Cafe Firma Delegacje

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU Cafe Firma Delegacje Wersja

2 Spis treści I. Wymagania...4 II Obsługa programu Konfiguracja Ogólne ustawienia ogólne - parametry 1.2 Użytkownicy Prawa dostępu do systemu Ryczałt i stawki Wersja Rejestracja programu Słowniki Cele wydatków Cele wyjazdów Miejsca wyjazdów Pracownicy Pojazdy Trasy Kraje Dane Koszty eksploatacji pojazdów Wyjazdy w delegacje Zmiana waluty Zmiana użytkownika Uruchamianie modułów Raporty Ewidencja przebiegu pojazdów Pomoc techniczna

3 Wprowadzenie Uwaga! Cafe Firma Delegacje jest programem w trakcie stałego i dynamicznego rozwoju. Z tego powodu informacje zawarte w tej instrukcji mogą w niektórych przypadkach odbiegać od stanu rzeczywistego programu bądź opis funkcji może być bardzo ogólny. Prosimy o zapoznanie się z instrukcją dostarczaną w wersji elektronicznej. Zadaniem programu Delegacje jest łatwe i sprawne rozliczanie kosztów podróży służbowych, ryczałtów samochodowych zarówno pracowników jak i właścicieli firm oraz prowadzenia kilometrówki. Optymalizacja programu została wykonana pod kątem łatwości obsługi i szybkości działania. Program Delegacje został napisany w środowisku JAVA. Możliwa jest jego praca praktycznie pod każdym systemem operacyjnym. Pracuje równie wydajnie pod systemem Windows jak i Linux - praca w środowisku systemu Linux pozwala znacznie zredukować koszty prowadzenia firmy. Do najważniejszych funkcji programu Cafe Firma Delegacje należą: rozlicza wyjazdy służbowe krajowe oraz zagraniczne delegacje, łącznie ze sporządzeniem rachunku kosztów wyjazdu służbowego sporządza wydruk polecenia wyjazdu służbowego, sporządza wydruk polecenia wyjazdu służbowego za granice kraju, rozlicza przyznane pracownikom ryczałty kilometrowe, łącznie z wydrukiem stosownego dowodu wewnętrznego prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) prowadzi ewidencję kosztów eksploatacji samochodu, drukuje ewidencję przebiegu pojazdu oraz ewidencję kosztów eksploatacji samochodu, sporządza zestawienia wypłaconych delegacji, ryczałtów samochodowych, oraz dokonanych wydatków eksploatacyjnych, z uwzględnieniem okresu, osoby lub pojazdu, którego dotyczy zestawienie. automatyczne obliczanie diet krajowych jak i zagranicznych wg tabeli walut wielowalutowość, program umożliwia zmianę walut oraz ich aktualizację przez Internet Wszelkie uwagi dotyczące pracy programu, jego funkcjonalności czy innych ważnych dla użytkownika udogodnień prosimy przesyłać na adres m2m@dgcs.biz 3

4 I. Wymagania Wymagania Programu: procesor: minimum 600 MHz pamięć RAM: minimum 256 MB rozdzielczość ekranu: minimum 800x600 pamięć na dysku twardym: minimum 100MB system operacyjny: Windows, Linux lub inny, na którym jest dostępna maszyna wirtualna Javy II. Obsługa Programu Program jest wyposażony w część konfiguracyjną. Umożliwia ona przystosowanie programu do potrzeb użytkownika. Po zainstalowaniu program może działać praktycznie od razu. Należy jednak określić podstawowe parametry użytkowe. Niektóre funkcje menu użytkownik będzie wykonywał jednorazowo lub sporadycznie. Pracę z programem Delegacje należy rozpocząć od zdefiniowania danych dotyczących Państwa firmy. Parametry te ustawiamy korzystając z funkcji menu Konfiguracja. Wszystkie funkcje i zakładki konfiguracji należy po kolei przejrzeć i w razie 4

5 konieczności zmienić. Od tej jednorazowej czynności zależeć będzie bezproblemowe rozpoczęcie pracy z programem. 1.0 Konfiguracja 1.1 Ogólne Ustawienia ogólne W miejscu tym określamy dane firmy, wygląd (grafikę) środowiska pracy oraz inne istotne parametry. Poniższe ekrany przedstawiają poszczególne parametry. Parametry Zakładka umożliwia zmianę wyglądu i kolorystyki wyświetlanych ekranów, (czyli potocznie skórek). 5

