ZASTOSOWANIE MAP PROCESÓW W ZARZ DZANIU FIRM O PRODUKCJI JEDNOSTKOWEJ JERZY MIZGAŁA

Transkrypt

1 ZASTOSOWANIE MAP PROCESÓW W ZARZ DZANIU FIRM O PRODUKCJI JEDNOSTKOWEJ JERZY MIZGAŁA Streszczenie W artykule przedstawiono sposób tworzenia mapy procesu monta u urawia przeno nego na podwoziu samochodu ci arowego. Omówiono zalety wynikaj ce z zastosowania mapy w zarz dzaniu produkcj przedsi biorstwa zajmuj cego si produkcj jednostkow. Słowa kluczowe: mapa procesu, produkcja jednostkowa, uraw przeno ny 1. Wst p W ostatnich latach coraz cz ciej w trakcie dostosowywania przedsi biorstwa do wyst puj cych w jego otoczeniu zmian stosowana jest metoda procesowego podej cia do zarz dzania przedsi biorstwem [1]. Mianem podej cia procesowego mo na okre li wykorzystanie systemu procesów w organizacji wraz z ich identyfikacj, wzajemnymi oddziaływaniami oraz zarz dzaniem [4,5]. Ró ni autorzy przedstawiaj to poj cie w zbli ony sposób. I tak: według [9] proces to: funkcja przekształcaj ca stan wej cia w stan wyj cia. W tej samej ksi ce autor zwraca uwag, e: proces pokazuje fragment systemu przekształcaj cy dane na wyniki, tzn. sposób, w jaki pewne dane zmieniaj si w wyniki. Nieco inaczej poj cie procesu definiuj autorzy ksi ki [7]. Otó twierdz oni, i proces jest ci giem powi zanych ze sob działa, które prowadz do przekształcenia wszelkich nakładów w produkt procesu.. Opracowana przez nich definicja procesu ukierunkowana jest na dostawc, produkt oraz Klienta. Równie autor pozycji [2] wskazuje na to, i proces to zbiór działa, które elementy wej- ciowe przetwarzaj w elementy wyj ciowe przedstawiaj ce warto dla klienta. Kierowanie przedsi biorstwem zatem to zbiór procesów ukierunkowanych na jeden cel: zaspokajanie potrzeb klienta. W projektowaniu systemu i definiowaniu zachodz cych w nim procesów, wykorzystuje si tzw. mapy procesów. Mapa procesów jest graficznym przedstawieniem procesu b d zespołu procesów wraz z ich wzajemnymi powi zaniami. Daje mo liwo przedstawienia w formie graficznej wszystkich działa i powi za w organizacji. Zastosowanie mapy umo liwia realizacj podej cia procesowego, jest jednym z jego elementów i ułatwia jego doskonalenie. Tworzenie mapy sprowadza si do opisania przedsi biorstwa w sposób, który umo liwi identyfikacj zachodz cych w nim zjawisk.

