Rachunkowość i podatki

Transkrypt

1 Rachunkowość i podatki Vademecum Biur Rachunkowych styczeń 2015 / 1 w numerze: Aktualności Podatki Księgi i ewidencje ZUS przedsiębiorcy Pracownicy Działalność gospodarcza Kontakty z urzędem Organizacja biura rachunkowego Temat miesiąca Prywatne jazdy pracowników firmowym autem ustalenie przychodu, VAT i składki ZUS Służbowe samochody są często używane przez pracowników za zgodą pracodawcy także na ich prywatne potrzeby. Do tej pory skutki takiego prywatnego użytku budziły wiele wątpliwości. Część z nich likwiduje wprowadzenie od r. ryczałtowego rozliczenia uzyskanego z tego tytułu przychodu. Pojawiły się jednak nowe pytania. 10 polecamy! Omówienie nowych przepisów przykłady i interpretacje ISSN Cena 21,00 zł (w tym 5% VAT) Wydawca: Rachunkowość Sp. z o.o. PL ISSN INDEX CYAN MAGENTA YELLOW BLACK Rachunkowość i podatki 1/ okł. str. I :25:28

2 Szanowni Czytelnicy Oddajemy w Państwa ręce nowy miesięcznik przygotowany z myślą o osobach prowadzących biura rachunkowe. Co wyróżnia naszą publikację spośród innych na rynku? Chcielibyśmy, aby stanowiła wsparcie merytoryczne w Państwa codziennej pracy, jak i poruszała specyficzne problemy związane z organizacją i działalnością biura rachunkowego. Stąd obok zagadnień podatkowych, księgowych czy dotyczących rozliczeń z ZUS w pierwszym numerze naszego miesięcznika pojawiły się takie tematy, jak: ochrona informacji niejawnych, odpowiedzialność za księgowanie fałszywych faktur czy marketing internetowy. Pragnąc jak najlepiej spełnić Państwa oczekiwania, serdecznie prosimy o wszelkie uwagi. Zachęcamy też do zgłaszania problemów, o których chętnie przeczytaliby Państwo, na naszych łamach. Każdy głos będzie dla nas cenny! W najbliższej przyszłości uzupełnieniem naszej oferty będzie strona internetowa Po zalogowaniu nasi prenumeratorzy uzyskują dostęp do elektronicznej wersji tekstów opublikowanych na łamach miesięcznika i wielu dodatkowych materiałów, będą też mogli zadawać pytania ekspertom i porozmawiać na forum z koleżankami i kolegami po fachu. Redakcja W lutym w Rachunkowość i podatki m.in.: Diety i wyżywienie w podróży służbowej opodatkowanie i oskładkowanie Sprzedaż samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej OC według nowych zasad jak wybrać optymalny wariant ubezpieczenia RiP - 1(2015) - WSTĘP.indd 1 BLACK Rachunkowość i podatki - 1/ I str. nienumerowana :13:30

3 Spis treści Aktualności OC dla biur rachunkowych / 3 Rozliczenia CIT i PIT tylko w formie elektronicznej / 3 Zgłoszenie VAT-R bez obowiązkowego potwierdzenia / 4 Ulgowe składki dla startujących w biznesie w 2015 r. / 5 Kasa fiskalna w biurze rachunkowym wyjaśnienie MF / 6 Terminy rozliczenia podatków bez zmian / 8 Przegląd interpretacji / 9 Temat miesiąca Prywatne jazdy pracowników firmowym autem ustalenie przychodu, VAT i składki ZUS / 10 Podatki VAT Obowiązek podatkowy przy usługach budowlanych / 16 Odliczenie VAT z zaginionej faktury / 17 Zgoda na wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu to usługa objęta VAT / 18 Kredyt kupiecki a obowiązek naliczenia VAT / 19 CIT i PIT Spłata wierzytelności przez faktora a obowiązek korekty kosztów / 20 Dla fiskusa liczy się tylko udział wspólnika w zyskach / 22 PCC od umowy spółki cywilnej nie jest kosztem działalności gospodarczej / 22 Ujęcie w kosztach nieściągalnej wierzytelności z najmu po zmianie sposobu rozliczenia / 23 Podatek od nieruchomości Jaka danina od gruntów rolnych i leśnych posiadanych przez przedsiębiorcę / 25 Księgi i ewidencje Księgi rachunkowe Odsetki od przeterminowanej należności / 27 Przekazanie towarów na potrzeby przedsiębiorstwa / 27 Czy skan rachunku hotelowego jest dowodem księgowym / 28 Księga przychodów i rozchodów Księgi rachunkowe dla spółki, księga podatkowa dla wspólnika / 28 Jakie księgi dla cudzoziemca / 29 Jak zaewidencjonować sprzedaż środka trwałego / 30 ZUS przedsiębiorcy Zatrudnienie wspólnika w spółce jawnej / 31 Jakie składki płaci chory wspólnik, gdy spółka nadal działa / 31 Preferencyjne składki wspólnika i byłego pracownika / 32 Pracownicy Wynagrodzenia Wzrost minimalnej płacy wpływa na inne świadczenia / 34 Świadczenia socjalne Karty multisport to świadczenia rzeczowe / 39 Karty przedpłacone sfinansowane ze środków zfśs / 40 1 BLACK Rachunkowość i podatki 1/2015

