Instrukcja obsługi 1

Transkrypt

1 1 Instrukcja obsługi

2 Podręcznik Użytkownika programu miniwarsztat 2012 Moduły podstawowe 1 Spis treści 1 SPIS TREŚCI MINIWARSZTAT 2012, INFORMACJE OGÓLNE PRZEZNACZENIE PROGRAMU INSTALACJA INSTALACJA AUTOMATYCZNA (PEŁNA WERSJA) INSTALACJA ZAAWANSOWANA PROCES INSTALACJI PLIKÓW PROGRAMU AKTUALIZACJA. ODINSTALOWANIE PROGRAMU URUCHOMIENIE PROGRAMU ODBLOKOWANIE PROGRAMU LOGOWANIE DO PROGRAMU PORUSZANIE SIĘ W PROGRAMIE MINIWARSZTAT OPIS GŁÓWNEGO OKNA PROGRAMU OPIS MENU GŁÓWNEGO PROGRAMU FILTROWANIE WYSZUKIWANIE DANYCH KONFIGURACJA PROGRAMU PARAMETRY PROGRAMU EDYCJA DANYCH FIRMY SKRÓTY KLAWIATUROWE ARCHIWIZACJA DANYCH KONFIGURACJA DRUKARKI FISKALNEJ ZMIANA BAZY DANYCH KONFIGURACJA PARAMETRÓW SPRZĘTOWYCH DODAWANIE NOWYCH UŻYTKOWNIKÓW PROGRAMU KONFIGURACJA MAGAZYNU KONFIGURACJA REJESTRU SPRZEDAŻY KONFIGURACJA PUNKTU SPRZEDAŻY KONFIGURACJA PARAMETRÓW FINANSOWYCH KARTOTEKI PROGRAMU MINIWARSZTAT KONTRAHENCI POJAZDY ver

3 7.3 TOWARY USŁUGI KONFIGURACJA KARTOTEK PROGRAMU PRACA Z PROGRAMEM OBSŁUGA SERWISU POJAZDÓW WYSTAWIANIE ZLECEŃ OBSŁUGA SPRZEDAŻY WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY UPROSZCZONA GOSPODARKA MAGAZYNOWA RAPORTY I REJESTRY RAPORTY SERWISOWE RAPORTY SPRZEDAŻY RAPORTY MAGAZYNOWE REJESTRY DOKUMENTÓW NOTATKI... 84

4 Od autorów Dziękujemy za podjęcie decyzji o wyborze naszego oprogramowania. Mamy nadzieję, że program miniwarsztat 2012 pozwoli sprawniej, wygodniej i w sposób bardziej ekonomiczny prowadzić działalność Państwa firmy, oraz że wpłynie on na wzrost rentowności i efektywności Państwa działań. Program miniwarsztat 2012 został zaprojektowany przez zespół osób od lat związanych z branżą motoryzacyjną, dzięki czemu jego funkcje odpowiadają faktycznym oczekiwaniom rynku. Ergonomia i łatwość obsługi były jednymi z podstawowych założeń podczas procesu jego tworzenia. Gorąco zachęcamy do przeczytania niniejszej instrukcji obsługi. Została ona napisana, aby ułatwić Państwu rozpoczęcie pracy z programem oraz pomóc w wykorzystywaniu bardziej złożonych funkcji. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby informacje zawarte w tej publikacji przedstawione były w sposób przejrzysty i czytelny oraz przyczyniały się do coraz lepszego poznania funkcjonalności oprogramowania. Użytkowanie systemu miniwarsztat 2012 pozwoli Państwu usprawnić i przyspieszyć czynności związane zarówno z codzienną obsługą klienta jak i funkcjonowaniem całej firmy oraz przyczyni się do odniesienia kolejnych sukcesów. Jednocześnie zachęcamy do korzystania z zasobów witryny internetowej gdzie są publikowane dodatkowe opisy, narzędzia, filmy instruktażowe i inne przydatne materiały, dzięki którym można jeszcze lepiej poznać i wykorzystać program miniwarsztat Uwaga: Mimo, iż zespół redakcyjny dołożył wszelkich starań, aby informacje zawarte w instrukcji odpowiadały funkcjom programu, ze względu na stały i dynamiczny rozwój oferowanych systemów niniejsza instrukcja może zawierać w niektórych obszarach treść niezgodną z najnowszą wersją oprogramowania.. Zespół Redakcyjny miniwarsztat Koszalin, 21 listopad ver

5 2 miniwarsztat 2012, informacje ogólne 2.1 Przeznaczenie programu Wykorzystując doświadczenie w branży motoryzacyjnej oraz osiągnięcia na polu kreowania rozwiązań informatycznych dla sektora auto-moto, stworzyliśmy oprogramowanie wspomagające funkcjonowanie przedsiębiorstw prowadzących działalność w tym sektorze oraz w sektorze technicznym. miniwarsztat 2012 może znaleźć zastosowanie praktycznie w każdej niewielkiej firmie będącej podmiotem o profilu motoryzacyjnym czy technicznym. Dzięki wykorzystaniu najnowszych rozwiązań programistycznych, technologii.net oraz serwerów SQL firmy Microsoft stworzyliśmy program mocno zintegrowany ze środowiskiem MS Windows. Dzięki temu jest on łatwy w obsłudze; charakteryzuje się przyjaznym interfejsem użytkownika obsługiwanym w sposób intuicyjny, a co za tym idzie nie wymaga czasochłonnych szkoleń pracowników. Takie ukształtowanie programu pozwala na zwiększenie wydajności pracy, przyspieszenie często wykonywanych czynności i w efekcie podniesienie jakości świadczonych przez firmę usług. Wiąże się z tym budowanie dobrej opinii i wizerunku przedsiębiorstwa i w efekcie zwiększenie satysfakcji klienta. 3 Instalacja Wersja instalacyjna programu miniwarsztat 2012 znajduje się na płycie CD-ROM. Po włożeniu płyty do napędu nastąpi automatyczne uruchomienie programu instalacyjnego. Jeżeli to nie nastąpi, należy ręcznie uruchomić znajdujący się na płycie plik o nazwie Setup.exe. Rys. 3-1 Okno powitalne instalatora

6 Okno Rodzaj instalacji (Rys. 3-2) pozwala na wybór sposobu instalacji (automatyczna lub zaawansowana). Instalacja automatyczna spowoduje zainstalowanie programu z zalecanymi ustawieniami. Wybór instalacji zaawansowanej umożliwi zainstalowanie programu lokalnie lub sieciowo. W dalszym etapie można będzie wybrać lokalizację dla plików programu oraz dla bazy danych. Po wyborze wymaganego sposobu instalacji należy wcisnąć Dalej. Rys. 3-2 Wybór rodzaju instalacji 3.1 Instalacja automatyczna (pełna wersja) Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Serwera SQL (MSDE), wymaganego do działania programu (Rys. 3-3). W przypadku braku instancji serwera pojawi się odpowiedni komunikat, a wybór przycisku Dalej spowoduje rozpoczęcie instalacji serwera. Rys. 3-3 Weryfikacja obecności instancji i instalacja serwera Po instalacji środowiska MSDE nastąpi instalacja plików programu. 6 ver

7 3.2 Instalacja zaawansowana Instalacja lokalna Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Serwera SQL (Rys. 3.4), wymaganego do prawidłowego działania programu. W przypadku jego braku rozpocznie się instalacja Serwera SQL. Rys. 3-4 Weryfikacja obecności instancji i wybór rodzaju instalacji W następnym kroku (rys. 3-5) mamy możliwość wyboru miejsca instalacji plików programu. Aby zmienić miejsce instalacji plików programu, należy wybrać przycisk Zmień... i wskazać nową ścieżkę (docelowe miejsce instalacji programu). Po aktualizacji ustawień w oknie Wybierz parametry instalacji programu, należy wybrać przycisk Dalej w celu kontynuowania instalacji. Rys. 3-5 Okno zmiany parametrów instalacji

8 3.2.2 Instalacja sieciowa Instalacja sieciowa dotyczy stanowisk, które będą łączyć się z bazą danych umieszczoną na innym komputerze (np. na serwerze dedykowanym). W celu wyboru lokalizacji serwera należy wcisnąć przycisk Szukaj (Rys. 3-6), a następnie wskazać właściwe miejsce sieciowe. Rys. 3-6 Okno wyboru lokalizacji serwera bazy danych w sieci Można też ręcznie wpisać lokalizację serwera podając jego nazwę oraz dodając \INTEGRA, a następnie wcisnąć Połącz (Rys. 3-7). Po ustaleniu zdalnego serwera należy wcisnąć Dalej. Wyświetli się wówczas okno Wybierz parametry instalacji programu (patrz Rys. 3-5)). Po zaznaczeniu parametrów należy wcisnąć Dalej, aby kontynuować instalację. Rys. 3-7 Okno lokalizacji serwera bazy danych w sieci 8 ver

9 3.3 Proces instalacji plików programu W kolejnym etapie zostaną zainstalowanie pliki programu oraz bazy danych. W oknie Gotowy do rozpoczęcia instalacji (Rys. 3-8) należy wcisnąć przycisk Instaluj, a następnie potwierdzić rozpoczęcie instalacji za pomocą przycisku Tak. Uruchomi się wówczas proces instalacji programu. Rys. 3-8 Uruchomienie instalacji plików programu Postęp instalacji będzie uwidoczniony za pomocą skali procentowej oraz pasków postępu (Rys. 3-9). Czas instalacji potrwa kilka minut. Będzie on uzależniony od dostępnych zasobów komputera (pamięć, procesor, dysk twardy). Rys. 3-9 Proces instalacji plików programu

10 Na końcu instalacji wyświetla się komunikat informujący o możliwości obejrzenia wykonanych czynności (Rys. 3-10). Rys Wybór zapisu czynności instalacyjnych Okno Zakończono instalację (Rys. 3-21) umożliwia uruchomienie programu bezpośrednio po wyłączeniu instalatora oraz przeczytanie pliku z informacjami dodatkowymi. Rys Komunikat informujący o poprawnym zakończeniu instalacji programu miniwarsztat ver

11 3.4 Aktualizacja. Odinstalowanie programu Po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu i uruchomieniu instalatora, pojawi się okno umożliwiające wykonanie aktualizacji programu (Rys. 3-32). Należy wtedy zaznaczyć opcję Aktualizacja automatyczna i nacisnąć przycisk Dalej. Z tego miejsca można także odinstalować program z komputera, zaznaczając Odinstaluj program i wciskając Dalej. Odinstalowanie programu oraz bazy danych można również wykonać z poziomu Panelu Sterowania systemu operacyjnego Windows poprzez Dodaj lub usuń programy. Rys Okno wyboru aktualizacji lub odinstalowania

12 4 Uruchomienie programu Skrót uruchamiający program znajduje się na pulpicie oraz w Menu Start. Start Programy miniwarsztat 2012 miniwarsztat W trakcie uruchamiania program wyświetla okno powitalne zawierające m.in. informacje o: wersji programu i bazy danych, użytkowniku posiadającym licencję na produkt. Rys. 4-1 Okno powitalne programu miniwarsztat Odblokowanie programu Odblokowanie programu związane jest z wygenerowaniem przez dystrybutora programu kodu odblokowującego na podstawie wysłanego z programu formularza odblokowującego. System jest odblokowywany indywidualnie na każde stanowisko komputerowe. Po instalacji zostanie wyświetlone okno odblokowania (Rys. 4-2), gdzie wpisujemy : dane teleadresowe firmy (przede wszystkim wymagane pola oznaczone znakiem * ), numer stanowiska, opis stanowiska, nazwa użytkownika, 12 ver

13 Po uzupełnieniu danych należy przesłać formularz do dystrybutora przez Internet (wciskając przycisk Odblokuj ). Rys. 4-2 Okno odblokowania programu Kod odblokowujący generowany jest przez dystrybutora w specjalnie przygotowanym do tego celu systemie licencyjnym. Po wygenerowaniu kodu, można go pobrać bezpośrednio do programu poprzez ponowne naciśnięcie przycisku Odblokuj w oknie odblokowania programu. (rys. 4-4). Pobrany kod zawiera informację o typie kodu odblokowującego (bezterminowy lub terminowy) oraz dacie wygaśnięcia kodu terminowego.