6 1.2 Konfiguracja Użytkownicy W zakładce tej wprowadzamy imię i nazwisko osoby, której przydzielamy login i hasło do programu. Każdego użytkownika przyporządkowujemy do odpowiedniej grupy posiadającej określone prawa w programie. 1.3 Konfiguracja Prawa dostępu do systemu Wykorzystując tę funkcję definiujemy grupy użytkowników, którym nadajemy odpowiednie uprawnienia. Każda grupa użytkowników może mieć nadane inne uprawnienia do pracy z systemem Magazyn 2M. Nie ma ograniczeń, co do liczby tworzonych grup. Jedną z grup są Administratorzy. Jest to grupa uprzywilejowana posiadająca wszystkie prawa istniejące w programie. Użytkownik dodany do grupy administratorów staje się użytkownikiem uprzywilejowanym, administratorem programu. Pozostałe grupy nie powinny posiadać tak szerokiego zestawu uprawnień. 6

7 1.4 Ryczałt i stawki Umożliwia definiowanie wskaźników stawek (usuwanie lub dodawanie, poprawianie nowych wskaźników) za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego, wysokości diety, ryczałtu za dojazdy oraz ryczałtu za noclegi. 1.5 Wersja zawiera aktualną wizytówkę programu. 1.6 Rejestracja programu. W przypadku użytkowania wersji demonstracyjnej programu, po podjęciu decyzji o zakupie, funkcja Rejestracja programu umożliwia wprowadzenie klucza aktywacji i licencji uzyskanej od producenta. Od tej chwili zaczyna się właściwe użytkowanie programu. Dokumenty wystawione podczas pracy w trybie demo pozostają w archiwach programu. 7

8 2. Słowniki 2.1 Cele wydatków To okno umożliwia definiowanie nowych wydatków, przeglądanie i edycję wydatków związanych z użytkowaniem samochodów. 2.2 Cele wyjazdów To okno umożliwia definiowanie nowych celów wyjazdów, przeglądanie i edycję celów wyjazdów pracowników w delegacje służbowe. 8

9 2.3 Miejsca wyjazdów To okno umożliwia definiowanie nowych miejsc wyjazdów do których udają się pracownicy wyjeżdżając w delegacje służbowe, a także przeglądanie i edycję tych miejsc. 2.4 Pracownicy To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do danych pracowników firmy. Informacja o każdym z pracowników składa się z: nazwiska, imienia i stanowiska pracownika jego adresu zamieszkania limitu kilometrowego przyznanego na jazdy lokalne marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika samochodu pracownika określenie czy dany pracownik ma pojazd prywatny, jeżeli tak to wybieramy pojazd z listy określenie stawki dla pojazdu marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika samochodu pracownika 9

10 Definiowanie pojazdu prywatnego dla pracownika Pojazd prywatny pracownika można także zdefiniować w okno pojazdy, po wcześniejszym zdefiniowaniu wystarczy wybrać tylko pojazd z listy w okno pracownicy. 2.5 Pojazdy To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do informacji o pojazdach należących do firmy i jej właściciela, pracowników oraz innych pojazdów takich jak. np. autobus, pociąg, samolot. Informacja o każdym z pojazdów składa się z: marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika pojazdu, stawki za 1 km dla pojazdu prywatnego, jeżeli dany pojazd nie należy do kategorii pojazdów inny. rodzaju właściciela (właściciel firmy, firma, pracownik, inny) 10

11 2.6 Trasy To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do słownika tras pojazdów, z których korzystają pracownicy podczas wyjazdów w delegacje służbowe. Informacja o każdej z tras składa się z: - nazwy miejscowości początkowej - nazwy miejscowości końcowej - długości trasy Przy wpisywaniu informacji o nowej trasie można zaznaczyć opcję Automatyczne dodawanie trasy powrotnej. Spowoduje to stworzenie drugiej trasy z zamienionymi miejscowościami początkową i końcową oraz identyczną długością trasy. 11

12 2.7 Kraje To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do słownika krajów, gdzie wyjeżdżają pracownicy podczas wyjazdów w delegacje służbowe. Informacja o każdym kraju składa się z: Nazwy kraju Kwoty diety Nazwy waluty Kwoty limitu za nocleg Kwoty zawarte w tej tabeli są niezbędne do wyliczania diety w walucie obcej gdy pracownik przebywa w delegacji poza granicami kraju. 12