4 Składki ZUS Umowa o dzieło z własnym pracownikiem / 41 Dokumenty ZUS Jak skorygować pomyłkę w zgłoszeniu pracownika wykonawcy dzieła jako zleceniobiorcy / 42 Umowa o pracę z byłym zleceniobiorcą / 43 Nagroda dla pracownika na urlopie bezpłatnym / 43 Działalność gospodarcza Rejestracja spółki cywilnej podwójny wpis do CEIDG / 45 Sprzedaż udziałów w spółce jawnej / 46 Kontakty z urzędem Zawiadomienie o prowadzeniu ksiąg przez biuro / 48 Organizacja biura rachunkowego Jak chronić informacje niejawne / 50 Skutki niewydania ksiąg wobec niezapłacenia należności przez klienta / 52 Odpowiedzialność biura rachunkowego za księgowanie fałszywych faktur / 53 Jak zdobyć nowych klientów przez Internet / 54 Akty prawne / 57 Stosowane skróty: updof ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, updop ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawa o VAT ustawa o podatku od towarów i usług, 112 dyrektywa dyrektywa 2006/112/WE Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, Op Ordynacja podatkowa, uzpd ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, ustawa o PCC ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych, upol ustawa o podatkach i opłatach lokalnych, uor ustawa o rachunkowości, rozporządzenie pkpir rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Kks Kodeks karny skarbowy, Kc Kodeks cywilny, Ksh Kodeks spółek handlowych, Kp Kodeks pracy, usdg ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, usus ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa zdrowotna ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, rozporządzenie składkowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ustawa o zfśs ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zfśs zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, FP Fundusz Pracy, FGŚP Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, FEP Fundusz Emerytur Pomostowych, NSA Naczelny Sąd Administracyjny, WSA Wojewódzki Sąd Administracyjny, IS Izba Skarbowa, MF Minister Finansów, TSUE Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej. 2 BLACK Rachunkowość i podatki 1/2015

5 Aktualności Zmiany w przepisach OC dla biur rachunkowych Od r. obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej biur rachunkowych reguluje nowe rozporządzenie Ministra Finansów z r. (DzU poz. 1616). Określa ono jedną minimalną sumę gwarancyjną ubezpieczenia dla przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w wysokości równowartości w złotych 10 tys. euro w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC. Dotychczas obowiązujące rozporządzenie z 2008 r. przewidywało 3 minimalne sumy gwarancyjne, w zależności od zakresu świadczonych usług: 5 tys. euro, 10 tys. euro i 15 tys. euro. Było to związane z tym, że osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogły też wykonywać czynności doradztwa podatkowego polegające na usługowym prowadzeniu ksiąg podatkowych i innych ewidencji, sporządzaniu zeznań i deklaracji podatkowych oraz udzielaniu podatnikom pomocy w tym zakresie, które również były objęte obowiązkowym ubezpieczeniem OC. Od r., na skutek wejścia w życie ustawy z r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych (DzU poz. 768), usługi te może świadczyć każdy i jednocześnie zniesiono obowiązek ubezpieczania się usługodawców od odpowiedzialności cywilnej (z wyjątkiem doradców podatkowych, którzy muszą się ubezpieczyć od szkód wyrządzonych z tytułu wykonywania wszelkich czynności doradztwa podatkowego, a więc także tych uwolnionych przez ustawę deregulacyjną). Zmiany w przepisach Rozliczenia CIT i PIT tylko w formie elektronicznej Biura rachunkowe sporządzające i przesyłające za swoich klientów deklaracje CIT-8, a także większość deklaracji i informacji PIT, począwszy od rozliczenia za 2014 r. będą to robić wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Ministerstwo Finansów udostępnia do tego celu system e-deklaracje 2, a także tzw. Uniwersalną Bramkę Dokumentów dla przesyłających większe pakiety danych. Obowiązek składania tylko w formie elektronicznej został sprowadzony ustawą z r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1563), dotyczy dokumentów: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-40, PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT- 1R, IFT-3/IFT-3R, IFT-2/IFT-2R, CIT-8, CIT-8A i CIT-8B oraz załączników do nich (CIT-8/O, CIT-D, CIT-ST, SSE-R). Terminy składania tych deklaracji i informacji nie uległy zmianie. 3 BLACK Rachunkowość i podatki 1/2015