14 Rys. 4-3 Okno odblokowania z pobranym kodem odblokowującym 4.2 Logowanie do programu Po odblokowaniu i przy kolejnych uruchomieniach zostanie wyświetlone okno logowania (Rys. 4-4), w którym należy podać swój login oraz hasło, a następnie nacisnąć Loguj lub przycisk Enter na klawiaturze. Po instalacji w programie zdefiniowany jest jeden użytkownik który pełni rolę administratora programu Tak więc przy pierwszym logowaniu podajemy: Login: admin Hasło: admin Ze względów bezpieczeństwa danych wprowadzonych do programu zaleca się zmianę hasła administratora w karcie pracownika (opis w p.6.8 Dodawanie i modyfikacja użytkowników). 14 ver

15 Rys. 4-4 Okno logowania 5 Poruszanie się w programie miniwarsztat Opis głównego okna programu W celu ułatwienia obsługi programu, okno główne podzielono na kilka obszarów (Rys. 5-1). Nazwy poszczególnych obszarów będą wielokrotnie wykorzystywane w dalszej części instrukcji. 1. Obszar menu głównego dostęp do wszystkich typów dokumentów i kartotek oraz ustawień programu. 2. Obszar paska filtrów - służy do wyszukiwania dokumentów i kartotek wg różnych kryteriów. Wyniki wyszukiwania są wyświetlane w obszarze (3). 3. Obszar zawierający listy dokumentów i kartotek. 4. Menu kontekstowe umożliwiające szybkie wykonanie operacji na liście. 5. Pasek informacyjny prezentuje ilość pozycji wyświetlanych na liście oraz nazwę serwera bazy danych.

16 Rys. 5-1 Główne okno programu 16 ver

17 5.2 Opis menu głównego programu Na poniższym rysunku przedstawione zostało menu główne programu miniwarsztat Rys. 5-2 Menu główne programu miniwarsztat 2012 Znajdują się w nim następujące pozycje: Program, Kartoteki, Dokumenty, Raporty, Administracja, Pomoc Program Menu Program (Rys. 5-3) pozwala m.in. na zmianę zalogowanego pracownika, ustawienie parametrów drukarki fiskalnej, archiwizację bazy danych (kopia bezpieczeństwa), aktualizację programu do nowszej wersji oraz przełączenie się pomiędzy bazą produkcyjną a demonstracyjną. Uwaga! Opis funkcji menu Program został umieszczony w rozdziale 6 Konfiguracja programu. Zachęcamy do zapoznania się z tym opisem. Rys. 5-3 Menu Program Kartoteki Menu Kartoteki (Rys. 5-4) pozwala na dostęp i dodanie nowych kartotek: Towarów, Usług, Kontrahentów, Pojazdów.

18 Rys. 5-4 Menu umożliwiające dostęp do kartotek 18 ver

19 5.2.3 Dokumenty Dokumenty wygenerowane w programie można przeglądać z menu Dokumenty (Rys. 5-5). Z poziomu tego menu można wystawiać również nowe dokumenty Raporty Rys. 5-5 Menu umożliwiające dostęp do dokumentów Menu Raporty (Rys. 5-4) pozwala na dostęp do raportów serwisowych, sprzedaży, magazynowych oraz do rejestrów dokumentów. Rys. 5-6 Menu umożliwiające dostęp do dokumentów

20 5.2.5 Administracja Menu Administracja ( Rys. 5-7) umożliwia zmianę konfiguracji programu. Za pomocą tego menu można m.in. dodać nowego pracownika, wprowadzić ustawienia domyślne serwisu, zmienić podstawowe ustawienia programu, itp.. Rys. 5-7 Menu Administracja 5.3 Filtrowanie wyszukiwanie danych Filtry umożliwiają wyświetlenie (wyszukanie) na listach dokumentów i kartotek tylko tych pozycji, które spełniają wprowadzone w filtrach kryteria (np. nr rejestracyjny pojazdu, marka i model pojazdu, grupa towarowa, numer katalogowy towaru, itp). Wyszukiwanie uruchamia się za pomocą przycisku. Przycisk czyści wprowadzone kryteria wyszukiwania. Rys. 5-8 Obszar filtrów Na Rys. 5-9 zobrazowano wyniki wyszukiwania zleceń dla pojazdu o numerze rej. KGA ver

21 Rys. 5-9 Wyniki wyszukania przy pomocy filtrów

22 Konfiguracja programu 5.4 Parametry programu edycja danych firmy Aby rozpocząć ustawianie parametrów programu należy zalogować się jako administrator i korzystając z menu Administracja wybrać Parametry programu (Rys. 0-1). Rys. 0-1 Menu Administracja, opcja Parametry programu W oknie Parametry programu (rys. 6-7) na zakładce Podstawowe możemy edytować dane teleadresowe firmy oraz sprawdzić szczegóły posiadanej licencji i kodu odblokowującego. Na zakładce dodatkowe parametryzuje się takie parametry jak: - kartoteka towarów (parametry dot. optymalizacji prędkości wyświetlania listy) - obsługa zamienników części zamiennych dystrybuowanych wraz z programem miniwarsztat 2012 (domyślnie wyłączone) - obsługa bazy kodów pocztowych podczas dodawania nowych kontrahentów w dok. sprzedaży i zleceniach (domyślnie włączone) - parametry systemu dostawcy - konfiguracja lokalizacji zainstalowanych katalogów części współpracujących z programem miniwarsztat 2012 (dot. importu elektronicznych faktu zakupu online, kontroli stanu towaru online, wyszukiwania towaru w ofercie dostawcy) Aby zachować wprowadzone dane należy nacisnąć przycisk Zapisz. Dane te można w każdej chwili poprawić ponownie wykonując wyżej opisane czynności. 22 ver

23 Rys. 0-2 Okno Parametry programu 5.5 Skróty klawiaturowe Program miniwarsztat 2012 zawiera wiele zdefiniowanych skrótów klawiaturowych zdecydowanie przyspieszających obsługę programu. Poniżej zestawienie najczęściej wykorzystywanych skrótów: [Ctrl + Z] Nowe Zlecenie [Ctrl + F] Nowa Faktura [Ctrl + P] Nowy Paragon [Ctrl + D] Nowa Dostawa (dokument PZ) [Ctrl + T] Nowy Towar [Ctrl + U] Nowa Usługa [Ctrl + S] Nowy Pojazd/samochód [Ctrl + K ] Nowy Kontrahent [Insert] Dodaje Towar do zlecenia lub faktury [Ctrl + Insert] Dodaje usługę do zlecenia lub faktury [Ctrl + N] Dodaje nową pozycję na każdej aktywnej liście [Alt + Z] Zapisz dokument [Alt + D] Drukuj dokument [Alt + P] Podgląd wydruku dokumentu [Alt + A] Anuluj/opuść dokument [Tab], [Shift+Tab] Przejście pomiędzy polami dokumentu lub kartoteki

24 5.6 Archiwizacja danych miniwarsztat 2012 posiada wbudowane mechanizmy zapewniające wykonywanie kopii bezpieczeństwa bazy danych, będących zabezpieczeniem na wypadek ich utraty. Zalecamy, aby archiwizować dane dwa razy dziennie (np. przy pracy serwisu od godz. 9 do 17 ustawić wykonywanie pierwszego archiwum bazy na godzinę 13 a drugiego po zakończeniu pracy np. o 17). Pliki automatycznie generowanych archiwów z kopią bezpieczeństwa bazy zalecamy tworzyć na dwóch niezależnych nośnikach (np. jako podstawowa lokalizacja ustawiony dysk twardy a jako dodatkowa lokalizacja ustawiona pamięć zewnętrzna w postaci klucza USB - Pendrive) Uwaga! Archiwizacja może zostać wykonana tylko na stanowisku, na którym jest zainstalowany serwer bazy danych Ręczna kopia zapasowa (Rys. 0-3) Archiwum z kopią bazy danych może być również wykonane w dowolnie przez nas wybranym momencie. W tym celu należy: z menu Program -> Archiwizacja danych wybrać pozycję Archiwizacja danych, wskazać lokalizację do której ma zostać zapisany plik z archiwum przyciskiem, dodatkowo można zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja Użyj hasła) - podczas odtwarzania danych z pliku archiwum wymagane będzie w takim przypadku podanie hasła wprowadzonego przy jego tworzeniu, zatwierdzić przyciskiem OK. proces generowania archiwum trwa kilka minut i jest uzależniony od rozmiaru bazy danych i wydajności sprzętu komputerowego na którym jest generowane. Rys. 0-3 Archiwizacja ręczna Automatyczna kopia zapasowa (Rys. 0-4) 24 ver

25 Aby wprowadzić ustawienia automatycznej kopii bezpieczeństwa należy: z menu Program -> Archiwizacja danych wybrać pozycję -> Konfiguracja, wskazać lokalizację dla archiwum przyciskiem, ustawić czas wykonywania się kopii (można ustawić dwie różne godziny), dodatkowo można zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja "Użyj hasła"), wprowadzić dodatkową lokalizację dla plików archiwum, wprowadzić adres na który będą wysyłane informacje w przypadku problemów z wykonaniem automatycznej kopii bezpieczeństwa (np. w przypadku braku miejsca na dysku w skonfigurowanej lokalizacji), zatwierdzić przyciskiem OK. Rys. 0-4 Archiwizacja automatyczna

26 6.4.3 Odzyskiwanie danych z kopii ( Rys. 0-5) Aby odtworzyć dane z pliku archiwum wygenerowanego za pomocą zaró no archiwizacji ręcznej jak i automatycznej należy: z menu Program -> Archiwizacja danych wybrać pozycję Odtwarzanie danych, wskazać lokalizację pliku archiwum przyciskiem, opcjonalnie wprowadzić hasło wprowadzone podczas tworzenia archiwum; zatwierdzić przyciskiem OK. 26 ver

