OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych dla Projektu pn. "Budowa i przebudowa infrastruktury drogowej w ciągu dróg wojewódzkich nr 559 i 562 w Płocku wraz z niezbędną infrastrukturą" współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , poprzez zastosowanie następujących instrumentów informacyjnych i promocyjnych: 1) tablice informacyjne 2) tablice pamiątkowe 3) informacja na billboardach 4) konferencja podsumowująca projekt Projekt pn. "Budowa i przebudowa infrastruktury drogowej w ciągu dróg wojewódzkich nr 559 i 562 w Płocku wraz z niezbędną infrastrukturą" współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , Priorytet III Regionalny system transportowy, Działanie 3.1. Infrastruktura drogowa. Cel zamówienia: Celem działań informacyjnych i promocyjnych jest zwiększenie świadomości opinii społecznej na temat udziału środków Unii Europejskiej w projektach realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Działania informacyjne i promocyjne podejmowane w związku z realizacją Projektu pn. "Budowa i przebudowa infrastruktury drogowej w ciągu dróg wojewódzkich nr 559 i 562 w Płocku wraz z niezbędną infrastrukturą" w sposób bezpośredni będą służyły informowaniu opinii publicznej o fakcie dofinansowania realizacji Projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego i promocji unijnego źródła dofinansowania Projektu. Wymagania ogólne: Działania informacyjne i promocyjne objęte przedmiotem zamówienia wykonane zostaną zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, 1

2 Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 roku ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego pn. Wytyczne w zakresie informacji i promocji, Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata , aktualnych na dzień realizacji działań Wytycznych dla Beneficjentów w zakresie działań informacyjno promocyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz innych właściwych wytycznych Instytucji Zarządzającej/Instytucji Pośredniczącej/Instytucji Wdrażającej dotyczących realizacji obowiązków informacyjno promocyjnych oraz zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Charakterystyka przedmiotu zamówienia: Zamawiający powierza Wykonawcy przeprowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych dla Projektu pn. "Budowa i przebudowa infrastruktury drogowej w ciągu dróg wojewódzkich nr 559 i 562 w Płocku wraz z niezbędną infrastrukturą", poprzez wykonanie następujących instrumentów informacyjnych i promocyjnych: 1. Tablice informacyjne (4 sztuki) Specyfikacja techniczna tablicy informacyjnej: a) Rozmiar planszy tablicy: 2 m (szerokość) x 1,5 m (wysokość) w układzie poziomym, umieszczona na wysokości min. 2,5 m od podłoża do dolnej krawędzi tablicy. b) Materiał: blacha aluminiowa, kształtowniki stelażu stalowe, zmywalna folia samoprzylepna. Tablica wykonana zostanie z materiałów trwałych, tj. odpornych na warunki atmosferyczne. c) Kolorystyka: pełna d) Technika: tablice wykonane zostaną techniką gwarantującą wysoką estetykę, czytelność zamieszczonych na nich informacji oraz wierność wykonania i odwzorowania elementów graficznych i kolorów. e) Konstrukcja: tablica ustawiona na konstrukcji stalowej - pomalowanej, stabilnie z gruntem związanej przy zachowaniu odpowiedniej techniki montażu. f) Tablica jednostronna. g) Treść planszy tablicy: Tablica informacyjna musi zawierać elementy zgodne z Wytycznymi dla Benefcjentów w zakresie działań informacyjno promocyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego bądź innymi wytycznymi/rekomendacjami właściwymi na datę realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności: logo Narodowej Strategii Spójności w formie znaku programu regionalnego, zamieszczone z lewej strony zestawienia znaków, emblemat UE wraz z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej oraz odwołaniem słownym do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, umieszczone po prawej stronie zestawienia znaków, logotyp marki Mazowsze umieszczone pomiędzy logo NSS a emblematem UE, 2

