ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY. o sprawowanie kompleksowego nadzoru autorskiego nad Systemem Informatycznym Kadry-Płace

Transkrypt

1 Załącznik nr 7 do SIWZ ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY o sprawowanie kompleksowego nadzoru autorskiego nad Systemem Informatycznym Kadry-Płace zawarta w Olsztynie w dniu. r. pomiędzy: Uniwersytetem Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie z siedzibą przy ul. Oczapowskiego 2, Olsztyn, utworzonym na mocy Ustawy z dnia 9 lipca 1999 r. o utworzeniu Uniwersytetu Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie (Dz. U. Nr 69, poz. 762), NIP: , REGON: , zwanym dalej Zamawiającym, którego reprezentuje: Kanclerz dr inż. Aleksander Socha a firmą... z siedzibą.. wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w., Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS.. NIP:..., REGON:... zwanym dalej Wykonawcą, którego reprezentuje: o następującej treści: Niniejsza umowa jest konsekwencją zamówienia publicznego nr 285/2013/PN/DZP realizowanego na podstawie Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia r. (Dz. U z dnia r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz następstwem dokonanego przez Zamawiającego w dniu. wyboru oferty w przetargu nieograniczonym. 1 Definicje 1. W niniejszej Umowie przyjęto następujące określenia: 1.1 System oprogramowanie, którego właścicielem i autorem jest Asseco S.A., składające się z następujących głównych bloków systemowych: - KADRY - PŁACE oraz zainstalowane oprogramowanie firm trzecich dotyczące bazy danych oraz systemu operacyjnego. Specyfikacja systemu w załączniku 1 do Umowy. 1.2 Awaria błąd całkowicie uniemożliwiający eksploatację Systemu, powodujący uszkodzenie lub utratę danych i nie pozwalający na znalezienie takiego sposobu używania Systemu, aby obejść jego skutki. 1.3 Usterka błąd ograniczający funkcjonalność Systemu nie wpływający jednak na podstawowe procesy przez niego realizowane. 1

2 1.4 Czas reakcji czas od momentu zgłoszenia problemu drogą telefoniczną, faksem lub pocztą elektroniczną do pisemnej (również za pomocą a) informacji ze strony Wykonawcy o przyjęciu zgłoszenia mogącej zawierać informacje o sposobie i terminie usunięcia Awarii lub Usterki. 1.5 Dzień Roboczy oznacza dni od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. 2 Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest sprawowanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego kompleksowego nadzoru autorskiego nad Systemem. 2. W skład kompleksowego nadzoru autorskiego wchodzą: 2.1. serwis oprogramowania, 2.2. pomoc techniczna i nadzór eksploatacyjny nad systemem operacyjnym i bazą danych, 2.3. usługi pozalicencyjne. 3 Serwis oprogramowania 1. Wykonawca zobowiązuje się w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 6 Umowy do dostarczania kolejnych (nowych) wersji Systemu wynikających ze zmian w obowiązujących ogólnokrajowych przepisach prawa w terminie umożliwiającym poprawną eksploatację Systemu. 2. Wykonawca w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 6 Umowy zobowiązany jest do zapewnienia poprawnego działania i usuwania Awarii oraz Usterek Systemu. Nie dotyczy to sytuacji, gdy Awarie lub Usterki powstały na skutek błędów popełnionych przez Zamawiającego w trakcie pracy na bazie danych poza aplikacją oraz Awarii lub Usterek nie związanych z samą aplikacją (np. awarie serwera, systemu operacyjnego, utrata spójności bazy danych) Zgłoszenia Awarii następują drogą telefoniczną, faksem lub pocztą elektroniczną w Dni Robocze. Awarie zgłoszone w inne dni lub po godzinie 16:00 traktowane będą jako zgłoszone pierwszego Dnia Roboczego o godzinie 8: Termin usunięcia Awarii ustala się maksymalnie na 12 godzin od momentu pisemnego (również za pomocą a) zgłoszenia Awarii przez Zamawiającego Prace zmierzające do usunięcia Awarii Systemu będą prowadzone w sposób ciągły, aż do usunięcia jej przyczyn i skutków Usterki będą usuwane w sposób uzgodniony pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w terminie nie dłuższym niż 7 dni od momentu pisemnego (również za pomocą a) zgłoszenia Usterki przez Zamawiającego Wykonawca może odmówić bezpłatnego usunięcia Awarii lub Usterki, gdy Zamawiający dokonał modyfikacji w Systemie bez uprzedniej zgody Wykonawcy wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania w gotowości zespołu programistów do wykonania modyfikacji Systemu. 4. Wykonawca zobowiązuje się do opieki nad kodem źródłowym Systemu. 5. Wykonawca zapewnia stały dostęp (hot-line) do specjalistów od eksploatacji Systemu w siedzibie Wykonawcy w Dni Robocze. 2