27 Rys. 0-5 Odtwarzanie archiwum Uwaga! Odzyskanie danych możliwe jest tylko na stanowisku pełniącym rolę serwera bazy danych. W przypadku gdy baza programu pochodzi z starszej wersji programu (np. archiwum wykonane przed aktualizacją programu do nowszej wersji) program po odzyskaniu bazy z archiwum automatycznie przeprowadzi aktualizację bazy do wersji zgodnej z zainstalowanym programem. Uwaga! Nie ma możliwości odzyskania bazy danych wykonanej w nowszej wersji programu do programu w starszej wersji. 5.7 Konfiguracja drukarki fiskalnej Program miniwarsztat 2012 współpracuje z szeroką gamą drukarek fiskalnych. Konfigurację drukarki fiskalnej można wykonać wybierając z menu Program pozycję Drukarka fiskalna. W oknie konfiguracji należy wybrać z listy model posiadanej drukarki fiskalnej oraz port komputera, do którego jest podłączona (Rys. 0-6). Uwaga! Jeśli nie posiadamy drukarki fiskalnej, a paragony wystawiamy na kasie fiskalnej, wówczas należy wybrać z listy pozycję Zewnętrzna kasa fiskalna. Rys. 0-6 Konfiguracja drukarki fiskalnej 5.8 Zmiana bazy danych W przypadku konieczności przełączenia się na inną bazę danych (np. demonstracyjną), należy z menu Program wybrać pozycję Zmiana bazy, a następnie wybrać z listy bazę na którą chcemy się przełączyć i

28 potwierdzić wybór przyciskiem OK (Rys. 0-7). Po tej czynności program zostanie ponownie uruchomiony. Rys. 0-7 zmiana bazy 5.9 Konfiguracja parametrów sprzętowych miniwarsztat 2012 posiada możliwość konfiguracji trybu pracy w zależności od parametrów sprzętowych komputera, dzięki czemu może lepiej funkcjonować na słabszych komputerach. W celu zmiany parametrów sprzętowych należy z menu Program wybrać pozycję Parametry sprzętowe komputera (Rys. 0-8) a następnie wybrać parametry minimalne lub zalecane (w zależności od posiadanej konfiguracji komputera). Istnieje również możliwość ustawienia rozdzielczości ekranu. Posiadaną konfigurację można sprawdzić funkcją Sprawdź konfigurację komputera. Rys. 0-8 Zmiana parametrów sprzętowych 5.10 Dodawanie nowych użytkowników programu Aby dodać nowych użytkowników (pracowników), należy z menu Administracja wybrać pozycję Pracownicy. Z poziomu wyświetlonej listy można dodać, usunąć lub edytować kartę pracownika. Aby dodać nowego pracownika należy wybrać z paska przycisków edycji lub z menu kontekstowego przycisk Dodaj. Kartę do wprowadzenia danych użytkownika przedstawia Rys ver

29 W tej karcie wprowadza się kolejno: Rys. 0-9 Karta pracownika Login, Imię, Nazwisko, Stanowisko, ew. oddział firmy w którym pracownik pracuje. Po wprowadzeniu danych podstawowych należy ustawić pracownikowi hasło które będzie wprowadzał podczas logowania się do programu. Ustawienie hasła wykonuje się poprzez naciśnięcie przycisku Zmiana hasła. Można również wprowadzić dodatkowe informacje ułatwiające kontakt z pracownikiem (np. telefony, ) Konfiguracja magazynu Program miniwarsztat 2012 zawiera funkcje do uproszczonej kontroli gospodarki magazynowej. Towar wprowadzany jest na magazyn za pomocą dokumentów PZ i rozchodowany do zleceń i dok. sprzedaży. Aby szybko i sprawnie przyjąć towar na magazyn można skorzystać z funkcji importu faktur elektronicznych, która jest dostępna w dokumencie PZ faktury elektroniczne można zazwyczaj pobrać z elektronicznego katalogu dostawcy. Do kontroli stanów magazynowych służy raport magazynowy, który porównuje ilość towaru przyjętego poprzez dokumenty PZ oraz ilość towaru wydanego z magazynu poprzez zlecenia i dokumenty sprzedaży (Faktury i Paragony). W celu uproszczenia obsługi przyjęcia i wydania towaru, w programie miniwarsztat nie występują dokumenty magazynowe typu WZ, RW, korekty dok. magazynowych oraz dokumenty inwentaryzacyjne.

30 Ze względu na wyżej wymienione uproszczenie wartość magazynu jest podawana zawsze wg ostatnich bazowych cen zakupu towaru. Poprzez okno z konfiguracją magazynu do którego dostęp można uzyskać z poziomu menu Administracja > Magazyny istnieje możliwość skonfigurowania podstawowych parametrów dot. magazynu oraz dokumentów PZ: Symbol magazynu w tym polu wprowadzany jest identyfikator magazynu (skrótowe oznaczenie magazynu) np. dla Magazynu Serwis może to być MS oznaczenie to drukowane jest wraz z numerem dokumentu magazynowego PZ np. 40/PZ/MS/11 Zakres drukowanych informacji na dokumencie PZ np. Numer katalogowy towaru, Numer fabryczny, Wartość dokumentu, itp. Liczba drukowanych kopii; określa się tu ilość kopii dokumentu PZ które będą drukowane podczas wystawiania nowego dokumentu PZ. Należy wprowadzić 0 jeśli dokumenty PZ nie mają być drukowane. Margines górny i dolny określa się w przypadku konieczności rozpoczęcia wydruku poniżej lub powyżej domyślnej krawędzi dokumentu. Parametr ten może być wykorzystywany do indywidualnego dostosowania wydruku na papierze firmowym. Cykl numeracji miesięczny / roczny: w tym polu określa się czy numeracja dokumentów PZ ma być rozpoczynana od nr 1 pierwszego dnia nowego roku czy też pierwszego dnia każdego miesiąca. W przypadku numeracji miesięcznej do numeru dokumentu wprowadzany będzie również numer miesiąca w którym jest wystawiany dokument PZ. Np. 40/PZ/MS/05/11 30 ver

31 Rys Konfiguracja magazynu. Uwaga! Użytkownicy, którzy pragną przyspieszyć pracę na liście kartotek towarowych (przy wprowadzonej ilości kartotek sięgającej kilkudziesięciu tysięcy pozycji), mogą skorzystać z opcji Nie wyświetlaj pozycji po otwarciu listy towarów... zaznaczenie pola powoduje, że lista towarów domyślnie jest pusta - zarówno z poziomu dokumentów jak i kartoteki towarów. Towary na liście są wyświetlane dopiero w momencie ich wyszukiwania np. konkretna grupa filtrów oleju.

32 5.12 Konfiguracja rejestru sprzedaży Kolejnym krokiem konfiguracji programu jest ustalenie parametrów rejestru sprzedaży. W tym celu z menu Administracja należy wybrać pozycję Rejestry Sprzedaży. Rejestr sprzedaży służy do przechowywania numeracji o kolejnych numerach które zostaną wystawione w programie np. kolejny numer faktury VAT cz paragonu fiskalnego. W tym miejscu konfiguruje się również format numerów dokumentów stosowanych na dokumentach sprzedaży. Po zaznaczeniu rejestru na liści z menu kontekstowego należy wybrać pozycję Edytuj. Wyświetli się wówczas okno z parametrami dot. rejestrów sprzedaży. (Rys. 6-18). Rys Karta Rejestr Sprzedaży Podczas konfiguracji programu należy ustalić następujące dane: Symbol - stanowi identyfikator w nr dokumentów, może być drukowany wraz z numerem dokumentu sprzedaży np. 123/F/RP/11 gdzie oznaczenie RP jest identyfikatorem rejestru sprzedaży. Cykl numeracji roczny lub miesięczny, w tym polu określa się czy numeracja dokumentów PZ ma być rozpoczynana od nr 1 pierwszego dnia nowego roku czy też pierwszego dnia 32 ver

33 każdego miesiąca. W przypadku numeracji miesięcznej do numeru dokumentu wprowadzany będzie również numer miesiąca w którym jest wystawiany dokument PZ. Np. 123/F/RP/05/11 Schemat numeracji mamy do wyboru Cykl roczny, Cykl miesięczny lub Własny. Aby ustalić własny tryb numeracji dokumentów należy pod polem z wyborem schematu numeracji wprowadzić odpowiednie znaczniku rozdzielone np. znakami /. Przykładowy własny schemat numeracji to [NUMER]/[TYP]/[RR] taka konfiguracja będzie generowała dokumenty faktur VAT z numeracją 123/F/11 Naciśnięcie przycisku [? ] pozwala zapoznać się z zasadami tworzenia własnych schematów numeracji), Rys Karta Rejestr Sprzedaży Nowy Numery kolejne - kolejne nr dokumentów sprzedaży i dokumentów korygujących jakie zostaną wystawione w programie. Jeśli np. w programie została już wystawiona faktura VAT o numerze 1 to w polu numer kolejny dla dokumentu typu faktura VAT będzie widniała cyfra 2.

34 Numery te mogą być ręcznie zmieniane np. aby skorygować wartość po usunięciu z systemu ostatniego dokumentu sprzedaży lub aby np. w cyklu numeracji miesięcznej wystawić dokument sprzedaży z numerem z poprzedniego miesiąca. Zmieniając wartość tych liczników z numerami kolejnymi należy zachować szczególną ostrożność tak aby nie spowodować sytuacji w której w programie zostaną wystawione dwa dokumenty sprzedaży o tym samym numerze dokumentu lub powstanie luka w numeracji dokumentów Konfiguracja punktu sprzedaży Punkt sprzedaży jest miejscem z którego są wystawiane oraz w którym są gromadzone wszelkie dokumenty sprzedaży wystawione w programie miniwarsztat Konfigurując punkt sprzedaży mamy możliwość zdecydowania o szeregu domyślnych ustawieniach oraz zakresie informacji drukowanych na dokumentach sprzedaży. Postępując podobnie jak w wyżej opisanych przypadkach, aby przejść do ustawień punktu sprzedaży z menu Administracja należy wybrać Punkty Sprzedaży po czym edytować wskazany uprzednio punkt sprzedaży. Rys Punkt sprzedaży - Podstawowe 34 ver