13 2.8 Kursy walut To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do słownika kursów walut, niezbędnych do rozliczenia delegacji w innej walucie niż PLN. Zawarte w nim opcje umożliwiają dodanie ręcznie nowej zdefiniowanej przez siebie waluty lub jej edycję. Jest też możliwość aktualizacji gotowych kursów walut z serwera NBP. 3.0 Dane 3.1 Koszty eksploatacji pojazdów To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do danych związanych z poniesionymi przez firmę kosztami użytkowania samochodów. Informacja o każdym z kosztów składa się z: - daty poniesienia kosztu - marki, numeru rejestracyjnego - numeru faktury dokumentującej poniesiony koszt - celu wydatku - kwoty wydanej na ten cel 13

14 3.2 Wyjazdy w delegacje To okno przeglądania i edycji umożliwia dostęp do danych związanych z wyjazdami pracowników w delegacje służbowe. Program z tej pozycji umożliwia także dopisywanie do słowników nowych miejsc wyjazdów, tras przejazdów co w znacznym stopniu ułatwia obsługę programu. Należy pamiętać aby zaznaczyć opcję czy wyjazd w delegację krajową czy zagraniczną. Domyślnie opcja ta jest ustawiona dla wyjazdów krajowych. Informacja o każdym z wyjazdów składa się z: numeru delegacji nazwiska, imienia i stanowiska pracownika jego adresu zamieszkania celu wyjazdu miejsca wyjazdu dat oraz godzin początku i końca delegacji wartości przyznanego pracownikowi ryczałtu na dojazdy wartości należnych pracownikowi diet kosztów noclegów udokumentowanych rachunkami kosztów noclegów zryczałtowanych wartości innych wydatków wartości wszystkich przejazdów (podróży) odbytych w ramach tej delegacji numeru delegacji środka lokomocji dat i godzin wyjazdu oraz przyjazdu (początek i koniec podróży) nazw miejscowości wyjazdu i przyjazdu liczby kilometrów (długość trasy) opisu trasy 14

15 marki, numeru rejestracyjnego oraz pojemności silnika samochodu (jeżeli jako środek lokomocji wybrany został samochód) stawki za kilometr (jeżeli środkiem lokomocji jest samochód, rower lub jest to podróż piesza) kosztu podróży data wystawienia data rozliczenia Dla delegacji zagranicznych wszystkie wyżej wymienione oraz: kraj wyjazdu przekroczenie granicy waluta noclegi zagraniczne ryczałt dojazdy zagraniczne ryczałt Numer delegacji służy do jednoznacznej identyfikacji wyjazdu, zatem nie może się powtarzać w jakichkolwiek wyjazdach. Po dodaniu nowego wyjazdu numer delegacji nadawany jest automatycznie, ale użytkownik może go zmienić. Wprowadzona zmiana nie zostanie jednak zaakceptowana przez program, jeżeli wpisany numer delegacji już występuje w informacji o innym wyjeździe. Jeżeli wszystkie możliwe numery delegacji są już wykorzystane, to nie ma możliwości dodania nowego wyjazdu. (Przypadek ten jest bardzo mało prawdopodobny ze względu na ogromną liczbę możliwych do wpisania numerów). Pomimo swojej nazwy numer delegacji może zawierać litery i inne znaki. Po przejściu do zakładki Podróże wyświetla okno przeglądania i edycji z informacjami o podróżach odbytych przez pracownika w ramach danej delegacji. Wszelkie zmiany informacji o tych podróżach powodują uaktualnienie dat początku i końca delegacji oraz wysokości przyznanych diet. Z tego miejsca możliwy jest także wydruk polecenia wyjazdu służbowego 15

16 Data początku pierwszej podróży jest datą początku delegacji (tzn. tej, która się odbyła najwcześniej). Data końca ostatniej podróży jest datą końca delegacji (tzn. tej, która się odbyła najpóźniej). Analogicznie godziny początku i końca. Chociaż daty te i godziny są wpisywane automatycznie przy zmianach informacji o podróżach, to użytkownik ma możliwość ich ręcznego wpisania. 16

