REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEGO ZARZĄDU LOKALAMI JEDNOSTKI BUDśETOWEJ URZĘDU MIEJSKIEGO W RADOMIU

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEGO ZARZĄDU LOKALAMI JEDNOSTKI BUDśETOWEJ URZĘDU MIEJSKIEGO W RADOMIU POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin organizacyjny Miejskiego Zarządu Lokalami w Radomiu, zwany dalej,,regulaminem", określa zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania komórek organizacyjnych, wchodzących w jego skład. 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1. MZL - naleŝy przez to rozumieć Miejski Zarząd Lokalami w Radomiu. 2. Dyrektorze - naleŝy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Zarządu Lokalami w Radomiu. 3. Zastępcy Dyrektora - naleŝy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora Miejskiego Zarządu Lokalami w Radomiu, bez wskazania pionu organizacyjnego przypisanego mu kompetencyjnie. 4. Komórce organizacyjnej - naleŝy przez to rozumieć Wydział, Sekcje lub Stanowisko Pracy jedno lub wieloosobowe w Miejskim Zarządzie Lokalami w Radomiu MZL działa na podstawie: 1) Uchwały nr 209/2007 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia r., w sprawie utworzenia jednostki budŝetowej pod nazwą Miejski Zarząd Lokalami w Radomiu. 2) Statutu, określającego przedmiot działalności MZL. 3) Niniejszego regulaminu. 2. Zasady gospodarki finansowej MZL oraz zasady wynagradzania pracowników ustalają odrębne przepisy. Strona 1 z 13

2 4. 1. Miejski Zarząd Lokalami jest jednostką budŝetową Urzędu Miejskiego w Radomiu. 2. Siedzibą Miejskiego Zarządu Lokalami jest Miasto Radom. 3. Organem załoŝycielskim MZL jest Rada Miejska w Radomiu. STRUKTURA ORGANIZACYJNA W MZL mogą być tworzone następujące komórki organizacyjne: 1) Wydziały 2) Sekcje 3) Samodzielne stanowiska pracy 2. O ilości tworzonych komórek organizacyjnych, ich formie organizacyjnej, zakresie działania i obsadzie etatowej decyduje Dyrektor, w oparciu o potrzeby MZL, w ramach przewidzianych środków finansowych, zadysponowanych na wynagrodzenia. 3. Wydział jest podstawową komórką organizacyjną, zajmującą się określoną problematyką i działalnością w sposób kompleksowy lub kilkoma pokrewnymi zagadnieniami, których realizacja w jednej komórce organizacyjnej ułatwia prawidłowe zarządzanie nimi. 4. Wydziałem kieruje Kierownik Wydziału. 5. Sekcja jest komórką organizacyjną, realizującą jednolite zagadnienia merytoryczne. 6. Samodzielne stanowisko pracy jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą tworzy się w przypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki, nie uzasadniającego powołanie większej komórki organizacyjnej - sekcji. Samodzielne stanowisko pracy moŝe być tworzone jako komórka samodzielna. Strona 2 z 13

3 6. Struktura organizacyjna Miejskiego Zarządu Lokalami obejmuje: 1. Dyrektora. 2. Zastępcę Dyrektora. 3. Wydział Finansowo-Ksiegowy. 4. Wydział Organizacyjno-Prawny. 5. Wydział Lokalowy. 6. Wydział Techniczny. 7. Radcę Prawnego. 8. Samodzielne stanowiska: ds. informatyki, ds. wspólnot mieszkaniowych 7. Wydziały, sekcje i samodzielne stanowiska Miejskiego Zarządu Lokalami oraz ich usytuowanie w strukturze określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu MZL kieruje oraz reprezentuje go na zewnątrz, zgodnie z zasadami jednoosobowego kierownictwa, Dyrektor. 2. Dyrektor kieruje MZL przy pomocy: Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego i Kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych. 3. W przypadku nieobecności Dyrektora zastępuje go Zastępca Dyrektora lub wyznaczona zastępująca go osoba. 4. Dyrektor reguluje szczegółowe sprawy funkcjonowania MZL w drodze poleceń słuŝbowych lub zarządzeń wewnętrznych. 5. Dyrektor realizuje swoje zadania w ramach posiadanych środków finansowych i upowaŝnień wydanych przez Prezydenta Miasta Radomia. Strona 3 z 13