2 192 Zastosowanie map procesów w zar dzaniu firm o produkcji jednostkowej 2. Mapa procesu Mapowanie procesów jest przedstawieniem graficznym procesów w danym przedsi biorstwie po to, aby zorientowa si, co si w firmie dzieje teraz lub co si ma dzia w przyszło ci. W najprostszym uj ciu mo na powiedzie, e mapa procesu przedstawia poziome i pionowe powi zania w przedsi biorstwie pomi dzy struktur organizacji, a operacjami w niej si odbywaj cymi [8]. Mapa procesu powinna opisywa : wykonawców działa (np. konstruktor, dyrektor techniczny, kierownik handlowy), mechanizmy realizacji działa (np. u ywane systemy informatyczne), informacje b d ce rezultatem wykonania działa (np. projekt zabudowy urawia), wyniki wykonania działa (np. zlecenie produkcyjne). Najprostszym sposobem na uzyskanie takiego opisu jest zastosowanie techniki dekompozycji struktury, która polega na podziale struktury na mniejsze elementy, a nast pnie opisaniu ich w sposób wła ciwy dla danego problemu. W przypadku, gdy opis taki jest niewystarczaj cy, dokonuje si podziału wskazanych wcze niej elementów na cz ci o mniejszym stopniu zło ono ci. Nie nale y jednak zbytnio rozdrabnia analizowanej struktury, gdy prowadzi to mo e do zatracenia pierwotnego kształtu przedmiotu analizy [6]. Mapa, której sposób stworzenia opisano w niniejszym artykule odzwierciedla proces monta u urawia przeno nego na podwoziu samochodu ci arowego w pewnym zakładzie produkcyjnym. Zakład ten montuje urz dzenia na konkretne zamówienie klienta, mo emy wi c tu mówi o produkcji jednostkowej. Niektóre etapy monta u powtarzaj si dla wszystkich urz dze, s te i takie, które maj miejsce tylko w okre lonych przypadkach: dla okre lonych typów urawi, niektórych rodzajów podwozi b d ich okre lonych jednostkowych parametrów, w innych nie wyst puj. Dzi ki wykonaniu mapy udało si odkry kilka krytycznych miejsc, dla których poprawa b d zmiana sposobu organizacji pracy, czy te wcze niejsze wykonanie pewnych działa mo e skutkowa skróceniem całkowitego czasu monta u i wpłyn tym samym na zwi kszenie satysfakcji klienta. 3. Proces tworzenia mapy Na wst pie, korzystaj c ze schematu organizacyjnego firmy oraz przeprowadzaj c wywiady z pracownikami ustalono, które z komórek organizacyjnych firmy i jakie firmy zewn trzne bior zazwyczaj udział w procesie produkcji. Trakcie procesu monitorowano wykonywane czynno ci, dokumentuj c je za pomoc fotografii i jednocze nie prowadz c notatki odno nie jego przebiegu z uwzgl dnieniem zgodno ci terminów wykonania z ustalonym harmonogramem, a tak e przyczyn, powoduj cych powstanie opó nie w stosunku do ustalonego planu. Dzi ki temu udało si podzieli proces monta u na 5 etapów, którym przyporz dkowano poszczególne komórki organizacyjne, firmy zewn trzne, bior ce udział w procesie, a tak e poszczególnych pracowników (dla badanej firmy charakterystyczna jest wielozawodowo pracowników). W pierwszym etapie kierownik działu sprzeda y, specjali ci ds. sprzeda y produktów wraz z konstruktorem przedstawili Klientowi propozycj sprzeda y, która zawierała specyfikacj proponowanej zabudowy z doborem typu urawia i podwozia w kompletacji spełniaj cej indywidualne potrzeby klienta, regulamin sprzeda y, cennik, projekt wst pny zabudowy oraz przewidywany termin zako czenia monta u. W etapie drugim po podpisaniu umowy z Klientem dyrektor techniczny w porozumieniu ze specjalist ds. planowania produkcji opracował zlecenie produkcyj-