17 Wysokość diet obliczana jest automatycznie przez program po naciśnięciu przycisku oblicz, podobnie jak ryczałt za dojazdy i noclegi należy tylko podać liczbę dni w dojazdach oraz liczbę dni noclegu. Należy jeszcze wspomnieć o Szczegółach podróży okienko to umożliwia definiowanie określonych stawek np. wyżywienie - bezpłatne, częściowe, kurier dyplomatyczny, pola te są standardowo wypełnione danymi procentowymi pochodzącymi z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, natomiast pola liczba dni pobytu z szpitalu, kraj w którym pracownik przebywał w szpitalu należy wybrać z listy lub wypełnić. Po wypełnieniu tych pól rozliczający delegacje o nic nie musi się już martwic po zamknięciu okna wszystkie zmiany automatycznie obliczy program, a więc diety i koszty związane z daną podróżą. Kolejna zakładka to Rozliczenia umożliwia dostęp do danych związanych z wypłaconym pracownikom ryczałtem kilometrowym na jazdy lokalne. Informacja o każdym z ryczałtów składa się z: numeru dowodu wewnętrznego daty rozliczenia ryczałtu nazwiska, imienia i stanowiska pracownika limitu kilometrowego marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika samochodu pracownika liczby dni nieobecności pracownika w pracy (absencja) stawki za 1km przebiegu samochodu wartości ryczałtu Numer dowodu wewnętrznego służy do jednoznacznej identyfikacji rozliczenia, zatem nie może się powtarzać w jakichkolwiek rozliczeniach. Po dodaniu nowego rozliczenia numer dowodu wewnętrznego nadawany jest automatycznie. Program automatycznie wylicza dni absencji pracownika 17

18 należy tylko określić przedział czasu oraz wybrać danego pracownika z listy. Z tego miejsca w programie można wykonać wydruk dowodu wewnętrznego. 3.3 Zmiana waluty Kolejnym ważnym elementem programu jest możliwość zmiany waluty, aby zmienić aktualnie używaną walutę należy wybrać ją z listy i zatwierdzić przyciskiem Ok. 3.4 Zmiana użytkownika Po wybraniu z menu Zmiana użytkownika możemy zmienić użytkownika podczas pracy programu, bez konieczności ponownego uruchamiania programu. 3.5 Uruchamianie modułów Jeżeli wybierzemy z menu Uruchom moduły będziemy mieli możliwość uruchomienia innych programów systemu Cafe Firma np. Magazyn 2M, KPiR 18

19 4.0 Raporty 4.1 Ewidencja przebiegu pojazdu To okno umożliwia wyszukanie informacji o przebiegu poszczególnych pojazdów w określonym miesiącu, roku. Wciśnięcie przycisku Drukuj generuje wydruk ewidencji przebiegu wybranego pojazdu w wybranym miesiącu, roku. Można sporządzić wydruk za określony okres czasu np. rok, kwartał, miesiąc. 19

20 Program dostarcza także zestaw raportów. Obejmuje on każdą dziedzinę programu, to znaczy wydruk polecenia wyjazdu służbowego, zastawienia, rozliczenia. Dostarczony zestaw raportów można będzie w każdej chwili poszerzyć, tworząc dodatkowe raporty samodzielnie lub też zamówić je u producenta. Raporty są umieszczane w otwartym systemie raportów, utworzenie nowego raportu nie będzie ingerowało bezpośrednio w kod programu. Program Delegacje w chwili obecnej pozwala na sporządzanie następujących grup raportów: - polecenie wyjazdu służbowego (delegacja krajowe, delegacje zagraniczne) - zestawienia delegacji - zestawienie rozliczeń - zestawienie wydatków - wydruk dowodu wewnętrznego (rozliczenie ryczałtu) Jeśli kursor znajduje się na obszarze nagłówka jakiejkolwiek tablicy z danymi, wówczas uaktywnimy menadżera kolumn. Dzięki temu mechanizmowi możemy wybierać, jakie kolumny w edytowanej tablicy mają dla nas istotne znaczenie. Menadżer kolumn może być wywołany również w innych oknach programu. 20

21 5.0 Pomoc techniczna W razie jakiegokolwiek kontrowersyjnego zachowania się programu bądź dowolnej nasuwającej się Państwu sugestii można skorzystać z wbudowanego systemu rejestracji zapytań. Wystarczy w funkcji pomocy wypełnić odpowiednie informacje, opisać problem i automatycznie wysłać zapytanie do systemu rejestracji problemów firmy dgcs. Każdy w ten sposób wysłany problem znajdzie się automatycznie w poczcie elektronicznej twórców programu. Dostarczamy ponadto wbudowany system pomocy złożony z omówienia zagadnień oraz indeksu tematów, popularnie nazywany helpem programu. Z każdą nową wersją będzie on rozwijany i udoskonalany. Życzymy przyjemnej pracy z programem Autorzy i Producent 21