6 aktualności Co prawda przewidziano też możliwość składania ich w formie pisemnej (co dotyczy sporządzających informacje i roczne obliczenie podatku dla nie więcej niż 5 podatników), ale jak wynika z nowego art. 45ba ust. 3 updof wyjątek ten nie ma zastosowania do przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą obejmującą prowadzenie ksiąg podatkowych w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Aby móc podpisać deklarację elektroniczną za klienta, biuro musi mieć udzielone pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznej (art. 80a Op). Nie wystarczy posiadane pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji papierowych. Podatnik/płatnik składa je na formularzu UPL-1 (w formie pisemnej, od r. obowiązuje nowy wzór tego druku) do urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników (np. w przypadku czynnych podatników VAT jest to urząd właściwy w sprawach tego podatku). Jest ono wolne od opłaty skarbowej. Jedno pełnomocnictwo wystarczy do obsługi deklaracji składanych do wszystkich urzędów skarbowych. Ponieważ dane pełnomocnika muszą być wprowadzone do systemu e-deklaracje, UPL-1 trzeba złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem. Do niedawna wystarczyło zrobić to na kilka dni wcześniej, przed wysłaniem pierwszego dokumentu, ale w związku z opisywanymi zmianami urzędy skarbowe zostaną zasypane takimi pełnomocnictwami, dlatego informowały, żeby składać je do końca grudnia. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna właściciel bądź pracownik biura. Musi posiadać pełną zdolność do czynności prawnych i dysponować przypisanym sobie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Posługiwanie się e-podpisem wymaga zakupu specjalistycznych urządzeń: czytnika kart kryptograficznych z zainstalowanymi sterownikami w systemie operacyjnym, karty kryptograficznej z ważnym kwalifikowanym e-podpisem i skonfigurowanej bazy certyfikatów systemu operacyjnego. Ich sprzedażą zajmują się podmioty certyfikacyjne, których wykaz można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Koszt takiego zestawu to ok. 300 zł. Podatnicy i płatnicy, którzy sami składają elektroniczne informacje roczne i deklaracje, muszą opatrzyć je bezpiecznym podpisem elektronicznym, przy czym w przypadku osób fizycznych może to być podpis niekwalifikowany (ten sam, którego mogą używać, składając swoje zeznanie roczne, czyli dane autoryzujące). Zmiany w przepisach Zgłoszenie VAT-R bez obowiązkowego potwierdzenia Składając zgłoszenie rejestracyjne dla celów VAT, można wybrać, czy chce się uzyskać formalne potwierdzenie rejestracji i ponieść koszt takiego potwierdzenia w wysokości 170 zł, czy nie. Artykuł 96 ust. 4 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym do końca 2014 r. stanowił, że naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika i potwierdza jego zarejestrowanie jako podatnika VAT czynnego lub ( ) jako podatnika VAT zwolnionego, a zatem obligował naczelnika do wydania takiego potwierdzenia. Taka czynność urzę- 4 RiP - środek - 1(2015).indd 4 BLACK Rachunkowość i podatki 1/ :17:00

7 aktualności dowa podlegała zaś opłacie skarbowej w wysokości 170 zł. Organy podatkowe uzależniały więc przyjęcie zgłoszenia VAT-R od dołączenia do niego dowodu uiszczenia opłaty skarbowej, na konto właściwego urzędu miasta lub gminy. Od r. art. 96 ust. 4 ustawy o VAT ma nowe brzmienie, nadane ustawą z r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (DzU poz. 1662). Po przytoczonym wyżej fragmencie dodano słowa: i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie. Tym samym to do podatnika należy teraz decyzja, czy potrzebuje potwierdzenia na druku VAT-5 i czy w związku z tym chce zapłacić 170 zł. Warto pamiętać, że druk taki potwierdza jedynie dokonanie czynności urzędowej w postaci zarejestrowania podatnika VAT (wpisania go do rejestru podatników VAT). Jest więc tylko urzędowym zaświadczeniem, nie warunkuje uzyskania statusu zarejestrowanego podatnika VAT. Od jego posiadania nie jest więc uzależnione prawo czynnego podatnika VAT do składania deklaracji czy odliczenia VAT naliczonego. Rejestracja następuje z chwilą złożenia prawidłowego zgłoszenia VAT-R (czy to w urzędzie skarbowym, czy elektronicznie, wraz z wnioskiem o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), organ zaś dokonuje jedynie wpisu do rejestru z datą złożenia zgłoszenia i (od r. ewentualnie) potwierdza zarejestrowanie z tą datą. Potwierdzeniem rejestracji równie dobrze może być (dla podatnika) formularz zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R z pieczęcią datownika poświadczającą jego wpływ do urzędu skarbowego. Tańszym wariantem uzyskania potwierdzenia będzie również wystąpienie o nie w trybie art. 96 ust. 13 ustawy o VAT, zgodnie z którym naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany potwierdzić, na wniosek zainteresowanego (którym może być zarówno podatnik, jak i osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku), czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Opłata skarbowa z tego tytułu wynosi jedynie 21 zł. Nowe stawki Ulgowe składki dla startujących w biznesie w 2015 r. Z uwagi na wzrost minimalnej pensji (do 1750 zł) wzrosła też najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za początkujących przedsiębiorców. Od r. wynosi ona 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę (czyli 525 zł). W konsekwencji kwoty tych składek wynoszą: emerytalna 525 zł 19,52% = 102,48 zł, rentowe 525 zł 8% = 42 zł, chorobowa 525 zł 2,45% = 12,86 zł, wypadkowa 525 zł 1,93% = 10,13 zł, razem składki na ubezpieczenia społeczne: 167,47 zł ze składką chorobową, a bez składki chorobowej: 154,61 zł. Składki w nowej wysokości pierwszy raz będą płatne w lutym (za styczeń). Przypomnijmy, że ulgowe składki przez dwa pierwsze lata działalności (24 miesiące 5 BLACK Rachunkowość i podatki 1/2015