3 193 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, 2011 ne, które zawierało dokumentacj techniczn zabudowy, przygotowan przez konstruktora i plan produkcji, opracowany przez dyrektora operacyjnego ds. produkcji i serwisu. Nast pnie specjalista ds. planowania produkcji zło ył zamówienie na niezb dne materiały do zabudowy urawia. Po dokonaniu zakupów wystawił zlecenie transportowe do działu transportu, który dostarczył materiały i dokumenty do magazynu zakładu produkcyjnego, który znajduje si w do du ej odległo- ci od głównej siedziby firmy. Etap trzeci rozpocz ł si po otrzymaniu zlecenia wewn trznego, dokumentacji technicznej oraz materiałów i podzespołów, które były niezb dne do wykonania zabudowy urawia. Dotarło równie podwozie samochodu SCANIA, zakupione przez Klienta i uraw PALFINGER PK EL, wykonany na specjalne zamówienie w fabryce w Austrii. Wykonanie nast pnych czynno ci odbywało si na stanowisku monta owym (rys. 1), które zapewniało przestrze robocz, pozwalaj c na swobodne wykonywanie zaplanowanych prac. Wszystkie operacje w etapie trzecim wykonywane były przez specjalistów ds. monta u konstrukcji stalowej. Rysunek 1. Samochód ci arowy przygotowany do wjazdu na stanowisko monta owe Po ustawieniu samochodu na stanowisku zdemontowano niektóre elementy samochodu (tłumik, zbiornik paliwa, zbiorniki powietrza, koło zapasowe), które mogły utrudnia monta ramy po redniej. Nast pnie zweryfikowano zgodno projektu ze stanem dostarczonego podwozia. Okazało si, e nie zostały zamówione wszystkie elementy konstrukcji stalowej, potrzebne do zabudowy ramy pomocniczej na tym konkretnym egzemplarzu. Dyrektor operacyjny zamówił w firmie zewn trznej 1 brakuj ce elementy, podczas gdy pracownicy wykonali korekt poło enia akumulatorów w celu unikni cia kolizji z podporami dodatkowymi, których monta okazał si niezb dny ze wzgl du na warunki stateczno ci urawia. Spowodowane tym opó nienie wyniosło 4 dni. Po odbiorze zamówionych materiałów wykonano zgodnie z wymaganiami producenta podwozia, firmy SCANIA i producenta urawia, firmy PALFINGER ram po redni, która słu y do zamontowania urawia, dodatkowych podpór oraz skrzyni ładunkowej (rys. 2). Do spasowania cz ci ramy przed przeniesieniem na stanowisko spawalnicze wykorzystano podwozie. Po zako czeniu prac spawalniczych rama została oczyszczona z odprysków spawalniczych, poddana kontroli jako ci i przekazana do malowania. Malowanie wykonywała firma zewn trzna 2.

4 194 Zastosowanie map procesów w zar dzaniu firm o produkcji jednostkowej Przy odbiorze malowania stwierdzono niezgodno wykonania z wcze niejszymi ustaleniami, w zwi zku z czym dyrektor operacyjny podj ł decyzj o wykonaniu poprawek we własnym zakresie, a Klient został poinformowany o kolejnej zmianie terminu zako czenia pracy, tym razem o 6 dni. Po dokonaniu poprawek rama została przekazana do dalszego monta u. Etap czwarty obejmował wszystkie czynno ci zwi zane z monta em urawia. Wykonywane one były przez specjalistów ds. monta u mechanicznego i pneumatycznego oraz specjalist ds. monta u instalacji elektrycznej. Po ostatecznym monta u ramy pomocniczej ze skrzyni ładunkow na podwoziu samochodowym przyst piono do monta u urawia (rys. 3). Umiejscowiono go w tylnej cz ci ramy pomocniczej. Rysunek 2. Proces przygotowania ramy pomocniczej Rysunek 3. Monta urawia Wykonanie instalacji hydraulicznej odbyło si na podstawie schematu z dokumentacji projektowej oraz wytycznych producenta urawia. Zespół specjalistów ds. monta u mechanicznego i pneumatycznego indywidualnie dopasowywał długo ci przewodów hydraulicznych, ł cz cych

5 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, poszczególne elementy składowe układu. Instalacj elektryczn wykonano w oparciu o projekt oraz wytyczne producenta samochodu i urawia jednocze nie (podobnie, jak w przypadku monta u ramy po redniej). Po monta u instalacji elektrycznej oraz hydraulicznej dokonano testowego uruchomienie urawia. Miało to na celu stwierdzenie poprawno ci monta u podzespołów oraz sprawdzenia działania i szczelno ci instalacji. Po wykonaniu prób ruchowych ustawiono uraw do pozycji transportowej. Ten typ urawia, ze wzgl du na swoje parametry, wymaga zastosowania dodatkowego wspornika za kabin kierowcy w celu pewnego mocowania wysi gnika w czasie jazdy. Wykonanie takiego wspornika nie jest wymagane przy monta u innych typów urawi. Wspornik wykonano ze stalowych profili zamkni tych, przyspawano do podłogi skrzyni ładunkowej i pomalowano. Operacja ta, ze wzgl du na swój jednostkowy charakter, nie była poprzedzona wykonaniem dokładnego projektu przez konstruktora, który ograniczył si do podania ogólnych wytycznych (przekroje profili zamkni tych, grubo ci cianek, kształt). Indywidualne wykonanie i dopasowania wspornika trwało 3 dni. Po ukształtowaniu wspornika wykonano prace uzupełniaj ce, a mianowicie: monta podłogi skrzyni ładunkowej (rys. 4), instalacj zbiornika oleju wraz z chłodnic, monta aluminiowych burt skrzyni ładunkowej, instalacj osłon bocznych, tzw. antyrowerowych, instalacj dodatkowej skrzyni na narz dzia, monta wsporników mocuj cych rozdzielacz sterowania podporami dodatkowymi. Rysunek 4. Monta podłogi skrzyni ładunkowej

