Protokół Nr CCLIV/2006

Transkrypt

1 Protokół Nr CCLIV/2006 z dnia roku z posiedzenia Zarządu Związku Komunalnego Gmin Komunikacja Międzygminna w Olkuszu. Obecni na posiedzeniu wg listy obecności stanowiącej załącznik do protokołu. Posiedzeniu przewodniczył Przewodniczący Zarządu Związku Komunalnego Gmin Komunikacja Międzygminna w Olkuszu - mgr inż. Jacek Sierka. W trakcie posiedzenia Zarząd złożył wyjaśnienia na zapytanie inspektora RIO w Krakowie. Zapytanie i pisemna odpowiedź w załączeniu do protokołu. Na tym posiedzenie zakończono. Protokołowała Barbara Lorek Sierka

2 Olkusz, dnia r. Związek Komunalny (Irain K o m u n ik a c jo M ię d z y g m in n e w O LK U S ZU dn 12. WRZ L. dz Podpis Pan Jacek Sierka Przew odniczący Z arządu Zw iązku Działając na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli kompleksowej Związku Komunalnego Kom unikacja M iędzygminna proszę o złożenie wyjaśnienia w sprawie: 1) Dlaczego w zakresie wypłacanycłi Członkowi Zarządu diet nie respektowano zapisu Ucłiwały Nr XXX7107/2003 Zgromadzenia Związku z dnia r. w sprawie diety dla członka Zgromadzenia będącego nieetatowym członkiem Zarządu Związku, zgodnie z którym dieta podlega obniżeniu o 20% za każdą nieobecność na posiedzeniu Zarządu Związku, a mianowicie: - za wrzesień i listopad 2004 r. wypłacono diety w pełnej wysokości, tj. w kwocie 800 zł, w sytuacji kiedy listy obecności z posiedzenia Zarządu Związku z dnia r. i r. dokumentują nieobecność członka Zarządu na posiedzeniach. - za grudzień 2005 r. wypłacono dietę w kwocie 480 zł. Listy obecności z posiedzeń Zarządu Związku dokumentują brak podpisu ww. w dniach 1.12., , i r., zatem dieta powinna zostać obniżona o 80%. 2) Dlaczego coroczną kontrolą wewnętrzną ( , 2005 i do dnia kontroli) nie obejmowano gospodarki finansowej Związku, zgodnie z zapisem art. 127 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, a w 2006 r. zgodnie z art. 187 ust 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz z późn. zm.).

3 ZWIĄZEK KOMUNALNY GMIN - KOMILINIKACJA MIĘDZYGMINNA WOLKUSZL Siedziba Związku: ul. Aleja 1000 lecia 2c tel. (032) , (032) Olkusz Ldz.ZKG' KM / /06 Olkusz, dnia r Sz. P. Gabriela Broi - Stanek Inspektor RIO w Krakowie W odpowiedzi na złożone zapytanie w zakresie przeprowadzanej kompleksowej kontroli Związku Komunalnego Gmin Komunikacja Międzygminna w Olkuszu wyjaśniam: Ad. 1 Zgodnie z uchwałą Zgromadzenia Związku nr XXX/107/2003 z dnia r. w sprawie diety dla członka Zgromadzenia będącego nieetatowym członkiem Zarządu Związku Zgromadzenie Z-ku ustaliło dietę za udział w posiedzeniach Zarządu Z-ku w formie ryczałtu miesięcznego w wysokości 800 zł. Kwota diety podlega obniżeniu o 20% za każdą nieobecność na posiedzeniu Zarządu Z-ku. Każdorazowo z posiedzenia Zarządu sporządzany jest protokół, do którego załączane są: lista obecności i ewentualne uchwały lub inne dokumenty. Z treści uchwały Zgromadzenia wynika, iż podstawą wypłaty ryczałtu miesięcznego w pełnej wysokości jest udział w posiedzeniach. Zatem brak podpisu w liście obecności nie stanowi dowodu nieobecności członka Zarządu na posiedzeniach. Przyjętą praktyką jest, iż w przypadku nieobecności członka Zarządu na posiedzeniu w miejscu udokumentowania jego podpisu stawiana jest pozioma kreska. Brak podpisu należy traktować wyłącznie jako przeoczenie, nie zaś jako dowód na brak udziału w posiedzeniu. Na tę okoliczność załączam oświadczenie Pana Jerzego Preiss, iż w dniach r, r, r, r, r. uczestniczył w posiedzeniach Zarządu Związku. ( Zał. nr 1 ), oraz oświadczenie osoby sporządzającej protokoły i listę potrąceń (zał. nr 2) Dodatkowo informuję, iż w dniach i r. nie odbywały się posiedzenia Zarządu Związku a były w dniach i r.Dowodem tego jest potrącenie diet za nieobecność na posiedzeniach Zarządu w dniach i r. nieetatowemu członkowi Zarządu. Jednocześnie pragnę zauważyć, iż ta sama osoba obsługuje posiedzenia Zarządu sporządzając protokoły, listy obecności, projekty uchwał i inne oraz przygotowuje listę potrąceń, która jest