4 9. Do zadań Dyrektora Miejskiego Zarządu Lokalami naleŝy: 1. Zarządzanie Miejskim Zarządem Lokalami i organizowanie jego działalności. 2. Wykonywanie decyzji organu załoŝycielskiego. 3. Prowadzenie właściwej polityki kadrowej i płacowej. 4. Reprezentowanie MZL na zewnątrz, składanie oświadczeń woli w sprawach prawnych i majątkowych, przyjmowanie innych zobowiązań w granicach udzielonych mu przez Prezydenta Miasta pełnomocnictw, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa, 5. Zapewnienie pracownikom warunków pracy zgodnych z przepisami bhp. 6. Bezpośredni nadzór nad realizacją kompetencji przez Zastępcę Dyrektora, Głównego Księgowego, Kierowników komórek organizacyjnych, Radcę Prawnego. 7. Ocena działalności MZL i podejmowanie działań mających na celu zwiększenie efektywności jego pracy, 8. Zatwierdzanie: projektów planów finansowych MZL, procedur realizowanych zamówień publicznych, planów pracy oraz sprawozdań z działalności, materiałów przedkładanych organom samorządu gminnego. 9. Dokonywanie zmian w planie finansowym MZL na podstawie zawiadomień o zmianach planu dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budŝetu. 10. Dokonywanie przeniesień planowanych wydatków w planie finansowym MZL w granicach upowaŝnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta. 11. Dysponowanie środkami budŝetu MZL, zgodnie z rocznym planem finansowym, przy zachowaniu zasad przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa finansowego. 12. Planowanie i wytyczanie kierunków działania podległych komórek organizacyjnych. 13. Prowadzenie polityki kadrowej a w szczególności: nawiązywanie i rozwiązywanie stosunków pracy z pracownikami MZL, udzielanie urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych i bezpłatnych pracownikom MZL, dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych podległych pracowników, akceptowanie zakresów zadań i czynności dla Zastępców Dyrektora i kierowników podległych działów. 14. Wydawanie: decyzji administracyjnych w zakresie posiadanego upowaŝnienia, wewnętrznych zarządzeń i aktów normatywnych. Strona 4 z 13

5 15. Wnioskowanie do Prezydenta Miasta o zmianę przepisów określających zakres działania MZL. 16. Udzielanie pełnomocnictw, w tym procesowych i uprawnień szczególnych. 17. Rozstrzyganie skarg i wniosków mieszkańców oraz nadzór i kontrola nad załatwianiem tych spraw przez komórki organizacyjne MZL. 18. Nadzorowanie i przestrzeganie dyscypliny pracy oraz tajemnicy słuŝbowej przez pracowników MZL. 10. Do zadań Zastępcy Dyrektora Miejskiego Zarządu Lokalami naleŝy: 1. Zastępowanie Dyrektora Miejskiego Zarządu Lokalami zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków oraz w ramach posiadanych pełnomocnictw, upowaŝnień i kompetencji. 2. Bezpośredni nadzór nad realizacją kompetencji przez Wydziały: Lokalowy, Techniczny Finansowo-Ksiegowy, Organizacyjno-Prawny. 3. Reprezentowanie MZL na zewnątrz w ramach udzielonego pełnomocnictwa. 4. Planowanie i wytyczanie kierunków działania podległych komórek organizacyjnych. 5. Sprawowanie nadzoru nad realizacją przez podległe komórki organizacyjne określonych zadań merytorycznych oraz koordynowanie ich działań. 6. Przyjmowanie interesantów, rozpatrywanie skarg i wniosków oraz czuwanie nad ich właściwym załatwieniem. 7. Nadzór i kontrola dotycząca utrzymania w naleŝytym stanie porządkowym zarządzanych nieruchomości komunalnych. 8. BieŜące informowanie Dyrektora MZL o zaawansowaniu wykonania zadań w podległych komórkach organizacyjnych. 9. Zapewnienie terminowego wykonywania zarządzeń wewnętrznych Dyrektora MZL i zaleceń pokontrolnych w podległych komórkach organizacyjnych Wydziałami kierują kierownicy. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za prawidłową realizację ich zadań merytorycznych. Strona 5 z 13