6 196 Zastosowanie map procesów w zar dzaniu firm o produkcji jednostkowej Po wykonaniu uzupełniaj cych czynno ci monta owych uruchomiono uraw celem sprawdzenia ci nienia roboczego w układzie hydraulicznym zgodnie z danymi w dokumentacji techniczno ruchowej producenta. Po sprawdzeniu ci nie maszyna wyjechała do firmy zewn trznej 3 celem przeprowadzenia operacji wa enia. Operacja ta ma na celu okre lenie masy całkowitej pojazdu po monta u urawia oraz wyznaczenie nacisków na osie. Jest to istotne do weryfikacji oblicze dopuszczalnego ładunku, który mo e by przewo ony na skrzyni ładunkowej, a tym samym dopuszczalnego obci enia osi przedniej i tylnej, wynikaj cych z Kodeksu o Ruchu Drogowym. Operacja przebiegła bez zakłóce. Po wykonaniu wszystkich czynno ci monta owych wykonano ko cowe badania gotowego urz dzenia, zgodnie z wytycznymi zwartymi w Systemie Zapewnienia Jako ci oraz przyj tym programem bada zakładowych (rys. 5). Rysunek 5. uraw w trakcie bada zakładowych Polegały one na sprawdzeniu: poprawno ci monta u wszystkich elementów zgodnie z dokumentacj projektow, wymaganiami wytwórcy urawia i wymaganiami producenta podwozia, zgodno ci z wymaganiami eksploatacji (poziom płynów, poprawno działania układów, trasy mediów, w zły poł cze, oznakowanie, poprawno działania zabezpiecze ), działania układu steruj cego ruchami roboczymi urawia wraz z funkcjonowaniem elementów zabezpieczaj cych. Sprawdzenie miało na celu wykazanie, czy: ładunek próbny podczas wszystkich ruchów roboczych przemieszcza si płynnie; poprawnie działaj wszystkie urz dzenia i elementy zabezpieczaj ce; maksymalne dopuszczalne pr dko ci i przyspieszenia/opó nienia ruchów roboczych nie zostały przekroczone czy w czasie pracy jedna lub wi cej podpór nie unosi si nad podło e i czy co najmniej jedno z kół hamowanych nie odrywa si od podło a (badanie stateczno ci). W trakcie bada stwierdzono, e tłoczyska siłowników podpór dodatkowych s za krótkie, co powodowało, e stopy siłowników nie miały kontaktu z podło em (rys. 6). Podj to decyzj o wymianie w tych podporach tłoczysk na dłu sze. Operacja ta spowodowała opó nienie o kolejne 3 dni, lecz powtórzone badania potwierdziły prawidłowo podj tej decyzji.