8 aktualności W skrócie Przegląd interpretacji Samochód wykorzystywany częściowo prywatnie i częściowo w działalności gospodarczej Wnioskodawca w styczniu 2013 r. zakupił i wprowadził do ewidencji środków trwałych samochód osobowy. W przyszłości planuje zakupić nowy samochód osobowy. Ww. samochody są/będą wykorzystywane częściowo do działalności gospodarczej a częściowo w celach prywatnych. Skoro samochody, o których mowa, wykorzystywane są/będą przez wnioskodawcę w prowadzonej działalności gospodarczej i stanowią jego własność (współwłasność), to zgodnie z definicją zawartą w art. 22a ust. 1 pkt 2 updof spełniają definicję środka trwałego. Interpretacja IS w Poznaniu z r. (ILPB1/ /14-2/AA). Odsetki od opłaty zapłaconej przez użytkownika wieczystego po terminie Opłata za użytkowanie wieczyste wynika ze stosunku cywilnoprawnego, tym samym w odniesieniu do niej oraz odsetek naliczanych w związku z nieterminową jej wpłatą nie mają zastosowania przepisy Op, a co za tym idzie wyłączenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 21 updop. W konsekwencji odsetki zapłacone w związku z nieterminowym uregulowaniem należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu spółki. Interpretacja IS w Katowicach z r. (IBPBI/2/ /14/MS). Prawo ubiegania się o zwrot VAT od wydatków mieszkaniowych spadkodawcy Zgodnie z art i 4 Op spadkobierca osoby, która poniosła wydatki wskazane w ustawie o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym, przejmuje odpowiednio majątkowe prawa spadkodawcy, a więc także prawo zwrotu części wydatków na podstawie powołanej ustawy. Prawo do uzyskania zwrotu przechodzi na spadkobiercę niezależnie od tego, czy wniosek został złożony przez spadkodawcę, czy uczyni to dopiero spadkobierca. Interpretacja indywidualna MF z r. (PK4/8012/325/GWR/13/2014/RD ). Wstęp na siłownię z 8% stawką VAT Bilety wstępu do obiektów rekreacyjnych, z których korzysta się czynnie, a nie tylko biernie uczestniczy, jako widz, podlegają preferencyjnej 8% stawce VAT. Sformułowanie wyłącznie w zakresie wstępu należy rozumieć w ten sposób, że wszystkie usługi świadczone przez siłownię, które nie są związane z normalnym, typowym jej użytkowaniem, jak usługi restauracyjne na terenie klubu, zakup napojów, odżywek czy usługi instruktora, nie są objęte stawką obniżoną. Interpretacja ogólna MF z r. (PT1/033/32/354/LJU/14) w sprawie opodatkowania czynności, o których mowa w poz. 186 załącznika nr 3 do ustawy o VAT. 9 RiP - środek - 1(2015).indd 9 BLACK Rachunkowość i podatki 1/ :17:00