3 5.1. Zamawiający w ramach miesięcznej opłaty za nadzór autorski, o której mowa w 6 ust. 1 ma prawo do 20 godzin konsultacji (usługa hot-line) miesięcznie Listę osób uprawnionych do korzystania z usługi hot-line oraz listę osób udzielających konsultacji zawiera załącznik 2 do Umowy. 6. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia konsultacji z zakresu modyfikacji szablonów i algorytmów obliczeń płac. 7. Wykonawca zobowiązuje się do pomocy w weryfikacji i sprawdzaniu wprowadzanych przez Zamawiającego modyfikacji w szablonach i algorytmach obliczeń płac, w ramach konsultacji, o których mowa w ust. 5 i 6 powyżej. 8. Opłaty telekomunikacyjne związane z serwisem oprogramowania pokrywa Zamawiający na podstawie wykazu połączeń telefonicznych TP S.A. 9. O ile infrastruktura techniczna Zamawiającego umożliwi to, łączność modemowa pomiędzy siedzibą Zamawiającego i Wykonawcy może być zastąpiona połączeniem za pomocą sieci Internet. W takim przypadku Wykonawca nie będzie obciążał Zamawiającego kosztami połączeń telekomunikacyjnych. 4 Pomoc i nadzór eksploatacyjny nad systemem operacyjnym i bazą danych 1. Wykonawca zapewni stały dostęp do inżynierów systemowych (hot-line) we własnej siedzibie w Dni Robocze. 2. Opłaty telekomunikacyjne związane ze świadczeniem pomocy i nadzoru eksploatacyjnego nad Systemem pokrywa Zamawiający na podstawie wykazu rozmów telefonicznych TP S.A. 3. O ile infrastruktura techniczna Zamawiającego umożliwi to, łączność modemowa pomiędzy siedzibą Zamawiającego i Wykonawcy może być zastąpiona połączeniem za pomocą sieci Internet. W takim przypadku Wykonawca nie będzie obciążał Zamawiającego kosztami połączeń telekomunikacyjnych. 4. Prace wymagające pobytu inżynierów systemowych w siedzibie Zamawiającego rozliczane będą jak usługi pozalicencyjne. 5 Usługi pozalicencyjne 1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług pozalicencyjnych w dwóch zakresach: 1.1. Prace związane z rozwojem i modyfikacją oprogramowania Systemu, 1.2. Prace związane z systemem operacyjnym, bazą danych i systemem informatycznym. 2. Szczegółowy zakres prac związanych z rozwojem i modyfikacją Systemu zawiera: 2.1. Modyfikacje w oprogramowaniu wykonywane na pisemny wniosek Zamawiającego, w tym wynikające ze zmian przepisów wewnętrznych i branżowych, 2.2. Wykonywanie usprawnień i rozbudowy Systemu, 2.3. Instalacja i wdrożenie modyfikacji wynikających ze zmian w prawie ogólnopolskim, zmian na życzenie użytkownika, zmian przepisów branżowych i wewnętrznych, 2.4. Usuwanie skutków błędów operatorskich, 2.5. Usuwanie skutków błędów występujących w Systemie popełnionych przez Zamawiającego w trakcie pracy na bazie danych poza aplikacją, 2.6. Wykonanie grupowych operacji na danych, 3