7 197 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, 2011 Rysunek 6. Rezultat bada stateczno ci zbyt krótkie podpory Po stwierdzeniu, e wszystkie parametry s zgodne z wymaganiami Dyrektywy 98/37/WE [3], firma wystawiła Deklaracje Zgodno ci WE, dokumentacj dla Klienta oraz dokumenty dla Urz du Dozoru Technicznego. Proces monta u został zako czony, pozostało przeprowadzenie bada odbiorowych przez uprawnionego Inspektora Urz du Dozoru Technicznego. Rysunek 7. uraw PALFINGER PK EL po zako czeniu monta u Badania te zostały przeprowadzone na placu prób zakładu produkcyjnego, obejmowały analiz przedstawionej dokumentacji technicznej całego wyrobu, zgodno monta u z t dokumentacj, prawidłowo wykonania instrukcji obsługi oraz wystawienia Deklaracji Zgodno ci i co najwa niejsze przeprowadzenie bada maszyny pod obci eniem w całym zakresie charakterystyki ud wigu, ze zwróceniem szczególnej uwagi na prawidłowo działania urz dze zabezpieczaj cych. Po zako czeniu badania inspektor wydał na pi mie decyzj dopuszczaj c uraw do eksploatacji, co z kolei umo liwiło przeprowadzenie bada w stacji diagnostycznej i wydanie przez ni decyzji o dopuszczeniu do ruchu pojazdu specjalnego z zabudowanym urawiem przeno nym.

8 198 Zastosowanie map procesów w zar dzaniu firm o produkcji jednostkowej Na zako czenie całego procesu przeprowadzono szkolenie personelu Klienta z zakresu obsługi i konserwacji urz dzenia i, po uzyskaniu płatno ci przekazano maszyn do eksploatacji. Widok maszyny po zako czeniu prac pokazano na rys Mapa procesu monta u urawia na podwoziu samochodu ci arowego i jej analiza Na podstawie zgromadzonych i przedstawionych wy ej danych wykonano map procesu, pokazan na rys. 8. Uwzgl dniono na niej wszystkie jednostki organizacyjne firmy, bior ce udział w realizacji procesu zabudowy, a tak e firmy zewn trzne, których brały udział w wykonaniu tego zlecenia. Podziałka czasowa mapy umo liwia okre lenie czasu wykonania poszczególnych etapów. I tak, etap drugi trwał 9 dni, trzeci 21 dni, czwarty 18 dni a pi ty 5 dni (etap pierwszy, zwi zany z e wszystkimi ustaleniami pocz tkowymi z klientem w niniejszej mapie nie został uwzgl dniony). Całkowity czas realizacji tego zamówienia trwał wi c 53 dni. Tymczasem ze zlecenia wewn trznego, rozpoczynaj cego drugi etap prac wynikało, e sam proces monta u urawia w Zakładzie Produkcyjnym (bez bada z udziałem inspektora UDT, bada w stacji diagnostycznej oraz szkolenia personelu klienta, czyli obejmuj cy etapy od drugiego do czwartego) miał trwa 14 dni. W rzeczywisto ci prace w zakładzie produkcyjnym przy wykonaniu trzech z pi ciu etapów trwały 39 dni. Opó nienie realizacji zamówienia zgodnie z terminem było spowodowane problemami, które wyst piły przede wszystkim na etapie trzecim i czwartym, co wyra nie wida z mapy procesu. Mapa umo liwia w prosty sposób okre lenie, na którym etapie i które z komórek organizacyjnych firmy miały swój udział w powstaniu opó nie. I tak wida, e cz opó nie mo na by wyeliminowa, gdyby na etapie drugim zamówiono wła ciwe elementy w odpowiedniej ilo ci i kompletacji. To z kolei mogło by spowodowane brakiem porozumienia konstruktora ze specjalist ds. planowania produkcji, ale doprowadziło do tego, e w etapie trzecim trzeba było wykona dodatkowe zamówienie brakuj cych elementów (4 dni opó nienia w produkcji). Nieprawidłowe wykonanie malowania ramy przez firm zewn trzn 2 (2 dni), konieczno indywidualnego dopasowania wspornika pod wysi gnik (3 dni) oraz wymiana tłoczysk siłowników podpór hydraulicznych (3 dni) spowodowały kolejne opó nienia w etapie czwartym. Z mapy wynika wi c, e jedno z opó nie powstało z winy firmy zewn trznej, jednak pozostałe powstały na skutek problemów wewn trznych firmy monta owej. By mo e jednym ze ródeł tych problemów jest fakt, e konstruktor i główne działy zaopatrzeniowe maj swoj siedzib z dala od siedziby zakładu produkcyjnego. Zapewne sama obecno konstruktora na miejscu w trakcie monta u mogłaby, dzi ki wprowadzaniu na bie co zmian w dokumentacji, skróci czas wykonywania niektórych operacji. Wnioski wynikaj ce z analizy mapy daj du e mo liwo ci zarz dowi firmy podejmowania decyzji, umo liwiaj cych popraw jej pracy, ze zmian struktury organizacyjnej firmy i kierunków przepływu informacji pomi dzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi wł cznie. Tylko bowiem usuwaj c wyjawione dzi ki niej bł dy logistyczne i w skie gardła mo na skróci czas wykonania podobnego zamówienia przynajmniej o 10 dni.