4 następnie akceptowana przeze mnie jako Przewodniczącego Zarządu. Zatem sporządzenie powyższej listy i akceptacja z mojej strony jest następnym dowodem dokumentującym obecność członka Zarządu na posiedzeniu. Powyższe wyjaśnienie dowodzi, iż treść uchwały Zgromadzenia jest w pełni respektowana a braki o których mowa w kierowanych zapytaniach należy traktować wyłącznie w kategoriach przeoczenia, co w przyszłości zostanie wyeliminowane. Ad.2 Informuję, iż w zakresie kontroli wewnętrznej wydałem Zarządzenie 1/B/ 2001 dnia Ir. w sprawie procedur kontroli wydatków ze środków publicznych. Procedury te szczegółowo określają zakres kontroli pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, przestrzeganiem ustawy o zamówieniach publicznych oraz wskazują osoby upoważnione do przeprowadzenia przedmiotowych kontroli a także dokumentowanie sposobu zgodności z przyjętymi procedurami. Dodatkowo zarządzenie określa sposób postępowania w razie ujawnienia nieprawidłowości przez kontrolujących oraz obowiązki Przewodniczącego Zarządu w przypadku stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub nadużyć gospodarczych. (Zarządzenie stanowi załącznik nr 3). Na uwagę zasługuje okoliczność, iż Związek Komunalny nie posiada podległych jednostek sektora finansów publicznych oraz ich nie nadzoruje (Art. 187 ust. 2 lub Art. 127 ust. 2 ustawy o finansach publicznych), a także nie jest zobligowany do przeprowadzania audytu wewnętrznego. Budżet Związku po stronie dochodów zawiera dwa działy: Transport i łączność Różne rozliczenia Natomiast po stronie wydatków działy: Transport i łączność Administracja publiczna Różne rozliczenia w tym wyłącznie 481 rezerwy Podkreślam, iż charakter wykonywanych przez Związek zadań (lokalny transport zbiorowy) powoduje, że ponad 90% wydatków budżetu Związku stanowią wydatki z zakresu transportu i łączności w szczególności zakup usług pozostałych 430 jako zapłaty za usługi przewozowe. Przyjęte procedury kontrolne przez Zarząd Związku powodują, iż 95% zlecanych usług przewozowych poddane jest stałej systematycznej codziennej całodobowej kontroli poprzez system monitoringu wizyjnego rejestrowanego na kasetach magnetowidowych oraz systemu kontroli liniowej wykonywanej przez pracowników Związku.

5 Wszelkie nieprawidłowości są odnotowywane w raportach wg wzoru (zał. nr 4) oraz kartach kontroli (zał. nr 5). Na ich podstawie następuje weryfikacja dokumentów przewozowych dostarczanych przez przewoźników drogowych (kart drogowych i raportów). Wyniki przeprowadzanych kontroli skutkują obniżeniem płatności (zobowiązań) z tytułu usług przewozowych, jak również stanowią podstawę do nakładania kar za niezgodne z umową realizowanie usług przewozowych. Powyższe rozliczenia dokonywane są w okresach miesięcznych podobnie jak regulowanie należności za usługi przewozowe. Nadmieniam, iż w wyniku przeprowadzonych kontroli wewnętrznych kwota naliczonych kar odpowiednio wyniosły: w2004r zł w 2005r zł w 2006r (do m-ca sierpnia) zł Uwzględniając specyfikę budowy budżetu Z-ku szczegółowość opisu w momencie jego uchwalania i układ wykonawczy, celowość zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków jest również badana przez Komisję Rewizyjną Związku i akceptowana przez Zgromadzenie Związku. Natomiast przyjęte procedury kontroli wewnętrznej prowadzą do wniosku, iż nie 5% a ponad 90% wydatków podlega kontroli. Moim zdaniem jak również Zdaniem Zarządu Związku przyjęte procedury kontroli wewnętrznej są wystarczające i zgodne z zapisem Art. 127 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych a w 2006r. zgodnie z Art. 187 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych. Dodatkowym potwierdzeniem prawidłowości przyjętych zasad kontroli wewnętrznej jest okoliczność braku zaleceń pokontrolnych w wyniku kompleksowych kontroli przeprowadzonych przez RIO w Krakowie, Izbę Skarbową w Krakowie i PIP w Krakowie. Załączniki: 1- Oświadczenie nieetatowego członka Zarządu Związku 2- Oświadczenie Barbary Lorek 3. Zarządzenie w sprawie procedury kontroli wewnętrznej 4- Wzór Raportu z kontroli punktualności 5. Wzór Karty kontroli Z wyrazami szacunku, Przewodniczący Zarządu Związku Jacek Sierka