35 Na zakładce podstawowej zdecydować możemy o tym jak będzie się nazywał nasz punkt sprzedaży oraz możemy ustalić jego symbol. Symbol pełni rolę infiksu w nr zlecenia naprawy tak jak symbol rejestru w numerach dokumentów sprzedaży. Podczas konfiguracji programu należy ustalić poniższe parametry: Stosowane ceny (netto / brutto) - rodzaj cen wykorzystywanych podczas dodawania pozycji do dokumentów. Wybór rodzaju ceny determinuje to jaka cena netto czy brutto wyświetlana jest podczas dodawania towaru do dokumentu sprzedaży. W przypadku stosowania cen brutto to od podanej przy sprzedaży ceny brutto obliczana jest kwota netto oraz podatek VAT. Jest to o tyle istotne, że nie zawsze obliczenia kwoty netto od brutto dadzą taką samą kwotę przy liczeniu jej od netto do brutto. Spowodowane jest to zaokrągleniami matematycznymi. Drukarki fiskalne wyliczając wartość podatku VAT przyjmują jako podstawę ceny brutto i od tych cen obliczają wartość Netto i podatek VAT. Sposób liczenia podatku VAT (suma podatku na pozycjach / suma obrotów z poszczególnych pozycji) - określenie sposobu naliczania podatku VAT. Zalecamy stosowanie metody Suma obrotów z poszczególnych pozycji jako zgodnej z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów, w tej metodzie sumowane są wszystkie pozycje dokumentu a następnie od suwy wartości (netto lub brutto w zależności od stosowanych cen) obliczany jest podatek VAT oraz kwota netto lub brutto (w zależności od stosowanych cen). Natomiast w metodzie Suma podatku na pozycjach do podsumowania dokumentu sumowane są wartości Netto, VAT, Brutto z poszczególnych pozycji dokumentu. Metodą obliczeń stosowaną przez drukarki fiskalne jest Suma obrotów z poszczególnych pozycji oraz stosowane ceny Brutto. Cykl numeracji (miesięczny / roczny) - wybór w jakim cyklu mają być tworzone dokumenty, Numery kolejne dokumentów ustalenie nr kolejnych dla zleceń, Ustaw kontrahenta Nieokreślony dla nowych paragonów fiskalnych Przy zaznaczonym parametrze dla każdego nowego automatycznie wprowadzany będzie kontrahent nieokreślony (o indeksie ). Zdecydowanie skraca to czas tworzenia paragonów dla kontrahentów których historia nie musi być rejestrowana tzw. klienci z ulicy. Na drugiej zakładce zatytułowanej Wydruki znajdują się pola wyboru, dzięki którym można skonfigurować wydruk dokumentów i zleceń (Rys. 0-14). Na tej zakładce można ustawić takie parametry jak: Rys Punkt sprzedaży - Wydruki Sposób drukowania daty (pełna data / miesiąc), Liczbę drukowanych egzemplarzy zlecenia, Wielkość marginesów (istotne w przypadku nadruków na papierze firmowym na którym znajduje się już nagłówek z logo firmy w takim przypadku wydruk może rozpoczynać się np. 30 mm poniżej górnej krawędzi dokumentu), oraz standardowe informacje umieszczane w stopkach dokumentów.

36 Stopka dokumentu kredytowego - drukowana tylko w przypadku gdy na dokumencie sprzedaży wybrana jest forma płatności typu przelew czyli dla płatności gotówką ta informacja nie będzie drukowana. Stopka - Teks drukowany na każdym dokumencie sprzedaży wystawianym w programie. Stopka (dane rejestracyjne firmy) - Teks drukowany na każdym dokumencie sprzedaży wystawianym w programie (drobną czcionką w dolnej części dokumentu sprzedaży). Drukowane informacje Domyślne ustawienia dla informacji drukowanych na dokumencie sprzedaży i zleceniu. Większość tych pól można również włączyć lub wyłączyć na dokumencie sprzedaży, wprowadzane w tym oknie ustawienia są ustawieniami domyślnymi tak aby podczas wystawiania każdorazowo dokumentu sprzedaży np. nie ukrywać wysokości rabatu dla pozycji. Istotnym elementem (nie można go włączyć podczas tworzenia dok. sprzedaży) jest parametr Kod EAN jego włączenie spowoduje umieszczenie kodu kreskowego na wydruku dokumentów sprzedaży oraz zleceń. Skanowanie czytnikiem kodu kreskowego umieszczonego na dokumencie pozwala w szybki sposób odszukać go w programie. Logo drukowanie umożliwia dodanie logo w postaci pliku graficznego które będzie domyślnie drukowane na dokumentach wystawianych z programu. Ostatnią zakładką przy konfiguracji punktu sprzedaży jest zakładka ustawień domyślnych dla dokumentów (Rys. 0-15). W zakładce tej znajdują się między innymi parametry domyślne dla nowo otwieranych zleceń: Data i godzina odbioru ustawia datę i godzinę odbioru pojazdu; zaznaczenie tego parametru spowoduje, że dla nowo tworzonych zleceń automatycznie zaznaczona będzie opcja data odbioru pojazdu która drukowana jest na zleceniu naprawy pojazdu. Opcjonalnie można podać opóźnienie w godzinach które będzie automatycznie dodawane do daty odbioru pojazdu. Dane odbiorcy ustawienie domyślnej grupy i województwa dla nowych kontrahentów tworzonych na zleceniach. Kontrola stanu licznika po zaznaczeniu tej opcji program będzie kontrolował czy na zleceniu uzupełnione zostało pole przebieg pojazdu. Program nie pozwoli wystawić zlecenia naprawy bez podania stanu licznika pojazdu. Automatyczne rozpoczynanie zlecenia - Po wystawieniu zlecenia, otrzymuje ono status Oczekujące. Po zaznaczeniu tej opcji status zlecenia automatycznie zmieni się na Rozpoczęte jeśli do zlecenia zostanie dodany Towar lub Usługa. Uwagi dodatkowe dla zlecenia domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy. Może zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia. Dodatkowe informacje do zlecenia (drobny druk) domyślny tekst, który jest drukowany małą czcionką na zleceniu naprawy. Może zawierać np. informacje o pozwoleniu na przetwarzanie danych osobowych. Uwagi dodatkowe odbierającego domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu pozostawienia pojazdu do naprawy. 36 ver

37 Rys Punkt sprzedaży - Domyślne 5.14 Konfiguracja parametrów finansowych Parametry finansowe w programie miniwarsztat 2012 są wstępnie ustalone wg domyślnych ustawień programu tak więc po instalacji nie jest konieczna ich modyfikacja. Można jednak to zrobić jeżeli wymaga tego organizacja zasad firmy wdrażającej miniwarsztat Stawki VAT Standardowo wprowadzone są trzy poziomy tego podatku: 23%, 8% oraz 0%. W przypadku konieczności zmiany lub dodania nowej stawki należy wybrać z menu Administracja Stawki VAT (Rys. 6-26). W tym oknie można ustawić kod (skrótowe oznaczenie stawki VAT prezentowanie w późniejszym czasie w wielu miejscach programu), nazwę opisową stawki VAT np. Obniżona, stawkę procentową, kod PTU (symbol przekazywany do drukarki fiskalnej).

38 R y s S t a w k a V A T Formy płatności W przypadku form płatności do słownika wprowadzone są domyślnie jej podstawowe typy. Są to: płatność gotówką, przelewem, kartą kredytową i czekiem. Mogą one określać typ dla innych form płatności zdefiniowanych indywidualnie. Aby dodać nową formę płatności należy z menu wybrać Administracja pozycję Formy płatności (Rys. 0-28). Przy dodawaniu nowej formy płatności należy podać jej nazwę która będzie prezentowana w programie oraz typ np. Płatność za pobraniem z ustawionym typem Przelew. Dodatkowo, istnieje możliwość wyliczania opłaty dodatkowej (przydatne dla kard kredytowych gdzie do wartości transakcji automatycznie zostanie doliczona kwota wg ustawionej wartości procentowej w formie płatności, może to być % równy prowizji pobieranej przez operatora kart kredytowych). Rys Forma płatności 38 ver

39 6 Kartoteki programu miniwarsztat 2012 Informacje i wszelkie dane zapisywane w programie miniwarsztat 2012 przechowywane są w kartotekach. Kartoteki pełnią funkcję widzianej przez wszystkie moduły biblioteki danych. Dzięki współdzieleniu tych danych przez poszczególne funkcje programu nie ma konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Program posiada cztery podstawowe kartoteki: Kontrahenci, Pojazdy, Towary i Usługi. Każda z kartotek posiada swoją kartę (okno programu), służącą do uzupełniania danych. Wprowadzone do programu kartoteki są wykorzystywane przez dokumenty podczas pracy z programem np. podczas wystawiania faktury VAT czy też zlecenia naprawy pojazdu. W każdej z kartotek możliwe jest skonfigurowanie ustawień domyślnych, tzn. takich, które będą domyślnie przypisywane każdej nowo dodawanej kartotece (pojazd, kontrahent itp.) tak aby zaoszczędzić czas np. na uzupełnianiu dla każdego nowego kontrahenta informacji o województwie Mazowieckim kiedy 95% serwisu stanowią klienci z województwa Mazowieckiego - patrz r Kontrahenci Ta kartoteka gromadzi dane o wszystkich kontrahentach firmy. Bez względu na to, czy jest to klient serwisu lub sklepu, czy odbiorca lub dostawca części, czy też wreszcie osoba prywatna lub osoba prowadząca działalność, jeżeli miała kontakt z firmą i wystawiony został dla niej którykolwiek z dokumentów to zostanie dodana do kartoteki kontrahentów. Raz zapisany kontrahent może być wykorzystywany wielokrotnie w procesach wystawiania zlecenia, sprzedaży, dostawy itp. figuruje on na stałe w bazie danych firmy. Kartoteka służąca do wprowadzania danych przedstawiona jest na Rys. 7-1.

40 Rys. 6-1 Kartoteka kontrahenta W karcie kontrahenta uzupełniane są dane identyfikujące i opisujące kontrahenta. Informacje pogrupowane są w kilku przedziałach. Dodatkowo istnieje możliwość określenia typu kontrahenta co w późniejszym czasie podczas pracy z programem będzie skutkowało tym, że np. przy wyborze kontrahenta do dokumentu PZ domyślnie wyświetlani są na liście kontrahenci typu Dostawca. 6.2 Pojazdy Kolejną kartoteką dostępną w miniwarsztat 2012 jest kartoteka pojazdów. W kartotece tej zgromadzone są wszelkie dane dotyczące naprawianych w serwisie pojazdów. Wiąże ona również pojazd z kontrahentem (właściciel i użytkownik pojazdu). Okno karty pojazdu w której wprowadzane są dane pojazdu przedstawiona została na rysunku poniżej. 40 ver

41 R y s. 6-2 K a r t a P o j a zd u W sekcji pojazd wprowadza się numery identyfikacyjne pojazdu takie jak nr rejestracyjny czy nr VIN oraz rok produkcji. W programie wbudowana jest baza kilkudziesięciu tysięcy wersji pojazdów zgodna z bazą wykorzystywaną przez producentów i dystrybutorów części zamiennych w swoich katalogach. Po wprowadzeniu roku produkcji pojazdu zakres dostępnych modeli zostanie automatycznie zawężony do modeli produkowanych w tym roku. Po wybraniu marki, modelu, wersji oraz opcjonalnie kodu silnika zostają do pojazdu automatycznie przyporządkowane oznaczenia wersji pojazdu stosowane przez producentów katalogów części zamiennych oraz dokumentacji technicznej. Dzięki np. numerowi TecDoc możliwe jest automatyczne wyszukiwanie wybranego do zlecenia pojazdu w katalogach części oferowanych przez dystrybutorów części co zdecydowanie skraca czas i ułatwia dobór części do naprawianego pojazdu. Do kartoteki pojazdu można wprowadzić również dodatkowe uwagi do pojazdu. Po zaznaczeniu opcji Wyświetl uwagi te będą każdorazowo wyświetlane po wybraniu tego pojazdu do zlecenia naprawy pojazdu.