9 Temat miesiąca Służbowe samochody są często używane przez pracowników za zgodą pracodawcy także na ich prywatne potrzeby. Do tej pory skutki takiego prywatnego użytku budziły wiele wątpliwości. Część z nich likwiduje wprowadzenie od r. ryczałtowego rozliczenia uzyskanego z tego tytułu przychodu. W związku z tym pojawiły się jednak nowe pytania. Korzystając ze służbowego pojazdu po godzinach pracy i bez związku ze służbowymi obowiązkami, pracownik uzyskuje przychód z pracy w postaci świadczenia w naturze. W zależności od ustaleń z pracodawcą może z tego tytułu nie ponosić żadnej odpłatności (wówczas jest to świadczenie nieodpłatne) albo też uiszczać określoną kwotę. Najlepiej choć nie jest to ustawowy wymóg by kwestie te regulowała pisemna umowa między pracodawcą a pracownikiem bądź regulamin korzystania ze służbowych samochodów, precyzujący m.in.: dozwolony zakres prywatnego użytku, kwestię odpłatności (bądź nie). Do tej pory większość pracodawców, powierzając składnik firmowego majątku pracownikom, sporządzała takie dokumenty, choć zdarzało się także, że korzystanie na potrzeby prywatne odbywało się na podstawie ustnych uzgodnień bądź za cichym przyzwoleniem pracodawcy. W związku ze zmianą przepisów warto przeanalizować treść zawartych umów i regulaminów, bo niektóre dotychczasowe ustalenia w nowym stanie prawnym mogą sprawiać problem. Jak było dotąd W myśl dotychczasowych przepisów zakład pracy nieodpłatnie udostępniający służbowe pojazdy do prywatnego użytku zatrudnionych, w każdym przypadku powinien był ustalić wartość takiego świadczenia według cen rynkowych, doliczyć do przychodu zatrudnionego i pobrać od niego zaliczkę na podatek dochodowy. W praktyce były jednak problemy z określeniem wysokości przychodu. Firmy stosowały różne rozwiązania np. obliczały wartość nieodpłatnego świadczenia według stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu przyjętych w rozporządzeniu ministra infrastruktury (czyli według zasad, na jakich kalkulowali wypłacany pracownikom zwrot kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych) bądź według przyjętej stawki amortyzacji samochodu. Organy podatkowe (zob. np. pismo IS w Warszawie z r., IPPB4/ /12-4/MP) stały tymczasem na stanowisku, że przychód ten należy określić zgodnie z literalnym brzmieniem art. 11 ust. 2 2b updof, czyli: dla świadczeń nieodpłatnych: na podstawie cen rynkowych, stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania, a więc według cen stosowanych przez firmy zajmujące się odpłatnym wynajmem samochodów (przy pojazdach służbowych będących własnością pracodawcy) bądź według cen zakupu usługi (przy samochodach służbowych leasingowanych lub używanych na podstawie umowy najmu), dla świadczeń częściowo odpłatnych w wysokości różnicy między ich wartością ustaloną według zasad jak wyżej a odpłatnością ponoszoną przez podatnika. 10 RiP - środek - 1(2015).indd 10 BLACK Rachunkowość i podatki 1/ :17:00

10 Podatki VAT Obowiązek podatkowy przy usługach budowlanych? Spółka świadczy usługi budowlane. Zleceniodawcami są przedsiębiorcy (podatnicy VAT), jak i osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Czy z tytułu wszystkich tych usług obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą wystawienia faktury? Ustawa o VAT uzależnia moment powstania obowiązku podatkowego przy świadczeniu usług budowlanych lub budowlano-montażowych od statusu nabywcy. Inna bowiem reguła (z wyjątkiem otrzymanych zaliczek lub przedpłat) obowiązuje przy usługach na rzecz przedsiębiorców (podatników), a inna przy usługach dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu usługi budowlanej wykonanej na rzecz prowadzącego działalność gospodarczą reguluje art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a, ust. 7 i 8. Gdy usługodawca ma obowiązek (zgodnie z art. 106b ust. 1) udokumentować wykonanie usługi budowlanej fakturą wystawioną innemu podatnikowi VAT (podatnikowi podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze) bądź osobie prawnej niebędącej podatnikiem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Na jej wystawienie jest 30 dni od daty wykonania usługi budowlanej (art. 106i ust. 3 pkt 1). Jeżeli podatnik nie wystawi faktury lub wystawi ją z opóźnieniem obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu jej wystawienia, czyli 30. dnia od wykonania usługi budowlanej. Jeżeli jednak przed wykonaniem usługi otrzyma całość lub część zapłaty, w szczegól- ności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek itp., obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Otrzymanie zapłaty (zaliczki) wymaga udokumentowania fakturą, którą wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym ją otrzymano (art. 106b ust. 1 pkt 4 oraz art. 106i ust. 2). Uwaga! moment powstania obowiązku podatkowego wyznacza tu data otrzymania zaliczki a nie data wystawienia faktury (art. 19a ust. 8). Przykład r. podatnik otrzymał zaliczkę na poczet usługi budowlanej w wysokości 40% ustalonej w umowie ceny. Udokumentował ją fakturą z datą r. Choć faktura została wystawiona w grudniu, obowiązek podatkowy w VAT powstał w listopadzie 2014 r. w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Jeżeli do momentu zakończenia prac budowlanych usługodawca nie otrzyma już żadnej kwoty od nabywcy usługi, to w odniesieniu do pozostałej części należności (60%) obowiązek podatkowy powstanie z chwilą wystawienia faktury, która powinna być wystawiona nie później niż 30. dnia od daty wykonania usługi. Obowiązku podatkowego nie kreuje natomiast otrzymanie zapłaty po wykonaniu usługi, nawet gdy pieniądze wpłyną przed wystawieniem faktury. 16 BLACK Rachunkowość i podatki 1/2015