6 3. Kierownicy koordynują pracą podległych wydziałów i sekcji oraz sprawują nad nimi nadzór. 4. Podejmują decyzje oraz wydają dyspozycje w granicach wynikających z zakresu działań komórek organizacyjnych, na podstawie upowaŝnienie Dyrektora lub jego Zastępcy. 5. Nadzorują stosowanie zasad bezpieczeństwa i higieny warunków pracy. 6. Składają propozycje i wnioski dotyczące działalności wydziałów i sekcji. 7. Podpisują korespondencję wewnętrzną i parafują pisma wychodzące przed skierowaniem ich do podpisu Dyrektora lub jego Zastępcy. 8. Współpracują z innymi komórkami organizacyjnymi. 12. Wydziałem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy, który prowadzi gospodarkę finansową MZL i odpowiada za nią łącznie z Dyrektorem. W szczególności Główny Księgowy prowadzi rachunkowość jednostki budŝetowej, wykonuje dyspozycje środkami pienięŝnymi, dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonuje wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 13. Do zadań Wydziału Finansowo-Księgowego naleŝy: 1. Prowadzenie księgowości MZL zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Dokonywanie rozliczeń z budŝetem Gminy. 3. Prowadzenie, kontrola i nadzór nad prawidłowym prowadzeniem działań związanych z windykacją naleŝności. 4. Prowadzenie rozliczeń z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. 5. Prowadzenie rozliczeń ze Wspólnotami Mieszkaniowymi. 6. Przygotowanie planów rzeczowo finansowych. 7. Fakturowanie świadczonych usług. 8. Przestrzeganie zasad dyscypliny budŝetowej. 9. Nadzorowanie całokształtu prac w zakresie rachunkowości wykonywanych przez inne komórki organizacyjne MZL. Strona 6 z 13

7 10. Prowadzenie gospodarki kasowej zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz ewidencji księgowej zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości w jednostkach budŝetowych. 11. Zatwierdzanie pod względem rachunkowym dokumentów (faktury, rachunki, noty itp.) 12. Współpraca z innymi wydziałami MZL w zakresie oceny dokumentacji, uzyskiwanych dochodów i ponoszonych wydatków, ubezpieczenia mienia, rozliczeń inwentaryzacyjnych. 13. Współpraca z urzędami, instytucjami i innymi uprawnionymi podmiotami w zakresie rozliczeń budŝetowych i finansowych. 14. Zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości zawieranych umów. 15. Zapewnienie terminowego ściągania naleŝności i dochodzenie roszczeń oraz spłata zobowiązań. 16. Prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym rachunkowości zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, 17. Prowadzenie spraw związanych z rozliczeniami finansowymi pracowników. 18. Prowadzenie ogólnej i szczegółowej ewidencji wykorzystanych środków finansowych. 19. Prowadzenie rozliczeń bankowych. 20. Prowadzenie spraw związanych z obowiązkowym i dobrowolnym ubezpieczeniem pracowników MZL. 21. Zapewnienie terminowych rozliczeń finansowych z innymi podmiotami gospodarczymi. 22. Rozliczanie i analiza wszelkich rodzajów wpływów i kosztów. 14. Do zadań Wydziału Organizacyjno-Prawnego naleŝy: 1. Prowadzenie sekretariatu, rejestrowanie i sprawdzanie pod względem formalnym pism przychodzących i wychodzących. 2. Prowadzenie rocznych kartotek obecności pracowników. 3. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w materiały biurowe, techniczne, środki czystości, itp., niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania MZL. 4. Analiza organizacji pracy, organizacja szkoleń. Strona 7 z 13

8 5. Dbałość o bezpieczeństwo i higieniczne warunki pracy podległego personelu. 6. Ścisła współpraca z Urzędem Miejskim i innymi instytucjami publicznymi w zakresie wymiany danych i informacji. 7. Prowadzenie sprawozdawczości zgodnie z obowiązującymi przepisami. 8. Opracowywanie projektów aktów normatywnych Dyrektora przy współudziale merytorycznych komórek organizacyjnych oraz podawanie ich do wiadomości pracowników MZL, prowadzenie rejestrów aktów normatywnych, zarządzeń wydawanych przez Dyrektora. 9. Prowadzenie obsługi prawnej MZL. 10. Prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych i wyposaŝenia. 11. Prowadzenie całokształtu spraw pracowniczych, w tym dotyczących: prowadzenia akt osobowych pracowników, sporządzanie planów urlopów wypoczynkowych, przygotowywanie do decyzji Dyrektora dokumentów w sprawach przyjmowania, zwalniania, przeszeregowania, awansowania pracowników, wystawiania i wydawania świadectw pracy, ustalania prawa do nagród jubileuszowych i przygotowywania stosownych wniosków w tym zakresie, ustalania prawa do odpraw i odszkodowań zgodnie z obowiązującymi przepisami, prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich i innych nieobecności, prowadzenie ewidencji czasu pracy i przeprowadzonych godzin nadliczbowych, prowadzenie kontroli i czasu dyscypliny pracy, nadzoru i weryfikacji posiadanych przez pracowników badań lekarskich, wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych, sporządzanie list pracowników MZL. 12. Prowadzenie archiwum zakładowego, w tym w szczególności: gromadzenie, segregowanie, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej prowadzonych zagadnień, sporządzanie dokumentacji z bieŝących i archiwalnych baz danych dla potrzeb MZL i innych podmiotów, zgodne z prawem przetwarzanie baz danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem zapewnienia bezpieczeństwa tych danych 15. Do zadań Wydziału Lokalowego naleŝy: 1. Współpraca ze Społeczną Komisją Lokalową. 2. Współpraca z Koordynatorem ds. wspólnot mieszkaniowych w zakresie kontroli zarządców, zarządów. Reprezentowanie interesów Gminy Miasta Radomia na Strona 8 z 13