9 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, Rysunek 8A. Mapa procesu monta u urawia na podwoziu samochodu ci arowego.

10 200 Zastosowanie map procesów w zar dzaniu firm o produkcji jednostkowej Rysunek 8B. Mapa procesu monta u urawia na podwoziu samochodu ci arowego

11 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, Podsumowanie Stworzenie mapy dla procesu dla firmy zajmuj cej si produkcj jednostkow wskazuje, jak istotna jest w jej przypadku jako współpracy pomi dzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Przeprowadzenie jej analizy pozwala na dostrze enie punktów, które s odpowiedzialne za powstanie opó nienia wykonywanych prac. Dzi ki wykonaniu mapy wykazano, e aktualna struktura organizacyjna firmy nie odzwierciedla rzeczywistych powi za pomi dzy jednostkami organizacyjnymi i pokazano, w których miejscach nale y j udoskonali lub zmieni. Umo liwiła ustalenie przyczyn zaburze procesu poprzez wykrycie nieci gło ci w przepływie informacji pomi dzy zespołami funkcjonalnymi. Zastosowanie mapy procesów w firmie o produkcji jednostkowej jest wi c warte zalecenia, gdy dzi ki wizualizacji pozwala na szybkie wskazanie ródeł powstawania problemów i daje mo liwo szybkiego ich usuni cia, a co za tym idzie na podniesienie satysfakcji Klienta przez skrócenie czasu wykonania zlecenia. [1] Bendkowski J., i in.: Struktura organizacyjna i modelowanie systemu informacyjnego spółki w glowej, Politechnika l ska, Gliwice [2] Durlik I.: Restrukturyzacja procesów gospodarczych- reengineering- teoria i praktyka, Placet [3] Dyrektywa 2006/4 2/WE Dz.U nr 199 poz Rozporz dzenie Ministra Gospodarki z dnia 21 pa dziernika 2008 r. w sprawie zasadniczych wymaga dla maszyn. [4] Grajewski P.: Organizacja procesowa, PWE, Warszawa [5] Grajewski P.: Koncepcja struktury organizacji procesowej, Dom Organizatora, Toru [6] Gruchman G.: Jak rozpocz mapowanie procesów?, [7] Maganelli R., Klein M.: Reengineering, PWE, Warszawa [8] Rummler G., Brache.: Podnoszenie efektywno ci organizacji, PWE, Warszawa [9] Yourdon E.: Współczesna analiza strukturalna, WTN, 1997.

12 202 Zastosowanie map procesów w zar dzaniu firm o produkcji jednostkowej EMPLOYMENT OF THE MAP OF PROCESS IN MANAGEMENT IN FIRM WITH INDIVIDUAL PRODUCTION RANGE Summary The article demonstrates how to create maps of the process of assembling a mobile crane on truck chassis. Discusses the advantages resulting from the use of maps in management of production company engaged in the unique production. Keywords: map of process, individual production range, mobile crane Politechnika l ska Wydział Organizacji i Zarz dzania Instytut In ynierii Produkcji ul. Roosevelta 26, Zabrze Jerzy.Mizgala@polsl.pl