zgodność z normą oraz badania potwierdzające spełnienie przez wyroby innych wymagań technicznych muszą być wydane producentowi, upoważnionemu przedstawicielowi producenta, importerowi lub dystrybutorowi przez laboratoria akredytowane w tym zakresie. Jeżeli zmiana do normy publikowana oddzielnie wprowadza istotne zmiany wymagające wykonania nowych badań typu (jednej lub więcej prób) to badania typu należy powtórzyć lub uzupełnić nie później niż w 3 lata daty od opublikowania oddzielnie zmiany do normy o ile wcześniej nie zostanie wydana norma z włączoną do treści poprawką. Wówczas utrata aktualności norm stosowanych w ocenie zgodności zostanie na nowo podane w Komunikacie Prezesa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego w sprawie stosowania Polskich Norm wycofanych jako dokumentów odniesienia w ocenie zgodności Protokoły badania typu wydane producentowi, upoważnionemu przedstawicielowi producenta, importerowi lub dystrybutorowi, przed datą publikacji ww. norm, w oparciu o normy aktualne w dniu wykonywania badań, są taktowane na równi z protokołami badania typu poświadczającymi zgodność z ww. normami, ale nie dłużej niż do daty utraty aktualności norm stosowanych w ocenie zgodności podanej w Komunikacie Prezesa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego w sprawie stosowania Polskich Norm wycofanych jako dokumentów odniesienia w ocenie zgodności Pojęcia: akredytowana jednostka certyfikująca, notyfikowana jednostka certyfikująca, laboratorium akredytowane, laboratorium notyfikowane, certyfikat, badanie (typu), deklaracja zgodności producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela, użyte w niniejszej procedurze lub w Standardach technicznych EOP i Specyfikacjach technicznych EOP- należy rozumieć zgodnie z definicjami, jakie przyjęto w ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz. U r. Nr 138, poz. 935 z późniejszymi zmianami) Pojęcia: producent, upoważniony przedstawiciel, importer, dystrybutor, użyte w niniejszej procedurze lub w Standardach technicznych EOP i Specyfikacjach technicznych EOP, należy rozumieć zgodnie z definicjami, jakie przyjęto w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady WE NR 765/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. ustanawiającego wymagania w zakresie akredytacji i nadzoru rynku ( ) (Dz. U. UE L. 218/30 z dn ) 4.2. Załącznik nr 2 Historia wprowadzonych zmian w procedurze 8

9 Załącznik nr 2 Historia wprowadzonych zmian Nr wersji Opis wprowadzonej zmiany Nr 01 Wprowadzenie specyfikacji Nr 02 Przeniesienie zadań pomiędzy procesami ze względu na zmianę Regulaminu Organizacyjnego ENERGA-OPERATOR S.A. 9