9 zebraniach wspólnot mieszkaniowych, których Gmina jest członkiem, w granicach udzielonego pełnomocnictwa, obejmującego w szczególności głosowanie nad uchwałami w zakresie spraw finansowych, organizacyjnych, technicznych, lokalowych, prawnych. 3. Współpraca z właściwymi wydziałami Urzędu Miejskiego w Radomiu w sprawach wspólnot mieszkaniowych oraz w zakresie gospodarowania nieruchomościami i lokalami wspólnymi, w których Gmina Miasta Radomia jest członkiem. 4. Prowadzenie całokształtu spraw związanych zarządzaniem lokalami będącymi w zarządzie MZL 5. Prowadzenie wszelkich czynności technicznych i prawnych związanych z: a) zawieraniem i wypowiadaniem umów na lokale mieszkalne i uŝytkowe, b) przygotowaniem lokali do sprzedaŝy, c) wykwaterowaniami, przekwaterowaniami, d) eksmisjami, e) podnajmami, zamianami, f) adaptacją pomieszczeń i lokali, g) rozliczaniem kaucji mieszkaniowych, h) wydawaniem zaświadczeń, i) przekazywaniem lokali, 6. Prowadzenie ewidencji osób oczekujących na lokale 7. Prowadzenie sprawozdawczości i archiwizacji. 8. Przygotowywanie protokołów zdawczo-odbiorczych. 9. Opracowywanie oferty dzierŝawy, najmu i sprzedaŝy nieruchomości zarządzanych przez MZL pozyskiwanie dzierŝawców, najemców i nabywców tych nieruchomości oraz przygotowywanie i przestrzeganie realizacji umów dzierŝawy najmu i sprzedaŝy. 10. Rozliczanie zuŝycia mediów. 16. Do zadań Wydziału Technicznego naleŝy: 1. Dokonywanie przeglądów technicznych w nieruchomościach gminnych. 2. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z remontami obiektów i lokali będących w zarządzie MZL Strona 9 z 13

10 3. Eksploatowanie obiektów i lokali zarządzanych przez MZL. 4. Dbanie o naleŝyty stan techniczny budynków i lokali zarządzanych przez MZL. 5. Współpraca z odpowiednimi instytucjami nadzoru technicznego w zakresie dbałości o utrzymanie prawidłowego poziomu technicznego budynków i lokali. 6. Dbałość o naleŝyte zabezpieczenie i ochronę mienia przed kradzieŝą i zniszczeniem. 7. Prowadzenie sprawozdawczości i archiwizacji. 8. Opracowywanie i realizacja planów remontowych i modernizacyjnych zarządzanych zasobów. 9. Wykonywanie inwentaryzacji i pomiarów. 10. Współpraca z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi MZL w zakresie spraw związanych z remontami obiektów, budynków i lokali. 11. Podejmowanie niezwłocznych działań związanych z usuwaniem awarii i ich skutków. 17. MZL zatrudnia na samodzielnym stanowisku Radcę Prawnego lub powierza obsługę prawną kancelarii prawnej na podstawie stosownej umowy. Do zadań Radcy Prawnego naleŝy: 1. Występowanie w charakterze pełnomocnika Gminy Miasta Radomia oraz Dyrektora MZL przed sądami i organami państwowymi oraz jednostkami samorządowymi. 2. Opiniowanie i parafowanie wewnętrznych aktów normatywnych. 3. Rozpatrywanie wszelkich pism, które ze względu na merytoryczną treść wymagają szczegółowej analizy. 4. Sporządzanie niezbędnych opinii prawnych dotyczących zagadnień, związanych z działalnością MZL. 5. Udzielanie Dyrektorowi MZL pomocy prawnej. 6. Przedkładanie informacji Dyrektorowi MZL dotyczących: zmian w obowiązującym stanie prawnym w zakresie jego działalności; uchybień w działalności w zakresie przestrzegania prawa i skutków tych uchybień. 7. Współpraca z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi MZL w zakresie prawnym. Strona 10 z 13