3 informację o współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, hasło Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w brzmieniu: dla rozwoju Mazowsza, tytuł projektu, poziom dofinansowania z EFRR, nazwę beneficjenta. Układ tablicy informacyjnej: nagłówek tablicy: Obszar nagłówka powinien zajmować 25% całkowitej powierzchni tablicy. W tej części powinny pojawić się: logotyp RPO WM oraz hasło Programu: dla rozwoju Mazowsza. środek tablicy: W środkowej części tablicy należy umieścić tytuł projektu oraz informację o poziomie dofinansowania z EFRR. Na samym dole należy umieścić nazwę beneficjenta. Obszar środka tablicy powinien zawierać około 50% jej całkowitej powierzchni. Stopka tablicy: Obszar stopki powinien zajmować co najmniej 25% całkowitej powierzchni tablicy i zawierać informację o współfinansowaniu ze środków EFRR wyrażoną w zdaniu: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Dodatkowe wymagania: a) Wykonawca wykona projekt graficzny planszy tablic informacyjnych i przedstawi go do akceptacji Zamawiającemu, b) Wykonawca wykona projekt techniczny konstrukcji tablicy wraz z jej kolorystyką i przedstawi go do akceptacji Zamawiającego, c) Wykonawca wykona tablice informacyjne i zamontuje/ustawi je w miejscu wskazanym przez Zamawiającego i dostarczy Zamawiającemu dokumentację fotograficzną zamontowanych tablic w wersji elektronicznej (płyta CD/DVD), d) Wykonawca zapewni konserwację tablic informacyjnych od daty podpisania protokołu ich odbioru do czasu ich zastąpienia tablicami pamiątkowymi. Termin wykonania: Projekt tablicy informacyjnej, tj. projekt graficzny planszy tablicy i projekt techniczny konstrukcji tablicy wraz z opisem, przekazany zostanie Zamawiającemu w terminie 3 dni od daty podpisania umowy, a tablice wykonane i zamontowane zostaną przez Wykonawcę w terminie 5 dni od daty zatwierdzenia projektu tablicy przez Zamawiającego i uzyskania przez Zamawiającego zgody na wykonanie robót (zgłoszenie zamiaru wykonania robót). 2. Tablice pamiątkowe naklejki na plansze tablic informacyjnych (4 szt.) W ramach realizacji przez Wykonawcę obowiązku wykonania tablic pamiątkowych, wykona on 4 (cztery) naklejki na plansze tablic informacyjnych, zwierające dane i informacje spełniające wymagania planszy tablicy pamiątkowej, tj.: 3

4 a) Rozmiar naklejki na plansze tablic informacyjnych: 2 m (szerokość) x 1,5 m (wysokość) w układzie poziomym, b) Materiał: zmywalna folia samoprzylepna - wykonana z materiałów trwałych, tj. odpornych na warunki atmosferyczne. c) Kolorystyka: pełna d) Technika: naklejki wykonane zostaną techniką gwarantującą wysoką estetykę, czytelność zamieszczonych na nich informacji oraz wierność wykonania i odwzorowania elementów graficznych i kolorów. e) Treść planszy tablicy (naklejki): tablica pamiątkowa musi zawierać elementy zgodne z Wytycznymi dla Benefcjentów w zakresie działań informacyjno promocyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego bądź innymi wytycznymi/rekomendacjami właściwymi na datę realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności: logo Narodowej Strategii Spójności w formie znaku programu regionalnego, zamieszczone z lewej strony zestawienia znaków, emblemat UE wraz z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej oraz odwołaniem słownym do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, umieszczone po prawej stronie zestawienia znaków, logotyp marki Mazowsze umieszczone pomiędzy logo NSS a emblematem UE, informację o współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , hasło Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w brzmieniu: dla rozwoju Mazowsza, tytuł projektu, poziom dofinansowania z EFRR, okres realizacji inwestycji, nazwę beneficjenta. Układ tablicy pamiątkowej: nagłówek tablicy: Obszar nagłówka powinien zajmować 25% całkowitej powierzchni tablicy, na którym znajduje się zestawienie logotypu RPO WM. W tej części powinno pojawić się także hasło Programu: dla rozwoju Mazowsza. środek tablicy: W środkowej części tablicy należy umieścić tytuł projektu oraz informację o poziomie dofinansowania z EFRR. Na samym dole należy umieścić okres realizacji inwestycji oraz nazwę beneficjenta. Obszar środka tablicy powinien zawierać około 50% jej całkowitej powierzchni. stopka tablicy: Obszar stopki powinien zajmować co najmniej 25% całkowitej powierzchni tablicy i zawierać informację o współfinansowaniu ze środków EFRR wyrażoną w zdaniu: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego województwa mazowieckiego