4 2.7. Modyfikacja definicji parametrów oprogramowania (szablonów, słowników, algorytmów), zmiany w konfiguracji Systemu wynikające ze zmiany sprzętu, wersji bazy, systemu operacyjnego (np. przeniesienie danych), 2.8. Szkolenia nowych użytkowników, 2.9. Doszkalanie użytkowników, Wizyty konsultacyjne pracowników Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego. 3. Szczegółowy zakres prac związanych z systemem operacyjnym, bazą danych i systemem informatycznym obejmuje: 3.1. Diagnostykę i konfigurację backupów, 3.2. Instalację nowych wersji systemu operacyjnego i bazy danych, 3.3. Reinstalację systemu operacyjnego, bazy danych i systemu informatycznego. 4. Rozliczenie prac ujętych w 5 będzie następować warunkach wg poniższych zasad: 4.1. Wykonanie pracy opisanej w 5 ust. 2 i 3 następować będzie na podstawie pisemnego zlecenia wystawionego przez Zamawiającego, 4.2. Wykonawca przedstawi w ciągu 7 dni harmonogram realizacji prac i kosztorys, który musi być zatwierdzony przez Zamawiającego w formie pisemnej (również za pomocą a), 4.3. Podstawą do rozliczenia prac pozalicencyjnych i wystawienia przez Wykonawcę faktury będzie pisemny protokół wykonania prac pozalicencyjnych podpisany przez bezpośrednich użytkowników lub pełnomocnika Zamawiającego. 6 Wynagrodzenie 1. Wynagrodzenie za sprawowanie nadzoru autorskiego w ramach serwisu oprogramowania oraz sprawowania nadzoru eksploatacyjnego na systemem operacyjnym i bazą danych wynosi.. PLN (słownie: ) miesięcznie, w tym obowiązujący podatek VAT. 2. Usługi pozalicencyjne będą świadczone wg stawek godzinowych zdefiniowanych w załączniku 3 do Umowy i rozliczane zgodnie z 5 ust Wszelkie prace wykonane w siedzibie Wykonawcy rozliczane będą według przedstawionego kosztorysu zatwierdzonego przez Zamawiającego, 2.2. Wszelkie prace wykonane w siedzibie Zamawiającego rozliczane będą według faktycznie przepracowanych godzin. 3. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy wynosi... PLN brutto (słownie:...). 4. Zamawiający zapłaci wynagrodzenie przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę, w ciągu 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 5. Do wystawionych faktur zostanie doliczony podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. 6. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem VAT i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP:.. 7. Zamawiający oświadcza, że jest płatnikiem VAT i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP oraz upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur bez podpisu Zamawiającego. 4