42 Ostatnim elementem są pola użytkownik i właściciel pojazdu. Domyślnie w programie dane właściciela pojazdu są przepisywane z pola użytkownik pojazdu, nie ma więc potrzeby ponownego wprowadzania tych danych. Dane użytkownika i właściciela pojazdu zostały podzielone na dwie osobne pozycje gdyż bardzo często dochodzi do sytuacji, że do serwisu pojazd pozostawia do naprawy użytkownik który facto nie jest jego właścicielem ale to właśnie z użytkownikiem pojazdu zawieramy pewien rodzaj umowy na naprawę pojazdu wystawiając zlecenie naprawy pod którym podpisuje się użytkownik. Dokument sprzedaży np. faktura VAT jest natomiast wystawiany na właściciela pojazdu. Dane kontaktowe użytkownika i właściciela można wprowadzić bezpośrednio na karcie pojazdu wówczas przy zapisie karty pojazdu zostaną automatycznie utworzone i powiązane z pojazdem karty kontrahentów. Poprzez przycisk Dodaj znajdujący się pod polami użytkownika i właściciela pojazdu można wprowadzić dane kontrahenta poprzez pełną kartę kontrahenta. 6.3 Towary Kartoteka towarów w obsłudze zbliżona jest do wcześniej omówionych kartotek kontrahentów i pojazdów. Tak jak i one posiada swoją kartę (okno) w której wprowadzane są dane identyfikacyjne towaru. (Rys. 6-3). Poszczególne kartoteki towarowe można grupować w grupach i podgrupach towarowych w celu późniejszego szybszego wyszukiwania towarów i ogólnej przejrzystości danych wprowadzonych do programu. Grupy towarowe mogą być zorganizowane np. wg układów (układ paliwowy, układ napędowy itd.), wg grup asortymentowych (filtry, świece, paski, itd.) lub połączenie obydwu tych wariantów (podstawowe grupy asortymentowe wraz z podstawowymi układami). W programie po instalacji znajdują się już wprowadzone przykładowe grupy które mogą zostać dowolnie zmodyfikowane podczas wdrożenia programu. Podstawowymi danymi identyfikującymi towar są: Nazwa, Numer katalogowy, Indeks kod EAN oraz jednostka miary. Wg tych danych wyszukuje się towar w kartotece np. podczas dodawania towaru do zlecenia, Te dane (Nazwa i numer katalogowy) są również drukowane jako pozycja towarowa na dokumencie sprzedaży. Istotnym numerem jest kod EAN (kod kreskowy) dzięki któremu można zdecydowanie skrócić czas dodawania towaru do zlecenia i dokumentu sprzedaży jak również dostawy towaru. Za pomocą czytników kodów kreskowych można dodawać towary do poszczególnych dokumentów. Wprowadzenie danych dot. producenta oraz podstawowego dostawcy towaru ułatwia w późniejszym czasie np. szybkie przygotowanie zamówienia do określonego dostawcy. Ważna informacją jest to, że wszystkie powyższe informacje są automatycznie uzupełniane podczas importu faktur online z katalogów części dystrybutorów które współpracują z programem miniwarsztat Więcej na ten temat w rozdziale dot. obsługi magazynu. 42 ver

43 Parametry Ilość całkowita umożliwia blokadę sprzedaży towaru np. świecy zapłonowej w ilości 0,5. Przy sprzedaży takiego towaru wprowadzić będzie można tylko liczby całkowite. Numery seryjne ustawia się dla towarów które posiadają indywidualne numery seryjne np. akumulatory. Przy sprzedaży takiego towaru wymagane będzie podanie numeru seryjnego spisanego z sprzedawanej sztuki towaru numer ten zostanie wydrukowany na dokumencie sprzedaży. Grupa dotycząca cen umożliwia wprowadzenie bazowych (katalogowych) cen zakupu i sprzedaży towaru. Do dyspozycji jest również narzut/upust który to po wprowadzeniu np. ceny zakupu umożliwi automatyczne wyliczenie ceny sprzedaży na podstawie wartości narzutu i upustu. Istnieje możliwość zamrożenia (zablokowania przed modyfikacją) ceny zakupu lub narzutu/upustu. W takim przypadku np. przy zamrożonej cenie zakupu modyfikacja ceny sprzedaży będzie zmieniała wartość narzut/upust pozostawiając cenę zakupu bez zmian, analogicznie zmieniając narzut/upust modyfikowana będzie cena sprzedaży a cena zakupu pozostanie niezmieniona. W sekcji zamienniki można wprowadzić numery zamienników towarów. W programie funkcjonują pojęcia dwóch typów zamienników własne oraz magazynowe. Zamienniki własne stanowią zbiór numerów katalogowych towarów wraz z ich ceną. Dodawanie zamienników własnych polega na dodawaniu do karty towaru kolejnych numerów spisanych np. z pudełka części zamiennej. Wraz z programem dostarczana jest baza zamienników przygotowywana przy współpracy z producentami oraz dystrybutorami części zamiennych. Na podstawie numeru katalogowego wprowadzonego do karty towaru naciskając przycisk Importuj zam. zaimportować można automatycznie zamienniki powiązane z tym numerem katalogowym.. Zamienniki magazynowe stanowią natomiast powiązanie między sobą jako zamiennik dwóch kart towarowych wprowadzonych do programu. Jeśli jedna kartoteka towarowa wprowadzona do programu zamienia się z inną która również jest dodana do programu można wskazać taki towar i wprowadzić go jako zamiennik magazynowy. Istnieje możliwość zmiana nazwy niektórych pól widocznych na kartotece (Nr katalog., Nr fabryczny, Nr OE, Nr dostawcy). W celu zmiany nazwy pola należy wybrać menu Kartoteki -> Towary Inne -> Ustawienia domyślne i klikając w nazwę pola zmienić ją.

44 Rys. 6-3 Karta Towaru 6.4 Usługi Kartoteka usług gromadzi informacje na temat usług oferowanych przez serwis. Identycznie jak we wszystkich omówionych wyżej przypadkach do wprowadzania i edycji danych służy odpowiednia karta (Rys. 6-4). 44 ver

45 Rys. 6-4 Karta Usługi Podobnie jak w przypadku kartoteki towarów poszczególne usługi mogą być grupowane w grupy i podgrupy. Oprócz nazwy towaru można wprowadzić również identyfikatory takie jak nr katalogowy, nr producenta, skrót czy kod EAN choć ich wprowadzenie nie jest wymagane. Usługi możemy podzielić na dwa typy w zależności od stosowanej jednostki pracy. Operacje usługi w których podaje się cenę za wykonanie jednej usługi np. diagnoza sterownika silnika, samodiagnoza układu ABS, wymiana koła (1szt.). Usługi takie mogą być sprzedawane jako wielokrotność jednostki podstawowej np. 4 x wymiana koła (1 szt.) Usługi liczone w jednostkach pracy (Rbh, km, doba, itp.) dla każdej takiej usługi określona jest jej czasochłonność liczona w określonych jednostkach pracy np. Wymiana filtra paliwa 0,5 Rbh. Dla usług tego typu cena usługi obliczana jest na zasadzie pomnożenia ilości jednostek pracy np. 2 Rbh x cena za 1 jednostkę pracy np. mechanika 100 zł. W tym przypadku cena dla klienta za usługę trwającą 2 Rbh wyniosłaby 200,00 zł. Wspomniana powyżej cena za 1 jednostkę pracy np. za 1 Rbh może być różna w zależności od rodzaju usługi. Pod tym pojęciem rozumiemy różne rodzaje usług których poziom skomplikowania lub wymóg użycia specjalistycznych narzędzi może decydować o tym,że stawka z 1 jedn. pracy w poszczególnych

46 rodzajach usług może być różna np. mechanika 100 zł/rbh, elektromechanika 120 zł/rbh, naprawa blacharska 150 zł/rbh, Holowanie 5 zł/km. 6.5 Konfiguracja kartotek programu W programie miniwarsztat 2012 można ustawić domyślne parametry nowo tworzonych kartotek oraz wystawianych dokumentów. Poniżej opisano najczęściej stosowane konfiguracje. Konfiguracja domyślna spowoduje, że nowo tworzone kartoteki bądź dokumenty będą miały od razu wypełnione pewne dane, co pozwoli zaoszczędzić czas przy pracy z programem Konfiguracja grup i podgrup kartotek Grupy towarów (rys. 7-5) (Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Grupy). Grupa określenie nazwy grupy towarów. Rys. 6-5 Grupa towarów Podgrupy towarów (rys. 7-6) (Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Podgrupy). 1. Podgrupa określenie nazwy podgrupy towarów. 2. Niezależna numeracja w obrębie podgrupy określa, czy indeks identyfikujący pozycję towarową ma być generowany oddzielnie dla każdej podgrupy towarów (zaznaczone Niezależna numeracja w obrębie grupy ), czy też nie. Stosując to ustawienie można wprowadzić dla indeksu prefix zgodny np. z numerami grupy i podgrupy a kolejne towary dodawane do tej podgrupy będą miały wygenerowany indeks składający się z prefiksu + numeru kolejnego np , itd. 46 ver

47 Rys. 6-6 Podgrupa towarów W identyczny sposób do grup i podgrup towarowych w programie miniwarsztat 2012 zorganizowane zostały grupy usług oraz kontrahentów.