5 Dodatkowe wymagania: a) Wykonawca wykona projekt graficzny planszy tablicy (naklejki) i przedstawi go do akceptacji Zamawiającemu, b) Wykonawca wykona naklejki planszy tablicy i zamontuje/wyklei je na wykonanych wcześniej tablicach informacyjnych oraz dostarczy Zamawiającemu dokumentację fotograficzną tablic pamiątkowych w wersji elektronicznej (płyta CD/DVD), c) Jeżeli w celu prawidłowego i trwałego wyklejenia tablic pamiątkowych, konieczny będzie demontaż, a następnie ponowny montaż tablic informacyjnych, czynności i koszty z tym związane obciążają Wykonawcę, d) Wykonawca zapewni konserwację tablic pamiątkowych w okresie minimum 5 lat od daty podpisania protokołu odbioru tablic pamiątkowych bez uwag - nie częściej niż 2 razy w roku (dotyczy każdej tablicy). Termin wykonania: Projekt tablicy pamiątkowej - naklejki na plansze tablicy informacyjnej spełniające wymagania planszy tablicy pamiątkowej, tj. projekt graficzny, przekazany zostanie Zamawiającemu w terminie 3 dni od daty wezwania Wykonawcy przez Zamawiającego, a montaż/wyklejenie plansz tablicy pamiątkowej na dotychczasowe tablice informacyjne nastąpi w terminie 5 dni od daty zatwierdzenia projektu planszy tablicy pamiątkowej przez Zamawiającego. Konserwacja tablic informacyjnych i pamiątkowych oznacza utrzymanie obiektów tablic w dobrym stanie technicznym. Zapewnienie konserwacji tablic przez Wykonawcę oznacza m.in. obowiązek ich naprawy w przypadku uszkodzenia czy zniszczenia, dokonywania czynności zapewniających zachowanie odpowiedniej czytelności i estetyki tablic (np. malowanie konstrukcji, uzupełnianie ubytków, wzmacnianie konstrukcji, czyszczenie itp.). Częstotliwość konserwacji tablic uzależniona będzie od rzeczywistego faktycznego stanu tablic. Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia konserwacji tablic w przypadku gdy będzie uzasadniał to ich zły stan techniczny, tj. np. dojdzie do zniszczenia, uszkodzenia tablicy, bądź będzie ona wymagała czyszczenia w celu zapewnienia jej estetyki i czytelności. Wykonawca dokona konserwacji tablic pamiątkowych i informacyjnych na wezwanie Zamawiającego w terminie uzgodnionym przez Strony, a w braku takiego uzgodnienia, w terminie wskazanym przez Zamawiającego. 3. Informacja na billboardach: Wykonawca wydrukuje i wyklei 19 sztuk powierzchni reklamowej na nośniku typu billboard o wymiarach 5,04 m x 2,38 m, zlokalizowanych na terenie miasta Płocka. Rodzaj nośników: 4 szt. dwustronne stojące (łącznie 8 tablic do wyklejenia) 2 szt. wiszące wymaga użycia podnośnika 9 szt. jednostronnych stojących Projekt graficzny informacji przekazany zostanie Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej na podany w umowie adres bądź fttp Wykonawcy. Nośniki typu billboard udostępnione zostaną Wykonawcy nieodpłatnie przez Urząd Miasta Płocka. Okres ekspozycji każdego z billboardów 2 tygodnie 1 rodzaj informacji reklamowej. Ekspozycja równoległa na 19 nośnikach typu billboard. 5

6 Wydruk jednostronny FULL COLOR, metodą twardego solwentu, papier billboardowy typu Bluebeck, montaż z użyciem podnośnika. Dodatkowe wymagania: Wykonawca zobowiązany będzie do utrzymania nośnika wyklejonej powierzchni reklamowej w stanie należytym w okresie ekspozycji (czyszczenie, usuwanie usterek itp.), Wykonawca dostarczy Zamawiającemu raport z realizacji zadania wraz z dokumentacją fotograficzną w formie elektronicznej w ciągu 5 dni roboczych od momentu wyklejenia plakatów na nośnikach. Termin wykonania: Wydruk i wyklejenie wszystkich powierzchni reklamowych nastąpi w terminie 5 dni od daty przekazania Wykonawcy projektu graficznego przez Zamawiającego - przewidywany termin wykonania 16 listopada 2015 roku). 4. Konferencja podsumowująca projekt: Wykonawca zorganizuje i zapewni obsługę konferencji podsumowującej projekt. Konferencja odbędzie się w siedzibie Zamawiającego. Udostępnienie sali przez Zamawiającego nastąpi nieodpłatnie. Wykonawca zapewni podczas konferencji ciągłą informację o unijnym źródle dofinansowania Projektu w postaci materiałów informacyjnych: 1. stojaka Eventowego (1 szt.) Stojak na grafikę dużych rozmiarów, dwustronna ekspozycja reklamy, łatwy i szybki montaż. Konstrukcja panelu: dibond (aluminium z pvc) wyklejony laminowana grafiką, zamknięte w ramę aluminiowwą anodowaną nogi wykonane z aluminium, z łatwym systemem mocowania. Wymiary: Wysokość: 200 cm, szerokość: 60 cm, grafika: 180x60 cm Projekt graficzny przygotowany i przekazany przez Zamawiającego wydruk i montaż po stronie Wykonawcy. 2. potykacza zewnętrznego A1 (1 szt.) Potykacz zewnętrzny, składany i mobilny, dwustronny, wyposażony w 2 kółka, na plakaty w formacie A1, z folią ochronną odporną na promieniowanie UV mocowaną z tylnej strony stojaka, szybka wymiana plakatu, stojak jest bardzo stabilny oraz odporny na warunki atmosferyczne, materiał: stal, kolor: srebrny, wymiary: 720 x 1150 x 700 mm (szer. x wys. x gł.). Projekt graficzny przygotowany przez Zamawiającego wydruk i montaż po stronie Wykonawcy Wykonawca zabezpieczy dla potrzeb organizowanej konferencji obsługę i sprzęt techniczny niezbędny do jej przeprowadzenia. Uczestnikami konferencji będą przedstawiciele mediów lokalnych/regionalnych, przedstawiciele Zamawiającego, przedstawiciele Wykonawców. Czas trwania: 1 2 godziny Liczba uczestników: do 50 osób Wykonawca zapewni serwis kawowy podczas konferencji obejmujący: napoje gorące (kawa, herbata minimum 3 rodzaje), zimne napoje (woda mineralna gazowana i niegazowana, soki minimum 3 rodzaje), ciastka minimum 3 rodzaje, mleko do kawy, cytryna, cukier. Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny obejmujący między innymi przygotowanie, nakrycie, niezbędne 6