5 8. Faktura wystawiona przez Wykonawcę wskazywać musi numer umowy, z której wynika płatność. W przypadku wynagrodzenia za wykonanie prac pozalicencyjnych do faktury należy dołączyć kopię podpisanego przez obie strony protokołu odbioru wykonania prac pozalicencyjnych. 9. Zamawiający jest uprawniony do odmowy zapłaty ceny w przypadku wystawienia faktury w sposób niezgodny z ust Indeksacja 1. Wszystkie ceny będą indeksowane zgodnie z roczną stopą inflacji wg indeksu wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego przez GUS. 2. Indeksacja następować będzie 1 marca każdego roku. 8 Skutki niedotrzymania terminów przez strony 1. Skutki niedotrzymania terminów przez Wykonawcę: 1.1. W przypadku niedotrzymania terminu przystąpienia do usuwania Awarii ( 3 ustęp 2 pkt. 2.2) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia, o którym mowa w 6 ust. 1 za każde rozpoczęte 24 godziny zwłoki W przypadku niedotrzymania ustalonego między Zamawiającym a Wykonawcą terminu usunięcia Usterki ( 3 ustęp 2 pkt. 2.4) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3% miesięcznego wynagrodzenia, o którym mowa w 6 ust. 1 za każde rozpoczęte 24 godziny zwłoki W przypadku odstąpienia od umowy lub rozwiązania umowy przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% miesięcznego wynagrodzenia, o którym mowa w 6 ust W przypadku naruszenia obowiązku określonego w 12 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia, o którym mowa w 6 ust Strony postanawiają, że w wypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminów uzgodnionych w ramach usług pozalicencyjnych z wyłącznej winy Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczania kar umownych w wysokości 100,00 zł za każdy dzień zwłoki. 2. Kary umowne mogą zostać potrącone z kwoty wynagrodzenia o którym mowa w 6 ust Zapłata kar umownych nie stanowi przeszkody do dochodzenia odszkodowania za szkody przewyższające wysokość kar umownych na zasadach ogólnych. 9 Autorskie prawa majątkowe 1. Z chwilą dostarczenia kolejnych (nowych) wersji Systemu wynikających ze zmian w obowiązujących ogólnokrajowych przepisach prawa lub wersji zmodyfikowanych zgodnie z 5 Wykonawca przenosi na Zamawiającego wszelkie majątkowe prawa autorskie do korzystania i rozporządzania nowymi oraz zmodyfikowanymi wersjami Systemu na wszelkich polach eksploatacji. 5

6 10 Warunki wypowiedzenia Umowy 1. Umowę zawarto na okres od dnia.. r. do dnia..., bądź do wyczerpania środków finansowych, które Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, tj.., w zależności od tego, która okoliczność nastąpi szybciej. 2. Strony mogą wypowiedzieć warunki niniejszej Umowy tylko w formie pisemnej z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. 3. W przypadku wystąpienia rażących zaniedbań ze strony Wykonawcy przy realizacji Umowy, Zamawiający pisemnie wezwie Wykonawcę do zaprzestania naruszeń wyznaczając w tym celu 14 dniowy termin po którego bezskutecznym upływie uprawniony będzie do rozwiązania Umowy w trybie natychmiastowym. 4. W przypadku rozwiązania, upadku, przeobrażeń firmy Wykonawcy wskaże on prawnego następcę, właściciela praw autorskich źródłowej wersji Systemu, a w przypadku braku takiego przekaże Zamawiającemu (w ramach wypłaconego wcześniej wynagrodzenia) aktualne wersje źródłowe Systemu zapisane na nośniku elektronicznym. 5. Wszelkie zmiany treści niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej potwierdzonej podpisami upoważnionych przedstawicieli obu stron pod rygorem nieważności. 11 Pełnomocnicy 1. Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się do wyznaczenia Pełnomocników w celu realizacji postanowień niniejszej Umowy: 1.1. Zamawiający wyznacza jako Pełnomocnika 1.2. Wykonawca wyznacza jako Pełnomocnika 2. Pełnomocnicy upoważnieni są do uzgadniania spraw związanych z bieżącą realizacją niniejszej Umowy. 3. Nieobecność Pełnomocnika nie zwalnia stron od obowiązków umownych. 4. Każda ze stron zobowiązuję się zawiadomić pisemnie drugą stronę o zmianie Pełnomocnika, która to zmiana będzie skuteczna od dnia doręczenia drugiej stronie ww. zawiadomienia. 12 Ochrona danych osobowych 1. Wykonawca zobowiązany jest bezwzględnie przestrzegać obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych stanowiących tajemnicę Zamawiającego, które zostały udostępnione Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z wykonywaniem niniejszej umowy oraz uzyskanych przy okazji jej wykonywania i nie ujawniać ich osobom trzecim, poza odpowiednimi pracownikami Wykonawcy i wyłącznie w celu prawidłowej realizacji umowy. 3. W celu prawidłowego wykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z niniejszej Umowy i wyłącznie w zakresie niezbędnym dla wykonania przez Wykonawcę takich obowiązków, Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie wszelkich rodzajów danych osobowych dotyczących pracowników Zamawiającego obejmujące: Nazwisko i imię (imiona), Numer ewidencyjny, Imiona rodziców, Data i miejsce urodzenia, Nazwisko panieńskie, Adres 6