48 6.5.2 Kontrahenci ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Kontrahenci - Inne -> Ustawienia domyślne). Rys Karta Kontrahent Ustawienia domyślne 1. Grupa kontrahenta przyporządkowanie nowych kontrahentów do z góry określonej grupy, zazwyczaj Odbiorcy. 2. Województwo i kraj jeżeli większość kontrahentów pochodzi z jednego regionu można ustawić domyślne województwo dla nowo tworzonych kontrahentów. 6. IBAN format numeru konta, w chwili obecnej wszystkie numery kont muszą go spełniać, więc należy domyślnie zaznaczać tą opcję. 7. Typ kontrahenta określa, w jakim obszarze będzie dostępny kontrahent (tzn. sprzedaż, serwis, zakupy). Domyślnie klient serwisu oraz detalu. 8. Rodzaj kontrahenta umożliwia podział kontrahentów na firmy oraz osoby prywatne. Informacja wymagana przy wystawianiu paragonów do faktur sprzedaży. 48 ver

49 6.5.3 Towary ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Ustawienia domyślne). Rys Karta Towar Ustawienia domyślne 1. Grupa towaru przyporządkowanie towaru w kartotece do określonej grupy, (wybranie innej grupy niż podstawowa może okazać się przydatne, jeżeli zamierzamy wprowadzić np. 100 szt. towarów z jednej grupy i przy każdym nowym towarze musielibyśmy wybierać tą samą grupę i podgrupę np. świece, wycieraczki itp. takie domyślne ustawienie można wprowadzić okresowo na czas dodawania tej grupy kartotek). 2. Podgrupa towaru przyporządkowanie towaru do podgrupy. 3. Jednostka miary domyślnie ustawiono sztuki. 4. Parametry określające ilość całkowitą towaru, aktywność (czy nowo utworzone towary mają być od razu widoczne w kartotece), numer seryjny (czy dana sztuka towaru posiada indywidualny numer seryjny). Domyślnie zaznaczone pole Aktywny. 5. Obliczanie cen towaru określamy parametry cenowe towaru, narzut/upust oraz zamrożenie bazowych cen zakupu oraz narzutu/upustu.. W tym miejscu można np. założyć, że do każdego

50 zakupionego towaru doliczamy narzut np. 20 % tak więc ceny sprzedaży na podstawie cen zakupu przy nowych towarach będą automatycznie zwiększone o 20%. 6. Stawki VAT na zakup i sprzedaż towaru. Domyślnie należy pozostawić 23% w obu przypadkach. 50 ver

51 6.5.4 Usługi ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Ustawienia domyślne). Rys Karta Usługa Ustawienia domyślne 1. Grupa usługi przyporządkowanie usługi w kartotece do określonej grupy. 2. Podgrupa usługi przyporządkowanie usługi do podgrupy (przydatne, jeżeli tworzymy grupę jednakowych usług, np. Mechanika-> Wymiana paska rozrządu, Mechanika-> Wymiana płynu chłodzącego itp.). 3. Jednostka pracy domyślna jednostka usługi. 4. Stawka VAT stawka dla sprzedaży. 5. Rodzaj usług wycena jednej RBH wg zdefiniowanego stawki. 6. Aktywna aktywność usługi. Domyślnie zaznaczone.

52 6.5.5 Pojazdy ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Pojazdy - Inne -> Ustawienia domyślne). Rys Kara Pojazd Ustawienia domyślne 1. Aktywny Aktywność pojazdu. Domyślne zaznaczone. 2. Przepisz określa, czy dla nowego pojazdu użytkownik jest jednocześnie właścicielem (przepisuje dane użytkownika do sekcji Właściciel). Domyślnie zaznaczone. 52 ver

53 7 Praca z programem Informacje zawarte w poprzednich rozdziałach będą bardzo pomocne w dalszej pracy, która nie opiera się wyłącznie na tworzeniu nowych towarów, usług czy też wprowadzaniu kontrahentów i ich pojazdów. Głównym elementem programu jest możliwość tworzenia zleceń naprawy, dokumentów sprzedaży, oraz dokumentów dostaw magazynowych. Ta część instrukcji jest poświęcona właśnie tym obszarom. OBSŁUGA SERWISU POJAZDÓW

54 7.1 Wystawianie zleceń Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu. Do zlecenia wprowadzane są szczegółowe informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego pojazdu, zakresu czynności do wykonania, oraz dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie miniwarsztat 2012 zaprojektowane są tak, aby skutecznie wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji. Nowe zlecenie można utworzyć na trzy sposoby: za pomocą skrótów klawiaturowych [Ctrl+Z] (lub [Ctrl+N] na aktywnej liście zleceń wybierając z menu programu -> Dokumenty -> Dodaj zlecenie wybierając pozycję Dodaj z menu kontekstowego listy zleceń (prawy przycisk myszy) Wszystkie aktualnie realizowane zlecenia naprawy są widoczne na liście zleceń (Rys. 7-10). Domyślnie wyświetlane są otwarte zlecenia, natomiast w każdej chwili można wyświetlić listę wszystkich zleceń (także zamkniętych), odznaczając opcję Otwarte w obszarze filtrów. Rys Lista zleceń 54 ver

55 Zlecenie - Zakładka Zlecenie Jeżeli klient naprawiał już pojazd w danym serwisie to dodając nowe zlecenie wykorzystuje się już utworzone w programie kartoteki. Na zleceniu w polach z lupką wprowadza się np. nr rejestracyjny pojazdu, nr VIN lub jego część i naciska klawisz Enter a pozostałe informacje na temat pojazdu i kontrahenta uzupełnią się automatycznie. Nie ma wówczas konieczności ponownego wprowadzania wszystkich danych lub wybierania pojazdu/kontrahenta z kartoteki. Aby wskazać do zlecenia właściciela pojazdu należy nacisnąć przycisk Właściciel znajdujący się pod obszarem z danymi zleceniodawcy a następnie wskazać właściciela pojazdu z kartoteki kontrahentów. Rys Okno zlecenia Po wprowadzeniu danych kontrahenta i pojazdu, kolejnym krokiem jest określenie Zakresu zlecenia (Rys. 8-14), który można uzupełnić przy pomocy dostępnego w programie słownika usterek i usług. Zakres zlecenia uzupełniany jest na podstawie rozmowy z kontrahentem zlecającym naprawę pojazdu. Mogą to być ogólne spostrzeżenia kierowcy np. duże zużycie paliwa, nierówna praca silnika, głośna praca tłumika na podstawie których po weryfikacji usterek przez serwisantów do zlecenia zostaną dodane konkretne usługi i towary które zostały wykonane i wykorzystane do naprawy pojazdu. Istnieje również możliwość dodania do zakresu zlecenia części zamiennych łącznie z cenami. W tym celu należy przy wciśniętym na klawiaturze klawiszu CTRL wybrać przycisk Towary (przy wciśniętym Ctrl

56 przycisk Towary zastąpi przycisk Usługi w zakresie zlecenia). Usługi i towary dodawane do zakresu naprawy są automatycznie przenoszony do zakresu usług na zakładce Towary/Usługi pozycje te w późniejszym czasie zostaną umieszczone na dokumencie sprzedaży wystawionym do zlecenia. Dzięki automatycznemu uzupełnianiu kosztu poszczególnych usług i towarów w zakresie zlecenia, można przedstawić klientowi wstępną informację dotyczącą kosztów naprawy pojazdu. Podczas otwierania zlecenia istnieje możliwość wprowadzenia dodatkowych uwag, które zostaną umieszczone na wydruku zlecenia. W oknie zlecenia dostępnych jest szereg skrótów klawiaturowych które przyspieszają pracę z programem. Ctrl+P umożliwia przejście bezpośrednio do pola z numerem rejestracyjnym Ctrl+Shift+P umożliwia wyświetlenie listy pojazdów, analogicznie Ctrl+Z umożliwia szybkie przejście do pola z nazwą zleceniodawcy (kontrahenta) oraz Ctrl+Shift+Z wyświetlenie listy kontrahentów. Ponadto istnieje wiele skrótów które wywoływane są poprzez naciśnięcie kombinacji klawisz Alt+litera. W oknie zlecenia wiele opisów pól posiada podkreśloną jedną z liter np. Usterki, Zapisz jednoczesne naciśnięcie kombinacji klawiszy np. Alt+U wyświetli listę usterek, Alt+Z zapisze zlecenie. Po wprowadzeniu danych pojazdu i kontrahenta oraz określeniu zakresu naprawy oraz ew. dodatkowych uwag zlecenie należy zapisać z zaznaczoną opcją Wystaw. Drukowana jest wówczas karta zlecenia pod którą podpisuje się klient akceptując zakres zleconych prac Rys (ilość kopii konfigurowana jest w administracji programu). Poprzez wystawienie zlecenia należy rozumieć zapisanie go poprzez naciśnięcie przycisku Zapisz, jeśli na karcie zaznaczona jest opcja Wystaw (domyślnie zaznaczona) to po zapisie zlecenia zostanie mu nadany numer np. 1/Z/SP/11. W przypadku gdy dokument zlecenia został zapisany z odznaczoną opcją Wystaw to nie będzie miało ono nadanego numeru i będzie można je później bez przeszkód usunąć z programu. 56 ver

57 Rys Wydruk zlecenia

58 Po zapisie zlecenia otrzymuje ono automatycznie status Oczekujące co oznacza, że np. pojazd został przyjęty do serwisu i oczekuje na placu na rozpoczęcie naprawy. Przy otwieraniu lub edycji zlecenia w jego oknie dostępny jest przycisk Rozpocznij którego naciśnięcie spowoduje zmianę statusu zlecenia z Oczekujące na W trakcie Realizacji. Zlecenie jest również automatycznie rozpoczynane po dodaniu do zlecenia towarów lub usług. Po rozpoczęciu zlecenia przycisk Rozpocznij zmienia się automatycznie w przycisk Zakończ. Po zakończeniu naprawy pojazdu i naciśnięciu przycisku Zakończ status zlecenia zmienia się w Zakończone możliwe jest wówczas wystawienie dokumentu sprzedaży do zlecenia Zakładka Towary / Usługi Dodawanie towarów do zlecenia Podczas naprawy pojazdu wprowadzamy do zlecenia pozycje dot. części zamiennych oraz wykonanych usług. Towary / Usługi wprowadzane są z domyślnymi cenami (rys. 8-19) wprowadzonymi w kartotekach, jednakże podczas dodawania poszczególnych pozycji do zlecenia cena jak i rabat mogą być zmienione (rys. 8-20). Rys.2 Rys Zlecenie zakładka Towary/Usługi Po naciśnięciu przycisku Dodaj towar lub skrót klawiaturowy [Insert] na zakładce zlecenia w obszarze towarów (Rys. 8-19), wyświetlona zostanie lista towarów Rys Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia za pomocą przycisku Wybierz (dostępnego w dolnej części listy towarów), lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy w wybraną pozycję. 58 ver

59 Rys Lista towarów Szybkie dodawanie towaru Podczas dodawania towaru do zlecenia można skorzystać z funkcji Szybkiego dodawania towaru (przycisk Dodaj tow. >> dostępny po naciśnięciu na klawiaturze przycisku Ctrl). Wyświetlone okno pozwala na wpisanie informacji dot. danego towaru i dodanie go do zlecenia (tzw. dodanie z ręki ). W przypadku funkcji szybkiego dodawania nie jest konieczne zakładanie karty towaru w kartotece, co znacznie przyspiesza proces obsługi zleceń i dokumentów sprzedaży. Kontrola stanu online W przypadku, gdy podczas dodawania towarów do zlecenia istnieje konieczność sprawdzenia dostępności towaru u naszych dostawców należy skorzystać z funkcji Sprawdź stan online (Rys. 8-22) dostępnej z menu kontekstowego listy towarów (wywoływane prawym klawiszem myszy). Wyświetlone okno prezentuje stany online (w czasie rzeczywistym) w centrali oraz obsługującej nas fili. Stany online prezentowane są dla dostawców (dystrybutorów części) dla których została wcześniej skonfigurowana współpraca z programem miniwarsztat w parametrach programu. Należy zwrócić uwagę na pierwszego dostawcę na liście dostawca domyślny. Tylko przy tym dostawcy prezentowane są nie tylko stany, ale również ceny zakupu wynikające z naszych warunków handlowych u tego dostawcy.