11 Księgi i ewidencje Księgi rachunkowe Odsetki od przeterminowanej należności?czy naliczyć i jak księgować odsetki od przeterminowanej należności objętej odpisem aktualizującym? Jeżeli należność nie uległa przedawnieniu i kontrahent nie jest postawiony w stan upadłości lub należność nie została uznana za nieściągalną, to jednostce przysługują od niej odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie. Nie ma przesłanek do rezygnacji z naliczania odsetek. Jednak wobec wątpliwości co do spłaty tej należności, czego wyrazem są dokonane uprzednio odpisy aktualizujące, celowe jest zwiększenie uprzednio dokonanych odpisów na tę należność o równowartość nowo naliczonych odsetek (art. 35b ust. 1 pkt 4 uor): Wn konto 20 Rozrachunki z odbiorcami, Ma konto 29 Odpisy aktualizujące rozrachunki. Przekazanie towarów na potrzeby przedsiębiorstwa?jednostka rejestruje detaliczną sprzedaż towarów za pomocą kas fiskalnych. W ciągu roku z własnych sklepów są pobierane towary zużywane na cele ogólnogospodarcze (utrzymanie czystości). Ewidencję towarów w sklepach prowadzi się wartościowo, w cenach sprzedaży brutto. Koszty ujmowane są tylko na kontach zesp. 5. Jak udokumentować wydanie towarów oraz jak księgować te operacje? Czy ujmować je w kasie fiskalnej? Zużycie towarów na potrzeby własne przedsiębiorstwa związane z prowadzeniem sklepów, np. utrzymania czystości, nie podlega VAT ani ewidencji za pomocą kasy fiskalnej. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód potwierdzający pobranie towaru do użycia na potrzeby działalności jednostki, sporządzony tak, by spełniał wymagania przyjęte przez jednostkę do dokumentowania tego rodzaju operacji. Dowód taki powinien zawierać: nazwę jednostki, dowodu, numer go identyfikujący, datę, opis operacji i wartość oraz podpis osoby, która przejęła towar. Może to np. być Dowód wydania lub dowód Rw pobranie materiałów, stosowane także do udokumentowania rozchodu towarów. Dane wynikające z tego dokumentu księguje się: Ma konto 33 Towary wartość towaru w cenach przyjętych do ewidencji zapasów, np, detalicznych (1), Wn konto 34 Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych towarów z tytułu marży i VAT (2), Wn odpowiednie konto w zesp. 5 (np. 55) wartość towaru w cenie zakupu (pozycje: 1 minus 2). 27 BLACK Rachunkowość i podatki 1/2015

12 ZUS przedsiębiorcy Zatrudnienie wspólnika w spółce jawnej? Spółka jawna ma trzech wspólników. Jeden z nich chce być zatrudniony w spółce na umowę o pracę. Czy jest to możliwe i jak wtedy powinien opłacać za siebie składki? Wspólnicy spółki jawnej dla celów ubezpieczeń społecznych są uznawani za osoby prowadzące pozarolniczą działalność (art. 8 ust. 6 pkt 4 usus) i podlegają z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Dobrowolne jest tylko ubezpieczenie chorobowe. Stosownie do art Ksh każdy wspólnik spółki jawnej jest uprawniony i jednocześnie zobowiązany do prowadzenia spraw spółki, a zgodnie z art. 46 Ksh za prowadzenie spraw spółki wspólnik nie otrzymuje wynagrodzenia. Zawarcie ze wspólnikiem umowy o pracę i określenie w niej obowiązku prowadzenia spraw spółki stanowiłoby powielenie tych samych obowiązków, do których wspólnik jest zobowiązany na podstawie przepisów Ksh. Takie stanowisko wyraził SN w uchwale 7 sędziów z r. (II UZP 21/92), dotyczącej co prawda spółki cywilnej, ale należy uznać, że ma ona także zastosowanie do wspólników spółki jawnej. Wobec tego wspólnik spółki jawnej nie może zawrzeć ze spółką umowy o pracę, której przedmiotem byłoby prowadzenie spraw spółki. Nie oznacza to jednak, że w ogóle nie może zawrzeć ze spółką umowy o pracę. Jest to możliwe, gdy przedmiotem umowy będzie praca innego rodzaju niż prowadzenie spraw spółki, np. wspólnik zostanie zatrudniony jako kierowca, programista czy księgowy (czyli jako fachowiec). Będzie wtedy podlegał z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu na takich samych zasadach, jak inni pracownicy. Spółka powinna zgłosić go do ubezpieczeń oraz co miesiąc rozliczać składki od wypłaconego wynagrodzenia. Natomiast jako wspólnik nie będzie za siebie opłacał składek na ubezpieczenia społeczne, jeśli jego wynagrodzenie z umowy o pracę będzie równe co najmniej minimalnemu (w 2015 r zł). Jeżeli będzie niższe, tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń będzie zarówno umowa o pracę, jak i bycie wspólnikiem spółki jawnej (art. 9 ust. 1 1a usus). Oczywiście wspólnik mimo zatrudnienia, w każdym przypadku, obowiązkowo będzie podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu z pozarolniczej działalności. Jakie składki płaci chory wspólnik, gdy spółka nadal działa? Jeden z dwóch wspólników spółki jawnej zachorował i wygląda na to, że będzie chory przez kilka miesięcy. Działalność jest nadal prowadzona, a spółka zatrudnia pracowników. Jakie składki do ZUS powinien opłacać wspólnik, gdy jest to jego jedyny tytuł do ubezpieczeń? 31 BLACK Rachunkowość i podatki 1/2015