7 zamieszkania, Adres do korespondencji, Numer PESEL, Numer NIP, Numer telefonu, Numer konta bankowego, Nr książeczki wojskowej, Stan rodzinny (imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci) w celu zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, Seria i nr dowodu osobistego oraz dane osobowe klientów Zamawiającego obejmujące Nazwisko i imię (imiona), Imiona rodziców, Data i miejsce urodzenia, Nazwisko panieńskie, Adres zamieszkania., Adres do korespondencji, Numer PESEL, Numer telefonu, Seria i nr dowodu osobistego, jednak wyłącznie w zakresie ich opracowywania, utrwalania i przechowywania na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. jedn. z 2002 r. Dz. U. nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Wykonywanie przez Wykonawcę operacji przetwarzania danych w zakresie lub celu przekraczających zakres i cel opisane powyżej wymaga każdorazowej pisemnej zgody Zamawiającego. 4. Dostęp Wykonawcy do danych osobowych odbywa się z zastrzeżeniem dopełnienia przez Zamawiającego wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024). 5. Wykonawca zobowiązuje się zapoznać upoważnione osoby z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, oraz zobowiązać je do ich stosowania, a także do zachowania w tajemnicy danych osobowych uzyskanych w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy. 6. Wykonawca oświadcza, iż zastosuje środki zabezpieczające, o których mowa w art ustawy o ochronie danych osobowych (t. jedn. z 2002 r. Dz. U. nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024). 13 Postanowienia końcowe 1. Wykonawca zastrzega sobie prawo do opiniowania upgrade ów sprzętowych serwerami innych elementów, w tym systemu operacyjnego, na którym będzie eksploatowany System. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu Cywilnego. 3. Wszelkie spory powstałe w związku z realizacją niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądowi właściwemu dla siedziby Zamawiającego. 4. Zamawiający przewiduje w ramach zawartej umowy zmiany dotyczące terminu realizacji umowy, ze względu na wystąpienie okoliczności nie dających się przewidzieć przed zawarciem umowy, np. działanie siły wyższej, jeżeli okoliczność ta nie była zależna od Wykonawcy. 5. Zmiana umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 6. Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego, jeden egzemplarz dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Sporządziła: Magdalena Zawisza 7

8 Załącznik 1 do umowy..z dnia Specyfikacja Systemu Podstawowe elementy Systemu PŁACE KADRY 1. Płace 2. Kadry 3. Zobowiązania 4. Fundusz Socjalny 5. Dekretacja 6. ZUS deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe, komunikacja z programem Płatnik 7. PIT sprawozdawczość do Urzędów Skarbowych 8. Bezosobówka 9. Fundusz Motywacyjno Wdrożeniowy ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 8

9 Załącznik 2 do umowy nr z dnia Lista osób uprawnionych do korzystania z usługi hot-line.... Lista osób wyznaczonych do udzielania konsultacji w ramach Pomocy i nadzoru eksploatacyjnego nad Systemem :.... ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 9

10 Załącznik 3 do umowy z dnia... Stawki za usługi pozalicencyjne Stawki za prace wykonywane w siedzibie Wykonawcy lub Zamawiającego Pozycja Jednostka rozliczeniowa Stawka (PLN) brutto Prace analityczno-projektowe Roboczogodzina Prace programistyczne Roboczogodzina Asysta wdrożeniowa Roboczogodzina Szkolenie Roboczogodzina Prace inżyniera systemowego Roboczogodzina ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 10