60 Rys Kontrola stanu online Po wybraniu towaru, który chcemy dodać do zlecenia, wyświetla się okno pośrednie, w którym określamy ilość, cenę, rabat dla towaru dodawanego do zlecenia (Rys. 8-23). Z poziomu tego okna dostępne są cztery opcje: wybranie innego towaru (przycisk Wybierz ), utworzenie nowej kartoteki towaru (przycisk Dodaj), podgląd informacji o towarze (przycisk Info) oraz edycja karty wybranego towaru (przycisk Edytuj). Możliwe jest również wprowadzenie dodatkowego opisu dla towaru który zostanie wydrukowany na dokumencie sprzedaży wystawionym do zlecenia. 60 ver

61 Rys Okno pośrednie dodawania towarów do dokumentu zlecenia. Dodawanie usług do zlecenia Następny krok w obsłudze zlecenia to uzupełnienie listy usług. Po wciśnięciu przycisku Dodaj usługę w obszarze usług (lub skrótu klawiaturowego [Crl+Insert]) (Rys. 8-19), wyświetlona zostanie lista usług do wyboru (Rys. 8-24). Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia podobnie jak towary: za pomocą przycisku Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy w wybraną pozycję. Możliwe jest także szybkie dodawanie usług - podobnie jak w przypadku towarów nie jest wymagane założenie karty usługi w kartotece.

62 Rys Lista usług Zwiększanie ilości operacji dla usługi W przypadku, gdy chcemy zwiększyć ilość operacji dla usługi z jednostką pracy wyrażoną np. w Rbh, program oferuje taką funkcjonalność w bardzo prosty sposób. Przykład (Rys. 8-25): Wymiana amortyzatora przedniej osi (czas pracy 0,7rbh za 1 stronę). Po wybraniu usługi do zlecenia, w oknie pośrednim ilość Rbh zostanie automatycznie pobrana z karty usługi, (ilość Rbh przypadających na wymianę 1 amortyzatora (0,7 Rbh), w polu liczba operacji do wykonania należy wprowadzić 2 (wymiana lewego i prawego amortyzatora), a następnie, nacisnąć przycisk = który automatycznie przemnoży 0,7 x 2 = 1,4 i wprowadzi tą wartość jako ilość sprzedawanych jednostek pracy (Rbh) oraz wprowadzi opis usługi 2 operacje - (Rys. 8-25).. 62 ver

63 Rys Okno Usługa jednostka pracy Rbh W przypadku, gdy chcemy zwiększyć ilość operacji dla usługi z jednostką pracy wyrażoną w operacjach Przykład (Rys. 8-26): Wyważenie koła (1szt.. Po wybraniu usługi do zlecenia, w oknie pośrednim ilość jednostek zostanie automatycznie pobrana z karty usługi, (w tym przypadku 1 operacja), w przypadku wyważenia 4 kół w polu ilość jednostek należy wprowadzić 4, wówczas cena sprzedaży usługi zostanie przemnożona x 4. - (Rys. 8-26).

64 Rys Okno Usługa jednostka pracy Operacje Zakładka Rozliczenie / Dok. sprzedaży Kolejna zakładka zlecenia jest związana z rozliczeniem naprawy. Do każdego zlecenia można wystawić dokument sprzedaży typu: Faktura VAT lub Paragon fiskalny. Można również rozliczyć zlecenie wystawiając dokument wewnętrzny (w tym przypadku opcjonalnie może nie być naliczany podatek VAT; dokument wykorzystywany do wewnętrznych rozliczeń w firmie, np. przy naprawie samochodu służbowego). Do zlecenia można nie wystawiać dokumentu sprzedaży taka funkcjonalność jest przydatna dla firm rozliczających się ryczałtowo lub w przypadku, gdy będzie wystawiana faktura zbiorcza do kilku zleceń w takim przypadku do zlecenia można wydrukować dokument Koszt naprawy zawierający pozycje towarów i usług wykorzystanych podczas naprawy pojazdu. Uwaga! Dokument sprzedaży można wystawić do zlecenia tylko po jego zakończeniu. Na Rys przedstawiono przykład wypełnienia zakładki Rozliczenie / Dok. sprzedaży w zleceniu. Jako typ wybrano fakturę VAT. Ustawiono także formę płatności gotówka. W obszarze Drukowane informacje można wybrać informacje, które zostaną umieszczone na wydruku dok. sprzedaży. Na wydruku znajdzie się również dodatkowy tekst wpisany w polu Uwagi. 64 ver

65 Rys Rozliczenie zlecenia Informacje dotyczące kontrahenta dla którego zostanie wystawiony dokument sprzedaży są automatycznie pobierane z karty kontrahenta wprowadzonego jako zleceniodawca, co znacznie skraca czas obsługi zlecenia. Możliwa jest także zmiana kontrahenta na wystawianym dokumencie sprzedaży, jeżeli ma on być inny niż w zleceniu (np. gdy naprawę pojazdu zleca użytkownik (kierowca), a dokument sprzedaży ma zostać wystawiony na firmę właściciela pojazdu). Na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaży można także określić które informacje mają być wydrukowane na dokumencie rozliczeniowym, np. dane pojazdu, udzielony klientowi rabat itp. (domyślne ustawienie dla drukowanych informacji konfiguruje się w menu: Administracja programu -> Punkty sprzedaży). Program umożliwia usunięcie z systemu ostatniego wystawionego dokumentu sprzedaży (niezależnie od tego czy jest to faktura czy paragon) (rys. 8-32). Operacja ta różni się tym od anulowania, że w systemie nie zostaje żaden ślad po dokumencie. Uwaga! Po usunięciu dokumentu należy przeprowadzić korektę w numeracji dokumentów z poziomu Administracja -> Rejestry sprzedaży -> Rejestr podstawowy, a następnie Numery kolejne, pozycja np. Faktura VAT.

66 Rys Usuwanie dokumentu sprzedaży Dokument sprzedaży wystawiony przy rozliczaniu zlecenia jest z nim ściśle powiązany. Numer zlecenia jest widoczny na liście dokumentów sprzedaży, a dostęp do zlecenia jest możliwy także z poziomu dokumentu sprzedaży. Dzięki temu możliwy jest szybki podgląd zlecenia, które zostało rozliczone danym dokumentem (rys. 8-34). 66 ver

67 Rys Powiązanie dokumentu sprzedaży ze zleceniem OBSŁUGA SPRZEDAŻY 7.2 Wystawianie dokumentów sprzedaży Program miniwarsztat 2012 umożliwia tworzenie dokumentów sprzedaży (Faktura VAT, Paragon fiskalny, Dokument wewnętrzny) które nie są powiązane z zleceniem naprawy a dotyczą np. sprzedaży części. Bez względu na typ dokumentu, wygląd okna oraz jego obsługa jest identyczna. Wystawienie faktury z poziomu zlecenia zostało omówione w poprzednim rozdziale. Mechanizm wystawienia dokumentów sprzedaży powiązanych z zleceniami naprawy został opisany w poprzednim rozdziale. Aby wystawić dokument sprzedaży np. fakturę VAT dotyczącą sprzedaży towarów lub usług nie powiązanych ze zleceniem naprawy pojazdu należy z menu programu -> Dokumenty -> wybrać pozycję Dodaj fakturę VAT. Nową fakturę można utworzyć również z poziomu menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) listy dokumentów sprzedaży wybierając Dodaj lub za pomocą skrótów klawiaturowych [Ctrl+F - Faktura], [Ctrl+P - Paragon]. W programie dostępne są listy

68 dla każdego z obsługiwanych typów dokumentów (Faktur VAT / Paragonów fiskalnych / Dokumentów wewnętrznych). W programie dostępne są również rejestry dokumentów zawierające zestawienie wystawionych dokumentów. Rejestry te mogą zostać wydrukowane i przekazane np. do księgowości. Rys Karta Dokumentu sprzedaży Po wyświetleniu karty nowego dokumentu można przystąpić do jej uzupełniania. Typ dokumentu ustawiany jest automatycznie w zależności od tego jaki dokument jest tworzony np. Faktura VAT. Numer dokumentu generowany jest automatycznie po zapisaniu dokumentu z zaznaczonym polem wyboru Wystaw. Data sprzedaży i wystawienia dokumentu są ustawiane samoczynnie chyba, że jest konieczność ich zmiany, można zrobić to ręcznie. Forma płatności, kwota i termin płatności są przejmowane z dokumentu zlecenia lub można je ustawić samodzielnie w przypadku dokumentu sprzedaży nie związanego ze zleceniem. Wybór kontrahenta odbywa się w ten sam sposób jak miało to miejsce w przypadku zlecenia naprawy. Drukowane informacje umożliwiają wybór elementów drukowanych na dokumencie sprzedaży. Statusy są polami wyboru uzupełnianymi automatycznie po dokonaniu operacji modyfikujących dokument sprzedaży np. po wykonaniu korekty dokument otrzymuje status Korygowany. 68 ver

69 W polu uwag można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu. Pola dotyczące tego kto wystawił dokument i kto go odebrał mogą być uzupełniane przez program (odpowiednio osoba zalogowana w systemie i imię oraz nazwisko wybranego kontrahenta) lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb. Towary/Usługi - dodawanie towarów i usług opisane zostało szczegółowo w rozdziale poświęconym wystawianiu zleceń tj. 8.2 i 8.5. Notatka: Jeśli po wystawieniu np. faktury VAT (podczas edycji dokumentu) wciśniemy przycisk Drukuj (rys. 8-46) znajdujący się w lewym dolnym rogu karty dokumentu sprzedaży, pojawi się możliwość wydruku oryginału, kopii lub duplikatu dokumentu sprzedaży (kolejno pojawiające się komunikaty prezentowane są poniżej). Rys Drukowanie oryginału, kopii i duplikatu dokumentu sprzedaży Dokumenty korygujące Do każdego dokumentu sprzedaży można wystawić dokument korygujący. W tym celu po wyszukaniu na liście dokumentu do którego ma zostać wystawiona korekta należy go wskazać na liście a następnie z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) wybrać pozycję Wystaw korektę. Alternatywnie z menu Dokumenty Korygujące wybrać typ dokumentu który będzie korygowany (Faktura VAT, Paragon fiskalny, Dokument wewnętrzny) wyświetlona zostanie wówczas lista aktualnie wystawionych w programie korekt. Aby wystawić nową korektę należy z menu kontekstowego listy korekt (prawy przycisk myszy) wybrać pozycję Dodaj, wyświetlona zostanie wówczas lista dokumentów, np. faktur, do których możemy wystawić korektę. Dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy w dokument który ma być korygowany otworzy okno tworzenia korekty dokumentu sprzedaży. Dzięki tej funkcji można dokonywać np. zwrotu towarów czy anulowania usług. Aby ułatwić obsługę korekt dokumentów, towary i usługi zostały rozdzielone na dwie zakładki. W oknie znajdującym się w górnej części karty jest stan obecny towarów lub usług na dokumencie sprzedaży, a w dolnym stan jaki powinien być po korekcie.