13 pracownicy Dokumenty ZUS Jak skorygować pomyłkę w zgłoszeniu pracownika wykonawcy dzieła jako zleceniobiorcy? W listopadzie 2014 r. z pracownikiem, który od września 2014 r. przebywa na urlopie bezpłatnym, zawarto umowę o dzieło. Przez pomyłkę umowa ta została wprowadzona do systemu płacowego jako umowa zlecenie, a w konsekwencji osoba ją wykonująca została zgłoszona do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Zgłoszenia dokonano na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia , a składki rozliczono w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za listopad 2014 r. Jakie dokumenty należy przekazać do ZUS, aby skorygować błąd? Płatnik składek, który przekazał do ZUS nieprawidłowe dokumenty ubezpieczeniowe, powinien złożyć odpowiednią korektę. Samoistna umowa o dzieło w odróżnieniu od umowy zlecenia nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Pamiętać także trzeba, że od przychodu wypłaconego z umowy o dzieło istnieje obowiązek opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeśli umowa taka: została zawarta z własnym pracownikiem lub jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. Jednak w okresie, gdy pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym, wzajemne prawa i obowiązki stron stosunku pracy ulegają zawieszeniu. Pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca za ten okres nie wypłaca mu wynagrodzenia. Zatem w zakresie ubezpieczeń społecznych w okresie urlopu bezpłatnego dana osoba nie ma statusu własnego pracownika. Za pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne ZUS RSA, w których wykazuje okresy urlopu przypadające w poszczególnych miesiącach i kod świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny). Oznacza to, że z racji wykonywania pracy na umowę o dzieło nie zgłasza się danej osoby do ubezpieczeń, a od przychodu wypłaconego z tego tytułu nie odprowadza się składek na ubezpieczenia. Aby skorygować popełniony błąd, płatnik powinien przekazać do ZUS wyrejestrowanie tej osoby (zgłoszonej jako zleceniobiorca) z dniem zgłoszenia. W tym celu składa formularz ZUS ZWUA z kodem tytułu ubezpieczenia (z jakim dokonał zgłoszenia). Powinien także skorygować (wycofać) imienny raport miesięczny ZUS RCA za listopad 2014 r., wykazując w tym raporcie zerowe podstawy wymiaru składek oraz zerowe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. 42 RiP - środek - 1(2015).indd 42 BLACK Rachunkowość i podatki 1/ :17:03

14 Kontakty z urzędem Zawiadomienie o prowadzeniu ksiąg przez biuro O podpisaniu umowy z biurem rachunkowym przedsiębiorca jest zobowiązany powiadomić urząd skarbowy. Obliguje go do tego zarówno ustawa o rachunkowości, jak i przepisy podatkowe. Artykuł 11a uor stanowi, że gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Także po podpisaniu umowy z biurem rachunkowym na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów klient zobowiązany jest do powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia tej księgi, na co wskazuje 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia pkpir. Tu obowiązuje krótszy termin niż w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym. Zgodnie z rozporządzeniem zawiadomienie powinno zawierać: dane identyfikujące podatnika oraz jego podpis, a także nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Podatnicy prowadzący ewidencję przychodów, na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, także mają obowiązek powiadomić urząd skarbowy w razie powierzenia jej biuru rachunkowemu. Zobowiązuje ich do tego art. 15 ust. 4 uzpd. Tu także obowiązuje termin 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym. W zawiadomieniu wskazuje się nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania ewidencji i dowodów związanych z jej prowadzeniem. W jakiej formie Przepisy nie regulują samej formy zawiadomienia o miejscu prowadzenia ksiąg. Na stronach internetowych urzędów i izb skarbowych można znaleźć wzory takich zawiadomień. Nie będzie więc błędem złożenie go bezpośrednio w urzędzie skarbowym, w formie pisemnej, lub wysłanie pocztą. W takim jednak przypadku i tak konieczne będzie dopełnienie dodatkowych formalności, o których mowa niżej, związanych z tym, że miejsce przechowywania ksiąg jest również objęte zgłoszeniem NIP i CEIDG-1. Organy podatkowe przyjmują, że wskazanie miejsca przechowywania ksiąg w biurze rachunkowym jest równoznaczne ze złożeniem zawiadomienia o prowadzeniu ksiąg przez biuro. W praktyce więc najczęściej wygląda to tak, że podatnik zawiera informacje o powierzeniu prowadzenia ksiąg przez biuro rachunkowe w zgłoszeniu identyfikacyjnym przy rejestracji działalności, a jeśli księgi przekazuje do biura w toku jej prowadzenia dokonuje stosownego zgłoszenia aktualizacyjnego. Osoby fizyczne, podlegające wpisowi do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG), rozpoczynając działalność gospodarczą, dokonują zgłoszenia, posługując się formularzem CEIDG-1 (dostępnym na stronie bądź to bezpośrednio 48 RiP - środek - 1(2015).indd 48 BLACK Rachunkowość i podatki 1/ :17:03