7 naczynia (zastawa, termosy itp.), sztućce oraz inne elementy niezbędne do prawidłowego przygotowania serwisu kawowego dla minimum 50 uczestników. Wykonawca przygotuje dla każdego uczestnika konferencji komplet materiałów obejmujący: teczka konferencyjna zawierająca program konferencji (50 szt.) Do materiałów formatu A4, wymiar 218x304 mm, papier kredowy, matowy, gramatura 300 g, wykrawana i składana, wydruk dwustronny, full-kolor wg projektu Zamawiającego. pendrive (50 szt.) - Karta pamięci USB, nadruk dwustronny full-kolor wg projektu Zamawiającego, technologia Chip On Board - Gwarancja: dożywotnia - Pojemności: 8 GB - Wymiary: 54,3 x 85,6 x 1,5 mm - Znakowanie: kolorowy nadruk cyfrowy (CMYK) - Materiał: tworzywo - Maksymalna powierzchnia znakowania: 54,3 x 85,6 mm (przód/tył) smycze (50 szt.) Smycz sublimacyjna, długość ok. 850 mm, szerokość ok. 15 mm, kolor biały z nadrukiem full-kolor, dwustronnym, smycz bez łącznika, z karabinkiem i pętelką na telefon komórkowy. kubek termiczny (50 szt.) kubek termiczny, podwójne ścianki ze stali nierdzewnej z próżnią między ściankami, kolor białym, nadruk: nadruk na maksymalnej powierzchni monochromatyczny wg projektu Zamawiającego, pokrywka z przesuwanym zamknięciem, bez uchwytu, pojemność: min 350 ml materiał: stal nierdzewna i plastik Dodatkowe wymagania: a) Wszystkie materiały reklamowe muszą zostać oznakowane przez Wykonawcę (w zakresie parametrów kolorystycznych, kształtu, rozmiaru i odległości pomiędzy logotypami), zgodnie z zasadami zawartymi w opracowaniu WYTYCZNE DLA BENEFICJENTÓW W ZAKRESIE DZIAŁAŃ INFORMACYJNO - PROMOCYJNYCH W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO , b) Wykonawca przed przygotowaniem nadruku na materiałach przedstawi Zamawiającemu do akceptacji wizualizacje, c) Wykonawca przekaże Zamawiającemu podpisaną przez uczestników konferencji listę obecności. d) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu raport z realizacji zadania wraz z dokumentacją fotograficzną w formie elektronicznej. 7

8 Termin wykonania: Konferencja podsumowująca projekt zorganizowana zostanie pod koniec realizacji inwestycji, w terminie maksymalnie do czterech (4) tygodni od daty powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o konieczności przystąpienia do prac. Termin realizacji całości przedmiotu zamówienia: Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia w terminach określonych w opisie przedmiotu zamówienia i umowie, przy czym ostateczny termin zakończenia działań informacyjnych i promocyjnych to 30 listopada 2015 roku. Dodatkowe wymagania związane z realizacją zamówienia: 1. Treść, zakres, forma graficzna itp. instrumentów informacyjnych składających się na przedmiot zamówienia Wykonawca uzgadnia z Zamawiającym. Zamawiający ma prawo wnoszenia uwag, które Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić. 2. Uwzględniając charakter Projektu oraz przedmiot zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do aktywnej współpracy z Zamawiającym, w zakresie objętym przedmiotem zamówienia oraz do uwzględniania zaleceń, wytycznych Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Wdrażającej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego dotyczących przygotowywanych przez Wykonawcę instrumentów informacyjnych i promocyjnych. Sporządziła: Agata Turalska Biuro Inwestycji Strategicznych Joanna Krzemińska Wydział Promocji i Informacji. 8