70 Rys Dokument korygujący, zakładka Usługi Po uzupełnieniu odpowiednich danych można zapisać korektę. 70 ver

71 7.3 Uproszczona gospodarka magazynowa Funkcje uproszczonej gospodarki magazynowej zawarte w programie miniwarsztat 2012 umożliwiają tworzenie dokumentów magazynowych PZ. Głównym celem tych dokumentów jest import elektronicznych faktur zakupu od dostawców części zamiennych. Faktury importowane są Online z systemów dostawców lub za pomocą plików otrzymanych od dostawców części zamiennych. Dzięki funkcji importu w bardzo szybki sposób można utworzyć kartoteki towarowe, które zostaną następnie wykorzystane podczas tworzenia zlecenia lub dokumentu sprzedaży Dokument PZ Aby utworzyć nowy dokument PZ należy z menu Dokumenty wybrać pozycję Dodaj dokument PZ (lub skrót klawiaturowy Ctrl+D nowa dostawa) (Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.51). Pole kontrahent służy do określenia dostawcy od którego zakupiliśmy towar. Wybór lub dodawania nowego kontrahenta przebiega w sposób identyczny do wyboru kontrahenta na zleceniu lub dokumencie sprzedaży. Rys Karta dokumentu PZ

72 Tworząc dokument PZ możliwe jest ręczne wprowadzenie towarów na magazyn, automatyczny import faktury elektronicznej online oraz z pliku. Import faktur elektronicznych online Import faktur Online (przez Internet, bezpośrednio z systemu dostawcy) należy rozpocząć od skonfigurowania dostępu do systemu dostawcy. W tym celu należy w menu Administracja -> Parametry programu -> Zakładka dodatkowe wybrać dostawcę a następnie nacisnąć przycisk [Konfiguruj] W oknie konfiguracji połączenia należy wskazać lokalizację folderu na dysku w którym zainstalowany jest katalog dostawcy. Po prawidłowym skonfigurowaniu połączenia możliwy będzie import faktur zakupu online oraz kontrola stanu Online towarów bezpośrednio u swojego głównego dostawcy części zamiennych (menu kontekstowe listy towarów -> sprawdź stan online towaru). Aby zaimportować fakturę zakupu online należy z listy dostępnych dostawców wskazać dostawcę od którego będziemy importowali fakturę a następnie nacisnąć przycisk Pobierz faktury (można również kliknąć dwukrotnie lewym klawiszem myszy dostawcę na liście dostępnych dostawców). Wyświetlona zostanie wówczas lista dostępnych faktur zakupu (nasze faktury wystawione w systemie dostawcy). Następnie należy wskazać z listy fakturę którą chcemy zaimportować. Proces importu trwa kilka sekund, w efekcie otrzymujemy dokument PZ zawierający pozycje z towarami dostarczonymi przez dostawcę. Kartoteki towarów które nie były do tej pory wprowadzone do systemu zostaną założone automatycznie podczas importu na podstawie danych zawartych w fakturze elektronicznej. 72 ver

73 Rys Lista faktur pobrana online z systemu dostawcy Import faktur elektronicznych z pliku Import faktur Offline polega na importowaniu do dokumentu PZ plików faktur dostarczonych przez dystrybutorów części zamiennych. Program obsługuje formaty większości najpopularniejszych dystrybutorów części zamiennych. Po wyborze w sekcji Faktury elektroniczne - offline (Rys. 8-51) dostawcy od którego otrzymaliśmy fakturę w formie elektronicznej oraz po naciśnięciu przycisku Wczytaj plik faktury wyświetli się standardowe okno obsługi plików systemu operacyjnego MS Windows, gdzie można wskazać plik z fakturą elektroniczną otrzymaną od dostawcy (Rys. 7-52). (Rys. 8-51)

74 Rys Wybór pliku z fakturą elektroniczną Proces dodawania towarów zawartych w pliku faktury jest identyczny z importem faktur online. Jak widać na Rys towary, które znajdowały się na fakturze elektronicznej online lub Offline zostały automatycznie dodane do listy towarów dokumentu PZ - zakładka towary. Ta funkcja jest bardzo wygodna w przypadku, gdy do wczytania jest bardzo duża ilość towarów. Normalnie pracownik wprowadzałby je cały dzień. W tym przypadku import trwa kilka sekund, a rola pracownika ogranicza się jedynie do kontroli poprawności zaimportowanych towarów z fakturą w formie papierowej. Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ jest również możliwe i nie różni się niczym od dodawania towarów do zleceń lub dokumentów sprzedaży. Na zakładce Towary, po wciśnięciu klawisza Dodaj wyświetla się odpowiednia lista, z której można dodać towary do dokumentu. W przypadku ręcznego dodawania towarów w momencie napotkania towaru dla którego wcześniej nie było utworzonej kartoteki towarowej wymagane będzie ręczne utworzenie nowej kartoteki towarowej.. 74 ver

75 8 Raporty i rejestry Program miniwarsztat 2012 daje użytkownikom możliwość generowania różnego rodzaju raportów i zestawień na podstawie zgromadzonych danych. Raporty pozwalają na bieżącą analizę osiąganych wyników i ułatwiają podejmowanie decyzji związanych z prowadzeniem działalności. Znajdują się one w menu głównym pozycja Raporty. Rys. 8-1 Menu Raporty 8.1 Raporty serwisowe Historia pojazdu Raport Historia pojazdu pozwala wyświetlić wszystkie naprawy wykonane w wybranym pojeździe, oraz zużyte do tych napraw części zamienne. Aby wygenerować raport należy z menu Raporty -> Raporty serwisowe wybrać pozycję Historia pojazdu. Interesujący nas samochód wybieramy z listy pojazdów (Rys. 9-2) poprzez dwukrotne kliknięcie lub za pomocą przycisku Wybierz. Rys. 8-2 Lista pojazdów

76 Następnie ustawiamy parametry raportu. Okno służące do ustawiania parametrów raportu wygląda następująco (Rys. 9-3): Rys. 8-3 Ustawienia raportu Historia pojazdu Zakres dat okres, z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu, Szczegóły dotyczące wyświetlanych informacji czy mają być wyszczególnione zużyte części i wykonane usługi oraz uwagi, wprowadzone do zlecenia na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaży. W utworzonym w ten sposób raporcie znajdują się: podstawowe informacje na temat danego pojazdu i jego właściciela, numery kolejnych zleceń oraz utworzonych do nich dok. sprzedaży wraz z datą, wykonane usługi, uwagi i użyte do tego części oraz szczegółowe informacje na ich temat (indeks, nr katalogowy, ilość, jednostka, rabat, wartość netto oraz ilość rbh). Raport zawiera podsumowanie wartości netto z podziałem na towary i usługi oraz łączną sumę netto. Przykładowy raport przedstawia Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.. 76 ver

77 Rys. 9 4 Raport Historia pojazdu 8.2 Raporty sprzedaży Drugi rodzaj raportów dostępnych w systemie miniwarsztat 2012 to raporty sprzedaży. Pozwalają one na zestawienie danych dotyczących sprzedaży zarówno towarów, jak i usług w wybranym okresie czasu. Rys Dostępne raporty sprzedaży

78 8.2.1 Raport sprzedaży towarów Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaży pozycję Raport sprzedaży towarów. Następnie wybieramy zakres dat, zaznaczając w ten sposób okres czasu, z którego dane mają zostać pobrane do raportu. Rys Ustawienia Raportu sprzedaży towarów W utworzonym w ten sposób raporcie wyszczególnione są następujące informacje dotyczące sprzedanych towarów: nazwa, indeks, numer katalogowy, ilość oraz wartość netto i brutto. Poszczególne pozycje towarów są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie których podsumowane są wartości sprzedaży netto i brutto. Raport zawiera także łączną wartość towarów sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport przedstawiono na Rys ver

79 Rys. 8-4 Przykładowy Raport sprzedaży towarów

80 8.2.2 Raport sprzedaży usług Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaży pozycję Raport sprzedaży usług. Podobnie jak w przypadku innych raportów rozpoczynamy od ustawienia zakresu dat (Rys. 9-11) Rys. 8-5 Ustawienia raportu sprzedaży usług Sposób tworzenia i budowa tego raportu jest podobne jak w przypadku raportu sprzedaży towarów. Poszczególne pozycje usług są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie których podsumowane są wartości sprzedaży netto i brutto. Raport zawiera także łączną wartość usług sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport sprzedaży usług przedstawiono na Rys ver

81 Rys. 8-6 Przykładowy Raport sprzedaży usług Raport kontrahenta Przedstawia listę dokumentów sprzedaży wystawionych danemu kontrahentowi wraz z listą ujętych w nich towarów i usług. Przy towarach znajdziemy informację o: ilości, jednostkach miary, rabatach, wartościach netto i wartościach brutto. Dodatkowo jest pokazane podsumowanie z: wartością netto i brutto sprzedanych towarów, wartością netto i brutto sprzedanych usług, a także wartość łączna sprzedaży.

82 8.3 Raporty magazynowe Raport stany magazynowych Raport stanów magazynowych pozwala na wyświetlenie listy towarów wraz z ich stanami magazynowymi. W stosowanej przez program uproszczonej gospodarce magazynowej raport ten zawiera zestawienie porównujące ilość dostaw oraz ilość sprzedaży poszczególnych towarów. Wartość magazynu jest ustalana na podstawie ( Suma dostaw Suma sprzedaży ) x Bazowa Cena Zakupu z karty towaru. Aby go utworzyć wybieramy pozycję Stany magazynowe z listy raportów magazynowych i ewentualnie ustalamy zakres grup i podgrup towarów do raportu. Wybieramy również parametr wg którego mają być sortowane wyniki raportu. Rys. 8-7 Ustawienia raportu Stany magazynowe Raport zawiera następujące informacje: numer katalogowy, indeks, nazwa towaru oraz jego ilość i Wartość wynikające z przedstawionych powyżej obliczeń. Przykładowy raport dla wybranej grupy Filtry i podgrupy Powietrza przedstawiono na Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.. Rys Raport stanów magazynowych. 82 ver

83 8.4 Rejestry dokumentów Rys. 8-8 Rejestry dokumentów Program miniwarsztat zawiera następujące rejestry dokumentów: Rejestr dokumentów sprzedaży, Rejestr paragonów fiskalnych, Rejestr faktur VAT, Rejestr dok. wewnętrznych, Rejestr paragonów fiskalnych korygujących, Rejestr faktur VAT korygujących, Rejestr dok. wewnętrznych korygujących, Rejestry dokumentów mogą być drukowane i przekazywane do księgowości w formie zestawienia wystawionych w programie dokumentów sprzedaży.