15 Organizacja biura rachunkowego Jak chronić informacje niejawne Każde przedsiębiorstwo ma swoje tajemnice i powinno je chronić. Wskazane są wszelkie środki ostrożności, a w szczególności zabezpieczenie przed ujawnianiem informacji przez pracowników. W niektórych profesjach uzyskuje się dostęp do newralgicznych danych klientów dotyczy to m.in. księgowego i doradcy podatkowego. Muszą oni chronić nie tylko swoje dane, ale także dane klientów. W przypadku doradców podatkowych obowiązek dochowania tajemnicy wynika wprost z przepisów. W myśl art. 37 ustawy z r. o doradztwie podatkowym (DzU z 2011 r. nr 41 poz. 213 ze zm.) doradca podatkowy jest obowiązany zachować w tajemnicy fakty i informacje, z którymi zapoznał się w związku z wykonywaniem zawodu. Obowiązek ten stosuje się odpowiednio do osób zatrudnionych przez podmioty świadczące usługi doradztwa podatkowego. Mimo że analogicznych zapisów nie ma w przepisach uor, uznać należy, że właściciele biur rachunkowych i osoby w nich zatrudnione również powinny zachować w tajemnicy informacje o klientach ujawnienie tych danych może narazić na poważne straty, poczynając od utraty klienta, a kończąc na olbrzymich odszkodowaniach. Pracownicy często nie wiedzą, które informację mają trzymać w tajemnicy i nie zdają sobie sprawy z konsekwencji ich ujawnienia. Tymczasem za ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa mogą być zobowiązani do zapłaty odszkodowania, a nawet trafić do więzienia na zasadach określonych w przepisach ustawy z r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (DzU z 2003 r. nr 153 poz ze zm.). Czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy. Zasadę tę stosuje się również do osoby, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego przez 3 lata od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy. Istotne jest przy tym, co należy rozumieć przez informacje niejawne w firmie. Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Warunkiem respektowania tej tajemnicy jest uprzednie złożenie w odniesieniu do konkretnych informacji zastrzeżenia, że nie mogą być one ogólnie udostępnione (wyrok WSA w Warszawie z r., II SA/Wa 2406/13). Aby dana informacja podlegała ochronie na podstawie przepisu art. 11 ust. 4 u.z.n.k., musi zostać spełniona zarówno przesłanka formalna, jak też materialna. Przesłanka formalna jest spełniona wówczas, gdy zostanie wykazane, iż przedsiębiorca podjął działania w celu zachowania poufności tych informacji. Nie wystarczy samo przekonanie podmiotu dysponującego informacją o działalności 50 RiP - środek - 1(2015).indd 50 BLACK Rachunkowość i podatki 1/ :17:03

16 Rachunkowość i podatki Vademecum biur rachunkowych Prenumerata całoroczna to: 12 obszernych numerów dedykowanych dla biur rachunkowych, bieżący dostęp do fachowej wiedzy z zakresu podatków, księgowości oraz ubezpieczeń, informacje o nowych przepisach i orzecznictwie, porady dotyczące organizacji i prowadzenia biura rachunkowego. Rachunkowość i podatki Vademecum biur rachunkowych 12 miesięcy od stycznia do grudnia 2015 r ,00 zł (w tym 5% VAT) 252 zł Prenumeratę miesięcznika Rachunkowość i podatki można wykupić na stronie sklep.rachunkowosc.com.pl W razie wątpliwości lub pytań prosimy o kontakt z naszymi konsultantami: pren@vademecum-biur-rachunkowych.pl tel.: , faks: Wydawnictwo Rachunkowość Warszawa, ul. Tamka 18 lok. 29 NIP , KRS Nr konta Rachunkowość i podatki Adres redakcji: Warszawa, ul. Tamka 18 lok. 29 tel , , faks redakcja@vademecum-biur-rachunkowych.pl Zespół redakcyjny: Anna Koleśnik, Zdzisław Fedak, Daria Masłowska, Róża Sokołowska Piszą dla nas: Łukasz Chłond, Edyta Głębicka, Magdalena Januszewska, Anna Koleśnik, Ryszard Kubacki, Joanna Lewczuk, Renata Majewska, Wiesława Moczydłowska, Andrzej Radzisław, Zofia Ruwnicka, Marcin Szymankiewicz, Marcin Sypuła, Renata Ziółkowska, Paweł Ziółkowski. Wydawca: Rachunkowość Sp. z o.o., Warszawa, ul. Tamka 18 lok. 29 Reklama Bartosz Szczepański reklama@vademecum-biur-rachunkowych.pl Dział prenumeraty Jolanta Dybek, Rafał Rymsza prenumerata@vademecum-biur-rachunkowych.pl tel.: , , faks: Skład BRASDTP, bras@bras.com.pl Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść zamieszczonych ogłoszeń i reklam, nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do redagowania przed publikacją przesłanych do redakcji tekstów. Całkowity lub częściowy przedruk materiałów zamieszczonych w piśmie Rachunkowość i podatki dozwolony jest jedynie za zgodą redakcji. CYAN MAGENTA YELLOW BLACK Rachunkowość i podatki 1/ okł. str. II