11 18. MZL zatrudnia na samodzielnym stanowisku Koordynatora ds. informatyki lub powierza obsługę informatyczną wyspecjalizowanej firmie na podstawie stosownej umowy Do zadań stanowiska Koordynatora ds. informatyki naleŝy w szczególności: 1. Administrowanie siecią informatyczną MZL. 2. Projektowanie, uzupełnianie i wdraŝanie systemu informatycznego MZL. 3. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu informatycznego. 4. Administrowanie bazami danych. 5. Zabezpieczanie komputerowych baz danych poprzez archiwizowanie i kontrolę antywirusową, w tym tworzenie kopii zapasowych komputerowych baz danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami. 6. Szkolenie pracowników w zakresie stosowania i wykorzystania systemu informatycznego oraz umiejętności posługiwania się komputerem. 7. Planowanie zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania do obsługi informatycznej MZL oraz przygotowywanie merytoryczne dokumentacji w tym zakresie. 8. Instalowanie, konfigurowanie i utrzymywanie w sprawności sprzętu komputerowego i oprogramowania MZL. 9. Wykonywanie okresowych przeglądów i konserwacji sprzętu komputerowego oraz usuwanie bieŝących usterek i dokonywanie drobnych napraw tego sprzętu. 10. Tworzenie i prowadzenie strony internetowej oraz Biuletynu Informacji Publicznej MZL. 11. BieŜące zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej i w BIP-ie MZL. 12. Opracowywanie własnych rozwiązań z dziedziny informatyki dla potrzeb MZL. 13. Wykonywanie innych czynności związanych z prawidłową pracą, sprawnym funkcjonowaniem, działaniem i wykorzystaniem posiadanych zasobów informatycznych. 14. Archiwizacja dokumentacji MZL oraz wykonywanie innych zadań, związanych z obsługą MZL w zakresie powierzonym przez Dyrektora. Strona 11 z 13

12 19. Do zadań Stanowiska Koordynatora ds. wspólnot mieszkaniowych naleŝy: 1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z nieruchomościami będącymi własnością/współwłasnością Gminy Miasta Radomia a powierzonymi w zarząd i gospodarowanie Miejskiemu Zarządowi Lokalami w Radomiu w zakresie nieruchomości wchodzących w skład wspólnot mieszkaniowych. 2. Reprezentowanie Gminy Miasta Radomia jako właściciela we wspólnotach mieszkaniowych lub jako współwłaściciela nieruchomości (na podstawie udzielonego pełnomocnictwa przez Prezydenta Miasta Radomia). 3. Prowadzenie ewidencji wspólnot mieszkaniowych. 4. Uczestnictwo w zebraniach wspólnot mieszkaniowych. 5. Nadzór nad wykonaniem zobowiązań Wspólnot Mieszkaniowych w zakresie realizacji umów i uchwał. 6. Współpraca z komórkami organizacyjnymi MZL: finansowo-księgowym, technicznym, lokalowym, prawnym, (radcą prawnym), w zakresie nieruchomości wchodzących w skład wspólnot mieszkaniowych. 7. Reprezentowanie MZL w stosunkach pomiędzy Współwłaścicielami, Wynajmującymi, WydzierŜawiającymi, UŜyczającymi, 8. Uczestnictwo w komisjach przetargowych w sprawach związanych z nieruchomościami. 9. Monitorowanie rynku nieruchomości dot. lokali biurowych, uŝytkowych w zakresie najmu, dzierŝawy itp. 10. Analiza kosztów dotyczących najmu lokali i nieruchomości oraz podejmowanie działań optymalizacyjnych (planowanie kosztów najmu i eksploatacji) 11. Uczestnictwo w opracowaniu rocznego budŝetu w zakresie zadań realizowanych przez MZL. 12. Reprezentowanie MZL przed Organami Samorządu Terytorialnego i Administracji Publicznej. 13. Współpraca z Organami Samorządu Terytorialnego i Administracji Publicznej. 14. Uczestnictwo w szkoleniach, targach i konferencjach w zakresie zadań realizowanych przez MZL. 15. Inne prace zgodne z posiadanymi kwalifikacjami zlecone przez Dyrektora MZL. Strona 12 z 13

13 20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W sprawach nie ujętych w niniejszym regulaminie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu pracy i inne przepisy prawne. 2. Wynagradzanie pracowników regulują przepisy o pracownikach samorządowych oraz przepisy kodeksu pracy. 3. Zmiany niniejszego regulaminu mogą być dokonywane w drodze zarządzenia Prezydenta Miasta, na wniosek Dyrektora MZL. 4. Regulamin wchodzi w Ŝycie po zatwierdzeniu zarządzeniem przez Prezydenta Miasta Radomia. 5. Schemat organizacyjny stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. Strona 13 z 13